PanduanSistem Informasi Manajemen Organisasi Kemahasiswaan

BEM KBM STT-PLN

KABINET KOLABORASI 2018/2019

V.1.0.1

“Setiap orang selalu takut pada perubahan. Bukankah orang-orang merasa takut pada listrikketika listrik baru ditemukan?”- Bill Gates, CEO Microsoft

LatarBelakang

Seiring berkembangnya teknologi, Kebutuhan atas administrasi secara realtimemenjadi kebutuhan umum pada Organisasisaat ini.

Sismawa dihadirkan sebagai solusi daribeberapa permasalahan OrganisasiKemahasiswaan, dengan pendataan yang realtime, dan dapat digunakan oleh SeluruhOrmawa yang berada dibawah naungan BEM KBM STT-PLN

HalamanLogin

SISMAWA

Sismawa dapat diakses di URL :https://kbm.sttpln.ac.id/Sismawa/

HalamanUtama

SISMAWA

Daftar FiturPengelola Umum

• Peminjaman

• Ruangan

Ormawa / Kementerian dapat mengisi Formulir Online untuk melakukanpeminjaman ruangan secara Online sebelum mengisi Formulir Hard di Lantai 11

• Mobil

Ormawa / Kementerian dapat mengisi Formulir Online untuk melakukanpeminjaman Mobil secara Online sebelum mengisi Formulir Hard dari

Badan Inventaris BEM KBM STT-PLN

• Lapangan

Ormawa / Kementerian dapat mengisi Formulir Online untuk melakukanpeminjaman Lapangan secara Online sebelum mengisi Formulir Hard dariKementerian Olahraga BEM KBM STT-PLN

• Inventaris

Ormawa / Kementerian dapat mengisi Formulir Online untuk melakukanpeminjaman Inventaris secara Online sebelum mengisi Formulir Hard dariBadan Inventaris BEM KBM STT-PLN

Daftar FiturPengelola Sosial Media

• Website

• Berita

Ormawa / Kementerian dapat menerbitkan Beritanya ke Website KeluargaBesar Mahasiswa secara mandiri tanpa harus menghubungi Badan Media Kreatif

Daftar FiturPengelola Administras

• Kesekretariatan

• Proposal

Ormawa / Kementerian bisa mengupload Proposal Kegiatan secara Online untuk direvisi oleh Sekretaris dan Keuangan BEM sebelum dinaikkan keLantai 11

• Surat Menyurat

Ormawa / Kementerian bisa mendapatkan Nomor Surat secara otomatistanpa harus menghubungi pihak Sekretaris BEM untuk mendapatkanNomor Surat*

* : File surat harus sudah siap terlebih dahulu sebelum mendapatkan nomor surat

Pengelola Umum

Fitur Pengelola Umum pada Sismawa meliputi Akses :

• Peminjaman, untuk melakukan Peminjamanterhadap Ruangan, Mobil, Lapangan, dan InventarisKemahasiswaan KBM STT-PLN

Tampilan Peminjaman Mobil

Tampilan Peminjaman Mobil

AlurPeminjamanRuangan,Mobil, Lapangan, dan Inventaris di SISMAWA

Mengisi tujuanpeminjaman, Jenis Ruangan

/ Mobil / Lapangan / Inventaris, Nama Peminjam,

NIM Peminjam, E-Mail Peminjam

Memilih Tanggal MulaiPeminjaman dan Jam

Mulai Peminjaman

Memilih Tanggal dan Waktu Pengembalian

Menunggu KonfirmasiDiterima / Ditolak

Peminjaman pada E-Mail Peminjam

Apabila Peminjaman Mobil / Lapangan / Inventarisdisetujui, maka dapat

mengisi Formulir di Porta Camp BEM KBM STT-PLN

untuk di tandatangani

Apabila PeminjamanRuangan disetujui, maka

dapat mengisi Formulir di B-KMK untuk di

tandatangani

Pengambilan Kunci Mobil / Lapangan, atauInventaris wajib

menyertakan Formuliryang telah di tanda-

tangani

Mengisi tujuan peminjaman, Jenis Ruangan / Mobil / Lapangan/ Inventaris, Nama Peminjam, NIM Peminjam, E-Mail Peminjam

Memilih Tanggal Mulai Peminjaman dan Jam MulaiPeminjaman

Menunggu Konfirmasi Diterima / Ditolak Peminjamanpada E-Mail Peminjam

Pengguna dapat melihat status peminjaman di Daftar Peminjaman, sertaakan mendapatkan Notifikasi secara otomatis di E-Mail yang telah dicantumkan

Apabila peminjaman ditolak / disetujui

Pengelola Sosial Media

Fitur Pengelola Sosial Media pada Sismawa meliputiAkses :

• Website, berfungsi untuk menambahkan Kontenkegiatan ke Berita di Website Keluarga BesarMahasiswa STT-PLN

Tampilan Manajemen Berita Website

Tata CaraPenambahanBerita di SISMAWA

Isi Judul Berita yang inginditampilkan

Pilih kategori Berita sesuaiyang telah ditentukan

Administrator

Tuliskan redaksi beritapada kolom Isi Berita

Pilih gambar poster, sertagambar Poster Scroll dari

computer / hp anda, pastikan Resolusi poster

anda lebih dari 720p (720 x 720 Pixel)

Poster akan dimasukkanotomatis kedalam Frame Resmi BEM KBM STT-PLN

Cek kembali keseluruhanberita, dan gambar Poster

Apabila ingin langsungdipublikasikan, klik

Simpan

Apabila anda inginmenyimpan sebagai Draft, centang Simpan Sebagai

Draft dalam kolomPublikasi

Isi Judul Berita yang ingin ditampilkan

Pilih kategori Berita sesuai yang telah ditentukan Administrator

Tuliskan redaksi berita pada kolom Isi Berita

Pilih gambar poster, serta gambar Poster Scroll dari computer / hp anda, pastikan Resolusiposter anda lebih dari 720p (720 x 720 Pixel)

Poster akan dimasukkan otomatis kedalam Frame Resmi BEM KBM STT-PLN

Cek kembali keseluruhan berita sebelum mengirim, apabila ingin menyimpang sebagai Draft, klik ”Simpan Sebagai Draft”.

Pengelola Administrasi

Fitur Pengelola Administrasi pada Sismawa meliputiAkses :

• Kesekretariatan, terbagi atas :• Proposal, untuk melakukan Pengajuan Proposal secara

Online ke Badan Eksekutif Mahasiswa

• Surat Menyurat, untuk meminta Nomor Surat dari Badan Eksekutif Mahasiswa tanpa menghubungi Sekretaris BEM KBM STT-PLN

PROPOSAL

Tampilan Manajemen Proposal

Tata CaraPengajuanProposal di SISMAWA

Isi Nama kegiatan, Jeniskegiatan, Taraf Kegiatan,

Dana Kegiatan, dan Tanggal Pelaksanaan

Isi Nama, NIM, dan E-Mail Ketua Pelaksana

Unggah File Proposal dengan Format Microsoft

Word / PDF / Zip

Kirim Permintaan, dan menunggu untuk adanya

Revisi terhadap file proposal

Apabila ada Revisi dariBadan Kesekretariatan ataudari Badan Pemeriksa dan

Kebendaharaan, E-Mail Ketua Pelaksana akanotomatis dinotifikasi

Cek Pesan Revisi Proposal, Perbaiki, dan Upload File

Proposal yang Baru

Apabila Proposal sudahdisetujui oleh Keuangan dan Kesekretariatan BEM, makaSPh akan dikirimkan ke E-Mail Penanggung Jawab

Proposal di cetak dan dibawa ke Porta Camp BEM untuk diajukan ke

Kampus

Isi Nama kegiatan, Jenis kegiatan, Taraf Kegiatan, Dana Kegiatan, dan Tanggal Pelaksanaan

Isi Nama, NIM, dan E-Mail Ketua Pelaksana

Unggah File Proposal dengan Format Microsoft Word / PDF / Zip

Status Proposal dapat dilihat dengan mengakses Detail pada halamandaftar Proposal

E-Mail Ketua Pelaksana juga akan dinotifikasi apabila perkembangan Status dari Proposal anda

Contoh Notifikasi Status Proposal Direvisi,Anda bisa langsung melihat Revisi proposal

dengan mengklik Link yang disertakan pada E-Mail

Halaman Detail Proposal

Contoh Halaman Detail Proposal

Tata Cara Mengirim Revisi Proposal

Tata Cara Pengiriman Revisi Proposal

Contoh Revisi Proposal

Contoh Revisi Proposal

Seluruh Status Proposal dan Revisi sebelumnya tercatatdi halaman Detail Proposal

Contoh Proposal yang telah selesai direvisi

Apabila Proposal sudah disetujui oleh Keuangan dan Kesekretariatan BEM, maka SPh akan dikirimkan ke E-Mail Penanggung Jawab

Contoh E-Mail Proposal yang telah disetujui oleh BEM,Setelah langkah ini, Proposal dan SPh dapat dicetak dan dibawa ke Porta Camp

BEM KBM STT-PLN untuk diajukan ke Kampus

SURAT MENYURAT

Tampilan Manajemen Surat

Tata Cara PermintaanNomor Surat di SISMAWA

Mengisi Judul / Perihal Surat, Tipe Surat, Penerima Surat

Membuat File Surat denganbaik dan benar sesuai format

PKO BEM KBM STT-PLN, Nomor Surat pada File Surat diisi dengan %NO_SURAT%

Memilih File Surat

Kirim Permintaan, dan Nomor Surat akan langsungkeluar pada halaman Daftar

Surat

Mengisi Judul / Perihal Surat, Tipe Surat, Penerima Surat

Membuat File Surat dengan baik dan benar sesuai format PKO BEM KBM STT-PLN, Nomor Surat pada File Surat diisi dengan %NO_SURAT%

Memilih File Surat

Kirim Permintaan, dan Nomor Surat akan langsung keluar pada halaman Daftar Surat

Tampilan File Surat yang telah diberikan Nomor Surat

Terima Kasih

Hubungi kami melalui Line :

Badan Kesekretariatan : nurulramadhanti (Nurul)

Badan Inventaris : fefisdy_1809 (Fefi)

Badan Pemeriksa dan Kebendaharaan : (Adhycc.id) (Arrum)

Badan Media Kreatif : fahmyxfiles (Fahmi)

Badan Bisnis dan Kemitraan : cindydarac (Cindy)

Official Account Line : @bemkbmsttpln