imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ......

95
BPPK JAKARTA SELATAN JOB 1 MERENCANAKAN/ MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT Kode : ADM. PK 02.032.01 Waktu : 3 x 45 menit A. TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang merencanakan/mempersiapkan pertemuan /rapat diharapkan siswa dapat : 1.Mengetahui hal-hal yang akan dipersiapkan dalam rapat 2.. Membuat surat undangan (mail merge) 3.Mempersiapkan ruang rapat B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI ADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur Administrasi ADM. PK 02.033.01 Membuat Presentasi Administrasi Perkantoran - 1- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Transcript of imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ......

Page 1: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

BPPK JAKARTA SELATAN JOB 1MERENCANAKAN/ MEMPERSIAPKAN

PERTEMUAN/RAPAT

Kode : ADM. PK 02.032.01Waktu : 3 x 45 menit

A. TUJUAN PEMBELAJARANSetelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang

merencanakan/mempersiapkan pertemuan /rapat diharapkan siswa

dapat :

1. Mengetahui hal-hal yang akan dipersiapkan dalam rapat

2..Membuat surat undangan (mail merge)

3. Mempersiapkan ruang rapat

B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAIADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan

ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor

ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur Administrasi

ADM. PK 02.033.01 Membuat Presentasi

C. PRASYARAT

Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah menguasai

kompetensi:

1. Ketrampilan berkomunikasi

2. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan

3. Mengoperasikan komputer

4. Melakukan prosedur administrasi

Administrasi Perkantoran - 1- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 2: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

5. Menggunakan peralatan kantor

D. PERALATAN DAN BAHAN

1. Seperangkat komputer

2. Printer

3. Kertas HVS

4. Amplop

5. ATK

E. KESELAMATAN KERJA

1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja.

2. Pergunakan komputer sesuai dengan prosedur

3. Pergunakan waktu dengan tepat.

4. Lakukan langkah kerja secara urut sesuai petunjuk yang ada.

F. LANGKAH KERJA

1. Pelajari materi dengan seksama. Tanyakan kepada guru/instruktur

bila ada hal yang belum jelas

2. Pahami tugas dan perintah dengan baik

3. Aktifkan komputer, kerjakan dengan benar dan teliti

4. Mulai bekerja sesuai dengan tugas ( membuat undangan dan

design tempat duduk rapat).

a. Membuat surat undangan rapat , langkah kerjanya :

Administrasi Perkantoran - 2- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 3: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

1) Buka program microsoft word

2) Atur ukuran kertas dan margin

3) Ketiklah naskah surat undangan rapat dengan langkah mail

merge sebagai berikut:

a) Klik Tools Letters and Mailing Mail merge

wizard

b) Pilih Option letter pada sheet dokumen type

c) Klik Next : starting dokumen

d) Pastikan option use the current dokumen aktif

e) Klik Next: select recepients

f) Pastikan option use an exiting list aktif

g) Next : Write your letter

h) Pilih data source yang telah dibuat di data MS. Excell

open

i) Akan muncul window select. table pilih sheet 1

j) Mail Merge Recipients Klik tombol select All

l) Letakan kursor dibawah kata kepada kemudian

Klik tombol insert merge fields maka akan muncul

window insert merge field.

Pilih nama Insert Close

4) Cetak surat undangan tersebut

5) Ketik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju

6) Lipat surat tersebut

Administrasi Perkantoran - 3- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 4: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

7) Kirim surat tersebut

b. Membuat design tempat duduk, langkah kerjanya :

1) Pelajari secara seksama materi pengaturan design tempat

duduk rapat

2) Tentukan/ perhatikan jenis rapat dan tujuannya

3) Tentukan/perhatikan jumlah peserta rapatnya

4) Tentukan model / design tempat duduk rapat

5) Gambarkan design tempat duduk rapat

5. Sebelum melakukan percetakan, yakinkan bahwa ketikan sudah

sesuai kebutuhan (lihat print priview)

6. Aktifkan printer dan pasang kertas dengan benar

7. Bila telah selesai matikan printer dan komputer secara tertib

G. TEORI PENDUKUNG1. Pengertian rapat.

Kata "convene” atau rapat berasal dari dua kata Latin, con

yang berarti "dengan" atau "bersama", dan venire, "datang". Rapat

atau meeting adalah pertemuan yang dilakukan beberapa orang

yang membicarakan sesuatu masalah atau kepentingan untuk

memberikan penjelasan dan memecahkan suatu persoalan atau

mengadakan perundingan demi memperoleh kesepakatan

bersama. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri

oleh beberapa orang untuk memecahkan dan membicarakan

Administrasi Perkantoran - 4- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 5: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

permasalahan tertentu. Dimana melalui rapat permasalahan dapat

dipecahkan, dan kebijaksanaan organisasi dapat ditentukan.

Secara singkat dapat dikatakan bahwa rapat, adalah

pertemuan para anggota organisasi/ perusahaan [para staf

pegawai] untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan

kepentingan organisasi/ kantor/perusahaan.

Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat. Ia

perlu mengadakan rapat apabila :

1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari

para stafnya atau para pembantunya, karena pemimpin tidak

mau mengambil keputusan secara sepihak.

2. Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia,

sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat

apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.

3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan

melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus segera

dipecahkan.

4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para

bawahan untuk memberikan saran-saran, pendapat secara

langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang

berhubungan dengan kepentingan bersama.

5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian

melalui rapat.

Administrasi Perkantoran - 5- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 6: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau

telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.

2. Beberapa istilah rapat

Beberapa istilah yang berkenaan dengan kegiatan rapat,

antara lain sebagai berikut :

a. Konferensi

Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan antar negara.

Umumnya dilakukan oleh kepala pemerintahan dan lembaga

pemerintah.

b. Kongres

Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan oleh organisasi/partai

politik.

c. Seminar

Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan

suatu masalah/persoalan dalam mencapai keseragaman

pendapat.

d. Lokakarya

Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan

suatu masalah/persoalan dalam mewujudkan suatu kehendak

atau maksud.

e. Simposium

Administrasi Perkantoran - 6- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 7: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Pertemuan/rapat yang biasanya mendiskusikan suatu masalah

atau persoalan.

f. Diskusi

Komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran atau pendapat

mengenai suatu pokok permasalahan dengan maksud untuk

mendapatkan keterangan atau pengetahuan yang lebih lengkap.

g. Musyawarah

Pertemuan yang dilakukan untuk mencapai suatu kepentingan

bersama.

h. Muktamar

Istilah ini berasal dari bahasa Arab iktamara (kata kerja) yang

mempunyai arti berembuk atau bertukar pikiran. Musyawarah

sama dengan kongres dan musyawarah.

i. Kampanye

Rapat akbar, rapat umum, pengajian umum termasuk jenis

pertemuan yang mencari dukungan.

3. Alasan diselenggarakannya rapat :

a. Penyampaian Informasi kepada pihak yang dikehendaki.

b. Masalah pokok belum dapat dipecahkan dan perlu segera

dipecahkan.

c. Pemimpin organisasi bermaksud memberikan kesempatan kepada

stafnya untuk memberikan saran, pendapat secara langsung

Administrasi Perkantoran - 7- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 8: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

mengenai suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan

bersama.

4. Tujuan Pertemuan/Rapat adalah:

a. Memberikan / memperoleh informasi

Rapat seperti ini diadakan guna mensosialisasikan suatu informasi

baru. Pemimpin rapat menjelaskan informasi tersebut , sedangkan

peserta rapat menyimak dengan seksama.

b. Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan laporan atas

terjadinya suatu kegiatan sebelumnya.

c. Memecahkan masalah (Problem solving meeting)

Yaitu rapat atau pertemuan yang digunakan untuk media diskusi

dalam memecahkan permasalahan tertentu dan mencari solusi

atas permasalahan tersebut.

d. Mengkoordinasikan atau meningkatkan kerjasama (coordination

meeting)

Yaitu rapat koordinasi yang dilakukan untuk mengembangkan

kerjasama antara peserta rapat dengan organisasi, atau antar

peserta dalam satu tim kerja tertentu.

e. Mengutarakan keluhan

Yaitu rapat yang digunakan sebagai media untuk menyampaikan

keluhan yang dihadapi. Keluhan bisa berasal dari peserta rapat

atau pimpinan rapat.

Administrasi Perkantoran - 8- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 9: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

f. Mengambil keputusan

Rapat merupakan sarana yang sangat baik untuk mengambil

keputusan bersama. Biasanya keputusan bersama akan lebih

efektif dalam penerapannya. Hal ini karena pengambilan keputusan

dilakukan dengan melibatkan banyak pihak. Tentu saja keputusan

yang dapat diambil dalam rapat seperti ini tidak boleh melampaui

batas kewenangannya.

g. Menyampaikan pengetahuan atau metode baru dalam

menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Pertemuan seperti ini

biasanya terjadi dalam kegiatan pelatihan.

h. Negosiasi

Adalah pertemuan dari dua pihak atau lebih guna membahas suatu

permasalahan bersama untuk mengambil suatu kesepakatan. dari

masing – masing pihak dapat di wakili oleh lebih dari satu orang.

5. Manfaat rapat

1. Untuk menyebarkan informasi kepada sekolompok orang

2. Cara terbaik untuk bersikap positif dan meminimalkan

kesalahpahaman

3. Dapat menghemat waktu

4. Dapat menunjukkan reaksi langsung sebagai hasil dari

penggabungan berbagai ide

Administrasi Perkantoran - 9- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 10: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

5. Dapat menimalkan ketegangan dan menghkhiri pandangan yang

saling bertentangan dengan diskusi

6. Dapat membantu memecahkan masalah,membuat berbagai

keputusan dan secara material dapat mengurangi kemungkinan

bersikap keliru

7. Melatih diri atau pengembangan pribadi

6. Jenis-jenis Rapat / Pertemuan

a. Dilihat dari Sifatnya

1). Rapat Formal (Resmi)

Rapat formal adalah rapat yang diadakan dengan suatu

perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku

dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.

2). Rapat Informal (tidak resmi)

Adalah pertemuan beberapa orang yang membahas suatu

permasalahan tertentu, biasanya diselenggarakan secara

santai, tidak terlalu terkait oleh aturan-aturan protokoler.

3). Rapat terbuka

Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh setiap peserta. Materi

yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.

4). Rapat tertutup

Adalah rapat yang dihadiri peserta tertentu dan biasanya

yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang rahasia.

Administrasi Perkantoran - 10- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 11: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

b. Dilihat dari segi frekuensinya

1). Rapat Rutin

Yaitu rapat yang diselenggarakan secara rutin pada setiap

waktu dan tempat yang telah terjadwal sebelumnya. Peserta

rapat adalah orang-orang yang berada dalam satu kelompok

kerja tertentu. Untuk mempersiapkan rapat seperti ini tidak

perlu selalu dibuatkan undangan rapat mengingat semua

peserta rapat sudah mengetahuinya.

2). Rapat insidentil

Merupakan rapat yang dilakukan tidak berdasarkan waktu

tertentu, artinya rapat ini dilakukan bila diperlukan saja, seperti

rapat pemegang saham, atau rapat pemecahan masalah.

c. Ditinjau dari jangka waktunya

1). Rapat mingguan

Adalah rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas

masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh masing-masing

peserta.

2). Rapat bulanan

Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan

untuk mambahas hal-hal atau peristiwa pada bulan yang lalu.

3). Rapat semesteran

Adalah rapat yang diadakan setiap semester, yang bertujuan

mengadakan evaluasi kerja enam bulan yang lalu dan

Administrasi Perkantoran - 11- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 12: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

mengambil langkah selanjutnya dalam jangka waktu enam

bulan berikutnya.

4). Rapat tahunan

Adalah rapat yang diadakan setahun, misalnya rapat pemegang

saham.

d. Dilihat dari Media rapat

1). Teleconference

Adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan

secara langsung (tidak bertatap muka) karena peserta rapat

berada ditempat yang berlainan. Untuk memfasilitasi agar rapat

dapat berlangsung dibutuhkan telepon yang memiliki fasilitas

untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya

maksimal peserta rapat adalah 50 orang.

2). Videoconference

Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat

saling melihat , sehingga seolah-oleh mereka saling

berhadapan. Rapat seperti ini dapat diterapkan bila ada fasilitas

penunjangnya.

Administrasi Perkantoran - 12- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 13: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

e. Dilihat dari Peserta Rapat

1). Rapat Umum Pemegang Saham (RSUP)

Adalah rapat yang dihadiri oleh pemegang saham dari suatu

perusahaan tertentu.

2). Rapat direksi / dewan pengurus

Adalah rapat yang dihadiri oleh anggota direksi / dewan

pengurus guna untuk membahas masalah tertentu.

3). Rapat Internal

Adalah rapat yang dihadiri oleh semua staf yang ada di unit

kerja tertentu. Atau untuk seluruh karyawan ada diperusahaan,

rapat ini juga sering disebut sebagai rapat karyawan.

Administrasi Perkantoran - 13- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 14: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

7. Dilihat dari hasilnya rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat :

Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.

Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat

peserta rapat Muktamar . Konferensi

Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi

Administrasi Perkantoran - 14- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Pertemuan

Bersifat Ilmiah

Untuk memecahkan masalah-masalah

praktis

Untuk mencari dukungan

DiskusiSimposium

SeminarLokakarya

KonferensiKongres

RapatMusyawarahMuktamar

KampanyeRapat AkbarRapat Umum

Page 15: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program

kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan

langkah  lanjutan

Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat:

DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu

masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon

POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan

biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang

pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.

DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa

orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang

sesuatu topik,  pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh :

Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau

dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian

masyarakat.

SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih

luas.

Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-

pandangan,

Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi

Indonesia tahun 2003.

Administrasi Perkantoran - 15- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 16: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang

bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.

SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara

alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema

“Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi

Daerah”.

LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang

yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu)

dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan

konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di

SMK

SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan

perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda

tentang pemasungan kreatifitas.

TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek,

usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani

dengan Ibu Megawati.

PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka

menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.

Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.

PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam

rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan

konsep pengetahuan yang bersifat teknis

Administrasi Perkantoran - 16- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 17: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

8. Perencanaan/Persiapan Rapat

Keberhasilan rapat yang akan diadakan tergantung dari

persiapannya. Semakin baik persiapannya, Semakin baik

persiapannya, maka tingkat keberhasilan rapat tersebut akan semakin

tinggi. Untuk itu sebelum rapat dilaksanakan seorang sekretaris harus

mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik. Sebagai panduan

dalam mempersiapkan rapat tersebut adalah dengan memahami

konsep 5W + 1H (Why,What,Who,Where, When, dan How)

a. Why ( Mengapa rapat harus diadakan )

Sekretaris harus tahu alasan rapat ini diadakan. Pertanyaan ini

berguna untuk mengetahui tujuan rapat yang akan diadakan. Bila

sekretaris mengetahui tujuan rapat dengan baik , maka dia harus

mengupayakan agar tujuan tersebut dapat tercapai melalui

penyiapan rapat yang baik.

b. What (Rapat apakah)

Adalah pertanyaan yang dapat membantu sekretaris untuk

mengetahui jenis rapat apakah yang akan dilangsungkan.

Sehingga sekretaris akan dapat mempersiapkan segala sesuatu

dengan baik.

c. Who (Siapa peserta rapat)

Sekretaris harus tahu siapa saja yang harus hadir dalam rapat

tersebut. Selanjutnya membuat undangan rapat agar semua calon

Administrasi Perkantoran - 17- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 18: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

peserta rapat dapat mempersiapkan diri dan hadir tepat pada

waktunya.

d. Where (Dimana rapat diselenggarakan)

Tempat yang akan digunakan untuk melangsungkan rapat harus

jelas. Yaitu berkenaan dengan alamat dan ruang rapat. Jangan

sampai terjadi seorang calon peserta rapat tidak dapat hadir atau

terlambat karena alamat dan ruang rapat yang tidak jelas.

e. When (Kapan rapat dilangsungkan)

Selain tempat, waktu pelaksanaan rapat juga harus jelas. Yang

dimaksud dengan waktu adalah hari dan tanggal pelaksanaan

serta pukul berapa rapat akan dimulai dan bahkan diakhiri. Dengan

panduan waktu yang jelas, maka peserta rapat dapat mengatur diri

dan mempersiapkan jadwal kegiatannya.

f. How (Bagaimana rapat akan dilangsungkan)

Berdasarkan tujuan dan kepentingan rapat, seorang sekretaris

harus tahu bagaimana agar rapat dapat dilangsungkan dengan

baik. Apakah rapat akan dilaksanakan secara resmi, santai,

teleconference, dll

Dari pertanyaan–pertanyaan tersebut diatas, selanjutnya sekretaris

dapat membuat persiapan yang baik agar rapat yang akan

dilangsungkan dapat berjalan dengan baik.

Kegiatan peserta rapat meliputi:

1). Mengetahui masalah yang akan dibahas serta peserta rapatnya.

Administrasi Perkantoran - 18- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 19: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

2). Menetapkan kapan dan dimana rapat akan dilangsungkan.

3). Menetapkan agenda rapat, yaitu masalah apa yang akan

dibicarakan pada rapat.

4). Membuat undangan dan menyampaikannya pada calon peserta

rapat. Dan mendistribusikan undangan bisa melalui pos, kurir atau

fax dan saat ini bisa melalui e-mail atau SMS.

5). Membuat susunan acara rapat

Susunan acara rapat adalah tahapan kegiatan yang akan dilalui

dalam rapat. Acara rapat harus tersusun dengan jelas karena akan

mempengaruhi kegiatan lainnya seperti: bahan apa yang harus

disiapkan, Apakah perlu disiapkan akomodasinya, perlu makan

siang dll.

Susunan acara rapat juga dapat digunakan sebagai pedoman baik

oleh peserta rapat ataupun penyelenggara. Melalui susunan acara

rapat ini pula keberhasilan rapat dapat diukur dengan jelas.

6). Menyiapkan bahan rapat

Bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat harus disiapkan

dengan baik. Dengan bahan ini peserta rapat akan lebih mudah

mengikuti rapat dengan lebih fokus.

7). Mempersiapkan ruang rapat

Ruangan yang akan digunakan untuk rapat harus ditata sedemikian

rupa agar rapat dapat berlangsung dengan lancar dan sesuai

dengan tujuan rapat. Pengaturan tempat duduk untuk rapat yang

Administrasi Perkantoran - 19- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 20: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

bertujuan untuk mendiskusikan suatu masalah akan berbeda

dengan pertemuan untuk mendengarkan informasi. Pengaturan

tempat untuk rapat formal akan berbeda dengan rapat informal

dan lain-lain. Selain itu perlu dipikirkan tentang kenyamanan

ruangan dan lingkungan rapat yang dipilih.

8) Penyiapan konsumsi

Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat

akan melewati waktu istirahat. Konsumsi rapat biasanya

berhubungan dengan pengadaan snack, makan dan minum.

9). Mempersiapkan Peralatan Rapat

Peralatan yang akan digunakan dalam rapat harus tersedia

didalam ruangan rapat sebelum rapat berlangsung. Peralatan ini

berfungsi untuk membantu agar rapat dapat berjalan dengan baik

termasuk peralatan rapat adalah pemilihan meja,kursi, papan tulis,

LCD, Sound sistem, lampu/alat penerangan, AC, dll.

10). Administrasi rapat

Mempersiapkan hal-hal yang akan berhubungan dengan

kelancaran rapat, seperti menyiapkan daftar hadir, kertas-kertas

rapat, cek list, rapat dan lain-lain, termasuk penyiapan penerima

tamu.

Administrasi Perkantoran - 20- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 21: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

9. Mempersiapkan Ruang Rapat

Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus dipersiapkan

sedemikian rupa sehingga peserta rapat dapat mengikuti jalannya

rapat dengan nyaman.

Ruang lingkup penyiapan ruang rapat meliputi:

a. Memilih ruangan

Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus memadai. Luas

ruangan rapat harus diperhitungkan dengan baik. Ruangan yang

terlalu sempit akan membuat peserta merasa kurang nyaman

karena gerakan para peserta tidak akan dapat leluasa. Sedangkan

ruangan yang luas dapat menyebabkan peserta menjadi tidak

fokus. Luas ruang akan terasa nyaman bila setiap orang diberi

ruang minimal 1.5 – 2 meter persegi.

b. Mengatur penerangan

Penerangan ruang rapat menjadi permasalahan yang sangat

penting apabila rapat akan diselenggarakan pada malam hari atau

didalam ruangan yang tertutup rapat dan kurang memiliki

pencahayaan yang cukup.

Penerangan harus disesuaikan dengan kebutuhan. Tidak boleh

terlalu terang, tetapi juga tidak remang-remang. Penerangan

dianggap cukup bila peserta dapat memiliki pandangan yang jelas

untuk membaca tulisan yang ada dilayar atau papan tulis. Selain

itu perlu dipilih jenis lampu yang memiliki warna putih dengan

Administrasi Perkantoran - 21- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 22: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

penempatan yang menyebar diruangan (jangan hanya dipasang di

satu titik saja).

c. Mengatur tempat duduk

Kegiatan yang sangat penting dalam mempersiapkan ruangan

rapat adalah mengatur tempat duduk. Pengaturan tempat duduk

yang baik akan mendorong keberhasilan rapat.

Untuk mengatur tempat duduk yang baik, seorang sekretaris harus

mengetahui jenis rapat dan tujuannya. Apakah dalam rapat

tersebut akan terjadi tukar menukar ide (diskusi) ataukah peserta

rapat hanya datang menerima informasi saja. Bila rapat

memfasilitasi pertukaran ide guna mengambil suatu keputusan

tertentu, maka tempat duduk harus dibuat sedemikian rupa

sehingga peserta rapat dapat saling berhadapan. Dengan posisi

seperti ini diharapkan komunikasi antar peserta mempunyai

kedudukan yang sama.

Namun bila rapat/ pertemuan tersebut berupa pelatihan / seminar

yang diikuti oleh orang yang jumlahnya sampai lebih dari 40 orang,

maka pengaturan tempat duduknya dapat dibuat seperti model

kelas, yaitu duduk berbanjar kebelakang.

Selain bagaimana mengaturnya, tempat duduk ( kursi ) harus dipilih

yang ergonomik, sehingga membuat peserta dapat duduk dengan

nyaman. Apalagi bila rapat akan berlangsung lama.

Administrasi Perkantoran - 22- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 23: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Berikut ini ada beberapa model tempat duduk yang dapat dipilih

sesuai dengan jenis rapat yang akan diadakan.

1). Tempat duduk model O atau konferensi

Dalam model seperti ini tidak nampak kesan bahwa satu

peserta lebih dari yang lain. Semua peserta rapat memiliki

kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide-idenya.

Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu

masalah.

Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil

Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala

arah.

Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta

Administrasi Perkantoran - 23- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 24: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Administrasi Perkantoran - 24- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

1 2

34

14

98

5 1213

76 11

10

Ket :1. Pimpinan2. Notulis3. No 3

s/d 14 peserta rapat

Page 25: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

2). Tempat duduk model U

Cocok untuk Rapat Direksi dan tukar pikiran

Sangat bagus untuk presentasi

Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang

Administrasi Perkantoran - 25- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

23 1

65

47

8

1312

1110

9

LAYAR

Ket :1. Pimpinan Rapat2. Wakil Pimpinan3. Notulis4. No 4 s/d 13 adalah

peserta rapat

Page 26: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

3). Bentuk Kelas

Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar

Cocok untuk rapat penyampaian informasi

Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah

Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang

Administrasi Perkantoran - 26- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

12 1

1

9

10

8

65

4

7

21 2

0 19

18

17

16

15

14

13

Meja Penyaji Materi

2 1 3

Ket :1. Pimpinan Rapat2. Wakil Pimpinan3. Notulis4. No 4 s/d 21

peserta rapat

Page 27: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

4). Bentuk theater / Klasikal

Cocok untuk sesi pendidikan/pelatihan dan seminar

Tidak menggunakan meja

Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang

Layar

Administrasi Perkantoran - 27- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

12

11

21

20

10

9 8 7 6

5

4

19 1

817

16

15

14

13

30

29

28

27

26

25

22

23

24

311

Ket :1. Pimpinan Rapat2. Wakil Pimpinan3. Notulis4. No 4 s/d 30

Peserta Rapat

21

Meja Penyaji Materi

Page 28: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Layar

5). Bentuk meja bundar (Round Table)

Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi

kelompok-kelompok kecil

Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah

permeja

Administrasi Perkantoran - 28- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

10

6

4

8

5

9

11

7

Meja Penyaji Materi

32 1

Ket :1. Pimpinan Rapat2. Wakil Pimpinan3. Notula4. No 4 s/d 11

peserta rapat

Page 29: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Layar

6). Bentuk tulang iklan

Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar

pikiran

Sangat bagus untuk presentasi

Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang

Administrasi Perkantoran - 29- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

4 2

3

1

6

5

3 12

Meja Penyaji Materi

Ket :1. Pimpinan Rapat2. Wakil Pimpinan3. Notula4. No 1 s/d 6

peserta rapat

Page 30: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

d. Menyiapkan peralatan lainnya

Selain penerangan dan tempat duduk, masih ada beberapa

peralatan yang perlu disiapkan, antara lain :

1) Papan tulis dan perlengkapannya

Papan tulis dapat dipilih dari bentuk yang paling sederhana

(white board) sampai dengan yang electronik. Tentu saja

pemilihan ini tergantung dari fasilitas yang tersedia. Selain itu

spidol dan penghapus juga harus tersedia. Usahakan bila perlu

ada spidol warna.

2). LCD/OHP dan perangkatnya

LCD/OHP akan sangat membantu peserta rapat untuk lebih

memahami apa yang disampaikan oleh pemimpin rapat

(pembicara). Bila alat tersebut digunakan maka sediakan pula

perangkat penunjangnya, yaitu :

a). Meja tempat meletakkan LCD/OHP dengan kabel listrik yang

dibutuhkan.

b). Layar/screen tempat menampilkan tayangan melalui

LCD/OHP.

c). Laptop/notebook bila menggunakan LCD. Dan plastik

transparan serta spidol transparan bila menggunakan OHP

d). Chart (kertas untuk menulis yang dibentuk seperti papan

tulis)

Administrasi Perkantoran - 30- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

2

Page 31: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

3). Sound sistem

Bila peserta rapat diatas 20 orang atau ruang yang dipilih

sangat luas (lebih dari keperluan) perlu disiapkan soaund

sistem untuk membantu memperkeras suara. Dengan alat ini

bagi pembicara tidak harus capai karena berteriak, dan bagi

peserta akan dapat menyimak pembicaraan dengan baik,

sehingga tidak terjadi kesalahan komunikasi.

4). AC atau Kipas angin

Bila ruangan yang dipilih tidak memiliki ventilasi udara yang

cukup dan berada di lokasi yang cukup panas, maka perlu

ditambahkan AC atau kipas angin. Alat ini akan dapat

membantu peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat

dengan nyaman tanpa diganggu rasa gerah yang

mengakibatkan peserta menjadi kurang konsentrasi.

5). Hiasan ruangan

Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak

terkesan terlalu kaku sehingga dapat membantu mencairkan

suasana perlu diberikan hiasan berupa bunga-bunga. Bunga

dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting penempatan

Administrasi Perkantoran - 31- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 32: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar

peserta rapat

Contoh ruang rapat:

Administrasi Perkantoran - 32- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 33: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Administrasi Perkantoran - 33- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 34: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Contoh presentasi:

7. Tata Cara Pembuatan Undangan Dinas :

Surat undangan hendaknya disusun dengan bahasa yang sopan,

dan jelas isinya, serta menggunakan kertas yang berkualitas. Waktu

penyampaiannya pun harus diperhitungkan sehingga sipenerima

mempunyai waktu cukup leluasa untuk melakukan persiapan

pemenuhan undangan tersebut.

a. Bagian-Bagian Undangan Dinas

Bagain-bagian undangan dinas dapat diamati dari susunannya.

Susunan surat undangan dinas pada umumnya adalah:

1). Kepala surat, yang memuat nama dan alamat instansi secara

lengkap, nomor telepon, faksimile, nomor surat, keterangan

Administrasi Perkantoran - 34- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 35: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

”lampiran”, keterangan ”hal”, tanggal dibuatnya surat, dan alamat

yang dituju;

2). Badan surat, yang memuat hari/waktu undangan, tempat

pelaksanaan acara, dan keterangan lain sejauh diperlukan,

misalnya tentang pakaian yang harus dikenakan, dokumen yang

harus dibawa, dan sebagainya;

3). Kaki surat, yang memuat nama jabatan pengundang (penanggung

jawab), tanda tangan, NIP, cap instansi, dan tembusan bila ada.

b. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam membuat undangan

dinas antara lain :

1). perlu menggunakan kertas yang sudah dicetak kop suratnya.

2). mencantumkan nomor dan tanggal dibuatnya surat undangan.

3). mencantumkan perihal surat undangan.

4). alamat tujuan harus jelas.

5). mencantumkan hari, tanggal, waktu, tempat diselenggarakannya

acara.

6). menyebutkan keterangan lain yang diperlukan.

7). undangan rapat dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang

bertanggung jawab atas surat tersebut dan dibubuhi cap instansi

Administrasi Perkantoran - 35- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 36: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Contoh surat undangan

PT LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II Lenteng Agung Jagakarsa,Jakarta Selatan

Telp : 021-78893561 Fax : 021-78893560e-mail : [email protected]

Nomor : 14/VI/2010 21 Juni 2010Lampiran : -Hal : Undangan

Kepada Yth. Drs. Dudung Suryadi Di Jakarta

Kami mengharap kehadiran Saudara pada:

Hari : Senin Tanggal : 27 Juni 2010Pukul : 10.00 WIBTempat : Ruang pertemuan PT Lenteng Agung Mandiri

Jakarta SelatanAcara : Pengembangan Produk Baru

Karena pentingnya rapat tersebut di atas, kami mohon Saudara hadir 10 menit sebelum acara dimulai. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Pimpinan

Drs. Muhammad, MM

8. Penyusunan Agenda Rapat

Administrasi Perkantoran - 36- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 37: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Agenda Rapat jika disiapkan dengan baik, merupakan

komponen yang paling penting dan ampuh bagi segala jenis rapat.

Agenda tersebut merupakan unsur fundamental dan esensial dan

menjadi sarana persiapan serta catatan bagi jalannya pertemuan.

Manfaat agenda rapat:

1. Memfinalkan susunan dan urutan agenda

2. Mengkaji teknik yang dipilih, proses dan kerangka waktu untuk

masing-masing butuir agenda

3. Mengidentifikasi berbagai teknik alternative yang dip[erlukan pada

saat rapat berlangsung

4. Mempersiapkan dokumen agenda final secara fisik

5. Mendapatkan masukan final atau persetujuan peserta kunci

6. Mendistribusikan agenda kepada setiap peserta

Administrasi Perkantoran - 37- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 38: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Contoh agenda rapat

H. LATIHAN

Pekerjaan

Kasus 1

Kepala SMK Global Mandiri mengundang para orang tua murid kelas XI

untuk menghadiri rapat koordinasi antar orang tua dan guru yang akan

Administrasi Perkantoran - 38- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Tujuan rapat : Menciptakan dan berbagi pemahaman mengenai mengapa, apa, dan bagaimana tim pengembangan produk baru

Kepada : Amir, Budi, Coki, Dedi, Endro, Fadil, Gunawan, Hasan, Ihsan, Joki, Kadir, Leli, Marni, Nani, Opie,

PartoDari : HalizahTanggal : 25 Mei 2010Waktu : 10.00 – selesaiTempat : Ruang pertemuan

Butir Agenda Waktu1. Ucapan selamat dating 20 menit

2. Melihat kembali riwayat munculnya ide ini

10 meni

3. Memahami peran tim ini 20 menit

4. Membahas informasi dalam kelompok kecil

15 menit

5. Istirahat 10 menit

6. Tanggapan terhadap diskusi kelompok kecil

20 menit

7. Menjelaskan komponen utama dalam proses

15 menit

8. Menyepakati tindakan berikutnya 20 menit

9. Merencanakan rapat berikutnya 5 menit

10. Mengevaluasi rapat 15 menit

Page 39: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

diadakan di Aula SMK Global Mandiri jalan Raya Condet No.35 Jakarta

Timur telepon (021) 8191223 Fax.(021) 8191224 pada hari rabu tanggal

15 Mei 2010 pukul 09.00 sampai dengan 12.00 undangan dibuat di

jakarta pada tanggal 8 Mei 2010 dengan penanggung jawab kepala SMK

Global Mandiri (Ibu Dra. Ambari Ramadhani, M. Pd). Buatlah surat

undangan dari kepala SMK Global Mandiri kepada orang tua Murid kelas

XI. Dalam bentuk Official Style. Buatlah surat undangan tersebut tanpa

disertai agenda rapat.

Adapun nama – nama orang tua yang diundang adalah ;

1. Orang tua Andri dari kelas XI AP

2. Orang tua Herawati dari kelas XI AK

3. Orang tua Febrila dari kelas XI AP

Kasus 2

Buatlah surat undangan rapat Evaluasi Keuangan PT Andhika Pratama,

yang akan diselenggarakan pada hari ini sehari penuh bertempat di Balai

pertemuan PT Andhika Pratama Jalan Raya Bogor Km. 20 Jakarta Timur,

dengan susunan acara: 1. Pembukaan; 2. Pembahasan Evaluasi

Keuangan; 3.Usulan; 4. Keputusan; 5. Penutup. Dalam bentuk semi

block style. Buatlah surat undangan tersebut disertai dengan agenda

Kunci kasus 1

Administrasi Perkantoran - 39- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

SMK GLOBAL MANDIRI

Jalan Raya Condet No. 35

Jakarta Timur

Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224

No. : 55/GM/V/10 8 Mei 2010

Lamp : -

Hal : Undangan

Kepada Yth.

Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP)

Di Tempat

Dengan hormat,

Kami mengharapkan kedatangan Saudara pada :

Hari/tanggal : Rabu, 15 Mei 2010

Pukul : 09.00 Wib

Tempat : Ruang pertemuan

Acara : Rapat koordinasi

Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir

Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dra. Ambari Ramadani, M. Pd

Page 40: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Administrasi Perkantoran - 40- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

SMK GLOBAL MANDIRI

Jalan Raya Condet No. 35

Jakarta Timur

Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224

No. : 55/GM/V/10 8 Mei 2010

Lamp : -

Hal : Undangan

Kepada Yth.

Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP)

Di Tempat

Dengan hormat,

Kami mengharapkan kedatangan Saudara pada :

Hari/tanggal : Rabu, 15 Mei 2010

Pukul : 09.00 Wib

Tempat : Ruang pertemuan

Acara : Rapat koordinasi

Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir

Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dra. Ambari Ramadani, M. Pd

Page 41: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Kasus 3.

Gambarkan design tempat duduk rapat model lingkaran untuk 8 orang

termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan

soundsistemnya?

Administrasi Perkantoran - 41- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 42: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Kasus 4.

Gambarkan design tempat duduk rapat model kelas untuk 20 orang

termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan

soundsistemnya?

Latihan 11. Jelaskan pengertian rapat?

2. Apakah tujuan diadakannya pertemuan /

rapat?

3. Sebutkankan jenis rapat / pertemuan?

4. Jelaskan tata cara membuat surat undangan

dinas!

5. Banyak faktor yang mempengauhi macam

persiapan yang perlu dilakukan dalam rapat. Sebutkan faktor-faktor

tersebut!

Administrasi Perkantoran - 42- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 43: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

LEMBAR PENILAIAN

MERENCANAKAN/MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT

No Unsur Penilaian Perolehan Nilai KeteranganMaks Dicapai 1 Dicapai 2 Dicapai 3

1

Persiapana. Langkah kerjab. Sikap kerjac. Penggunaan alatd. Keselamatan kerja

510105

2Proses kerja Pengoperasian komputer untuk surat dan notula rapat

20

3

Hasil kerjaa. Print out notula rapatb. Isi notula rapat

1. Urut kegiatan2. Keterbacaan3. Logis4. Lengkap

20

51555

Total 100

Administrasi Perkantoran - 43- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 44: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

BPPK JAKARTA SELATAN JOB 2Melaksanakan

penyelenggaraan rapat dan mencatat/membuat laporan

pertemuan/rapat (Notula)

Kode : ADM.PK02.032.01Waktu : 3X 45 Menit

A. TUJUAN PEMBELAJARANSetelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang melaksanakan

penyelenggaraan rapat dan mencatat/ membuat laporan pertemuan /

rapat (Notulen) diharapkan siswa dapat:

1. Mengetahui kegiatan - kegiatan yang harus dilakukan sebelum dan

saat rapat dilangsungkan

2. Membuat notula rapat

B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI

ADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan

ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor

ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur Administrasi

ADM. PK 02.033.01 Membuat Presentasi

C. PRASYARAT

Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah terampil:

1. Mengoperasikan komputer Microsoft Office

2. Berkomunikasi dengan kolega dan pelanggan

3. Membuat notula rapat

Administrasi Perkantoran - 44- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 45: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

D. PERALATAN DAN BAHAN

1. Seperangkat Komputer

2. Mesin printer

3. Format rapat dan notula rapat

E. KESELAMATAN KERJA1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja

2. Pergunakan alat dan bahan praktek dengan baik dan benar

3. Lakukan langkah kerja secara urut (tertib) sesuai petunjuk yang

ada

F. LANGKAH KERJA1. Pelajari dan perhatikan bagan notula dengan baik

2. Pelajari secara seksama sistematika pengetikan Notula

3. Baca dan cermati rekaman rapat

4. Buka program Microsoft Word

5. Ketik notula

6. Cetak notula

G. TEORI PENDUKUNG

1. Pada saat rapat

Termasuk dalam kegiatan ini adalah kegiatan yang harus

dilakukan sesaat sebelum rapat dimulai dan saat rapat

dilangsungkan. Pada saat rapat sekretaris harus melakukan :

Administrasi Perkantoran - 45- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 46: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

a. Mengecek kembali ruangan rapat

Apakah ruangan sudah memenuhi kebutuhan apakah belum.

Bila dirasa masih ada yang kurang tepat, maka dapat segera

dilakukan

b. Mengecek peralatan rapat

Apakah semua peralatan yang akan digunakan untuk membantu

kelancaran rapat sudah tersedia dan berfungsi dengan baik. Bila

perlu siapkan cadangannya.

c. Membuat dan mengedarkan daftar hadir peserta

Setiap peserta yang hadir harus mengisi daftar hadir peserta.

Selain digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir,

juga berfungsi untuk dasar pengambilan keputusan rapat.

d. Mencatat jalannya rapat

Selama rapat berjalan sekretaris harus mencatat semua kejadian

pada saat rapat sedang berlangsung

e.Memperhatikan sikap peserta rapat

Sekretaris harus memperhatikan sikap peserta rapat selama

rapat berlangsung. Bila peserta ada yang merasa kurang

nyaman atau membutuhkan bantuan tertentu, maka sekretaris

harus dapat memberikan bantuan atau mencari solusinya

f. Bertindak selaku notulis

Notulis adalah orang yang membuat notula rapat. Notula adalah

catatan resume kejadian dan pembicaraan yang terjadi selama

Administrasi Perkantoran - 46- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 47: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

rapat. Notula dapat digunakan sebagai bahan informasi ataupun

bahan pengambilan keputusan. Dalam penulisan jalannya rapat

dapat dilakukan dengan menulis cepat baik menggunakan

stenografi atau singkatan, tetapi saat ini yang sedang

berkembang adalah menggunakan komputer atau menulis

jalannya rapat langsung dengan komputer.

g. Membantu menyusun keputusan rapat dan membacakannya bila

dikehendaki pimpinan.

Dalam keadaan tertentu, seringkali pimpinan meminta sekretaris

sebagai notulis untuk menyusun hasil keputusan rapat sekaligus

membacakannya dihadapan peserta rapat.

2. Setelah Rapat

Setelah rapat selesai, sekretaris masih memiliki beberapa

tugas yang harus diselesaikan, antara lain :

a. Merapikan notula rapat

Bila pada saat rapat notula belum dapat disusun dengan rapi,

maka sekretaris harus segera menyelesaikannya.

b. Menindaklanjuti hasil rapat

Ada hasil rapat yang meminta sekretaris untuk melakukan

pekerjaan-pekerjaan yang diputuskan dalam rapat. Tentu saja

pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan kewenangannya.

Untuk itu pekerjaan ini harus segera diselesaikan.

Administrasi Perkantoran - 47- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 48: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

c. Menggandakan hasil rapat

Seringkali rapat menghasilkan keputusan-keputusan yang harus

dimengerti oleh pihak-pihak tertentu, baik itu sebagai laporan

ataupun informasi yang harus diketahui. Untuk itu sebelum

keputusan tersebut dikirimkan kepada pihak yang berwenang,

maka harus digandakan terlebih dahulu. Jumlah penggandaan

harus sesuai kebutuhan.

e. Mengirimkan hasil rapat

Setelah proses penggandaan selesai, maka hasil tersebut harus

segera dikirimkan/didistribusikan. Semakin cepat semakin baik.

Maksimal waktu pendistribusian hasil rapat tersebut adalah 2

hari, dan dikirim kepada seluruh yang diundang dalam rapat

tersebut baik yang hadir maupun yang tidak hadir.

3. Teknik Membuat Notula Rapat

Notula adalah catatan tentang jalannya rapat. Catatan ini

meliputi semua pembicaraan yang terjadi dan hasil

keputusan/kesimpulan yang diambil oleh peserta rapat. Orang

yang membuat notula disebut dengan Notulis.

Notula rapat ada dua macam yaitu :

a. Notula harafiah / Verbatim

adalah catatan jalannya rapat yang ditulis persis seperti

pembicaraan yang terjadi sesungguhnya tanpa menambah dan

Administrasi Perkantoran - 48- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 49: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

menguranginya.

b. Notula rangkuman / resume

adalah catatan ringkas pembicaraan rapat. Catatan yang dibuat

dalam notula ini sudah berupa rangkuman yang diambil oleh

notulis. Sehingga seorang notulis dituntut untuk mampu

mengambil intisari pembicaraan.

90% rapat yang dilangsungkan pada perusahaan dalam

penulisannya dibuat adalah dalam bentuk rangkuman.

Notula yang baik adalah notula yang lengkap, yaitu dapat

menggambarkan semua kejadian dalam rapat tersebut. Untuk itu

notula dapat dibuat dengan format sebagai berikut:

1). Judul Notula

Judul notula berisi tentang nama rapat yang diselenggarakan.

Judul dibuat dengan huruf besar semua dan ditulis secara

centering.

b). Waktu rapat.

Waktu berhubungan dengan hari, tanggal dan pukul/jam rapat

diselenggarakan.

c). Tempat Rapat

Tempat, menyatakan nama ruangan yang digunakan dan bila

perlu harus dibubuhkan alamatnya.

d). Peserta Rapat

Bila peserta rapat yang hadir tidak lebih dari 20 orang hendaknya

Administrasi Perkantoran - 49- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 50: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

ditulis baik yang hadir maupun tidak, sedangkan bila lebih

dapat dibuat dalam daftar tersendiri dan dicantumkan berapa

peserta hadir dan tidak hadir, dan selanjutnya dilampirkan.

Urutan pertama nama peserta adalah pemimpin rapat

e). Pemimpin Rapat

Adalah orang yang memimpin jalannya rapat.

f). Agenda Rapat

Adalah daftar yang berisi tentang masalah yang akan

dibicarakan dalam rapat yang diselenggarakan.

g). Acara rapat

Adalah perincian atau penjabaran dari topik-topik dalam agenda

rapat

h). Jalannya rapat

Berisi ringkasan/rangkuman pembicaraan yang disampaikan

selama rapat berlangsung dan kejadian-kejadian yang

dianggap penting.

i). Keputusan/kesimpulan rapat

Adalah catatan keputusan/kesimpulan yang diambil dan

disepakati oleh peserta rapat.

j). Bagian penutup

Memuat rincian tempat dan tanggal pembuatan notula yang

diikuti tandatangan notulis di sebelah kanan dan disahkan oleh

pemimpin rapat disebelah kiri.

Administrasi Perkantoran - 50- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 51: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, perhatikan bagan

format notula berikut ini :

Administrasi Perkantoran - 51- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 52: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Administrasi Perkantoran - 52- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 53: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Administrasi Perkantoran - 53- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 54: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Administrasi Perkantoran - 54- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

NOTULA RAPAT ………………….

Hari, tanggal : …………………………Waktu : …….. s.d. ………Tempat : …………………………..

Peserta rapatHadir : 1.

2.

9.Berhalangan : 1.

2.

Pemimpin Rapat : ……………………………….

Acara/Agenda Rapat1.2.3.4.

Keputusan Rapat1.2.3.4.

Catatan Khusus1.2.3.4.

………….., ……………..

MengetahuiPemimpin rapat, Notulis

.......................... .........................

Page 55: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Contoh Notula Rapat.

Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut :

Pimpinan : Saudara-saudara sekalian, terima kasih atas

kehadiran Saudara tepat waktu. Saya tahu bahwa

kesibukan kita sangat padat, namun kegiatan ini

juga sangat penting, mengingat maju mundurnya

usaha kita akan dapat kita lihat dari hasil evaluasi

ini. Perlu saya informasikan bahwa menurut catatan

yang ada, penjualan kita selama bulan April ini

kurang menggembirakan, mengingat target yang

kita canangkan yaitu adanya kenaikan 5 %

dibanding bulan lalu, ternyata hanya tercapai 2 %.

Menurut Saudara sekalian mengapa terjadi

demikian, dan apa yang harus kita lakukan untuk

mengantisipasinya?

Administrasi Perkantoran - 55- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Pada hari Rabu tanggal 30 April 2009 pimpinan Anda mengadakanRapat Evaluasi Kinerja selama bulan April 2009

Rapat dihadiri oleh Bambang Setiawan, Mardiana, Kusmirah, Bagus Setyadi, Burhanudin dan Sinta Dewi. Rapat dilangsungkan di ruang pimpinan dan dibuka langsung oleh beliau pada pukul 15.00 dan diakhiri pukul 15.50.

Notula diketik dengan rapi sesuai format notulen, menggunakan computer pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak.

Notula ditandatangani oleh anda dan atasan.

Page 56: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Bagus Setyadi : Memang benar Pak, pada bulan April ini rasanya

agak sepi, mungkin karena adanya kenaikan harga

sayur mayur, dan daging.

Mardiana : Selain itu juga mungkin karena pada pertengahan

bulan April ada pesaing kita yang baru buka dan

melakukan launching dengan cukup meriah.

Mungkin kita perlu penataan ulang agar lebih

menarik.

Sinta Dewi : Memang apa yang disampaikan Bagus dan

Mardiana ada benarnya Pak, namun demikian

sebetulnya konsumen kita masih setia. Untuk itu

bagaimana kalau kita memberikan sedikit promosi

tambahan dengan memberikan souvenir misalnya?

Burhanudin : Iya Pak, saya setuju. Souvenir tidak harus mahal,

kalau perlu yang dapat menarik anak-anak dan

bermanfaat.

Kusmirah : Pada prinsipnya, saya setuju dengan usulan teman-

teman, namun ada satu hal yang ingin saya usulkan

yaitu jam buka toko hendaknya lebih awal, karena

seringkali saya melihat bahwa kebutuhan ibu-ibu

biasanya diwaktu pagi.

Pimpinan : Baiklah, saya sudah mendengar usulan-usulan

Saudara semua. Dan menurut saya semua usulan

Administrasi Perkantoran - 56- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 57: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

positif. Hanya perlu kita kaji dengan seksama

apakah usulan-usulan tersebut dapat dilaksanakan.

Untuk itu saya ingin membagi tugas yaitu :

1. Sinta Dewi, dan Burhanudin untuk memikirkan

souvenir seperti apa yang cocok dan terjangkau.

2. Bagus, Mardianah dan Kusmirah untuk

merencanakan penataan ulang, agar tampilan

kita lebih fresh dan menarik.

Terimakasih atas usul dan saran Saudara

semuanya, semoga kedepan kita lebih sukses,

mengingat kesuksesan usaha ini berarti juga

kesuksesan kita bersama. Silakan kembali ketempat

kerja masing-masing dan Selamat bertugas.

Administrasi Perkantoran - 57- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 58: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

NOTULARAPAT EVALUASI KINERJA

BULAN APRIL 2008

Hari : Rabu

Tanggal : 30 April 2009

Tempat : Ruang Pimpinan

Waktu : 15.00 s.d. 15.50

Peserta Rapat

Hadir : 1. Ibu Dewi Kencono Ungu

2. Adm. kantor3. Bambang Setiawan

4. Mardiana

5. Kusmirah

6. Bagus Setyadi

7. Burhanudin

8. Sinta Dewi

Tidak hadir : --

Pemimpin Rapat : Ibu Dewi Kencono Ungu

Agenda Rapat : Evaluasi Kinerja Bulan April 2008

Jalannya Rapat

1. Pembukaan

Rapat dibuka oleh pemimpin rapat pada pukul 15.00.

Administrasi Perkantoran - 58- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 59: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

2. Pembahasan

Masalah yang dibicarakan :

Penjualan selama bulan April tidak mencapai target.

Kenaikan penjualan hanya 2 % dibandingkan bulan Maret 2008.

Usulan-usulan

Adanya penataan ulang toko

Melakukan promosi dengan pemberian souvenir yang menarik

anak-anak dan bermanfaat

Mengadakan perubahan jam buka toko.

3. Penutup

Karena tidak ada lagi masalah yang dibicarakan maka, rapat

ditutup oleh pemimpin rapat pada pukul 15.50.

Jakarta, 30 April 2008

Mengetahui

Pemimpin Rapat, Notulis

Dewi Kencono Ungu Adm. Kantor

Administrasi Perkantoran - 59- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 60: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Notulen Rapat Persiapan Pertemuan MIPAnet 2009

Tanggal : 25 Mei 2009Waktu : Pkl. 10.15 – 12.30Tempat : Ruang Sidang A Gd Utama FMIPA UIPeserta : 14 orang (daftar terlampir)Dipimpin oleh : Dr. rer.nat. Abdul Haris (Sek Eks. MIPAnet)Pembahasan Rapat meliputi hal-hal berikut :

1. Menetapkan susunan kepengurusan (penerbitan SK Sekjen MIPAnet)

2. Menetapkan format kegiatan MIPAnet dan dalam pembicaraan ini

muncul usulan-

usulan, diantaranya sebagai berikut:

• Bu Hewin : Saya mengusulkan bagaimana jika seminar ― hari saja,

sisanya

paralel sessions (simposium). Lalu dalam memilih tema sebaiknya

masukan

tema IT juga.

• Pak Herman : Menurut saya MIPA kan sangat beragam, jadi Keynote

Speakernya jangan satu saja tapi kalau bisa tiap bidang. Plenary session

ambil

keynote Speaker orang pemerintah saja dan tampilkan seluruh bidang

MIPA.

• Pak Teguh : Kalau menurut saya seminar itu hanya 1 bidang ilmu saja

tapi

harus yang mewakili MIPA secara keseluruhan

• Bu Hewin : Saya punya ide, bagaimana jika mengangkat tema tentang

Pendidikan Dasar. Di milist MIPAnet banyak permintaan tentang itu. Dan

tema itu bisa menjaring guru-guru IPA sebagai pesertanya.

• Pak Teguh : Bagaimana jika kita bagi saja subtema ini kedalam 3 sub

tema yang

mewakili yaitu murni (pure), terapan (applied), dan pendidikan (education).

Administrasi Perkantoran - 60- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 61: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

• Pak Iman : Saya sekarang sedang mencermati SBI (sekolah berstandar

internasional). Saya rasa isu itu bisa kita masukan juga ke sub tema

karena

menyangkut pendidikan juga. Sub temanya bisa Kontribusi pemikiran SBI

• Bu Hewin : Saya ada ide bagaimana jika pembukaan dilakukan oleh

Menteri

dalam hal ini adalah Menristek sekaligus memberikan arahan. Dilanjutkan

Page 2

dengan 3 keynote speaker. Lalu saya juga ingin memberi masukan

mengenai

bahan seminar yang akan ada di seminar kit sebaiknya dalam bentuk CD,

agar

menghemat anggaran.

• Bu Norma : Jika tanggal, tempat dan tema sudah fix, kita harus buat

leaflet

untuk sounding MIPAnet dan buat masukan juga di website. Untuk makan

malam ditanggung oleh MIPAnet, karena Pemilihan Sekjen merupakan

agenda

kerja MIPAnet

Kesimpulan Rapat Tema besar : Bridging MIPA and Society

Sub Tema : 1. Peningkatan Kualitas Pendidikan MIPA (Keynote

Speaker: Dirjen Dikti, Prof.Dr.Fasli Jalal, Ph.D, Sp.GK)

2. Pengembangan Riset Dasar ( Keynote Speaker: LIPI,

Prof. Dr. Lukman Hakim)

3. Tantangan MIPA dalam Menangani Krisis Energi dan

Perubahan Iklim Global

(Tubagus Haryono atau Pres. Dir. Shell, Darwin Silalahi)

Tanggal Pelaksanaan : 13-14 Agustus 2009

Tempat : Universitas Udayana Bali

Opening by : Dr. Kusmayanto Kadiman (Menristek)

Administrasi Perkantoran - 61- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 62: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Jadwal Acara:

Kamis, 13 Agustus 2009

08.00 – 12.00 WITA Opening dan Keynote Speaker

13.00 – 17.00 WITA Presentasi Paper

19.00 – 21.00 WITA Pemilihan Sekjen

Jumat, 14 Agustus 2009

08.00 – 11.00 WITA Presentasi Paper

13.30 – Selesai WITA Trip (Optional)

Administrasi Perkantoran - 62- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 63: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

H. LATIHAN

Kasus 1.

Pada hari ini pimpinan Anda mengadakan Rapat Hasil Riset Tentang kepuasan Konsumen atas layanan jasa PT Lenteng Agung Mandiri yang dilakukan pada bulan Juni

2009

Rapat dihadiri oleh Bambang Setiawan, Mardiana, Kusmirah,

Bagus Setyadi, Burhanudin dan Sinta Dewi. Rapat

dilangsungkan di ruang pimpinan dan dibuka langsung oleh

beliau pada pukul 9.00 dan diakhiri pukul 10.30.

Notula diketik dengan rapi menggunakan komputer pada

kertas A4, dan selanjutnya dicetak.

Anda diminta untuk menjadi notulisnya.

Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut :

Pimpinan : Saudara sekalian ,selamat pagi dan terima kasih

atas kehadiran anda sekalian rapat pagi ini penting

sekali bagi kemajuan usaha kita. Karena setelah

kami periksa laporan dari tim Riset tentang

kepuasan konsumen atas layanan jasa PT Lenteng

Agung Mandiri. Dalam memperoleh informasi

tentang kepuasan konsumen atas layanan jasa PT

Administrasi Perkantoran - 63- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 64: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

Lenteng Agung Mandiri. Petugas kami dari Tim

Riset telah melakukan penelitian terhadap

pelayanan jasa kami di PT Lenteng Agung Mandiri

kepada konsumen yang telah menggunakan

berbagai macam produk-produk elektronik buatan

kami, Objek penelitian di lakukan di PT Lenteng

Agung Mandiri yang berlokasi dijalan Raya Depok.

PT Lenteng Agung Mandiri suatu perusahaan yang

menjual produk-produk Elektonik antara lain : TV,

AC, Vacum Cleaner, Kulkas,Cash Register dll,

sedangkan tujuan dari penelitian ini dilakukan untuk

mengetahui sejauh mana tingkat kepuasan

pelanggan terhadap kinerja pegawai PT Lenteng

Agung Mandiri.

Dari hasil penelitian yang telah kami lakukan kami

mengambil kesimpulan sbb; bahwa secara

keseluruhan kwalitas layanan yang diberikan oleh

kami kepada pelanggan dinilai telah memuaskan

mereka, oleh karena itu kami minta kepada

saudara-saudara untuk memberikan tanggapan

atau usulan anda demi kemajuan usaha kita.

Bagus setyadi : Memang benar pak, saya merasa akhir-akhir ini

penjualan produk perusahaan kita mengalami

peningkatan hal ini disebabkan produk elektronik

yang kita jual sudah dapat diterima oleh

masyarakat.

Mardiana : Berdasarkan hasil Riset tentang kepuasan

konsumen atas layanan jasa kita menunjukan nilai

Administrasi Perkantoran - 64- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 65: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

yang baik, dan itu artinya kinerja kita harus terus

ditingkatkan lagi.

Sinta Dewi : Walaupun secara umum seluruh responden yang

mengisi kuesioner memberikan nilai puas pada

layanan karyawan PT Lenteng Agung Mandiri,

tetapi masih terdapat factor-faktor yang dinilai

kurang dari puas, oleh karena itu perlu dilakukan

langkah tindak lanjut untuk meningkatkan nilai atas

factor-faktor tersebut sedangkan faktor – faktor

yang dinilai puas hendaknya di pertahankan.

Burhanudin : Walaupun secara umum hasil kinerja kita cukup

baik tetapi kita harus tetap melakukan perbaikan-

perbaikan, baik dari segi pelayanan, penampilan,

mutu produk dll agar masyarakat makin setia

pada produk kita.

Kusmirah : Saya sangat setuju usul teman-teman yang sangat

bagus dan saya ingin agar pelayanan kepada

pelanggan harus terus di tingkatkan melalui

pelayanan prima, seperti pembungkusan barang

yang bagus, sikap melayani yang tulus supaya

tidak ada komplain dari pelanggan.

Pimpinan : Baiklah saya sudah mendengar usulan - usulan

saudara semua, dan menurut saya informasi dan

usulan anda sangat bermanfaat maka hasil rapat

pagi ini dapat di simpulkan sbb:

- Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

- Meningkatkan mutu produk.

Administrasi Perkantoran - 65- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 66: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

- Berpenampilan yang menarik.

Terima kasih atas usul dan saran saudara

semuanya semoga kedepan kita lebih sukses,

silahkan kembali ketempat kerja masing-masing

dan selamat bertugas

Kasus 2.

Anda diminta untuk membuat percakapan pada saat rapat

berlangsung.

Agendanya adalah “Rapat Disiplin Kerja Pegawai selama 3

bulan terakhir (bulan januari s/d Maret 2009)”.

Notula diketik dengan rapi menggunakan computer dengan

format yang benar pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak.

Anda diminta untuk menjadi notulisnya.

Kasus 3.Anda diminta untuk membuat langkah-langkah rapat yang nyata.

Pada acara rapat “Pelepasan Siswa Kelas XII” SMK Islam

Malahayati Jakarta. Rapat dilaksanakan pada 10 Februari 2009 jam

10.00 – 11.30 diruang osis. Rapat dipimpin langsung oleh wakil

Administrasi Perkantoran - 66- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 67: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

kepala sekolah (Drs. Abdul Majid). Rapat dihadiri oleh Pembina

osis dan para anggota osis. Serta perwakilan setiap kelas

sebanyak 3 orang, jumlah kelas XII ada 5 kelas.

Kasus 4.

Laksanakan (Simulasi) sebuah rapat untuk 20 orang! Rapat membahas

pelaksanaan LDKS (Latihan Dasar Kepemimpinan Sekolah). Buat

persiapan rapat yang tepat. Tentukan pemimpin rapat, notulis dan

moderator kemudian buat notulen rapatnnya

Pertanyaan:1. Jelaskan pengertian notula.

2. Jelaskan fungsi notula .

3.Jelaskan apa yang dimaksud dengan notula harafiah dan notula

rangkuman/ resume.

4. Jelaskan kegiatan yang harus dilakukan sesaat sebelum rapat dimulai

dan saat rapat dilangsungkan.

5. Gambarkan bagan Notula.

Administrasi Perkantoran - 67- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan

Page 68: imustila.files.wordpress.com file · Web viewPK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan ... Tanyakan kepada guru/instruktur bila ada hal yang ... Buka program microsoft word. Atur

I. LEMBAR PENILAIAN

NOTULA RAPAT

N0 UNSUR PENILAIANPEROLEHAN NILAI

KET.MAKSIMAL DICAPAI

1. Persiapan

a. Langkah Kerja

b. Sikap Kerja

c. Penggunaan Alat

d. Keselamatan Kerja

4

2

5

4

Sub Total 1 15

2. Proses Hasil Pekerjaan

a. Pengoerasian komputer

b. Sistematika penulisan

notula

c. Bagian-bagian notula

d. Isi notula

e. Ketepatan waktu

f . Kerapihan

g. Kebersihan

10

20

20

20

5

5

5

Sub Total 2 85

TOTAL 100

…………….,……………2009

Catatan: Guru Pembimbing

( )

Administrasi Perkantoran - 68- BPPK Lenteng agung Jakarta Selatan