Modul ke:

Fakultas

Program Studi AFRIZON, SE, M.Si, AK

02 FEB

Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1

Siklus Transaksi Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi • Siklus pendapatan • Siklus pengluaran • Siklus produksi • Siklus keuangan

Siklus Transaksi

Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi • Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang

berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.

• Siklus pengluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.

Siklus Transaksi

Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi • Siklus produksi . Kejadian-kejadian yang

berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.

• Siklus keuangan . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.

Siklus Keuangan

Siklus Pendapatan

Siklus Produksi

Siklus Pengeluaran Siklus SDM

Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Pemrosesan Transaksi

• Siklus Pemrosesan data terdiri dari empat langkah, yaitu: – Input data – Penyimpanan data – Pemrosesan data – Output informasi

Sisi Aktivitas Bisnis yang Harus Dikumpulkan Datanya

Sumber Daya Kegiatan

Perilaku Eksternal

Perilaku Internal

Input Data

• Langkah pertama adalah mengumpulkan data terlebih dahulu � dengan dokumen sumber.

• Data-data yang diperlukan: – Aktivitas-aktivitas atau kejadian dalam organisasi – Sumber daya yang dipengaruhi kejadian tersebut – Pihak yang terlibat dalam aktivitas tersebut

Input Data ( lanjutan )

• Aktivitas untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam meng-input data: – Dokumen turnaround – Otomatisasi dokumen sumber – Dokumen sumber dan entry data yang didesain

dengan baik

Pemrosesan Data

• Empat tipe pemrosesan data: – Meng-update data – Mengubah data – Menambah data – Menghapus data

Lanjutan …

• Proses pembaruan data dibagi dua: – Proses batch: pembaruan atas data yang disimpan

tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat. Kelemahannya: data kurang akurat. – Proses on-line atau real time: pembaruan yang dilakukan

setelah terjadinya transaksi. Kelebihannya: data lebih akurat dan kesalahan dapat

diperbaiki dengan mudah.

Penyimpanan Data

• Data perlu diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien.

Istilah-istilah Dalam Penyimpanan Data

• Entity: sesuatu yang disimpan informasinya. • Atribute: karakteristik khusus yang harus disimpan. • Record: gabungan field yang mengandung data tentang berbagai

atribut dari entitas yang sama. • Data Value: pertemuan antara kolom dan baris. • Field: nilai yang tersimpan dalam ruang fisik. • File: record yang saling berhubungan. • Master File: file yang menyimpan informasi kumulatif tentang

entitas suatu organisasi. • Database: file yang saling berhubungan dan dikoordinasi dari pusat.

Mahasiswa

Nama NPM Jenis Kelamin

Alamat

A 01 P Jl. Rusa

B 02 P Jl. Ruas

C 03 L Jl. Arus

D 04 L Jl. Sura

E 05 P Jl. Poni F 06 L Jl. Pino

Entity

Atribute

Record

Field

File

Data Value

Penyimpanan Data

• Ledger • General ledger • Subsidiary ledger • Coding Techniques: metode untuk memberi

nomor pada dokumen agar mudah mengklasifikasikannya. Teknik coding ada 3, yaitu; sequence code, block code, group code.

Lanjutan …

• Chart of Account • Journal • Audit Trial

Output Informasi

• Informasi dapat berupa: dokumen, laporan. • Output ini terkadang digunakan untuk

keperluan internal seperti: – Tujuan perencanaan. – Manajemen operasional harian – Tujuan pengendalian internal – Tujuan evaluasi

Dokumentasi

• Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis lainnya yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja.

• Peran penting dokumentasi: – Untuk memahami bagaimana sistem tersebut bekerja. – Untuk mengevaluasi dokumentasi sistem pengendalian

internal. – Untuk mengembangkan sistem yang baru.

Alat Pendokumentasian Sistem yang Paling Umum:

Diagram Arus Data( Data Flow Diagram (DFD)) Bagan Alir (flowchart) Dokumen Bagan Alir (flowchart) Sistem Bagan Alir Program

Diagram Arus Data (DFD)

• Secara grafis mendeskripsikan arus data di dalam suatu organisasi.

• Elemen DFD: a. Sumber dan tujuan data b. Arus data c. Proses transformasi d. Penyimpanan data

• Arus data dan penyimpanan data secara umum merupakan kumpulan elemen-elemen data.

Sumber dan tujuan data

• Mewakili sebuah organisasi atau individu yang mengirim atau menerima data yang dipergunakan atau dihasilkan sistem.

• Simbol dari sumber dan tujuan data dalam DFD diwakili oleh bujur sangkar

Arus data

• Mewakili arus data antara pemrosesan, penyimpanan, serta sumber dan tujuan data.

• Arus data diwakili oleh tanda panah.

Proses

• Mewakili transformasi data. • Simbol proses transformasi data:

Tempat Penyimpanan Data

• Tempat menyimpan data baik secara permanen maupun temporer.

• Diwakili oleh simbol dua garis horizontal

Contoh:

Pelanggan A

1.0 Proses

Pembayaran (C)

2.0 Perbarui Piutang

usaha (F)

Bank (J)

Manajer Bagian

Kredit (K)

Piutang Usaha (H)

Pembayaran dari

Pelanggan (B)

Data Pengiriman

uang (D)

Informasi Piutang

(I)

Penyimpanan Uang (E)

G

Flowchart

• Simbol-simbol bagan alir dibagi empat kategori: – Simbol masukan/keluaran (input/output symbols) – Simbol pemrosesan – Simbol penyimpanan – Simbol arus dan lain-lain

Simbol Input / Output Document

Online keying

Display

Input/output; Journal/ledger

Manual operations

Computer processing

Auxiliary operation

Simbol Proses

Magnetic disk

Magnetic tape

Simbol Penyimpanan

On-page connector

Off-page connector

Terminal

Decision

Document or processing flow

Simbol Arus dan Lain-lain

Cara membuat bagan alir (Flowchart)

• Pahami sistemnya sebelum membuat bagan alirnya. • Identifikasi entitas-entitas yang akan dibuat bagan alirnya,

seperti departemen, fungsi jabatan atau pihak eksternal lainnya. Identifikasi arus dokumen dan informasi di dalam sistem.

• Desain bagan alir sedemikian rupa agar bagan alir tersebut dimulai dari atas ke bawah.

Lanjutan…

• Berilah nama seluruh simbol dengan jelas. Tulislah deskripsi input, proses, atau keluaran di dalam setiap simbol. Apabila deskripsi terlalu panjang, gunakan simbol anotasi. JANGAN GUNAKAN TULISAN TANGAN YANG DISAMBUNG!!!

• Setiap simbol proses manual harus memiliki sebuah input dan output. JANGAN MENGHUBUNGKAN DUA DOKUMEN SECARA LANGSUNG, kecuali ketika memindahkannya dari satu kolom ke kolom lain.

• Pergunakan kepala panah untuk seluruh garis arus.

2.Bagan Alir (Flowchart) Dokumen

• Bagan alir dokumen mengilustrasikan arus dokumen dan informasi di antara bidang tanggung jawab dalam organisasi.

• Bagan alir yang mendeskripsikan dan mengevaluasi pengendalian internal disebut bagan alir pengendalian (Internal Flowchart)

Contoh:

• Untuk mengisi KRS, mahasiswa angkatan 2010 harus mengisi dua rangkap FRS terlebih dahulu. Kemudian FRS yang telah diisi tersebut diserahkan kepada dosen pembimbing akademik bersama dengan DNS untuk ditandatangani. Rangkap pertama FRS dikembalikan pada mahasiswa. Rangkap kedua FRS dan DNS diarsip oleh dosen pembimbing akademik berdasarkan NPM.

Solusi: DNS

Ditandatangani oleh dosen PA

FRS yang dittdi (2)

DNS

N

FRS yang dittdi (1)

Ke mahasiswa

FRS yg telah diisi

2 1

3. Bagan Alir Sistem

• Menunjukkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output dari suatu SIA.

Contoh:

• Untuk menyelesaikan skripsinya, Popo harus meng-up date pembahasan skripsi yang disimpannya di disket melalui komputer. Hasil pengetikan akan diproses oleh CPU dan ditampilkan di monitor. Kemudian disimpan kembali di disket.

Solusi:

Nama File Skripsi

Membuka atau Menyimpan file Skripsi

File Skripsi

Tampilan File Skripsi

Bagan Alir Program

• Mengilustrasikan urutan proses logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan suatu program.

Perbedaan Flowchart dan DFD

• Flowchart digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang sudah ada.

• DFD digunakan untuk mendesain sistem baru.