kemahasiswaan.stts.edukemahasiswaan.stts.edu/_upload/filepenting/buku_pedoman_kemahasiswaan[23].pdfkemahasiswaan.stts.edu...

1

Buku Pedoman

Kemahasiswaan

SEKOLAH TINGGI TEKNIK SURABAYA

ed. 2017

2

Halaman Pengesahan

Buku Pedoman

Kemahasiswaan ed. 2017

Menyetujui, Disusun Oleh,

Ir. FX. Ferdinandus, M.T. Eka Rahayu S., S. Kom., M. Kom. Pembantu Ketua III Ka. Biro Kemahasiswaan

Mengetahui/ Menyetujui,

Ir. Arya Tandy Hermawan, M.T. Ketua Sekolah Tinggi Teknik Surabaya

3

Kata Pengantar

Sebagai sebuah perguruan tinggi, Sekolah Tinggi Teknik Surabaya (STTS) diharapkan oleh

masyarakat luas menjadi sebuah institusi yang dapat memberikan sumbangan pikiran dan

tindakan nyata dalam menyelesaikan berbagai masalah, baik lokal, regional, nasional,

maupun global. Senat Sekolah Tinggi Teknik Surabaya sebagai badan normatif tertinggi

menyusun Kebijakan Kemahasiswaan sebagai arah kebijakan dan pedoman bagi

penyelenggaraan kehidupan non-akademik di STTS.

Kebijakan Kemahasiswaan ini merupakan upaya penjabaran Tri Dharma Sekolah Tinggi Teknik

Surabaya sesuai Rencana Strategis STTS 2017 – 2022 untuk menghadapi tuntutan

perkembangan jaman pada segala tingkatan baik untuk masa sekarang atau mendatang. Agar

dapat diterima dan dapat dilaksanakan oleh segenap civitas academica, maka Kebijakan

kemahasiswaan ini disusun dengan mempertimbangkan aspek moral, etika dan budaya yang

mewarnai nilai-nilai jati diri STTS. Kebijakan Kemahasiswaan ini berlaku bagi kegiatan

Kemahasiswaan (non-akademik) STTS secara menyeluruh.

Sistem Kemahasiswaan, Kebijakan Kemahasiswaan, dan Manual Prosedur Kemahasiswaan

harus tetap dikembangkan secara berkesinambungan sesuai dengan perkembangan Sekolah

Tinggi Teknik Surabaya selanjutnya.

Surabaya, 20 Januari 2017

Tim Penyusun

4

Daftar Isi

Kata Pengantar ........................................................................................................................................ 3

Daftar Isi .................................................................................................................................................... 4

Pendahuluan ............................................................................................................................................ 6

Sistem Kemahasiswaan ....................................................................................................................... 7

Kebijakan Kemahasiswaan

Poin Kegiatan Kemahasiswaan .............................................................................................. 10

Organisasi Mahasiswa ............................................................................................................... 15

Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) ............................................................................................ 19

Keikutsertaan Lomba/Prestasi Mahasiswa ...................................................................... 21

Struktur Proposal Kegiatan .................................................................................................... 23

Struktur Laporan Kegiatan ..................................................................................................... 25

Manual Prosedur

Pengajuan Proposal Kegiatan ................................................................................................ 27

Pengajuan Laporan Kegiatan ................................................................................................. 29

Pengajuan Pembentukan UKM Baru ................................................................................... 32

Pengajuan Dana Pelatih ............................................................................................................ 34

Pengajuan Pengadaan Barang ............................................................................................... 36

Pengajuan Ijin Peminjaman Inventaris, Ruangan, dan Kendaraaan Kampus ..... 38

Pengajuan Permohonan Poin Kegiatan Non – Kegiatan Kemahasiswaan ............ 41

Pengajuan Poin Prestasi ........................................................................................................... 43

Pengajuan Keikutsertaan Lomba Mahasiswa .................................................................. 45

Pengajuan Poin Kegiatan Jurusan ........................................................................................ 47

Lampiran

Template Program Kerja UKK dan UKM ............................................................................. A

Template Program Kerja HIMA .............................................................................................. B

Template Pengajuan Dana ....................................................................................................... C

Template Laporan Pertanggungjawaban UKK ................................................................ D

Template Laporan Pertanggungjawaban UKM ............................................................... E

5

Template Laporan Pertanggungjawaban HIMA ............................................................... F

Template Proposal Kegiatan .................................................................................................. G

Template Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan ....................................................... H

Template Laporan Keuangan Kegiatan .............................................................................. I

Template Proposal Pembentukan UKM Baru .................................................................. J

Template Pengadaan Barang .................................................................................................. K

Template Pengajuan Poin Non Kegiatan Kemahasiswaan ......................................... L

Template Pengajuan Poin Prestasi ....................................................................................... M

Template Pengajuan Keikutsertaan Lomba ...................................................................... N

Template Pengajuan Poin Jurusan ....................................................................................... O

Poster Tata Cara Pengajuan Proposal Kegiatan .............................................................. P

Poster Tata Cara Pengajuan Laporan Kegiatan ............................................................... Q

6

Pendahuluan

Sekolah Tinggi Teknik Surabaya (STTS) telah berupaya untuk dapat berperan aktif dalam

mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni, serta berperan serta dalam

mencerdaskan kehidupan bangsa; mengatasi berbagai persoalan bangsa, meningkatkan

kesejahteraan masyarakat, dan memelihara kelestarian lingkungan dan budaya. Kerja sama

sinergik telah berhasil dibangun Sekolah Tinggi Teknik Surabaya dengan mitra-mitra institusi

dari dalam maupun luar negeri. Hal ini dilakukan dalam rangka untuk mewujudkan visi misi

yang telah disepakati bersama.

Sekolah Tinggi Teknik Surabaya dituntut untuk secara terus menerus memperbaiki kualitas

proses pendidikannya untuk mengajarkan kompetensi yang relevan dengan kebutuhan

masyarakat dan mendukung MEA 2015.

Untuk mewujudkan visi misi yang diembannya, Sekolah Tinggi Teknik Surabaya telah

menyusun rencana pengembangan lima tahun kedepan, yang dituangkan dalam Dokumen

Rencana Strategis Sekolah Tinggi Teknik Surabaya 2017 – 2022. Penyusunan Rencana

Strategis Sekolah Tinggi Teknik Surabaya diawali dengan evaluasi diri dengan melihat

kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang kemudian digunakan dalam penyusunan

isu strategis. Otonomi diharapkan memberikan peluang untuk akselerasi dan ruang gerak

lebih leluasa bagi dinamika perkembangan Sekolah Tinggi Teknik Surabaya di kemudian

harinya. Penyehatan organisasi dipilih karena organisasi yang sehat menjadi prasyarat utama

untuk dapat berkontribusi pada kebebasan akademik, inovasi dan kreativitas, mendorong

efisiensi dan efektivitas serta tanggung jawab dalam menjadikan perguruan tinggi sebagai

asset, bukan sebagai beban. Peningkatan daya saing nasional dilaksanakan dengan

mendorong program dan disiplin ilmu yang dapat menaikan daya saing bangsa melalui

peningkatan kualitas dan relevasi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Kebijakan kemahasiswaan ini disusun untuk menjabarkan kebijakan-kebijakan dasar dalam

lingkup akademik yang tertuang dalam RENSTRA Sekolah Tinggi Teknik Surabaya 2017-2022.

Kebijakan kemahasiswaan ini selanjutnya dijadikan landasan dan pedoman bagi pelaksanaan

program-program yang telah disusun dan disepakati sebagai upaya untuk meningkatkan dan

memperbaiki sistem-sistem yang telah ada.

7

Sistem Kemahasiswaan

I. Sistem kemahasiswaan ini mempunyai obyek mahasiswa Reguler Program Studi Strata-1 dan

Diploma-3. Kegiatan Kemahasiswaan di Sekolah Tinggi Teknik Surabaya (STTS) ditujukan agar

mahasiswa juga memiliki kemampuan dan pengalaman dibidang non-akademis (SoftSkill)

selama masa pembelajaran di STTS.

II. Kesuksesan lulusan ditunjang oleh kemampuan Hardskill dan SoftSkill.

Hardskill berupa kemampuan dan ketrampilan di bidang akademik. Sedangkan Softskill

adalah ketrampilan dan kemampuan di bidang non akademik.

Target SoftSkill yang ingin dicapai diantaranya adalah

1. Mampu bekerja mandiri

2. Mampu bekerjasama dalam kelompok

3. Mampu membagi waktu dengan baik

4. Mampu berkomunikasi baik secara lisan dan tulisan

5. Mampu beradaptasi dengan lingkungan

6. Inovatif, kreatif, dan memiliki inisiatif

7. Mempunyai tujuan dan motivasi dalam bekerja

8. Mampu menjadi pemimpin

9. Bertanggung Jawab

10. Mempunyai rasa untuk berpenampilan dan berperilaku baik dan menarik

Di dalam pelaksanaannya bidang non-akademis ini dikelompokkan menjadi 4 (empat) bagian,

yaitu: Organisasi, Penalaran, Minat Bakat dan Kerohanian.

Organisasi

Mahasiswa dilatih untuk berperan serta aktif dalam sebuah organisasi dan kepanitiaan yang

diselenggarakan di STTS untuk meningkatkan rasa tanggungjawab, toleransi serta mengasah

kemampuan bekerja sama dalam tim.

8

Penalaran

Mahasiswa diminta untuk berpartisipasi dalam berbagai kegiatan pelatihan, seminar, workshop,

atau kegiatan sejenisnya dengan tujuan selain menambah wawasan mahasiswa terhadap suatu

topik tertentu, juga dapat meningkatkan daya nalar dan logikanya saat menghadapi berbagai

persoalan dalam pengadaan kegiatan sejenis.

Minat Bakat

Kepada mahasiswa diberikan fasilitas dan kesempatan untuk melaksanakan kegiatan sesuai

dengan minat dan bakatnya masing-masing, baik dalam bidang kesenian ataupun olahraga

melalui UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa).

Kerohanian

Mahasiswa diminta untuk terlibat dalam berbagai kegiatan kerohanian untuk meningkatkan nilai

kerohaniannya melalui UKK (Unit Kegiatan Kerohanian).

Setiap mahasiswa yang terlibat dalam berbagai kegiatan kemahasiswaan akan diberikan nilai

kegiatan kemahasiswaan berupa poin untuk setiap jenis kegiatan yang diikuti oleh mahasiswa.

9

Kebijakan Kemahasiswaan

10

1. Poin Kemahasiswaan

Terhitung sejak tahun 1990, STTS mulai memberlakukan Sistem Poin Kegiatan Kemahasiswaan.

Setiap nilai keaktifan mahasiswa dicatat dalam bentuk Poin Kemahasiswaan. Pada tahun 1996,

diterbitkan SK Ketua STTS no 341/STTS/A2/III/1996 mengenai PENETAPAN KARTU KEGIATAN

MAHASISWA SEBAGAI SALAH SATU SYARAT YUDISIUM yang memuat kewajiban untuk mengikuti

kegiatan kemahasiswaan sebagai salah satu syarat kelulusan di STTS.

Pembagian jumlah poin minimum yang wajib dikumpulkan oleh mahasiswa selama masa

perkuliahan untuk setiap jenis kegiatan adalah sebagai berikut:

Jenis Kegiatan Program Strata-1 Program Diploma-3 Organisasi 275 150 Penalaran 400 250 Minat Bakat 350 250 Kerohanian 175 100 Lain-lain 300 250 Jumlah 1500 1000

Perolehan poin kegiatan kemahasiswaan diharapkan dapat menyeluruh pada setiap aspek

kegiatan (organisasi, penalaran, minat bakat, maupun kerohanian). Hal ini sesuai dengan tujuan

awal kemahasiswaan STTS yaitu membangun generasi yang berkemampuan softskill yang

menyeluruh.

Untuk mahasiswa yang gagal mengumpulkan jumlah poin kegiatan kemahasiswaan sesuai dengan

batas minimum yang telah disebutkan di atas, akan dikenai sanksi berupa iuran kegiatan

kemahasiswaan. Dana iuran kegiatan kemahasiswaan ini selanjutnya akan digunakan untuk

pelaksanaan kegiatan-kegiatan kemahasiswaan yang akan diadakan di STTS.

11

Perhitungan Poin

Jumlah poin yang diperoleh berbeda-beda untuk setiap kegiatan. Berikut ini adalah gambaran

yang memuat standar perhitungan poin untuk beberapa kegiatan kemahasiswaan yang ada:

A. ORGANISASI

No. Organisasi Batasan Poin Max.

1. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) 500

2. Himpunan Mahasiswa (HIMA) 400

3. Unit Kegiatan Kerohanian (Sebagai Pengurus) 400

4. Unit Kegiatan Mahasiswa (Sebagai Pengurus) 250

5. Kepanitiaan

- Pekan Kampus (Ospek) 350

- Pengenalan Jurusan 300

B. PENALARAN

1. Peserta Upacara Bendera 50

2. Peserta Seminar 50

3. Peserta Pekan Kampus A: 200; B: 150; C: 100; D: 50

4. Peserta Kunjungan Studi hari * 65 – (40*(hari-1))

5. Peserta Outbond, Workshop, Training hari * 75 – (40*(hari-1))

C. MINAT BAKAT

1. Peserta UKM 200 / semester

D. KEROHANIAN

1. Peserta UKK 80

2. Peserta Retret 150

E. KEPANITIAAN NON REGULER

1. Wisuda

Pembawa Acara 200

Penerima Tamu/ Paduan Suara/ Pengisi Acara 150

2. Bakti Sosial 300

5. Volunteer Kegiatan Non Kemahasiswaan 25 / hari

12

Untuk kegiatan kemahasiswaan lain selain kegiatan tersebut di atas, akan dikenakan rumusan yang

memperhatikan poin-poin yang mencakup ruang lingkup kegiatan, pendanaan, serta kedisiplinan

kepanitiaan dalam menyelesaikan laporan pertanggungjawaban kegiatan yang telah

diselenggarakan. Adapun poin-poin tersebut adalah sebagai berikut:

No. Parameter Faktor Poin 1. Sumber Dana Internal 25

Internal + Organisasi (Kas/Iuran) 75 Eksternal + Internal + Organisasi (Kas/Iuran)

<= 25% 100 <= 30% 125 <= 50% 150 > 50% 200

2. Durasi Persiapan Dihitung dari tanggal pengumpulan proposal

<= 1 minggu 30 <= 1 bulan 50 <= 3 bulan 75 > 3 bulan 125

3. Target Peserta Internal STTS 10 Eksternal Umum 30 Eksternal SMA 50

4. Durasi Penyelenggaraan 1 hari 30 2 hari 50 3 – 4 hari 75 5 – 6 hari 100 >= 7 hari 125

5. Pertanggungjawaban Dihitung dari tanggal pengumpulan LPJ terhitung setelah tanggal pelaksanaan berakhir

<= 21 hari 100 <= 28 hari 75 <= 90 hari (3 bulan) 50 > 90 hari (3 bulan) 0

6. Perolehan Peserta terhadap Panitia

Panitia Peserta 1 <= 2 0.8 1 3 0.85 1 4 0.9 1 5 0.95 1 >= 6 1

13

Poin maksimum dari sebuah kepanitiaan = (total poin 1 sampai 5) * poin 6

Batas perolehan poin untuk setiap struktur jabatan berbeda-beda sesuai dengan prosentase

berikut ini, dihitung dari poin maksimum kepanitiaan:

Ketua : 100%

Wakil & BPH : 90%

Koordinator : 80%

Anggota & Pengisi Acara : 65%

Volunteer : 30%

Untuk selanjutnya, setiap pengajuan poin kemahasiswaan WAJIB dituliskan dalam bentuk

prosentase (0 – 100%) sesuai keaktivan atau kinerja dari masing-masing personil. Proses

perhitungan poin akan dilakukan oleh bagian Kemahasiswaan sesuai dengan ketentuan tersebut

di atas.

Sebagai contoh:

Sebuah kegiatan kepanitian (berdasarkan table perhitungan di atas) memperoleh poin maksimum

400.

Dituliskan pula bahwa Wakil Ketua memperoleh maksimum 90% dari poin tersebut.Jika pada

pengajuan poin (terlampir dalam LPJ), dituliskan bahwa berdasarkan kinerjanya Wakil Ketua

memperoleh penilaian 95%, maka jumlah poin yang diterimakan oleh Wakil Ketua adalah 400 * 90%

* 95% = 342.

Ketentuan Tambahan Terdapat beberapa ketentuan tambahan dalam perhitungan poin. Beberapa diantaranya adalah

sebagai berikut:

1. Setiap anggota organisasi yang ikut serta dalam kepanitiaan kegiatan yang berada di bawah

tanggung jawab langsung organisasi tersebut, maka poin maksimum yang dapat diperoleh

dari kepanitian tersebut adalah setengah dari yang semestinya.

Contoh:

BEM merupakan organisasi yang membawahi kegiatan Pekan Kampus. Jika anggota dari BEM

ikut serta menjadi salah satu panitia pelaksanaan kegiatan Pekan Kampus tersebut, maka poin

maksimum yang dapat diperoleh adalah setengah dari nilai maksimum kepanitian tersebut.

14

2. Poin yang diperoleh dengan hitungan per semester disesuaikan dengan tingkat kehadiran

dari masing-masing anggota.

15

2. Organisasi Mahasiswa

Dalam kegiatan kemahasiswaan STTS, setiap organisasi mahasiswa dapat dibedakan menjadi 4

bagian besar yaitu:

1. BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa) BEM merupakan organisasi yang pengurusnya berasal dari perwakilan mahasiswa

berbagai jurusan yang ada di STTS. BEM bertanggung jawab terhadap berbagai kegiatan

kemasyarakatan (seperti: bakti sosial), kegiatan olah raga (seperti: STTS Cup), seminar

umum dan berbagai kegiatan UKM dan UKK lainnya yang tidak terikat pada satu jurusan

tertentu.

2. HIMA (Himpunan Mahasiswa Jurusan) Himpunan mahasiswa merupakan organisasi yang dikhususkan untuk masing-masing

jurusan yang ada di STTS. Tugas dari pengurus HIMA adalah menunjang kegiatan

akademik melalui aktivitas di luar perkuliahan atau praktikum, seperti seminar yang spesifik

pada materi perkuliahan masing-masing jurusan, kunjungan ke perusahaan atau pabrik,

lomba, ataupun kegiatan belajar bersama bagi mahasiswa. 3. UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa)

Unit Kegiatan Mahasiswa merupakan wadah untuk selain berlatih berorganisasi, juga

untuk menyalurkan hobi setiap mahasiswa di STTS. Berikut ini adalah beberapa UKM yang

ada di STTS:

UKM Olahraga : Basket, Bulu Tangkis, Tenis Meja, Catur, Taekwondo, Kyokushinkai,

Renang, Voli, Futsal, Parkour, Muathai, dan lain sebagainya.

UKM Kesenian : Paduan suara, Band, Dance, Theater, Photography, Cosplay Jepang

(Nippon Go) dan lain sebagainya.

UKM Pecinta Alam : Mapala

4. UKK (Unit Kegiatan Kerohanian) Kristen : Persekutuan Doa (PD)

Katolik : Keluarga Mahasiswa Katolik (KMK) St Dominikus Savio

Budha : Keluarga Mahasiswa Budhis (KMB)

Islam : Unit Kegiatan Kerohanian Islam (UKKI)

16

Susunan Struktural Organisasi Mahasiswa

Kewajiban Organisasi Mahasiswa

1. Setiap organisasi mahasiswa wajib mengumpulkan program kerja yang memuat

rancangan kegiatan selama satu periode kepengurusan organisasi palling lambat pada

minggu pertama perkuliahan pada setiap periodenya.

2. Setiap organisasi mahasiswa wajib menyerahkan laporan pertanggungjawaban pada masa

akhir jabatan yang memuat capaian selama satu periode kepengurusan organisasi paling

lambat minggu pertama setelah perwalian pada setiap periodenya.

Hak Organisasi Mahasiswa

1. Setiap organisasi mahasiswa memiliki hak menyampaikan aspirasi sesuai dengan norma

yang berlaku.

2. Setiap organisasi mahasiswa memiliki hak untuk mengadakan kegiatan sesuai dengan

ruang lingkup organisasinya masing-masing.

Ketua STTS

Pembantu Ketua I Bidang Akademik

Pembantu Ketua II Bidang Sarana Prasarana

dan Keuangan

Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan

Ka. Biro Kemahasiswaan

Pembina HIMA Badan Eksekutif Mahasiswa

HIMA UKM UKK

17

3. Setiap organisasi mahasiswa memiliki hak untuk mendapatkan bantuan dana dari pihak

STTS untuk keberlangsungan kegiatan organisasi selama kegiatan tersebut bernilai positif

dan sesuai dengan tujuan serta visi misi organisasi yang bersangkutan.

Program Kerja Organisasi

Setiap organisasi memiliki kewajiban menyusun program kerja selama satu periode

kepengurusannya. Program kerja ini memuat rancangan kerja setiap organisasi, target capaian,

serta rencana anggaran untuk setiap kegiatan yang hendak dilaksanakan. Setiap organisasi

diwajibkan menyelenggarakan sedikitnya kegiatan-kegiatan berikut ini pada setiap masa periode

kepengurusannya.

No. Kegiatan Jumlah Periode

BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa)

1. Open Talk 1x / Semester

2. Dies Natalis 1x / Tahun

3. Pekan Kampus 1x / Tahun

4. Kartini 1x / Tahun

5. Upacara Peringatan HUT RI, 17 Agustus 1x / Tahun

HIMA (Himpunan Mahasiswa Jurusan)

1. Seminar 1x / Semester

2. Kunjungan 1x / Semester

3. Open Talk Jurusan 1x / Semester

4. Pengenalan Jurusan 1x / Tahun

5. Lomba untuk Eksternal 1x / Tahun

6. Lomba untuk Internal 1x / Tahun

UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa)

1. Kegiatan Rutin Mingguan 1x / Minggu

2. Mengadakan / Mengikuti Lomba / Aktif Mengisi Acara 1x / Semester

UKK (Unit Kegiatan Kerohanian)

1. Retret Bersama Mahasiswa Baru 1x / Tahun

2. Kegiatan Mingguan 1x / Minggu

3. Ikut Serta dalam Dekorasi Kampus Menjelang Hari Besar Keagamaan 1x / Tahun

18

Setiap bentuk kegiatan yang telah disebutkan di atas merupakan kegiatan minimal yang wajib

diadakan dan dituliskan dalam program kerja yang disusun (lengkap beserta rancangan anggaran

kegiatan). Setiap organisasi kemahasiswaan berhak untuk menambah kegiatan-kegiatan lain yang

akan dilaksanakan selama satu periode kepengurusannya.

Setiap organisasi yang tidak memenuhi kuota program kerja minimum di atas akan mendapatkan

sanksi berupa pemotongan nilai maksimum dari poin yang seharusnya diperoleh masing-masing

organisasi selama satu periode kepengurusan. Hal ini ditujukan untuk menghindari adanya

organisasi yang fakum selama satu periode kepengurusan tertentu. Pemotongan poin maksimum

akan dilakukan pada akhir periode kepengurusan suatu organisasi (ketika laporan

pertanggungjawaban organisasi dikumpulkan). Besarnya pemotongan poin akan disesuaikan

dengan prosentase kegiatan yang berhasil dilaksanakan, dan yang tidak berhasil dilaksanakan

(sesuai dengan kegiatan minimum yang wajib dilaksanakan, yang telah disebutkan pada tabel di

atas).

Sebagai contoh:

Pada tabel di atas tertulis bahwa BEM setidaknya wajib melakukan 5 kegiatan selama satu periode

kepengurusannya. Jika pada akhir pelaporan, BEM hanya berhasil mengadakan 2 kegiatan dari 5

kegiatan tersebut, berarti BEM hanya dapat menjalankan 25

× 100% = 40% dari tugasnya. Oleh

karenanya poin maksimum yang dapat diperoleh BEM pada akhir periode tersebut adalah 40%

dari 500 = 200 poin.

Sebaliknya, bagi organisasi yang memiliki tingkat keaktifan paling tinggi pada satu periode akan

diberikan reward kepada setiap organisasi tersebut. Reward akan disesuaikan dan disampaikan

pada setiap pertemuan (rapat Kemahasiswaan yang melibatkan BEM, HIMA, UKK, UKM) awal

periode. Nilai tingkat keaktifan akan dibandingkan antar HIMA sendiri, antar UKK sendiri, antar

UKM sendiri, sedangkan BEM akan dinilai secara terpisah dengan membandingkan program kerja

dan laporan BEM dari tahun ke tahunnya.

19

3. Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

KTM atau Kartu Tanda Mahasiswa merupakan suatu tanda yang menunjukkan bahwa mahasiswa

yang bersanngkutan merupakan mahasiswa aktif STTS. KTM digunakan oleh mahasiswa untuk

dapat menggunakan berbagai fasilitas yanng ada di lingkungan STTS, seperti peminjaman buku di

perpustakaan, peminjaman perangkat komputer di e-library dan lain sebagainya. Berikut ini

merupakan beberapa aturan yang berkaitan dengan kepemilikan KTM:

1. Setiap mahasiswa aktif STTS wajib memiliki KTM yang masih berlaku

2. Pembuatan dan pembaharuan KTM dilakukan secara periodik (1 periode setelah habis masa

berlakunya) dan TIDAK dipungut biaya

3. Mahasiswa yang terlambat mengajukan pembaharuan KTM pada waktu yang telah

ditentukan akan dikenakan denda sebesar Rp 25.000,00/ mahasiswa

4. Masa berlaku KTM adalah 5 (Lima) tahun bagi mahasiswa S1, 4 (empat) tahun bagi

mahasiswa D3, 3 (tiga) tahun bagi mahasiswa S2. Mahasiswa wajib memperbaharui KTM

nya apabila mahasiswa yang bersangkutan masih tercatat sebagai mahasiswa aktif

Mahasiswa yang kehilangan KTM dapat mengurus pembuatan KTM baru dengan mengganti

biaya cetak KTM sebesar Rp 25.000,00/ mahasiswa

20

4. Keikutsertaan Lomba/Prestasi Mahasiswa

Sebagai upaya Kemahasiswaan STTS dalam mendukung prestasi mahasiswa baik dalam bidang

akademik, olah raga, seni maupun bela diri, baik di tingkat regional, nasional, hingga internasional,

maka dibuatlah kebijakan sebagai berikut ini:

1. Setiap mahasiswa aktif STTS berhak mengikuti lomba dalam bidang akademik, olah raga,

seni maupun bela diri, baik dalam tingkat regional, nasional, hingga internasional atas

nama STTS (bukan perorangan).

2. Setiap mahasiswa yang hendak mengikuti lomba wajib menyertakan surat undangan,

poster, atau informasi tertulis mengenai lomba yang hendak diikuti

3. Setiap mahasiswa yang hendak mengikuti lomba wajib menyertakan CV atau data diri

terkait dengan lomba yang hendak diikuti

4. Setiap mahasiswa yang hendak mengikuti lomba wajib lolos seleksi internal STTS atau

membawa surat rekomendasi baik dari UKM (untuk bidang olah raga, seni, ataupun bela

diri), UKK (untuk bidang kerohanian), atau jurusan (jika merupakan lomba di bidang

akademik).

5. Setiap mahasiswa yang hendak mengikuti lomba, berhak memperoleh fasilitas sebagai

berikut dari STTS:

a. Biaya Pendaftaran Lomba

b. Bantuan Transportasi

c. Bantuan Akomodasi

d. Uang saku / uang konsumsi selama mengikuti lomba

6. Setiap mahasiswa yang telah mengikuti lomba wajib mengumpulkan:

a. Foto dokumentasi kegiatan lomba

b. Bukti kuitansi pembayaran pendaftaran lomba

c. Bukti kuitansi pembayaran transportasi dan atau akomodasi

d. Laporan (deskripsi singkat) mengenai lomba yang diikuti

e. Piala atau piagam yang diperoleh untuk dipajang di STTS

Sedangkan kepada mahasiswa yang bersangkutan akan diberikan duplikasi dari

piala atau piagam tersebut.

21

7. Setiap mahasiswa yang telah mengikuti lomba dan memperoleh juara, berhak

mengkonversikan keikutsertaan dan perolehan juaranya dengan poin kegiatan

kemahasiswaan.

Juara Perolehan Poin

Lokal (Surabaya)

Regional (Propinsi) Nasional Internasional

1 150 200 250 300

2 135 180 225 270

3 120 160 200 240

Harapan 105 140 175 210

Peserta 75 100 125 150

22

5. Struktur Proposal Kegiatan

Proposal dibuat guna menjelaskan rancangan kegiatan yang akan diselenggarakan. Sebuah

proposal yang baik harus memuat 5W, yaitu What, When, Where, Who, dan Why. Sebuah

proposal wajib ditulis dengan menggunakan font standar dan formal (seperti Times New Roman,

Verdana, Tahoma, Calibri, Segoe Ui, atau Cambria) dengan ukuran minimal 12pt dan ditulis dalam

single line space (1 spasi) dan justify (rata kiri dan kanan). Berikut ini adalah poin-poin yang harus

dimuat dalam sebuah proposal:

Nama Kegiatan

Badan Pelaksana

Isi

a. Latar Belakang

Dalam latar belakang dijelaskan apa (What) dan mengapa (Why) yang

menyebabkan suatu kegiatan diselenggarakan.

b. Tujuan

Tujuan berisi poin-poin apa (What) yang hendak dicapai dalam suatu kegiatan,

dapat disebut juga sebagai target awal atau alat ukur keberhasilan suatu kegiatan.

c. Target Peserta

Memuat target peserta atau siapa (Who) yang akan diikutkan dalam acara

d. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Bagian ini berisi kapan suatu acara dilaksanakan (When) dan dimana kegiatan

(Where) tersebut akan dilaksanakan.

e. Deskripsi Acara

Suatu kegiatan akan memiliki rencana awal acara apa (What) yang akan

diselenggarakan. Poin tersebut dijelaskan dalam bagian ini. Rancangan acara

dijelaskan dengan selengkap-lengkapnya.

f. Susunan Acara

Proposal dilengkapi dengan jadwal acara harian secara lengkap yang berisi urutan

acara beserta waktu pelaksanaannya.

g. Kepanitiaan

23

Siapa saja yang akan menjadi panitia pelaksana ditulis (Who), dan dijabarkan ke

dalam posisi masing-masing. Perlu diperhatikan jumlah panitia pelaksana dan

jumlah target peserta, sehingga rasio panitia dan jumlah peserta sesuai dengan

besarnya kegiatan yang berlangsung.

h. Anggaran Dana

Semua anggaran yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan disampaikan

pada bagian ini. Meliputi pemasukan dan pengeluaran dana. Pada pemasukan

dituliskan dengan lengkap, sumber-sumber keuangan apa saja yang akan

menambah dana kegiatan, sedangkan pada bagian pengeluaran dituliskan

lengkap, pengeluaran terjadi pada pos apa saja beserta harga satuan dari setiap

barang yang dibutuhkan untuk keberlangsungan acara. Setelah detail pemasukan

dan pengeluaran dibuat, dituliskan total pemasukan, total pengeluaran, serta

selisih dari keduanya.

Penutup

Memuat kata-kata penutup dan ucapan terima kasih, diikuti dengan tanda tangan dengan

format:

o Kanan Atas : Hormat Kami : Ketua Pelaksana / Panitia

o Kiri Atas : Mengetahui : Ketua Pengawas Kegiatan

o Kanan Bawah : Mengetahui : Pelindung Organisasi

o Kiri Bawah : Menyetujui : Kabiro Kemahasiswaan

Keterangan: Jika tidak ada pelindung organisasi, tanda tangan Kabiro Kemahasiswaan

berada di tengah.

24

6. Struktur Laporan Kegiatan

Sejak sebuah kegiatan mulai dilaksanaan, maka sejak itu pulalah sebuah laporan mulai disusun.

Laporan digunakan sebagai alat ukur keberhasilan sebuah kegiatan serta sebagai masukkan

dalam pelaksanaan kegiatan selanjutnya di masa mendatang. Sekalipun sebuah kegiatan batal

dilaksanakan, sebuah laporan tetap wajib dibuat. Hal ini digunakan sebagai bahan evaluasi sebab-

sebab sebuah kegiatan gagal dilaksanakan.

Prinsip dasar dalam penyusunan laporan adalah menceritakan dengan lengkap jaannya kegiatan

mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, hingga penutupan. Format penulisan sebuah laporan

sama dengan format penulisan proposal. Sebuah laporan wajib ditulis dengan menggunakan font

standar dan formal (seperti Times New Roman, Verdana, Tahoma, Calibri, Segoe Ui, atau

Cambria) dengan ukuran minimal 12pt dan ditulis dalam single line space (1 spasi) dan justify (rata

kiri dan kanan). Berikut ini adalah poin-poin yang perlu ada dalam sebuah laporan kegiatan:

Nama Kegiatan

Badan Pelaksana

Pendahuluan

Pendahuluan menjelaskan apa yang melatarbelakangi kegiatan dan tujuan

diselenggarakan suatu acara.

Kepanitiaan

Berisi panita pelaksana kegiatan yang bersangkutan. Kepanitiaan disusun menurut

pembagian tugas atau jabatannya kemudian diikuti oleh suatu pola yang berurut, misalnya

urut berdasarkan NRP. Pada bagian kepanitiaan dilampirkan daftar penerima poin dalam

rupa prosentase. Besarnya poin dari kemahasiswaan akan dihitung secara langsung oleh

sistem sesuai dengan batas maksimum kepanitiaan atau organisasi tersebut.

Persiapan

Pada bagian persiapan dijelaskan tahap persiapan kegiatan dimulai sejak proposal

kegiatan tersebut disetujui. Semua aktivitas yang dilakukan sejak saat itu dicatat dengan

lengkap.

25

Pelaksanaan

Yang dimaksud dengan tahap pelaksanaan adalah pada saat hari H pelaksanaan. Jika hari

H pelaksanaan memiliki detail pelaksanaan. Detail kejadian untuk setiap poin acara juga

dilaporkan. Bilamana ada, maka dokumentasi foto juga harus disertakan.

Penggunaan Dana

Bagian penggunaan dana terdiri dari dua bagian, bagian pertama adalah dana yang

diajukan. Bagian ini merupakan salinan dari pengajuan yang tercantum dalam proposal

kegiatan.Pada bagian kedua merupakan penggunaan dana sesuai dengan kenyataan

kegiatan,mulai dari persiapan sampai dengan pelaksanaan berakhir. Bagian ini disusun

sebagai perbandingan antara dana yang diajukan dengan pemakaian dana yang

sebenarnya di lapangan.

Penyusunan penggunaan dana dimulai dari sektor pemasukan yang dituliskan secara rinci,

kemudian diikuti sektor pengeluaran. Untuk setiap pengeluaran yang terjadi diurutkan

tanggal pengeluaran dan dilampirkan pula bon-bonnya pada bagian akhir laporan.

Penulisan penggunaan dana ditulis secara landscape yang dibagi menjadi dua kolom

utama dan satu kolom tambahan. Pada kolom pertama berisi pengajuan dana, kolom

kedua merupakan pelaksanaan dan kolom ketiga merupakan selisih dari dana yang

diajukan dengan dana pelaksanaan baik lebih maupun kurang.

Evaluasi, Kritik, dan Saran

Evaluasi berisi sisi positif yaitu manfaat dari kegiatan. Jika pada tahap pelaksanaan dan

persiapan mengalami kendala atau hambatan, maka dituliskan dengan lengkap sebagai

perbaikan untuk kegiatan selanjutnya.

Penutup

Memuat kata-kata penutup dan ucapan terima kasih, diikuti dengan tanda tangan dengan

format:

o Kanan Atas : Hormat Kami : Ketua Pelaksana / Panitia

o Kiri Atas : Mengetahui : Ketua Pengawas Kegiatan

o Kanan Bawah : Mengetahui : Pelindung Organisasi

o Kiri Bawah : Menyetujui : Kabiro Kemahasiswaan

26

Manual Prosedur

27

1. Pengajuan Proposal Kegiatan

Berikut ini adalah tata cara pengajuan proposal kegiatan serta integrasinya dengan sistem

kemahasiswaan STTS:

1. Panitia menyusun proposal sesuai dengan template yang berlaku (Template Proposal

Kegiatan terlampir)

2. Panitia mendiskusikan isi muatan proposal serta perencanaan anggaran kegiatan dengan

Pembina HIMA atau Pembina UKK/ UKM.

Pembina HIMA : untuk kegiatan di bawah jurusan

Pembina UKK/UKM : untuk kegiatan di bawah UKK/ UKM

3. Khusus untuk kegiatan di bawah UKK/ UKM, panitia wajib melengkapi proposal dengan

tanda tangan BEM

Susunan tanda tangan:

Kanan Atas : Hormat Kami : Ketua Pelaksana / Panitia

Kiri Atas : Mengetahui : Kepala Kementerian BEM

Kanan Bawah : Mengetahui : Pembina HIMA atau Pembina UKK/UKM

Kiri Bawah : Menyetujui : Kepala Biro Kemahasiswaan

4. Setelah melengkapi tanda tangan, panitia wajib melaporkan kegiatan tersebut kepada

Operator Kemahasiswaan (E-101) agar kegiatan tersebut didaftarkan pada sistem

Kemahasiswaan

5. Setelah Operator Kemahasiswaan mendaftarkan kegiatan tersebut, Ketua Panitia harus

melengkapi detail kegiatan di sistem Kemahasiswaan (http://kemahasiswaan.stts.edu).

Adapun detail yang dimaksud adalah file PDF proposal + scan bagian tanda tangan

proposal, waktu dan tempat pelaksanaan, daftar susunan kepanitiaan, dan informasi-

informasi lainnya

28

Prosedur Pengajuan Proposal Kegiatan

Staff Kemahasiswaan

Kabiro Kemahasiswaan

Pembina UKK/UKM/HIMA

Badan Eksekutif MahasiswaPanitia

Mulai

Menyusun Proposal sesuai template yang

berlaku

Memberi Paraf & Tanda Tangan

Memeriksa Proposal

Mendaftarkan kegiatan

Ketua Panitia melengkapi

keterangan di sistem

Selesai

Menyetujui

Kegiatan UKM/UKK

Memberi ijin+tanda tangan

Revisi

Y

N

Y

N

29

2. Pengajuan Laporan Kegiatan

Berikut ini adalah tata cara pengajuan laporan kegiatan serta integrasinya dengan sistem

kemahasiswaan STTS:

1. Laporan kegiatan ini terbagi atas dua (2) bagian, yaitu laporan kegiatan dan laporan

bagian keuangan. Baik laporan kegiatan maupun laporan bagian keuangan, wajib disusun

laporan sesuai dengan template yang berlaku (Template Laporan Kegiatan terlampir)

2. Panitia harus mendiskusikan isi muatan laporan serta laporan penggunaan anggaran

kegiatan dengan Pembina HIMA atau Pembina UKK/ UKM.

Pembina HIMA : untuk kegiatan di bawah jurusan

Pembina UKK/UKM : untuk kegiatan di bawah UKK/ UKM

3. Khusus untuk kegiatan di bawah UKK/ UKM, panitia wajib melengkapi proposal dengan

tanda tangan BEM

Susunan tanda tangan:

Kanan Atas : Hormat Kami : Ketua Pelaksana / Panitia

Kiri Atas : Mengetahui : Kepala Kementerian BEM

Kanan Bawah : Mengetahui : Pembina HIMA atau Pembina UKK/UKM

Kiri Bawah : Menyetujui : Kepala Biro Kemahasiswaan

Setelah melengkapi tanda tangan, ketua panitia wajib melakukan upload file PDF laporan

kegiatan + scan bagian tanda tangan ke sistem Kemahasiswaan di

http://kemahasiswaan.stts.edu.

4. Ketua panitia memasukkan prosentase perolehan poin untuk setiap panitia yang terdaftar,

mengupload foto dokumentasi kegiatan, dan kritik saran untuk pelaksanaan kegiatan

tersebut.

5. Setelah seluruh informasi yang dibutuhkan telah dilengkapi oleh Ketua Panitia, maka

Admin Kemahasiswaan akan melakukan cek dan approvement terhadap laporan kegiatan

dan kelengkapannya (foto dokumentasi). Poin maksimum kegiatan akan terus terpotong

hingga seluruh kelengkapan dipenuhi dan Admin Kemahasiswaan melakukan

approvement (sesuai aturan perhitungan poin pada bagian Kebijakan: Sistem Poin

Kemahasiswaan; terkait durasi waktu penyelesaian laporan).

30

Setelah proses approvement dilakukan, maka perolehan poin akan terkunci (tidak akan

berkurang lagi).

6. Selain laporan kegiatan, panitia wajib mengumpulkan laporan keuangan beserta nota dan

bukti-bukti pembayaran ke bagian Keuangan Kemahasiswaan (L-202).

7. Bagian Keuangan Kemahasiswaan akan melakukan validasi data laporan dengan nota-

nota yang terlampir.

8. Setelah itu bagian Keuangan Kemahasiswaan akan melakukan scan dan upload laporan

keuangan ke sistem Kemahasiswaan di http://kemahasiswaan.stts.edu

Hingga bagian ini selesai, poin yang diperoleh baru dapat diakumulasikan dalam

perhitungan perolehan poin mahasiswa.

31

Prosedur Pengajuan Laporan Kegiatan

Keuangan Kemahasiswaan

(L-202)

Staff Kemahasiswaan


Pembina UKK/UKM/HIMA

Badan Eksekutif Mahasiswa Panitia

Mulai

Menyusun Laporan acara sesuai template

Memberi Paraf & Tanda Tangan

Memeriksa Laporan

Ketua Panitia melengkapi detail

laporan dan dokumentasi di

sistem

Selesai

Menyetujui

Kegiatan UKM/UKK

Memberi ijin dan tanda tangan

Revisi

Memeriksa detail laporan di sistem

Menyusun laporan keuangan dan

nota

Memeriksa laporan keuangan

Menyetujui

Upload dan scan nota dan laporan

keuangan

Revisi

MenyetujuiRevisi

Y

Y

Y

Y

N

32

3. Pengajuan Pembentukan UKM Baru

Berikut ini adalah tata cara pengajuan proposal pembentukan UKM baru:

1. Mahasiswa (Calon Pengurus UKM Baru) wajib menyusun proposal Pembentukan UKM

Baru sesuai dengan template yang tersedia (template proposal Pembentukan UKM Baru

terlampir)

2. Proposal Pembentukan UKM Baru harus memuat:

a. Nama UKM

b. Rancangan Kegiatan

c. Anggaran Dana (jika ada)

d. Calon Anggota UKM (minimum 20 mahasiswa aktif)

3. Menyerahkan proposal tersebut kepada Kepala Kemahasiswaan untuk kemudian ditinjau

kembali mengenai pengadaannya.

Karena tujuan utama keberadaan Biro Kemahasiswaan adalah memfasilitasi dan mendukung

perkembangan minat dan bakat setiap kelompok mahasiswa yang ada di STTS, maka pada setiap

UKM yang baru terbentuk akan diberikan kesempatan masa percobaan selama satu (1) semester

untuk dilihat perkembangan serta aktivitas mingguannya, baru kemudian akan diputuskan untuk

diakui keberadaannya sebagai UKM atau tidak. Selama masa percobaan 1 semester, calon UKM

wajib mengumpulkan proposal dan laporan kegiatan yang telah berlangsung selama 1 tahun.

33

Prosedur Pengajuan Poposal Pembentukan UKM baru

Staff Kemahasiswaan

Kabiro KemahasiswaanPanitia

Mulai

Menyusun proposal sesuai

template

Memeriksa Proposal

Masa percobaan selama 1

semester dan pengawasan

MenyetujuiRevisi

Selesai

Y N

Mengawasi kegiatan UKM

Prosedur Pengajuan LPJ Pembentukan UKM baru

Staff Kemahasiswaan

Kabiro KemahasiswaanPanitia

Mulai

Menyusun Laporan Kegiatan

1 semester

Memeriksa Laporan

Resmi Menjadi UKM

MenyetujuiRevisi

Selesai

Y

N

Mendaftarkan UKM Di sistem

Kemahasiswaan

34

4. Pengajuan Dana Pelatih

Berikut ini adalah tata cara pengajuan dana pelatih yang biasa secara rutin diajukan setiap

bulannya oleh UKM (yang memiliki pelatih):

1. Pengurus UKM menyusun pengajuan dana pelatih sesuai dengan template yang berlaku

(template pengajuan dana pelatih terlampir)

2. Adapun poin utama yang wajib ada dalam pengajuan dana pelatih tersebut adalah

sebagai berikut:

a. Jumlah latihan yang harus dibayarkan

b. Tanggal-tanggal latihan diadakan

c. Tujuan pelaksanaan latihan

d. Total nominal dana pelatih yang dimintakan beserta sumber dananya (jika ada

dana yang juga berasal dari iuran mahasiswa, juga wajib disertakan nominalnya)

3. Pengurus UKM wajib menyertakan absensi kegiatan setiap pertemuan yang

ditandatangani oleh peserta UKM yang hadir pada setiap pertemuan tersebut dan pelatih

UKM

4. Pengurus UKM menyerahkan pengajuan dana pelatih yang telah dibuat kepada Kepala

Kemahasiswaan

35

Prosedur Pengajuan Dana Pelatih

PelatihKeuangan

Kemahasiswaan(L-202)

Kabiro KemahasiswaanPengurus UKM

Mulai

Menyusun pengajuan dana sesuai template

Memeriksa Pengajuan dana

Menyetujui

Mencairkan Dana

Revisi

Selesai

Y

N

Menerima Honor

36

5. Pengajuan Pengadaan Barang

Berikut ini adalah tata cara pengajuan proposal pengadaan barang terkait kegiatan

kemahasiswaan:

1. Mahasiswa yang tergabung di dalam organisasi kemahasiswaan, baik UKM/UKK/HIMA

atau BEM menyusun pengajuan pengadaan barang sesuai dengan template yang berlaku

(template pengajuan pengadaan barang terlampir)

2. Adapun poin utama yang wajib ada dalam pengajuan pengadaan barang tersebut adalah

sebagai berikut:

a. Organisasi yang melakukan pengajuan pengadaan barang

b. Daftar barang yang hendak diajukan pengadaannya beserta daftar perkiraan

harga

c. Tujuan dan kegunaan pengadaan barang tersebut

3. Mahasiswa menyerahkan pengajuan pengadaan barang tersebut ke bagian

Kemahasiswaan

4. Bagian Kemahasiswaan akan meninjau kembali mengenai manfaat pengadaan barang

tersebut. Jika dirasa pengadaan barang tersebut memang dibutuhkan untuk kelancaran

kegiatan kemahasiswaan, maka pengadaan barang tersebut akan dilakukan dengan dua

(2) opsi berikut:

a. Pihak STTS akan melakukan pembelian barang tersebut, baru kemudian akan

diserahkan kepada pihak organisasi mahasiswa yang mengadakan pengajuan

untuk pemanfaatannya.

b. (atau) Memberikan sejumlah uang sesuai dengan perkiraan harga yang tercantum

dalam pengajuan pengadaan barang, untuk kemudian mahasiswa yang

bersangkutan dapat melakukan pembelian sendiri barang yang dibutuhkan

tersebut.

Dalam hal ini, nota atau bukti pembelian wajib diserahkan kepada bagian

Keuangan Kemahasiswaan (L-202).

37

Prosedur Pengajuan Pengadaan Barang

Pihak STTSKeuangan

Kemahasiswaan(L-202)


Pengurus UKM/UKK/HIMA/BEM

Mulai


template

Mencairkan dana

Membeli barang Membeli barang

Selesai

Menyetujui

Memeriksa Proposal

Y

Dibelikan oleh STTSMAHASISWA

Revisi

Menerima bukti pembayaran

N

Pencatatan Inventaris

38

6. Pengajuan Ijin Peminjaman Inventaris, Ruangan

Kampus

Berikut ini adalah tata cara pengajuan ijin peminjaman inventaris, ruangan, dan kendaraan

kampus terkait kegiatan kemahasiswaan:

1. Mahasiswa yang tergabung di dalam organisasi kemahasiswaan, baik UKM/UKK/HIMA

atau BEM mengkakses simfas.stts.edu atau 192.168.9.10/simfas (jika menggunakan

intranet).

2. Login menggunakan username dan password hotspot (tanpa _d).

3. Melakukan peminjaman dengan cara mengisi Unit Kegiatan Peminjam, Jabatan Peminjam

dalam unit kegiatan tersebut, dan keperluan. Setelah itu peminjam mengisikan tanggal

dan jam pinjam dan memilih inventaris atau ruangan apa yang akan dipinjam.

4. Menunggu konfirmasi dari BEM, Kemahasiswaan, BAA, BAU dan orang tertentu yang

dianggap perlu mengkonfirmasi.

• BEM, adalah pihak yang mengkonfirmasi kegiatan UKM dan UKK.

• Kemahasiswaan, adalah pihak yang mengkonfirmasi kegiatan kemahasiswaan,

BEM dan HIMA.

• BAA, adalah pihak yang mengkonfirmasi peminjaman yang berhubungan dengan

kegiatan perkuliahan.

• BAU, adalah pihak yang mengkonfirmasi keseluruhan inventaris dan ruangan yang

dipinjamn.

• Orang tertentu, adalah pihak yang dianggap perlu atau inventaris yang dibawah

orang-orang tertentu.

5. JIKA, salah satu dari yang bertugas mengkonfirmasi melakukan penolakan peminjaman

maka status peminjaman DITOLAK.

39

6. JIKA, semua yang bertugas telah menyetujui peminjaman maka status peminjaman

DITERIMA.

7. Setelah mendapatkan seluruh konfirmasi, Peminjam dapat mencetak surat peminjaman;.

8. Surat Peminjaman yang sudah dicetak tersebut harus ditandatangani oleh Peminjam dan

Pembantu Ketua II (Herman Budianto, Ir., M.M.)..

9. Surat Peminjaman yang telah ditandatangani harus diberi Stamp di BAU.

• Untuk Peminjaman inventaris lebih dari satu hari, dapat mengajukan peminjaman

dalam 1(satu) kali pengajuan.

• Untuk peminjaman kendaraan dapat menghubungi Kemahasiswaan (untuk

Mahasiswa) atau BAU (untuk Dosen dan Karyawan)

• Konfirmasi AKAN dilakukan pada hari dan jam kerja (Senin-Jumat dari pukul

08.00-17.00).

• Diharapkan mahasiswa IKUT AKTIF mengingatkan kepada yang bertugas

mengkonfirmasi agar mengkonfirmasi peminjamanan.

40

Prosedur Pengajuan Ijin Peminjaman Inventaris, Ruangan, dan Kendaraan Kampus

Pihak Pengelola Barang, Kunci,

KendaraanPembantu Ketua IIIBAUBAAKemahasiswaanBEMPengurus UKM/UKK/

HIMA/BEM

Mengakses dan mengisi form online pada

simfas.stts.edu

Kegiatan UKK/UKM

Kegiatan Kemahasisaan,

BEM, HIMA

Peminjaman Kendaraan

KonfirmasiKonfirmasi Konfirmasi Konfirmasi Menyetujui

Memberikan Fasilitas

Y Y Y Y Y

NN N N N

Melakukan Kegiatan

Mulai

N

N

Mahasiswa

Selesai

Y

N

YY

N

Menerima surat/bukti peminjaman dari mahasiswa

41

7. Pengajuan Permohonan Poin Kegiatan Non-

Kegiatan Kemahasiswaan

Dalam implementasinya, terdapat sejumlah kegiatan non-kemahasiswaan yang melibatkan peran

serta mahasiswa baik secara aktif maupun tidak dalam kegiatan-kegiatan tersebut. Sebagai contoh,

penerima tamu saat kegiatan pertemuan orang tua wali mahasiswa baru, pengisi acara kegiatan

PMB dan ECC, tour guide saat kunjungan siswa-siswi SMA ke STTS, dan berbagai kegiatan lainnya.

Sebagai upaya memberikan penghargaan kepada mahasiswa yang telah berupaya membantu

berbagai kegiatan di STTS, maka kepada panitia baik dosen maupun karyawan yang mengadakan

kegiatan tersebut dapat melakukan permohonan pengajuan poin kegiatan. Berikut ini adalah tata

cara pengajuan permohonan poin kegiatan non-kegiatan kemahasiswaan:

1. Panitia penyelenggara kegiatan menyusun dan mengajukan surat permohonan poin

kepada Kemahasiswaan sesuai dengan template yang berlaku

2. Adapun pada surat permohonan poin tersebut memuat hal-hal berikut ini:

a. Waktu dan tempat diselenggarakannya kegiatan

b. Deskripsi singkat mengenai kegiatan yang diadakan

c. Deskripsi detail pengenai peran (Job Description) mahasiswa yang dimohonkan

poin kemahasiswaannya

d. Daftar NRP, nama dan prosentase perolehan poin untuk masing-masing

mahasiswa yang diajukan (prosentase poin antara 0 – 100% sesuai dengan kinerja

masing-masing mahasiswa)

e. Tandatangan ketua panitia penyelenggara

3. Selanjutnya bagian Kemahasiswaan akan memproses pengajuan tersebut dan

memberikan poin kepada setiap mahasiswa sesuai peran yang diberikan kepada

mahasiswa dengan prosentase yang tertera pada surat permohonan sebagai acuan

perimbangannya.

42

Prosedur Pengajuan Poin Kegiatan Non- Kegiatan Kemahasiswaan

KemahasiswaanKabiro Kemahasiswaan

Panitia/Penyelenggara

Mulai

Menyusun pengajuan poin sesuai template

Memeriksa Pengajuan

Menyetujui Mengolah poin

Selesai

Revisi

Y

N

43

8. Pengajuan Poin Prestasi

Berikut ini adalah tata cara pengajuan poin prestasi mahasiswa dalam keikutsertaannya dalam

lomba, baik dalam bidang seni, olah raga maupun akademik. Lomba yang diikuti dapat berupa

lomba tingkat regional, nasional, ataupun internasional.

1. Mahasiswa menyusun pengajuan poin prestasi sesuai dengan template yang berlaku

2. Mahasiswa yang bersangkutan melampirkan bukti prestasi yang diperolehnya, baik dalam

bentuk piagam, piala, ataupun plakat

3. Jika pada piagam, piala ataupun plakat tersebut tidak terdapat informasi jelas mengenai

lomba yang diikuti, mahasiswa wajib memberikan deskripsi singkat mengenai lomba yang

diikuti, seperti:

a. Jenis lomba yang diikuti

b. Tingkatan lomba yang diikuti (regional, nasional, internasional)

c. Jumlah peserta yang ikut serta dalam lomba tersebut

d. Tingkat prestasi yang diperoleh (peringkat juara)

4. Selanjutnya pihak Kemahasiswaan akan memproses dan memberikan poin sesuai dengan

kebijakan yang berlaku

44

Prosedur Pengajuan Poin Prestasi

Staff Kemahasiswaan


Mahasiswa yang Bersangkutan

Mulai

Menyiapkan Bukti Prestasi

Memeriksa Pengajuan

Menyusun Pengajuan poin sesuai template

Menyetujui

Revisi

Mengolah Poin

Selesai

Y

N

45

9. Pengajuan Keikutsertaan Lomba Mahasiswa

Sesuai dengan kebijakan Kemahasiswaan terkait keikutsertaan lomba prestasi mahasiswa, berikut

ini adalah tata cara pengajuan keikutsertaan lomba prestasi mahasiswa:

1. Mahasiswa menyusun proposal pengajuan keikutsertaan lomba sesuai dengan template

yang berlaku

2. Mahasiswa yang bersangkutan melampirkan surat undangan, poster, atau informasi

tertulis mengenai lomba yang akan diikuti

3. Mahasiswa yang bersangkutan melampirkan CV berisi data diri terkait dengan lomba yang

akan diikuti. CV berupa prestasi-prestasi atau pelatihan-pelatihan yang pernah diikuti,

yang berkaitan dengan lomba

4. Mahasiswa yang bersangkutan melampirkan surat rekomendasi atau pernyataan lolos

seleksi dari pihak UKM (jika berupa lomba seni, olah raga atau bela diri), UKK (jika berupa

lomba kerohanian) atau jurusan (jika berupa lomba akademik)

5. Selanjutnya pihak Kemahasiswaan STTS akan membantu pendaftaran lomba, akomodasi

dan transportasi mahasiswa yang bersangkutan

46

Prosedur Pengajuan Keikutsertaan Lomba Mahasiswa

Staff Kemahasiswaan


Mahasiswa yang bersangkutan

Mulai


template

Memeriksa Proposal

Menyetujui

Membantu mengurus fasilitas yang dibutuhkan

Revisi

Lomba

Selesai

Y

N

47

10. Pengajuan Poin Kegiatan Jurusan

Berikut ini adalah tata cara pengajuan poin mahasiswa dalam acara yang diselenggarakan dan

dilakukan oleh jurusan, baik seminar, kepanitiaan, dsb.

1. Panitia menyusun pengajuan poin jurusan sesuai dengan template yang berlaku

2. Panitia menyerahkan pengajuan poin jurusan kepada pihak Kemahasiswaan

3. Selanjutnya pihak Kemahasiswaan akan memproses dan memberikan poin sesuai dengan

kebijakan yang berlaku

48

Prosedur Pengajuan Poin Kegiatan Jurusan

Staff Kemahasiswaan

Kabiro KemahasiswaanJurusan

Mulai

Menyusun permohonan poin sesuai template

Memeriksa permohonan

Menyetujui

Mengolah poin

Revisi

Selesai

Y

N

49

Lampiran – Lampiran

Lampiran A

Template Program Kerja UKK dan UKM

PEMBENTUKAN PROGRAM KERJA

<NAMA UKM/UKK >

<PERIODE KERJA>


SURABAYA

<TAHUN>

PEMBENTUKAN PROGRAM KERJA KEGIATAN <NAMA UKM/UKK >

Jalan Ngagel Jaya Tengah 73–77, Surabaya, 60284 Tel. (031) 5021252 Fax. (031) 5041509, (031) 5031818

2

BEM :

LOGO UKM/UKK

I. PENDAHULUAN

a. LATAR BELAKANG

<Berisi latar belakang dari kegiatan UKM selama 1 semester/Kegiatan UKK

selama 1 periode. Minimal 2 paragraf, maksimal 1 halaman.>

b. TUJUAN

<Berisi tujuan dari dilaksanakannya kegiatan UKM selama 1 semester/UKK

selama 1 periode secara singkat, padat, dan jelas. Disebutkan dalam bentuk

poin apabila tujuan lebih dari 1. Disebutkan dalam sebuah kalimat jika hanya

memiliki 1 buah tujuan.>



3

BEM :

LOGO UKM/UKK

II. KEPENGURUSAN <Badan Pengurus Harian UKM/UKK >

NO. NAMA NRP PRODI JABATAN 1. Ketua 2. Wakil Ketua 3. Sekretaris 4. Bendahara



4

BEM :

LOGO UKM/UKK

III. TARGET PESERTA

<Menyebutkan target peserta yang ingin dituju. Bisa berupa sasaran kegiatan. Disertai

dengan target jumlah pesertanya.>

Contoh:

Target dari kegiatan ini adalah 50 mahasiswa baru dan lama dari jurusan Strata 1 –

Teknik Informatika.

Atau

Kegiatan ini ditujukan kepada mahasiswa yang beragama Katolik dari seluruh jurusan

di iSTTS dengan target peserta minimal 50 peserta.



5

BEM :

LOGO UKM/UKK

IV. RANCANGAN KEGIATAN

<Menyebutkan dan menjelaskan secara singkat kegiatan-kegiatan dan estimasi

biaya yang akan dilakukan dan dibutuhkan selama 1 periode masa kerja>

Contoh:

Semester Gasal:

1. Welcome Party Informatika

Acara yang dikhususkan untuk menyambut mahasiswa baru Informatika. Selain

itu acara ini juga bertujuan untuk mendekatkan antara dosen dan mahasiswa

Tanggal : 19 September 2018

Estimasi Biaya : Rp 3.000.000,00

2. LDK

LDK digunakan agar mahasiswa Teknik Informatika memiliki sikap

kepemimpinan yang dibutuhkan sebagai mahasiswa yang baik.

Tanggal : 7 Oktober 2018


3. Workshop Informatika

Kegiatan workshop ini merupakan kegiatan yang dikhususkan untuk pelajar

SMA agar lebih mengenal STTS khususnya jurusan Informatika.

Tanggal : 10 November 2018

Estimasi Biaya : Rp 500.000,00

4. Open Talk

Acara ini dilaksanakan agar mahasiswa teknik informatika mempunyai wadah

untuk menyampaikan kritik dan saran mengenai kegiatan belajar mengajar juga

masalah-masalah perkuliahan yang dialami.

Tanggal : 11 Januari 2018




6

BEM :

LOGO UKM/UKK

Semester Genap

1. Kunjungan Ke Pabrik Monitor

Kunjungan ini diadakan untuk menambah wawasan mahasiswa teknik

informatika mengenai komponen-komponen hardware komputer, sehingga

nantinya pengetahuan tersebut dapat digunakan di dunia kerja.

Tanggal : 18 Maret 2018


2. Dst



7

BEM :

LOGO UKM/UKK

V. PELAKSANAAN KEGIATAN

<jadwal rutin pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan UKM tersebut selama 1

semester/UKK selama 1 periode.>

Contoh:

Tanggal : 29 Februari 2014

Waktu : 10.00 – 15.00 WIB

Lokasi : Auditorium STTS

atau

WAKTU KEGIATAN TEMPAT KET <hari, tanggal>

<jam mulai-selesai>

Selasa, 17 November 2017

08.00-09.00

Pertemuan Rutin 1 b-304

Selasa, 24 November 2017

08.00-09.00

Pertemuan Rutin 2 b-304

dst



8

BEM :

LOGO UKM/UKK

VI. ANGGARAN DANA

<berisi mengenai perkiraan keuangan selama kegiatan 1 semester/1 periode,

seperti fee/honor pelatih, diklat, acara yang diselenggarakan, dan/atau kebutuhan

yang diperlukan (perbaikan peralatan, dll) apabila ada>

*Nominal anggaran dana hanya berupa kisaran pemasukan dan pengeluaran

anggaran dana selama periode UKK/UKM belangsung

PEMASUKAN

NO. SUMBER DANA QTY NOMINAL (RP)

SATUAN TOTAL 1. 2. 3.

TOTAL

PENGELUARAN

NO. KETERANGAN QTY NOMINAL (RP)


TOTAL

PEMASUKAN PENGELUARAN

TOTAL



9

BEM :

LOGO UKM/UKK

VII. PENUTUP

Demikian pembentukan program kerja ini dibuat sebagai kerangka untuk

pelaksanaan kegiatan kami. Atas bantuan dan perhatiannya, kami ucapkan terima

kasih.

<kota>, <tanggal penulisan>

Mengetahui, Hormat Kami,

<Nama Kepala Kementrian> <Nama Ketua UKM/UKK> *Jabatan Ketua <Nama UKM/UKK>

Menyetujui,

<Nama Kabiro Kemahasiswaan> Ka. Biro Kemahasiswaan

Contact Person :<Nomor HP Pengurus yang dapat dihubungi>

<nama> : <nomor HP>



10

BEM :

LOGO UKM/UKK

Catatan : format untuk keseluruhan bagian • Alignment : Justify

• Font : Times New Roman, 12 pt

• Line spacing : 1.5

• Awal paragraph ditandai dengan 1 buah tabulasi.

• Antar subbab dipisahkan dengan 1 baris kosong 12pt.

• Page number pada bagian bawah halaman

• Kop surat menggunakan logo UKM/UKK

• UKM/UKK harus Punya logo

• Untuk UKK, mengetahui Kepala Kementerian Sosial Agama sesuai periode yang

berlaku

• Untuk UKM, mengetahui Kepala Kementerian Pemuda & Olahraga sesuai periode

yang berlaku

• Pembentukan program kerja UKK/UKM, wajib meminta paraf BEM di bagian footer

setiap halaman.

Lampiran B

Template Program Kerja HIMA

PEMBENTUKAN PROGRAM KERJA

<NAMA HIMA>

<PERIODE KERJA>


SURABAYA

<TAHUN>

PEMBENTUKAN PROGRAM KERJA KEGIATAN <NAMA HIMA>

JalanNgagel Jaya Tengah 73–77, Surabaya, 60284 Tel. (031) 5021252 Fax. (031) 5041509, (031) 5031818

2

LOGO HIMA

I. PENDAHULUAN

a. LATAR BELAKANG

<Berisi latar belakang dari kegiatan HIMA selama 1 periode. Minimal 2

paragraf, maksimal 1 halaman.>

b. TUJUAN

<Berisi tujuan dari dilaksanakannya kegiatan HIMA selama 1 periode secara

singkat, padat, dan jelas. Disebutkan dalam bentuk poin apabila tujuan lebih

dari 1. Disebutkan dalam sebuah kalimat jika hanya memiliki 1 buah tujuan.>



3

LOGO HIMA

II. KEPENGURUSAN <Badan Pengurus Harian HIMA>




4

LOGO HIMA

III. RANCANGAN KEGIATAN

<Menyebutkan dan menjelaskan secara singkat kegiatan-kegiatan dan estimasi

biaya yang akan dilakukan dan dibutuhkan selama 1 periode masa kerja>

Contoh:

Semester Gasal:

1. Welcome Party Informatika

Acara yang dikhususkan untuk menyambut mahasiswa baru Informatika. Selain

itu acara ini juga bertujuan untuk mendekatkan antara dosen dan mahasiswa

Tanggal : 19 September 2018


2. LDK

LDK digunakan agar mahasiswa Teknik Informatika memiliki sikap

kepemimpinan yang dibutuhkan sebagai mahasiswa yang baik.

Tanggal : 7 Oktober 2018


3. Workshop Informatika

Kegiatan workshop ini merupakan kegiatan yang dikhususkan untuk pelajar

SMA agar lebih mengenal STTS khususnya jurusan Informatika.

Tanggal : 10 November 2018


4. Open Talk

Acara ini dilaksanakan agar mahasiswa teknik informatika mempunyai wadah

untuk menyampaikan kritik dan saran mengenai kegiatan belajar mengajar juga

masalah-masalah perkuliahan yang dialami.

Tanggal : 11 Januari 2018




5

LOGO HIMA

Semester Genap

1. Kunjungan Ke Pabrik Monitor

Kunjungan ini diadakan untuk menambah wawasan mahasiswa teknik

informatika mengenai komponen-komponen hardware komputer, sehingga

nantinya pengetahuan tersebut dapat digunakan di dunia kerja.

Tanggal : 18 Maret 2018


2. Dst



6

LOGO HIMA

IV. ANGGARAN DANA

<berisi mengenai perkiraan keuangan selama kegiatan 1 periode, seperti fee/honor

pelatih, diklat, acara yang diselenggarakan, dan/atau kebutuhan yang diperlukan

(perbaikan peralatan, dll) apabila ada>

*Nominal anggaran dana hanya berupa kisaran pemasukan dan pengeluaran

anggaran dana selama periode UKK/UKM belangsung

PEMASUKAN



TOTAL

PENGELUARAN



TOTAL


TOTAL



7

LOGO HIMA

V. PENUTUP

Demikian pembentukan program kerja ini dibuat sebagai kerangka untuk

pelaksanaan kegiatan kami. Atas bantuan dan perhatiannya, kami ucapkan terima

kasih.



<Nama Pembina > <Nama Ketua HIMA> *Jabatan Ketua <Nama HIMA>

Menyetujui,



<nama> : <nomor HP>



8

LOGO HIMA







• Kop surat menggunakan logo HIMA

• Bagian mengetahui adalah Pembina HIMA

Lampiran C

Template Pengajuan Dana

PENGAJUAN DANA

<NAMA KEGIATAN/UKM/UKK/HIMA>

INSTITUT SAINS TERAPAN DAN TEKNOLOGI SURABAYA

SURABAYA

<TAHUN>

PENGAJUAN DANA <NAMA KEGIATAN/UKM/UKK/HIMA>


2

BEM :

Logo Kegiatan/

UKM/UKK/HIMA

I. PENDAHULUAN

<menjelaskan secara singkat mengenai latar belakang dan tujuan dari pengajuan

dana yang akan diajukan serta rincian kegiatan yang diadakan>

Misal:

Berkaitan dengan adanya kegiatan latihan UKM Kyokushinkai yang diadakan

setiap hari Senin dan Kamis pada pukul 19.00 – 20.00 WIB, maka kami mengajukan

permohonan dana untuk honor pelatih untuk periode Februari, Genap 2016-2017.

Adapun detail dari kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:

Pelatih 1

Nama : …

Jabatan : …

Pengalaman : …

Pelatih 2

Nama : …

Jabatan : …

Pengalaman : …



3

BEM :

Logo Kegiatan/

UKM/UKK/HIMA

II. KEPENGURUSAN <Badan Pengurus Harian Kegiatan >




4

BEM :

Logo Kegiatan/

UKM/UKK/HIMA

III. PELAKSANAAN KEGIATAN

<jadwal rutin bulanan pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan UKM tersebut>

WAKTU KEGIATAN TEMPAT KET <hari, tanggal>

<jam mulai-selesai>



5

BEM :

Logo Kegiatan/

UKM/UKK/HIMA

IV. ANGGARAN DANA

<berisi mengenai spesifikasi anggaran dana/barang yang akan diajukan/diminta

untuk kelangsungan kegiatan tersebut, seperti fee/honor pelatih, diklat, acara yang

diselenggarakan, dan/atau kebutuhan yang diperlukan (perbaikan peralatan, dll)

apabila ada>

Misal:

Adapun rincian honor pelatih tersebut adalahsebagaiberikut:

Waktu Kegiatan : 2 – 30 Agustus 2017

Biaya per Latihan : Rp. 50.000,00

Jumla hlatihan : 8 kali

Total dana : 8 x 50.000

: 400.000

PEMASUKAN



TOTAL *hapus tabel PEMASUKAN jika tidak ada pemasukan dari penyelenggara/UKM tersebut

PENGELUARAN


SATUAN TOTAL 1. Honor PelatihAgustus 2017 8 Rp 50.000,00 Rp 400.000,00

TOTAL Rp400.000,00

PENGELUARAN Rp 400.000,00 TOTAL DANA YANG DIAJUKAN Rp400.000,00



6

BEM :

Logo Kegiatan/

UKM/UKK/HIMA

V. PENUTUP

Demikian laporan kegiatan ini dibuat dengan sebenar-benarnya. Atas bantuan

dan perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.



<Nama Pembina/Kepala Kementrian> <Nama Ketua UKM/UKK/HIMA> *Jabatan Ketua <nama UKM/UKK/HIMA>

Menyetujui, Mengetahui,

<Nama Kabiro Kemahasiswaan> <Nama Pelatih> Ka. Biro Kemahasiswaan Pelatih <Nama UKM>


<nama> : <nomor HP>



7

BEM :

Logo Kegiatan/

UKM/UKK/HIMA

VI. Lampiran Sertakan lampiran absensi kegiatan tersebut



8

BEM :

Logo Kegiatan/

UKM/UKK/HIMA







• Kop surat menggunakan logo UKM/UKK/HIMA



berlaku


yang berlaku

• Untuk HIMA, mengetahui Pembina HIMA

• Jika pengajuan dana UKK/UKM, wajib meminta paraf BEM di bagian footer setiap

halaman.

• Jika pengajuan dana pelatih/honor pelatih, wajib meminta tanda tangan pelatih yang

bersangkutan.

• Jika pengajuan dana HIMA, hapus tanda tangan BEM pada footer.

*Jika tidak mengajukan dana pelatih/honor pelatih, hapus bagian tanda tangan pelatih.

Lampiran D

Template Laporan Pertanggungjawaban UKK

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

<NAMA UKK>

<PERIODE KERJA>


SURABAYA

<TAHUN>

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN <NAMA UKK>


2

BEM :

Logo UKK

I. PENDAHULUAN

a. LATAR BELAKANG

<berisi latar belakang dari kegiatan UKK selama 1 periode>

b. TUJUAN

<berisi tujuan dari kegiatan UKK selama 1 periode>



3

BEM :

Logo UKK

II. KEPENGURUSAN <Badan Pengurus UKK>




4

BEM :

Logo UKK


<jadwal rutin pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan UKK tersebut selama 1

periode>

WAKTU KEGIATAN TEMPAT KRITIK SARAN <hari, tanggal>

<jam mulai-selesai>



5

BEM :

Logo UKK

IV. ANGGARAN DANA

<berisi mengenai laporan keuangan selama kegiatan 1 periode, seperti

diklat/retreat, acara yang diselenggarakan, dan/atau kebutuhan yang diperlukan


PEMASUKAN



TOTAL

PENGELUARAN



TOTAL


TOTAL



6

BEM :

Logo UKK

V. PENGAJUAN POIN

NO. NAMA NRP PRODI JABATAN PROSENTASE

POIN 1. 2. 3. 4.

VI. EVALUASI, KRITIK DAN SARAN

<berisi evaluasi kegiatan UKK selama 1 periode serta kritik dari sesama peserta

dan saran untuk membangun UKK tersebut>

a. EVALUASI

b. KRITIK DAN SARAN



7

BEM :

Logo UKK

VII. PENUTUP

Demikian laporan pertanggungjawaban ini dibuat dengan sebenar-benarnya.

Atas bantuan dan perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.



<Nama Kepala Mentri yang Bersangkutan> <Nama Ketua UKK> *Jabatan Ketua <nama UKK>

Menyetujui,



<nama> : <nomor HP>



8

BEM :

Logo UKK







• Kop surat menggunakan logo UKK

• UKK harus Punya logo

• Bagian mengetahui adalah Kepala Kementerian Pemuda & Olahraga sesuai periode

yang berlaku

• Wajib meminta paraf BEM di bagian footer setiap halaman.

Lampiran E

Template Laporan Pertanggungjawaban UKM


<NAMA UKM>

<PERIODE KERJA>


SURABAYA

<TAHUN>

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN <NAMA UKM>


2

BEM :

Logo UKM

I. PENDAHULUAN

a. LATAR BELAKANG

<berisi latar belakang dari kegiatan UKM selama 1 semester>

b. TUJUAN

<berisi tujuan dari kegiatan UKM selama 1 semester>



3

BEM :

Logo UKM

II. KEPENGURUSAN<Badan Pengurus Harian UKM>




4

BEM :

Logo UKM

III. PESERTA UKM<nama peserta UKM>

NO. NAMA NRP PRODI PERSENTASE KEHADIRAN

1. i/n 2. 3. 4.

Keterangan :

i : Jumlah pertemuan yang diikuti

n : Jumlah pertemuan keseluruhan



5

BEM :

Logo UKM

IV. PELAKSANAAN KEGIATAN

<jadwal rutin pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan UKM tersebut selama 1

semester>


<jam mulai-selesai>



6

BEM :

Logo UKM

V. ANGGARAN DANA

<berisi mengenai laporan keuangan selama kegiatan 1 semester, seperti fee/biaya

pelatih, diklat, acara yang diselenggarakan, dan/atau kebutuhan yang diperlukan


PEMASUKAN



TOTAL

PENGELUARAN



TOTAL


TOTAL



7

BEM :

Logo UKM


<berisi evaluasi kegiatan UKM selama 1 semester serta kritik dari sesama peserta

dan saran untuk membangun UKM tersebut>

a. EVALUASI

b. KRITIK DAN SARAN



8

BEM :

Logo UKM

VII. PENUTUP





<Nama Kepala Mentri yang Bersangkutan> <Nama Ketua UKM> *Jabatan Ketua <nama UKM>

Menyetujui,

<Nama Kabiro Kemahasiswaan> Ka.Biro Kemahasiswaan


<nama> : <nomor HP>

Catatan : format untuk keseluruhan bagian



9

BEM :

Logo UKM

• Alignment : Justify






• Kop surat menggunakan logo UKM

• UKM harus Punya logo


yang berlaku


Lampiran F

Template Laporan Pertanggungjawaban HIMA


<NAMA HIMA>

<PERIODE KERJA>


SURABAYA

<TAHUN>

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN <NAMA HIMA>


2

Logo HIMA

I. PENDAHULUAN

a. LATAR BELAKANG

<berisi latar belakang dari kegiatan HIMA selama 1 periode>

b. TUJUAN

<berisi tujuan dari kegiatan HIMA selama 1 periode>



3

Logo HIMA

II. KEPENGURUSAN <Badan Pengurus HIMA>




4

Logo HIMA


<Kegiatan yang telah diadakan HIMA selama 1 periode>


<jam mulai-selesai>



5

Logo HIMA

IV. ANGGARAN DANA

<berisi mengenai laporan keuangan selama kegiatan 1 periode, seperti

diklat/retreat, acara yang diselenggarakan, dan/atau kebutuhan yang diperlukan


PEMASUKAN



TOTAL

PENGELUARAN



TOTAL


TOTAL



6

Logo HIMA

V. PENGAJUAN POIN

NO. NAMA NRP PRODI JABATAN PROSENTASE POIN

1. 2. 3. 4.


<berisi evaluasi kegiatan HIMA selama 1 periode serta kritik dari sesama peserta

dan saran untuk membangun HIMA tersebut>

a. EVALUASI

b. KRITIK DAN SARAN



7

Logo HIMA

VII. PENUTUP

Demikian laporan pertanggungjawaban ini dibuat dengan sebenar-benarnya.

Atas bantuan dan perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.



<Pembina HIMA> <Nama Ketua HIMA> *Jabatan Ketua <nama HIMA>

Menyetujui,



<nama> : <nomor HP>



8

Logo HIMA







• Kop surat menggunakan logo HIMA

• Bagian mengetahui adalah Pembina HIMA

Lampiran G

Template Proposal Kegiatan

PROPOSAL KEGIATAN

<NAMA KEGIATAN>

<PENYELENGGARA ACARA>


SURABAYA

<TAHUN>

GAMBAR LOGO ACARA

(JIKA ADA)

PROPOSAL ACARA <NAMA ACARA>


2

LOGO

KEGIATAN

BEM:

I. PENDAHULUAN

a. LATAR BELAKANG

<berisi latar belakang dari pelaksanaan kegiatan. Minimal 2 paragraf,

maksimal 1 halaman>

b. TUJUAN

<berisi tujuan dari pelaksanaan kegiatan tersebut. Disebutkan dalam kalimat

apabila hanya memiliki 1 tujuan. Disebutkan dalam bentuk poin apabila

tujuan lebih dari 1>

II. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

<berisi mengenai detail waktu dan tempat pelaksanaan dari acara yang akan

dibuat>

Hari/tanggal :

Waktu :

Tempat :

III. DESKRIPSI KEGIATAN

<berisi mengenai detail acara secara lengkap serta membuat rundown acara>

IV. TARGET PESERTA

<berisi jumlah, dan asal peserta yang akan mengikuti acara

Target Peserta: 50 siswa SMA Surabaya



3

LOGO

KEGIATAN

BEM:

V. KEPENGURUSAN <Badan Pengurus Kegiatan>




4

LOGO

KEGIATAN

BEM:

VI. ANGGARAN DANA

<berisi mengenai anggaran dana yang dibutuhkan untuk keperluan acara

tersebut, secara rinci>

PEMASUKAN



TOTAL

PENGELUARAN



TOTAL


TOTAL



5

LOGO

KEGIATAN

BEM:

VII. PENUTUP

Demikianlah proposal kegiatan ini kami buat. Atas perhatiannya, kami

mengucapkan terimakasih.



<Nama Pembina/Kepala Kementrian> *Jabatan

<Nama Ketua Kegiatan> Ketua <nama kegiatan>

Menyetujui,



<nama> : <nomor HP>



6

LOGO

KEGIATAN

BEM:

Lampiran

• CV Pembicara/pelatih (jika kegiatan yang dilakukan memerlukan pembicara, dan

pembicara bukan dari pihak STTS)



7

LOGO

KEGIATAN

BEM:

Catatan : format untuk keseluruhan bagian • Aligment : Justify

• Font : Timer New Roman, 12pt

• Line Spacing : 1,5




• Kop surat menggunakan logo kegiatan apabila ada

• Apabila kegiatan dilakukan oleh UKK, mengetahui Kepala Kementerian Sosial

Agama sesuai periode yang berlaku.

• Apabila kegiatan dilakukan oleh UKM, mengetahui Kepala Kementerian Pemuda &

Olahraga sesuai periode yang berlaku.

• Apabila kegiatan dilakukan oleh HIMA, mengetahui Pembina HIMA.

• Apabila kegiatan dilakukan oleh jurusan, mengetahui Kaprodi jurusan

• Apabila kegiatan yang dilakukan bukan dilakukan oleh UKK/UKM,namun masih

dibawah BEM, maka mengetahui Presiden BEM iSTTS sesuai periode yang berlaku

• Jika acara diadakan oleh HIMA, hapus tanda tangan BEM pada footer.

Lampiran H

Template Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan


<NAMA KEGIATAN>



SURABAYA

<TAHUN>

GAMBAR

LOGO ACARA

(JIKA ADA)

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN <NAMA KEGIATAN>


2

BEM :

LOGO KEGIATAN

I. PENDAHULUAN

a. LATAR BELAKANG


maksimal 1 halaman.>

b. TUJUAN


apabila hanya memiliki 1 tujuan. Disebutkan dalam bentuk poin apabila tujuan

lebih dari 1.>



3

BEM :

LOGO KEGIATAN


<berisi mengenai detail waktu dan tempat pelaksanaan dari acara yang akan dibuat>

Hari/tanggal :

Waktu :

Tempat :

III. PESERTA

<berisi mengenai jumlah dan asal peserta yang mengikuti acara>

Peserta: 30 siswa dari SMA A

IV. KEPENGURUSAN <Badan Pengurus Kegiatan>




4

BEM :

LOGO KEGIATAN

V. PERSIAPAN KEGIATAN

<berisi persiapan yang telah dilakukan saat kegiatan diselenggarakan, terutama

setiap sie yang bersangkutan dalam kegiatan tersebut.>

VI. PELAKSANAAN ACARA

<berisi pelaksanaan yang telah dilakukan saat kegiatan tersebut diselenggarakan,

terutama setiap sie yang bersangkutan dalam kegiatan tersebut. Wajib menyertakan

Rundown kegiatan>

VII. PERMOHONAN POIN


POIN 1. 2. 3. 4.

VIII. EVALUASI, KRITIK DAN SARAN

<berisi evaluasi dari kegiatan yang telah diselenggarakan, baik secara keseluruhan

maupun setiap sie yang bersangkutan, beserta kritik dan saran yang dapat

membangun kegiatan tersebut untuk menjadi lebih baik lagi apabila

diselenggarakan kembali.>

a. EVALUASI

b. KRITIK DAN SARAN



5

BEM :

LOGO KEGIATAN

IX. PENUTUP





<Nama Pembina/Kepala Kementrian> <Nama Ketua Kegiatan> *Jabatan Ketua <nama kegiatan>

Menyetujui,



<nama> : <nomor HP>



6

BEM :

LOGO KEGIATAN

Lampiran

• Dokumentasi Kegiatan minimal 5 foto

• Absensi peserta kegiatan (Seminar, Open Talk, Kunjungan, Pelatihan)

• Notulen/Hasil (Open Talk)



7

BEM :

LOGO KEGIATAN














• Apabila kegiatan yang dilakukan bukan dilakukan oleh UKK/UKM, namun masih



Lampiran I

Template Laporan Keuangan Kegiatan

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KEUANGAN

<NAMA KEGIATAN>



SURABAYA

<TAHUN>

GAMBAR

LOGO ACARA

(JIKA ADA)



2

BEM :

LOGO KEGIATAN

I. PENDAHULUAN

a. LATAR BELAKANG


maksimal 1 halaman.>

b. TUJUAN


apabila hanya memiliki 1 tujuan. Disebutkan dalam bentuk poin apabila tujuan

lebih dari 1.>



3

BEM :

LOGO KEGIATAN


<berisi mengenai detail waktu dan tempat pelaksanaan dari acara yang akan

dibuat>

Hari/tanggal :

Waktu :

Tempat :

III. KEPENGURUSAN <Badan Pengurus Kegiatan>




4

BEM :

LOGO KEGIATAN

IV. ANGGARAN DANA

<berisi mengenai laporan keuangan dari kegiatan yang diselenggarakan>

PEMASUKAN



TOTAL

PENGELUARAN



TOTAL


TOTAL



5

BEM :

LOGO KEGIATAN

V. PENUTUP

Demikian laporan keuangan ini dibuat dengan sebenar-benarnya. Atas bantuan




<Nama Pembina/Kepala Kementrian> <Nama Ketua Kegiatan> *Jabatan Ketua <nama kegiatan>

Menyetujui,



<nama> : <nomor HP>



6

BEM :

LOGO KEGIATAN














• Apabila kegiatan yang dilakukan bukan dilakukan oleh UKK/UKM, namun masih



• Wajib melampirkan nota-nota acara

Lampiran J

Template Proposal Pembentukan UKM Baru

PROPOSAL PEMBENTUKAN UKM

<NAMA UKM>

<PERIODE KERJA>


SURABAYA

<TAHUN>

PROPOSAL PEMBENTUKAN UKM <NAMA UKM>


2

BEM :

LOGO UKM

I. PENDAHULUAN

a. LATAR BELAKANG

<Bagian ini berisikan latar belakang pendirian dari UKM yang akan dibentuk,

lalu kegiatan apa yang dilakukan oleh UKM ini berserta sejarah singkat dari

Organisasi UKM ini berinduk (Jika ada). Minimal 2 paragraf, setiap paragraf

memiliki 4 kalimat. >

b. TUJUAN

<Berisikan tujuan dari dibentuknya kegiatan UKM ini, seperti mimpi apa yang

akan di capai dengan dibentuknya UKM ini, untuk mewadahi mahasiswa seperti

apa, dan prestasi apa yang ingin dicapai dengan dibentuknya UKM ini.

Minimal memiliki 2 tujuan dan jika hanya 2 maka dijelaskan dalam bentuk

paragraf dan jika ada beberapa maka tuliskan dalam bentuk poin disertai

dengan deskripsi singkat. >



3

BEM :

LOGO UKM

II. KEPENGURUSAN <Badan Pengurus Harian UKM/UKK>




4

BEM :

LOGO UKM

III. TARGET PESERTA

<Menyebutkan target peserta yang ingin dituju. Bisa berupa sasaran kegiatan.

Disertai dengan target jumlah pesertanya.>

Contoh:

Target dari kegiatan ini adalah 50 mahasiswa baru dan lama dari jurusan Strata 1 –

Teknik Informatika dan S1 – Sistem Informasi Bisnis.



5

BEM :

LOGO UKM

IV. PELAKSANAAN KEGIATAN

<Jadwal latihan atau pertemuan rutin UKM yang akan dilakukan.>

Contoh:

Tanggal : 1 September 2014 – 31 Januari 2015

Hari : Setiap Senin

Waktu : 10.00 – 15.00 WIB

Lokasi : Auditorium STTS

Bentuk Kegiatan :UKM kerajinan tangan akan melakukan kegiatan yang

menggunakan ketrampilan tangan seperti menjahit, membuat

boneka, membuat souvenir-souvenir.

atau

TANGGAL WAKTU KEGIATAN TEMPAT KET Senin, 1

September 2014

10.00 – 15.00 Menjahit kain flanel Auditorium STTS

Senin, 8 September

2014

10.00 – 15.00 Membuat Boneka Auditorium STTS

dst



6

BEM :

LOGO UKM

V. ANGGARAN DANA

<Berisi mengenai perkiraan keuangan selama kegiatan 1 semester, seperti

fee/honor pelatih, diklat, acara yang diselenggarakan, dan atau kebutuhan yang

diperlukan (perbaikanperalatan, dll) apabila ada>

PEMASUKAN



TOTAL

PENGELUARAN



TOTAL


TOTAL



7

BEM :

LOGO UKM

VI. PENUTUP

Demikian proposal pembentukan UKM dibuat dengan sebenar-benarnya. Atas

bantuan dan perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.



<Nama Kepala Mentri yang Bersangkutan> <Nama ketua UKM> *Jabatan Ketua UKM <nama UKM>

Menyetujui,



<nama> : <nomor HP>

BEM :

Lampiran A

Lampiran Peserta UKM

BEM :

Daftar Peserta UKM <Nama UKM>

<Form ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar antusias peserta yang akan ikut UKM baru ini. Ini akan menjadi pertimbangan juga apakah UKM ini layak untuk menjadi sebuah UKM atau tidak>

NRP NAMA Tanda Tangan

PEMBENTUKAN PROGRAM KERJA KEGIATAN<NAMA UKM/UKK>


10

LOGO UKM/U

KK

BEM :







• Kop surat menggunakan logo UKM

• UKM harus Punya logo


yang berlaku


Template K

Template Pengadaan Barang

PENGAJUAN PENGADAAN BARANG

<NAMA UKM/UKK/HIMA>


SURABAYA

<TAHUN>

PENGAJUAN PENGADAAN BARANG <NAMA UKM/UKK/HIMA>


2

BEM :

Logo UKM/UKK/

HIMA

I. PENDAHULUAN

<menjelaskan secara singkat mengenai latar belakang dari pengajuan dana yang

akan diajukan>

Misal:

Berkaitan dengan adanya kegiatan latihan UKM Badminton yang diadakan setiap

hari Sabtu padapukul 19.00 – 20.00 WIB, maka kami mengajukan permohonan

pengadaan barang yaitu, shuttlecock untuk tahun ajaran gasal 2017-2018.



3

BEM :

Logo UKM/UKK/

HIMA

II. TUJUAN PENGADAAN BARANG

<menjelaskan secara singkat mengenai tujuan dari pengajuan dana yang akan

diajukan>

Misal:

Pengadaan shuttlecock bertujuan untuk menunjang latihan UKM Badminton. agar

mahasiswa dapat berlatih dengan nyaman, sehingga hasil latihan memuaskan, dan

berguna.



4

BEM :

Logo UKM/UKK/

HIMA

III. ANGGARAN DANA

<berisi mengenai spesifikasi anggaran barang yang akan diajukan, beserta dengan

harga perkiraan barang>

Misal:

PENGELUARAN


SATUAN TOTAL 1. Shuttlecock 10 Rp 5.000,00 Rp 50.000,00

TOTAL Rp 50.000,00

PENGELUARAN Rp 50.000,00 TOTAL DANA YANG DIAJUKAN Rp 50.000,00



5

BEM :

Logo UKM/UKK/

HIMA

IV. PENUTUP

Demikian pengajuan pengadaan barang ini dibuat dengan sebenar-benarnya.

Atas bantuan dan perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.



<Nama Pembina/Kepala Kementrian> <Nama Ketua UKM> *Jabatan

Ketua UKM <nama UKM>

Menyetujui,



<nama> : <nomor HP>



6

BEM :

Logo UKM/UKK/

HIMA










berlaku


yang berlaku


• Jika pengajuan barang UKK/UKM, wajib meminta paraf BEM di bagian footer

setiap halaman.

• Jika pengajuan barang HIMA, hapus tanda tangan BEM pada footer.

Lampiran L

Template Pengajuan Poin Non Kegiatan Kemahasiswaan

PERMOHONAN POIN NON-KEGIATAN

KEMAHASISWAAN


SURABAYA

<TAHUN>

PERMOHONAN POIN NON-KEGIATAN KEHAMASISWAAN


2

I. DESKRIPSI KEGIATAN

<berisi mengenai deskripsi singkat mengenai kegiatan non-kemahasiswaan yang

diikuti>


<berisi mengenai detail waktu dan tempat pelaksanaan dari acara yang diikuti>

Hari/tanggal :

Waktu :

Tempat :

III. PERMOHONAN POIN

NO. NAMA NRP PRODI PERAN PROSENTASE

1. Andy Subagio

213156789 S1 Informatika Peserta 90%

2. 3. 4.

PERMOHONAN POIN NON-KEGIATAN KEHAMASISWAAN


3

IV. PENUTUP

Demikian permohonan poin ini dibuat dengan sebenar-benarnya. Atas bantuan



Menyetujui, Hormat Kami,

<Nama Kabiro Kemahasiswaan> <Nama Pemohon> Ka. Biro Kemahasiswaan <Prodi Pemohon>


<nama> : <nomor HP>

Lampiran M

Template Pengajuan Poin Prestasi

PERMOHONAN POIN PRESTASI

<NAMA LOMBA>


SURABAYA

<TAHUN>

PERMOHONAN POIN PRESTASI <NAMA LOMBA>


2

I. DESKRIPSI LOMBA

<berisi mengenai deskripsi singkat mengenai lomba yang diikuti>

Contoh:

Lomba Programming is Life adalah lomba membuat program yang akan

diselenggarakan oleh Universitas A dengan total hadiah Rp 100.000.000,00.

Jenis Lomba : Minat dan Bakat

Tingkat : Nasional

Jumlah Peserta : 50


<berisi mengenai detail waktu dan tempat pelaksanaan dari lomba yang diikuti>

Hari/tanggal :

Waktu :

Tempat :

III. PELAKSANAAN KEGIATAN LOMBA

<berisi mengenai pengalaman lomba yang diikuti>

Tahap akhir yang diikuti : Final

Lawan Tanding : Universitas ABC

Alasan gugur : Materi yang dilombakan pada tahap final ternyata

belum kami pelajari sebelumnya, sehingga kami tidak

bias mengerjakan soal yang diberikan dengan maksimal,

dan tidak dapat menjadi juara 1.



3

IV. PERMOHONAN POIN

NO. NAMA NRP PRODI PRESTASI 1. Andy Subagio 213156789 S1 Informatika Juara 2 2. 3. 4.



4

V. PENUTUP


dan perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.


Menyetujui, Hormat Kami,

<Nama Kabiro Kemahasiswaan> <Nama Pemohon> Ka. Biro Kemahasiswaan <Prodi Pemohon>


<nama> : <nomor HP>



5

VI. LAMPIRAN

Melampirkan:

1. Bukti prestasi yang diperoleh, baik dalam bentuk piagam, piala, ataupun plakat

Lampiran N

Template Pengajuan Keikutsertaan Lomba

PROPOSAL PENGAJUAN

KEIKUTSERTAAN LOMBA

<NAMA UKM/UKK/HIMA/JURUSAN>

<PERIODE KERJA>


SURABAYA

<TAHUN>

PROPOSAL PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN LOMBA



2

BEM :

LOGO UKM/UKK/HIMA/

JURUSAN

I. PENDAHULUAN

a. LATAR BELAKANG

<Berisi latar belakang untuk mengikuti lomba yang akan diikuti>

b. TUJUAN

<Berisi tujuan dari mengikuti lomba yang akan diikuti>




3

BEM :

LOGO UKM/UKK/HIMA/

JURUSAN

II. DESKRIPSI LOMBA

<Menjelaskan secara detail lomba yang akan diikuti>

Contoh:

Lomba Programming is Life adalah lomba membuat program yang akan

diselenggarakan oleh Universitas A dengan total hadiah Rp 100.000.000,00. Lomba

tersebut akan diadakan pada:

Hari/Tanggal : Senin, 18-19 Januari 2018

Waktu : 08.00 - 13.00

Tempat : Universitas A, Banyuwangi

III. PESERTA LOMBA

<Menuliskan nama, NRP mahasiswa yang akan mendaftar untuk mengikuti lomba>

NO NAMA MAHASISWA NRP PRODI

1

2

3

IV. FASILITAS YANG DIBUTUHKAN

NO FASILITAS KETERANGAN

1 Biaya Pendaftaran Rp …..

Contoh: Rp 100.000x5 orang = Rp

500.000,00

2 Transportasi Dari… ke…

Tanggal/jam:

Contoh: Dari Surabaya ke Banyuwangi

Tanggal: 18 Januari jam 06.00 dan 19

Januari jam 19.00

3 X Akomodasi ….. malam

Contoh: 4 malam

*Centang bagian yang dibutuhkan




4

BEM :

LOGO UKM/UKK/HIMA/

JURUSAN

V. PERMOHONAN POIN <opsional, boleh diajukan boleh tidak>

<Menuliskan nama, NRP mahasiswa, Prodi/jurusan dan prosentase poin yang

diajukan>

NO NAMA MAHASISWA NRP PRODI PROSENTASE

1

2

3




5

BEM :

LOGO UKM/UKK/HIMA/

JURUSAN

VI. PENUTUP

Demikian proposal pengajuan keikutsertaan lomba ini dibuat dengan sebenar-

benarnya. Atas bantuan dan perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.



<Nama Pembina HIMA/Kepala Kementrian> <Nama Pemohon> *Jabatan <nama UKM/UKK/HIMA/Prodi>

Menyetujui, Mengetahui,

<Nama Kabiro Kemahasiswaan> <Nama ketua UKM/UKK/HIMA> Ka. Biro Kemahasiswaan Ketua <nama UKM/UKK/HIMA>


<nama> : <nomor HP>




6

BEM :

LOGO UKM/UKK/HIMA/

JURUSAN

VII. LAMPIRAN

Melampirkan:

1. Surat undangan, poster, atau informasi tertulis mengenai lomba yang akan diikuti.

2. CV berisi data diri terkait dengan lomba yang akan diikuti. CV berupa prestasi-

prestasi atau pelatihan-pelatihan yang pernah diikuti, yang berkaitan dengan

lomba

3. Surat rekomendasi atau pernyataan lolos seleksi dari pihak UKM (jika berupa

lomba seni, olah raga atau bela diri), UKK (jika berupa lomba kerohanian)

atau jurusan (jika berupa lomba akademik)




7

BEM :

LOGO UKM/UKK/HIMA/

JURUSAN










berlaku


yang berlaku


• Untuk Jurusan, mengetahui Kaprodi jurusan

• Untuk Jurusan, hapus bagian mengetahui untuk ketua UKM/UKK/HIMA, dan

jadikan bagian tanda tangan Kaprodi Kemahasiswaan menjadi di tengah(center).

• Jika pengajuan lomba UKK/UKM, wajib meminta paraf BEM di bagian footer setiap

halaman.

• Jika pengajuan lomba HIMA, hapus tanda tangan BEM pada footer.

Lampiran O

Template Pengajuan Poin Jurusan

PERMOHONAN POIN JURUSAN

<NAMA ACARA>


SURABAYA

<TAHUN>

PERMOHONAN POIN JURUSAN <NAMA ACARA>


2

I. DESKRIPSI KEGIATAN

<berisi mengenai deskripsi singkat mengenai kegiatan yang diadakan>

Contoh:

Seminar “Belajar itu Indah” adalah seminar yang diadakan dengan tujuan untuk

membangun rasa keinginan untuk belajar yang ada di dalam diri mahasiswa. Peserta

seminar berjumlah 50 orang dari seluruh jurusan di Universitas A.


<berisi mengenai detail waktu dan tempat pelaksanaan dari kegiatan yang

diadakan>

Hari/tanggal :

Waktu :

Tempat :

III. PERMOHONAN POIN


POIN

1. Andy

Subagio 213156789

S1 Informatika

Penerima Tamu

100%

2. 3. 4.

PERMOHONAN POIN JURUSAN <NAMA ACARA>


3

IV. PENUTUP


dan perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.



<Nama Kepala Jurusan> <Nama Pemohon> Kepala Jurusan <nama jurusan> <Jabatan Pemohon>

Menyetujui,

<Nama Kabiro Kemahasiswaan> Kepala Biro Kemahasiswaan


<nama> : <nomor HP>

Lampiran P

Poster Tata Cara Pengajuan Proposal Kegiatan

Lampiran Q

Poster Tata Cara Pengajuan Laporan Kegiatan

kemahasiswaan.stts.edukemahasiswaan.stts.edu/_upload/filepenting/buku_pedoman_kemahasiswaan[23].pdfkemahasiswaan.stts.edu...

Documents

Transcript of kemahasiswaan.stts.edukemahasiswaan.stts.edu/_upload/filepenting/buku_pedoman_kemahasiswaan[23].pdfkemahasiswaan.stts.edu...