Post on 12-Feb-2021
BAB 2LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Umum
Data dan Informasi
Menurut O’Brien dan Marakas (2010:34), data adalah fakta atau observasi, khususnya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Data didefinisikan sebagai pengukuran objektif dari atribut (karakteristik) atau entitas (seperti manusia, tempat, barang dan kejadian).
Sedangkan informasi didefinisikan sebagai data yang memiliki konteks yang berarti dan berguna bagi para pengguna.
Intranet
Menurut O’Brien dan Marakas (2010:219), intranet adalah jaringan di dalam organisasi yang menggunakan teknologi internet (seperti server dan browser web, protokol jaringan TCP/IP, publikasi dokumen hypermedia HTML, database) untuk menyediakan lingkungan yang mirip dengan internet di dalam organisasi yang memungkinkan untuk saling berbagi informasi, komunikasi, kerja sama, dan dukungan bagi proses bisnis. Intranet dilengkapi dengan keamanan seperti password, enkripsi dan firewall, sehingga dapat di akses oleh pemakai yang memiliki otorisasi melalui internet.
Interaksi Manusia Komputer
Menurut Shneiderman dan Plaisant (2010:88-89), prinsip delapan aturan emas dalam membuat rancangan antarmuka yang baik sebagai berikut:
1. Berusaha untuk konsisten
Dalam merancang antarmuka, diperlukan urutan aksi yang konsisten dalam situasi yang serupa. Konsistensi juga harus digunakan pada prompt, menu, layar bantu, keseluruhan warna, tampilan, kapitalisasi, dan jenis tulisan.
2. Memenuhi universal usability
Rancangan antarmuka yang baik harus dapat mengenali kebutuhan pengguna yang berbeda, baik dari rentang usia, kesehatan, perbedaan keahlian dan keragaman teknologi. Misalnya, untuk pengguna pemula diberikan penjelasan, dan untuk pengguna yang sudah ahli diberikan fitur shortcut.
3. Memberikan umpan balik yang informatif
Sistem harus memberikan umpan balik untuk setiap tindakan yang dilakukan pemakai. Untuk tindakan yang sering terjadi dan membutuhkan hanya sedikit aksi, respon yang ada bisa dibuat secara sederhana. Sedangkan untuk tindakan yang jarang dilakukan dan membutuhkan banyak aksi, respon harus lebih ditonjolkan.
4. Merancang dialog yang memberikan penutupan (keadaan akhir)
Urutan aksi dapat dibagi menjadi permulaan, pertengahan dan penutupan. Saat pengguna telah selesai melakukan suatu aksi, maka sistem harus memberikan umpan balik untuk mengisyaratkan pengguna bahwa aksinya telah selesai dan siap untuk melanjutkan ke aksi berikutnya.
5. Mencegah kesalahan
Rancangan antarmuka yang baik harus dapat mencegah pengguna dari membuat kesalahan yang serius. Apabila pengguna melakukan kesalahan, antarmuka harus dapat mendeteksi kesalahan dan memberikan instruksi perbaikan yang sederhana, membangun, dan spesifik.
6. Memungkinkan pembalikan aksi yang mudah
Sebisa mungkin aksi yang telah dilakukan dapat dikembalikan ke keadaan semula. Pengguna dapat menghilangkan kekhawatiran karena pengguna mengetahui bahwa kesalahan yang telah dilakukan dapat dikembalikan ke keadaan semula (sebelum terjadi kesalahan).
7. Mendukung pusat kendali internal
Membuat pengguna merasa memegang kendali atas antarmuka dan antarmuka memberi respon terhadap setiap aksi pengguna.
8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek
Keterbatasan manusia dalam memproses informasi pada ingatan jangka pendek, maka saat membuat antarmuka sebaiknya buat antarmuka yang sederhana. Hindarilah antarmuka dimana pengguna harus mengingat informasi dari layar yang satu dan menggunakan informasi tersebut pada layar lainnya.
ISO 9251 Ergonomics of Human-System Interaction (ISO, 2008) berfokus pada keefektifan, efisiensi dan kepuasan pengguna sehingga ada 5 faktor manusia terukur menurut Shneiderman dan Plaisant (2010: 32-33), yang merupakan pusat evaluasi perancangan antarmuka, terdiri dari :
1. Waktu belajar
Waktu yang dibutuhkan pengguna untuk mempelajari cara memakai perintah yang relevan.
2. Kecepatan kinerja
Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan suatu tugas.
3. Tingkat kesalahan pengguna
Banyak kesalahan dan jenis kesalahan apa saja yang dibuat pengguna.
4. Daya ingat
Kemampuan pengguna dalam mempertahankan pengetahuannya setelah jangka waktu tertentu. Frekuensi penggunaan berperan besar dalam hal ini.
5. Kepuasan subjektif
Seberapa besar kesukaan pengguna dengan berbagai aspek dari antarmuka. Jawaban dapat dipastikan dengan wawancara atau survei tertulis yang meliputi skala kepuasan dan komentar dari pengguna.
Database Management System
Menurut Connolly dan Begg (2010:57-66), database adalah sekumpulan data yang terkait dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari sebuah organisasi. Salah satu pendekatan yang digunakan dalam database adalah pendekatan file-based, yang merupakan sekumpulan program aplikasi yang memberikan pelayanan kepada end-users, seperti pembuatan laporan, dimana masing-masing program mendefinisikan dan mengelola datanya sendiri. Pendekatan file-based memiliki keterbatasan-keterbatasan seperti isolasi data, duplikasi data, ketergantungan data, format file yang bertentangan, jenis query atau laporan yang dihasilkan bersifat tetap.
Keterbatasan-keterbatasan dari pendekatan file-based dapat dikaitkan pada dua faktor, yaitu:
1. Definisi dari sebuah data tertanam pada program aplikasi dan bukannya tersimpan secara terpisah atau independen.
2. Tidak ada kontrol atas akses dan manipulasi data di luar program aplikasi.
Pendekatan yang baru dibutuhkan untuk bisa menjadi lebih efektif yang dikenal dengan Database Management System (DBMS). DBMS didefinisikan sebagai sistem software yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan (define), menciptakan (create), memelihara (maintain) dan mengatur (control) akses ke dalam database. Biasanya, DBMS memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan database melalui Data Definition Language (DDL). Pengguna mendefinisikan database dengan menentukan tipe dan struktur data, serta batasan data yang disimpan di dalam database. DBMS juga memungkinkan pengguna untuk insert, update, delete, retrieve data dari database melalui Data Manipulation Language (DML). Bahasa query paling umum adalah Structured Query Language (SQL).
Menurut Connolly dan Begg (2010:68-71), ada lima komponen utama dari lingkungan DBMS yang terdiri atas:
1. Perangkat Keras (Hardware)
DBMS membutuhkan perangkat keras untuk berjalan. Perangkat keras yang diperlukan dapat berupa single personal computer, single mainframe, atau suatu jaringan komputer, tergantung kepada kebutuhan organisasi dan DBMS yang digunakan. Beberapa DBMS hanya berjalan pada perangkat keras atau sistem operasi tertentu, dan sebagian lagi dapat berjalan pada berbagai perangkat keras atau sistem operasi.
2. Perangkat Lunak (Software)
Komponen dari perangkat lunak terdiri dari software DBMS itu sendiri dan program aplikasi, bersama dengan sistem operasinya, termasuk perangkat lunak jaringan apabila DBMS digunakan dalam suatu jaringan.
3. Data
Dari sudut pandang pengguna akhir, data merupakan komponen terpenting dari lingkungan DBMS. Data berperan sebagai jembatan antara komponen mesin dan komponen manusia. Database terdiri atas operasional data dan metadata.
4. Prosedur
Prosedur mengarah pada instruksi-instruksi dan aturan-aturan yang menentukan rancangan dan kegunaan dari basis data. Pengguna sistem yang mengelola database memerlukan dokumentasi prosedur mengenai cara menggunakan atau menjalankan sistem.
5. Manusia (People)
Manusia adalah komponen terakhir yang terlibat dalam sistem. Ada 4 macam manusia yang terlibat dalam DBMS, yaitu data dan database administrator, database designer, application developer dan end-user.
Unified Modeling Language
Menurut Whitten dan Bentley (2007:371), Unified Modeling Language (UML) adalah sekumpulan pemodelan sederhana yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem piranti lunak yang terkait dengan objek.
2.1.5.1 Use Case Diagram
Whitten dan Bentley (2007:246) mendefinisikan use case diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem-sistem eksternal dan pengguna dengan sistem yang terlibat di dalamnya. Diagram ini menggambarkan siapa yang terlibat dalam penggunaan sistem dan dengan cara apa pengguna akan berinteraksi dengan sistem. Use case diagram pada umumnya terdiri atas: use case, actor, system boundary dan relationship (associations, extends, uses, depends on, inheritance relationship).
Approval Subsystem
Approve Blog
Approve Document
Admin
Knowledge Leader
Users
Gambar 2.1 Contoh Use Case Diagram
2.1.5.1 Use Case Narrative
Menurut Whitten (2007:256-258), use case narrative atau use case description berguna untuk mendokumentasikan kebutuhan bisnis guna memberikan pemahaman terhadap kejadian dan kepentingan di dalam use case. High level use case narrative memberikan gambaran umum mengenai deskripsi use case untuk menjelaskan hal penting mengenai use case. Sedangkan low level use case narrative menjelaskan deskripsi langkah-langkah dimulainya aktor menginisiasi use case dan dilanjutkan hingga selesai seluruh langkah bisnis use case.
Tabel 2.1 Low Level Use Case Narrative
Use case name
Login
Actors
Administrator, knowledge leader, dan knowledge worker
Description
Use Case ini menggambarkan proses login yang dilakukan oleh aktor. Login dilakukan sebagai langkah awal untuk dapat melakukan akses ke dalam KMS.
Preconditions
Aktor harus sudah terdaftar sebagai anggota yang terlibat dalam KMS.
Postconditions
1. Aktor dapat melakukan akses dan knowledge sharing.
2. Administrator dapat mengatur konten di dalam KMS.
Normal Flow
Actor Action
System Response
Step 1: Aktor membuka website KMS.
Step 2: Aktor memasukkan username dan password.
Step 3: Sistem akan memvalidasi username dan password yang dimasukkan oleh aktor dengan mencocokkan datanya ke serverActive Directory.
Alternate Flow
Alt-Step 2: Jika aktor lupa dengan username atau password, maka dapat melakukan permintaan password baru ke administrator.
a. Use case name: merepresentasikan tujuan yang akan dicapai oleh use case dan dimulai dengan kata kerja.
b. Actors: para pemangku kepentingan yang memperoleh manfaat dari eksekusi use case dengan menerima suatu nilai yang terukur.
c. Description: ringkasan singkat mengenai tujuan use case dan aktivitasnya.
d. Preconditions: batasan yang harus dipenuhi sebelum use case dapat dijalankan.
e. Postconditions: kejadian setelah use case di eksekusi.
f. Normal Flow: urutan normal aktivitas yang dilakukan aktor dan sistem.
g. Alternate Flow: mencatat pengecualian atau variasi yang terjadi di luar normal flow.
2.1.5.2 Activity Diagram
Menurut Whitten dan Bentley (2007:390-394), activity diagram dapat digunakan untuk menggambarkan aliran sebuah proses bisnis, langkah-langkah dari sebuah use case atau aktivitas dari sebuah sistem. Activity diagram membantu berpikir melalui logika sistem. Activity diagram mirip dengan flowchart dalam menggambarkan rangkaian aliran yang berurutan dari sebuah proses bisnis atau use case. Perbedaannya dengan flowchart adalah activity diagram menyediakan mekanisme untuk menggambarkan aktivitas yang terjadi secara paralel.
Berikut ini beberapa notasi yang digunakan dalam activity diagram dan fungsinya:
1. Initial node
Node yang menggambarkan awal dari sebuah proses.
2. Actions
Menggambarkan langkah-langkah. Rangkaian actions yang berurutan membentuk keseluruhan aktivitas yang digambarkan oleh diagram.
3. Flow
Panah yang menunjukkan urutan selanjutnya dari sebuah action.
4. Decision
Berbentuk diamond dengan satu panah (flow) masuk dan dua atau lebih panah yang keluar. Panah yang keluar dari decision menunjukkan masing-masing kondisi.
5. Merge
Berbentuk diamond dengan dua atau lebih panah masuk dan satu panah keluar. Merge menggabungkan flow yang telah terpisah sebelumnya oleh decision.
6. Fork
Merupakan bar dengan satu panah masuk dan dua atau lebih panah yang keluar, dimana actions dapat dilakukan secara paralel (bersamaan).
7. Join
Merupakan bar dengan dua atau lebih panah masuk dan satu panah keluar, dimana dua atau lebih actions tersebut mempunyai tujuan yang sama dan tujuannya akan digabungkan menjadi satu.
8. Activity Final
Activity Final digunakan untuk menggambarkan akhir dari sebuah proses.
Untuk mengelompokkan aktivitas berdasarkan aktor atau kelas tertentu (dalam sebuah urutan yang sama), digunakan sebuah swimlane. Sebuah activity diagram memungkinkan untuk mempunyai tiga atau lebih swimlane.
Untuk use case yang memiliki logika kompleks, dapat dibangun lebih dari satu activity diagram. Namun tidak harus membuat activity diagram untuk masing-masing use case. Activity diagram digunakan untuk menyampaikan logika sistem ke programmer. Walaupun begitu, pengguna dapat mengalami kesulitan dalam mengikuti logika sistem. Oleh karena itu, pengguna dapat lebih memahami logika sistem dengan menggunakan use case narrative atau disebut use case description.
Tabel 2.2 Notasi-Notasi Activity Diagram
Simbol
Keterangan
Initial node
Actions
Actions
Flow
Decision
Merge
Fork
Join
Activity Final
LibrarianMember
Return bookValidate book's data
Receive a fine
Pay a fine
[yes]
Validate data
[no]
Gambar 2.2 Contoh Activity Diagram
2.1.5.3 Class Diagram
Menurut Whitten (2007 : 400), class diagram adalah gambaran grafik dari struktur objek statik sebuah sistem. Dengan class diagram, dapat dilihat objek sebuah kelas yang menyusun sebuah sistem dan hubungan antar objek kelas tersebut. Relasi dalam class diagram antara lain :
1. Relasi asosiasi : asosiasi antara dua objek kelas menggambarkan apa saja yang perlu diketahui kelas tersebut terhadap kelas lainnya. Hal ini mengakibatkan sebuah kelas dapat merefensi ke kelas lainnya dan mengirimkan pesannya. Setelah ditentukan asosiasi, multiplicity perlu didefinisikan.
2. Relasi generalisasi/spesialisasi : disebut juga hirarki klasifikasi atau relasi "merupakan", terdiri atas kelas supertipe (abstract atau parent) dan kelas subtipe (concrete atau child). Kelas supertipe adalah kelas umum yang terdiri atas atribut universal dan sifat-sifat hirarkinya. Sedangkan kelas subtipe memiliki atribut dan sifat yang unik pada objek tersebut namun juga mewarisi atribut dan sifat dari supertipe.
3. Relasi agregasi/komposisi : agregasi adalah tipe relasi yang unik dimana sebuah objek "merupakan bagian" dari objek lainnya. Relasi ini sering disebut sebagai relasi keseluruhan atau sebagian dan dapat dibaca sebagai "Objek A mengandung objek B dan objek B adalah bagian dari objek A". Relasi agregasi bersifat asimetrik dimana objek B adalah bagian dari objek A, tetapi objek A bukan bagian dari objek B.
Customer
Potential Member
-memberNumber
-memberLastName
-memberFirstName
-memberStatus
Club Member
-streetAddress
-city
-state
-zipCode
Address
Billing AddressEmail AddressShipping Address
-terminationDate
-reason
Former Member
-expirationDate
Inactive Member
-memberDateOfLastOrder
-memberDaytimePhoneNumber
-memberBalanceDue
-memberBonusBalanceAvailable
-audioCategoryPreference
-dateEnrolled
-gameCategoryPreference
-gameMediaPreference
-numberOfCreditsEarned
-privacyCode
-videoCategoryPreference
-videoMediaPreference
Active Member
-orderNumber
-orderCreationDate
-orderFillDate
-shippingInstrunctions
-orderSubTotal
-orderSalesTax
-orderShippingMethod
-orderShipping&HandlingCost
-orderStatus
-orderPrepaidAmount
-orderPrepaymentMethod
Member Order
-quantityOrdered
-quantityShipped
-quantityBackordered
-purchaseUnitPrice
-creditsEarned
Member Ordered Product
1
1..*
1
1..*
10..*
1
0..*
1
1..*
Gambar 2.3 Contoh Class Diagram
2.1.1 Proses Model Iterasi
Menurut Pressman (2010:41), proses model Iterasi atau disebut incremental process model adalah salah satu metode perancangan software dengan perulangan (iterasi) yang berurutan. Incremental process model pada iterasi pertama merupakan inti dari software secara keseluruhan. Untuk pengembangan lanjutan dan evaluasi sistem dilakukan pada iterasi berikutnya. Iterasi tersebut dilakukan untuk mendapatkan umpan balik dan kebutuhan yang sesuai dengan kebutuhan sistem beserta penambahan fitur tambahan atau fungsionalitas yang dibutuhkan. Proses tersebut terus diulang hingga pada proses deployment sampai menghasilkan software yang lengkap.
Berikut tahap-tahap dalam incremental model:
1. Communication
Hal pertama yang harus dilakukan adalah mendefinisikan kebutuhan software terlebih dahulu dan memahami secara jelas software seperti apa yang diharapkan pengguna. Hal tersebut akan membantu dalam mendefinisikan fitur-fitur dan fungsi yang dibutuhkan oleh software. Tahap ini bisa dilakukan dengan melakukan studi kepustakaan, wawancara, survei atau diskusi dengan pengguna secara langsung.
2. Planning
Kegiatan perencanaan digunakan untuk memandu tim dalam pembuatan software. Perencanaan meliputi tugas yang harus dilakukan selama pengerjaan software, risiko yang mungkin terjadi, banyaknya sumber daya yang dibutuhkan, dan jadwal pengerjaan software.
3. Modeling
Tahap ini digunakan untuk menganalisa kembali kebutuhan software dengan tujuan untuk menspesifikasikan kebutuhan software dan mendefinisikan kebutuhan software secara rinci. Pada tahap ini biasanya dilakukan pembagian dari keseluruhan software menjadi modul-modul kecil.
4. Construction
Tahap ini digunakan untuk menerjemahkan kebutuhan software ke dalam bentuk kode bahasa pemrograman, dan menggabungkan kembali modul-modul menjadi sebuah software yang lengkap. Kemudian dilakukan tahap pengujian untuk memastikan tidak terjadi kesalahan pada software yang telah dibuat dan sudah sesuai dengan kebutuhan software.
5. Deployment
Software yang telah dirancang (sebagai software lengkap atau peningkatan sebagian selesai) lalu diimplementasikan ke pengguna untuk mendapatkan umpan balik dan evaluasi terhadap sistem.
Communication (Project Initiation, Requirements)
Planning (Estimating, Scheduling, Tracking)
Modeling (Analysis, Design)
Construction (Code, Test)
Deployment (Delivery, Support, Feedback)
Increment #1
Delivery of 1
st
increment
Increment #2
Delivery of 2
st
increment
Increment #n
Delivery of n
st
increment
Project Calendar Time
S
o
f
t
w
a
r
e
F
u
n
c
t
i
o
n
a
l
i
t
y
a
n
d
F
e
a
t
u
r
e
s
Gambar 2.4 Incremental Process Model
2.2 Teori-Teori Khusus
2.2.1 Knowledge
Menurut Pearlson dan Saunders (2009:349), knowledge adalah campuran dari informasi kontekstual, pengalaman, aturan dan nilai-nilai. Knowledge bersifat lebih mendalam dan bernilai daripada informasi karena knowledge merupakan hasil pemikiran seseorang mengenai sebuah informasi yang telah ditambahkan pengalaman seseorang dan pendapatnya yang unik.
Menurut Ilvonen (2010:353), knowledge adalah interpretasi yang dibuat berdasarkan informasi dan pengalaman seseorang. Knowledge diciptakan dengan memproses data dan informasi melalui interpretasi, pemahaman dan pengalaman seseorang. Konsep sebuah knowledge tergantung pada pengguna dan konteks, sehingga dapat berarti berbagai hal. Hal ini dapat berarti data, sejumlah besar fakta dan angka yang tersimpan untuk berbagai jenis database, atau bisa berarti informasi yang disimpan dan diproses oleh berbagai jenis sistem komputer. Hal ini juga bisa berarti informasi yang tersimpan di perpustakaan dalam bentuk buku dan jurnal, pengetahuan karyawan, baik yang melekat pada diri mereka atau di komputer sebagai dokumen, misalnya proses kerja.
Menurut Dadzie, Lanfranchi dan Petrelli (2009: 198), knowledge merupakan hasil interpretasi, pemikiran dan pendapat seseorang mengenai sebuah informasi. Knowledge bersifat individual dan pribadi.
2.2.2 Management
Menurut Robbins dan Coulter (2012:8), management adalah sebuah proses koordinasi dan mengawasi aktivitas pekerjaan supaya terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.
Menurut Birkinshaw dan Goddard (2009:83), management adalah tentang bagaimana menyelesaikan pekerjaan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Manajemen berkaitan dengan pekerjaan sehari-hari dalam menentukan tujuan, memotivasi usaha yang dilakukan, mengkoordinasikan aktivitas dan membentuk keputusan.
Menurut Gao, Li, dan Clarke (2008:7-8), istilah management umumnya berarti tindakan mengatur dan mengendalikan bisnis atau organisasi serupa. Hal ini dapat mencakup dua bagian: tanggung jawab dan kontrol. Manajemen berarti perencanaan interaktif atau strategi organisasi, memfasilitasi peserta, membangun atau memelihara konfigurasi yang baik, serta memberdayakan, mendukung dan memotivasi para profesional.
2.2.3 System
Menurut O’Brien dan Marakas (2010:26), System adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, dengan batas yang jelas, bekerja bersama untuk mencapai sebuah tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses yang teratur.
2.2.4 Knowledge Management
Menurut Poonkundran (2009:17), knowledge management adalah sebuah filosofi bisnis. Knowledge management merupakan kumpulan dari prinsip-prinsip, proses, struktur organisasi dan aplikasi teknologi yang membantu orang membagikan dan meningkatkan knowledge mereka untuk memenuhi tujuan bisnis mereka.
Menurut Gao et al. (2008:13), knowledge management dalam suatu organisasi bisnis berarti mengelola kegiatan knowledge worker, yang dicapai dengan memfasilitasi, memotivasi, memimpin, dan mendukung knowledge worker dan menyediakan atau memelihara lingkungan kerja yang sesuai.
Menurut Vo (2012:79), knowledge management bertujuan untuk menangkap dan mendistribusikan knowledge di dalam organisasi melalui penerapan teknologi informasi dan komunikasi sehingga dapat dibagikan kepada semua karyawan.
Menurut Watson (2003:5), knowledge management melibatkan perolehan, penyimpanan, pencarian, penerapan, penghasilan dan penelaahan terhadap aset knowledge sebuah organisasi dengan cara yang terkontrol.
2.2.5 Knowledge Management System
Menurut O’Brien dan Marakas (2010:65), Knowledge Management System mengacu pada penggunaan teknologi informasi yang modern seperti internet, intranets, extranets, data warehouses untuk mengatur, meningkatkan dan memperlancar intra- dan inter- knowledge management.
Menurut Chen dan Xu (2010:219), Knowledge Management System adalah cara untuk mencapai tujuan dari knowledge management yang diterapkan oleh organisasi dan kelompok industri dengan menggunakan teknologi informasi. Knowledge Management System mencakup beberapa kondisi hard environment seperti peralatan teknologi informasi, dan serangkaian kondisi soft environment seperti sistem organisasi.
2.2.5.1 Tacit dan Explicit Knowledge
Menurut Groff dan Jones (2003:3), ada dua tipe utama dari knowledge. Tipe yang pertama dan paling umum adalah tacit knowledge. Tipe yang kedua adalah explicit knowledge. Tacit knowledge mengacu pada knowledge pribadi yang melekat dalam pengalaman individu dan melibatkan faktor-faktor seperti keyakinan, perspektif dan nilai-nilai pribadi. Explicit knowledge mengacu pada tacit knowledge yang sudah didokumentasikan. Explicit knowledge biasanya dalam bentuk bahasa formal dan lebih mudah dipindahkan antara individu-individu.
Menurut Evers, Gerke, dan Menkhoff (2010), tacit knowledge pada dasarnya adalah pengalaman yang diperoleh melalui tindakan, sedangkan explicit knowledge mengacu pada pengetahuan yang disimpan dan dibuat dalam buku, databanks atau jenis media lainnya. Turnover karyawan tinggi menimbulkan tantangan manajemen dalam memelihara kompetensi dalam sebuah organisasi, karena tacit knowledge hilang.
2.2.5.2 People, Process, Technology
People, process dan technology saling terintegrasi membentuk suatu landasan yang kuat dalam membangun knowledge management.
Menurut Tobing (2007:100), dari sisi people, knowledge leader merupakan seseorang pemimpin yang dapat bersikap profesional. Knowledge leader juga memiliki wawasan yang luas dan mampu memfasilitasi berbagai pihak dalam berbagi knowledge, berkolaborasi dan belajar. Knowledge leader memiliki karakteristik komunikatif, yaitu mampu melakukan komunikasi dan koordinasi secara virtual dan tatap muka. Knowledge worker menurut Tobing (2007:81-82) adalah orang-orang yang memiliki kompetensi yang tinggi, dinamis dan memiliki daya yang tinggi untuk mempelajari dan memahami isu-isu baru serta menciptakan peluang yang positif pada setiap situasi. Knowledge worker merupakan inti dan penggerak utama suatu organisasi berbasis knowledge dengan mengakses, mengolah, menganalisis, menyimpan dan mentransfer knowledge. Knowledge worker biasanya mengetahui bagaimana melakukan hal secara benar, sehingga mereka lebih membutuhkan seorang leader yang dapat menginspirasi mereka untuk melakukan hal yang benar.
Dari segi proses, menurut Tobing (2007:65-66), KM melakukan proses pengumpulan, penyimpanan dan pemeliharaan berbagai knowledge yang dimiliki organisasi dan karyawannya. Setelah itu, KM memastikan bahwa knowledge organisasi dapat didistribusikan sesuai keperluan dan otoritas yang dimiliki. Tobing berpendapat bahwa proses inti dalam KM sangat bervariasi, namun inti dari proses KM meliputi knowledge creation, knowledge retention, knowledge sharing dan knowledge utilization.
Dari segi teknologi, menurut Tobing (2007:30), penggunaan teknologi informasi menjadi salah satu enabler dari knowledge management karena semakin banyak proses yang diotomasi dan semakin banyak pekerja yang melakukan analisis, mengeksekusi proses bisnis maupun untuk berkomunikasi. Tujuan utama penggunaan teknologi dalam knowledge management adalah untuk mendistribusikan knowledge yang memungkinkan knowledge tersebut dapat didistribusikan secara luas dalam organisasi dan menjadi milik kolektif organisasi tersebut. Teknologi KM dibangun untuk memfasilitasi proses-proses dalam KM.
2.2.5.3 Konversi Knowledge
Menurut Marley (2012:5-6), mengutip dari Nonaka dan Takeuchi, sebuah organisasi yang ingin menjadi knowledge-creating company harus menempatkan proses knowledge creation di tengah-tengah sumber daya manusia. Knowledge creation terjadi melalui proses interaksi (knowledge sharing) diantara anggota-anggota organisasi melalui interaksi antara explicit knowledge dan tacit knowledge dan sebaliknya. Interaksi antar knowledge inilah yang dinamakan sebagai konversi knowledge.
Gambar 2.5 Nonaka and Takeuchi Model of Knowledge Conversion
Ada empat jenis dari konversi knowledge, yaitu:
1. Socialization
Socialization merupakan proses konversi tacit knowledge menjadi tacit knowledge yang baru melalui pengalaman bersama. Karena tacit knowledge sulit untuk dirumuskan, tacit knowledge hanya bisa diperoleh melalui pengalaman bersama, contohnya dengan menghabiskan waktu bersama atau tinggal di lingkungan yang sama. Socialization bisa terjadi saat rapat antar karyawan dimana biasanya para karyawan mendiskusikan dan mengemukakan pengalaman masing-masing.
2. Externalization
Externalization mengacu pada konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge yang baru. Contoh dari proses konversi ini adalah pendokumentasian notulen rapat dan dokumen experts.
3. Combination
Ini adalah proses konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge baru yang lebih sistematis. Explicit knowledge dikumpulkan dari dalam ataupun luar organisasi dan kemudian digabungkan, disunting, atau diproses untuk membentuk knowledge baru. Explicit knowledge baru tersebut nantinya akan disebarkan diantara anggota-anggota organisasi.
4. Internalization
Proses merubah explicit knowledge menjadi tacit knowledge baru dinamakan internalization. Dengan internalization, explicit knowledge yang dibuat dibagi di seluruh organisasi dan diubah menjadi tacit knowledge oleh masing-masing individu. Internalization berkaitan dengan ‘learning by doing’. Seperti contoh, program pelatihan bisa membantu para peserta pelatihan untuk memahami organisasi. Dengan membaca dokumen atau panduan mengenai pekerjaan dan organisasi dan menunjukkannya dalam diri mereka, para peserta pelatihan dapat menginternalisasi explicit knowledge dalam dokumen-dokumen untuk memperkaya dasar tacit knowledge mereka. Ketika knowledge diinternalisasi menjadi bagian dari dasar tacit knowledge individu, knowledge menjadi aset yang berharga.
2.2.5.4 Proses Inti dari Knowledge Management
Menurut Fink dan Ploder (2009:48-49), mengutip dari Probst, Raub dan Romhardt, untuk mengatur dan mengelola knowledge yang terdapat pada organisasi dapat dimulai dengan mengelompokkan dan mengkategorikan masalah yang ditemui di dalam organisasi. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang dianggap sebagai proses inti knowledge management yang terkait antara satu dengan yang lainnya. Knowledge management memiliki proses-proses inti sebagai berikut:
1. Knowledge Goal
Knowledge goal memberikan arah dan panduan bagi knowledge management. Pada knowledge goal akan ditetapkan kemampuan yang harus dikembangkan dan didistribusikan. Knowledge goals terdiri atas tiga level yaitu:
a. Normative
Mengacu pada visi umum dari kebijakan-kebijakan organisasi serta semua aspek dari budaya organisasi. Tujuan ini mengarah pada pembangunan budaya organisasi agar menjadi sadar knowledge (knowledge aware company culture) dan yang peka terhadap knowledge dimana keahlian-keahlian individu didistribusikan dan dikembangkan dalam organisasi.
b. Strategic
Berhubungan dengan sekumpulan program jangka panjang untuk merealisasikan visi. Tujuan ini mengarah pada pendefinisian knowledge utama yang terdapat pada organisasi dan penspesifikasian keahlian-keahlian yang dibutuhkan pada masa mendatang.
c. Operational
Memastikan program strategis diimplementasikan dalam keseharian aktivitas organisasi. Tujuan ini mengarah pada pengimplementasian knowledge management serta menerjemahkan normative knowledge management goal dan strategic knowledge management goal menjadi tujuan yang nyata.
2. Knowledge Identification
Merupakan proses mengidentifikasi knowledge yang bersifat tacit maupun explicit. Dengan adanya proses pengidentifikasian ini, diharapkan organisasi akan mengetahui sejauh mana knowledge yang dimiliki oleh organisasi, agar dapat digunakan dengan baik pada masa mendatang. Dengan identifikasi yang jelas, diharapkan setiap individu dalam organisasi dapat melakukan setiap pekerjaan dengan optimal karena adanya dukungan knowledge yang jelas dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Knowledge identification dibagi menjadi tiga, yaitu: structural, functional dan behavioral. Structural berkaitan dengan struktur organisasi seperti job description dan proses bisnis. Functional bertujuan untuk mengidentifikasi knowledge yang ada di diri seorang karyawan yaitu melalui fungsi-fungsi pekerjaan tiap karyawannya. Behavioral berkaitan dengan pendistribusian knowledge dari karyawan ke karyawan lain yang biasanya diperoleh dari hasil diskusi antar karyawan.
3. Knowledge Acquisition
Melalui knowledge acquisition, organisasi diharapkan dapat menambah knowledge yang belum dimiliki serta melengkapi knowledge awal organisasi. Biasanya, knowledge acquisition bersumber dari luar organisasi seperti hubungan dengan pelanggan dan mitra kerja yang saling mendukung yang memiliki andil dalam menyediakan knowledge yang potensial untuk perkembangan organisasi.
4. Knowledge Development
Merupakan proses yang melengkapi knowledge acquisition. Intinya adalah menghasilkan knowledge baru untuk melengkapi dan menambah knowledge yang sudah ada sebelumnya, sehingga berguna bagi organisasi dalam melakukan inovasi dan peningkatan kualitas produk, karyawan maupun strategi baru. Knowledge development difokuskan kepada penghasilan ide, menggunakan kemampuan serta kreatifitas setiap individu dalam organisasi untuk digunakan di masa mendatang.
5. Knowledge Sharing dan Distribution
Merupakan proses mengubah knowledge yang tadinya bersifat kolektif menjadi sesuatu yang berguna bagi organisasi. Selain itu, knowledge sharing dan distribution merupakan proses membagi dan menyebarkan pengetahuan yang sudah dalam organisasi. Dengan adanya knowledge sharing dan distribution, pengembangan kualitas individu dalam organisasi akan meningkat. Hal ini tentunya akan berdampak pada kualitas organisasi secara keseluruhan. Yang perlu diperhatikan pada aktifitas ini adalah penentuan kepada siapa saja knowledge tersebut diberikan dan seberapa luas akses yang diberikan.
6. Knowledge Utilization
Merupakan proses untuk memastikan bahwa knowledge yang ada di dalam organisasi digunakan sebaik mungkin sesuai dengan kebutuhan yang ada sehingga benar-benar berguna untuk menunjang pengembangan organisasi.
7. Knowledge Retention
Knowledge yang ada di dalam setiap individu maupun organisasi tidak dapat tersedia secara otomatis setiap waktu sehingga diperlukannya suatu manajemen yang baik untuk mengelola knowledge dan pengalaman secara berkesinambungan. Seringkali dalam organisasi terjadi kasus pengulangan pekerjaan yang membuang waktu dan biaya, sehingga membuat organisasi mengeluhkan pengulangan knowledge yang tidak terorganisir. Agar knowledge yang berharga dapat terjaga dengan baik, proses penyeleksian, penyimpanan dan pembaharuan knowledge yang bernilai bagi masa depan harus dengan hati-hati dilakukan. Hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan knowledge di dalam organisasi adalah media penyimpanan knowledge tersebut. Dengan media yang baik, knowledge yang disimpan akan terjaga dengan baik.
8. Knowledge Assesment
Merupakan proses untuk melakukan pengukuran atau penilaian dari aktivitas proses inti knowledge management dalam organisasi. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mengukur sejauh mana pengaruh yang dihasilkan knowledge di organisasi.
2.2.6 Blog
Menurut Vaezi, Torkzadeh dan Chang (2011:35), blog yang awalnya disebut sebagai weblog, dapat didefinisikan secara sederhana sebagai situs pribadi yang berisi ide dan pendapat dari seseorang. Konten dari sebuah blog selain teks, blog post juga berisi gambar dan video yang dapat mendukung teksnya. Blog mudah untuk dipelihara, biasanya oleh individu namun mungkin juga kolaborasi beberapa orang yang bisa diakses kapan saja dan dimana saja dengan akses web.
Razmerita, Kirchner dan Sudzina (2009: 1028) menyatakan bahwa blog post atau blog sebagian besarnya bersifat tekstual dan memiliki konten yang bervariasi, dapat berupa berita, pendapat dan pengalaman seseorang. Blog dapat digunakan untuk update ke orang lain mengenai aktivitas terbaru. Alasan lain blog digunakan adalah untuk mengemukakan pendapat dan juga mendapatkan umpan balik atas pendapatnya tersebut.
Dengan adanya blog, orang dapat melihat dari sudut pandang orang lain. Penggunaan blog baru-baru ini dikaitkan dengan knowledge management. McIntyre dan Nicolle (2008: 688) menyimpulkan bahwa blog memiliki potensial sebagai tool internal dan eksternal untuk komunikasi dan knowledge management. Blog adalah knowledge management tool yang baik untuk berbagi informasi.
2.2.7 Wiki
Menurut Wei-Tsong dan Zu-Hao (2011:800-803), wiki adalah aplikasi hypertext berbasis web yang memfasilitasi untuk menyunting secara berkolaborasi dan didukung oleh mekanisme yang memantau setiap perubahan dan kontribusi yang dibuat pada tiap bagian yang disunting. Banyak komunitas virtual yang telah menggunakan aplikasi wiki karena keuntungannya yang berkaitan dengan knowledge creation, berbagi, menyebarkan dan mengumpulkan knowledge. Wiki memiliki tiga karakteristik utama. Karakteristik pertama adalah open editing, yang memungkinkan pengguna secara bebas untuk menyunting konten halaman. Karakteristik kedua dari wiki adalah mengontrol perubahan dan keamanan, yang mengacu pada kemampuan untuk mempertahankan dan melacak setiap perubahan yang terjadi dan versi konten yang terdapat pada wiki, serta kemampuan administrator wiki untuk memilih pengaturan privasi yang berbeda untuk menentukan siapa yang berhak melihat dan menyunting konten dari wiki untuk memastikan kualitas wiki tersebut. Karakteristik terakhir adalah knowledge structuring, menghubungkan dan membuat halaman dimana mengacu pada kemampuan untuk mengelompokkan halaman pada wiki yang memuat berbagai jenis konten ke dalam berbagai kategori berdasarkan kemiripan dan kemampuan yang mengizinkan pengguna untuk menghubungkan satu halaman wiki dengan halaman wiki lainnya ataupun halaman wiki dengan halaman di luar wiki. Para penemu sering melaporkan pengaruh positif dari penggunaan aplikasi wiki untuk memfasilitasi aktivitas knowledge management.
2.2.8 Meeting Minutes
Menurut Fiscus (2007:27), meeting minutes merupakan penjelasan tentang apa yang terjadi dalam sebuah rapat. Dengan begitu, meeting minutes menjadi catatan resmi dari rapat yang diadakan. Meeting minutes biasanya berisi elemen penting dari sebuah rapat yaitu: tanggal, waktu, tempat diadakannya rapat, apakah rapat tersebut merupakan rapat rutin atau rapat khusus, siapa fasilitator dan siapa saja yang menghadiri rapat tersebut. Meeting minutes juga mencakup keputusan dan hasil dari rapat. Meeting minutes biasanya ditulis saat rapat selesai diadakan atau rapat sedang berlangsung agar detail dari rapat dapat dituliskan selengkap mungkin.
2.2.9 Case-Based Reasoning
Menurut Brady, Menzies, El-Rawas, Kocaguneli dan Keung (2010:1007), case-based reasoning (CBR) adalah metode pemecahan masalah yang sedang berjalan dengan menganalogikan solusi dari masalah yang serupa yang pernah terjadi sebelumnya. Pendekatan CBR mengumpulkan informasi tentang kasus-kasus sebelumnya, dan kemudian mengambil informasi ini untuk kasus-kasus serupa. CBR didasarkan pada adaptasi langsung dari kasus-kasus sebelumnya berdasarkan kesamaan antara kasus-kasus tersebut dengan situasi saat ini. Solusi sebelumnya dapat diadaptasi sehingga lebih cocok dengan masalah dan situasi yang sedang dihadapi.
2.2.10 Discussion Forum
Notess (2009:41) menggambarkan discussion forum sebagai aplikasi berbasis web dimana pengguna post sebuah pesan dan pengguna yang lain post jawaban atau tanggapannya. Menurut McLoughlin dan Mynard (2009:148), discussion forum memudahkan orang untuk memberikan pendapat, saran dan mengajukan pertanyaan. Discussion forum merupakan sebuah tool yang mendukung kolaborasi, dimana forum memberikan berbagai sudut pandang terhadap setiap masalah atau ide.
Menurut Fu-Hsiang, Gwo-Dong, Chin-Yeh, dan Liang-Yi (2007:137), dalam kolaborasi berbasis web, forum discussion diterapkan sebagai tool untuk kolaborasi dan knowledge sharing paling mendasar karena diskusi merupakan langkah pertama dari kolaborasi apapun.
2.2.11 Document Management System
Menurut Simonds (2008:22), Document management system (DMS) merupakan repository yang digunakan untuk menyimpan, mengatur dan melacak dokumen. Keuntungan dari document management adalah pengurangan redudansi dokumen pada sistem. Document management adalah key enabler dalam proses knowledge management (KM). KM berfokus dalam mengumpulkan, menyimpan dan membagikan informasi. Penggunaan DMS sangat berperan penting dalam memastikan bahwa informasi itu tersedia.
2.2.12 Knowledge Management Dashboard
Menurut Wall Street Network, Inc. (2012, 152), knowledge dashboard merupakan KM tool yang berbentuk dashboard yang dirancang untuk membantu pengguna dalam organisasi untuk memahami dan sadar akan pengetahuan yang didistribusikan. Knowledge dashboard memiliki kemampuan untuk menginformasikan kepada knowledge worker (biasanya seorang karyawan dari sebuah organisasi yang menggunakan aplikasi KM) mengenai hal yang dibutuhkan organisasi dari individu tertentu serta mendorong informasi dan knowledge orang lain kepada individu tersebut. Knowledge dashboard memungkinkan pengguna untuk selalu diinformasikan dan fokus terhadap apa yang penting dalam organisasi karena dashboard menunjukkan knowledge dan informasi apa yang harus diperhatikan. Knowledge dashboard terdiri dari filter untuk menyaring informasi dan knowledge yang ada di dalam aplikasi KM. Knowledge dashboard dan informasi di dalam dashboard berbeda bagi tiap pengguna.
2.2.13 Microsoft SharePoint 2010
Menurut Rajagukguk (2010:1-2), SharePoint didefinisikan sebagai sebuah platform perangkat lunak yang dikembangkan oleh Microsoft dengan tujuan untuk memudahkan kolaborasi di web. SharePoint digunakan untuk saling berkolaborasi dengan rekan kerja dalam membuat konten yang dinamis.
SharePoint memiliki user experience dan pengaturan konten yang baik sehingga sangat memudahkan pengguna ketika sedang berinteraksi dengan aplikasi tersebut. SharePoint dapat diintegrasikan dengan produk Microsoft Office lainnya, sebagai contoh SharePoint dapat diintegrasikan dengan Office Word. Bentuk kolaborasinya adalah dokumen Word dapat disimpan dalam SharePoint dan pengguna yang berhak dapat menyunting dokumen tersebut. Ketika dokumen tersebut telah selesai disunting maka dokumen tersebut dapat disimpan dalam SharePoint, semua status perubahan dokumen serta orang yang mengubahnya tercatat dalam SharePoint.
SharePoint dapat diintegrasikan dengan produk Microsoft Office lainnya, seperti Microsoft Office Excel, Power Point, Access, Visio, email Outlook, dll yang mempunyai kemampuan kolaborasi dokumen dalam organisasi. Adanya dukungan search yang memudahkan pengguna mencari dan menemukan konten yang dibutuhkan secara cepat. Selain itu, SharePoint dapat diakses di beberapa browser yang berbeda, bahkan mobile web browser. Office Web Application juga dapat digunakan di situs SharePoint sehingga pengguna dapat menulis, membaca, mengubah dan menyimpan dokumen Office langsung di browser. Pengaturan konten di SharePoint juga didukung oleh adanya fitur versioning. Fitur versioning ini dapat melacak semua perubahan yang terjadi pada konten di dalam situs SharePoint, bahkan menyimpan setiap perubahan yang dilakukan pengguna, sehingga pengguna dapat melihat dan mengembalikan versi konten sebelumnya.
Arsitektur SharePoint 2010 menurut Pialorsi (2011:13) adalah sebagai berikut:
Gambar 2.6 Arsitektur Microsoft SharePoint 2010
Operating system yang digunakan oleh SharePoint 2010 adalah Microsoft Windows Server 2008 atau Microsoft Windows Server 2008 R2. Atau juga dapat diinstall di Microsoft Windows 7 atau Microsoft Windows Vista SP1/SP2. SharePoint 2010 menggunakan operating system 64-bit.
SharePoint 2010 membutuhkan database server yang berbasis Microsoft SQL Server 2005 SP3 atau Microsoft SQL Server 2008 atau R2 yang terinstall di operating system yang 64-bit. SharePoint menggunakan database SQL Server untuk menyimpan konten dan konfigurasi SharePoint.
Di atas operating system dan database terdapat application server, di SharePoint 2010 menggunakan webserver Internet Information Services 7.x.
SharePoint 2010 menggunakan Microsoft .NET Framework 3.5, Microsoft ASP.NET 3.5 SP1, .NET Framework 3.5 SP1.
SharePoint Foundation 2010 adalah edisi SharePoint yang tersedia secara gratis yang tersedia fitur dasar untuk mendukung kebutuhan pengguna.
SharePoint 2010 adalah edisi berbayar SharePoint. Semua fitur yang ada di SharePoint Foundation 2010 tersedia di SharePoint 2010 dan didukung oleh berbagai fitur lainnya.
2.2.13.1 Web Application
Menurut Rajagukguk (2010:20-25), web application adalah kontainer paling tinggi dalam SharePoint yang berjalan di atas Internet Information Service (IIS). IIS adalah sebuah web server yang berjalan di sistem operasi Microsoft Windows. Masing-masing web application mewakili sebuah situs dalam IIS. Sebuah implementasi SharePoint memungkinkan untuk memiliki beberapa web application. Bila salah satu web application mengalami kendala teknis atau down, maka web application lainnya tidak akan terganggu.
Setiap web application dapat dikonfigurasi melalui SharePoint Central Administration Site yang berfungsi untuk mengatur SharePoint secara keseluruhan. Sebagai contoh, pembuatan web application, pengaturan web application dan fungsi lainnya.
Sebuah web application dapat menjadi host dari beberapa site collection. Site collection adalah sebuah container untuk sekumpulan situs.
2.2.13.2 Page dan Web Part
Menurut Rajagukguk (2010:28-29), sebuah situs dalam SharePoint adalah sebuah website. Sebuah website tentunya terdiri atas sekumpulan halaman web. Hal yang sama berlaku pula pada SharePoint dimana situs SharePoint dibangun oleh kumpulan halaman web yang berbentuk halaman ASP.NET. Setiap situs SharePoint memiliki sebuah page utama, yang disebut home page yang diwakili oleh file bernama default.aspx. Pembuatan halaman sangat mudah dilakukan di SharePoint karena adanya dukungan ribbon untuk mempermudah proses pembuatan halaman. Selain page dapat digunakan untuk membangun sebuah halaman baru, konsep lain bernama Web Part. Web Part digunakan untuk memperkaya konten dari page. Web Part adalah sebuah komponen yang dapat digunakan ulang dalam berbagai page yang berfungsi untuk menampilkan sebuah konten.
2.2.13.3 Enam Pilar Utama SharePoint 2010
Menurut Rajagukguk (2010:2-7), SharePoint memiliki enam pilar utama untuk mendukung fungsinya sebagai sebuah situs kolaborasi yang tangguh. Enam pilar tersebut adalah sebagai berikut:
Gambar 2.7 SharePoint 2010 Capabilities
a. Sites
SharePoint didukung oleh adanya ribbon yang user-friendly, ribbon tersebut terdapat pada semua produk Microsoft, dengan tampilan yang memudahkan pengguna ketika berinteraksi dengan aplikasi SharePoint. Situs SharePoint juga dapat ditampilkan pada mobile device.
Office Web Application di SharePoint dapat memudahkan pengguna dalam membaca, menulis dan mengubah konten situs langsung di browser tanpa harus menginstal Microsoft Office di komputer pengguna.
SharePoint mendukung kolaborasi melalui intranet, extranet dan internet. Tujuan utama SharePoint adalah untuk mendukung kolaborasi antar pengguna di situs. Kontainer paling luar dari SharePoint adalah server yang di dalamnya mengandung beberapa web application. Kemudian di dalam web application bisa terdapat beberapa site collection. Dalam site collection pengguna SharePoint berinteraksi.
b. Communities
Sebuah situs kolaborasi tentunya tidak akan berarti kalau tanpa orang-orang atau komunitas yang menggunakannya dengan baik. Membagi konten ke sesama pengguna SharePoint adalah sebuah kunci penting dalam membangun sebuah komunitas. Dukungan fitur di SharePoint dapat digunakan untuk mendukung kolaborasi konten.
Koneksi antara pengguna dalam SharePoint dapat dilakukan dengan memanfaatkan my sites. Sehingga, setiap pengguna dapat memiliki halaman situsnya sendiri dan juga dapat dilihat oleh pengguna lainnya.
Kemudahan untuk berpartisipasi dalam berbagai konten adalah salah satu faktor pembangun komunitas. Pengguna dapat melakukan tagging dan rating terhadap konten pengguna lainnya.
c. Content
Konten menjadi perhatian penting dalam sebuah situs, karena dibalik sebuah situs terdapat konten yang baik. SharePoint mendukung interaksi yang intuitif dengan Microsoft Office ketika sedang mengisi sebuah konten menjadi andalan SharePoint.
Pengaturan konten yang sesuai dengan kebijakan legal dapat diatur dalam SharePoint. Kebijakan tersebut dapat diterapkan mulai dari situs sampai ke item-item detail yang ada di dalamnya, sesuai dengan aturan dalam organisasi terhadap pengguna tertentu. Efisiensi dalam pengaturan konten supaya terstruktur dapat dilakukan dengan dukungan metadata. Media penyimpanan berkas dengan binari yang lebih kecil terdapat dalam SharePoint.
d. Search
Pencarian sebuah konten menjadi salah satu tindakan yang penting dan paling sering dilakukan pengguna untuk menemukan konten yang dibutuhkan. Fitur pencarian dalam SharePoint memiliki navigasi yang mempermudah pengguna dalam melakukan pencarian konten. Kemudahan dalam menemukan sebuah konten didukung dengan adanya metadata dan filtering. SharePoint mampu melakukan pencarian semua konten yang ada di situsnya, termasuk konten yang ada dalam sebuah dokumen, seperti dokumen Microsoft Office. Memungkinkan untuk menggunakan ekspresi boolean, dengan operasi AND, OR dan NOT. Dengan ini, pengguna dapat membangun ekspresi query yang kompleks sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pencarian People Search juga merupakan fitur penting dalam SharePoint, fitur ini dapat membantu dalam menemukan rekan kerja kita beserta keahliannya atau data lainnya. Pencarian dalam SharePoint mendukung pengayaan informasi dalam bentuk fonetik dan berbagai bahasa.
e. Insights
Sebuah situs kolaborasi yang tangguh harus dapat menyediakan fitur yang dapat memberikan wawasan mengenai apa yang terjadi dalam organisasinya. Hal ini didukung dengan adanya excel services yang dapat digunakan sebagai sumber analisis data lengkap dengan visualisasinya. Kemudahan untuk merepresentasikan hasil analisis data didukung dengan adanya dashboard.
f. Composites
SharePoint mendukung sistem komposit, yang berarti bahwa konten maupun fitur dari SharePoint dapat dikembangkan dengan solusi dari pihak ketiga. Konektivitas untuk mengambil data dari sistem lain dipermudah dengan adanya Business Connectivity Services. Data dari SharePoint pun dapat digunakan oleh pihak lain dengan menggunakan Web Services atau API.
Pengujian solusi atau fitur yang dibuat oleh pihak ketiga dapat dipasang tanpa menggangu situs atau services yang sedang berjalan. Hal ini didukung dengan fitur sand box, dimana fitur tersebut dapat diuji terlebih dahulu sebelum dipasang untuk penggunaan secara menyeluruh.
2.2.13.4 List dan Library
Menurut Rajagukguk (2010:35-37), bagian yang membuat SharePoint menjadi sebuah solusi yang menarik untuk berkolaborasi adalah kemampuannya untuk melakukan kolaborasi dokumen. Dokumen yang telah dibuat dapat disimpan dalam SharePoint yang lengkap dengan fitur version control yang sangat memudahkan pengguna ketika melakukan auditing dokumen. Selain itu, ada dua struktur konten yang umum digunakan dalam SharePoint 2010 yaitu list dan library. List adalah tampilan tabular dari sebuah data. Sebuah list terdiri atas kolom dan baris. Library adalah sebuah list yang digunakan untuk menyimpan file dimana dapat memudahkan pengaturan file.
2.2.13.5 Document Library
Menurut Rajagukguk (2010:40-41), dokumen adalah salah satu item yang umumnya digunakan oleh pengguna ketika sedang berinteraksi dengan SharePoint. Banyak organisasi yang menggunakan SharePoint untuk menggantikan file server tradisional untuk masalah dokumen.
Alasan SharePoint menjadi pilihan yang tepat untuk pengaturan dokumen:
1. Adanya dukungan versioning sehingga memudahkan pengguna untuk melacak perubahan dalam dokumen.
2. Penggunaan dokumen metadata dan tags dapat digunakan untuk pengelompokan dokumen.
3. Alert dapat dikirimkan ke email Outlook pengguna jika terjadi perubahan, penghapusan atau pembuat dokumen baru.
4. Pengguna bisa memberikan rating untuk tiap dokumen.
5. Document Library memberikan kemampuan untuk Check In dan Check Out sehingga menjamin integritas dari dokumen.
2.2.13.6 Excel Services
Menurut Rajagukguk (2010:70), excel adalah sebuah kakas analisis yang banyak digunakan. Pengguna umumnya menggunakannya untuk menganalisis data yang ada dalam organisasi. Fungsi utama excel services adalah untuk membaca, mengkalkulasi serta menampilkan isi dari berkas Microsoft Excel. Dalam SharePoint, pengguna dapat berinteraksi dengan berkas Microsoft Excel via browser tanpa perlu menginstal excel client. Operasi seperti mengurutkan data, penyaringan data, ataupun pivot table juga dapat dilakukan untuk membantu proses analisis data.
2.2.13.7 Alerts
Menurut Pialorsi (2011:34), Alerts adalah fitur SharePoint yang digunakan untuk memberikan notifikasi lewat email ke pengguna ketika konten dalam situs SharePoint adanya pembaruan atau perubahan, contohnya: ketika ada konten yang baru dibuat, diubah, atau dihapus. Dengan menggunakan Alerts, setiap informasi terbaru akan diketahui oleh pengguna tanpa harus melakukan pengecekan ke situs setiap saat. Pengguna diberi kebebasan untuk mengatur sendiri jenis notifikasi apa saja yang diinginkan, misalnya jenis notifikasi terhadap konten tertentu atau pengiriman notifikasi terhadap durasi waktu tertentu.
2.2.13.8 Metadata
Menurut Rajagukguk (2010:42), pengaturan dokumen tanpa menggunakan SharePoint biasanya hanya dapat mengandalkan nama file dan folder. Tentunya cara tradisional ini dapat bekerja dengan baik jika jumlah file yang ada tidak terlalu banyak. Pendekatan tradisional tersebut membuat pengguna harus mengikuti struktur folder yang sudah ada dan mengikuti aturan penamaan file, dan struktur folder yang ada tergolong kaku, dimana jika mengganti struktur maka akan membuat pengguna bingung.
Untuk mengatasi hal tersebut, SharePoint memungkinkan penambahan kolom ke dalam library. Kolom tersebut dikenal dengan istilah metadata yang dapat digunakan untuk mengurutkan atau menyaring sebuah list.
2.2.13.9 Microsoft SharePoint Designer 2010
Menurut Pialorsi (2011:24), Microsoft SharePoint Designer 2010 merupakan tools yang melakukan koneksi dengan SharePoint Server untuk membantu dalam pengembangan situs SharePoint. Di dalam SharePoint Designer, developer dapat mengatur situs, membuat page baru, webpart, workflow, dan merancang tampilan situs SharePoint.
2.2.13.10 Tipe Data Microsoft SharePoint 2010
Menurut Pialorsi (2011:38-39), pengembangan struktur konten SharePoint dapat dilakukan dengan mendefinisikan kolom (data) dan tipe data yang dibutuhkan sesuai dengan struktur konten SharePoint. Untuk mendefinisikan tipe data baru selain yang disediakan SharePoint dapat dilakukan pengembangan dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010.
Berikut tipe data untuk pengembangan struktur konten SharePoint 2010:
1. Single Line of Text: tipe data untuk menampung text dalam satu baris.
2. Multiple Lines of Text: tipe data untuk menampung text area.
3. Choice: tipe data untuk menampilkan sejumlah nilai yang telah didefinisikan. Bisa berupa pilihan single value atau multiple value, dengan menu drop-down, radio button atau check boxes.
4. Number: tipe data untuk mendefinisikan data numerik, bisa berupa desimal atau nilai minimal dan maksimal.
5. Currency: tipe data untuk mendefinisikan tipe data keuangan sesuai format.
6. Date and Time: tipe data untuk mendefinisikan tanggal dan waktu.
7. Lookup: tipe data untuk menampilkan nilai dari list lain di SharePoint.
8. Yes/No: tipe data untuk pilihan “Ya” atau “Tidak”.
9. Person or Group: tipe data untuk pengisian pengguna tertentu atau group yang telah didefinisikan di SharePoint.
10. Hyperlink or Picture: tipe data khusus untuk Uniform Resource Locator (URL), bisa berupa URL sebuah halaman web atau URL untuk gambar.
11. Calculated: tipe data untuk mendefinisikan formula yang dapat dilakukan kalkulasi pada kolom-kolom dalam list dan menampilkan hasilnya.
12. External Data: tipe data yang digunakan khusus untuk mengambil data melalui Business Connectivity Services.
Managed Metadata: tipe data khusus untuk penggunaan managed metadata service yang biasa digunakan untuk pengkategorian konten di SharePoint.
11
54
Return book
Member
Validate book's data
Receive a fine
Pay a fine
[yes]
Validate data
[no]
Librarian
Customer
Potential Member
-memberNumber-memberLastName-memberFirstName-memberStatus
Communication (Project Initiation, Requirements)
Planning (Estimating, Scheduling, Tracking)
Modeling (Analysis, Design)
Construction (Code, Test)
Deployment (Delivery, Support, Feedback)
Increment #1
Delivery of 1st increment
Increment #2
Delivery of 2st increment
Increment #n
Delivery of nst increment
Project Calendar Time
Software Functionality and Features
Actions
System
Users
Approval Subsystem
Approve Blog
Approve Document
Admin
Knowledge Leader