Post on 16-Feb-2016
description
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
KEPEGAWAIAN
PADA RUMAH SAKIT UMUM CIBABAT
Oleh :
KIKI PURNAWAN
10507979
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
2012
1
2
3
Pelimpahan wewenang didalam pengelolaan kepegawaian yang
meliputi pengangkatan, penempatan, pemindahan/rotasi/mutasi
maupun pemberhentian sesuai dengan peraturan perundang-
undangan. Sehingga pemerintah daerah mampu menigkatkan
kinerja pegawai di semua level.
(Sumber : Data Ketenagaan (Form RL4) RSUD Cibabat Maret 2011 )
4
N
o
Tingkat Pendidikan Jumlah Pegawai
1 Tenaga Medis 59
2 Tenaga Keperawatan 270
3 Tenaga Kefarmasian 33
4 Tenaga Kesehatan
Masyarakat 7
5 Tenaga Gizi 9
6 Tenaga Keterapian Fisik 3
7 Tenaga Keteknisan Medis 49
8 Sarjana 30
9 Sarjana Muda/ D3 14
10 Sekolah Menengah Tingkat
Atas 102
11 SMP dan SD Ke Bawah 20
TOTAL 596
1
• Kesulitan dalam pencarian data pegawai yang mengakibatkan penyajian informasi kepegawaian dan pelayanan administrasi kepegawaian terhambat.
2
• Dokumentasi data pegawai yang ada pada sub bagian kepegawaian Rumah Sakit Umum Cibabat kurang lengkap, serta cukup sulitnya pemutakiran data pegawai dengan kuantitas data yang cukup banyak.
3
• Masih cukup banyaknya pegawai yang tidak termonitor keberadaan dan status kepegawaiannya, dikarenakan pengelolaan sistem dokumentasi dan tata kearsipan pegawai saat ini belum efektif.
4
• Cukup sulitnya dalam pengurusan beberapa pelayanan administrasi kepegawaian seperti pengelolaan kenaikan pangkat, penentuan peraih penghargaan, penentuan proyeksi pensiun, dan penentuan daftar urut kepangkatan. Hal ini disebabkan dokumentasi data pegawai yang tidak lengkap, rusak atau hilang dan banyaknya jumlah pegawai yang dikelola.
5 • Terlambatnya penyajian informasi atau rekapitulasi kepegawaian, dikarenakan dalam
penyusunan informasi harus direkap secara manual yang dirasa kurang akurat.
5
6
Bagaimana proses pengelolalan kepegawaian yang berjalan saat ini di Rumah Sakit Umum Cibabat.
Bagaimana perancangan sistem informasi manajemen kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat.
Bagaimana pengujian sistem informasi manajemen kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat.
Bagaimana implementasi sistem informasi manajemen kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat.
1
2
3
4
1
• Untuk mengetahui proses pengelolalan kepegawaian yang berjalan di Rumah Sakit Umum Cibabat.
2
• Untuk membuat perancangan sistem informasi manajemen kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat.
3
• Untuk melakukan pengujian sistem informasi manajemen kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat.
4
• Untuk melakukan implementasi sistem informasi manajemen kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat.
7
1
• Perancangan hanya dibatasi pada proses pengelolaan data pegawai beserta riwayat, pengelolaan kenaikan pangkat reguler, kenaikan gaji berkala, DP3, pensiun, DUK, serta beberapa rekapitulasi pegawai.
2
• Sistem ini tidak membahas menangani kenaikan pangkat anumerta dan kenaikan pangkat pilihan tertentu.
3
• Permohonan kenaikan pangkat hanya dapat dilakukan pada bulan April dan Oktober saja.
4
• Sistem yang dibangun terbatas hanya pada pengelolaan data pegawai dengan status PNS atau CPNS.
5
• Sistem yang dibangun tidak membahas mengenai sistem absensi dan pengelolaan penggajian, tetapi sebatas pengelolaan administrasi kenaikan gaji berkala.
8
Sumber : Roger R. Pressman, 2002. 9
MERANCANG DAN
MEMBANGUN SISTEM
UJICOBA SISTEM/ VERIFIKASI
MENDENGAR KELUHAN
KONSUMEN
10
FLOWMAP PROSES USULAN KEBUTUHAN PEGAWAI YANG BERJALAN
SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAIBAGIAN UMUM &
PROGRAMUNIT-UNIT KERJA DIREKTUR
BKD KOTA CIMAHI
Usulan kebutuhan
tenaga
Usulan kebutuhan
tenaga
Memeriksa data pegawai ?
Surat Perintah Rotasi
Buat Surat Perintah
Rotasi
Ya
A3
Acc kabag
Surat Perintah Rotasi
Surat Perintah Rotasi acc
Surat Perintah Rotasi setujui
Surat Perintah Rotasi setujui
A4
Buat Usulan Pengadaan
Pegawai
Surat Usulan Pengadaan
Pegawai
Surat Usulan Pengadaan
Pegawai
Surat Usulan Pengadaan Pegawai acc
Surat Usulan Pengadaan
Pegawai setujui
AccKabag
Surat Usulan Pengadaan
Pegawai setujui
A5
Tidak
Setujui
Surat Perintah Rotasi setujui
Surat Perintah Rotasi acc
Surat Perintah Rotasi setujui
Surat Perintah Rotasi setujui
Setujui
Surat Usulan Pengadaan Pegawai acc
Surat Usulan Pengadaan
Pegawai setujuiKeterangan :A1 : Arsip Data PegawaiA3 : Arsip Surat Usulan Kebutuhan TenagaA4 : Arsip Surat Perintah RotasiA5 : Arsip Surat Usulan Pengadaan
Data Pegawai
Catat Jabatan Pegawai
Usulan kebutuhan
tenaga
A1
Data Pegawai
Data Pegawai
Data Pegawai
11
FLOWMAP PROSES PENCATATAN DATA PEGAWAI & REKAPITULASI YANG BERJALAN
SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAI BAGIAN UMUM & PROGRAM DIREKTUR BKD KOTA CIMAHIINSTALASI DIKLAT
Copy SK CPNS
SPO setujui
SPO setujui
SPO setujui
SPMT
Mencatat Data Pegawai &
riwayat pendidikan
SPMT
Buat Surat Perintah
Orientasi (SPO)
SPO
Acc kabag
SPMTSPMTSPO
SPO setujui
Setujui
SPMTSPMT
SPO acc
SPMTSPMT
SPO setujuiSPMTSPMT
SPO acc
SPO setujui
SPO setujui
A2
Keterangan :A1 : Arsip Data PegawaiA2 : Arsip Lampiran SK, Sertifikat, Ijazah dllA5 : Arsip Surat Usulan Pengadaan PegawaiSPO : Surat Perintah OrientasiDUK : Daftar Urut Kepangkatan
Data Pegawai
Buat Laporan DUK
Buat Rekapitulasi Data Pegawai
Lap. DUKLap. DUK
Lap. DUKLap. DUK
Acc kabag
Lap. DUKLap. DUK acc
Lap. DUKLap. DUK acc
Setujui
Lap. DUKLap. DUK setujui
Lap. DUKLap. DUK setujui
Lap. DUK setujui
Lap. DUK
Rekap pegawai
L1
Lap. DUKRekap pegawai
Acc kabag
Lap. DUKRekap pegawai acc
Lap. DUKRekap pegawai acc
Setujui
Lap. DUKRekap pegawai setujuiLap. DUKRekap pegawai
setujui
L2
Rekap pegawai setujui
A1
Copy Ijazah
Copy Sertifikat
Copy KARPEG
Biodata Pegawai
Copy SK CPNS
Copy Ijazah
Copy Sertifikat
Copy KARPEG
Biodata Pegawai
Copy SK CPNS
Copy Ijazah
Copy Sertifikat
Copy KARPEG
Data Pegawai
A12
SPO setujui
Data Pegawai
A
A
Data Pegawai
B
Buat Lap. Daftar Nominatif
Lap. DUKLap. Daftar Nominatif
Lap. DUKLap. Daftar Nominatif
Acc kabag
Lap. DUKLap. Daftar Nominatif acc
Lap. DUKLap. Daftar Nominatif acc
Setujui
Lap. DUKLap. Daftar Nominatif
Setujui
Lap. DUKLap. Daftar Nominatif
Setujui
Data Pegawai
B C
CL3
Daftar Nominatif
Setujui
Data Pegawai
Data Pegawai
B2
B2Data
Pegawai
12
FLOWMAP PROSES KENAIKAN PANGKAT GOLONGAN & KGB YANG BERJALAN
SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAIBAGIAN UMUM &
PROGRAMDIREKTUR BKD KOTA CIMAHI
Data KGB
Copy KARPEGCopy KARPEG
Copy SK CPNS/PNS
Copy SK pangkat akhir
Buat Daftar Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat
Nominatif Usulan Kenaikan
Pangkat
Nominatif Usulan Kenaikan
Pangkat
Cek Persyaratan??
Acc kabag
Nominatif Usulan Kenaikan
Pangkat acc Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat setujui
A8
Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat setujui
Setujui
Nominatif Usulan Kenaikan
Pangkat acc
SK Kenaikan Pangkat
SK Kenaikan Pangkat
Catatat Riwayat Pangkat
Golongan Baru
SK Kenaikan Pangkat
SK Kenaikan Pangkat A2
Arsip Sanksi
Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat setujui
Cek Masa KGB
Acc Kabag
Keterangan :A1 : Arsip Data PegawaiA2 : Arsip Lampiran SK, Ijazah A8 : Arsip Nominatif Usulan Kenaikan PangkatA9 : Arsip SK KGB pegawaiKARPEG : Kartu PegawaiDP3 : Daftar Penilaian Pelaksanaa Pekerjaan PNSKGB : Kenaikan Gaji Berkala
Data Pegawai
Copy SK KGB terakhir
Copy SK KGB terakhir
Surat Ketetapan KGB
Surat Ketetapan KGB
Surat Ketetapan KGB
acc
Surat Ketetapan KGB
acc
Setujui
Surat Ketetapan KGB
setujui
Surat Ketetapan KGB
setujui
Catat SK KGB
Surat Ketetapan KGB
setujui
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat
Copy SK CPNS/PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat
Data Sanksi
LengkapCopy SK CPNS/
PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat
Copy SK CPNS/PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat tdk lengkap
Tidak Lengkap Copy SK CPNS/PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat tdk lengkap
A1
Data Pegawai
Copy KARPEG
Copy SK KGB terakhir
Buat Surat Ketetapan
KGB
Copy KARPEG
Copy SK KGB terakhir
Surat Ketetapan KGB
setujui
AK
Copy SK CPNS/PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat
Copy SK CPNS/PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat
Surat Ketetapan KGB
setujui
A10
Data Sanksi
13
FLOWMAP PROSES DP3, SANKSI & PENCATATAN RIWAYAT DIKLAT YANG BERJALAN
SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAIBAGIAN UMUM &
PROGRAMUNIT-UNIT KERJA DIREKTUR
BKD KOTA CIMAHI
INSTALASI DIKLAT
Lamp. Bukti
Lamp. Bukti
2 Ketetapan SanksiLamp. Bukti
Pelanggaran
Lamp. Bukti Pelanggaran
Penawaran Diklat
Buat DP3
DP3
Data Nilai DP3
DP3 sah
Data Nilai DP3
DP3
Sahkan penilai &
atasan penilai
DP3DP3 sah
DP3DP3 sah
Buat Ketetapan
Sanksi
1 Ketetapan Sanksi
Arsip Sanksi
Catat Data Sanksi
SK Sanksi
Penawaran Diklat
Penawaran Diklat
Disposisi
Penawaran Diklat
legalisasi
Penawaran Diklat legalisasi
Penawaran Diklat
legalisasi
Buat Daftar Usulan
Pegawai Diklat
Daftar Usulan Pegawai Diklat
Daftar Usulan Pegawai Diklat
Copy Sertifikat DIklat
Copy Sertifikat DIklat
Catat Riwayat Diklat
A2
Keterangan :A1 : Arsip Data pegawaiA2 : Arsip Lampiran SK, Sertifikat, Ijazah dllAD : Data DP3 pegawaiDP3 : Daftar Penilaian Pekerjaan PNS
Data Pegawai
AD
D
D
SK Sanksi
Data Sanksi
A1Data Pegawai
Copy Sertifikat DIklat
Setujui
Lamp. Bukti2 Ketetapan Sanksi
1 Ketetapan Sanksi
Lamp. Bukti2
1 SK Sanksi
Lamp. Bukti
2
1 SK Sanksi
SK Sanksi
Penawaran Diklat
legalisasiA12
Daftar Usulan Pegawai Diklat
sesuai
YA
Daftar Usulan Pegawai Diklat
sesuai
A15
SP Pelaksanaan Diklat
Setujui
SP Pelaksanaan Diklat setujui
SP Pelaksanaan Diklat setujui
A13
Buat Perintah
Penugasan SP Pelaksanaan Diklat
Daftar Usulan Pegawai Diklat
sesuai
SP Pelaksanaan Diklat setujui
SP Pelaksanaan Diklat setujui
SP Pelaksanaan Diklat setujui
A14
Daftar Usulan Pegawai Diklat
sesuai
Data Sanksi
Form DP3
Isi penilaian
Periksa Daftar Usulan
Daftar Usulan Pegawai Diklat
tdk sesuai
TIDAK
A16
14
FLOWMAP PROSES PENGAJUAN PENSIUN YANG BERJALAN
SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAI BAGIAN UMUM & PROGRAM DIREKTURBKD
KOTA CIMAHI
Buat Proyeksi Pensiun
Info Waktu Pensiun
Info Waktu Pensiun acc
Acc Kabag
Info Waktu Pensiun acc
Buat Surat Pengatar Pensiun
Info Waktu Pensiun
Permohonan Pensiun
Surat Pengantar Pensiun
Surat Pengantar Pensiun
Acc Kabag
Surat Pengantar acc
Setujui
Surat Pengantar setujui
Data Pegawai
Info Waktu Pensiun acc
Surat Pengantar acc
A1
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy SK CPNS & PNS
Copy Surat Nikah
Copy KK
Copy Akta Anak
Copy DP3
Copy SK Pangkat Terakhir
Permohonan Pensiun
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy SK CPNS & PNS
Copy Surat Nikah
Copy KK
Copy Akta Anak
Copy DP3
Copy SK Pangkat Terakhir
Surat Pengantar setujui
Permohonan Pensiun
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy SK CPNS & PNS
Copy Surat Nikah
Copy KK
Copy Akta Anak
Copy DP3
Copy SK Pangkat Terakhir
Buat DPCP
F
F
DPCP
DPCP
Setujui
DPCP setujui
DPCP setujui
Buat Riwayat
Pekerjaan
E
E
Riwayat Pekerjaan
Riwayat Pekerjaan
Riwayat Pekerjaan
setujui
Setujui
Riwayat Pekerjaan
setujui
Permohonan Pensiun
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy SK CPNS & PNS
Copy Surat Nikah
Copy KK
Copy Akta Anak
Copy DP3
Copy SK Pangkat Terakhir
Surat Pengantar
setujui
Permohonan Pensiun
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy SK CPNS & PNS
Copy Surat Nikah
Copy KK
Copy Akta Anak
Copy DP3
Copy SK Pangkat Terakhir
Surat Pengantar
setujui
DPCP setujui
Riwayat Pekerjaan
setujui
SK Pensiun
Arsip Sanksi
Buat Ket. Displin
Ket. Displin
Ket. Displin
H
H
G
G
Setujui
Ket. Displin setujui
Ket. Displin setujui
I
E
J
J Ket. Displin
Catat Pegawai Pensiun
Data Pegawai Pensiun
SK Pensiun SK Pensiun
SK Pensiun
A-p
Data Pegawai
E2
E2F2
F2
Data Sanksi
Data Sanksi
Data Pegawai Pensiun
Keterangan :KARPEG : Kartu Pegawai DP3 : Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNSDPCP : Daftar Perorangan Calon Penerima PensiunKK : Kartu Keluarga
15
SISTEM MANAJEMEN KEPEGAWAIAN
PADA RUMAH SAKIT UMUM CIBABAT
PEGAWAI
BAGIAN UMUM & PROGRAM
DIREKTUR
BKD KOTA CIMAHI
SK Kenaikan Pangkat
SK Sanksi
Surat Ketetapan KGB setujui
DPCP
Riwayat Pekerjaan
Ket. Disiplin
DP3 sah
Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG.
Copy SK Pangkat terakhir,Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat.
Permohonan Pensiun,Copy KARPEG,Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS,Copy surat nikah,Copy KK,Copy akta anak,Copy DP3,Copy Sk pangkat terakhir.
Copy Sertifikat Diklat
Co
py
SK P
angk
at t
erak
hir
,Co
py
SK C
PN
S/P
NS,
Co
py
SK
Nip
bar
u, c
op
y D
P3
, Co
py
Sert
ifik
at D
ikla
t td
k le
ngk
ap.
Copy SK KGB terakhir, Copy KARPEG
SK Pensiun Surat Perintah Rotasi
Surat Perintah Rotasi setujui
Surat Usulan Pengadaan Pegawai
SPO
Lap. DUK
Rekap Pegawai
Lap. Daftar Nominatif
Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat
Surat Ketetapan KGB
Daftar Usulan Pegawai Diklat sesuai
Info Waktu Pensiun
Surat Pengantar Pensiun
Penawaran Diklat Legalisasi
Surat Ketetapan KGB setujui
SK Sanksi setujui, Lamp. Bukti Pelanggaran
Surat Pengantar Pensiun Setujui
Ketetapan Sanksi, Lamp. Bukti Pelanggaran
SP Pelaksanaan DiklatP
erm
oh
on
an P
ensi
un
,Co
py
KA
RP
EG,C
op
y SK
Nip
bar
u,C
op
y SK
C
PN
S/P
NS,
Co
py
sura
t n
ikah
,Co
py
KK
,Co
py
akta
an
ak,C
op
y D
P3
,Co
py
Sk
pan
gkat
ter
akh
ir, S
ura
t P
enga
nta
r,D
PC
P
setu
jui,R
iway
at P
erke
rjaa
n s
etu
jui,
Ket
. D
isip
lin
SK Kenaikan Pangkat
SK Pensiun
Nominatif usulan kenaikan pangkat setujui, Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat Lengkap
16
Pengelolaan Usulan Pegawai
1.0
PEGAWAI
DIREKTUR
BKD KOTA CIMAHI
Pengelolaan Kenaikan Pangkat
3.0
Pengelolaan DP-3
5.0
Pengelolaan Diklat & Sanksi
6.0
Laporan
8.0
SK sanksi
Data Pegawai
Pencatatan Data Pegawai
2.0
Arsip Sanksi
SK pensiun
Arsip usulan pengadaan pegawai
Data Pegawai
Data KGB
BAG. UMUM & PROGRAM
Sura
t p
erin
tah
ro
tasi
Sura
t u
sula
n p
enga
daa
n p
egaw
ai
Sura
t p
erin
tah
ro
tasi
set
uju
i
Bio
dat
a P
egaw
ai, C
op
y SK
CP
NS,
Co
py
Ijaza
h, C
op
y Se
rtif
ikat
, Co
py
KA
RP
EG
SPO
Co
py
SK C
PN
S/P
NS,
Co
py
SK P
angk
at t
erak
hir
, C
op
y SK
Nip
bar
u, c
op
y D
P3
, Co
py
Sert
ifik
at D
ikla
t
Co
py
SK C
PN
S/P
NS,
Co
py
SK P
angk
at t
erak
hir
, Co
py
SK
Nip
bar
u, c
op
y D
P3
, Co
py
Sert
ifik
at D
ikla
t td
k le
ngk
ap
Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat
SK Kenaikan pangkat
Pengelolaan Kenaikan Gaji
Berkala
4.0
SK k
enai
kan
pan
gkat
Co
py
SK K
GB
ter
akh
ir, c
op
y K
AR
PEG
Surat Ketetapan KGB
Surat Ketetapan KGB setujui
Sura
t K
etet
apan
KG
B s
etu
jui
DP
3 s
ah
Arsip DP3 Pegawai
DP3 sah
Ket
etap
an S
anks
i, La
mp
. Bu
kti P
elan
ggar
an
Data pelanggaran, Lamp. Bukti Pelanggaran
Pen
awar
an D
ikla
t se
suai
Daf
tar
Usu
lan
Peg
awai
D
ikla
t se
suai
Pen
awar
an D
ikla
t le
galis
asi
SP P
elak
san
aan
Dik
lat
Copy Sertifikat DIklat
Permohonan Pensiun, Copy KARPEG, Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS, Copy surat nikah, Copy KK, Copy akta anak,Copy DP3, Copy Sk pangkat terakhir
Info
Wak
tu P
ensi
un
Sura
t P
enga
nta
r P
ensi
un
Sura
t P
enga
nta
r p
ensi
un
set
uju
i
DP
CP
Riw
ayat
Pek
erja
an
Ket
. Dis
iplin
Permohonan Pensiun, Copy KARPEG, Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS, Copy surat nikah, Copy KK, Copy akta anak, Copy DP3, Copy Sk pangkat terakhir, DPCP setujui, Surat Pengantar Pensiun setujui, Ket. Disiplin Setujui, Riwayat Pekerjaan Setujui.
Lap. DUK
Rekap Pegawai
Lap. Daftar Nominatif
Form DP3
Pengelolaan Pensiun
7.0
Data Pegawai Pensiun
SK P
ensi
un
Lamp. Bukti Pelanggaran
SK S
anks
i, La
mp
. Bu
kti P
elan
ggar
an
Arsip Lamp. pegawai
No
min
atif
usu
lan
ken
aika
n p
angk
at
setu
jui,
Co
py
SK C
PN
S/P
NS,
Co
py
SK
Pan
gkat
ter
akh
ir, C
op
y SK
Nip
bar
u,
cop
y D
P3
, Co
py
Sert
ifik
at D
ikla
t Le
ngk
ap
Arsip Syarat KGB
Dat
a K
GB
, S
K K
GB
Dat
a K
GB
Ars
ip K
GB
Data PegawaiData Pegawai
Data Sanksi
Data sanksi,SK Sanksi, Lamp. Bukti
Arsip DUPD sesuai
Daftar Usulan Pegawai Diklat sesuai
Dat
a P
egaw
ai
Dat
a P
egaw
ai
Dat
a Sa
nks
i
Dat
a Sa
nks
i
Data pensiun
Data pensiun
Dat
a P
egaw
ai
Dat
a P
egaw
ai
Data Pegawai
Data Pegawai
Dat
a P
egaw
ai
Dat
a P
egaw
ai
Dat
a P
egaw
ai
17
Memeriksa data pegawai
1.1Data Pegawai
Data pegawai
Buat surat perintah
rotasi
1.2
Dat
a p
egaw
ai s
esu
ai
Surat perintah rotasi
Surat perintah rotasi setujui
Buat usulan pengadaan
pegawai
1.4
Sura
t u
sula
n
pen
gad
aan
peg
awai
Arsip usulan pengadaan pegawai
Catat jabatan pegawai
1.3
Data jabatan
BAG. UMUM & PROGRAM
Data pegawai tdk sesuai
Data Pegawai
Ars
ip u
sula
n
pen
gad
aan
peg
awai
Data Pegawai
PEGAWAI
Data Pegawai Data pegawai
Buat Surat perintah orientasi
2.2
Data pegawai
SPO
Catat data pegawai & riwayat
pendidikan
2.1
BAG. UMUM & PROGRAM
Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG
Data Pegawai
Arsip Lamp. pegawai
Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG
18
PEGAWAI
BKD KOTA CIMAHI
Cek persyaratan
3.1
Data Pegawai
Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat
Buat nominatif usulan kenaikan pangkat
3.2
Nominatif usulan kenaikan pangkat
Catat riwayat pangkat golongan
baru
3.3
SK kenaikan pangkat
Data pegawai
SK k
enai
kan
pan
gkat
Arsip Sanksi
Data sanksi
Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat tdk lengkap
BAG. UMUM & PROGRAM
Co
py
SK C
PN
S/P
NS,
Co
py
SK P
angk
at
tera
khir
, Co
py
SK N
ip b
aru
, co
py
DP
3, C
op
y Se
rtif
ikat
Dik
lat
Len
gkap
Data Sanksi
Nominatif usulan kenaikan pangkat setujui, Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat Lengkap
Arsip Lamp. pegawai
SK k
enai
kan
p
angk
at
19
PEGAWAI
DIREKTUR
Buat Surat Ketetapan
KGB
4.2
Cek Masa KGB
4.1
Copy SK KGB terakhir, copy KARPEG
Data KGB
Catat Data/SK KGB
4.3
Surat Ketetapan KGB setujui
Surat Ketetapan KGB setujui
BAG. UMUM & PROGRAM
Co
py K
AR
PEG
,C
op
y SK K
GB
terakhir
Arsip Syarat KGB
Arsip KGB
Sura
t K
etet
apan
KG
B
Data KGB, SK KGB
Data KGB
Isi Penilaian
5.1
Buat DP3
5.2Form DP3
Data Nilai DP3
Arsip DP3 Pegawai
Sahkan Oleh Pejabat Penilai/Atasan Pejabat
Penilai5.3
DP3
PEGAWAI
DP3 sah
DP3 sah
20
PEGAWAI
DIREKTUR
BAG. UMUM & PROGRAM
Buat Ketetapan Sanksi
6.1
Data Pegawai
Data pelanggaran, Lamp. Bukti Pelanggaran
Catat Data sanksi
6.2Arsip Sanksi
SK Sanksi, Lamp. Bukti Pelanggaran
SK Sanksi
Catat riwayat Diklat
6.6
Co
py
sert
ifik
at
Dik
lat
SP P
elak
san
aan
Dik
lat
Ketetapan Sanksi, Lamp. Bukti Pelanggaran
Dat
a P
egaw
ai
Daftar Usulan Pegawai Diklat
Buat Perintah Penugasan
6.5
Daftar Usulan Pegawai Diklat sesuai
Data Pegawai
Buat usulan pegawai Diklat
6.3
Periksa daftar usulan pegawai
Diklat
6.4
Lamp. Bukti Pelanggaran
Data sanksi,SK Sanksi, Lamp. Bukti
Penawaran Diklat legalisasi
Penawaran Diklat legalisasi
Daf
tar
Usu
lan
Peg
awai
D
ikla
t se
suai
Arsip DUPD sesuai
Daftar Usulan Pegawai Diklat
sesuai
21
PEGAWAI
BKD KOTA CIMAHI
Data Pegawai
Buat proyeksi pensiun
7.1 Data Pegawai
Buat pengantar pensiun
7.2
Per
mo
ho
nan
Pen
siu
n,
Co
py
KA
RP
EG,
Co
py
SK N
ip b
aru
,C
op
y SK
CP
NS/
PN
S,C
op
y su
rat
nik
ah,
Co
py
KK
,C
op
y ak
ta a
nak
,C
op
y D
P3
,C
op
y Sk
pan
gkat
ter
akh
ir
Catat pegawai pensiun
7.6
SK pensiun
Data Pegawai Pensiun
Data pensiun
DIREKTUR
BAG. UMUM & PROGRAM
Buat DPCP
7.3
Surat Pengantar Pensiun setujui
Permohonan Pensiun,Copy KARPEG,Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS,Copy surat nikah,Copy KK,Copy akta anak,Copy DP3,Copy Sk pangkat terakhir
DPCP
Buat riwayat pekerjaan
7.4
Buat Ket. Disiplin
7.5Arsip Sanksi
Data Sanksi
Ket
. Dis
iplin
Riwayat Pekerjaan
SK Pensiun
Permohonan Pensiun,Copy KARPEG,Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS,Copy surat nikah,Copy KK,Copy akta anak,Copy DP3,Copy Sk pangkat terakhir,Surat Pengantar pensiun setujui
Surat Pengantar Pensiun
Info waktu pensiun
Dat
a P
egaw
ai
Dat
a P
egaw
ai
Data PegawaiData Pegawai
Data Sanksi
Data pensiun
22
Data Pegawai
Buat Laporan DUK
8.1
Data pegawai
Lap. DUK
Buat Lap. Daftar Nominatif
8.3
Data pegawai
Rek
ap D
ata
Peg
awai
Lap. Daftar NominatifBAG. UMUM &
PROGRAM
Buat Rekapitulasi
Data Pegawai
8.2
Data Pegawai
Dat
a P
egaw
ai
Dat
a P
egaw
ai
Data Pegawai
MASALAH
• Sulitnya pencarian data pegawai untuk mendukung proses pelayanan administrasi kepegawaian, misal pada proses rotasi/mutasi yang membutuhkan pencarian pegawai berdasarkan kriteria pendidikan terakhir ataupun berdasarkan unit kerja. Hal tersebut mengakibatkan penyajian informasi kepegawaian dan pelayanan administrasi kepegawaian terhambat.
• Data pegawai yang ada pada sub bagian kepegawaian kurang lengkap, sehingga penyajian informasi kepegawaian kurang akurat. Dikarenakan cukup sulitnya pemutakiran data pegawai dengan kuantitas data yang cukup banyak.
RENCANA SOLUSI
• Dibuat sebuah sistem terkomputerisasi yang didalamnya terdapat proses pencarian data pegawai dengan berbagai kriteria agar dapat menyelesaikan permasalahan tersebut.
• Dirancang sebuah sistem basis data relasional yang dapat menampung seluruh dokumentasi data pegawai dan riwayatnya secara lengkap, dapat selalu di update setiap ada penambahan atau perubahan dengan mudah.
23
MASALAH
• Pengelolaan sistem dokumentasi dan pemantauan pegawai pada tiap unit kerja yang ada saat ini dirasa belum efektif. Sehingga masih cukup banyak pegawai yang tidak termonitor keberadaaanya serta pendistribusian pegawai ke unit-unit kerja masih belum sesuai dengan kebutuhan dari tiap unit kerja.
• Pengurusan beberapa pelayanan administrasi kepegawaian cukup menyulitkan, karena adanya suatu ketentuan khusus yang harus terpenuhi berdasarkan perundang-undangan yang berlaku, sementara data yang ada kurang lengkap dan jumlah data yang dikelola cukup banyak. Seperti halnya pada proses pengelolaan kenaikan pangkat, pengelolaan kenaikan gaji berkala, penentuan proyeksi pensiun, dan penentuan daftar urut kepangkatan.
• Terlambatnya penyajian informasi atau rekapitulasi kepegawaian, dikarenakan dalam penyusunannya masih secara manual dengan mengumpulkan seluruh data pegawai yang ada dan hasilnya dirasa kurang akurat.
RENCANA SOLUSI
• Dirancang sistem yang terintegrasi dengan basis data, terdapat fitur pencarian berdasar unit kerja untuk mempermudah monitor keberadaan ataupun pendistribusaian pegawai pada tiap unit kerja.
• Dibuat sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan proses pengelolaan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan pengelolaan pensiun. Dimana sistem dapat memberitahukan informasi secara periodik (proyeksi) jika ada pegawai yang telah memenuhi syarat berdasarkan TMT terakhir, batas usia pensiun ataupun ketentuan lainnya yang telah ditetapkan.
• Dirancang sebuah sistem informasi yang memudahkan dalam penyajian informasi atau rekapitulasi yang dibutuhkan dengan cepat untuk mendukung pihak eksekutif dalam mengambil suatu kebijakan.
24
25
o Media penyimpanan data menggunakan lembar dokumen
o Proses pencatatan dan pengolahan data bersifat manual
o Antar unit kerja belum terintegrasi
o Sebagian besar media penyimpanan data dalam database
o Proses perekaman dan pengolahan data terkomputerisasi
o Mengintegrasikan beberapa unit kerja
26
FLOWMAP SISTEM PENGELOLAAN USULAN KEBUTUHAN PEGAWAI YANG DIUSULKAN
SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAI BAGIAN UMUM & PROGRAMUNIT-UNIT KERJA DIREKTURBKD
KOTA CIMAHI
Usulan kebutuhan
tenaga
Usulan kebutuhan
tenaga
Sesuai ?
Surat Perintah Rotasi
Ya
A3
Acc kabag
Surat Perintah Rotasi setujui
Surat Perintah Rotasi setujui
A4
Surat Usulan Pengadaan
Pegawai
AccKabag
Surat Usulan Pengadaan
Pegawai setujui
A5
Tidak
Setujui
Setujui
Keterangan :A2 : Arsip Lampiran SK pangkat, Sertifikat, Ijazah pegawai, dllA3 : Arsip Surat Usulan Kebutuhan TenagaA4 : Arsip Surat Perintah RotasiA5 : Arsip Surat Usulan Pengadaan
Pencarian data pegawai
Buat Surat Perintah Rotasi
DA
TAB
ASE
K
EPEG
AW
AIA
N
Usulan kebutuhan
tenaga
Update Riwayat Jabatan
Buat Usulan Pengadaan
Pegawai
Surat Usulan Pengadaan
Pegawai
Surat Usulan Pengadaan
Pegawai
Surat Usulan Pengadaan Pegawai acc
Surat Usulan Pengadaan
Pegawai setujui
Surat Usulan Pengadaan
Pegawai setujui
Surat Perintah Rotasi
`
Surat Perintah Rotasi acc
Surat Perintah Rotasi acc
Surat Perintah Rotasi setujui
Surat Perintah Rotasi setujui
Surat Perintah Rotasi setujui
27
FLOWMAP SISTEM PENGELOLAAN PEREKAMAN DATA PEGAWAI & REKAPITULASI YANG DIUSULKAN
`PEGAWAI BAGIAN UMUM & PROGRAM DIREKTUR BKD KOTA CIMAHIINSTALASI DIKLAT
SPO setujui
SPO setujui
SPMTSPO
Acc kabag
SPMTSPMT
SPO
SPMTSPO setujui
Setujui
SPMTSPMT
SPO acc
SPMTSPMT
SPO setujui
SPMTSPMT
SPO acc
SPO setujui
SPO setujui
Keterangan :A2 : Arsip Lampiran SK, Sertifikat, Ijazah dllA5 : Arsip Surat Usulan Pengadaan A6 : Arsip Surat Perintah OrientasiL1 : Arsip Lap. DUKL2 : Arsip Rekap Pegawai L3 : Arsip Lap. Daftar Nominatif SPO : Surat Perintah OrientasiDUK : Daftar Urut Kepangkatan
Lap. DUKLap. DUKLap. DUK
Lap. DUK
Acc kabag
Lap. DUKLap. DUK acc
Lap. DUKLap. DUK acc
Setujui
Lap. DUKLap. DUK setujui
Lap. DUKLap. DUK setujui
Lap. DUK setujui
Lap. DUKRekap pegawai
L1
Lap. DUKRekap pegawai Acc
kabag
Lap. DUKRekap pegawai acc
Setujui
L2
Rekam Data Pegawai
Buat Surat Perintah Orientasi
Cetak Lap. DUK
Cetak Rekap Data
Pegawai
DA
TABA
SE
KEPE
GA
WA
IAN
Copy SK CPNS
Copy Ijazah
Copy Sertifikat
Copy KARPEG
Biodata Pegawai
A6
SPO setujui
A2
A
A
Cetak Lap. Daftar
Nominatif
Lap. DUKLap. Daftar Nominatif
Lap. DUKLap. Daftar Nominatif
Acc kabag
Lap. Daftar Nominatif
Lap. Daftar Nominatif
Lap. DUKLap. Daftar Nominatif
Setujui
Lap. DUKLap. Daftar Nominatif
setujui
Lap. DUKLap. Daftar Nominatif
setujui
Lap. Daftar Nominatif
setujui
L3
A7
Copy SK CPNS
Copy Ijazah
Copy Sertifikat
Copy KARPEG
Biodata Pegawai
Copy SK CPNS
Copy Ijazah
Copy Sertifikat
Copy KARPEG
Biodata Pegawai
Copy SK CPNS
Copy Ijazah
Copy Sertifikat
Copy KARPEG
Biodata Pegawai
Lap. DUKRekap pegawai acc
Rekap pegawai setujui
Rekap pegawai setujui
Rekap pegawai setujui
Cek Usulan Pengadaan
A
Copy SK CPNS
Copy Ijazah
Copy Sertifikat
Copy KARPEG
Biodata Pegawai
Copy SK CPNS
Copy Ijazah
Copy Sertifikat
Copy KARPEGBiodata
Pegawai tdk sesuai
Sesuai
Tdk Sesuai
A
28
FLOWMAP SISTEM PENGELOLAAN KENAIKAN PANGKAT GOLONGAN & KGB YANG DIUSULKAN
SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAIBAGIAN UMUM &
PROGRAMDIREKTUR BKD KOTA CIMAHI
Copy KARPEG
Nominatif Usulan KP
Nominatif Usulan KP
Nominatif Usulan KP
setujui
Setujui
Nominatif Usulan KP acc
SK Kenaikan Pangkat
Keterangan :A2 : Arsip Lampiran SK, Ijazah dllA8 : Arsip Nominatif Usulan Kenaikan PangkatA9 : Arsip SK KGB pegawaiKGB : Kenaikan Gaji BerkalaKP : Kenaikan Pangkat
Copy SK KGB terakhir
Surat Ketetapan KGB
A9
Proyeksi Kenaikan Pangkat
Daftar Proyeksi KP
Daftar Proyeksi KP
Acc kabag
Daftar Proyeksi KP acc
Daftar Proyeksi KP acc
Daftar Proyeksi KP acc
Buat Nominatif Usulan KP
Copy SK CPNS/PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat
Copy SK CPNS/PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat
Copy SK CPNS/PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat tdk lengkap
Copy SK CPNS/PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat tdk lengkap
Copy SK CPNS/PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat lengkap
Acc kabag
Nominatif Usulan KP acc
Nominatif Usulan KP
setujui
Copy SK CPNS/PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat lengkap
A8
Copy SK CPNS/PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat lengkap
Nominatif Usulan KP
setujui
2
2
Rekam Riwayat Kepangkatan
3
3SK Kenaikan
Pangkat
SK Kenaikan Pangkat
SK Kenaikan Pangkat
A2
Copy KARPEG
Copy SK KGB terakhir
4
4
Copy KARPEG
Copy SK KGB terakhir
tdk sesuai
Copy KARPEG
Copy SK KGB terakhir
tdk sesuai
Copy KARPEG
Copy SK KGB terakhir
sesuai
Buat Surat Ketetapan KGB
Surat Ketetapan KGB
Acc Kabag
Surat Ketetapan KGB
acc
Surat Ketetapan KGB
Acc Kabag
Surat Ketetapan KGB
setujui
Surat Ketetapan KGB
setujui
Surat Ketetapan KGB
setujui
5
5
DA
TAB
ASE
K
EPEG
AW
AIA
N
Cek Persyaratan
sesuai/lengkap
tdk sesuai/tdk lengkap
Cek Masa KGB
tdk sesuai/tdk lengkap
sesuai/lengkap
29
FLOWMAP SISTEM PENGELOAAN DP3, SANKSI & PEREKAMAN RIWAYAT DIKLAT YANG DIUSULKAN
SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAI BAGIAN UMUM & PROGRAMUNIT-UNIT KERJA DIREKTURBKD
KOTA CIMAHIINSTALASI DIKLAT
Data Nilai DP3
Acc penilai & atasan penilai
Penawaran Diklat
Penawaran Diklat
Disposisi
Penawaran Diklat legalisasi
Penawaran Diklat legalisasi
Copy Sertifikat DIklat
Copy Sertifikat DIklat
A2
Keterangan :A2 : Arsip pegawai (copy Sertifikat, copy Ijazah dll)AD : Data DP3 pegawaiDP3 : Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNSSK : Surat Keputusan/KetetapanSP : Surat PerintahA10 : Arisp Penawaran DiklatA11 : Arisp SP Pelaksanaan DiklatA12 : Arsip Usulan Pegawai Diklat sesuai
AD
DA
TAB
ASE
K
EPEG
AW
AIA
N
Hitung & Rekam DP3
DP3 Cetak DP3
DP3 setujui
DP3 setujui DP3 setujui
Buat Ketetapan
Sanksi
Lamp. Bukti Pelanggaran
Lamp. Bukti Pelanggaran
Lamp. Bukti Pelanggaran
Ketetapan Sanksi
Setujui
SK Sanksi
SK Sanksi
Arsip Sanksi
Daftar Usulan Pegawai Diklat
Penawaran Diklat legalisasi
Buat Daftar Usulan
Pegawai Diklat
Daftar Usulan Pegawai Diklat
D
Penawaran Diklat legalisasi
A10
D
Daftar Usulan Pegawai Diklat
sesuai
Ya
Buat Perintah Penugasan
Diklat
SP Pelaksanaan Diklat
6a
6a
SP Pelaksanaan Diklat
Setujui
SP Pelaksanaan Diklat setujui
SP Pelaksanaan Diklat setujui
SP Pelaksanaan Diklat setujui
SP Pelaksanaan Diklat setujui
SP Pelaksanaan Diklat setujui
A11
Rekam Riwayat Diklat
Copy Sertifikat DIklat
Daftar Usulan Pegawai Diklat
sesuai
Daftar Usulan Pegawai Diklat
sesuai
A12
Cek Daftar Usulan
Ketetapan Sanksi
SK Sanksi
Tid
ak
6b
6b
30
FLOWMAP SISTEM PENEGLOLAAN PENSIUN YANG DIUSULKAN
SUBBAGIAN KEPEGAWAIANPEGAWAI BAGIAN UMUM & PROGRAM DIREKTURBKD
KOTA CIMAHI
Acc Kabag
Permohonan Pensiun
Surat Pengantar Pensiun Acc
Kabag
Setujui
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy SK CPNS/ PNS
Copy Surat Nikah
Copy KK
Copy Akta Anak
Copy DP3
Copy SK Pangkat Terakhir
DPCP
DPCP
Setujui
DPCP setujui
DPCP setujui
Riwayat Pekerjaan
Riwayat Pekerjaan
Riwayat Pekerjaan
setujui
Setujui
Riwayat Pekerjaan
setujui
Permohonan Pensiun
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy SK CPNS/PNS
Copy Surat Nikah
Copy KK
Copy Akta Anak
Copy DP3
Copy SK Pangkat Terakhir
Surat Pengantar Pensiun setujui
DPCP setujui
SK Pensiun
F
G
E
G
Ket. Displin setujui
SK Pensiun
SK Pensiun
SK Pensiun
DA
TAB
ASE
K
EPEG
AW
AIA
N
Proyeksi Pensiun
Info Waktu Pensiun
Info Waktu Pensiun
Info Waktu Pensiun acc
Info Waktu Pensiun acc
Info Waktu Pensiun acc
Buat Pengantar
Pensiun
Cetak DPCP
Permohonan Pensiun
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy SK CPNS & PNS
Copy Surat NikahCopy KK
Copy Akta Anak
Copy DP3
Copy SK Pangkat Terakhir
Surat Pengantar Pensiun setujui
Buat Riwayat Pekerjaan
Buat Ket. Dispilin
Ket. Displin
Ket. Displin
Setujui
Ket. Displin setujui
Ket. Displin setujui
DPCP setujui
E
F
Riwayat Pekerjaan
setujui
Entry Pegawai Pensiun
1
2
1
2
Surat Pengantar Pensiun
Surat Pengantar Pensiun acc
Surat Pengantar Pensiun acc
Surat Pengantar Pensiun setujui
Surat Pengantar Pensiun setujui
Permohonan Pensiun
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy SK CPNS/ PNS
Copy Surat Nikah
Copy KK
Copy Akta Anak
Copy DP3
Copy SK Pangkat Terakhir
Permohonan Pensiun
Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy SK CPNS/ PNS
Copy Surat Nikah
Copy KK
Copy Akta Anak
Copy DP3
Copy SK Pangkat Terakhir
Keterangan :KARPEG : Kartu Pegawai DP3 : Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNSDPCP : Daftar Perorangan Calon Penerima PensiunKK : Kartu Keluarga
31
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIANPADA RUMAH SAKIT UMUM
CIBABAT
PEGAWAI
BAGIAN UMUM & PROGRAM
DIREKTUR
BKD KOTA CIMAHI
SK Kenaikan Pangkat
DPCP
Riwayat Pekerjaan
Ket. Disiplin
DP3 sah
Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG.
Copy SK Pangkat terakhir,Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat.
Permohonan Pensiun,Copy KARPEG,Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS,Copy surat nikah,Copy KK,Copy akta anak,Copy DP3,Copy Sk pangkat terakhir.
Copy Sertifikat DiklatC
op
y SK
Pan
gkat
ter
akh
ir,C
op
y SK
CP
NS/
PN
S,
Co
py
SK N
ip b
aru
, co
py
DP
3, C
op
y Se
rtif
ikat
D
ikla
t td
k le
ngk
ap.
Copy SK KGB terakhir, Copy KARPEG
SK Pensiun Surat Perintah Rotasi
Surat Usulan Pengadaan PegawaiSPO
Daftar Usulan Pegawai Diklat sesuaiDaftar Proyeksi KP
Info Waktu Pensiun Surat Pengantar Pensiun
Penawaran Diklat Legalisasi
DPCP setujui
Ketetapan Sanksi
SP Pelaksanaan Diklat
Co
py
SK P
angk
at t
erak
hir
,Co
py
SK
CP
NS/
PN
S, C
op
y SK
Nip
bar
u, c
op
y D
P3
, Co
py
Sert
ifik
at D
ikla
t
Per
mo
ho
nan
Pen
siu
n,C
op
y K
AR
PEG
,Co
py
SK N
ip
bar
u,C
op
y SK
CP
NS/
PN
S,C
op
y su
rat
nik
ah,C
op
y K
K,C
op
y ak
ta a
nak
,Co
py
DP
3,C
op
y Sk
pan
gkat
te
rakh
ir, S
ura
t P
enga
nta
r,D
PC
P s
etu
jui,R
iway
at
Per
kerj
aan
set
uju
i, K
et. D
isip
lin
Nominatif usulan kenaikan pangkat setujui
SK Kenaikan Pangkat
SK Pensiun
Lap. DUK
Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat
Copy SK KGB terakhir, Copy KARPEG tdk sesuai
Surat Pengantar Pensiun Setujui
Lap. Daftar Nominatif
Surat Ketetapan KGB
Rekap Pegawai
Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG tdk sesuai
32
Pengelolaan Usulan Pegawai
1.0
PEGAWAI
DIREKTUR
BKD KOTA CIMAHI
Pengelolaan Kenaikan Pangkat
3.0
Pengelolaan DP-3
5.0
Pengelolaan Diklat & Sanksi
6.0
Pengelolaan Laporan
8.0
TPegawai
Pengelolaan Perekaman Data
Pegawai
2.0
TSanksi
SK pensiun
TKGB
BAG. UMUM & PROGRAM
Sura
t p
erin
tah
ro
tasi
Sura
t u
sula
n p
enga
daa
n p
egaw
ai
Bio
dat
a P
egaw
ai, C
op
y SK
CP
NS,
Co
py
Ijaza
h,
Co
py
Sert
ifik
at, C
op
y K
AR
PEG
SPO
Co
py
SK C
PN
S/P
NS,
Co
py
SK P
angk
at t
erak
hir
, C
op
y SK
Nip
bar
u, c
op
y D
P3
, Co
py
Sert
ifik
at D
ikla
t
Co
py
SK C
PN
S/P
NS,
Co
py
SK P
angk
at t
erak
hir
, Co
py
SK
Nip
bar
u, c
op
y D
P3
, Co
py
Sert
ifik
at D
ikla
t td
k le
ngk
ap
Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat
No
min
atif
Usu
lan
Ken
aika
n
Pan
gkat
set
uju
i
SK kenaikan pangkat
Co
py
SK C
PN
S/P
NS,
Co
py
SK P
angk
at
tera
khir
, Co
py
SK N
ip b
aru
, co
py
DP
3,
Co
py
Sert
ifik
at D
ikla
t
Pengelolaan Kenaikan Gaji
Berkala
4.0
SK k
enai
kan
pan
gkat
Co
py
SK K
GB
ter
akh
ir, c
op
y K
AR
PEG
Surat Ketetapan KGB
DP
3 s
ah
Ket
etap
an S
anks
i
Daf
tar
Usu
lan
Peg
awai
D
ikla
t Se
suai
Pen
awar
an D
ikla
t le
galis
asi
SP P
elak
san
aan
Dik
lat
Copy Sertifikat DIklat
Permohonan Pensiun, Copy KARPEG, Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS, Copy surat nikah, Copy KK, Copy akta anak,Copy DP3, Copy Sk pangkat terakhir
Info
Wak
tu P
ensi
un
Sura
t P
enga
nta
r P
ensi
un
Sura
t P
enga
nta
r p
ensi
un
set
uju
i
DP
CP
DP
CP
set
uju
i
Riw
ayat
Pek
erja
an
Ket
. Dis
iplin
Permohonan Pensiun, Copy KARPEG, Copy SK Nip baru, Copy SK CPNS/PNS, Copy surat nikah, Copy KK, Copy akta anak, Copy DP3, Copy Sk pangkat terakhir, DPCP setujui, Surat Pengantar setujui, Ket. Disiplin Setujui, Riwayat Pekerjaan Setujui.
Lap. DUK
Rekap Pegawai
Lap. Daftar Nominatif
TDP3
Pengelolaan Pensiun
7.0
TPensiun
SK P
ensi
un
TPelanggaran
TSrtUsulanPeg
TJabatan
TSrtRotasi
TSrtOrientasi
TUsulanKP
TGol
Daftar Proyeksi KP
Co
py
SK K
GB
ter
akh
ir, c
op
y K
AR
PEG
td
k se
suai
TDiklat
TPgtPensiun
Data PegawaiData Pegawai
Dat
a P
egaw
ai
Dat
a P
egaw
ai
Data Pegawai
Dat
a K
GB
Dat
a K
GB
Arsip DP3
Data Pegawai
Data DP3
Data DP3
Dat
a P
egaw
ai
Dat
a P
egaw
ai
TSrtPelDiklat
Data SP Pel DIklat
Data Pelatihan
Data Pelatihan
Data Sanksi
Data Sanksi
Dat
a Sa
nks
i
Data pelanggaran, Lamp. Bukti Pelanggaran
Dat
a P
egaw
ai
Data Pegawai Pensiun
Data Pegawai Pensiun
Data Jabatan
DP3 sah
Data Pegawai
Data Sanksi
Dat
a u
sula
n p
eg
Bio
dat
a P
egaw
ai, C
op
y SK
CP
NS,
Co
py
Ijaza
h,
Co
py
Sert
ifik
at, C
op
y K
AR
PEG
td
k se
suai
33
Pencarian Data Pegawai
1.1
TPegawai
Data pegawai
Buat surat perintah
rotasi
1.2
Dat
a p
egaw
ai s
esu
ai
Surat perintah rotasi
Buat usulan pengadaan
pegawai
1.4
Sura
t u
sula
n
pen
gad
aan
peg
awai
TSrtUsulanPeg
Update Riwayat Jabatan
1.3 BAG. UMUM & PROGRAM
Data pegawai tdk sesuai
TSrtRotasi
Data pegawai
Dat
a p
egaw
ai
Data usulan peg
Data usulan peg
Dat
a ro
tasi
Dat
a ro
tasi
Dat
a p
egaw
ai
TJabatan
Data jabatan
Dat Rotasi
PEGAWAI
TPegawai
Data pegawai
Buat Surat perintah orientasi
2.3
Cek Usulan Pengadaan
2.1
BAG. UMUM & PROGRAM
Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG
Data pegawai
TSrtOrientasi
Data orientasi
Data orientasi
SPO
Rekam Biodata pegawai
2.2
Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG tdk sesuai
TSrtUsulanPeg
Dat
a u
sula
n p
eg
Biodata Pegawai, Copy SK CPNS, Copy Ijazah, Copy Sertifikat, Copy KARPEG sesuai
34
PEGAWAI
BKD KOTA CIMAHI
Cek persyaratan
3.2
TPegawai
Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat
Buat nominatif usulan kenaikan pangkat
3.3
Nominatif usulan kenaikan pangkat
Rekam Riwayat Kepangkatan
3.4
SK kenaikan pangkat
Data golongan
SK k
enai
kan
pan
gkat
TSanksi
Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat tdk lengkap
BAG. UMUM & PROGRAM
Co
py
SK C
PN
S/P
NS,
Co
py
SK P
angk
at
tera
khir
, Co
py
SK N
ip b
aru
, co
py
DP
3, C
op
y Se
rtif
ikat
Dik
lat
Len
gkap
Proyeksi Kenaikan Pangkat
3.1
Daf
tar
Pro
yeks
i KP
Dat
a sa
nks
i
Dat
a P
egaw
ai
TUsulanKP
Data Usulan KP
Data Usulan KP
Data Pegawai
Data Pegawai
TGol
Dat
a P
egaw
ai
Dat
a P
egaw
ai
Copy SK CPNS/PNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat Lengkap
Nominatif usulan kenaikan pangkat setujui
35
PEGAWAI
Buat Surat Ketetapan
KGB
4.2
Cek Masa KGB
4.1
Copy SK KGB terakhir, copy KARPEG
TKGB
BAG. UMUM & PROGRAM
Co
py K
AR
PEG
,C
op
y SK K
GB
terakhir sesu
ai
Surat Ketetapan KGB
TPegawai
Data Pegawai
Data KGB
Copy SK KGB terakhir, copy KARPEG tdk sesuai
Data KGB
Data Pegawai
TSanksi
Data sanksi
Hitung & Rekam
DP3
5.1
Cetak DP3
5.2
TDP3
Sahkan Pejabat Penilai/Atasan Pejabat Penilai
5.3
DP3
PEGAWAI
DP3 sah
TPegawaiData Pegawai
Dat
a P
egaw
ai
Data DP3
Dat
a D
P3Arsip DP3
DP3 sah
36
PEGAWAI
DIREKTUR
BAG. UMUM & PROGRAM
Buat Ketetapan Sanksi
6.1
TSanksi
Rekam Riwayat Diklat
6.5
Co
py
sert
ifik
at
Dik
lat
SP P
elak
san
aan
Dik
lat
Ketetapan Sanksi
Daftar Usulan Pegawai Diklat
Buat SP Pelaksanaan
Diklat
6.4
Daftar Usulan Pegawai Diklat sesuai
Dat
a P
elat
ihan
Buat usulan pegawai Diklat
6.2
Cek daftar usulan pegawai
Diklat
6.3
Penawaran Diklat legalisasi
TPelanggaran
TPegawai
Data Sanksi
Data SanksiData Pegawai
Penawaran Diklat legalisasi
Dat
a P
egaw
ai
Data Pegawai
TDiklat
Data Pelatihan
Dat
a P
egaw
ai
Data pelanggaran, Lamp. Bukti Pelanggaran
TSrtPelDiklatData SP Pel
DIklat
Data SP Pel DIklat
Daf
tar
Usu
lan
Peg
awai
D
ikla
t se
suai
37
PEGAWAI
BKD KOTA CIMAHI
TPegawai
ProyeksiPegawai pensiun
7.1
Buat pengantar pensiun
7.2
Per
mo
ho
nan
Pen
siu
n,
Co
py
KA
RP
EG,
Co
py
SK N
ip b
aru
,C
op
y SK
CP
NS/
PN
S,C
op
y su
rat
nik
ah,
Co
py
KK
,C
op
y ak
ta a
nak
,C
op
y D
P3
,C
op
y Sk
pan
gkat
ter
akh
ir Entry Pegawai Pensiun
7.6
SK pensiun
TPensiun
Data pensiun
DIREKTUR
BAG. UMUM & PROGRAM
Cetak DPCP
7.3
Permohonan Pensiun,Copy KARPEG,Copy SK Nip baru,Copy SK CPNS/PNS,Copy surat nikah,Copy KK,Copy akta anak,Copy DP3,Copy Sk pangkat terakhir,Surat Pengantar Pensiun setujui
DPCP
Cetak riwayat pekerjaan
7.4
DPCP setujui
Buat Ket. Disiplin
7.5
TSanksi
Ket
. Dis
iplin
Riwayat Pekerjaan
SK Pensiun
Permohonan Pensiun, Copy KARPEG, Copy SK Nip baru, Copy SK CPNS/PNS, Copy surat nikah, Copy KK, Copy akta anak, Copy DP3, Copy Sk pangkat terakhir, DPCP setujui, Surat Pengantar Pensiun setujui
Surat Pengantar Pensiun
Info waktu pensiun
Data Pegawai
Data Pegawai
TPgtPensiun
Dat
a P
enga
nta
r P
ensi
un
Dat
a P
enga
nta
r P
ensi
un
Surat Pengantar Pensiun setujui
TJabatan
Data Pegawai
Data Pegawai
Data Sanksi
Dat
a P
egaw
ai
Data Pegawai
Data Pegawai
TSrtKetDis
Data Ket. Disiplin
Data Ket. Disiplin
Dat
a ja
bat
an
38
TPegawai
Cetak Laporan DUK
8.1
Data pegawai
Lap. DUK
Cetak Lap. Daftar Nominatif
8.3
Data pegawai
Rek
ap D
ata
Peg
awai
Lap. Daftar Nominatif
BAG. UMUM & PROGRAM
Cetak Rekap
Data Pegawai
8.2
Data Pegawai
39
Pegawai
id_pegawai*
nip_lama
nip_baru
no_karpeg
glr_depan
glr_belakang
nama_pegawai
tmpt_lahir
tgl_lahir
jenis_kel
stat_nikah
agama
alamat
telp
no_hand
foto
nama_pasangan
tmpt_lahir_pas
tgl_lahir_pas
tgl_nikah
instansi_kerja
Det_anak
id_pegawai**
nama_anak
tmpt_lahir_anak
tgl_lahir_anak
jenis_kel_anak
pekerjaan_anak
id_jenjang**
status_anak
Bagbid
id_bagbid*
bagbid
Jabatan
id_jabatan*
jenis_jabatan
nama_jabatan
Subbagbid
id_subbagbid*
Id_bagbid**
subbagbid Golongan
id_golongan*
golongan
pangkat
Jenjang
id_jenjang*
jenjang_pend
Penghargaan
id_penghargaan*
nama_penghargaan
Jurusan
id_jurusan*
nama_jurusan
kel_jurusan
Diklat
id_diklat*
nama_diklat
jenis_diklat
Srt_usulanpeg
id_srtusulan*
no_srtusulan
tgl_srtusulan
Srt_usulanpeg_det
id_srtusulan**
id_jenjang**
jenis_tenaga
jumlah_keb
Srt_rotasi
id_srtrotasi*
no_srtrotasi
tgl_srtrotasi
tmt_rotasi
Srt_rotasi_det
id_srtrotasi**
id_pegawai**
Id_jabatan**
Id_bagbid**
Id_subbagbid**
Srt_orientasi
no_srtorientasi*
id_pegawai**
tgl_srtorientasi
tmt_orientasi
Srt_antarpen
no_srtantar*
tgl_srtantar
id_pegawai**
lampiran
Srt_sanksi
no_sk_sanksi*
id_pegawai**
tgl_sk_sanksi
nama_sanksi
jenis_pelanggaran
pejabat_sanksi
nama_pej_sanksi
nip_pej_sanksi
ket_sanksi
KGB
no_sk_kgb*
tgl_sk_kgb
id_pegawai**
gapok_baru
tmt_kgb
tmt_kgb_selanjut
mkgol_kgb_thn
mkgol_kgb_bln
pejabat_kgb
nm_pej_kgb
nip_pej_kgb
Srt_ketdis
no_srtkdis*
tgl_srtkdis
id_pegawai**
Srt_antarkp
id_srtpkp*
no_srtpkp
tgl_srtpkp
bln_periode_kp
thn_periode_kp
Srt_antarkp_det
id_srtpkp**
jenis_kp
id_golongan**
id_pegawai**
Srt_perdik
no_sp_diklat*
tgl_sp_diklat
id_pegawai**
Riw_pendidikan
id_pegawai**
id_jenjang**
id_jurusan**
nm_sekolah
alamat_skl
no_ijazah
thn_lulus
Riw_golongan
id_pegawai**
id_golongan**
stat_pegawai
tmt_gol
no_sk
tgl_sk
pejabat_sk
mkgol_thn
mkgol_bln
Riw_jabatan
id_pegawai**
id_jabatan**
eselon
id_bagbid**
id_subbagbid**
tmt_mulai_jab
tmt_akhir_jab
no_sk_jab
tgl_sk_jab
pejabat_sk_jab
Riw_pelatihan
id_pegawai**
id_diklat**
penyelanggara_diklat
angkatan_diklat
tgl_mulai_dklat
tgl_selesai_diklat
jml_jam
no_sertifikat
tgl_sertifikat
Riw_penghargaan
id_pegawai**
id_penghargaan**
no_surat_peng
thn_peng
asal_peng
Peg_pensiun
id_pegawai**
no_sk_pensiun
tgl_sk_pensiun
DP3
id_pegawai**
periode_awal_nilai
periode_akhir_nilai
id_penilai
pangkat_penilai
gol_penilai
jabatan_penilai
id_atasan_penilai
gol_atasan_penilai
pangkat_atasan_penilai
nilai_kesetiaan
nilai_prestasikerja
nilai_tanggungjwb
nilai_ketaatan
nilai_kejujuran
nilai_kerjasama
nilai_prakarsa
nilai_kepemimpinan
jum_nilai
rata_nilai
ket_dp3
tgl_dibuat_penilai
tgl_diterima_peg
tgl_diterima_apen
40
PEGAWAI
RIWAYATPENDIDIKAN
no_sp_diklat*
GOLONGAN
JABATAN
BAGBIDSUBBAGBIDJURUSAN
JENJANG
PENGHARGAAN
DIKLAT
RIWAYATGOLONGAN
RIWAYATJABATAN
RIWAYATPELATIHAN
MEMPUNYAI
RIWAYAT PENGHARGAAN
PEG_PENSIUN
SRT_ORIENTASI
SRT_ROTASI
SRT_ANTARKPDP3
SRT_USULANPEG
SRT_SANKSI
DETAIL SRT USULAN
MEMPUNYAI
DETAIL ANTARKP
SRT_PERDIK KGBSRT_ANTARPEN
MENDAPATKAN
MEMPEROLEH
MEMPEROLEHMEMPEROLEH MEMPUNYAI
DETAIL ROTASI
MENDAPATKAN
NN11 N N 1
1 N11111
1 N
1
N
11
N N
no_srtantar* no_sk_sanksi* id_penghargaan* id_srtpkp* no_sk_kgb* no_srtorientasi*
id_srtrotasi*
id_diklat*id_diklat*
id_jabatan*
id_bagbid*
id_subbagbid*
id_srtusulan*
id_pegawai*
id_jurusan*Id_jenjang*
DETAIL ANAK
MEMPUNYAI
1
N
1
1
N
N
N
N N
N
N
N N
N
N N
N
41
Dengan dibangunnya sistem informasi manajemen kepegawaian diharapkan
proses pencarian data pegawai dengan berbagai kriteria dapat lebih cepat dan
mengefisienkan pelayanan administrasi kepegawaian.
Dengan dirancangnya database kepegawaian, diharapkan pemutakhiran riwayat
pegawai lebih mudah dan cepat dengan adanya fasilitas cari, edit, lalu update.
Dapat dikerjakan oleh beberapa pengguna secara bersamaan (pegawai
tertentu yang diberi hak akses). Sehingga tersedianya data pegawai yang
lengkap dan akurat.
Dengan dibuatnya fasilitas pencarian berdasarkan unit kerja pada sistem yang
terintegrasi dengan basis data, maka diharapkan pemantauan keberadaan
pegawai, dokumentasi dan kualitas data pegawai akan menjadi lebih baik.
Dengan tersedianya fasilitas proyeksi, sistem akan memberitahukan informasi
pegawai yang diproyeksikan sudah bisa naik pangkat, layak mendapat kenaikan
gaji berkala dan sudah dekat masa pensiun. Diharapkan dapat meningkatkan
pengelolaan dan pelayanan administrasi kepegawaian.
Penyajian informasi dan rekapitulasi kepegawaian dapat lebih cepat, tepat
waktu serta akurat diharapkan dapat mendukung pihak eksekutif dalam
mengambil suatu kebijakan
42
Pada perancangan selanjutnya tidak dibatasi pada proses pengelolaan data
pegawai, pengelolaan kenaikan pangkat reguler, pengelolaan kenaikan gaji
berkala, pengelolaan DP3 dan pengelolaan pensiun saja. Tetapi disarankan dapat
menambahkan fasilitas-fasilitas yang lebih lengkap seperti pengelolaan
penggajian, dan pengelolaan cuti pegawai
Dalam tahap pengembangan selanjutnya diharapkan untuk menambahkan
sistem pengelolaan untuk pegawai harian lepas (PHL) dan pegawai honorer.
Disarankan dalam pengembangan kedepannya proses pengelolaan kenaikan
pangkat dapat mencakup kenaikan pangkat pilihan dan kenaikan pangkat
anumerta.
43