library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada...

27
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pembuatan Event Seiring dengan perkembangan jaman dan pertumbuhan jumlah populasi di dunia yang sangat cepat, mayoritas dari populasi membutuhkan perjalanan sebagai salah satu cara untuk menghilangkan kepenatan dan melarikan diri dari rutinitas yang padat. Namun, pada jaman era globaliasasi sekarang ini, tujuan dari berjalan – jalan menjadi heterogen dan terdapat banyak aspek yang mempengaruhinya seperti; kepentingan usaha, kepentingan agama, kepentingan keluarga dan berelasi, dan lain sebagainya. Salah satu dari tujuan tersebut yaitu untuk menghadiri acara, seperti acara pertemuan rapat, acara perkumpulan/ reuni, acara pernikahan keluarga dan lain – lain. Menurut Noor (2013: 8), acara merupakan suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal – hal penting sepanjang hidup manusia baik secara individu atau kelompok yang terkait secara adat, budaya, tradisi dan agama yang 1

Transcript of library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada...

Page 1: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pembuatan Event

Seiring dengan perkembangan jaman dan pertumbuhan jumlah populasi di

dunia yang sangat cepat, mayoritas dari populasi membutuhkan perjalanan

sebagai salah satu cara untuk menghilangkan kepenatan dan melarikan diri dari

rutinitas yang padat. Namun, pada jaman era globaliasasi sekarang ini, tujuan

dari berjalan – jalan menjadi heterogen dan terdapat banyak aspek yang

mempengaruhinya seperti; kepentingan usaha, kepentingan agama, kepentingan

keluarga dan berelasi, dan lain sebagainya. Salah satu dari tujuan tersebut yaitu

untuk menghadiri acara, seperti acara pertemuan rapat, acara perkumpulan/

reuni, acara pernikahan keluarga dan lain – lain. Menurut Noor (2013: 8), acara

merupakan suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal – hal

penting sepanjang hidup manusia baik secara individu atau kelompok yang

terkait secara adat, budaya, tradisi dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan

tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada

waktu tertentu.

Apabila dilihat lebih dalam mengenai acara - acara tersebut, dibalik acara

pasti ada seseorang atau beberapa orang yang saling bekerjasama untuk

menyukseskan acara tersebut. Mereka merancang dan merencanakan acara agar

dapat berjalan dengan lancar dan sesuai tujuan. Orang – orang atau kelompok

tersebut dapat disebut dengan Event Organizer (Megananda & Wijaya, 2009:1).

Event Organizer merupakan sebuah organisasi yang bergerak di bidang

MICE. Biasanya Event Organizer akan merencanakan dan membuat acara –

1

Page 2: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

2

acara yang berhubungan dengan MICE, seperti mengadakan rapat bagi

perusahaan, pameran, insentif untuk karwayan, dan konferensi besar.

MICE merupakan jenis acara bisnis yang biasanya dilakukan oleh perusahaan

atau instansi. MICE merupakan singkatan dari (Noor, 2013: 24):

1. Meeting

Merupakan kegiatan rapat yang dilakukan oleh perusahaan. Biasanya

orang yang mengelola acara rapat ini dinamakan meeting planner. Disini

organizer berperan untuk mempersiapkan semua kebutuhan rapat, seperti

merencanakan tempat rapat yang akan diadakan, bekerjasama dengan

pemilik tempat, menyiapkan alat – alat yang dibutuhkan, dan lain

sebagainya.

2. Incentive

Merupakan perjalanan wisata yang diadakan oleh perusahaan bagi

karyawannya karena prestasi atas pekerjaan yang telah dilakukannya.

Disini, organizer berperan sebagai tour planner yang merencanakan

kegiatan – kegiatan yang akan dilakukan beserta seluruh unsur yang

terkait untuk mendukung keberhasilan acara.

3. Conference

Merupakan sebuah acara yang mempertemukan orang secara langsung

dalam jumlah yang besar untuk berdiskusi mengenai suatu masalah,

kasus, negosiasi, membangun hubungan dan jaringan bisnis,

meningkatkan performa baik individu maupun perusahaan.

Page 3: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

3

4. Exhibition

Merupakan sebuah acara yang mempertemukan penyedia produk dan jasa

dengan pembeli dalam suatu tempat. Penyedia produk menampilkan

produk atau jasanya kepada pengunjung.

Sebenarnya profesi Event Organizer ini sudah ada sejak dulu, contohnya,

seperti apabila di sekolah atau di tempat kerja diadakan acara - acara sederhana.

Biasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi

pendanaan, seksi perlengkapan, seksi konsumsi dan sebagainya, mereka sudah

dapat dikategorikan sebagai Event Organizer secara sederhana, karena mereka

bekerja bersama – sama dan bersinergi untuk mengorganisir seluruh proses

mulai dari persiapan hingga pelaksanaan acara.

Di era moderen ini, Event Organizer bukan lagi hanya sebagai sekelompok

orang yang berguna untuk melancarkan sebuah acara, melainkan cakupannya

menjadi lebih luas yaitu sebagai alat promosi dimana berguna untuk

meningkatkan brand image dan awareness (popularitas) daripada produk yang

pada akhirnya akan mempengaruhi angka penjualan yang meningkat bagi

perusahaan yang bekerjasama dalam acara/ perusahaan yang mengadakan acara

tersebut (Megananda & Wijaya, 2009: xvii). Pada posisi ini, Event Organizer

berperan untuk menciptakan konsep promosi melalui aktivitas acara yang unik,

komunikatif dan atraktif untuk menarik perhatian target pasar, hal tersebut

disebabkan strategi promosi secara konvensional dianggap sudah tidak dapat

memenangkan persaingan.

Dari penjelasan diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa salah satu

usaha yang menjanjikan adalah usaha Event Organizer, dimana sekarang sedang

Page 4: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

4

berkembang dalam industri pariwisata dengan pasar yang menjanjikan. Tetapi,

sangat disayangkan usaha ini belum terlalu dikenal baik di kalangan orang

Indonesia.

Dengan banyaknya pihak yang terlibat dalam perkembangan usaha di bidang

MICE, yaitu salah satunya adalah institusi pendidikan, maka diharapkan para

kaum muda dapat meneruskan dan mengembangkan bidang MICE ini.

Universitas Bina Nusantara merupakan salah satu lembaga pendidikan yang

berkecimpung di dunia pariwisata. Universitas Bina Nusantara memfasilitasi

para calon mahasiswa – mahasiswi yang berminat dan tertarik dengan dunia

pariwisata melalui program Jurusan Hotel Management. Jurusan Hotel

Management ini memiliki program studi yang dibagi menjadi tiga kategori, yaitu

MICE, Culinary dan Host. Program penjurusan ini ditujukan untuk para

mahasiswa – mahasiswi agar mereka dapat lebih fokus dalam mendalami bidang

yang diminatinya.

Program studi penjurusan Culinary merupakan program yang diciptakan

kepada para mahasiswa – mahasiswi yang tertarik dan berminat pada hal – hal

yang berhubungan dengan kuliner. Sedangkan penjurusan Host, merupakan

program yang memberikan edukasi mengenai operasional kerja yang

berhubungan langsung dengan tamu hotel, seperti; Housekeeping, Front Office

dan Food and Beverage Service. Kemudian penjurusan yang terakhir yaitu

MICE, merupakan program studi yang memberikan edukasi mengenai dunia

Event Organizer.

Jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara memiliki Event

Organizer yang pada umumnya bertugas untuk menyediakan acara – acara bagi

para mahasiswa – mahasiswi Hotel Management, disebut dengan HOME

Page 5: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

5

(Himpunan Hotel Management). Biasanya, HOME memiliki perencanaan acara

yang akan diadakan setiap tahunnya. Salah satu dari acara tahunan tersebut

adalah HM Expo, acara tersebut diupayakan bagi Jurusan Hotel Management

untuk memperkenalkan pariwisata dan dunia hospitality lebih dalam kepada para

mahasiswa – mahasiswi Jurusan Hotel Management maupun diluar Jurusan

Hotel Management melalui seminar, talkshow dan pameran.

Pada tahun ini, jurusan Hotel Management mengadakan acara yang bertema

HM Exhibition ‘13 “Ethnic and Cultural Performance”, yang membuat

perbedaan pada acara kali ini adalah adanya penambahan acara yang akan

diadakan, yaitu kompetisi. Sehingga, para peserta tidak hanya melihat atau

menonton saja melainkan juga dapat mempraktekkan kemampuannya melalui

kompetisi tersebut. Acara HM Exhibition ’13 “Ethnic and Cultural

Performance” ini tidak hanya dibawahi oleh HOME, melainkan dibawahi juga

oleh beberapa organisasi atau kelompok sebagai panitia yang mengambil ahli

dan bertanggung jawab atas acara yang dilimpahkan kepada masing – masing

kelompok.

Kelompok kami merupakan salah satu kelompok yang bekerjasama dalam

acara HM Exhibition ‘13 “Ethnic and Cultural Performance”. Kami

bertanggung jawab atas acara perlombaan yaitu perlombaan memasak. Maka

kami membuat sebuah organisasi kecil yang hanya terdiri atas lima orang, yaitu

FACE Organizer.

FACE Organizer merupakan singkatan dari Food Addict Creativity for

Education, sebuah Event Organizer yang khusus untuk menangani acara yang

berkaitan dengan kuliner dan edukasi. Acara yang ditawarkan dapat berupa

Page 6: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

6

seminar, talkshow, perlombaan maupun pameran yang berhubungan dengan

kuliner dan kreativitas yang berhubungan dengan kuliner.

Visi dari FACE Organizer adalah menjadi Event Organizer yang dikenal oleh

masyarakat luas pecinta kuliner. Misi kami adalah mengadakan acara – acara

yang berhubungan dengan kuliner untuk para pecinta kulier dan orang – orang

yang ingin mengenal kuliner lebih dalam dengan ide – ide yang menarik dan

kreativitas yang tinggi agar mereka mendapatkan edukasi yang tepat mengenai

kuliner.

Terbentuknya ide perlombaan memasak dari kelompok kami dan

keikutsertaan kelompok kami dalam acara HM Exhibition ‘13 “Ethnic and

Cultural Performance” disebabkan oleh adanya kewajiban dari program studi

kami di Jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara yang

mengharuskan kami untuk membuat sebuah proyek sebagai salah satu syarat

kelulusan program D4 Hotel Management. Maka kami membuat acara

perlombaan dengan judul “Be Innovative with Ketela”.

1.2 Tipe – Tipe Event

Event atau acara merupakan sebuah program yang akan dilakukan dengan

terencana untuk mencapai suatu tujuan. Pada proses yang biasanya yaitu

menentukan konsep/ tema/ tipe dari acara, lalu menentukan apa saja tujuan

dari acara tesebut. Tetapi dapat juga, yang dilakukan pertama – tama adalah

menentukan tujuan, lalu dari tujuan akan mendapatkan gambaran seperti apa

acara yang akan direncanakan. Tidak ada yang salah dari pilihan kedua proses

tersebut, tetapi yang mutlak adalah harus adanya kesinambungan antara

konsep acara dengan tujuan acara. Perlu dilakukan upaya untuk mengetahui

Page 7: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

7

tipe – tipe acara untuk lebih mengerti acara yang akan direncanakan. Tipe –

tipe acara menurut Suseno (2009:18-19), dapat dikategorikan dalam bentuk:

1. Acara Perusahaan

HUT perusahaan

Employee/ Family gathering

Peresmian kantor baru

Penghargaan kepada karyawan

2. Acara Promosi

Petas musik oleh sponsor

Pameran produk

Presentasi produk

Sampling dan selling

Customer gathering

3. Acara Pribadi

Pesta pernikahan

Perayaan ulang tahun

Syukuran

4. Acara Pendidikan

Seminar

Talkshow, workshop

Perlombaan yang berhubungan dengan pendidikan

5. Acara Olahraga

Kompetisi olahraga profesional

Pertandingan olahraga semi pro

Page 8: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

8

6. Acara Seni

Pagelaran seni musik

Pagelaran seni tari

Pagelaran seni teater

Fashion show

7. Acara Amal

Berbagai pagelaran penggalangan dana

Lelang untuk penggalangan dana

8. Acara Publikasi

Konfrensi pers

Media gathering

Acara yang akan kami adakan termasuk tipe acara pendidikan, karena

kami mengutamakan kreativitas dari siswa – siswi dari Sekolah Menengah

Kejuruan untuk dipertandingkan serta mempraktekan ilmu – ilmu yang sudah

didapatkan oleh mereka dari sekolahnya.

1.3 Proses Pelaksanaan

Proses pelaksanaan sebuah acara dapat dimulai dengan menentukan tujuan

yang dapat diterima oleh seluruh anggota tim yang akan terlibat didalam

pelaksanaan acara. Penentuan tujuan bersama ini akan sangat mempengaruhi

kinerja daripada tim. Event Organizer harus dapat membuat alasan yang tepat

mengenai rencana kegiatan acara dan harus dicocokkan dengan peserta atau

pengunjung yang diharapkan.

Tahap selanjutnya adalah mencari informasi mengenai acara yang akan

diselenggarakan dan mengumpulkan informasi yang berhubungan. Proses

Page 9: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

9

pencarian informasi dilakukan untuk melihat kelayakan dari perencanaan

pelaksanaan acara, untuk menilai apakah acara yang akan dilaksanakan memiliki

manfaat dan dampak positif bagi pihak yang terlibat ataukah akan menjadi

dampak negatif. Dengan mengumpulkan informasi – informasi yang

berhubungan, diharapkan Event Organizer dapat merencanakan sebuah acara

dengan sematang mungkin, sehingga meminimalisasikan dampak negatif yang

mungkin akan terjadi.

Setelah menggali informasi yang diperlukan, maka informasi tersebut dapat

dituangkan kedalam perencanaan yang lebih detail lagi dan dilakukan oleh

anggota tim yang lebih kompeten sesuai dengan bidangnya, yaitu bidang

keuangan, bidang operasional, dan bidang pemasaran.

Bidang keuangan memiliki tugas untuk membuat rencana detail mengenai

keuangan, seperti penyusunan anggaran acara, penentuan harga tiket (bila ada),

menentukan pemasukan yang diharapkan, hal – hal mengenai sponsor, investasi

yang dibutuhkan dan laporan keuangan acara.

Bidang operasional bertanggung jawab untuk menyusun rencana keseluruhan

yang berhubungan dengan acara yang akan diadakan, mulai dari sumberdaya

yang dibutuhkan, tempat pelaksanaan, waktu pelaksanaan, peralatan dan

perlengkapan yang dibutuhkan bagi acara. Hal – hal tersebut harus

mempertimbangkan keselamatan, kesehatan dan keamanan kerja.

Bidang pemasaran merupakan bagian yang akan menentukan jumlah

pengunjung atau peserta yang akan berpartisipasi dalam acara. Hal tersebut

dipengaruhi oleh cara pemasaran dan penyampaian informasi yang efektif dan

tepat pada sasaran atau target serta jadwal pemasaran dilakukan.

Page 10: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

10

Tahap selanjutnya adalah melakukan persiapan acara sesuai dengan waktu

yang telah ditentukan sampai pada acara akan berlangsung. Pada tahap

penyelenggaraan acara, diharapkan berjalan sesuai dengan rencana (rundown)

yang telah dibentuk sebelumnya.

Pada tahap terakhir yaitu, tahap evaluasi. Hal ini perlu dilakukan untuk

mengetahui apakah acara yang sama dapat dilakukan dimasa yang akan datang,

ataukah masih perlu dilakukan perbaikan dan perubahan format demi kebaikan

acara. Tahapan perencanaan diatas dapat disimpulkan kedalam gambar dibawah

ini (Noor, 2013: 135):

Penetapan tujuan

Rencana awal

Rencana detail

Diskusi tentang perencanaan

Mengatur persiapan acara

Penyelenggaraan acara

Evaluasi

Gambar 1.1 Proses Perencanaan Event

Apa yang diinginkan?Ide dan pembuatan proposal:

Penetapan kriteria dan tujuan detail acara

Pencarian informasi Mengumpulkan informasi

Rencana keuangan:Anggaran

TiketSponsorInvestasi

Laporan keuangan

Rencana operasional:Sumberdaya

LokasiPeralatanLogistik

Jadwal pekerjaan dan acara

Rencana pemasaran:Aktivitas pemasaran

PromosiJadwal pemasaran

Page 11: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

11

1.4 Waktu Pelaksanaan

Waktu pelaksanaan acara ini melingkupi mulai dari perencanaan pada tanggal

21 Februari 2013 (Pra-event) sampai dengan tanggal 10 dan 11 Juni 2013,

yang merupakan hari eksekusi. Dibawah ini merupakan rencana dari waktu

pelaksanaan yang akan kami lakukan:

Tabel 1.1 Timeline

TahapFebruar

i Maret April Mei Juni3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2

Membuat susunan kepanitian X                              Membuat proposal untuk bidding X                              Bidding (presentasi)   X                            Meeting   X X X X X X X X X X X X X X  Membuat undangan sekolah           X                    Membuat proposal sekolah             X                  Menyebarkan undangan dan proposal sekolah

              X X X X          

Membuat proposal sponsorship     X X                        Menyebarkan proposal sponsorship

        X X X X X X X         

Follow-up proposal sponsorship           X X X X X X X X X X  Promosi                     X X X X X XPendaftaran                   X X X X X    Technical meeting                           X    Hari pelaksanaan lomba                               XSumber: Penulis

Page 12: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

12

1.5 Keorganisasian

Menurut Suharsono dalam bukunya Pengetahuan Dasar Organisasi

(2012: 14 – 15), organisasi memiliki ciri sebagai berikut:

1. Organisasi merupaka lembaga sosial, yaitu sebagai tempat sekelompok

orang yang saling berinteraksi dan bekerjasama.

2. Secara sadar dibentuk dan dikoordinasikan. Anggota organisasi sadar

tentang mengapa bergabung kedalam organisasi serta mengetahui tugas

apa yang harus dilakukan.

3. Organisasi dikembangkan untuk mencapai tujuan. Organisasi bukan

hanya sebagai alat untuk mencapai tujuan, tetapi juga menciptakan

lingkungan tempat kehidupan para anggotanya. Kerjasama orang – orang

yang menjadi anggota organisasi diarahkan untuk mencapai tujuan

bersama. Dengan demikian, organisasi juga memiliki pengaruh yang

besar terhadap perilaku anggotanya.

4. Terstruktur secara formal, ada pembagian kerja, tugas dan wewenang

secara jelas.

Dari ciri – ciri di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi merupakan

sekelompok orang yang terstruktur secara formal dan dibentuk secara sadar,

dimana orang – orang tersebut saling berinteraksi dan bekerjasama untuk

mencapai tujuan bersama.

Adapun unsur – unsur penting yang dapat membentuk sebuah organisasi

menurut Suharsono (2012: 18 – 19), yaitu:

Page 13: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

13

1. Pelaku

Pelaku merupakan sekumpulan beberapa anggota atau orang yang

melakukan sesuatu. Didalam kegiatan acara kami, yang dimaksudkan

dengan pelaku adalah FACE Organizer sebagai pelaku utama atau tim inti

dalam menjalankan acara ini dan mahasiswa – mahasiswi dari jurusan

Hotel Manajemen Universitas Bina Nusantara yaitu mahasiswa –

mahasiswi angkatan 2014 sebagai panitia yang membantu kelancaran

eksekusi.

2. Kegiatan

Kegiatan ditandai dengan adanya hal – hal yang dilakukan bersama –

sama, secara berulang – ulang serta rutin untuk mendapatkan hasil yang

diharapkan. Kegiatan yang kami lakukan selama perencanaan, yang

dilakukan secara rutin dan bersama – sama seperti; rapat tim inti, rapat

keseluruhan acara, menyebarkan undangan kepada sekolah – sekolah,

memohon perijinan kerjasama sponsor dan pencarian dana. Semua

perencanaan tersebut dilakukan agar tercapainya tujuan bersama yaitu

kesuksesan dari acara.

3. Tujuan

Adanya kesamaan dalam tujuan yang ingin dicapai, sehingga pekerjaan

dari masing – masing individu mendapatkan hasil yang maksimal. Tujuan

bersama kami dalam membuat acara ini adalah kelulusan dari program

D4 Jurusan Hotel Management Universitas Bina Nusantara, yaitu melalui

keberhasilan dari acara yang akan kami adakan.

Page 14: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

14

Di dalam pembentukan sebuah acara dibutuhkan sekelompok orang

atau organisasi yang dapat bekerjasama dengan baik dari awal perencanaan,

prosesnya dan sampai pada pelaksanaan acara. Hal tersebut disusun

sedemikian rupa sehingga waktu pengerjaan akan lebih efektif dan hasil yang

dicapai akan menjadi lebih maksimal dibandingkan melakukan pekerjaan

secara sendirian. Oleh karena itu, kami membuat organisasi atau susunan

kepanitiaan seperti di bawah ini:

Keterangan: - Kolom berwarna biru menunjukkan seksi yang bertugas pada

sebelum acara dan pada saat acara berlangsung.

- Kolom berwarna ungu menunkukkan seksi yang bertugas pada

hari eksekusi.

Gambar 1.2 Struktur Organisasi

Page 15: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

15

Agar pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan dengan lebih efisien dan

terorganisir dengan baik, maka dibutuhkan pembagian tugas untuk masing -

masing jabatan atau sering kita kenal dengan nama Job Description. Manfaat

lain dari pembagian tugas ini juga adalah agar masing – masing panitia mengerti

serta sangat paham mengenai hal – hal apa yang harus mereka lakukan dan

kerjakan. Setiap panitia harus mempertanggung jawabkan jabatan yang telah

diamanahkan kepada mereka, sesuai dengan penjelasan mengenai Job

Description dibawah ini:

1. Ketua

Bertanggung jawab atas kelancaran keseluruhan proses kegiatan, mulai

dari persiapan sampai dengan hari pelaksanaan selesai.

Mengontrol dan menkoordinasi seksi – seksi yang ada dibawahnya.

Mengatur dan memimpin rapat – rapat yang akan diadakan seperlunya

serta memiliki andil tinggi dalam pengambilan sebuah keputusan.

2. Wakil Ketua

Bekerja sama dan membantu ketua dalam mengambil sebuah keputusan.

Membuat surat – surat yang dibutuhkan guna memperlancar proses

persiapan acara.

Memimpin rapat ketika ketua berhalangan hadir.

3. Seksi Publikasi

Mencari informasi sekolah – sekolah menengah atas yang sekiranya

dapat diundang untuk berpartisipasi dalam perlombaan.

Menyebarkan informasi acara perlombaan dengan datang ke sekolah –

sekolah yang sudah dipilih oleh ketua dan didiskusikan dengan seluruh

anggota dan mampu menarik mereka untuk mengikuti perlombaan.

Page 16: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

16

Membuat brosur dan alat – alat promosi lainnya yang akan disebarkan ke

sekolah – sekolah serta diaplikasikan di tempat perlombaan.

4. Seksi Pendaftaran

Menerima dan membuat daftar sekolah – sekolah yang akan mendaftar

untuk mengikuti perlombaan.

Menyimpan uang pendaftaran sampai terkumpul semua, lalu

memberikannya kepada seksi dana berserta laporannya.

5. Seksi Dana

Bertanggung jawab atas seluruh arus dana yang keluar dan masuk serta

membuat laporannya.

Menyebarkan proposal kepada sponsor – sponsor yang sudah ditentukan

oleh ketua.

Mencari dana tambahan diluar biaya pendaftaran dan sponsor, serta

mencari donatur yang sekiranya dapat membantu keuangan acara ini.

6. Seksi Acara

Menyusun rencana kegiatan pada saat perlombaan.

Bertanggung jawab atas kelancaran operasional.

Mencari dan berkoordinasi dengan juru masak yang akan menjadi juri

dalam

perlombaan.

Memastikan acara dapat berjalan lancar sesuai dengan rundown serta

membuat rencana lain apabila terjadi sebuah hal diluar rencana.

7. Seksi Perlengkapan

Bertanggung jawab untuk mengatur serta pengadaan perlengkapan dan

peralatan yang dibutuhkan dalam perlombaan.

Page 17: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

17

Mengatur proses pengijinan penggunaan tempat acara.

Membuat laporan barang – barang pinjaman dan mendaftar barang –

barang yang akan dibeli.

8. Keamanan

Menjaga keamanan, kebersihan serta ketertiban acara, dan juga menjaga

perlengkapan dan peralatan yang digunakan

Bekerja sama dengan seksi acara untuk mengamankan situasi acara.

Menentukan area parkiran

9. Konsumsi

Bertanggung jawab atas pengadaan konsumsi untuk panitia – panitia dan

juri – juri.

Memastikan semua panitia dan juri mendapatkan makanan dan minuman

sesuai ketentuan.

10. Dokumentasi

Meliput dan mendokumentasikan seluruh rangkaian acara lomba.

Merealisasikan dokumentasi, dapat berupa foto, video atau bukti dalam

bentuk lainnya.

11. Pembawa Acara

Memastikan dan membawa acara sesuai dengan rundown yang telah

dibuat.

Dapat mengendalikan waktu serta memuaskan hadirin dengan kata – kata

yang menarik serta semangat.

Bekerja sama dengan seksi acara demi kelancaran acara.

12. Dekorasi

Membuat dekorasi tempat lomba sesuai dengan keputusan ketua.

Page 18: library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1DOC/2012-2... · Web viewBiasanya ada susunan kepanitiaan, mulai dari penanggung jawab acara, seksi pendanaan, seksi perlengkapan,

18

Bertanggung jawab atas ketahanan dekorasi selama acara berlangsung.

13. Registrasi

Bertugas pada hari eksekusi, yaitu membantu seksi pendaftaran untuk

registrasi ulang para peserta lomba.

Melaporkan kepada PIC lomba para peserta yang sudah daftar ulang.

14. PIC Lomba

PIC lomba mengambil alih pengurusan perlombaan kategori main

course, dessert, dan fruit carving. Memastikan semuanya berjalan sesuai

dengan rundown acara.

Menanggapi pertanyaan peserta mengenai alat – alat yang dibutuhkan

untuk memasak.

Bertanggung jawab untuk mempersiapkan bahan – bahan dasar, yaitu

singkong dan ubi.