Sistem Informasi Manajemen 1

SISTEM INFORMASI MANAJEMENSISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Dr. Abdul Syukur

Mahasiswa mampu memahami konsep sistem informasi manajemen dan dapat mengaplikasikan

sistem informasi manajemen dalam kehidupan nyata sebagai pendukung kompetensinya

Sistem Informasi Manajemen 2

SISTEM INFORMASI MANAJEMENSISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem : Kumpulan dari beberapa bagian yang saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan.

Informasi : Data yang sudah diolah dan mempunyai arti bagi si penerima.

Data : Kumpulan dari fakta/kejadian berupa angka, gambar,simbol dll yang belum mempunyai arti bagi sipenerima.

Manajemen : Ilmu / seni untuk mengatur sesuatu

Sistem Informasi Manajemen 3

Mengapa Informasi perlu di “Manage” ?Lima jenis sumber daya Utama, yang dikelola

manajer :1. Personal/Manusia2. Material3. Mesin ( termasuk fasilitas dan energi)4. Uang5. Informasi (termasuk data) !! (Konseptual)

Bagaimana dengan Kompetensi/kemampuan Mahasiswa/Alumni?

PHISIK

Sistem Informasi Manajemen 4

Mengapa mengelola Informasi menjadi menarik/perlu ?

I. Meningkatnya kompleksitas aktifitas bisnis :

a. Pengaruh ekonomi Internasional

b. Kompetisi Global

c. Meningkatnya Kompleksitas Teknologi

d. Hilangnya Batas Ruang dan Waktu

e. Batasan Sosial

II. Kemampuan Komputer yang semakin Baik

Sistem Informasi Manajemen 5

Siapa pengguna Informasi ? Manajer, Non Manajer, Orang atau organisasi di luar perusahaan

Dimana Manajer ditemukan dan Informasi apa yang dibutuhkan ?

Environment

Internal

Strategic Planning LevelManajemen Control LevelOperational Control Level

Strategic Planning LevelManajemen Control LevelOperational Control Level

Summary

Detail

Dilihat dari sumber informasi

Dilihat dari bentuk informasi

Sistem Informasi Manajemen 6

Fungsi Manajemen : 1. Planning2. Organizing3. Staffing4. Directing5. Controlling

PC

D

S

C

D

O

C

DO

P P

S

O

S

Area Fungsional Manajemen : 1. Finance Function2. Human Resources Function3. Information Services Function4. Manufacturing Function5. Marketing Function

Sistem Informasi Manajemen 7

Keahlian Manajemen(er) :

1. Keahlian Berkomunikasi (lesan dan tulisan)

2. Keahlian menyelesaikan masalah

• Masalah : Suatu kondisi/kejadian yang berpotensi mendatangkan kerugian dan keuntungan bagi seseorang/perusahaan.

• Membuat Keputusan : Proses memilih alternatif penyelesaian masalah.

• Keputusan : Alternatif keputusan masalah yang diambil.

Sistem Informasi Manajemen 8

Management Knowledge :

• Computer Literacy

• Information Literacy

Sistem Informasi Manajemen 9

COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM (CBIS)

SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Decision

Problem

Problem Solution

Data Processing

System Management Information

SystemDecision Support SystemOffice

Automation SystemExpert System

Information

Sistem Informasi Manajemen 10

1. Planning Phase

2. Analysis Phase

3. Design Phase

4.Implementa-tion Phase

5. Use Phase

Siklus Hidup Sistem (Informasi)

Sistem Informasi Manajemen 11

Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif

Perusahaan

LocalCommunity

GovermentFinancial

Community

Suppliers

LaborUnions

StockholdersAnd owners

Competitors

Customers

Sistem Informasi Manajemen 12

Model Umum Sistem Perusahaan

Model : Abstraksi/gambaran tentang sesuatu• Phisik• Naratif• Grafik• Matematika

Manfaat Model :1. Mempermudah Pengertian2. Mempermudah Komunikasi3. Memprediksi masa depan

Sistem Informasi Manajemen 13

Perusahaan sebagai system phisik :• Aliran Material• Aliran Personal• Aliran Mesin• Aliran Uang

Perusahaan sebagai system Konseptual:• Open – Loop System• Closed-loop System

InputResources

TranformationProcess

OutputResources

Sistem Phisik Perusahaan / Open loop System

Sistem Informasi Manajemen 14

InputResources

TranformationProcess

OutputResources

ControlMechanism

Feedback Feedback

Gb. Sistem lingkaran tertutup

OutputResources

TranformationProcess

InputResources

Management InformationInformation

Gb. Sistem phisik perusahaan yang terkontrol

Sistem Informasi Manajemen 15

InputResources

TranformationProcess

OutputResources

ManagementInformation Information

Gb. Perubahan data menjadi informasi

InformationProcessor

Data

Hasil pengolahan data menjadi informasi oleh manjemen digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan setelah dibandingkan dengan standar (standar: ukuran kinerja yang bisa diterima).

Keputusan

1. Standar

7. Sumber daya output6.5.

3. 4.

2. Output

Sistem Informasi Manajemen 16

Karakteristik Standar :1. Standar harus sah/ valid. Yaitu standar harus

merupakan suatu ukuran yang baik dari kinerja sistem.

2. Standar harus realistis3. Standar harus dimengerti oleh mereka yang

diharapkan mencapainya.4. Standar harus terukur. “laba maksimum” bukan

standar terukur, “Laba 10%” adalah standar terukur

Sistem Informasi Manajemen 17

Dimensi Informasi :1. Relevan2. Akurat3. Tepat waktu4. Lengkap

Management by exception : Manajer hanya melakukan suatu tindakan perbaikan jika aktifitas perusahaan keluar dari standar yang sudah ditentukan

Sistem Informasi Manajemen 18

Keuntungan Management by Exception :1. Tidak membuang waktu untuk mengawasi aktivitas

normal2. Semakin sedikit keputusan yang dibuat, perhatian

bisa dicurahkan untuk hal lain.3. Perhatian bisa dipusatkan pada pencapaian

kesempatan atau tujuan yang lebih baik.

Kendala/hambatan Management by Exception :1. Tidak mudah menentukan standar yang tepat.2. Sistem informasi yang digunakan harus akurat3. Monitoring harus kontinu4. Dapat membuat manajer menjadi pasif.

Sistem Informasi Manajemen 19

PENDEKATAN SISTEM

* Problem Solving ? Aktivitas merespon problem* Problem ? Kondisi yang dapat menyebabkan keuntungan atau kerugian.* Decision ? Strategi atau aktivitas terpilih* Decision making ? Proses pemilihan keputusan.

* Gejala vs Masalah : Gejala adalah suatu kondisi yang menyebabkan terjadinya masalah.

* Masalah : Tidak terstruktur, semi terstruktur dan terstruktur.

Sistem Informasi Manajemen 20

Pendekatan Sistem adalah salah salah metode terstruktur dalam penyelesaian suatu masalah.

Tahap I : Usaha PersiapanLangkah 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistemLangkah 2. Mengenali sistem lingkunganLangkah 3. Mengidentifikasi subsitem perusahaan

Tahap II : DefinisiLangkah 4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistemLangkah 5. Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu

Tahap III : Usaha SolusiLangkah 6. Mengidentifikasi solusi alternatifLangkah 7. Mengevaluasi solusi alternatifLangkah 8. Memilih Solusi terbaikLangkah 9. Menerapkan solusi terbaikLangkah 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan solusi itu efektif

Sistem Informasi Manajemen 21

Tiga cara manajer memilih alternatif (Mintzberg):1. Analisis – suatu evaluasi sistematis atas pilihan-

pilihan, mempertimbangkan pilihan tersebut pada tujuan organisasi.

2. Penilaian – proses mental dari seorang manajer3. Tawar menawar – negosiasi antara beberapa

manajer

Sistem Informasi Manajemen 22

Beberapa gaya manajer dalam:

1. Merasakan masalah:a. Penghindar masalah (problem avoider)b. Pemecah masalah (problem solver)c. Pencari masalah (problem seeker)

2. Mengumpulkan informasi:a. Gaya teratur (preceptive style)b. Gaya menerima (Receptive style)

3. Menggunakan Informasi:a. Gaya sistematik (systematic style)b. Gaya Intuitif (intutive style)

Sistem Informasi Manajemen 23

Menempatkan Pendekatan Sistem dalam perspektif

1. Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat

2. Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah.

3. Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar

Sistem Informasi Manajemen 24

1. Planning Phase

2. Analysis Phase

3. Design Phase

4.Implementa-tion Phase

5. Use Phase

Siklus Hidup Sistem (Informasi)

Sistem Informasi Manajemen 25

Metodologi Siklus Hidup Sistem

1. Tahap Perencanaan:a. Manyadari Masalah (Manajer)b. Mendefinisikan Masalah (Manajer)c. Menentukan tujuan sistem (Manajer)d. Mengidentifikasi kendala-kendala sistem (Manajer)e. membuat studi kelayakan (Spesialis informasi/SI)f. Mempersiapkan usulan penelitian sistem (SI)g. Menyetujui atau menolak proyek (manajemen)h. Menetapkan mekanisme pengendalian (Mjr+SI+MNJ)

Sistem Informasi Manajemen 26

Dimensi Kelayakan Proyek :

1. Teknis, tersediakah perangkat keras dan lunak untuk proyek tersebut.

2. Pengembalian Ekonomis, menguntungkan ?3. Pengembalian Non ekonomis, menguntungkan ?4. Hukum dan Etika, apakah sistem masih dalam

koridor hukum dan etika ?5. Operasional, apakah sistem didukung oleh orang

yang menggunakannya?6. Jadwal, mungkinkah sistem terbentuk dalam kurun

waktu yang ditentukan?

Sistem Informasi Manajemen 27

2. Tahap Analisis: a. Mengumumkan Penelitian Sistem (Mjr+Mnj) b. Mengorganisasikan tim proyek (Mjr+SI) c. Mengidentifikasikan kebutuhan informasi (Mjr+SI) d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem (Mjr+SI) e. Menyiapkan usulan rancangan (SI) f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek (Mjr+mnj)

Sistem Informasi Manajemen 28

3. Tahap Rancangan:

a. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci. b. Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem c. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem d. Memilih konfigurasi yang terbaik e. Menyiapkan usulan penerapan f. Menyetujui atau menolak penerapan sistem

Sistem Informasi Manajemen 29

4. Tahap Penerapan: a. Merencanakan penerapan b. mengumumkan penerapan c. Mendapatkan sumber daya perangkat keras d. Mendapatkan sumber daya perangkat lunak e. Menyiapkan database f. Menyiapkan fasilitas fisik g. Mendidik peserta dan pemakai h. Masuk ke sistem baru : Percontohan, serentak, bertahap, paralel.

Sistem Informasi Manajemen 30

5. Tahap Penggunaan:

a. Menggunakan sistem

b. Audit Sistem

c. Memelihara Sistem, hal ini dilaksanakan dengan

alasan: Memperbaiki kesalahan, menjaga

kemutakhiran sistem, meningkatkan sistem.