.Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada

download .Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada

of 68

  • date post

    08-May-2019
  • Category

    Documents

  • view

    219
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of .Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada

BPPK JAKARTA SELATAN

JOB 1

MERENCANAKAN/ MEMPERSIAPKAN

PERTEMUAN/RAPAT

Kode : ADM. PK 02.032.01

Waktu : 3 x 45 menit

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang merencanakan/mempersiapkan pertemuan /rapat diharapkan siswa dapat :

1.Mengetahui hal-hal yang akan dipersiapkan dalam rapat

2..Membuat surat undangan (mail merge)

3.Mempersiapkan ruang rapat

B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI

ADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan

ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor

ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur Administrasi

ADM. PK 02.033.01 Membuat Presentasi

C. PRASYARAT

Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah menguasai kompetensi:

1. Ketrampilan berkomunikasi

2. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan

3. Mengoperasikan komputer

4. Melakukan prosedur administrasi

5. Menggunakan peralatan kantor

D. PERALATAN DAN BAHAN

1. Seperangkat komputer

2. Printer

3. Kertas HVS

4. Amplop

5. ATK

E. KESELAMATAN KERJA

1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja.

2. Pergunakan komputer sesuai dengan prosedur

3. Pergunakan waktu dengan tepat.

4. Lakukan langkah kerja secara urut sesuai petunjuk yang ada.

F. LANGKAH KERJA

1. Pelajari materi dengan seksama. Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang belum jelas

2. Pahami tugas dan perintah dengan baik

3. Aktifkan komputer, kerjakan dengan benar dan teliti

4. Mulai bekerja sesuai dengan tugas ( membuat undangan dan design tempat duduk rapat).

a. Membuat surat undangan rapat , langkah kerjanya :

1) Buka program microsoft word

2) Atur ukuran kertas dan margin

3) Ketiklah naskah surat undangan rapat dengan langkah mail merge sebagai berikut:

0

20

40

60

80

100

1st Qtr2nd Qtr3rd Qtr4th Qtr

East

West

North

a) Klik Tools Letters and MailingMail merge wizard

b) Pilih Option letter pada sheet dokumen type

c) Klik Next : starting dokumen

d) Pastikan option use the current dokumen aktif

e) Klik Next: select recepients

f) Pastikan option use an exiting list aktif

g) Next : Write your letter

h) Pilih data source yang telah dibuat di data MS. Excell open

i) Akan muncul window select. table pilih sheet 1

j) Mail Merge Recipients Klik tombol select All

l) Letakan kursor dibawah kata kepada kemudian

Klik tombol insert merge fields maka akan muncul window insert merge field.

Pilih nama Insert Close

4) Cetak surat undangan tersebut

5) Ketik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju

6) Lipat surat tersebut

7) Kirim surat tersebut

b. Membuat design tempat duduk, langkah kerjanya :

1) Pelajari secara seksama materi pengaturan design tempat duduk rapat

2) Tentukan/ perhatikan jenis rapat dan tujuannya

3) Tentukan/perhatikan jumlah peserta rapatnya

4) Tentukan model / design tempat duduk rapat

5) Gambarkan design tempat duduk rapat

5. Sebelum melakukan percetakan, yakinkan bahwa ketikan sudah sesuai kebutuhan (lihat print priview)

6. Aktifkan printer dan pasang kertas dengan benar

7. Bila telah selesai matikan printer dan komputer secara tertib

G. TEORI PENDUKUNG

1.Pengertian rapat.

Kata "convene atau rapat berasal dari dua kata Latin, con yang berarti "dengan" atau "bersama", dan venire, "datang". Rapat atau meeting adalah pertemuan yang dilakukan beberapa orang yang membicarakan sesuatu masalah atau kepentingan untuk memberikan penjelasan dan memecahkan suatu persoalan atau mengadakan perundingan demi memperoleh kesepakatan bersama. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk memecahkan dan membicarakan permasalahan tertentu. Dimana melalui rapat permasalahan dapat dipecahkan, dan kebijaksanaan organisasi dapat ditentukan.

Secara singkat dapat dikatakan bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/ perusahaan [para staf pegawai] untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi/ kantor/perusahaan.

Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat. Ia perlu mengadakan rapat apabila :

1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para pembantunya, karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.

2. Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.

3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan.

4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran-saran, pendapat secara langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.

5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.

6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.

2. Beberapa istilah rapat

Beberapa istilah yang berkenaan dengan kegiatan rapat, antara lain sebagai berikut :

a. Konferensi

Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan antar negara. Umumnya dilakukan oleh kepala pemerintahan dan lembaga pemerintah.

b. Kongres

Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan oleh organisasi/partai politik.

c. Seminar

Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah/persoalan dalam mencapai keseragaman pendapat.

d. Lokakarya

Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah/persoalan dalam mewujudkan suatu kehendak atau maksud.

e. Simposium

Pertemuan/rapat yang biasanya mendiskusikan suatu masalah atau persoalan.

f. Diskusi

Komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran atau pendapat mengenai suatu pokok permasalahan dengan maksud untuk mendapatkan keterangan atau pengetahuan yang lebih lengkap.

g. Musyawarah

Pertemuan yang dilakukan untuk mencapai suatu kepentingan

bersama.

h. Muktamar

Istilah ini berasal dari bahasa Arab iktamara (kata kerja) yang

mempunyai arti berembuk atau bertukar pikiran. Musyawarah sama dengan kongres dan musyawarah.

i. Kampanye

Rapat akbar, rapat umum, pengajian umum termasuk jenis pertemuan yang mencari dukungan.

3. Alasan diselenggarakannya rapat :

a. Penyampaian Informasi kepada pihak yang dikehendaki.

b. Masalah pokok belum dapat dipecahkan dan perlu segera

dipecahkan.

c. Pemimpin organisasi bermaksud memberikan kesempatan kepada

stafnya untuk memberikan saran, pendapat secara langsung

mengenai suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.

4.Tujuan Pertemuan/Rapat adalah:

a. Memberikan / memperoleh informasi

Rapat seperti ini diadakan guna mensosialisasikan suatu informasi

baru. Pemimpin rapat menjelaskan informasi tersebut , sedangkan

peserta rapat menyimak dengan seksama.

b.Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan laporan atas terjadinya suatu kegiatan sebelumnya.

c.Memecahkan masalah (Problem solving meeting)

Yaitu rapat atau pertemuan yang digunakan untuk media diskusi dalam memecahkan permasalahan tertentu dan mencari solusi atas permasalahan tersebut.

d.Mengkoordinasikan atau meningkatkan kerjasama (coordination meeting)

Yaitu rapat koordinasi yang dilakukan untuk mengembangkan kerjasama antara peserta rapat dengan organisasi, atau antar peserta dalam satu tim kerja tertentu.

e.Mengutarakan keluhan

Yaitu rapat yang digunakan sebagai media untuk menyampaikan keluhan yang dihadapi. Keluhan bisa berasal dari peserta rapat atau pimpinan rapat.

f.Mengambil keputusan

Rapat merupakan sarana yang sangat baik untuk mengambil keputusan bersama. Biasanya keputusan bersama akan lebih efektif dalam penerapannya. Hal ini karena pengambilan keputusan dilakukan dengan melibatkan banyak pihak. Tentu saja keputusan yang dapat diambil dalam rapat seperti ini tidak boleh melampaui batas kewenangannya.

g.Menyampaikan pengetahuan atau metode baru dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Pertemuan seperti ini biasanya terjadi dalam kegiatan pelatihan.

h.Negosiasi

Adalah pertemuan dari dua pihak atau lebih guna membahas suatu permasalahan bersama untuk mengambil suatu kesepakatan. dari masing masing pihak dapat di wakili oleh lebih dari satu orang.

5. Manfaat rapat

1. Untuk menyebarkan informasi kepada sekolompok orang

2. Cara terbaik untuk bersikap positif dan meminimalkan kesalahpahaman

3. Dapat menghemat waktu

4. Dapat menunjukkan reaksi langsung sebagai hasil dari penggabungan berbagai ide

5. Dapat menimalkan ketegangan dan menghkhiri pandangan yang saling bertentangan dengan diskusi

6. Dapat membantu memecahkan masalah,membuat berbagai keputusan dan secara material dapat mengurangi kemungkinan bersikap keliru

7. Melatih diri atau pengembangan pribadi

6.Jenis-jenis Rapat / Pertemuan

a. Dilihat dari Sifatnya

1). Rapat Formal (Resmi)

Rapat formal adalah rapat