Post on 04-Jul-2018
PERANCANGAN APLIKASI DATABASE SISTEM
PENJUALAN, PENERIMAAN KAS, PEMBELIAN DAN
PENGELUARAN KAS PADA TOKO SARANA
Oleh:
IVAN SUBIJANTO
NIM : 232008013
KERTAS KERJA
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Guna Memenuhi Sebagian dari Persyaratan-persyaratan
untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2013
ABSTRACT
This research aims to create a design of database information system that’s
focused to make the process of transactions record more easier, related to the
revenue cycle and expenditure cycle on a small scale business entity. This
research uses the Microsoft Access 2007 for being the design tool. Selected
research object for this research is “Sarana” Electronics Stores which located in
Kudus, one city in the Central Java, Indonesia. This research chosen two existing
transaction cycles from “Sarana” Electronics Stores, the revenue cycle and
expenditure cycle, it’s had chosen because of this two cycles are related and this
two cycles are the major activity in “Sarana” Electronics Stores. This research
resulted in a design of database information system that can be used as a tool for
the process of transactions record in “Sarana” Electronics Stores.
Keywords: Database Information System, Revenue Cycle, Expenditure Cycle.
SARIPATI
Penelitian ini bertujuan untuk membuat sebuah rancangan sistem
informasi database yang difokuskan untuk mempermudah proses pencatatan
transaksi yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada
suatu entitas bisnis skala kecil. Penelitian ini menggunakan alat perancangan
berupa Microsoft Access 2007. Objek penelitian yang dipilih adalah Toko
Elektronik “Sarana” yang berada di Kudus, salah satu kota di Jawa Tengah,
Indonesia. Penelitian ini memilih dua siklus transaksi yang ada pada Toko
Elektronik “Sarana” yaitu Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran, karena
kedua siklus tersebut saling berkaitan dan merupakan aktivitas utama pada Toko
Elektronik “Sarana”. Penelitan ini menghasilkan sebuah rancangan sistem
informasi database dengan yang dapat digunakan sebagai alat bantu dalam proses
pencatatan transaksi pada Toko Sarana Elektronik.
Kata kunci : Perancangan Database, Siklus Pendapatan, Siklus Pengeluaran
KATA PENGANTAR
Kertas Kerja ini berjudul “Perancangan aplikasi database sistem
penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas pada Toko Sarana
Elektronik” disusun dalam rangka memenuhi sebagian persyaratan untuk
memperoleh gelar kesarjanaan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Jurusan Akuntansi
Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga. Tujuan dari kertas kerja ini adalah
untuk menerapkan teori-teori yang diperoleh selama kuliah dan berguna untuk
menambah wawasan bagi penulis agar siap terjun dalam dunia kerja yang
sesungguhnya.
Dalam penyusunan kertas kerja ini penulis menyadari bahwa selesainya
kertas kerja ini tidak terlepas dari bimbingan, dorongan semangat, nasehat dan
bantuan lainnya baik secara moril maupun materiil dari berbagai pihak yang
sangat membantu dalam menyelesaikan kertas kerja ini .
Akhir kata penulis mengharapkan agar laporan kertas kerja ini dapat
bermanfaat bagi pembaca. Penulis juga menyadari bahwa penulisan kertas kerja
ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu adanya kritik dan saran yang
membangun sangat diharapkan agar segala kekurangan yang ada dapat diperbaiki.
Salatiga, 15 Agustus 2013
Penulis
UCAPAN TERIMAKASIH
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
atas rahmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul
“Perancangan Aplikasi Database Sistem Penjualan, penerimaan kas, pembelian
dan pengeluaran kas Dengan Menggunakan Microsoft Access 2007”. Skripsi ini
disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program
Sarjana (S1) pada Program Sarjana Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Program
Studi Akuntansi, Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga.
Selama proses penyusunan skripsi ini penulis mendapatkan bimbingan,
arahan, bantuan, dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bp. Hari Sunarto, SE., MBA., PhD, selaku Dekan Fakultas Ekonomika
dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana.
2. Ibu Elisabeth Penti Kurniawati, SE., M.Ak. Selaku dosen pembimbing
yang telah meluangkan waktu dan dengan penuh kesabaran memberikan
bimbingan dan arahan yang sangat bermanfaat sehingga skripsi ini dapat
terselesaikan dengan baik.
3. Bp. Usil Sis Sucahyo, SE., MBA., selaku Kaprodi Akuntansi Fakultas
Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana.
4. Seluruh dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang telah mendidik
dengan ilmu pengetahuan, baik langsung maupun tidak langsung sehingga
penulis dapat menyelesaikan kuliah dan penulisan skripsi ini.
5. Staf Tata Usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang membantu
penulisan selama kuliah di Fakultas Ekonomika dan Bisnis.
6. Orang tuaku atas cinta, perhatian, pengorbanan dan dukungan yang
berlimpah yang selalu diberikan.
7. Sahabat-sahabatku di Kost Dipo 83 yang selalu memberikan motivasi,
dukungan dan saran.
8. Serta sahabat-sahabat Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang selalu
menyemangati dan memberikan dorongan.
9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah
memberikan bantuan dan dukungannya. Semoga kebaikan kalian dibalas
oleh Tuhan YME.
DAFTAR ISI
Halaman Judul ............................................................................................... i
Pernyataan Keaslian Karya Tulis Skripsi ...................................................... ii
Halaman Persetujuan Skripsi ........................................................................ iii
Abstract ......................................................................................................... iv
Saripati ......................................................................................................... v
Kata Pengantar .............................................................................................. vi
Ucapan Terimakasih...................................................................................... vii
Daftar Isi........................................................................................................ ix
Daftar Tabel .................................................................................................. xii
Daftar Gambar ............................................................................................... xiii
Daftar Lampiran ............................................................................................ xvii
Pendahuluan ......................................................................................... 1
Kajian Teori ......................................................................................... 3
Metode Penelitian ................................................................................ 10
Gambaran Objek Penelitian ................................................................ 14
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko
Sarana Elektronik ............................................................................ 15
Siklus Pendapatan .................................................................... 16
Siklus Pengeluaran ................................................................... 21
Mengidentifikasi Entitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko
Sarana Elektronik ............................................................................ 25
Entitas Atribut, Relationship, dan kardinalitas Silus Pendapatan
................................................................................................. 28
Entitas Atribut, Relationship, dan kardinalitas Silus Pengeluaran
................................................................................................. 30
Desain Sistem Database Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko
Sarana Electronik ............................................................................ 41
Table ........................................................................................ 41
Query ....................................................................................... 59
Form ......................................................................................... 70
Report ....................................................................................... 78
Menu Swichboard .................................................................... 107
Kesimpulan ............................................................................................... 118
Saran .................................................................................................. 119
Referensi ................................................................................................... 121
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi Toko Sarana Elektronik ........................ 15
Gambar 2 Flowchart Siklus Pendapatan Sebelum Terkomputerisasi Bagian
Administrasi Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan,
Bagian Gudang, dan Bagian Pemilik .................................... 19
Gambar 3 Flowchart Siklus Pendapatan Sesudah Terkomputerisasi Bagian
Administrasi Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan,
Bagian Gudang, dan Bagian Pemilik .................................... 20
Gambar 4 Flowchart Siklus Pengeluaran Sebelum Terkomputerisasi Bagian
Administrasi Gudang, Kepala Pemilik, Bagian Administrasi
Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan, dan Bagian
Sales ...................................................................................... 23
Gambar 5 Flowchart Siklus Pengeluaran Sesudah Terkomputerisasi Bagian
Administrasi Gudang, Kepala Pemilik, Bagian Administrasi
Penjualan Yang Merangkap Administrasi Keuangan, dan Bagian
Sales ...................................................................................... 24
Gambar 6 Table Analisis dan Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan
Siklus Pengeluaran ................................................................ 26
Gambar 6 REA Diagram Siklus Pendapatan ......................................... 31
Gambar 7 REA Diagram Siklus Pendapatan Beserta Atribut ................ 32
Gambar 8 REA Diagram Siklus Pengeluaran ........................................ 36
Gambar 9 REA Diagram Siklus Pengeluaran Beserta Atribut ............... 37
Gambar 10 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru ..................... 39
Gambar 11 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru Beserta Atribut
............................................................................................... 40
Gambar 12 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru ................... 41
Gambar 13 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru Beserta Atribut
............................................................................................... 42
Gambar 14 Desain Table Persediaan Barang ................................................ 41
Gambar 15 Table Persediaan Barang ............................................................ 44
Gambar 16 Desain Table Kas ....................................................................... 45
Gambar 17 Table Kas.................................................................................... 46
Gambar 18 Desain Table Penjualan .............................................................. 47
Gambar 19 Table Penjualan .......................................................................... 48
Gambar 20 Desain Table Penerimaan Kas ................................................... 49
Gambar 21 Table Penerimaan Kas ................................................................ 49
Gambar 22 Desain Table Kas Di Bank ......................................................... 49
Gambar 23 Table Kas Di Bank ..................................................................... 50
Gambar 24 Desain Table Detail Penjualan ................................................... 50
Gambar 25 Table Detail Penjualan ............................................................... 51
Gambar 26 Desain Table Pelanggan ............................................................. 52
Gambar 27 Table Pelanggan ......................................................................... 52
Gambar 28 Desain Table Pegawai ................................................................ 52
Gambar 29 Table Pegawai ............................................................................ 53
Gambar 30 Desain Table Persediaan Barang ................................................ 53
Gambar 31 Table Persediaan Barang ............................................................ 54
Gambar 32 Desain Table Kas ....................................................................... 54
Gambar 33 Table Kas.................................................................................... 55
Gambar 34 Desain Table Pembelian ............................................................. 56
Gambar 35 Table Pembelian ......................................................................... 56
Gambar 36 Desain Table Pengeluaran Kas ................................................... 57
Gambar 37 Table Pengeluaran Kas ............................................................... 57
Gambar 38 Desain Table Kas Di Bank ......................................................... 58
Gambar 39 Table Kas Di Bank ..................................................................... 58
Gambar 40 Desain Table Detail Pembelian .................................................. 59
Gambar 41 Table Detail Pembelian .............................................................. 59
Gambar 42 Desain Table Pemasok ............................................................... 60
Gambar 43 Table Pemasok ........................................................................... 60
Gambar 44 Desain Table Pegawai ................................................................ 61
Gambar 45 Table Pegawai ............................................................................ 61
Gambar 46 Query Persediaan ....................................................................... 62
Gambar 47 Query Penjualan ......................................................................... 63
Gambar 48 Query Detail Penjualan .............................................................. 64
Gambar 49 Query Penerimaan Kas ............................................................... 64
Gambar 50 Query Persediaan Barang ........................................................... 67
Gambar 51 Query Pembelian ........................................................................ 68
Gambar 52 Query Detail Pembelian ............................................................. 69
Gambar 53 Query Pengeluaran Kas .............................................................. 71
Gambar 54 Form Persediaan ........................................................................ 72
Gambar 55 Form Pelanggan ......................................................................... 73
Gambar 56 Form Pemasok............................................................................ 75
Gambar 57 Form Pegawai ............................................................................ 76
Gambar 58 Form Penjualan .......................................................................... 77
Gambar 59 Form Pembelian ......................................................................... 78
Gambar 60 Form Setoran Kas Di Bank ........................................................ 79
Gambar 61 Form Penarikan Kas Di Bank .................................................... 79
Gambar 62 Report Persediaan. ...................................................................... 88
Gambar 63 Report Pelanggan ....................................................................... 80
Gambar 64 Report Pemasok.......................................................................... 89
Gambar 65 Report Pegawai .......................................................................... 89
Gambar 66 Report Penjualan ........................................................................ 90
Gambar 67 Report Penerimaan Kas .............................................................. 91
Gambar 68 Report Saldo Piutang .................................................................. 94
Gambar 69 Report Pembelian ....................................................................... 97
Gambar 70 Report Pengeluaran Kas ............................................................. 98
Gambar 71 Report Saldo Hutang .................................................................. 101
Gambar 72 Report Saldo Kas ........................................................................ 104
Gambar 73 Report Kartu Piutang Per Pelanggan .......................................... 110
Gambar 74 Report Kartu Hutang Per Pemasok ............................................ 113
Gambar 75 Report Setoran Kas Di Bank ...................................................... 115
Gambar 76 Report Penarikan Kas Di Bank .................................................. 116
Gambar 77 Menu Utama Switchboard .......................................................... 117
Gambar 78 Switchboard Menu Persediaan Barang ...................................... 120
Gambar 79 Switchboard Menu Transaksi Penjualan .................................... 121
Gambar 80 Switchboard Menu Transaksi Pembelian ................................... 121
Gambar 81 Switchboard Menu Kas .............................................................. 122
Gambar 82 Switchboard Form Persediaan Barang ....................................... 122
Gambar 83Switchboard Form Transaksi Penjualan ..................................... 123
Gambar 84 Switchboard Form Transaksi Pembelian ................................... 124
Gambar 79 Switchboard Form Kas Di Bank ................................................ 124
Gambar 80 Switchboard Report Persediaan ................................................. 125
Gambar 81 Switchboard Report Transaksi Penjualan dan Pembelian .......... 126
Gambar 82 Switchboard Report Kas Di Bank ............................................. 127
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Nota Pembelian ..................................................................... 132
Lampiran 2 Nota Penjualan ...................................................................... 133
1
PERANCANGAN APLIKASI DATABASE SISTEM PENJUALAN,
PENERIMAAN KAS, PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA
TOKO SARANA
1. PENDAHULUAN
Sistem informasi penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran
kas memiliki arti yang penting bagi perusahaan. Perusahaan dalam mengolah
informasi membutuhkan kecepatan dan ketelitian proses, sehingga
memerlukan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan bidang
usahanya. Pelaksanaan sistem akuntansi penjualan, penerimaan kas,
pembelian dan pengeluaran kas yang baik dan benar dapat meningkatkan
efektivitas pengendalian intern penjualan , penerimaan kas dan pembelian.
Melalui sistem akuntansi tersebut maka terciptalah suatu informasi yang
akurat dan dapat dipercaya, yang dapat digunakan perusahaan sebagai alat
untuk meningkatkan pengendalian intern penjualan, peneriman kas dan
pembelian. Sehingga, perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya secara
efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.
Toko Sarana merupakan toko yang menjual peralatan-peralatan elektronik.
Toko Sarana berada di daerah Simpang Tujuh RT.02/03 Kudus, memiliki
karyawan berjumlah 8 orang dan memiliki 1 komputer di bagian kasir tapi
belum digunakan secara optimal. Karena pada saat ini Toko Sarana masih
melakukan pencatatan atas penjualan, penerimaan kas, pembelian dan
pengeluaran kas secara manual dengan hanya menggunakan buku kas yang
diisi oleh pemilik. Yang menjadi permasalahan adalah semakin
berkembangnya usaha Toko Sarana, membuat transaksi penjualan dan
pembelian baik secara kredit maupun secara tunai menjadi semakin
kompleks, sehingga membuat pemilik Toko Sarana merasa kesulitan dalam
mengolah data terkait dengan stock akhir persediaan, jumlah penjualan,
jumlah pembelian, saldo kas akhir, saldo piutang dan saldo hutang. Dari
penjelasan tersebut, maka masalah penelitiannya adalah Toko Sarana
2
membutuhkan akan adanya suatu rancangan aplikasi database , yang dapat
membantu dalam mengolah data, serta mencegah terjadinya kecurangan.
Karena dengan adanya aplikasi database, dapat membuat pengaksesan data
menjadi lebih mudah dan kontrol data terpusat. Maka Persoalan penelitian
yang akan dibahas yaitu bagaimana rancangan aplikasi Microsoft Acces 2007
pada sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian, pengeluaran kas di Toko
Sarana dan apa saja entitas pembelian serta penjualan pada Toko Sarana.
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat membantu Toko Sarana untuk
dapat meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan produktifitas kerja usahanya.
Sistem informasi akuntansi yang dibuat dapat menghasilkan suatu informasi
keuangan yang cepat, akurat dan tepat sehingga informasi tersebut dapat
membantu dalam proses pengambilan keputusan. Diharapkan aplikasi
database yang dibuat dapat meminimalkan kesalahan pencatatan dibagian
penjualan, penerimaan kas, pembelian maupun dibagian pengeluaran kas dan
menghindari terjadinya dokumen yang hilang. Aplikasi database atau
program database yang digunakan adalah Microsoft Acces 2007. Pada saat ini
Microsoft Access 2007 merupakan salah satu aplikasi yang cukup populer
yang digunakan dalam pembuatan database. Karena pada dasarnya aplikasi
ini memang dibuat untuk organisasi yang sistem informasinya masih
sederhana dan penggunannya yang relatif mudah.
3
2. TELAAH TEORITIS
2.1 Sistem Penjualan
Pengertian dari sistem akuntansi itu sendiri menurut Romney dan Steinbart,
(2009:28) adalah suatu sistem yang mengumpulkan, merecord, menyimpan
dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan.
Transaksi penjualan barang dagang dalam perusahaan dagang dapat dilakukan
baik secara tunai maupun secara kredit, atau sebagian secara tunai dan sisanya
dibayar secara kredit. Setiap transaksi penjualan barang dagang dicatat dalam
akun penjualan.
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit menurut Mulyadi,
(2008:211).
a. Fungsi Penjualan
Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan
menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk pembayaran
harga barang ke fungsi kas.
b. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi
penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit
pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada
pelanggan.
c. Fungsi Gudang
Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan
barang tersebut ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus dan
menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli.
4
e. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab
sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan
pembuatan laporan penjualan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit menurut
Mulyadi, (2008:214) adalah sebagai berikut:
a. Surat Order Pengiriman
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman
yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk
mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti
yang tertera di atas dokumen tersebut.
b. Tembusan kredit (Credit Copy)
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan
dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi
kredit.
c. Surat pengakuan (Acknowledgment Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan
untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam
proses pengiriman.
d. Bill of Lading
Bill of Lading merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan
kepada perusahaan angkutan umum.
e. Slip Pembungkus (Packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk
memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam
mengidentifikasi barang-barang yang diterimannya.
5
f. Tembusan Gudang
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke
fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah
seperti yang tercantum di dalamnya, agar menyerahkan barang
tersebut ke fungsi pengiriman dan untuk mencatat barang yang
dijual dalam kartu gudang.
2.2 Sistem Penerimaan Kas
Sistem penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan
kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan
bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Sistem Akuntansi Penerimaan
Kas adalah proses aliran kas yang terjadi di perusahaan adalah terus menerus
sepanjang hidup perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi. (Mulyadi,
2008:500)
Aktivitas bisnis siklus penerimaan :
1. Penerimaan pesanan barang atau jasa dari pelanggan
Yang dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi pengolahan
pesanan.
2. Pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan
Yang dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi pengiriman.
3. Penagihan pada pelanggan
Yang dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi penagihan.
4. Penerimaan kas dari pembeli baik secara kredit atau tunai
Yang dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi penerimaan kas.
(Krismiaji, 2005:167)
2.3 Sistem Pembelian
Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang
diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua:
pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok
6
dalam negri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negri.
(Mulyadi, 2008, 299)
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi pembelian
adalah :
a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder
point)
b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian
(Romney dan Steinbart, 2009:452)
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah fungsi
gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi.
(Romney dan Steinbart, 2009:449)
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
1. Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan
pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
3. Fungi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok.
4. Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk menerima faktur tagihan dari
pemasok dan mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas
keluar.
(Romney dan Steinbart, 2009 :450 )
7
2.4 Sistem Pengeluaran Kas
Sistem akuntansi pokok yang digunakan untuk melaksanakan Pengeluaran Kas
adalah Sistem Akuntansi Pengeluaran dengan menggunakan cek dan sistem
pengeluaran kas dengan menggunakan uang tunai melalui dana kas kecil
(Mulyadi, 2008: 509).
Kas dapat berupa uang kontan yang disimpan perusahaan, rekening giro atau
rekening lainnya yang dapat dicairkan sewaktu-waktu yang dibutuhkan. Kas
dalam kegiatan operasionalnya diperlukan untuk membiayai seluruh kegiatan
operasional perusahaan sehari-hari, mengadakan investasi baru dan lain-lain.
Dalam pengeluaran kas terdapat dua sistem yaitu sistem akuntansi pengeluaran
kas dengan cek dan sistem akuntansi pengeluaran dengan melalui dana kas kecil.
Jadi dapat disimpulkan, sistem akuntansi pengeluaran kas adalah organisasi
formulir, catatan dan laporan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan
pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai untuk mempermudah
dalam setiap pembiayaan pengelolaan perusahaan.
Aktivitas bisnis siklus pengeluaran :
1. Pemesanan barang
Merupakan aktivitas utama dan pertama dalam siklus pengeluaran
adalah memesan persediaan/perlengkapan. Keputusan penting yang
dibuat dalam langkah ini adalah mengidentifikasikan apa, kapan,
berapa banyak barang yang akan dibeli, dan mengidentifikasi dari
pemasok mana barang akan dibeli.
2. Menerima dan menyimpan barang
Merupakan aktivitas bisnis kedua dalam siklus pengeluaran. Bagian
penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman barang dari
para pemasok dan bertanggung jawab pada manajer gudang, yang
bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian produksi.
8
Bagian penyimpanan persediaan, yang juga bertanggung jawab atas
penyimpanan barang tersebut.
3. Menyetujui dan membayar faktur vendor
Tujuan untuk menyetujui dan membayar vaktur vendor adalah untuk
memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang dan jasa yang
dipesan dan diterima.
(Romney dan Steinbart, 2006:63)
2.5 Database
Menurut Romney dan Steinbart (2006 : 95) database adalah suatu gabungan
file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Pendekatan
database memperlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya
dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian organisasi, bukan hanya oleh satu
departemen atau fungsi tertentu saja. Sistem database memisahkan tampilan logis
dan fisik data. Tampilan logis adalah bagaimana pemakai atau programer secara
konseptual mengatur dan memahami data. Sedangkan tampilan fisik menunjuk
pada bagaimana dan dimana data secara fisik disimpan dan diatur dalam disk,
tape, CD-ROM, atau media lainnya.
Di dalam membuat suatu desain sistem database dibutuhkan beberapa langkah
yang harus dikerjakan (David, 2004:18), antara lain :
1. Membuat tabel dan kolom dari entitas serta atribut
Tabel adalah pengelompokan secara logika dari informasi yang
berhubungan, tabel dibentuk oleh baris dan kolom, baris sering disebut
sebagai record dan kolom disebut sebagai field.
2. Memilih primary key
Kunci utama (primary key) adalah atribut atau kombinasi dari beberapa
atribut, yang secara unik mengidentifikasi baris tertentu dalam sebuah
tabel (Romney: 2006:104).
9
3. Membuat Queries, Form dan Report
Query adalah permintaan yang diberikan oleh user untuk mengambil
informasi yang tersimpan dalam database. Fungsi dari Query adalah
untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan
urutan yang kita kehendaki. Form digunakan untuk merepresentasikan
ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query
dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows.
form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control
sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail. Report,
seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan
data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.
2.5.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database
(Romney, 2006:134). Disebut sebagai diagram E-R karena diagram tersebut
menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan (relationship)
antar entitas tersebut. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin
dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Langkah yang penting dalam
mendesain database termasuk pula proses memutuskan entitas mana yang perlu
dibuat modelnya. Model data REA mengklasifikasikan entitas ke dalam tiga
kategori, yaitu sumber daya (resource) yang didapat dan dipergunakan organisasi,
kegiatan (event) atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi, dan pelaku
(agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Membangun suatu diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari
empat langkah berikut :
1. Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi mewakili hubungan
dualitas dasar memberi-untuk-menerima dalam siklus tersebut.
2. Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan
pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan
tersebut.
10
3. Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah
kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau
lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi.
4. Tetapkan kardinalitas setiap hubungan, Terdapat tiga jenis yaitu:
a) Hubungan satu-ke-satu (One-to-one relationship)
b) Hubungan satu-ke-banyak (One-to-many relationship)
c) Hubungan banyak-ke-banyak (Many-to-many relationship)
11
3. Metode Penelitian
3.1 Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data
sekunder. Data primer merupakan data yang didapat dari sumber pertama baik
dari individu atau perorangan seperti hasil wawancara yang biasa dilakukan oleh
peneliti. Data sekunder merupakan data primer yang telah diolah lebih lanjut dan
disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer atau oleh pihak lainya (Umar,
1997:69). Data primer diperoleh dari hasil wawancara secara langsung pada
pemilik Toko Sarana dan observasi mengenai siklus penjualan, penerimaan kas,
pembelian dan pengeluaran kas. Data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen
terkait seperti nota penjualan, faktur penjualan, buku kas, laporan persediaan
barang, nota pembelian dan data lain yang berkaitan dengan siklus penjualan,
penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas di Toko Sarana.
3.2 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a. Wawancara
Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara secara langsung
pada pemilik Toko Sarana tentang sistem penjualan, penerimaan kas,
pembelian, dan pengeluaran kas.
b. Observasi
Metode ini dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung di
lapangan mengenai pengolahan data-data di Toko Sarana yang berkaitan
dengan sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran
kas.
3.3 Teknik dan Langkah Analisis Data
Dalam penelitian ini teknik analisis yang digunakan adalah yang bersifat
kualitatif. Langkah-langkah dalam analisis yang dilakukan adalah:
1. Menentukan entitas apa saja yang ada dalam sistem penjualan,
penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas.
12
2. Menggambarkan relasi dan kardinalitas antar entitas-entitas tersebut
menggunakan ERD.
3. Merancang database sistem penjualan, penerimaan kas, pembelian dan
pengeluaran menggunakan Microsoft Acces 2007. Langkah-langkah
dalam pembuatan database sistem terdiri dari:
a. Membuat tabel dan menentukan Primary Key, Foreign Key dan
Atribut.
b. Membuat Queries.
c. Membuat Form.
d. Membuat Report.
e. Membuat Switchboard menu.
4. Membuat transaksi selama satu bulan dan memasukkan transaksi tersebut
ke dalam aplikasi database yang telah dibuat.
13
Contoh diagram ERD :
PERSEDIAAN BARANG
Kode Barang, Nama
Barang, Harga Beli, Harga
Jual
PENJUALAN
No Nota Penjualan, Kode
Pegawai, Kode
Pelanggan,Nama
Pegawai,Nama Pelanggan
Tanggal Penjualan, Jumlah
Penjualan, Total, Uang
Muka, Total Piutang,
Tanggal Pelunasan, Bayar
Sisa Piutang
DETAIL PENJUALAN
No Nota Penjualan, Kode
Barang, Nama Barang,
Jumlah Barang jual, Total
PELANGGAN
Kode Pelanggan, Nama
Pelanggan, No Telp
Pelanggan, Alamat
Pelanggan
KAS
Kode Akun Kas, Tanggal
Kas, Saldo Kas
PENERIMAAN KAS
No Bukti Kas Masuk, No Nota
Penjualan, Kode Pegawai, Kode
Pelanggan,Nama
Pegawai,Nama Pelanggan,
Kode Akun Kas, Kode
Penerimaan Kas, Tanggal Kas
Masuk, Jumlah Penerimaan
Kas
PEGAWAI
Kode Pegawai, Nama
Pegawai, Alamat Pegawai,
No Telp Pegawai
Resource Event Agent
CONTOH ERD PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS
14
PERSEDIAAN BARANG
Kode Barang, Nama
Barang, Harga Beli, Harga
Jual
KAS
Kode Akun Kas, Tanggal
Kas, Saldo Kas
PEGAWAI
Kode Pegawai, Nama
Pegawai, Alamat Pegawai,
No Telp Pegawai
PEMBELIAN
No Faktur, Kode Pegawai,
Kode Pemasok,Nama
Pegawai,Nama Pemasok,
Tanggal Pembelian, Jumlah
Pembelian, Total, Uang
Muka, Total Hutang, Tanggal
Pelunasan, Bayar, Sisa
Hutang
DETAIL PEMBELIAN
No Faktur, Kode Barang, Nama
Barang, Jumlah Barang beli, Total
PENGELUARAN KAS
No Bukti Kas Keluar, No Faktur,
Kode Pegawai, Kode
Pemasok,Nama Pegawai,Nama
Pemasok, Kode Akun Kas,
Tanggal Pengeluaran Kas,
Jumlah Pengeluaran Kas
PEMASOK
Kode Pemasok, Nama
Pemasok, No Telp
Pemasok, Alamat
Pemasok, Kota
Resource Event Agent
CONTOH ERD PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS
15
4. Analisis dan Pembahasan
Gambaran Objek Penelitian
Toko Sarana Elektronik merupakan suatu jenis perusahaan dagang yang
menjual peralatan elektronik seperti solder, booster, kipas angin dan antena. Toko
Sarana berdiri sejak kurang lebih tahun 1980. Toko ini berlokasi di Jl. Ahmad
Yani 84 A Kudus. Toko Sarana didirikan oleh Bapak Subijanto yang merupakan
pemilik dari toko tersebut. Letak dari Toko Sarana cukup strategis karena berada
di tengah perkotaan, sehingga membuat usaha Toko Sarana cepat berkembang.
Kegiatan Operasional Toko Sarana dilakuakan setiap hari senin sampai
dengan hari sabtu, dimana jam kerja dimulai pada pukul 08.00 sampai dengan
pukul 20.00. Dalam pencatatan transaksi pendapatan maupun transaksi pengeluran
ditangani oleh bagian keuangan yang sekaligus merangkap sebagai bagian
administrasi penjualan. Sistem pencatatan pada siklus pendapatan dan siklus
pengeluaran menggunakan sistem manual atau belum menerapkan sistem yang
terkomputerisasi. Sistem pembayaran atas transaksi penjualan barang dilakukan
dengan cara tunai maupun kredit. Toko Sarana melayani pembelian secara eceran
maupun grosir.
16
Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan gambaran secara sistematis tentang
hubungan orang-orang yang berada dalam suatu organisasi. Struktur organisasi
pada Toko Sarana adalah sebagai berikut :
Gambar 1
Stuktur Organisasi Toko Sarana Elektronik
Masing – masing bagian akan dijelaskan sebagai berikut :
1. Pemilik
Membuat keputusan tentang kegiatan yang akan dilakukan perusahaan.
Mengkoordinir perusahaan secara keseluruhan baik intern maupun ekstern.
Memantau seluruh kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
Memesan barang yang diperlukan.
Pemilik
Bag
Gudang
Bag
Penjualan
Bag Keu
dan Admin
17
2. Bagian Keuangan dan Administrasi
Bertanggungjawab terhadap keuangan perusahaan.
Membuat laporan keuangan yang ada dalam perusahaan.
Mengkoordinir keuangan yang diperlukan untuk pembelian bahan baku.
Mengurus masalah pembayaran gaji pegawai.
3. Gudang
Menerima barang dari pemasok.
Menyimpan barang.
Mencatat barang yang keluar dan barang yang masuk.
4. Bagian Penjualan
Bertanggungjawab atas adanya piutang pada pelanggan.
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran
Siklus Pendapatan
1. Siklus dimulai ketika pelanggan datang sendiri ke toko yang kemudian
dicatat oleh bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap
sebagai bagian administrasi keuangan.
2. Bagian administrasi penjualan kemudian melakukan pencatatan barang
apa yang dibeli pelanggan. Selanjutnya bagian administrasi penjualan
memberikan konfirmasi kepada pelanggan apakah pelanggan akan
melakukan pembayaran secara tunai atau kedit.
18
3. Selanjutnya bagian administrasi penjualan membuat form pengambilan
barang rangkap dua, nota penjualan rangkap tiga. Form pengambilan
barang rangkap pertama dan nota penjualan rangkap kedua disimpan oleh
bagian adminitrasi penjualan, form pengambilan barang rangkap kedua
dan nota penjualan rangkap ketiga diserahkan bagian gudang untuk
dicocokkan apakah barang yang dibeli pelanggan telah sesuai, dan nota-
nota tersebut disimpan bagian gudang untuk sebagai arsip.
4. Setelah bagian gudang menerima form pengambilan barang rangkap kedua
dan nota penjualan rangkap ketiga dan barang pelanggan telah sesuai,
selanjutnya bagian gudang menyerahkan barang ke pemilik untuk dicatat.
5. Setelah bagian gudang menyerahkan barang ke pemilik untuk dicatat,
bagian administrasi memberikan nota penjualan rangkap ketiga ke pemilik
untuk sebagai bukti penjualan atas barang, dan sebagai bukti bahwa
barang sudah dibeli.
6. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan,
pemilik mengisi form pengambilan barang rangkap dua. Nota penjualan
rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, sedangkan nota penjualan
rangkap kedua diserahkan kembali kebagian administrasi penjualan untuk
sebagai bukti bahwa barang telah dibeli oleh pelanggan. Prosedur diatas
terjadi pada saat pelanggan melakukan transaksi pembelian secara tunai.
7. Apabila pelanggan melakukan transaksi pembelian secara kredit, bagian
administrasi penjualan menyerahkan nota penjualan rangkap pertama dan
19
kedua kepada pemilik, bagian administrasi penjualan juga memberikan
nota pengambilan barang rangkap dua.
8. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan,
pemilik mengisi nota pengambilan barang rangkap dua dan mengisi nota
penjualan rangkap pertama dan kedua pada saat pelanggan telah
melakukan pelunasan atas pembelian barang.
9. Kemudian nota penjualan rangkap pertama dan nota pengambilan barang
rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, sedangkan nota pejualan
rangkap kedua dan nota pengambilan barang rangkap kedua diserahkan
kembali kebagian administrasi penjualan untuk sebagai bukti bahwa
pelanggan telah melakukan pelunasan atas pembelian dan barang telah
diterima pelanggan.
20
Siklus Pendapatan
Gudang Pemilik
Administrasi Penjualan yang
Sekaligus Merangkap
Sebagai Administrasi
Keuangan
Mulai
Mencatat
pesanan
pelanggan
3
2
1
Nota
Penjualan
N
2
Form Barang
3
Memperisapkan
pesanan
pelanggan
Barang
B
3
Mengisi form
pengambilan
barang
2
1
Form
Barang
Pelang
gan
datang 1
Nota
Penjualan
2
Form Barang
3
1
Nota
Penjualan
B
2
Form
Barang 1
Nota
Penjualan
Barang
Pelanggan
N
1
Nota
Penjualan
Gambar 2 Flowchart Siklus Pendapatan Sebelum Terkomputerisasi
Bagian Administrasi Penjualan Yang Sekaligus Merangkap Administrasi
Keuangan, Bagian Gudang, dan Bagian Pemilik
21
Siklus Pendapatan
Gudang Pemilik
Administrasi Penjualan yang
Sekaligus Merangkap
Sebagai Administrasi
Keuangan
Mulai
3
2
1
Nota
Penjualan
2
Form Barang
3
Barang
B
3
2
1
Form
Barang
Pelan
ggan
datan
g
1
Nota
Penjualan
2
Form Barang
3
1
Nota
Penjualan
B
2
Form
Barang 1
Nota
Penjualan
Barang
Pelanggan
Pesanan
Pelanggan
Membuat
form barang dan
nota penjualan
Database
Database
Mempersiapkan
Pesanan
DatabaseDatabase
Mengisi Form
Pengambilan
Barang
Menyimpan form
barang dan nota
penjualan
Menyimpan
nota penjualan
Database
1
Nota
Penjualan
Gambar 3 Flowchart Siklus Pendapatan Sesudah Terkomputerisasi
Bagian Administrasi Penjualan Yang Sekaligus Merangkap Administrasi
Keuangan, Bagian Gudang, dan Bagian Pemilik
22
Siklus Pengeluaran
1. Siklus dimulai pada saat ada permintaan dari pelanggan kemudian bagian
adminstrasi gudang mengecek apakah barang ada di gudang masih ada
atau tidak. Apabila barang masih ada, maka bagian administrasi gudang
tidak perlu memberikan informasi ke pemilik dan ke bagian administrasi
penjualan yang sekaligus merangkap sebagai administrasi bagian
keuangan atas ketidak tersedianya barang yang akan dibeli pelanggan.
2. Apabila barang ternyata habis, maka bagian administrasi gudang membuat
form order rangkap satu yang kemudian dikirimkan ke pemilik untuk
meminta persetujuan atas jumlah barang yang akan di pesan ke pemasok.
3. Setelah pemilik menyetujui jumlah barang yang akan dipesan kepada
pemasok, form order barang kemudian dikirim kembali kebagian
administrasi gudang, dimana form tersebut selanjutnya dikirim ke bagian
administrasi penjualan yang sekaligus merangkap sebagai administrasi
bagian keuangan untuk meminta persetujuan dan melakukan pembayaran
atas pembelian barang tersebut.
4. Setelah form pengiriman barang dikirim ke pemasok, bagian administrasi
penjualan menunggu informasi dari pemasok mengenai informasi barang
yang dipesan.
5. Setelah pemasok memberikan informasi atas barang yang dipesan, maka
bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap menjadi bagian
administrasi keuangan melakukan pembayaran atas pembelian barang
23
yang dipesan, dimana pembayaran atas pembelian barang tersebut apakah
dilakukan dengan tunai atau kredit.
6. Kemudian bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap
sebagai bagian keuangan memberikan informasi atas pembayaran yang
dilakukan kepada pemasok melalui via transfer, apabila pembayaran
dilakukan secara tunai, setelah barang dikirim, bagian administrasi
keuangan selanjutnya menerima nota penjualan rangkap dua dan nota
pengiriman barang rangkap kesatu dari pemasok, yang kemudian disimpan
untuk sebagai arsip.
7. Dan apabila pembayaran dilakukan secara kredit, setelah barang dikirim,
bagian administrasi keuangan selanjutnya menerima nota penjualan
rangkap dua dan nota pengiriman barang rangkap kesatu dari pemasok,
selanjutnya bagian administrasi keuangan melakukan pelunasan atas
pembayaran kredit yang dilakukan.
8. Setelah barang dikirim, barang dan nota penjualan rangkap kedua
kemudian diserahkan ke bagain administrasi gudang. Barang diserahkan
ke pelanggan dan nota penjualan disimpan untuk sebagai arsip.
24
Siklus Pengeluaran
Pemilik
Administrasi Penjaualan
yang Merangkap Sebagai
Administrasi Keuangan
SalesAdministrasi Gudang
Mulai
Pesanan
pelanggan
Mengecek
persediaan
barang
Persediaan
barang
Membuat
form order
barang
Selesai
1
Form order barang
Ya
1
Form order barang
Mengecek
form order
barang
Tidak/Ya
1
Form order barang
Tidak Ya
1
Form order barang
informasi
keuangan
1
Form order barang
UangN
1
Form order
barang
2
Nota penjualan
Mempersiap
kan barang
yang akan
di pesan
2
1
Nota penjualan
1
Form order
barang
BarangN
Pelanggan
Form order
barang yang
telah
ditandatangani
oleh pemilik
Tunai / Kredit
Tidak
Menyetujui
pembelian
barang
3
2
Nota penjualan
Permintaaan
Pelanggan
Selesai
Gambar 4 Flowchart Siklus Pengeluaran Sebelum Terkomputerisasi
Bagian Administrasi Gudang, Bagian Pemilik, dan Bagian Administrasi Penjualan Yang Merangkap
Administrasi Keuangan, dan Bagian Sales
25
Siklus Pengeluaran
Pemilik
Administrasi Penjaualan
yang Merangkap Sebagai
Administrasi Keuangan
SalesAdministrasi Gudang
Mulai
Persediaan
barang
Selesai
1
Form order barang
Ya
1
Form order barang
Tidak/Ya
1
Form order barang
Tidak Ya
1
Form order barang
Uang
1
Form order
barang
2
Nota penjualan
2
1
Nota penjualan
1
Form order
barang
Barang
Pelanggan
Perim
antan
pelan
ggan
Form order
barang yang
telah
ditandatangani
oleh pemilik
Tunai / Kredit
Membuat
Form order barang
Mengecek form
order barang
Cek Barang Yang
Akan Di Pesan
Database
Database
Database
Tidak
Mengecek
Persediaan
Barang
Pesanan
pelanggan
Database
Database
Menyetujui
Pembelian barang
Informasi
Keuangan
Menyimpan
Nota Penjualan
1
Form order barang
Menyimpan
form dan nota
penjualan
3
2
Nota penjualan
Selesai
Gambar 5 Flowchart Siklus Pengeluaran Sesudah Terkomputerisasi
Bagian administrasi Gudang, Bagian Pemilik, dan Bagian Administrasi Penjualan Yang Merangkap
Administrasi Keuangan, dan Sales
26
Mengidentifikasi Masalah & Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus
Pengeluaran Toko Sarana
Berikut ini merupakan analisis masalah dan kebutuhan informasi siklus pendapatan
dan siklus pengeluaran Toko Sarana :
MASALAH
KEBUTUHAN
INFORMASI
QUERY/FORM/REPORT
Kesulitan untuk mengetahui
stock akhir persediaan barang
Kesulitan untuk mengetahui
jumlah penjualan
Kesulitan untuk mengetahui
jumlah pembelian
Kesulitan untuk mengetahui
total penerimaan kas
Stock akhir persediaan
barang
Total Penjualan per hari /
per bulan
Total Pembelian per hari /
per bulan
Total Penerimaan Kas
Query Persediaan, Form
Persediaan & Report Persediaan
Query Detail Penjualan, Query
Penjualan, Detail Penjualan
Subform, Form Penjualan, Report
Detail Penjualan & Report
Penjualan
Query Detail Pembelian, Query
Pembelian, Detail Pembelian
Subform, Form Pembelian, Report
Detail Pembelian & Report
Pembelian
Query Penerimaan Kas, Query
Penerimaan Kas Lainnya, Form
Penerimaan Kas, Form
Penerimaan Kas Lainnya, Report
Penerimaan Kas & Report
Penerimaan Kas Lainnya
27
Kesulitan untuk mengetahui
total pengeluaran kas
Kesulitan untuk mengetahui
saldo kas akhir
Kesulitan untuk mengetahui
Saldo Piutang
Kesulitan untuk mengetahui
Saldo Hutang
Total Pengeluaran Kas
Saldo Kas Akhir
Saldo Piutang
Saldo Hutang
Query Pengeluaran Kas, Query
Pengeluaran Kas Lainnya, Form
Pengeluaran Kas, Form
Pengeluaran Kas Lainnya, Report
Pengeluaran Kas & Report
Pengeluaran Kas Lainnya
Query Kas, Query Kas Di Bank,
Form Kas, Form Kas Di Bank,
Report Kas Di Bank & Report
Saldo Kas
Report Saldo Piutang
Report Saldo Hutang
Gambar 6 Table Analisis Masalah dan Kebutuhan Informasi Siklus
Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Sarana
28
Mengidentifikasi Entitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Sarana
Elektronik
Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan Toko Sarana Elektronik memiliki beberapa entitas, yaitu :
1. Resource, terdiri dari persediaan dan kas
2. Event, terdiri dari penjualan, penerimaan kas dan setoran kas di bank
3. Agen, terdiri dari pelanggan dan pegawai
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari primary key
dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus
pendapatan Toko Sarana Elektronik :
1. Entitas Persediaan Barang
Atribut entitas persediaan barang terdiri dari kode barang sebagai primary key; nama
barang, harga beli, dan harga jual sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.
2. Entitas Kas
Atribut entitas kas terdiri dari kode akun kas sebagai primary key; tanggal kas, jumlah
kas masuk, jumlah kas keluar dan saldo kas sebagai atribut lain yang mengikuti
primary key.
3. Entitas Penjualan
Atribut entitas penjualan terdiri dari nomor nota penjualan sebagai primary key; kode
pegawai, nama pegawai, kode pelanggan, nama pelanggan, tanggal penjualan, jumlah
penjualan, total, uang muka, total piutang, tanggal pelunasan bayar dan sisa piutang
sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.
29
4. Entitas Penerimaan Kas
Atribut entitas penerimaan kas terdiri dari nomor bukti kas masuk sebagai primary
key; nomor nota penjualan, kode pegawai, kode pelanggan, nama pegawai, nama
pelanggan, kode akun kas, tanggal kas masuk dan jumlah penerimaan kas.
5. Entitas Setoran Kas Di Bank
Atribut entitas setoran kas di bank terdiri dari no rekening bank, tanggal dan setoran
kas.
6. Entitas Pelanggan
Atribut entitas pelanggan terdiri dari kode pelanggan sebagai primary key; nama
pelanggan, alamat, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang mengikuti primary
key.
7. Entitas Pegawai
Atribut entitas pegawai terdiri dari kode pegawai sebagai primary key; nama pegawai,
alamat dan nomor telepon pegawai.
Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya untuk menghubungkan
entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan kardinalitas, yaitu :
1. Hubungan entitas persediaan barang dengan entitas penjualan
Dalam setiap persediaan barang bisa berkaitan dengan banyak penjualan, dan setiap
penjualan bisa terdiri dari banyak persediaan barang jadi, sehingga hubungan entitas
persediaan dengan entitas penjualan adalah many to many.
2. Hubungan entitas kas dengan penerimaan kas
Dalam setiap kas bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap
penerimaan kas bisa terdiri dari satu kas, sehingga hubungan entitas kas dengan
entitas penerimaan kas adalah one to many.
30
3. Hubungan entitas penjualan dengan pelanggan
Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu planggan, dan setiap pelanggan
bisa terdiri dari banyak penjualan, sehingga hubungan entitas penjualan dengan
entitas pelanggan adalah one to many.
4. Hubungan entitas penjualan dengan pegawai
Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu pegawai, dan setiap pegawai bisa
terdiri dari banyak penjualan, sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas
karyawan adalah one to many.
5. Hubungan entitas penjualan dengan penerimaan kas
Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap
penerimaan kas bisa terdiri dari satu penjualan, sehingga hubungan entitas penjualan
dengan entitas penerimaan kas adalah one to many.
6. Hubungan entitas piutang dengan penerimaan kas
Dalam setiap piutang bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap
penerimaan kas bisa terdiri dari satu piutang, sehingga hubungan entitas piutang
dengan entitas penerimaan kas adalah one to many.
7. Hubungan entitas penerimaan kas dengan pegawai
Dalam setiap penerimaan kas bisa berkaitan dengan satu pegawai, dan setiap pegawai
bisa terdiri dari banyak penerimaan kas, sehingga hubungan entitas penjualan dengan
entitas penerimaan kas adalah one to many.
8. Hubungan entitas penerimaan kas dengan pelanggan
Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu pelanggan, dan setiap pelanggan
bisa terdiri dari banyak penerimaan kas, sehingga hubungan entitas penjualan dengan
entitas penerimaan kas adalah one to many.
31
Berikut ini adalah gambar REA Diagram hubungan antar entitas Siklus Pendapatan Toko
Sarana Elektronik :
Persediaan Barang Penjualan Pelanggan
Kas Penerimaan Kas Pegawai
Resource Event Agent
Gambar 7 REA Diagram Siklus Pendapatan
32
PERSEDIAAN BARANG
PK : Kode Barang
AT : Nama Barang, Harga
Beli, Harga Jual
PENJUALAN
PK : No Nota Penjualan,
FK : Kode Pegawai, Kode
Pelanggan
AT : Nama Pegawai, Nama
Pelanggan Tanggal
Penjualan, Jumlah
Penjualan, Total, Uang
Muka, Total Piutang,
Tanggal Pelunasan, Bayar
Sisa Piutang
PELANGGAN
PK : Kode Pelanggan
AT : Nama Pelanggan, No
Telp Pelanggan, Alamat
Pelanggan
KAS
PK : Kode Akun Kas
AT : Tanggal Kas, Jumlah
Kas Masuk, Saldo Kas
PENERIMAAN KAS
PK : No Bukti Kas Masuk
FK : No Nota Penjualan, Kode
Pegawai, Kode Pelanggan
AT : Nama Pegawai,Nama
Pelanggan, Kode Akun Kas,
Kode Penerimaan Kas, Tanggal
Kas Masuk, Jumlah
Penerimaan Kas
PEGAWAI
PK : Kode Pegawai
AT : Nama Pegawai, Alamat
Pegawai, No Telp Pegawai
Resource Event Agent
Gambar 8 REA Diagram Siklus Pendapatan Beserta Atribut
Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
AT: Atribut
33
Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran Toko Sarana Elektronik memiliki beberapa entitas, yaitu :
1. Resource, terdiri dari persediaan barang dan kas
2. Event, terdiri pembelian, pengeluaran kas dan penarikan kas di bank
3. Agen, terdiri dari pegawai dan pemasok
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari primary key
dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus
pengeluaran Toko Sarana Elektronik :
1. Entitas Persediaan Barang
Atribut entitas persediaan barang terdiri dari kode barang sebagai primary key; nama
barang, harga beli dan harga jual sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.
2. Entitas Kas
Atribut entitas kas terdiri dari kode akun kas sebagai primary key; tanggal kas, jumlah
kas masuk, jumlah kas keluar dan saldo kas sebagai atribut lain yang mengikuti
primary key.
3. Entitas Pembelian
Atribut entitas pembelian terdiri dari nomor faktur sebagai primary key; kode
pegawai, kode pemasok, nama pegawai, nama pemasok, tanggal pembelian, total,
uang muka, total hutang, tanggal pelunasan, bayar dan sisa hutang sebagai atribut lain
yang mengikuti primary key.
4. Entitas Pengeluaran Kas
Atribut entitas penerimaan kas terdiri dari nomor bukti kas keluar sebagai primary
key; nomor faktur, kode pegawai, kode pemasok, nama pegawai, nama pemasok, kode
34
akun kas, tanggal pengeluaran kas dan jumlah pengeluaran kas sebagai atribut lain
yang mengikuti primary key.
5. Entitas Penarikan Kas Di Bank
Atribut entitas penarikan kas di bank terdiri dari no rekening bank, tanggal dan
penarikan kas.
6. Entitas Pegawai
Atribut entitas pegawai terdiri dari kode pegawai sebagai primary key; nama pegawai,
alamat dan nomor telepon pegawai
7. Entitas Pemasok
Atribut entitas pelanggan terdiri dari kode pemasok sebagai primary key; nama
pemasok, alamat, kota, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang mengikuti
primary key.
Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya untuk menghubungkan
entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan kardinalitas, yaitu :
9. Hubungan entitas persediaan barang dengan entitas pembelian
Dalam setiap persediaan bahan baku bisa berkaitan dengan banyak pembelian, dan
setiap pembelian bisa terdiri dari banyak persediaan bahan baku, sehingga hubungan
entitas persediaan dengan entitas pembelian adalah many to many.
10. Hubungan entitas kas dengan pengeluaran kas
Dalam setiap kas bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan setiap
pengeluaran kas bisa terdiri dari satu kas, sehingga hubungan entitas kas dengan
entitas pengeluaran kas adalah one to many.
35
11. Hubungan entitas utang dengan pengeluaran kas
Dalam setiap utang bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan setiap
pengeluaran kas bisa terdiri dari satu utang, sehingga hubungan entitas utang dengan
entitas pengeluaran kas adalah one to many.
12. Hubungan entitas pembelian dengan pegawai
Dalam setiap pembelian bisa berkaitan dengan satu pegawai, dan setiap pegawai bisa
terdiri dari banyak pembelian, sehingga hubungan entitas pembelian dengan entitas
pegawai adalah one to many.
13. Hubungan entitas pembelian dengan pemasok
Dalam setiap pebelian bisa berkaitan dengan satu pemasok, dan setiap pemasok bisa
terdiri dari banyak pembelian, sehingga hubungan entitas pebelian dengan entitas
pemasok adalah one to many.
14. Hubungan entitas pembelian dengan pengeluaran kas
Dalam setiap pembelian bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan setiap
pengeluaran kas bisa terdiri dari satu pembelian, sehingga hubungan entitas
pembelian dengan entitas pengeluaran kas adalah one to many.
15. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan pemasok
Dalam setiap penerimaan kas bisa berkaitan dengan satu pemasok, dan setiap
pemasok bisa terdiri dari banyak pengeluaran kas, sehingga hubungan entitas
pengeluaran kas dengan entitas pemasok adalah one to many.
16. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan pegawai
Dalam setiap pengeluaran kas bisa berkaitan dengan satu pegawai, dan setiap pegawai
bisa terdiri dari banyak pengeluaran kas, sehingga hubungan entitas pengeluaran kas
dengan entitas karyawan adalah one to many.
36
Berikut ini adalah gambar REA Diagram hubungan antar entitas Siklus Pengeluaran Toko
Sarana Elektronik :
Persediaan Barang Pembelian Pemasok
Kas Pengeluaran Kas Pegawai
Resource Event Agent
Gambar 9 REA Diagram Siklus Pengeluaran
37
PERSEDIAAN BARANG
PK : Kode Barang
AT : Nama Barang, Harga
Beli, Harga Jual
KAS
PK : Kode Akun Kas
AT : Tanggal Kas, Jumlah
Kas Keluar, Saldo Kas
PEGAWAI
PK : Kode Pegawai
AT : Nama Pegawai,
Alamat Pegawai, No Telp
Pegawai
PEMBELIAN
PK : No Faktur
FK : Kode Pegawai, Kode
Pemasok
AT : Nama Pegawai,Nama
Pemasok, Tanggal
Pembelian, Jumlah
Pembelian, Total, Uang
Muka, Total Hutang, Tanggal
Pelunasan, Bayar, Sisa
Hutang
PENGELUARAN KAS
PK : No Bukti Kas Keluar
FK : No Faktur, Kode Pegawai,
Kode Pemasok
AT : Nama Pegawai,Nama
Pemasok, Kode Akun Kas,
Tanggal Pengeluaran Kas,
Jumlah Pengeluaran Kas
PEMASOK
PK : Kode Pemasok
AT : Nama Pemasok, No
Telp Pemasok, Alamat
Pemasok, Kota
Resource Event Agent
Gambar 10 REA Diagram Siklus Pengeluaran Beserta Atribut
Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
AT: Atribut
38
Perancangan Basis Data
Untuk merancang basis data, hubungan many to many perlu dipisahkan menjadi one to many.
Entitas yang memiliki hubungan many to many yaitu:
1. Siklus Pendapatan
Entitas persediaan barang dengan entitas penjualan, dimana pemisahan entitas
persediaan barang dengan entitas penjualan memunculkan entitas baru yaitu
entitas detail penjualan. Untuk atribut entitas detail penjualan terdiri dari
nomor nota penjualan, kode barang, nama barang, harga jual, dan jumlah
barang jual.
Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pendapatan sebelum muncul entitas
baru :
Persediaan Barang Penjualan Pelanggan
Kas Penerimaan Kas Pegawai
Resource Event Agent
39
Berikut ini adalah Gambar REA Diagram Siklus Pendapatan ketika ada entitas baru
dari pemisahan entitas many to many :
Persediaan Barang Penjualan Pelanggan
Kas Penerimaan Kas Pegawai
Detail Penjualan
Resource Event Agent
Gambar 11 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru
40
PERSEDIAAN BARANG
Kode Barang, Nama
Barang, Harga Beli, Harga
Jual
PENJUALAN
No Nota Penjualan, Kode
Pegawai, Kode
Pelanggan,Nama
Pegawai,Nama Pelanggan
Tanggal Penjualan, Jumlah
Penjualan, Total, Uang
Muka, Total Piutang,
Tanggal Pelunasan, Bayar
Sisa Piutang
DETAIL PENJUALAN
No Nota Penjualan, Kode
Barang, Nama Barang,
Jumlah Barang jual, Total
PELANGGAN
Kode Pelanggan, Nama
Pelanggan, No Telp
Pelanggan, Alamat
Pelanggan
KAS
Kode Akun Kas, Tanggal
Kas, Saldo Kas
PENERIMAAN KAS
No Bukti Kas Masuk, No Nota
Penjualan, Kode Pegawai, Kode
Pelanggan,Nama
Pegawai,Nama Pelanggan,
Kode Akun Kas, Kode
Penerimaan Kas, Tanggal Kas
Masuk, Jumlah Penerimaan
Kas
PEGAWAI
Kode Pegawai, Nama
Pegawai, Alamat Pegawai,
No Telp Pegawai
Resource Event Agent
Gambar 12 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru Beserta Atribut
Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
AT: Atribut
41
2. Siklus Pengeluaran
Entitas persediaan barang dengan entitas pembelian, dimana pemisahan entitas
persediaan barang dengan entitas pembelian memunculkan entitas baru yaitu
entitas detail pembelian. Untuk atribut entitas detail pembelian terdiri dari
nomor faktur , kode barang, nama barang, harga beli dan jumlah. Berikut ini
adalah gambar REA Diagram siklus pengeluaran sebelum muncul entitas baru
:
Persediaan Barang Penjualan Pelanggan
Kas Penerimaan Kas Pegawai
Resource Event Agent
42
Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pengeluaran ketika ada entitas baru
dari pemisahan entitas many to many :
Persediaan Barang Pembelian Pemasok
Kas Pengeluaran Kas Pegawai
Detail Pembelian
Resource Event Agent
Gambar 13 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru
43
PERSEDIAAN BARANG
Kode Barang, Nama
Barang, Harga Beli, Harga
Jual
KAS
Kode Akun Kas, Tanggal
Kas, Saldo Kas
PEGAWAI
Kode Pegawai, Nama
Pegawai, Alamat Pegawai,
No Telp Pegawai
PEMBELIAN
No Faktur, Kode Pegawai,
Kode Pemasok,Nama
Pegawai,Nama Pemasok,
Tanggal Pembelian, Jumlah
Pembelian, Total, Uang
Muka, Total Hutang, Tanggal
Pelunasan, Bayar, Sisa
Hutang
DETAIL PEMBELIAN
No Faktur, Kode Barang, Nama
Barang, Jumlah Barang beli, Total
PENGELUARAN KAS
No Bukti Kas Keluar, No Faktur,
Kode Pegawai, Kode
Pemasok,Nama Pegawai,Nama
Pemasok, Kode Akun Kas,
Tanggal Pengeluaran Kas,
Jumlah Pengeluaran Kas
PEMASOK
Kode Pemasok, Nama
Pemasok, No Telp
Pemasok, Alamat
Pemasok, Kota
Resource Event Agent
Gambar 14 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru Beserta Atribut
Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
AT: Atribut
44
Desain Sistem Database Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Sarana
Elektronik
Table
Table adalah tempat untuk menyimpan data yang saling berhubungan, yang organisasi
datanya dalam bentuk kolom (Field) dan baris (Record). Berikut ini adalah table dari masing-
masing resource, event, dan agent.
Siklus Pendapatan
1. Resource
Pada siklus pendapatan Toko Sarana Elektronik terdapat 2 (dua) resource yang
disimpan, yaitu table persediaan dan table kas. Didalam table persediaan terdapat 4
(empat) field, yaitu kode barang, nama barang, harga jual dan harga beli. Jenis data
pada kode barang dan nama barang adalah Text, dengan field size 30 dan 20. Jenis
data pada harga jual dan harga beli adalah number, dengan field size Long Integer
format currency. Berikut ini adalah gambar desain table persediaan dan table
persediaan :
Gambar 15 Desain Table Persediaan
45
Gambar 16 Table Persediaan
Table Kas
Di dalam table kas terdapat 5 ( lima ) field, yaitu kode akun kas, tanggal kas dan saldo
kas. Jenis data pada kode akun kas adalah Text dengan field size 5 (lima). Sedangkan
untuk saldo kas Number dengan field size Long Integer dan Date/Time dengan format
medium date untuk tanggal kas. Berikut ini adalah gambar field entitas kas :
Gambar 17 Desain Table Kas
46
Gambar 18 Table Kas
2. Event
Pada siklus pendapatan Toko Sarana Elektronik terdapat 3 (tiga) event yang disimpan,
yaitu table penjualan, table penerimaan kas dan table kas di bank.
Table Penjualan
Di dalam table penjualan terdapat 13 (tiga belas) field, yaitu nomor nota penjualan,
kode pegawai, kode pelanggan, nama pegawai, nama pelanggan, tanggal penjualan,
jumlah penjualan, total, uang muka, total piutang, tanggal pelunasan, bayar dan sisa
piutang. Jenis data pada nomor nota penjualan adalah autonumber dengan field size
Long Integer New Value Increment, dan Text untuk kode pelanggan, kode pegawai
dengan field size 5 (lima) untuk kode pegawai dan kode pelanggan, field size 20 (dua
puluh) untuk nama pegawai dan nama pelanggan, untuk jumlah penjualan, total, uang
muka, total piutang, bayar dan sisa piutang adalah Number dengan field size Long
Integer, format standart untuk jumlah penjualan dan currency untuk total, uang muka,
total piutang, bayar dan sisa piutang. Jenis data untuk tanggal penjualan dan tanggal
pelunasan adalah Date/Time dengan format medium date. Berikut ini adalah gambar
field entitas penjualan dan table entitas penjualan:
47
Gambar 19 Desain Table Penjualan
48
Gambar 20 Table Penjualan
Table Penerimaan kas
Di dalam table penerimaan kas terdapat 9 (sembilan) field, yaitu no bukti kas masuk,
no nota penjualan, kode pegawai, kode pelanggan, nama pegawai, nama pelanggan,
kode akun kas, tanggal kas masuk dan jumlah penerimaan kas. Jenis data pada nomor
bukti kas masuk, kode pegawai, kode pelanggan, nama pegawai, dan nama pelanggan
adalah Text dengan field size 5 (lima) untuk no bukti kas masuk, kode pegawai, kode
pelanggan, dan kode akun kas. Number dengan field size Long Integer untuk no nota
penjualan dan jumlah penerimaan kas. Jenis data untuk tanggal kas masuk adalah
Date/Time dengan format medium date. Berikut ini adalah gambar field entitas
penerimaan kas :
49
Gambar 21 Desain Table Penerimaan Kas
Gambar 22 Table Penerimaan Kas
Table Kas Di Bank
Di dalam table kas terdapat 4 ( empat ) field, yaitu nomor rekening bank,
tanggal , penarikan kas dan setoran kas. Jenis data pada nomor rekening bank
adalah Autonumber dengan field size Long Integer New Values Increment.
Number dengan field size Long Integer format standart untuk penarikan kas
dan setoran kas, Date/Time dengan format medium date untuk tanggal. Berikut
ini adalah gambar field entitas kas di bank :
Gambar 23 Desain Table Kas Di Bank
50
Gambar 24 Table Kas Di Bank
o Table Detail Penjualan
Di dalam table detail penjualan terdapat 5 (lima) field, yaitu nomor nota
penjualan, kode barang, nama barang, jumlah barang jual dan total. Jenis data
pada no nota penjualan, jumlah barang jual dan total adalah Number dengan
field size Long Integer. Sedangkan jenis data untuk kode barang dan nama
barang adalah Text dengan field size 30 (tiga puluh) untuk kode barang dan
field size 10 (sepuluh) untuk nama barang. Berikut ini adalah gambar field
entitas detail penjualan dan table entitas detail penjualan:
Gambar 25 Desain Table Detail Penjualan
51
Gambar 26 Table Detail Penjualan
3. Agent
Pada siklus pendapatan Toko Sarana Elektronik terdapat 2 (dua) agent yang disimpan,
yaitu table pelanggan dan table pegawai.
Table Pelanggan
Di dalam table pelanggan terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pelanggan, nama
pelanggan, alamat, dan nomor telepon. Jenis data pada kode pelanggan adalah Text,
dengan field size 5 (lima) untuk kode pelanggan, field size 15 (lima belas) untuk
nomor telepon pelanggan, field size 20 (dua puluh) untuk nama pelanggan dan
alamat pelanggan. Berikut ini adalah gambar field entitas pelanggan dan table
entitas pelanggan:
52
Gambar 27 Desain Table Pelanggan
Gambar 28 Table Pelanggan
Table Pegawai
Di dalam table pegawai terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pegawai, nama
pegawai, alamat, nomor telepon. Jenis data pada kode pegawai adalah Text, dengan
field size 5 (lima) untuk kode pegawai, field size 15 (lima belas) untuk nomor
telepon pegawai, dan field size 20 (dua puluh) untuk nama pegawai dan alamat
pegawai. Berikut ini adalah gambar field entitas pegawai dan table entitas
pegawai:
Gambar 29 Desain Table Pegawai
53
Gambar 30 Table Pegawai
Siklus Pengeluaran
1. Resource
Pada siklus pengeluaran Toko Sarana Elektronik terdapat 2 (satu) resource yang
disimpan, yaitu table persediaan barang table kas. Di dalam table persediaan terdapat
4 (empat) field, yaitu kode barang, nama barang, harga jual dan harga beli. Jenis data
pada kode barang dan nama barang adalah Text, dengan field size 30 dan 20. Jenis
data pada harga beli dan harga jual adalah Number, dengan field size Long Integer
format currency. Berikut ini adalah gambar field entitas persediaan dan table entitas
persediaan :
Gambar 31 Desain Table Persediaan
54
Gambar 32 Table Persediaan
Table Kas
Di dalam table kas terdapat 3 ( tiga ) field, yaitu kode akun kas, tanggal kas dan
saldo kas. Jenis data pada kode akun kas adalah Text dengan field size 5 (lima).
Sedangkan untuk saldo kas Number dengan field size Long Integer dan Date/Time
dengan format medium date untuk tanggal kas. Berikut ini adalah gambar field
entitas kas :
Gambar 33 Desain Table Kas
55
Gambar 34 Table Kas
2. Event
Pada siklus pengeluaran Toko Sarana Elektronik terdapat 3 (tiga) event yang
disimpan, yaitu table pembelian, table pengeluaran kas, dan table kas di bank. Di
dalam table pembelian terdapat 13 (tiga belas) field, yaitu nomor faktur, kode
pegawai, kode pemasok, nama pegawai, nama pemasok, jumlah pembelian, total,
uang muka pembelian, total hutang, tanggal pelunasan, bayar dan sisa hutang. Jenis
data pada nomor faktur adalah autonumber dengan field size Long Integer New
Value Increment, Text untuk kode pemasok dan kode pegawai dengan field size 20
(dua puluh), sedangkan untuk jumlah pembelian, uang muka, total hutang, bayar
dan sisa hutang adalah Number dengan Field Size Long Integer, format standard
untuk jumlah pembelian, dan currency untuk total, uang muka pembelian, total
hutang, bayar dan sisa hutang. Jenis data pada tanggal pembelian dan tanggal
pelunasan adalah Date/Time dengan format medium date. Sedangkan jenis data
pada nama pemasok dan nama pegawai adalah Text, dengan field Size 30 (tiga
puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas pembelian dan table entitas
pembelian:
56
Gambar 35 Desain Table Pembelian
Gambar 36 Table Pembelian
57
Table Pengeluaran kas
Di dalam table penerimaan kas terdapat 9 (sembilan) field, yaitu no bukti kas keluar,
no faktur, kode pegawai, kode pemasok, nama pegawai, nama pemasok, kode akun
kas, tanggal kas keluar dan jumlah pengeluaran kas. Jenis data pada nomor bukti kas
keluar, kode pegawai, kode pemasok, nama pegawai, dan nama pemasok adalah Text
dengan field size 5 (lima) untuk no bukti kas keluar, kode pegawai, kode pemasok,
dan kode akun kas. Number dengan field size Long Integer untuk no faktur dan
jumlah pengeluaran kas. Jenis data untuk tanggal kas keluar adalah Date/Time dengan
format medium date. Berikut ini adalah gambar field entitas pengeluaran kas :
Gambar 37 Desain Table Pengeluaran Kas
Gambar 38 Table Pengeluaran Kas
58
Table Kas Di Bank
Di dalam table kas terdapat 4 ( empat ) field, yaitu nomor rekening bank,
tanggal , penarikan kas dan setoran kas. Jenis data pada nomor rekening bank
adalah Autonumber dengan field size Long Integer New Values Increment.
Number dengan field size Long Integer format standart untuk penarikan kas
dan setoran kas, Date/Time dengan format medium date untuk tanggal. Berikut
ini adalah gambar field entitas kas di bank :
Gambar 39 Desain Table Kas Di Bank
Gambar 40 Table Kas Di Bank
o Table Detail Pembelian
Di dalam table detail pembelian terdapat 5 (lima) field, yaitu nomor faktur,
kode barang, nama barang, jumlah barang beli dan total. Jenis data pada nomor
faktur, jumlah barang beli dan total adalah Number dengan field size Long
Integer, dengan format standart pada jumlah barang beli. Sedangkan jenis data
untuk kode barang dan nama barang adalah Text dengan field size 30 (tiga
puluh) untuk kode barang, field size 10 (sepuluh) untuk nama barang. Berikut
ini adalah gambar field entitas detail pembelian dan table entitas detail
pembelian:
59
Gambar 41 Desain Table Detail Pembelian
Gambar 42 Table Detail Pembelian
3. Agent
Pada siklus pengeluaran Toko Sarana Elektronik terdapat 2 (dua) agent yang
disimpan, yaitu table pemasok dan table pegawai.
Table Pemasok
Di dalam table Pemasok terdapat 5 (lima) field, yaitu kode pemasok, nama
pemasok, alamat, kota, dan nomor telepon. Jenis data pada kode pemasok,
nama pemasok, alamat, kota, nomor telepon adalah Text, dengan field size 5
(lima) untuk kode pemasok, field size 10 (sepuluh) untuk kota, field size 15
60
(lima belas) untuk nomor telepon pemasok, field size 20 (dua puluh) untuk
nama pemasok dan alamat pemasok. Berikut ini adalah gambar field entitas
pemasok dan table entitas pemasok:
Gambar 43 Desain Table Pemasok
Gambar 44 Table Pemasok
Table Pegawai
Di dalam table pegawai terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pegawai, nama
pegawai, alamat, nomor telepon. Jenis data untuk kode pegawai, nama
pegawai, nomor telepon, dan alamat pegawai, adalah Text dengan field size 5
(lima) untuk kode pegawai, field size 15 (lima belas) untuk nomor telepon
pegawai, dan field size 20 (dua puluh) untuk nama pegawai dan alamat
pegawai. Berikut ini adalah gambar field entitas pegawai dan table entitas
pegawai:
61
Gambar 45 Desain Table Pegawai
Gambar 46 Table Pegawai
Query
Langkah kedua didalam membuat rancangan database adalah membuat query. Query
merupakan objek database yang berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data
dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki.
Siklus Pendapatan
Didalam siklus pendapatan terdapat 4 (empat) query yaitu query persediaan,
query penjualan, query detail penjualan dan query penerimaan kas. Keempat
query tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
62
1. Query Persediaan
Query persediaan bertujuan untuk mengetahui jumlah stock barang yang
tersisa atas terjadinya transaksi penjualan. Query persediaan merelasikan
hubungan antara table persediaan, table penjualan dan table detail penjualan.
Hal ini dilakukan ketika ada transaksi penjualan maka secara otomatis stock
pada table persediaan akan berkurang. Adapun field yang direlasikan, yaitu
field Kode_Barang dari table_Persediaan dengan field Kode_Barang dari table
Detail_Penjualan dan field No_Nota_Penjualan dari table Detail_Penjualan
dengan field No_Nota_Penjualan dari table_Penjualan. Berikut ini adalah
gambar query relasi antara table persediaan, table detail penjualan, dan table
penjualan:
Gambar 47 Query Persediaan
63
2. Query Penjualan
Query penjualan bertujuan untuk menampilkan data penjualan yang dilakukan
pada saat terjadinya transaksi penjualan. Query penjualan merelasikan
hubungan antara table penjualan, table pegawai dan table pelanggan. Hal ini
dilakukan ketika terjadi transaksi penjualan dan pada saat menginput kode
pelanggan maka akan secara otomatis nama pelanggan, nomor telepon, dan
alamat pelanggan yang ada di table pelanggan akan muncul tanpa harus
menginput satu-persatu, dan ketika menginput kode pegawai maka secara
otomatis juga nama pegawai, nomor telepon dan alamat pegawai yang ada di
table pegawai akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field
Kode_Pelanggan dari Table_Penjualan dengan Kode_Pelanggan dari
Table_Pelanggan dan field Kode_Pegawai dari Table_Penjualan dengan
Kode_Pegawai dari Table_Pegawai. Berikut ini adalah gambar query relasi
antara table penjualan, table pegawai, dan table pelanggan:
Gambar 48 Query Penjualan
64
3. Query Detail Penjualan
Query detail penjualan bertujuan untuk menampilkan data detail barang yang
terjual per tanggal terjadinya transaksi penjualan. Query detail penjualan
merelasikan hubungan antara table detail penjualan table persediaan, dengan
table penjualan. Hal ini dilakukan agar ketika memasukkan kode barang maka
secara otomatis nama barang dan harga barang yang ada di table persediaan
akan muncul. Selain itu ketika terjadi transaksi penjualan maka pada saat
menginput jumlah pada table persediaan secara otomatis stock barang pada
table persediaan akan berkurang. Adapun field yang direlasikan adalah field
No_Nota_Penjualan dati Table detail penjualan dengan No_Nota_Penjualan
dati table penjualan, dan Kode_barang dari Table_Detail_Penjualan dengan
field Kode_Barang dari Table_Persediaan. Berikut ini adalah gambar query
relasi antara table detail penjualan, table penjulan, dengan table persediaan:
Gambar 49 Query Detail Penjualan
65
4. Query Penerimaan Kas
Query penerimaan kas bertujuan untuk menampilkan kas yang masuk atas
terjadinya transaksi penjualan. Query penerimaan kas merelasikan hubungan
antara table penerimaan kas, table kas, table penjualan, table pelanggan, dan
table pegawai. Hal ini dilakukan ketika transaksi penjualan terjadi dan ketika
ingin melihat penerimaan kas maka saat menginput nomor nota penjualan
secara otomatis tanggal penjualan, kode pelanggan, nama pelanggan, kode
pegawai, nama pegawai, dan uang muka yang ada di table penjualan akan
muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field No_Bukti_Kas_Masuk
dari table Penerimaan_Kas dengan field Kode_Akun_Kas dari table kas, field
No_Nota_Penjualan dari Table_Penerimaan_Kas dengan No_Nota_Penjualan
dari Table_Penjualan, Kode_Pegawai dari Table_Penerimaan_Kas dengan
Kode_Pegawai dari Table_Pegawai, dan Kode_Pelanggan dari
Table_Penerimaan_Kas dengan Kode_Pelanggan dari Table_Pelanggan.
Berikut ini adalah gambar query relasi antara table penerimaan kas, table
penjualan, table pegawai, dan table pelanggan:
66
Gambar 50 Query Penerimaan Kas
Siklus Pengeluaran
Didalam siklus pengeluaran terdapat 4 (empat) query yaitu query persediaan,
query pembelian, query detail pembelian dan query pengeluaran kas. Keempat
query tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Query Persediaan
Query persediaan bertujuan untuk untuk mengetahui jumlah stock barang yang
tersisa atas terjadinya transaksi pembelian. Query persediaan merelasikan
hubungan antara table persediaan, table detail pembelian dan table pembelian.
Hal ini dilakukan ketika ada transaksi pembelian maka secara otomatis stock
pada table persediaan akan bertambah. Adapun field yang direlasikan, yaitu
67
field Kode_Barang dari Table_Persediaan dengan field Kode_Barang dari
table Detail_Pembelian dan field No_Faktur dari table Detail_Pembelian
dengan field No_Faktur dari Table_Pembelian. Berikut ini adalah gambar
query relasi antara table persediaan, table detail pembelian, dan table
pembelian:
Gambar 51 Query Persediaan
2. Query Pembelian
Query pembelian bertujuan untuk menampilkan data pembelian yang
dilakukan pada saat terjadinya transaksi pembelian. Query pembelian
merelasikan hubungan antara table pembelian, table pegawai dan table
pemasok. Hal ini dilakukan ketika terjadi transaksi pembelian dan pada saat
menginput kode pemasok maka akan secara otomatis nama pemasok, dan
nomor telepon yang ada di table pemasok akan muncul tanpa harus menginput
satu-persatu, dan ketika menginput kode pegawai maka secara otomatis juga
68
nama pegawai yang ada di table pegawai akan muncul. Adapun field yang
direlasikan adalah field Kode_Pemasok dari Table_Pembelian dengan
Kode_Pemasok dari Table_Pemasok dan field Kode_Pegawai dari
Table_Pembelian dengan Kode_Pegawai dari Table_Pegawai. Berikut ini
adalah gambar query relasi antara table pembelian, table pegawai, dan table
pemasok:
Gambar 52 Query Pembelian
69
3. Query Detail Pembelian
Query detail pembelian bertujuan untuk menampilkan data detail barang yang
dibeli per tanggal terjadinya transaksi pembelian. Query pembelian rinci
merelasikan hubungan antara table detail pembelian dengan table pembelian
dan table persediaan. Hal ini dilakukan agar ketika memasukkan kode barang
maka secara otomatis nama barang dan harga barang yang ada di table
persediaan akan muncul. Selain itu ketika terjadi transaksi pembelian maka
pada saat menginput jumlah pada table persediaan secara otomatis stock
barang pada table persediaan akan bertambah. Adapun field yang direlasikan
adalah field No_Faktur dari Table_Detail_Pembelian dengan field No_Faktur
dari Table_Pembelian, field Kode_Barang dari Table_Detail_Pembelian
dengan field Kode_Barang dari Table_Persediaan. Berikut ini adalah gambar
query relasi antara table detail pembelian, table pembelian, dan table
persediaan:
Gambar 53 Query Detail Pembelian
70
4. Query Pengeluaran Kas
Query pengeluaran kas bertujuan untuk menampilkan total kas yang
dikeluarkan atas terjadinya transaksi pembelian. Query pengeluaran kas
merelasikan hubungan antara table pengeluaran kas, table pembelian, table
pegawai, table pemasok, dan table kas. Hal ini dilakukan ketika transaksi
pembelian terjadi dan ketika ingin melihat pengeluaran kas maka saat
menginput nomor faktur secara otomatis tanggal pembelian, kode pemasok,
nama pemasok, kode pegawai, nama pegawai, dan uang muka yang ada di
table pembelian akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field
No_Faktur dari Table_Pengeluaran_Kas dengan field No_Faktur dari
Table_Pembelian, field Kode_Pegawai dari Table_Pengeluaran_Kas dengan
field Kode_Pegawai dari Table_Pegawai, field Kode_Pemasok dari
Table_Pengeluaran_Kas dengan field Kode_Pemasok dari Table_Pemasok,
dan field No_Bukti_Kas_Keluar dari table pengeluaran kas dengan
Kode_Akun_Kas dari table kas. Berikut ini adalah gambar query relasi antara
table pengeluaran kas, table pembelian, table pegawai, table pemasok, dan
table Kas:
71
Gambar 54 Query Pengeluaran Kas
72
Form
Langkah selanjutnya adalah membuat form. Form berfungsi untuk
mempermudah user dalam menginput data kedalam database. Didalam
membuat form penulis membagi form menjadi 2 (dua) bagian, bagian pertama
terdiri dari form persediaan, form pelanggan, form pemasok, form pegawai dan
form transaksi yang merupakan bagian kedua, terdiri dari form penjualan, form
pembelian, form penerimaan kas, form pengeluaran kas, form pengerimaan kas
lainnya dan form pengeluaran kas lainnya. Kelima form tersebut dapat
dijelaskan sebagai berikut :
1. Form Persediaan
Form Persediaan berguna untuk mempermudah menginput data barang,
baik barang masuk maupun barang keluar. Data barang yang sudah diinput
bisa dijadikan informasi pada form-form lainnya seperti form penjualan
dan form pembelian. Berikut ini adalah gambar desain form persediaan :
73
Gambar 55 Form Persediaan
2) Form Pelanggan
Form pelanggan berguna untuk menginput data pelanggan, sehingga data yang
sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form penjualan. Berikut ini
adalah gambar desain form pelanggan:
74
Gambar 56 Form Pelanggan
3) Form Pemasok
Form Pemasok berguna untuk menginput data pemasok, sehingga data yang
sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form pembelian. Berikut ini
adalah gambar desain form pemasok:
75
Gambar 57 Form Pemasok
4) Form Pegawai
Form pegawai berguna untuk menginput data pegawai, sehingga data yang
sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form penjualan dan form
pesanan. Berikut ini adalah desain form pegawai:
76
Gambar 58 Form Pegawai
5) Form Transaksi
Form transaksi digunakan untuk mempermudah didalam menginput semua
transaksi pembelian dan penjualan agar pencatatan transaksi dapat dilakukan
dengan cepat. Didalam form transaksi terdapat 4 (empat) form, yaitu form
penjualan, form pembelian, form setoran kas di bank, dan form penarikan kas
di bank.
1) Form Penjualan
Form penjualan berguna untuk mempercepat transaksi penjualan dan
mempermudah dalam menginput data yang berhubungan dengan transaksi
77
penjualan barang kepada pelanggan. Berikut ini adalah gambar desain form
penjualan :
Gambar 59 Form Penjualan
2) Form Pembelian
Form pembelian berguna untuk mempermudah dalam menginput data yang
berhubungan dengan transaksi pembelian barang kepada pemasok. Dalam
form ini yang melakukan transaksi pembelian adalah pegawai. Berikut ini
adalah gambar desain form pembelian:
78
Gambar 60 Form Pembelian
3) Form Setoran Kas Di Bank
Form setoran kas di bank berguna untuk mengetahui jumlah penerimaan kas
yang diterima dari pembayaran atas penjualan oleh pelanggan melalui transfer
di bank dan mutasi kas yang dilakukan oleh pemilik, dari kas di tangan ke kas
di bank. Berikut ini adalah gambar desain form penerimaan lainnya:
79
Gambar 61 Form Setoran Kas Di Bank
4) Form Penarikan Kas Di Bank
Form penarikan kas di bank berguna untuk mengetahui jumlah
pengeluaran kas untuk pembayaran pembelian kepada pemasok dan mutasi
kas yang dilakukan oleh pemilik, dari kas di bank ke kas di tangan. Berikut ini
adalah gambar desain form penerimaan lainnya:
Gambar 62 Form Penarikan Kas Di Bank
80
Report
Report berguna untuk mengetahui dan menampilkan data-data yang telah
disimpan dalam database. Didalam membuat report penulis membagi report
menjadi 5 (lima) bagian, yaitu report persediaan, report pelanggan, report
pemasok, report pegawai dan report transaksi. Kelima report tersebut dapat
dijelaskan sebagai berikut:
1) Report Persediaan
Report persediaan digunakan untuk melihat atau mengecek data stock akhir
persediaan yang telah tersimpan di table persediaan. Berikut ini adalah gambar
desain report persediaan:
81
82
83
84
85
86
87
88
Gambar 63 Report Persediaan
2) Report Pelanggan
Report pelanggan digunakan untuk melihat atau mengecek data pelanggan
yang telah tersimpan di table pelanggan. Berikut ini adalah gambar desain
report pelanggan:
Gambar 64 Report Pelanggan
89
3) Report Pemasok
Report pemasok digunakan untuk melihat atau mengecek data pemasok yang
telah tersimpan di table pemasok. Berikut ini adalah gambar desain report
pemasok:
Gambar 65 Report Pemasok
4) Report Pegawai
Report pegawai digunakan untuk melihat atau mengecek data pegawai yang
telah tersimpan di table pegawai. Berikut ini adalah gambar desain report
pegawai :
Gambar 66 Report Pegawai
90
5) Report Transaksi
Report transaksi digunakan untuk melihat dan mengecek data yang berasal
dari transaksi penjualan dan pembelian. report transaksi terdiri dari 11
(sebelas) report, yaitu report penjualan, report penerimaan kas, report
pembelian, report pengeluaran kas, report saldo kas, report saldo piutang,
report saldo hutang, report kartu piutang, report kartu hutang, report
penarikan kas di bank dan report setoran kas di bank. Kesebelas report
tersebut adalah sebagai berikut:
1) Report Penjualan
Report penjualan digunakan untuk melihat atau mengecek data penjualan yang
telah tersimpan di table penjualan. Berikut ini adalah gambar desain report
penjualan:
Gambar 67 Report Penjualan
2) Report Penerimaan Kas
Report penerimaan kas digunakan untuk melihat dan mengecek data total
penerimaan kas yang diterima perusahaan atas transaksi penjualan yang telah
91
tersimpan di table penerimaan kas. Berikut ini adalah gambar desain report
penerimaan kas:
92
93
Gambar 68 Report Penerimaan Kas
94
3) Report Saldo Piutang
Report saldo piutang digunakan untuk melihat dan mengecek berapa piutang
yang belum dibayar oleh pelanggan yang telah tersimpan di table saldo
piutang. Berikut ini adalah gambar desain report saldo piutang:
95
96
Gambar 69 Report Saldo Piutang
97
4) Report Pembelian
Report pembelian digunakan untuk melihat atau mengecek data pembelian
yang telah tersimpan di table pembelian. Berikut ini adalah gambar desain
report pembelian:
Gambar 70 Report Pembelian
5) Report Pengeluaran Kas
Report pengeluaran kas digunakan untuk melihat dan mengecek data total
pengeluaran kas yang dikeluarkan. Didalam laporan pengeluaran kas terdapat
1 (satu) subreport yang diambil dari report pembelian. Berikut ini adalah
gambar desain report pengeluaran kas:
98
99
100
Gambar 71 Report Pengeluaran Kas
101
6) Report Saldo Hutang
Report saldo hutang digunakan untuk melihat dan mengecek berapa hutang
yang belum dilunasi oleh pemasok yang telah tersimpan di table saldo hutang.
Berikut ini adalah gambar desain report pelunasan hutang:
102
103
Gambar 72 Report Saldo Hutang
104
7) Report Saldo Kas
Report saldo kas digunakan untuk melihat atau mengecek data saldo akhir kas
perusahaan. Didalam report saldo kas terdapat beberapa subreport yang
diambil dari report penjualan, report piutang, report pembelian, report
hutang, report penerimaan lainnya, dan report pengeluaran lainnya. Berikut
ini adalah gambar desain report saldo kas:
105
106
107
108
109
Gambar 73 Report Saldo Kas
110
8) Report Kartu Piutang Per Pelanggan
Report kartu piutang digunakan untuk melihat atau mengecek data jumlah
saldo piutang per pelanggan. Didalam report kartu piutang terdapat beberapa
subreport yang diambil dari report detail penjualan dan report detail piutang.
Berikut ini adalah gambar desain report kartu piutang:
111
112
Gambar 74 Report Kartu Piutang Per Pelanggan
113
9) Report Kartu Hutang Per Pemasok
Report kartu piutang digunakan untuk melihat atau mengecek data jumlah
saldo hutang per pemasok. Didalam report kartu piutang terdapat beberapa
subreport yang diambil dari report detail pembelian dan report detail hutang.
Berikut ini adalah gambar desain report kartu hutang:
114
115
Gambar 75 Report Kartu Hutang Per Pemasok
10) Report Setoran Kas Di Bank
Report setoran kas di bank digunakan untuk melihat atau mengecek data saldo
akhir setoran kas di bank. Berikut ini adalah gambar desain report setoran kas
di bank:
Gambar 76 Report Setoran Kas Di Bank
116
11) Report Penarikan Kas Di Bank
Report penarikan kas di bank digunakan untuk melihat atau mengecek data
saldo akhir penarikan kas di bank. Berikut ini adalah gambar desain report
penarikan kas di bank:
Gambar 77 Report Penarikan Kas Di Bank
117
Menu Utama Switchboard
Menu utama switchboard digunakan untuk menampilkan dan menjalankan seluruh
aplikasi database yang telah di rancang pada Microsoft Access, seperti form dan
report. Didalam menu switchboard terdapat 5 (lima) bagian, yaitu:
1. Persediaan Barang
Menu persediaan barang digunakan untuk mengakses seluruh form dan report yang
berkaitan dengan persediaan barang. Didalam menu persediaan barang terdapat form
persediaan barang, report persediaan barang dan kembali ke menu utama.
2. Transaksi Penjualan
Menu transaksi penjualan digunakan untuk mengakses seluruh form dan report yang
berkaitan dengan transaksi penjualan. Didalam menu transaksi penjualan terdapat
form transaksi penjualan, report transaksi penjualan, form pelanggan, form pegawai
dan kembali ke menu utama.
3. Transaksi Pembelian
Menu transaksi pembelian digunakan untuk mengakses seluruh form dan report
yang berkaitan dengan transaksi pembelian. Didalam menu transaksi pembelian
terdapat form transaksi pembelian, report transaksi pembelian, form pemasok,
form pegawai dan kembali ke menu utama.
4. Kas
Menu kas digunakan untuk mengakses seluruh form dan report yang berkaitan
dengan kas. Didalam menu kas terdapat report kas di tangan, form kas di bank,
report kas di bank dan kembali ke menu utama.
5. Keluar Dari Aplikasi
118
Menu keluar dari aplikasi adalah perintah yang digunakan untuk menutup atau
keluar dari aplikasi Microsoft Access.
Berikut ini adalah hierarki menu pada tampilan switchboard Toko Sarana Elektronik :
Menu Utama
o Persediaan Barang
o Transaksi Penjualan
o Transaksi Pembelian
o Kas
o Keluar Dari Aplikasi
Menu Persediaan Barang
o Form Persediaan Barang
o Report Persediaan Barang
o Kembali Ke Menu Utama
Menu Transaksi Penjualan
Form Transaksi Penjualan
o Form Penjualan
o Form Penerimaan Kas Lainnya
o Kembali ke Menu Transaksi Penjualan
Report Transaksi Penjualan
o Report Penjualan
o Report Penerimaan Kas
o Report Penerimaan Kas Lainnya
o Report Kartu Piutang
o Report Saldo Piutang
119
o Kembali ke Menu Transaksi Penjualan
Form Pelanggan
Form Pegawai
Kembali Ke Menu Utama
Menu Transaksi Pembelian
Form Transaksi Pembelian
o Form Pembelian
o Form Pengeluaran Lainnya
o Kembali ke Menu Transaksi Pembelian
Report Transaksi Pembelian
o Report Pembelian
o Report Pengeluaran Kas
o Report Pengeluaran Kas Lainnya
o Report Saldo Hutang
o Report Kartu Hutang
o Kembali Ke Menu Transaksi Pembelian
Form Pemasok
Form Pegawai
Kembali Ke Menu Utama
Menu Kas
Form Kas Di Bank
Report Saldo Kas
Kembali Ke Menu Utama
Keluar Dari Aplikasi
120
Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu utama yang terdiri dari 5 (lima) menu, yaitu
menu persediaan, transaksi penjualan, transaksi pembelian, kas dan keluar dari aplikasi.
Gambar 78 Menu Utama Switchboard
Didalam menu persediaan barang terdapat 1 (satu) form, 1 (satu) report dan 1 (satu) perintah,
yaitu form persediaan barang, report persediaan barang dan kembali ke menu utama. Berikut
ini disajikan tampilan switchboard menu persediaan barang:
Gambar 79 Switchboard Menu Persediaan Barang
121
Didalam menu transaksi penjualan terdapat 3 (tiga) form, 1 (satu) report dan 1 (satu)
perintah, yaitu form transaksi penjualan, report transaksi penjualan, form pelanggan, form
pegawai dan kembali ke menu utama. Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu
transaksi penjualan :
Gambar 80 Switchboard Menu Transaksi Penjualan
Didalam menu transaksi pembelian terdapat 3 (tiga) form, 1 (satu) report dan 1 (satu)
perintah, yaitu form transaksi pembelian, report transaksi pembelian, form pemasok, form
pegawai dan kembali ke menu utama. Berikut ini disajikan tampilan switchboard menu
transaksi pembelian :
Gambar 81 Switchboard Menu Transaksi Pembelian
122
Didalam menu kas terdapat 1 (satu) form, 1 (report) report dan 1 (satu) perintah, yaitu form
kas di bank, report kas dan perintah untuk kembali ke menu utama. Berikut ini disajikan
tampilan switchboard menu kas:
Gambar 82 Switchboard Menu Kas
Form Persediaan Barang
Didalam form persediaan barang terdapat 1 (satu) form dan 1 (satu) perintah, yaitu
form persediaan dan perintah untuk kembali ke menu persediaan barang. Berikut ini
disajikan tampilan switchboard form persediaan barang:
Gambar 83 Switchboard Form Persediaan Barang
123
Form Transaksi Penjualan
Didalam form transaksi penjualan terdapat 2 (dua) form dan 1 (satu) perintah, yaitu
form penjualan, form pengeluaran kas lainnya dan perintah untuk kembali ke menu
transaksi penjualan. Berikut ini disajikan tampilan switchboard form transaksi
penjualan:
Gambar 84 Switchboart Form Transaksi Penjualan
Form Transaksi Pembelian
Didalam form transaksi pembelian terdapat 2 (dua) form dan 1 (satu) perintah, yaitu
form pembelian, form penerimaan lainnya dan perintah untuk kembali ke menu
transaksi pembelian. Berikut ini disajikan tampilan switchboard form transaksi
pembelian :
124
Gambar 85 Switchboard Form Transaksi Pembelian
Form Kas Di Bank
Didalam form Kas terdapat 2 (dua) form, dan 1 (satu) perintah yaitu form kas di bank
BCA, form kas di bank BRI dan perintah untuk kembali ke menu kas. Berikut ini
disajikan tampilan switchboard form kas :
Gambar 86 Switchboard Form Kas Di Bank
125
Report Persediaan
Didalam report persediaan terdapat 1 (satu) report dan 1 (satu) perintah, yaitu report
persediaan barang dan perintah untuk kembali ke menu persediaan barang. Berikut ini
disajikan tampilan switchboard report persediaan :
Gambar 87 Switchboard Report Persediaan
Report Transaksi Penjualan
Didalam report transaksi penjualan terdapat 5 (lima) report dan 1 perintah, yaitu
report penjualan, report penerimaan kas, report penerimaan kas lainnya, report saldo
piutang, report kartu piutang per pelanggan, dan perintah untuk kembali ke menu
transaksi penjualan. Berikut ini disajikan tampilan switchboard report transaksi
penjualan :
126
Gambar 88 Switchboard Report Transaksi Penjualan
Report Transaksi Pembelian
Didalam report transaksi pembelian terdapat 5 (lima) report dan 1 (satu) perintah,
report pembelian, report pengeluaran kas, report pengeluaran kas lainnya, report
saldo hutang, report kartu hutang per pemasok, dan perintah untuk kembali ke menu
transaksi pembelian. Berikut ini disajikan tampilan switchboard report transaksi
pembelian :
Gambar 89 Switchboard Report Transaksi Pembelian
127
Report Kas Di Bank
Didalam report transaksi pembelian terdapat 5 (lima) report dan 1 (satu) perintah,
report setoran kas di bank BCA, report setoran kas di bank BRI, report penarikan
kas di bank BCA, report penarikan kas di bank BRI, report saldo kas dan perintah
untuk kembali ke menu kas. Berikut ini disajikan tampilan switchboard report kas di
bank :
Gambar 90 Switchboard Report Kas Di Bank
128
5. Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
Berdasarkan analisis dapat diketahui bahwa perancangan aplikasi database sistem
pendapatan dan pengeluaran pada Toko Sarana Elektronik membutuhkan 17 (tujuh belas)
table yang berfungsi untuk menyimpan data, yaitu table persediaan, table detail penjualan,
table penjualan, table detail pembelian, table pembelian, table pelanggan, table pemasok,
table pegawai, table penerimaan kas, table pengeluaran kas, table kas, table penerimaan kas
lainnya, table pengeluaran kas lainnya, table kas di bank BCA, table kas di bank BRI, table
saldo hutang dan table saldo piutang.
Perancangan aplikasi database pada toko Sarana Elektronik juga membutuhkan 24
(dua puluh empat) query yang berfungsi untuk mengambil informasi berdasarkan data-data
yang disimpan dalam tabel yang kemudian diolah menjadi sebuah data yang baru yaitu query
persediaan, query detail pembelian, query detail penjualan, query pembelian, query
penjualan, query pengeluaran kas, query penerimaan kas, query penerimaan kas lainnya,
query pengeluaran kas lainnya, query penjualan kredit, query pembelian kredit, query
pegawai, query pelanggan, query pemasok, query pengeluaran kas lainnya, query penerimaan
kas lainnya, query kartu hutang, query kartu piutang, query setoran kas di bank BCA, query
penarikan kas di bank BCA, query kas di bank BCA, query setoran kas di bank BRI, query
penarikan kas di bank BRI, query kas di bank BRI, query uang muka pembelian dan query
uang muka penjualan.
Sistem pendapatan dan pengeluaran pada Toko Sarana Elektronik dalam perancangan
database membutuhkan 12 (dua belas) form yang berfungsi memudahkan pengguna dalam
menginput data ke dalam database, yaitu form persediaan, form penjualan, form detail
129
penjualan, form pembelian, form detail pembelian, form penerimaan kas lainnya, form
pengeluaran lainnya, form pegawai, form pelanggan, form pemasok, form kas di bank BCA
dan form kas di bank BRI.
Toko Sarana Elektronik dalam perancangan database juga membutuhkan 26 (dua
puluh enam) report/laporan yang berfungsi untuk mengetahui dan menampilkan data-data
yang telah disimpan di dalam database, yaitu laporan persediaan, laporan pembelian, laporan
detail pembelian, laporan uang muka pembelian, laporan penjualan, laporan detail penjualan,
laporan uang muka penjualan, laporan penerimaan kas, laporan bayar penjualan, laporan
pengeluaran kas, laporan penerimaan kas lainnya, laporan pengeluaran kas lainnya, laporan
bayar pembelian, laporan saldo hutang, laporan saldo piutang, laporan saldo kas, laporan
setoran kas di bank BCA, laporan penarikan kas di bank BCA, laporan setoran kas di bank
BRI, laporan penarikan kas di bank BRI, laporan kartu hutang per pemasok, laporan
pelunasan hutang, laporan kartu piutang per pelanggan, laporan pelunasang piutang, laporan
pegawai, laporan pelanggan dan laporan pemasok. Sedangkan untuk memudahkan pengguna
dalam menampilkan form dan report maka perlu dibuat switchboard (menu utama). Dengan
selesainya penelitian ini maka diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat proses
pencatatan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Toko Sarana Elektronik.
130
Saran
Dengan memperhatikan hasil penelitian yang peneliti lakukan, maka dapat disarankan
beberapa hal penting, yaitu:
1. Toko Sarana Elektronik sebaiknya mengubah sistem pencatatan tiap transaksi pada siklus
pendapatan dan siklus pengeluaran yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi
terkomputerisasi. Manfaat dari sistem terkomputerisasi tersebut antara lain adalah
meningkatkan efisiensi dalam pencatatan dan penyimpanan data transaksi, serta
meminimalisasi kesalahan pencatatan baik yang disengaja maupun tidak disengaja.
2. Memberikan pelatihan kepada pemilik dan pegawai bagian administrasi, agar dapat
menguasai dan tau bagaimana cara menjalankan program database Microsoft Acces
2007 yang telah dirancang oleh penulis secara optimal.
3. Melakukan Back-up data secara periodik satu bulan sekali agar terhindar dari
kerusakan dan kehilangan data.
131
DAFTAR PUSTAKA
Kronke M David, 2004, “Database Processing Dasar-dasar, Desain dan Implementasi”, Erlangga
Jakarta.
Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta : Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN,
2005.
Marshall B. Romney & Paul John Steinbart, 2006, “Accounting Information System”, Pearson
Prentice Hall.
Marshall B. Romney & Paul John Steinbart, 2009, “Accounting Information System”, Pearson
Prentice Hall.
Mulyadi, 2008, “Sistem Akuntansi”, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.
Umar Husein, 1997, “Riset Akuntansi”, Gramedia Pustaka Utama Jakarta.
Membangun Aplikasi Pembelian - Penjualan dan Inventori dengan MS. Access, Andi,
Yogyakarta.
Microsoft Office Access 2007, 2007, Mahir dalam 7 Hari Microsoft Access 2007,
Andi, Yogyakarta.