Post on 19-Mar-2019
PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI PADA
LAUNDRY ORANGE SLEMAN
YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
Diajukan oleh :
YOGHA INGGIL DIRAJAT
06.11.1010
Kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2010
2
3
ADMINISTRATION APPLICATION DESIGN SYSTEM ON ORANGE LAUNDRY SLEMAN
PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI PADA LAUNDRY ORANGE SLEMAN
Yogha Inggil Dirajat
Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Orange Laundry is one place of business engaged in the service in the form of laundry / Laundry. with the number of customers who had by that caused problems in managing the financial and transaction, for it required an application program to handle it with computer. This application program is the administration application that can facilitate the manager in making financial reports and noted the list of transactions quickly and efficiently.
In a company that is engaged in service very good information system is needed, especially in data processing and financial systems, so that the activities can work well, effectively and efficiently. Objec is that a lot of that increase development in the field of services to enhance better service and to process data and finances easily, quickly, accurately, precisely and accurately. Administration Application System Design In Orange Laundry is an effort to maximize technology, especially computer technology in the hope that simplify laundry manager and can assist in improving the quality Laundry.
In this case the administrative system in Orange loundry address at Condong Catur, Sleman, Yogyakarta is still experiencing problems and financial data processing manually so that the efficiency and security of data is less reliable, then these things need a media storage and processing of data and that when kuangan times can be accessed quickly and accurately Keywords: Laundry, Applications, Technology, Administration
4
1. PENDAHULUAN
Pada saat ini perkembangan di bidang teknologi informasi sangat pesat,
perkembangan yang begitu signifikan terjadi pada perangkat keras (hardware) maupun
pada perangkat lunak (software). Di bandingkan dengan beberapa tahun yang lalu
teknologi informasi yang ada sekarang jauh lebih baik. Dengan meningkatnya
perkembangan teknologi informasi pada saat ini keberadaan komputer sangatlah
diperlukan, dengan komputer segala pekerjaan manusia akan jadi lebih mudah karena
komputer dapat bekerja dengan cepat, cermat, tepat dan akurat. Selain itu komputer
juga bisa menyimpan data dalam jumlah yang besar dengan aman.
Dalam sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang layanan jasa sangat
dibutuhkan sistem informasi yang baik, terutama pada sistem pengolahan data dan
keuangan, agar dalam kegiatannya dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien.
Keadan tersebut menyebabkan banyaknya perusahaan yang meningkatkan
pengembangan di bidang layanan jasa untuk meningkatkan pelayanan yang lebih baik
lagi serta dapat mengolah data dan keuangan dengan mudah, cepat, cermat, tepat dan
akurat.
Dalam hal ini sistem keuangan pada loundry ORANGE yang beralamat di
Jl.Angga jaya 2 No.168 Condong Catur, Sleman, Yogyakarta masih mengalami
permasalahan yaitu pengolahan data dan keuangan secara manual sehingga efisiensi
dan keamanan data kurang terjamin, maka dari pada itu diperlukan sebuah media
penyimpanan dan pengolahan data dan kuangan yang sewaktu-waktu bisa diakses
kembali dengan cepat dan akurat
Dari uraian pada latar belakang masalah dimana masih sulitnya mencari,
mengatur data secara cepat dan akurat serta kurang efisiennya data, maka diasumsikan
rumusan masalah yang akan diambil adalah bagaimana membangun sistem
administrasi dan laporan transaksi yang terjadi secara komputerisasi pada laundry
Orange.
5
2. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian informasi
Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi penerimanya1. Menggambarkan suatu kejadian-
kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan
2.2 Kualitas informasi
Ada tiga kriteria informasi yang harus dipenuhi agar informasi tersebut
dapat disebut informasi yang berkualitas, yaitu :
a. Akurat
Informasi yang akurat adalah informasi yang memiliki ketelitian tinggi dan harus
bebas dari kesalahan serta tidak menyesatkan.
b. Relevan
Informasi yang relevan adalah informasi yang mempunyai manfaat bagi
pemakainya.
c. Tepat waktu
Informasi harus tepat waktu sesuai dengan jadwal yang sudah
ditetapkan. Informasi yang sudah usang tidak memiliki nilai lagi, Sebuah
Informasi yang datang terlambat tidak akan memiliki nilai yang baik, sehingga
kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat
menimbulkan kesalahan. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi
itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
1 Jogiyanto, Analisis & Desain Sistem Informasi pendekatan terstruktur teori danpraktek aplikasi
bisnis, (edisi pertama; Yogyakarta: Andi Offset, 1990), hal 8
6
3. ANALISIS
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh
kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan
yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan.
Beberapa langkah yang harus dilakukan dalam Analisis Sistem yaitu:
1. Identify (mengidentifikasi masalah)
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang harus
dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran
dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus
dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-
masalah yang terjadi. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah
Mengidentifikasi penyebab masalah, Mengidentifikasi titik keputusan dan
Mengidentifikasi personil-personil kunci.
2. Understand (memahami kerja sistem yang ada)
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana
sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara
melakukan penelitian. Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi
dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan,
kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi
pemecahannya. Tugas yang perlu dilakukan dalam langkah ini adalah menentukan
jenis penelitian, merencanakan jadwal penelitian, membuat penugasan penelitian,
membuat agenda wawancaradan mengumpulkan hasil penelitian.
3. Analyze (menganalisis sistem)
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil
penelitian yang telah dilakukan. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan
apa, bagaimana, siapa dan dimana dikerjakan?. Kemudian Menganalisis kelemahan
sistem untuk menjawab pertanyaan mengapa dan perlukah dikerjakan serta apakah
telah dikerjakan dengan baik ?.
7
4. Report (membuat laporan hasil analisis)
Langkah terakhir yang harus dilakukan analisis sistem adalah pembuatan laporan
dari hasil-hasil penelitian yang kemudian dicatat dan didokumentasikan sebagai
panduan untuk mendesain sebuah sistem.
3.1.2 Analisis Kelemahan Sistem
Langkah pertama yang dilakukan dalam menganalisis data adalah dengan
pendefinisian permasalahan yang terjadi dalam sistem. Dari hasil pengamatan dan
penelitian pada sistem administrasi laundry ORANGE diperoleh kesimpulan :
a. karena belum didukung dengan teknologi informasi yang memadai sehingga
tujuan organisasi yang tercapai kurang maksimal.
b. Pencarian, pencatatan, penyimpanan dan pengolahan data transaksi
membutuhkan waktu yang lama.
c. Pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama.
d. Pengendalian terhadap transaksi yang terjadi setiap shift masih kurang karena
pembuatan laporan dilakukan pada shift terakhir(kedua).
Untuk melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan
pada laundry ORANGE, maka dilakukan metode PIECES yaitu Performance,
Information, Economy, Control, Efisiency, Service.
3.1.2.1 Kinerja (Performance)
Performance adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas dengan cepat
sehingga sasaran dapat segera tercapai. Pada loundry ORANGE proses pengolahan
data masih secara manual, hal ini sangat mempengaruhi kinerja dalam melakukan
pengolahan data sehingga akan memperlambat dalam penyampaian informasi. Akibat
lemahnya sistem tersebut maka terjadi kesulitan dalam pembuatan laporan baik yang
secara periodik maupun secara berkala, hal ini dapat mempengaruhi kinerja pada
laundry ORANGE.
Kinerja dikatakan baik jika troughput lebih besar dari pada respontime. Dalam
satu hari rata-rata terjadi kurang lebih 25 transaksi dengan 25 nota, laporan transaksi
dibuat pada shift terakhir yaitu 21.00 WIB dan membutuhkan waktu sekitar 50menit.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa dari segi performance terdapat
kelemahan yaitu dalam pembuatan laporan transaksi. Karena respontime lebih besar
dari pada throughput.
8
3.1.2.2 Informasi (Information)
Dengan masih menggunakan sistem secara manual, dilihat dari segi
keakuratan dalam pembuatan laporan sering terjadi kesalahan dalam perhitungan hal
ini membuat informasi yang didapat tidak akurat. Dari segi ketepatan waktu terdapat
kelemahan jika pemilik sewaktu-waktu meminta laporan transaksi sebelum jam 21.00
(jam tutup). Informasi sudah relevan karena semua laporan transaksi diberitahukan
melalui pesan langsung kepada pemilik.
3.1.2.3 Ekonomi (Economy)
Sistem yang ada saat ini masih mengeluarkan biaya yang tidak sedikit setiap
bulannya. Selain itu pembuatan laporan sering mengalami keterlambatan dan
memakan waktu yang cukup lama, belum lagi jika terjadi kesalahan dalam pembuatan
laporan yang dapat meningkatkan biaya operasi sehingga biaya yang dikeluarkan
tidak sebanding dengan mamfaat yang diberikan. Terjadi pemborosan kertas, tipe-x
dan alat tulis lainnya jika terjadi kesalahan.
3.1.2.4 Pengendalian (Control)
Kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk
menghindari dan mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk
menjamin keamanan data dan informasi. Data yang tersedia saat ini masih terpisah-
pisah pada buku yang berbeda. Laporan transaksi dibuat pada shift kedua sehingga
jika ada kesalahan perhitunagan transaksi pada shift pertama tidak dapat diketahui
kesalahan hitung transaksi dan rekap transaksi.
3.1.2.5 Efisien (Efisiency)
Cara manual saat ini dirasa memang kurang memberikan solusi untuk
mendukung terciptanya kegiatan usaha yang diharapkan di dalam perusahaan ini,
karena dalam kegiatan pencatatan data administrasi harus dilakukan penyalinan satu
persatu sehingga membutuhkan waktu yang lama. Tidak efisien dalam penggunaan
kertas, buku dan alat tulis lainnya.
3.1.2.6 Pelayanan (Service)
Karena adanya kelemahan-kelemahan dalam sistem tersebut, pelayanan
yang ada masih kurang memuaskan. Dalam satu shift,pegawai harus mengerjakan
semua pekerjaan baik itu mencuci, setrika maupun pencatatan transaksi sehinggan
jika pelanggan yang datang bersamaan maka harus mengantri
9
4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Menu pada aplikasi laundry :
1. Form Splash
Form login sebagai gerbang sebelum masuk ke menu utama. Form ini bertugas
untuk membatasi siapa saja yang diperbolehkan mengakses data dengan
fasilitas-fasilitas yang sudah disediakan di dalam aplikasi
2. Form login
Form utama merupakan ruang lingkup kerja seorang user. Pada form ini
terdapat fasilitas-fasilitas untuk mengelola data resources. Hanya user yang
login dengan status Admin saja yang memiliki hak akses pada menu master,
report dan menu file untuk log off dan exit
3. Form Menu Utama
Form utama merupakan ruang lingkup kerja seorang user. Pada form ini
terdapat fasilitas-fasilitas untuk mengelola data resources. Hanya user yang
login dengan status Admin saja yang memiliki hak akses pada menu master,
report dan menu file untuk log off dan exit. Jika user melakukan log off maka
user dapat melakukan login ulang sesuai dengan user ID yang berbeda
4. Form Data Pelanggan
Form Data Pelanggan merupakan turunan dari menu Master, form ini
dugunakan untuk melakukan penambahan(Add), pengubahan(edit),
penghapusan data pelanggan
5. Form jenis pakaian
Form Jenis Pakaian merupakn turunan dari Menu Master, form ini digunakan
untuk melihat jenis pakaian dan mencari jenis-jenis pakaian
6. Form Data Karyawan
Form Data Karyawan merupakan turunan dari menu Master, form ini dugunakan
untuk melakukan penambahan(Add), pengubahan(edit), penghapusan data-data
karyawan
7. Form transaksi
Form Transaksi digunakan untuk menginputkan data-data tansaksi. Berukut ini
tampilan form Transaksi
10
5. KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian dan perancangan yang dikerjakan dan mengacu
pada rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana suatu perusahaan dapat
mengolah data dengan mudah, cepat dan akurat dan membuat suatu sistem
informasi secara komputerisasi untuk menampilkan informasi yang berkualitas,
maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu :
A. Kelebihan Perancangan Sistem Aplikasi Administrasi pada Laundry Orange.
Kelebihan yang diperoleh dari sistem aplikasi ini antara lain :
1) Sistem aplikasi administrasi ini dapat meningkatkan pelayanan dan
kemudahan pada saat pembuatan laporan.
2) Pembuatan aplikasi ini sebagai fasilitas pengolahan data yang bermanfaat
meminimalkan waktu yang semula pembuatan satu laporan membutuhkan
waktu 2 menit dengan sistem yang baru bisa dilakukan kurang dari 1 menit
untuk setiap pembuatan laporannya dan memudahkan pengolahan data
bagi karyawan. Hal tersebut merupakan salah satu keuntungan yang dapat
dirasakan dengan adanya perubahan dari proses manual menjadi
terkomputerisasi.
3) Sistem informasi menghasilkan jumlah informasi yang lebih banyak, lebih
akurat, sehingga produktifitas meningkat.
B. Kekurangan Sistem Aplikasi Administrasi pada Laundry Orange.
Kekurangan yang diperoleh dari sistem aplikasi ini antara lain :
1) Aplikasi ini tidak dilengkapi dengan fasilitas penghapusan data atau record
yang tersimpan dalam database dalam kurun waktu tertentu. Penghapusan
record yang tidak terpakai berpengaruh pada pada stabilitas kinerja sistem
(sistem tidak terbebani dengan banyaknya record pada database).
2) Sistem ini sebaiknya dijalankan pada platform Windows XP karena jika
dijalankan pada platform Windows Vista dan versi di atasnya aplikasi tidak
berjalan secara maksimal.
11
SARAN
Kesempurnaan dari suatu sistem selalu bersifat relative
berdasarkan pada cara pandang dan konsep dari setiap pemikiran yang berbeda
serta memiliki alur yang bervariasi. Karena sistem ini dibangun berdasarkan alur
pemikiran penulis, maka untuk hasil yang lebih baik dan maksimal diperlukan saran
dari pihak manapun untuk melengkapi kekurangan yang ada.
Beberapa saran dari penulis untuk perusahaan:
1) Penulis menyarankan agar administrator ataupun pihak manajemen
membuat back up secara soft copy dan hard copy (laporan) yang diperlukan
sesering mungkin sesuai dengan kebutuhan.
2) Penulis menyarankan agar administrator ataupun pihak manajemen lebih
teliti dalam penginputan data dikarenakan oleh kelemahan sistem yang
belum mampu menangani proses filterisasi secara maksimal.
Untuk pengembangan selanjutnya system ini dapat dihubungkan dengan mesin
timbangan sehingga berat pakaian di inputkan secara otomatis oleh system
12
DAFTAR PUSTAKA
Adi Kurniadi. 2002. Pemrograman Ms.Visual Basic 6.0. cetakan kelima;Jakarta:Elex Media
Komputindo
Didik Dwi Prasetyo. 2004. Aplikasi Database Client/Server Menggunakan Delphi
danMySQL, Jakarta: Elex Media Komputindo
Ema Utami dan Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database
dengan SQL Server, Ms.Access, dan Ms.Visual Basic, Yogyakarta: Andi Offset
Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stalling, Jr. 1981. Fundamental of System
Analysis. edisi kedua; New York: john willey & Sons
Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset
http://www.bi.go.id/