Post on 10-Mar-2019
PENGORGANISASIAN KANTOR
Setidak-tidaknya ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan berlangsung
dalam organisasi perkantoran yaitu (1) Setiap organisasi perkantoran pasti
mencakup SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh
struktur formal atau informal; (2) Interaksi dalam system sosial itu tersusun
dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan
dengan arus pekerjaan maupun arus informasi; (3) Sebagai suatu system
terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik
dalam organisasi intern ataupun ekstern; (4) Setiap orang dalam organisasi
perkantoran memiliki tujuan individu, sebagian daripadanya merupakan alasan
tindakannya; mereka masing-masing mengharapkan organisasi dapat membantu
mencapai tujuannya; (5) Interaksi sosial yang terjadi dalam menejemen
perkantoran tsb juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun
mungkin berbeda, namun berkaitan dengan tujuan-tujuan individi tsb.
1. Pengertian Organisasi Kantor
Berdasarkan ke lima fakta tsb, dapat dikemukakan bahwa:
a. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat
orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.
b. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi
tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima,
menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.
c. Organisasi perkantoran mencalup susunan staf dan alokasi tugas dan
tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk
pembuatan keputusan dan merawat aktiva.
Bentuk komunikasi atau interaksi bagaimanapun yang terjadi, akan di dapat dua
jenis unsur yang umum terjadi dalam setiap organisasi perkantoran yaitu:
1. Unsur inti adalah manusia
yaitu orang-orang tertentu yang komunikasi dan interaksinya membentuk
organisasi perkantoran. Lousiana state university, Baton Rauge, mengatakan
bahwa kondisi yang dibutuhkan organisasi adalah interaksi antara dua orang
atau lebih yang merasa bahwa kebutuhan-kebutuhan individual mereka dapat
lebih baik terpenuhi melalui perpaduan kemampuan atau sumber daya yang
dimiliki secara pribadi.
Setelah organisasi kantor terwujud, unsure inti mulai terpengaruh oleh unsur
kerja. Unsur kerja menentukan mutu interaksi.
Para anggota yang berinteraksi membentuk sebuah organisasi perkantoran,
sedangkan unsur kerja membuatnya efektif atau inefektif.
Unsur kerja (Working elements) yang muncul dalam organisasi perkantoran
meliputi:
1. Sumber daya insani, yaitu kemampuan para karyawan kantor dan pengaruh
pribadi mereka.
2. Sumber daya nirinsani, yaitu barang ekonomi, seperti mesin-mesin,
perlengkapan kantor dan komputer.
3. Sumber daya konseptual dari kelompok khusus yaitu para menejer.
Derajat pemanfaatan kemampuan dan pengaruh segenap karyawan kantor
dalam efektifitas penggunaan sumber-daya banyak tergantung pada bagaimana
menejer organisasi perkantoran itu memahami dan melaksanakan tugas-tugas
mereka. Membangun hubungan antara tujuan-tujuan pribadi dan tujuan-tujuan
organisasi perkantoran merupakan tugas menejer.
PRINSIP ORGANISASI PERKANTORAN
(J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, Modern Office Management, D.B. Taraporevala
Sons & Co., Private Ltd, Bombay, 1970,hh,45-49) menyatakan ada delapan
prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:
1. Prinsip tujuan Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi
perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis.
Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.
2. Prinsip kesatuan fungsi Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti
bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu.
Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah
fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam
mencapai tujuan.
3. Prinsip hubungan individual Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang
mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu
merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan
pekerjaannya masing-masing.
4. Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas
kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan
para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas
mengurangi keraguan.
5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang
sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung
jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.
6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor,
maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima
perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga
tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif
akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu,
pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di
waktu yang akan datang.
8. Prinsip jangkauan pengawasan Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif,
jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang
menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh
pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya
pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang
disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan.
Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu akan meningkat
sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan
kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga
akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).
Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai
jangkauan maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang
bawahan pada tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan
teknologi khususnya komputer elektronika dan system mesin dengan
pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur
pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang atasan
dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi mamajemen.
ORGANISASI PERKANTORAN DAN PERUBAHAN TEKNOLOGI
Pendiri mazhab klasik dan bapak ekonomi negara dari inggris, Adam Sminth,
menyatakan bahwa “bentuk-bentuk organisasi usaha tumbuh dari kebutuhan
manusia dan kondisi lingkungan, sekalipun bukan segala-galanya, mungkin
dapat dibenarkan pernyataan”. Manusia dalam usaha mengatur dan
mengoorganisasikan dirinya banyak dipengaruhi oleh kondisi produksi dan
perkembangan teknologi”.
SIKAP PARA AHLI MANAJEMEN TERHADAP PENGARUH TEKNOLOGI:
1. Tidak banyak menaruh minat terhadap factor teknologi (Fayol, Brech, Urwick,
dan Drukcker).
2. Pakar perilaku manusia menganggap penting arti teknologi.
a. Farrow, mengatakan bahwa suatu pandangan organisasi sebagai system
teknologi memberikan kepada organisasi itu dasar yang lebih baik untuk
pemahaman dan perbandingan.
b. Dubin, menaruh perhatian besar.
c. Walker, menunjukan sinyalemennya bahwa perubahan organisasi garis
kepada organisasi garis dan staf disebabkan oleh dampak teknologi.
Memaslahatkan seperangkat teknologi baru, seperti komputer elektronik,
seringkali terlalu ditekankan pada pentingnya peningkatan produktivitas
organisasi dan efesiensi biaya.
Dilihat dari unsur “inti” dalam organisasi, Masalah penerapan teknologi dalam
manajemen tidak terutama terletak pada latar ekonomi.
Peringatan dari Frank J. Jasinki mengemukakan bahwa “suatu perubahan dalam
produksi atau teknologi mempengaruhi hubungan-hubungan organisatoris”.
Perubahan-perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh penerapan teknologi
perkantoran akan mempengaruhi hubungan sosial diantara menejer dan
bawahan, antara personalia dengan personalia lainya dalam menejemen
perkantoran tersebut.
Jika menejemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan sosial seperti
itu (yang disebut sebagai perubahan “unsur inti”), maka menejemen perkantoran
akan mengalami kegagalan dalam memahami potensi penuh dari perubahan
yang terjadi dalam teknologi.
Manajemen perkantoran yang diorganisasikan berdasarkan pendekatan
tradisional umumnya berjalan secara vertikal.
Artinya pendekatan ini hanya mengandalkan diri pada hubungan antara
pemimpin dan bawahan, akan tetapi teknologi informasi, termasuk pemrosesan
data dalam System Informasi Manajemen yang terintegrasi, telah berkembang
sedemikian rupa sehingga menjadi apa yang disebut “Manajemen tingkat
horizontal”.
Teknologi informasi membutuhkan hubungan organisasi yang memiliki jaringan
kerja yang progresif dan garis-garis yang berbeda. Organisasi yang berbeda
dibutuhkan untuk membuat keputusan dan tindakan yang tepat.
Untuk memecahkan masalah yang simultan, menejer harus mengadakan
komunikasi dengan orang-orang dari bagian-bagian yang sederajat dalam garis
horizontal,dan meminta bantuan menurut garis diagonal kepada orang-orang dari
berbagai hierarki, baik yang bukan pemimpin maupun bawahan.
Informasi melalui garis vertikal yang tradisional mungkin sangat bairokratis,
lamban dan mengandung biaya yang tinggi, karena itu garis-garis alternatif perlu
dibangun agar system informasi dapat bekerja dengan cepat.
Hubungan horizontal dan diagonal acapkali tidak tampak dan juga tidak
ditetapkan dalam organisasi formal, namun manakala teknologi informasi
digunakan, maka hubungan-hubungan horizontal dan diagonal akan muncul,
sekalipun berdasarkan garis-garis yang tidak formal. Akibatnya: Sejumlah
personalia kantor akan mengembangkan diri dalam bidang teknik untuk bekerja
di luar rangka organisasi formal tersebut.
Para menejer yang cukup peka terhadap masalah yang akan terjadi sebagai
akibat yang timbul dari pemanfaatan teknologi informasi akan berupaya untuk
memadukan dua karakter yang berbeda agar dapat terhindar dari konfik antara
kebutuhan teknologi dan kebutuhan organisasi.
Ada beberapa alternatif pendekatan untuk menghadapi masalah yang
menimbulkan konflik antara kebutuhan teknologi dan kebutuhan organisasi
seperti:
1. Manajemen memodifikasikan teknologi informasi agar dapat menyesuaikan
diri dengan organisasi perkantoran yang telah ada dan telah berjalan.
2. Manajemen memodifikasikan organisasi perkantoran agar dapat menetapkan
dan memformalkan hubungan-hubungan yang diminta oleh teknologi
informasi.
3. Manajemen mempertahankan baik organisasi perkantoran yang ada maupun
teknologi informasi yang tersedia namun pendekatan itu dibarengi oleh
kegiatan untuk memperkenalkan mekanisme agar dapat mengurangi
ketaksesuaian dan konflik diantara organisasi dan teknologi informasi
tersebut.
TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM DIMENSI METODE DAN PROSEDUR KERJA
Teknologi dan menejemen kantorPengorganisasian kantor adalah salah satu aspek dan fungsi dari proses
menejemen kantor, maka berbicara teknologi perkantoran tidak lepas dari
manajemen kantor dalam suatu organisasi.
Suatu organisasi dalam aktifitasnya hampir dapat dipastikan tidak lepas dari
aktifitas menejerial, sejak dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan
dan pengawasan. Suatu proses manajemen kantor selalu melahirkan dokumen-
dokumen yang merupakan bagian dari bentuk hasil dari pengolahan data
menjadi sebuah informasi yang berguna bagi pimpinan maupun unit-unit
organisasi, maupun pihak lain yang membutuhkan.
Dalam suatu manajemen kantor, informasi yang dihasilkan baik berupa
dokumen-dokumen maupun bentuk informasi lain, dilakukan pemrosesan dan
pengolahannya dengan pemanfaatan peralatan dan mesin-mesin kantor, yang
dalam perkembangannya merupakan teknologi yang sangat diperluka, karena
organisasi turut berkembang dan tuntutan masyarakat semakin pesat dan
kompleks, maka teknologi (khususnya teknologi perkantoran) ikut berkembang
seiring dengan meningkatnya kecerdasan manusia dalam menciptakan teknologi
modern, serta di sisi lain tuntutan kemajuan organisasi dan kebutuhan
masyarakat sendiri akan informasi.
Maka secara bertahap alat-alat konvensionalpun kemudian berkembang
semakin pesat, dengan lahirnya peralatan yang menggunakan mesin-mesin
modern. Keuntungan dari penggunaan alat-alat teknologi kantoran antara lain:
1. Untuk memperlancar efektifitas pengolahan data.
2. Untuk meniningkatkan ketelitian dan memperbaiki suatu pekerjaan.
3. Untuk menghemat waktu, karena pekerjaan dapat dikerjakan lebih cepat dan
tepat.
4. Hasil pekerjaan akan lebih kuat, rapi dan tersistem.
5. Dapat menampung, mengorganisasi dan mengolah data secara lebih
komprehensif dan terpadu.
6. Untuk mengurangi kelelahan pegawai sehingga tidak mengurangi semangat
dan etos kerja.
Metode dan prosedur kerjaProses manajemen di dalam manajemen kantor adalah suatu sistem rangkaian
aktifitas manajemen kantor, terdiri dari kegiatan-kegiatan subsistem-subsistem
yang saling berkaitan serta tidak dapat di pisahkan satu sama lain.
Pola sistem yang bekerja di dalam suatu manajemen kantor merupakan
gambaran sempurna dari seluruh kantor untuk di ketahui, bahwa setiap pola
sistem yang berlaku akan terdiri dari sejumlah prosedur.
Prosedur merupakan urutan pekerjaan atau kegiatan yang terencana dengan
tujuan untuk menangani aktifitas yang berulang. Contoh sederhana adalah
penanganan surat masuk atau keluar,sejak dari penerimaan atau pembuatan
sampai pada tahap akhir penyimpanan adalah merupakan rangkaian
kerja/mekanisme sistem yang terdiri dari prosedur-prosedur kerja, demikian
berulang-ulang pada setiap jenis kegiatan yang sama.
Contoh lain adalah:
Sistem penjualan : Personalia, mesin, formulir, perlengkapan dan warkat.
Prosedur :Pemrosesan pesanan, pengiriman barang, akunting untuk
pengiriman, penerimaan pembayaran untuk penjualan,
penanganan klaim dan penyesuaian, dan analisa penjualan.
Metode :Metode adalah alat atau sarana mekanis untuk melaksanakan
setiap pekerjaan, terdiri dari:
- Pemberitahuan penerimaan pesanan
- Pemeriksaan status kredit langganan
- Persiapan faktur penjualan
- Distribusi kope faktur kepada departement pengiriman
- Pemeriksaan kope pengiriman yang dikembangkan dari
departement pengiriman
- Lengkapan faktur penjualan (biaya transport dsb)
- Distribusi kope kepada langganan departement akunting
dan berkas langganan
Suatu manajemen kantor yang memanfaatkan teknologi perkantoran dalam
aktifitasnya merupakan proses mekanisme kerja sebagai suatu sistem, di mana
pelaksanaannya diatur melalui prosedur-prosedur kerja yang telah ditetapkan,
dengan berbagai metode tertentu pula yang dilaksanakan.
Penggunaan teknologi dalam manajemen perkantoran tanpa prosedur dan
metode kerja yang telah berlaku, akan berakibat tidak beruntungnya suatu hasil
kerja teknologi tersebut, terutama di dalam menghasilkan informasi.
Teknologi Perkantoran dalam dimensi Metode dan Prosedur Kerja Suatu aktifitas kantor yang merupakan suatu mekanisme sistem, adalah
rangkaian kegiatan dari komponen-kompenen sistem yang saling terintegrasi
untuk suatu sistem mekanisme kerja yang baik, harus di tunjang dengan
prosedur dan metode kerja yang baik pula.
Metode dana prosedur kerja yang baik, satu diantaranya adalah penggunaan
teknologi yang tepat dan memadai serta sesuai dengan perkembangan teknologi
itu sendiri.
Teknologi perkantoran ditinjau dari metode dan prosedur kerja dalam suatu
organisasi kantor adalah menyesuaikan teknologi dengan metode dan prosedur
kerja yang ditetapkan serta di sesuaikan dengan karakteristik kantor tersebut.
Peranan teknologi perkantoran secara metodis dan prosedural kegiatan kantor antara lain:
1. Dilihat dari metode kerja :a. Menciptakan metode kerja yang mengarah pada pencapaian tujuan
yang efektif dan efisien.b. Menambah efisiensi kerja kantor.c. Membantu manajemen dalam menilai pekerjaan kantor dan
subsistem-subsistem pekerjaan.d. Mengadakan penghematan waktu dan biaya.e. Memeriksa pengeluaran yang sifatnya memboroskan penggunaan
pegawai dan catatan-catatan yang tidak perlu.
2. Dilihat dari prosedur kerja :a. Semakin mempermudah pelaksanaan kegiatan sehingga berjalan
secara efisien dalam hal waktu dan tenaga.b. Semakin lancarnya kegiatan kerja sehingga menghasilkan pekerjaan
tang efektif.c. Semakin sederhana (singkat).d. Semakin efisien kerja (cepat selesai).
TEKNOLOGI PERKANTORANDALAM DIMENSI SEPERANGKAT ALAT BANTU/HARDWARE
Organisasi kantor menggarap bidang penyediaan dan penggunaan seperangkat
bahan, alat inventaris,perabot, perkakas, dan mesin-mesin guna melaksanakan
kegiatan-kegiatan kantor tersebut. Seperangkat alat Bantu/hardware inilah yang
disebut dengan teknologi perkantoran.
Semakin modern suatu organisasi, akan semakin menuntut seperangkat
hardware yang modern pula. Perkembangan kemajuan teknologi perkantoran
semakin pesat, berbagai macam dana corak, bentuk serta kecanggihannya
semakin bermunculan saat ini.
Semakin berkembangnya perangkat hardware yang mendukung bidang
perkantoran ini, semakin memberikan keringanan dan kemudahan bagi manusia
di dalam melaksanakan proses aktifitas kantor dalam manajemen kantor,
sehingga perencanaan, pengorganisasian, pengolahan serta pengawasan kantor
dapat berjalan lancer, serta mampu mengolah dan memproses data menjadi
suatu informasi yang tepat, akurat dalam kondisi kerja yang efektif dan efisien.
Perkembangan perangkat alat Bantu/hardware bidang perkantoranHardware kantor adalah seluruh paket atau komponen peralatan yang
membentuk suatu sistem, yang lainnya prosedur dan metode kerja, sehingga
memungkinkan kantor dapat melaksanakan aktifitasnya sesuai fungsinya.
Perkembangan perangkat hardware kantor ini lebih tampak terlihat sejak
manusia (baca: organisasi) mulai meminimalkan peran tanaga ekstra manusia
yang dikerahkan pada alat-alat manusia konvensional masih berjaya.
Jika diperinci perangkat hardware kantor ini dapat diklasifikasikan antara lain:
1. Machine activites by a person : yang termasuk di dalam klasifikasi ini
antara lain type writer, copyng machine, adding and calculating,
accounting machines.
2. Machines activated by a language : adalah mesin-mesin yang berada di
dalam suatu sistem tertentu dengan menggunakan bahasa mesin. Yang
termasuk dalam klasifikasi ini adalah unit record (Panch Card),
telecommunication machines dan komputerisasi.
Masing-masing perangkat ini pada dasarnya memiliki tugas yang sama yakni
mengolah data sehingga menghasilkan informasi yang lebih akurat dan
tersistem, baik dalam suatu integrated data processing system, maupun dalam
bentuk electrical data processing system.
Setiap perngkat hardware kantor, khususnya komputer atau microprocessor
senantiasa melakukan apa yang disebut “Rekayasa dan desain ulang atas
dirinya sendiri” sehingga perangkat ini akan berkembang dan sempurna dari
generasi ke generasi.
Komputer sebagai salah satu alat Bantu/hardware dalam bidang perkantoran,
menjadi “raja” dalam suatu organisasi kantor. Seluruh proses aktifitas kantor
yang berjalan secara efektif, efisien dan tersistem, hampir tidak lepas dari
peranannya yang multiguna dan multifungsi.
Maka pekerjaan kantor yang begitu kompleks khususnya dan proses manajemen
kantor secara lebih luas, dapat diselesaikan dan dilakukan dengan waktu relatif
singkat tetapi tetap akurat, efisien, terarah dan terpadu, dengan alat bantu
komputer ini.
Teknologi perkantoran dalam dimensi seperangkat alat Bantu/hardwareTeknologi perkantoran ditinjau dari keberadaan dan pemanfaatan seperangkat
alat Bantu/hardware adalah rangkaian upaya penyediaan dan pemanfaatan
perangkat hardware yang dibutuhkan dalam seluruh aktifitas kantor, pada saat
kapanpun proses manajemen kantor berlangsung.
Penyediaan dan pemanfaatan hardware kantor di dalam suatu organisasi kantor
diarahkan sepenuhnya terhadap upaya pencapaian tujuan organisasi, terutama
tentunya dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan di dalam pembuatan
keputusan, ataupun yang di butuhkan pula oleh unit-unit organisasi dan pihak
lain yang memerlukan informasi.
Sesempurna apapun perangkat hardware kantor yang tersedia, perhatian
terhadap mekanisme kerja (system, prosedur, dan metode) serta memelihara
dan perawatan hardware, menjadi penentu efektif tidaknya proses aktifitas kantor
dapat berjalan. Untuk itu dianjurkan kepada pengguna teknologi hardware
kantor:
1. Ikutilah system prosedur dan metode kerja yang ada.
2. Berikan perawatan kepada hardware kantor yang digunakan
3. Tingkatkan kemampuan, pengetahuan dan profesionalisme, agar mampu
memanfaatkan hardware kantor secara efektif dan efisien, di samping
kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi
yang terjadi secara pesat dan semakin sempurna.
SIKLUS PENGOLAHAN DATA
SIKLUS PENGOLAHAN DATAYANG DIKEMBANGKAN
KOMPONEN DARI SITEM INFORMASI
TEKNOLOGI
KONTROL
PENGETAHUAN DASAR PENGOLAHAN DATA
INPUT MODEL OUTPUT
INPUT MODEL OUTPUT
BASISDATA
INPUT MODEL OUTPUT
BASIS DATA
Dunia bisnis dewasa ini, tidak tergantung pada tujuan dan ukurannya berurusan
dengan pengolahan data tentang kegiatan perusahaanya. Hal ini dilakukan untuk
menyediakan informasi yang tepat mengenal kemajuan usahanya. Informasi tsb
sangat dibutuhkan sekali oleh manajemen dalam rangka membuat keputusan.
Keputusan para pengusaha didasarkan kepada data seperti : biaya operasi,
statistik pasar, tingkat persediaan dan faktor-faktor kuantitatif lainnya.
Kemampuan perusahaan untuk mendapatkan informasi yang tepat dan cepat
tentang usahanya, bermanfaat sekali untuk mempertahankan hidup perusahaan
maupun untuk menang dalam persaingan.
Data atau fakta yang telah dikumpulkan tentu saja belum bisa digunakan. Hanya
setelah data tsb diolah (diuji, dibandingkan, digolong-golongkan, dianalisa dan
disimpulkan) data tersebut baru menjadi informasi yang berguna dan bernilai
bagi manajemen.
Data informasi dan pengolahan dataSecara harfiah, kata DATA adalah bentuk jamak dari kata DATUM yang berarti
fakta. Data merupakan kumpulan fakta belum terorganisasi tetapi dapat
diorganisasi.
Pengolahan data merupakan urutan tindakan atau operasi-operasi yang
berhubungan dengan mengubah fakta/data menjadi informasi yang berguna.
Manfaat pengolahan data
1. Untuk pengambilan keputusan
Informasi yang dihasilkan oleh pengolahan data sangat berguna untuk
pengambilan keputusan perusahaan.
2. Operasi perusahaan sehari-hari
Pengolahan data berpengaruh terhadap kelancaran jalannya perusahaan
sehari-hari, karena keadaan perusahaan dapat diketahui dengan cepat, dan
pengambilan keputusan dapat dilakukan.
3. Perencanaan dan pengawasan
Informasi yang tepat akan membantu manajemen dalam membuat
perencanaan pada masa yang akan datang dan dapat mengawasi kegiatan
perusahaan dalam mencapai tujuan.
4. Memenuhi permintaan pihak luar
Pihak luar perusahaan seperti para pemegang saham, bank, kantor pajak
dan pemerintah, juga memerlukan informasi tentang keadaan perusahaan,
tergantung dari tujuan mereka masing-masing.
Sistem pengolahan data Pengolahan data pada dasarnya suatu system yang didalamnya terkait beberapa
aspek. System pengolahan data dimaksudkan sebagai tindakan-tindakan yang
terorganisasi yang melibatkan berbagai aspek seperti manusia, fasilitas dana
peralatan. Secara umum ada tiga metode yang dapat digunakan dalam system
pengolahan data.
Metode Alat yang digunakan
1. Sistem manual 1. Alat-alat tulis, seperti pensil
(Manual Data Processing)
2. Sistem mekanikal
(Mechanical Data
Processing)
3. Sistem pengolahan data
elektronik
(Elektronik Data
Processing)
dan kertas, format-format
2. Mesin jumlah, mesin ketik,
mesin hitung, cash register,
accounting mechine
3. Computer, mesin tik
elektronik, Elektronik cash
register
Tahapan pengolahan data1. Pencatatan (Recording)
Yaitu kegiatan pencatatan data ke dalam suatu format yang permanen,
misalnya dari faktur atau kuitansi ke dalam jurnal harian.
2. Pengklasifikasian (Classifyng)
Kegiatan pengelompokan data yang serupa atau mempunyai sifat-sifat
sama. Pengelompokan ini sangat bergantung kepada informasi yang
diharapkan dari data tersebut.
3. Penyusunan (Sorting)
Proses yang berhubungan dengan penyusunan atau pengurutan data
berdasarkan ciri-ciri umum. Biasanya data dapay di urutkan berdasarkan
nomor atau alfabetik. Faktur-faktur misalnya dapat diurutkan berdasarkan
tanggal terjadinya penjualan, atau wilayah penjualan.
4. Perhitungan (Calculating)
Proses ini meliputi kegiatan (tambah, kurang, bagi, kali) yang dilakukan
terhadap suatu data, menjadi hasil yang diharapkan. Pada sekumpulan
faktur penjualan, misalnya harga harus dilakukan dengan jumlah penjualan
untuk mendapatkan informasi mengenai total penjualan terhadap suatu
jenis barang.
5. Penyimpanan (Storing)
Suatu proses penyimpanan data secara teratur agar dapat digunakan pada
masa yang akan datang bila diperlukan.
6. Pengambilan data kembali (Retriving)
Pengambilan kembali data dari tempat penyimpanan untuk tujuan
pengolahan.
7. Pelaporan (Reporting)
Proses penciptaan informasi berdasarkan kebutuhan pemakai informasi
tersebut.
8. Komunikasi (Communicating)
Penyampaian informasi berdasarkan kebutuhan pemakai informasi
tersebut.
Tahapan-tahapan tersebut, pada sistem yang menggunakan komputer secara
umum dapat dikombinasikanmenjadi 3 bagian yaitu :
1. INPUT : Pencatatan fakta-fakta atau data ke media
KOMPUTER SEBAGAI ALAT PEMROSESAN DATA
INPUT PROSES OUTPUT
Sistem pemrosesan data mencakup fungsi-fungsi:
1. Perekaman Data (Data recording)
2. Komunikasi Data (Data communication)
3. Penyimpanan atau pengoprasian data (Data storage of filing)
4. Penulisan atau akses data
5. Pemrosesan Data (Data processing)
6. Pelaporan Data (Dta reporting)
Penggunaan komputer pada perkantoran dibagi menjadi beberapa katagori
utama yaitu:
1. Perekaman dataData diperoleh melalui fakta-fakta, infomasi-informasi yang diolah dengan
program tertentu dan hasilnya akan ke luar data yang dimaksud.
2. Akunting (General Accounting)Banyak program akunting tersedia guna membuat buku kas induk, laporan
piutang, daftar inventaris, daftar gaji, penerimaan pesanan, catatan utang
dan aplikasi akuntansi lain.
3. Aplikasi transaksi yang lain
4. Manajemen informasi komputerDigunakan untuk mengakses, memanipulasi, menampilkan kembalidata
dalam format laporan.
5. KomunikasiSebuah komputer dapat mentransmisikan data melalui saluran telepon dan
menjadi bagian dari system komunikasi.
Nilai komputer yang dihasilkan oleh pengolahan data mungkin sulit dihitung
dengan uang ataupun dengan akal pikiran. Oleh karena itu ada beberapa
manfaat yang dapat dirasakan dari penggunaan komputer, diantaranya:
a. Avaliability (dapat diperoleh), yaitu dapat diperoleh informasi yang semula
tidak dapat diperoleh misalnya data pegawai yang semula hanya menurut
nomor pegawai, dapat diperoleh pula menurut pangkat, jabatan, dsb.
b. Timeliness (ketepatan waktu)
c. Accuracy (ketelitian)
d. Completenes (kelengkapan)
e. Presentation (penyajian)
DATA DAN KOMUNIKASI DATAIstilah komunikasi data, berhubungan erat dengan pengiriman data
menggunakan sistem transmisi elektronik dari satu komputer ke terminal
tertentu. Data yang dimaksud disini adalah sinyal-sinyal elektromagnetik yang
dibangkitkan oleh sumber data yang dapat ditangkap dan dikirimkan kepada
terminal-terminal penerima. Sedangkan yang dimaksud terminal, menurut
International Telecommunications Union-Telephony adalah data terminal
equipment atau peralatan untuk terminal suatu data seperti printer, disk drive,
monitor, papan ketik, plotter, scanner dan lain sebagainya.
Di bawah ini merupakan beberapa alasan tentang dibutuhkannya suatu
teknik komunikasi data yang menghubungkan komputer yang satu dengan
komputer lain atau ke terminal tertentu.
1. Perbedaan lokasi antara lokasi transaksi dengan lokasi pengolahan data
atau lokasi di mana data tersebut akan digunakan, sehingga data perlu
dikirim ke lokasi pengolahan data dan di kirim lagi ke lokasi yang
membutuhkan informasi dari data tersebut.
2. Dari sisi waktu lebih efisien dan dari sisi biaya lebih murah mengirim data
lewat jalur komunikasi, lebih-lebih bila data telah diorganisasikan melalui
komputer, dibandingkan dengan cara pengiriman biasa.
3. Suatu organisasi yang mempunyai beberapa lokasi pengolahan data, data
dari suatu lokasi pengolahan yang sibuk dapat membagi tugasnya dengan
mengirimkan data ke lokasi pengolahan lain yang kurang atau tidak sibuk.
4. Untuk keperluan efektifitas biaya, sistem ini dapat menggunakan secara
bersama-sama alat-alat yang mahal seperti pencetak grafik atau printer
berkecepatan tinggi.
5. Memungkinkan pengembangan sistem komputer secara relatif lebih mudah
dan menyebabkan sistem menjadi lebih fleksibel.
6. Terjadinya distributed processing pada jaringan, sehingga dapat mencegah
ketergantungan pada sumber komunikasi atau komputer pusat.
Komunikasi data merupakan gabungan dua teknik yang sama sekali jauh
berbeda, yaitu pengolahan data dan telekomunikasi. Secara umum dapat
dikatakan bahwa komunikasi data memberikan fasilitas komunikasi jarak jauh
dengan sistem komputer.
ELEMEN-ELEMEN KOMUNIKASI DATAUntuk mengkomunikasikan data dari satu lokasi ke lokasi yang lain, harus
tersedia 3 elemen utama sistem yaitu sumber data, media transmisi, dan
penerima. Jika salah satu elemen tidak ada, maka komunikasi tidak akan dapat
dilakukan.
Gambar 1.1. Tiga Elemen Utama Komunikasi Data
Berikut ini penjelasan mengenai ketiga elemen komunikasi data tersebut.
Elemen 1 : Sumber Data
MediaTransmisi
SUMBER PENERIMA
Sumber data adalah elemen yang bertugas mengirimkan informasi,
misalnya pesawat telepon, telex, terminal dan lain-lain. Tugasnya
membangkitkan berita atau informasi dan menempatkannya pada media
transmisi. Sumber pada umumnya dilengkapi dengan transmitter yang berfungsi
untuk mengubah informasi yang akan dikirimkan menjadi bentuk yang sesuai
dengan media transmisi yang digunakan, misalnya menjadi:
pulsa listrik
gelombang elektromagnet
pulsa digital seperti pada PCM (pulse code modulation)
Sebagai contoh, modem dapat berfungsi sebagai transmitter yaitu perangkat
yang bertugas untuk menyalurkan digital bitstream dari PC sebagai sumber data
menjadi sinyal analog yang dapat dikirimkan melalui jaringan telepon biasa
menuju ke tujuan pengiriman.
Elemen 2 : Media TransmisiTransmisi data merupakan proses pengiriman data dari satu sumber ke
penerima data. Beberapa media transmisi dapat digunakan channel (jalur)
transmisi atau carrier dari data yang dikirimkan, dapat berupa kabel, gelombang
elektromagnetik, dan lain-lain.
Untuk mengetahui tentang transmisi data lebih lengkap, maka perlu
diketahui beberapa hal yang berhubungan dengan proses ini. Hal-hal tersebut
menyangkut :
media transmisi
kapasitas dan tipe channel transmisi
kode transmisi yang digunakan
mode transmisi
protokol
penanganan kesalahan transmiasi
Proses pengubahan informasi menjadi bentuk yang sesuai dengan media
transmisi disebut modulasi. Bila sinyal dimodulasi, maka ia akan dapat
menempuh jarak yang jauh. Proses kebalikannya disebut demodulasi.
Media transmisi dapat berupa :
sepasang kawat (twisted pair)
kabel coaxial
kabel serat optik
gelombang elektromagnet
dan lain-lain
Secara umum, media transmisi untuk gelombang elektromagnetik dibagi menjadi
dua yaitu media transmisi guided dan unguided. Pada media guided, gelombang
dipandu untuk menuju penerima dan merambat pada suatu media yang kasat
mata seperti kabel kawat tembaga, serat optik dan sebagainya. Sedangkan
media unguided berfungsi untuk mentransmisikan data tetapi tidak bertugas
sekaligus untuk memandu atau mengarahkan transmisi. Contoh media transmisi
unguided antara lain adalah udara, atmosfir, ruang angkasa.
Elemen 3 : Penerima DataPenerima adalah alat yang menerima data atau informasi, misalnya
pesawat telepon, terminal, dan lain-lain. Penerima mempunyai alat lain yang
disebut dengan receiver yang fungsinya untuk menerima sinyal dari sistem
transmisi dan menggabungkannya ke dalam bentuk tertentu yang dapat
ditangkap dan digunakan oleh penerima.
Jika digambarkan, maka tiga elemen komunikasi data tersebut dapat
dijabarkan dalam model komunikasi sebagai berikut.
Sistem Sumber Sistem penerima
InformasiInput m
(m)
DataInput g
g(t)
SinyalDikirim
s(t)
Sinyal Diterima
r(t)
DataOutput
g(t)
InformasiOutput
(m)Gambar 1.2. Salah satu model Komunikasi Data
Informasi input, berarti sesuatu yang akan diberikan oleh sumber data yang
merupakan bentuk asli dari data. Sedangkan data input merupakan sesuatu
yang diwakili oleh fakta, konsep atau intruksi yang berbentuk sesuai dengan cara
untuk berkomunikasi.
TERMINAL KOMUNIKASI DATAKomunikasi data membutuhkan suatu perangkat terminal data atau Data
Terminal Equipment yaitu perangkat yang dapat berfungsi untuk mengirim serta
menerima data dan informasi dari tempat lain. Menurut International
Telecommunications Union Telephony yang dimaksud terminal disini adalah
peralatan untuk terminal data seperti printer, disk drive, monitor, papan ketik,
plotter, scanner dan lain sebagainya.
Terminal-terminal tersebut dapat dikatagorikan menjadi dua kelompok
berdasarkan metode pengiriman data ke jalur transmisi sebagai berikut :
a. Terminal yang melakukan pengiriman data ke jalur transmisi dengan
dikendalikan oleh operator manusia. Terminal model ini seperti yang
terdapat pada beberapa terminal non sinkron tanpa buffer dan sangat
tergantung pada manusia sebagai operatornya. Terminal ini kurang efektif
untuk jalur-jalur komputer yang cukup jauh.
b. Terminal yang melakukan pengiriman data ke jalur transmisi melalui memori
buffer (penyangga) yang dimilikinya. Jenis terminal ini lebih mahal
dibanding dengan terminal yang pertama, tetapi memungkinkan terjadinya
berbagai line sharing techniques sehingga dapat mengurangi jumlah piranti
dan jalur yang mahal.
KENDALA-KENDALA KOMUNIKASI DATA
Sumber Transmitter Mediatransmisi
Receiver Penerima
DC Gren dalam bukunya Data Communication mencatat adanya tiga
kendala pokok komunikasi data yaitu waktu tanggap system, throughput dan
faktor pengguna atau manusia.
Waktu tanggap sistemWaktu tanggap sistem merupakan ukuran kecepatan sistem dalam
memberikan tanggapan atas input data yang dimasukan. Sebagai contoh adalah
pada sistem ATM (Automatic Teller Machine). Ketika pengguna mesin ini telah
memasukan kode-kode tertentu dan mengisi jenis transaksi yang akan
dilakukan, maka sudah pasti ia mengharapkan respon yang cepat dari mesin
sehingga tujuan transaksi seperti pengambilan dan sebagainya dapat segera
tercapai.
TroughputTroughput merupakan ukuran beban dari sistem, yaitu prosentase waktu
yang diberikan untuk pengiriman data dengan melewati media transmisi tertentu.
Agar tercapai system yang efektif, maka ukuran keluaran sistem harus setinggi
mungkin sehingga dapat memaksimalkan pemakaian jalur dan terminal yang
investasinya sangat mahal.
Faktor ManusiaManusia merupakan perancang, pembuat sekaligus pengguna sistem. Faktor
manusia merupakan faktor yang sangat dominan dan menentukan lancar atau
tidaknya sistem. Untuk itu, terminal-terminal harus dapat dioperasikan semudah
mungkin sehingga mengurangi faktor kesalahan manusia dan mempertinggi
kecepatan operasi.
IMPLEMENTASI KOMUNIKASI DATA
Komunikasi data yang berkembang sekarang ini, tak lepas dari pemakaian
pemakaian perangkat komputer dalam aplikasinya. Sehingga dapat dikatakan
bahwa komunikasi data merupakan komunikasi komputer, yang dapat terjadi
antara komputer dengan komputer lain yang didukung oleh beberapa peralatan.
Perusahaan penerbangan telah lama menerapkan sistem pemesanan tiket
(ticketing) jarak jauh sehingga dapat menjamin bahwa pembeli tiket akan
mendapatkan tempat duduk di pesawat. Biro-biro perjalananpun memanfaatkan
system pemesanan tiket untuk berbagai keperluan seperti pemesanan hotel,
restoran, tiket kapal, kereta api, bis dan sebagainya.
Automatic Teller Machine (ATM) sebagai mesin pembayaran otomatis,
sudah banyak diterapkan pada Bank-Bank modern. Pemilik kartu kreditpun tidak
perlu menunggu terlalu lama ketika pihak toko akan melakukan konfirmasi dan
otorisasi dari Bank untuk mencegah adanya pemalsuan dan lain sebagainya.
Sistem jaringan komputer global yang popular saat ini adalah internet.
Fasilitas-fasilitas yang dimilikinya cukup memanjakan pemakai dalam banyak
hal. Kemudian para ilmuan dapat mempergunakan internet sebagai media
komunikasi dengan rekan-rekan sejawatnya melalui sistem konferensi komputer.
Pihak amatir juga telah memanfaatkan jaringan komputer dengan
membentuk suatu jaringan lokal yang disebut dengan fidonet. Sistem ini
memanfaatkan sarana telepon atau radio tergantung aktifitas mereka di suatu
tempat.
Kemudian muncul sistem jaringan komunikasi GMS (Global Mobile System)
yang memanfaatkan satelit untuk berkomunikasi langsung di manapun pengguna
berada, seperti pada penggunaan telepon genggam. Yang telah diuji coba
adalah melengkapi mobil dengan system GPS. Pada mobil diletakan sebuah
komputer kecil yang membentuk jaringan komunikasi dengan setelit. Komputer
tersebut akan menampilkan peta jalan di sekitar mobil berada dan memberi
tanda posisi mobil tersebut.
BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI DATA
Berdasarkan bentuk-bentuk penerapannya, system komunikasi data dapat
berupa Off-line Communication System atau On-line Communication System.
Sistem Komunikasi Off-LineOff-line communication system adalah suatu sistem pengiriman data melalui
fasilitas telekomunikasi dari satu lokasi ke pusat pengolahan data, tetapi data
yang dikirim tidak langsung diproses oleh CPU (Central Processing Unit).
Gambar 1.3. Sistem Komunikasi data Off-line
Pada gambar diatas juga dapat disimpulkan jenis-jenis peralatan yang
diperlukan dalam offline communication system, yaitu terminal, modem, system
komputer dan jalur komunikasi.
TerminalTerminal adalah suatu I/O device yang digunakan untuk mengirim data dan
menerima data jarak jauh dengan menggunakan fasilitas komunikasi. Peralatan
terminal ini bermacam-macam, seperti magnetic tape unit, disk drive, paper
tape,dan lain-lain.
Jalur KomunikasiJalur komunikasi adalah fasilitas komunikasi yang sering digunakan, seperti
telepon, telegraf, telex, dan dapat juga dengan fasilitas lainnya.
ModemModem adalah singkatan dari Modulator / Demodulator. Suatu alat yang
mengalihkan data dari sistem kode digital ke dalam sistem kode analog dan
sebaliknya.
Sistem komputer
TERMINAL MODEM MODEM TERMINAL SISTEM KOMPUTER
Komputer merupakan perangkat utama untuk pemrosesan data yang akan
menerima input data dari setiap terminal dan menghasilkan output yang berupa
informasi yang diinginkan oleh pengguna sistem.
Sistem komunikasi ON-LineBerbeda dengan system komunikasi offline, pada system komunikasi on-
line ini data yang dikirim melalui terminal dapat langsung diolah oleh pusat
komputer, dalam hal ini CPU.
Online communication system dapat berbentuk :
Realtime system
Batch processing system
Timesharing system
Distributed data processing system
Realtime systemSistem Real Time merupakan suatu system pengolahan data yang
membutuhkan tingkat transaksi dengan kecepatan tinggi. American Airlines
merupakan perusahaan yang pertama kali mempelopori sistem ini. Pada system
Real Time, pengolahan data harus berpusat pada CPU yang relatif besar karena
sistem ini didukung dengan system operasi yang rumit dan system aplikasi yang
panjang dan kompleks.
Kemudian file induk atau master file dalam harus diupdate dan harus
tersedia setiap saat jika dipergunakan sehingga diperlukan sentralisasi dalam
pengorganisasian file agar system bisa lebih efektif dan efisien. Disamping itu,
mengingat file-file tersebut harus selalu siap sedia setiap saat jika dibutuhkan
dalam pengolahan data, maka file-file tersebut harus disimpan pada input output
device yang bisa diakses secara langsung.
Gambar 1.5. Real Time Sistem
Penggunaan sistem ini memerlukan suatu teknik dalam hal sistem disain,
dan pemograman. Hal ini disebabkan karena pada pusat komputer dibutuhkan
suatu bank data atau database yang siap untuk setiap kebutuhan. Biasanya
peralatan yang digunakan sebagai database adalah magnetic disk storage,
karena dapat mengolah secara direct access (akses langsung), dan perlu
diketahui bahwa pada sistem ini menggunakan kemampuan multiprogramming,
untuk melayani berbagai macam keperluan dalam satu waktu yang sama.
Batch Processing SystemBatch Processing System merupakan teknik pengolahan data dengan
menumpuk data terlebih dahulu dan diatur pengelompokan data tersebut dalam
kelompok-kelompok yang disebut batch. Jadi pada dasarnya, sistem ini akan
memproses suatu data setelah data itu terkumpul atau tertumpuk terlebih dahulu.
Sistem tumpuk ini merupakan sistem pengolahan data yang paling tua meskipun
juga paling populer dibanding dengan sistem yang lainnya.
TERMINAL CPU
MODEM
MODEMMODEM MODEM
TERMINAL TERMINAL TERMINAL
DISK
Gambar 1.5. Batch Processing Sistem
Dalam sistem Batch ini, setumpuk dokumen dikumpulkan dan dirubah ke
dalam file-file input yang bisa terbaca komputer baik berupa punch card ataupun
disk. Pendekatan system ini diterapkan untuk aplikasi yang memiliki jumlah data
besar sehingga diperlukan pemeriksaan pendahuluan yang cermat sebelum data
diolah. Model ini juga diterapkan dalam sistem informasi yang tidak memerlukan
akses secara langsung dari waktu ke waktu melainkan adalah tingkat periode.
Misalnya laporan yang dibutuhkan dalam periode mingguan, bulanan, triwulan,
dan sebagainya.
Time Sharing SystemPada tahun 1959 Christopher Starachy, salah seorang teknokrat dunia telah
memberikan ide mengenai pembagian waktu yang dilakukan oleh CPU. Baru
pada tahun 1961, pertama kali sistem yang benar-benar berbentuk time sharing
Tumpukan Data
Terminal Media
Penyimpanan
CPU
Laporan Laporan File Output
Tumpukan Data
Tumpukan Data
system dilakukan di MIT (Massachusetts Institute of Tecnology) dan diberi nama
CTSS (Compatible Time Sharing System) yang bisa melayani sebanyak 8
pemakai dengan menggunakan komputer IBM 7090.
Time sharing system adalah suatu teknik penggunaan online system oleh
beberapa pemakai secara bergantian menurut waktu yang diperlukan pemakai
(lihat gambar 1.6).
Gambar 1.6 Time Sharing Sistem
Salah satu penggunaan time sharing system ini dapat dilihat dalam
pemakaian suatu teller terminal pada suatu bank. Bilamana seorang nasabah
datang ke bank tersebut untuk menyimpan uang atau mengambil uang, maka
buku tabungannya ditempatkan pada terminal.
Distributed Data Processing SystemDistributed data processing (DDP) sistem merupakan bentuk yang sering
digunakan sekarang sebagai perkembangan dari time sharing system. DDP
sistem dapat didefinisikan sebagai suatu system komputer interaktif yang
terpencar secara geografis dan dihubungkan dengan jalur telekomunikasi dan
CPU DISK
TERMINAL TERMINAL TERMINAL
setiap komputer mampu memproses data secara mandiri dan mempunyai
kemampuan berhubungan dengan komputer lain dalam suatu system.
Gambar 1.7 DDP Sistem
Setiap lokasi menggunakan komputer yang lebih kecil dari komputer pusat
dan mempunyai simpanan luar sendiri serta dapat melakukan pengolahan data
sendiri.
KOMPUTERPUSAT
DISK
DISKKOMPUTER
KOMPUTER TERMINAL TERMINAL
KOMPUTER
TERMINAL
DISK