PRESERVASI & KONSERVASI KOLEKSI PERPUSTAKAAN DAN

ARSIPOleh:

Tamara A. Salim-Susetyo,S.S., M.A.

(berdasarkan buku Ross Harvey, 1993)

BAB VIKesiagaan Menghadapi Bencana

Definisi Perencanaan Bencana

Adalah tindakan berulangkali yang berusaha mengurangi kerusakan akibat bencana

JENIS BENCANA KEBAKARAN BANJIR GEJALA ALAM (GEMPA, ANGIN TOPAN) ULAH MANUSIA:

1. PEPERANGAN2. VANDALISME3. PENCURIAN (PENGGUNA DAN STAF)

Perpustakaan yang Pernah Mengalami Bencana

Perpustakaan Alexandria

Perpustakaan Alexadria mengalami kehancuran pada abad ke dua sebelum masehi.

Bencana banjir di Perpustakaan

Florence, Italia, 1966

Perpustakaan ini terkena banjir pada tahun 1966.

Menjadi pendorong untuk pengembangan perencanaan penanggulangan bencana, mencakup perbaikan dan teknik penyelamatan untuk buku dan material kertas yang rusak akibat air

Peristiwa ini dijadikan sebagai sebuah standard untuk menangani bahan pustaka jenis kertas dari kerusakan air.

Los AngelesPublic Library system’s Central Library, 1986.

Perpustakaan ini mengalami kebakaran yang berasal dari kebakaran rumah dan telah menghancurkan 400.000 buku.

Sekitar 700.000 buku yang lain telah diselamatkan dengan proses pengeringan, terutama proses freeze-dried.

Perpustakaan Akademi Ilmu Perpustakaan, USSR, 1988.

Perpustakaan terbakar selama 19 jam sebelum dipadamkan.

Dampak kerusakan: 400.000 buku terbakar api. ¼ dari jumlah koleksi surat kabar, rusak akibat

terkena air dan berdampak pada tumbuhnya jamur dan lumut.

7.5 juta buku mengalami kerusakan.

Perpustakaan Pusat Pemerintah Romania, Desember 1989.

Kerusakan yang terjadi di perpustakaan ini diakibatkan oleh kerusuhan sipil yang terjadi di Rumania yang mengakibatkan jatuhnya pemerintah Ceaucescu pada bulan Desember 1989.

Bencana Kebakaran di Perpustakaan Weimar’s

Duchess Anna Amalia pada September 2004

50.000 buku musnah terbakar 65.000 buku rusak, hanya 75% jumlah

yang dapat diselamatkan dari bencana tersebut

Apa yang harus dilakukan? Pertama, koleksi yang tidak rusak harus

dilindungi dari akibat tindakan penyelamatan oleh tim pemadam, seperti air dari water canon.

Kedua, koleksi yang rusak harus diselamatkan dari lokasi kejadian, disiapkan untuk proses restorasi, dipisahkan dan perlu segera dilakukan teknik kering beku pada koleksi tersebut.

Risk assessment - causes

commoncauses

extraordinarycauses

rare

often

unpredictable

predictable

damage, lost

grave

quantityslight

Kesiapan infrastruktur dan koleksi Tersedia tempat pembekuan koleksi Alat transportasi untuk pengangkutan eveakuasi Peralatan seperti:

masker, sarung tangan, kantong plastik,alat tulis, kotak penyimpanan

Manfaat yang Dapat Diambil dari Bencana Perpustakaan. Mendapatkan pengetahuan tentang teknik untuk menemukan

kembali, penyimpanan dan mengeringkan material basah. Hal ini dipelajari dari bencana banjir yang menimpa Perpustakaan Florence, Italia pada tahun 1966.

Mendapatkan pengetahuan tentag teknik proses beku-kering (freeze-drying). Hal ini didapatkan dari bencana kebakaran yang menimpa Perpustakan Umum, Los Angeles, pada tahun 1986.

Meningkatkan kerjasama internasional dalam menghadapi bencana besar yang belum pernah terjadi sebelumnya yang dpat dijadikan sebagai contoh pada konsep proses konservasi yang bertahap. Hal ini dilakukan setelah terjadi kebakaran yang menimpa Perpustakaan Akademi Ilmu Perustakaan, USSR pada tahun 1988.

Tujuan suatu Rencana Bencana menurut Swartzburg:

Untuk mengurangi kerugian dengan mengantisipasi berbagai kemungkinan secara tepat.

Untuk mencegah terjadinya kembali bencana dengan mengambil pelajaran dari pengalaman yang diperoleh sebelumnya.

Isi dari Suatu Rencana Bencana

Inti dari Rencana Bencana Pengetahuan tentang bangunan Identifikasi Koleksi Pencegahan bencana Teknik pemulihan Ketersediaan bantuan dari luar Keberadaan suatu struktur pengambilan

keputusan.

Elemen-elemen Rencana Kesiagaan Menghadapi Bencana

Pencegahan Tanggapan Reaksi Pemulihan

TAHAP PENCEGAHAN Pemeriksaan Bangunan (tempat penyimpanan,

peralatannya) Pemeriksaan perlindungan terhadap kebakaran

dan alat pendeteksi, juga alat pendeteksi pencurian.

Pembuatan back-up atau salinan duplikat termasuk katalognya.

Mengasuransikan, premi akan berkurang bila tindakan pencegahan ditingkatkan.

Tujuan Langkah Pencegahan

Langkah pencegahan bertujuan untuk mengidentifikasi penyebab bencana dan untuk memperkecil resiko yang dihadapi oleh gedung perpustakaan itu sendiri, yaitu: peralatan penyimpanan dan perabotnya.

TAHAP TANGGAPAN Penetapan dan pelatihan staf. Identifikasi koleksi dan memberikan prioritas

utama pada koleksi langka. Memelihara peralatan yang digunakan untuk

penyelamatan koleksi. Mendaftar nama dan lembaga penting yang harus

dihubungi jika terjadi bencana. Membuat prosedur rencana penanggulangan

bencana.

TAHAP REAKSI Langkah prosedur yang dilakukan ketika

terjadi bencana Memastikan lokasi bencana aman

dimasuki. Memindahkan materi yang rusak.

TAHAP PEMULIHAN Penetapan dan pelaksanaan program

memperbaiki lokasi bencana dan materi yang rusak.

Penetapan dalam mengambil tehnik penyelamatan terhadap koleksi.

Menganalisa bencana dan perbaikan rencana bencana.

Kesiagaan Menghadapi Bencana

Perpustakaan Nasional RIArsip Nasional RIMuseum Nasional RI

PERPUSTAKAAN NASIONAL RI

Tahun 2000 disosialisasikan mengenai Disaster Preparedness planning, diprakarsai oleh bagian Pusat Preservasi Perpustakaan Nasional dan bekerja sama dengan Bagian Umum, yang memegang peranan dalam pemeliharaan keamanan gedung.

Tahun 2001 Pusat Preservasi Perpustakaan Nasional mulai menyusun buku pedoman Disaster Preparedness Planning.

Pembntukan tim Disaster Preparedness Planning Perpustakaan Nasional: Tim Pencegah, Tim Respon, Tim Reaksi dan Tim Pemulihan.

Tahun 2002 Tim Pencegah mulai bertugas untuk mengontrol dan mengumpulkan data tentang kerusakan setiap tiga bulan sekali dengan menggunakan form survei: survei gedung, peralatan dan keamanan seperti kunci, stop kontak dan sebagainya.

Rapat khusus Tim Respon setiap tahun atau setahun dua kali, membicarakan tentang mengenai rencana-rencana penanggulangan bencana.

Mengevaluasi Tim Pencegah, apakah personilnya masih efektif atau harus diganti

Tahun 2003, Pusat Diklat bekerja sama dengan Pusat Preservasi mengadakan pelatihan dengan mendatangkan pembicara dari Pemadam Kebakaran, Kepolisian, Pemda dan Konservasi untuk pemulihan.

Tahun 2005 Pusat Preservasi telah mengadakan seminar Program Disaster Preparedness Planning.

Kerja sama setiap tahun diadakan dengan instansi terkait yang memiliki konservator seperti Museum Nasional, Arsip Nasional, Galeri Nasional dan Balai Konservasi DKI.

Kerjasama dengan RSCM jika sewaktu-waktu terjadi bencana, dan Departemen Sosial

Tahun 2005 dicek peralatan yang masih baik, kadaluarsa ataupun yang harus diganti.

Gedung, koleksi dan peralatan yang ada di Perpustakaan Nasional belum diasuransikan, karena kesulitan akan estimasi nilai-nilai kekayaan yang dimiliki secara tepat. Yang diasuransikan hanya baru koleksi, dan itupun jika hanya ingin dipinjam untuk dipamerkan keluar negeri seperti Australia dan Belanda.

Peralatan pengamanan gedung yang digunakan masih standar, dan sudah dipasang sejak gedung Perpustakaan Nasional direnovasi seperti sprinkle, smoke detector. Smoke detector yang ada di gedung baru lebih sensitive karena terbuka.

Lemari naskah-naskah kuno masih berbentuk lemari biasa, bukan lemari tahan api.

Belum ada katalog cadangan untuk kesiagaan jika terjadi bencana ataupun dalam usaha pelestarian.

Usaha pelestarian katalog belum disetujui sampai saat ini walaupun dianggap sebagai pegangan otentik dan indikator jika ada koleksi yang hilang.

ARSIP NASIONAL RI Belum ada tim khusus yang dibentuk dalam

rangka Kesiagaan Menghadapi Bencana Yang ada adalah tim khusus

penanggulangan bencana tsunami Aceh bekerjasama dengan Jepang (JICA)

MUSEUM NASIONAL RI Pengamanan fisik gedung di Museum

Nasional di bawah bagian TU Urusan Dalam.

Pengamanan koleksi di bawah bagian konservasi.

Untuk pengamanan gedung Museum Nasional sudah dilengkapi dengan CCTV.

Pengamanan di gedung A manual. Di bagian Ruang Emas, terdapat sistem alarm

jika dipukul akan berbunyi. Di pintu-pintu tiap ruangan diberikan alarm juga

terdapat monitor.

Pengamanan di gedung B (gedung baru) sudah digital.

Ruangan CCTV bersifat rahasia, tidak sembarang orang dapat masuk.

Teknik Penyelamatan

1. Pengeringan Udara Merupakan teknik paling sederhana untuk

mengeringkan material yang basah. Teknik ini akan berhasil pada bahan buku

yang lembab daripada buku yang basah, serta bahan pustaka yang tidak terlalu tebal.

2. Pengeringan Dingin Pengeringan dingin telah digunakan sejak

tahun 1972 sebagai suatu metode pengeringan material yang terbuat dari kertas serta rusak akibat air.

3. Penggunaan oven mikro wave Masih merupakan teknik yang belum teruji

dan teknik tersebut sebaiknya dihindarkan sampai diketahui lebih banyak tentang efeknya pada kertas, lem dan material penjilidan.

4. Teknik Udara Kering Pembersihan udara kering merupakan

sebuah teknik untuk perawatan berskala besar.

Keseluruhan bangunan atau lokasi disegel dengan membungkusnya dengan lembaran plastik, dan udara kering sekitar 26˚C dan kelembaban relatif sebesar 15% per sen kelembaban relatif dipompa terus.

Teknik ini adalah paling efektif pada buku-buku tipis yang hilang, seperti; catatan dari kertas.

Teknik ini mempunyai keuntungan bekerja secara cepat dan diberlakukan untuk material di tempat asal, tetapi teknik ini merupakan suatu solusi berteknologi tinggi dan hanya dapat digunakan di mana lokasi secara efektif ditutup rapat-rapat.

Pengaturan terhadap Jamur

1. Teknik dengan Menggunakan Bahan Kimia Fungisida yang banyak digunakan

sekarang ini adalah tymol, ortho-phenyl phenol dan etilin oksida.

Tak satupun fungisida yang tidak menimbulkan masalah.

Ortho-Phenyl Phenol yang mengandung racun lebih rendah dapat menyebabkan masalah seperti: iritasi mata.

2. Teknik tanpa Menggunakan Bahan Kimia

Pengubahan kondisi lingkungan Penyinaran gama