Post on 16-Jan-2016
description
KOMPONEN MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM
Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah
Manajemen kantor 2
KELOMPOK 3
ANGGOTA :
Alvina Silvi R
Dadan Ramdan
Eva Siti N
Farid Rafsanjani Y
Lisa Savira G
Maya Amelia
Tri Utami
Wulan Ratna Sari
3 Administrasi Bisnis – B
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2014
Abstract
The development of more quickly technological be a boost for of all management
to perform the transformation in the organization. To improve the quality of the
organization been performed management information system. Management
Information System is associated with management functions including making
decisions to improve the effective management of organizations at different
levels.
Management information system, which is illustrated a system that was created to
carry out the processing of the data to be used by an organization. The core notion
of conventional management information systems course depends on the jobs
agenda such systematic recording, filing, communication between the managers of
the organization, presentation of information for decision-making, and other . SIM
is a method to produce timely information for management of the external
environment and operations information within the organization, with the aim to
support the decision making process and improve the planning and monitoring.
In drafting a management information system should pay attention to the
procedures and what becomes important for the effective assessment system
implemented because it is very influential on the course of the user satisfaction
and effectiveness of a system used by an organization.
Keywords: Management Information Systems
Latar belakang
Mempersoalkan sistem sebenarnya
bukan membahas hal yang baru. Di
dunia ini tidak ada yang sama sekali
baru. Apabila ada sesuatu yang baru
sebenarnya ia sudah lama ada.
Dinilai baru karena baru ditemukan
dan baru diungkapkan serta baru
diketahui oleh banyak orang. Secara
sederhana, suatu sistem dapat
diartikan sebagai suatu kumpulan
atau himpunan dari unsur,
komponen, atau variabel yang
terorganisir, saling berinteraksi,
saling tergantung satu sama lain.
Istilah sistem sekarang ini
banyak dipakai banyak orang,
berbicara mengenai sistem
perbankan, sistem akuntansi, sistem
inventori, sistem pemasaran dan
masih banyak lagi. Model dasar dari
bentuk sistem ini adalah adanya
masukan, pengolahan, dan keluaran.
Akan tetapi, sistem ini dapat
dikembangkan hingga menyertakan
media penyimpanan. Sistem dapat
terbuka dan tertutup, akan tetapi
sistem informasi biasanya adalah
sistem terbuka, artinya sistem
tersebut dapat menerima beberapa
masukan dari lingkungan luarnya.
Pada umumnya, apabila
orang membicarakan sistem
informasi manajemen, yang
tergambar adalah suatu sistem yang
dicipatakan untuk melaksanakan
pengolahana data yang akan
dimanfaatkan oleh suatu organisasi.
Inti pengertian sistem informasi
manajemen konvensional tentu saja
tergantung dalam pekerjaan-
pekerjaan sistematis seperti
pencatatan agenda, kearsipan,
komunikasi diantara manajer-
manajer organisasi, penyajian
informasi untuk pengambilan
keputusan, dan lain sebagaimya.
Akan tetapi tersedianya teknologi
pengolahan data dengan komputer
yang relative murah sekarang dan
dimasa depan penggunaan komputer
untuk menunjang sistem informasi
manajemen tidak dapat dihindari
lagi.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Drs. Soetedjo Moeljodiharjo dalam
bukunya “Management Information
System”
mendefinsikan SIM sebagai berikut :
“SIM “ adalah suatu metode untuk
menghasilkan informasi yang tepat
waktu bagi manajemen tentang
lingkungan luar informasi dan
kegiatan operasi di dalam organisasi,
dengan tujuan untuk menunjang
proses pengambilan keputusan serta
memperbaiki proses perencanaan dan
pengawasan.
SIM harus terus menerus
dipelihara dan dijaga untuk
menjamin sistem tersebut dapat
menyediakan informasi yang penting
bagi pemakainya atau user itu
sendiri. Gagasan sebuah sistem
informasi untuk mendukung
manajemen dan pengambilan
keputusan telah ada sebelum
dipakainya komputer, yang
memperluas kemampuan organisasi
untuk menerapkan sistem semacam
itu. Perluasan kemampuan tersebut
sedemikian mencolok sehingga SIM
menjadi sesuatu yang baru. Banyak
gagasan yang mereupakan bagian
SIM, yang berkembang dan
berevolusi dari bagian ilmu
pengetahuan lain.
Komponen Fisik SIM
Komponen Sistem Catatan
Perangkat Keras Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas
komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran, unit
penyimpanan file, dan lain sebagainya), peralatan
penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.
Perangkat Lunak Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama:
1. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem
pengoperasian dan sistem manajemen data yang
memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
2. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model
analisis dan keputusan
3. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program
yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
Database File yang berisi program dan data dibuktikan dengan
adanya media penyimpanan sedara fisik seperti diskette,
hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga
meliputi keluaran tercetak dan catatan lain di atas kertas,
mikro film, dan lain sebagainya.
Prosedur Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur
disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan
instruksi. Ada 3 (tiga) jenis prosedur yang dibuthkan,
yaitu:
1. Instruksi untuk pemakai
2. Instruksi untuk penyapan masukan
3. Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat
computer
Personil Operator komputer, analis sistem, programmer, personil
data entry, dan manajer sistem informasi/EDP
BAGAIMANA WEB MENGUBAH SEGALANYA
Ketika World Wide Web
memulai debutnya, ia mengubah
proses bisnis dan operasi. Sebelum
ke Web, peran tradisional dari
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
profesional adalah untuk
mengumpulkan, menyimpan data
dan output data untuk konsumsi
internal. Peran tradisional dari IP
yang bekerja di pusat informasi (IC)
adalah untuk mengidentifikasi,
mengumpulkan, mengatur,
mensintesis, kembali paket dan
mendistribusikan informasi untuk
konsumsi internal dan eksternal.
Kedua peran jarang tumpang tindih
dalam misi atau tanggung jawab.
Umumnya, departemen tidak
memiliki antarmuka pusat untuk
mengakses data dan informasi tetapi
data yang ada terpisah tanpa
kemampuan pencarian perusahaan.
Web memungkinkan penggabungan
manajemen bisnis dan manajemen
informasi sehingga mengintegrasikan
sistem dan menyediakan pengguna
akhir dengan akses mudah ke
informasi pribadi dan bersama.
Misi tradisional departemen
MIS adalah berorientasi untuk
mendukung usaha bisnis teknologi.
Sebuah misi MIS umumnya
meliputi:
Mendukung tujuan organisasi
Mengumpulkan dan
menyimpan data yang
terstruktur
Membangun dan memelihara
sistem yang handal dan aman
Memberikan laporan data
untuk pelanggan internal
untuk mendukung kebutuhan
pengambilan keputusan
Memberikan akses selektif
terhadap informasi (mudah
diantisipasi, laporan yang
terdefinisi dengan baik)
Umumnya departemen MIS
yang bertanggung jawab untuk
mengumpulkan dan menyimpan data
yang terstruktur yang digunakan
dalam proses bisnis. Beberapa fungsi
MIS termasuk perencanaan sistem
data, desain, dan keamanan; dan
manajemen infrastruktur teknologi
informasi. Jenis-jenis proses bisnis
yang didukung mungkin termasuk
yang berikut: inventory control,
keuangan, produksi, dan pemasaran.
Kebutuhan Pelaporan cenderung
mudah dan tidak berubah.
Sebelum pertengahan 1990-an, IC
tradisional berfokus pada sumber
daya informasi dan layanan untuk
mendukung pengguna akhir. Produk
akhir ini ditujukan untuk konsumen
individu daripada proses bisnis. The
IC misi mencerminkan tujuan
strategis organisasi dan tujuan dan
umumnya meliputi:
Menyediakan sumber daya
informasi dan layanan untuk
memenuhi tuntutan dan
kebutuhan stakeholders
Pembelian, memperoleh, dan
menyediakan akses ke bahan-
bahan dan sumber daya
stakeholder Mendidik, sesuai
kebutuhan, pada penggunaan
yang tepat dari bahan dan
sistem informasi
Mengumpulkan,
melestarikan, menyimpan,
dan katalogisasi bahan
Bekerja sama dengan
departemen Teknologi
Informasi, untuk
menyediakan layanan
database
Biasanya IC bertanggung
jawab untuk mengumpulkan dan
menyimpan informasi baik
terstruktur dan tidak terstruktur
untuk mendukung pengambilan
keputusan dan akuisisi pengetahuan.
Kebutuhan Pelaporan yang
disesuaikan dengan spesifikasi
pengguna akhir pada permintaan.
Beberapa fungsi IC khas termasuk
mengembangkan koleksi khusus
sumber daya (baik fisik dan digital),
menyediakan layanan referensi
manual dan on-line, dan
mengembangkan produk informasi
seperti panduan sumber daya,
direktori, praktik manual terbaik,
mencerna penelitian, layanan analisis
informasi, dan informasi layanan
peringatan.
Pergeseran paradigma
Sama seperti komputer
pribadi merevolusi cara kita hidup
dan, yang lebih penting, cara kita
melakukan bisnis, hal yang sama
dapat dikatakan dari Web. Sebagai
hypertext transfer protocol muncul,
aplikasi browser yang diciptakan.
Melalui Web browser, pengguna
akhir bisa melihat data yang
disimpan dalam berbagai aplikasi
proprietary tanpa aplikasi tersebut
pada komputer mereka. Untuk
pertama kalinya, pengguna akhir
memiliki akses mudah ke pusat
bisnis real-time dan informasi global
dalam berbagai format. Sebaliknya,
organisasi memiliki akses belum
pernah terjadi sebelumnya ke
pengguna akhir yang dapat
membantu mereka membuat dan
mengelola informasi.
Aplikasi Web menyediakan
kemampuan untuk mengakses,
memperoleh, membuat, merevisi,
mengambil, dan mengirimkan data
secara real time melalui Web
browser dan kapan saja dari mana
saja. Web tersedia alat yang lebih
kuat untuk akses informasi dan
akuisisi, pencarian, manajemen, dan
pengiriman. Hal ini juga
menyediakan akses ke informasi
meresap dalam berbagai format
sebelumnya tidak dapat diakses di
lebih tradisional sistem (Dialog,
LexisNexis) on-line. Melalui mesin
pencari Web, pengguna akhir bisa
menambang sumber produktif yang
berada di ribuan komputer di seluruh
dunia menggunakan salah satu
permintaan sederhana.
Akses universal ke Web dan
aplikasi (e-mail, browser, mesin
pencari, penerbitan Web, manajemen
konten, dll) memberikan organisasi
kemampuan untuk menciptakan
sistem manajemen bisnis yang dapat
mengintegrasikan informasi
sebelumnya terisolasi dan proses.
Kasus informasi dan proses dapat
dikaitkan secara transparan.
Dunia baru berani
mengalihkan fokus profesional MIS
dari koleksi dan pemeliharaan data
dalam aplikasi proprietary dan sistem
untuk pengguna akhir dan kebutuhan
informasi mereka. Untuk IP,
perubahan yang dibawa penghapusan
hambatan teknis, yang
memungkinkan IP untuk membawa
manajemen informasi dan pengguna
akhir orientasi mereka yang kuat
untuk pengumpulan data dan proses
distribusi di tingkat yang lebih
mendasar. Peran IP bergeser dari
navigasi kamar orang lain dibangun
untuk membantu merancang rencana
lantai yang lebih baik mendukung
tujuan akhir dan tujuan dari penduduk (end-user).
Sebuah Komponen Sistem Informasi Manajemen: Portal
Sebuah portal adalah situs
Web yang menyediakan antarmuka
yang seragam dengan kemampuan
untuk menggunakan username aman
atau password untuk mengakses
konten disesuaikan berdasarkan
kepentingan pengguna akhir yang
spesifik dan kebutuhan. Sebuah
sistem manajemen bisnis
menggabungkan dan
mengintegrasikan semua komponen
yang dibutuhkan oleh sebuah
organisasi untuk menyelesaikan
tugas-tugas penting dan bertemu dan
mencapai tujuan usahanya.
Komponen mungkin termasuk
keuangan, perencanaan, pelaporan,
layanan pelanggan, pemasaran, dan
manajemen sumber daya. Sebuah
portal manajemen bisnis terintegrasi
sistem bisnis dengan sistem
informasi-komunikasi seperti
pengumuman, direktori, dan
kalender.
Portal ini menyediakan
ratusan pengguna antarmuka tunggal
untuk mengakses apa yang
sebelumnya 12 sistem yang berbeda
dalam beberapa kasus terkait,
sehingga menghilangkan redundansi
dalam pengumpulan informasi dan
manajemen. Portal ini juga
menyediakan pengguna alat pribadi
yaitu, kalender, tugas. Yang paling
penting, portal menyediakan sistem
bersama yang memberikan pengguna
akhir akses real-time ke informasi
mereka sendiri dan pemangku
kepentingan lainnya 'kontak, tujuan,
kegiatan, bahan, evaluasi, dan acara.
Berikut ini adalah daftar
keuntungan utama dalam mengelola
inisiatif seluruh negara bagian
dengan portal manajemen bisnis
berbasis Web:
Memungkinkan untuk
pengumpulan informasi
seragam.
Meningkatkan metodologi
pengumpulan data standar.
Memungkinkan mudah entri
data dan pengembangan
rencana.
Memfasilitasi umpan balik
tepat waktu dan persetujuan.
Meningkatkan koordinasi,
kolaborasi, dan akuntabilitas.
Menggabungkan berbagai
bentuk ke dalam satu sistem
online.
garis Streaming dan trek
rencana / pelaporan proses
persetujuan.
Menghasilkan laporan yang
dapat digunakan data
individual dan agregat.
Mengidentifikasi pelatihan
kontraktor kebutuhan.
Meningkatkan kemampuan
untuk menganalisis
efektivitas program.
Desain dan Pengembangan Inti Proses
Merancang dan
mengembangkan sistem manajemen
bisnis yang sukses membutuhkan
sebuah tim yang terdiri dari individu-
individu dengan keahlian materi
pelajaran, pengguna akhir, dan
manajemen informasi dan ahli
teknologi. Terlalu sering sistem tidak
berhasil karena, dalam tahap desain
dan pengembangan, pengguna akhir
adalah anggota tim sekunder atau ada
fokus berat pada proses bisnis di
manfaat dari pengguna akhir.
"Bahkan sistem informasi yang
dirancang terbaik tidak digunakan
jika mereka tidak selaras dengan
motivasi sistem pengguna dan
komitmen." (Malhotra dan Galletta
2004).
Desain dan pengembangan
sistem manajemen bisnis secara
umum meliputi proses inti berikut:
penemuan informasi dan analisis,
desain, tata letak kreatif, prototipe,
pengembangan, jaminan kualitas,
beta-testing, revisi, implementasi,
pelatihan, dan evaluasi.
WBMIS (Web-based
Management Information System)
sangat berkaitan dengan fungsi
managjemen termasuk membuat
keputusan dalam meningkatkan
manajemen yang efektif bagi
organisasi di level yang berbeda.
Menurut Bayo-Moriones dan Lera-
Lepez, 2007; De Toni and
Zanutton,2006 dalam kamal dan
ahmad: 2014 p. 723 journal of
applied sciences 14 (8): 723-737,
201 bahwa penggunaan WBMIS
mempunyai banyak keuntungan
misalnya sebagai peningkatan
kinerja, peningkatan kualitas
pelayanan, pengurangan biaya dan
lainnya. Bagaimanapun posisi dari
WBMIS di organisasi internaasiolah
seperti UNRWA memiliki pengruh
yang signifikan pada tingkat
produktivitas, efektifitas yang
semakin baik sebagai citra mereka (
Alhendawi dan Baharudin, 2003,
grichoya, 2005, Paningyrakis and
chatzipenagiotou,2006 dalam Kemal
dan ahmad 2014 p. 723)
Meskipun organisasi
mengeluarkan biaya yang banyak
untuk IT, organisasi dapat
mengadopsi web based mis akan
memberikan manfaat bagi internet
based sistem dengan fungsi
organisasi,ini akan berpengaruh
terhadap efektifitas organisasi dan
kinerja karyawan dalam konteksnya
kinerja adalah sebagai salah satu
pertimbangan strategi objektif untuk
organisasi, itu sangat penting untuk
menetapkan pengaruh dari WBMIS
terhadap kinerja karyawan.(love abd
irani,2004;wang et al,2007 dalam
Kemal dan ahmad,2014 p. 723)
Faktor yang perlu diperhatikan
dalam penilain keefektifan sistem
yang dipakai antara lain :
Efektivitas
konsep efektivitas WBMIS
didefinisikan sebagai sejauh mana
WBMIS berkontribusi pada
organisasi di tingkat individu
terhadap kinerja karyawan
pengembangan termasuk tugas dan
kinerja antarpribadi
Kualitas informasi
Kualitas informasi didefinisikan
sebagai salah satu faktor yang paling
umum dari efektivitas digunakan
untuk menilai efektivitas WBMIS
melalui fokus pada karakteristik
output informasi
sistem mutu
kualitas sistem didefinisikan sebagai
faktor terkenal efektivitas digunakan
untuk menilai efektivitas WBMIS
melalui fokus pada sifat sistem
kelistrikan.
interaksi kualitas desain : desain
interaksi adalah didefinisikan sebagai
sejauh mana WBMIS
memungkinkan karyawan organisasi
untuk sejauh mana WBMIS
memungkinkan karyawan organisasi
untuk terlibat dalam pertukaran
online dengan orang lain melalui
fasilitas dan peralatan komunikasi
yang tersedia desain antarmuka
pengguna ini.
kualitas layanan: kualitas pelayanan
didefinisikan sebagai faktor kualitas
terkenal yang berkaitan dengan
dukungan memberikan oleh dari
personel pendukung IT dan IS
departemen dengan pengguna sistem
pengguna kepuasan :pengguna
kepuasan didefinisikan sebagai hasil
evaluasi pengguna kognitif dan
respon afektif terhadap WBMIS, di
mana beberapa standar perbandingan
dibandingkan dengan kinerja yang
dirasakan aktual
Sebelum dilakukan analisis
Faktor Kualitas Kepuasan pengguna Efektivitas WBMIS
Qualitas
informasi
Qualitas sistem Kinerja tugas
Kinerja
kontektual
Internal
keseluruhan
Qualitas layanan
Interaction
design quality
Setelah analisis
Komponen sistem manajemen lainnya adalah Prosedur
Carl Heyel, "Prosedur adalah
langkah serangkaian oflogical
dimana semua berulang tindakan
bisnis dimulai, dilakukan, dikontrol
dan diselesaikan. Prosedur
menetapkan apa dibutuhkan
tindakan, yang diperlukan untuk
bertindak, dan ketika tindakan adalah
untuk mengambil tempat esensinya
adalah meletakkan urutan kronologis
dan implementasinya diterjemahkan
ke dalam hasil atau tindakan. "
Kontribusi prosedur untuk efektivitas
manajemen adalah sebagai di bawah:
1. Prosedur memberikan urutan
tindakan: Untuk melakukan
aktivitas apapun. setiap
karyawan adalah
diinstruksikan untuk
mengikuti jalur tertentu, Ini
meminimalkan keterlambatan
dan kesalahan dalam
kelancaran arus kerja.
2. irit penggunaan sumber daya.
Hal ini dimungkinkan karena
peningkatan efisiensi
danpenghapusan gerakan
boros, dan penundaan.
3. Memfasilitasi koordinasi.
Sistem yang baik
menyediakan koordinasi
prosedur yang berbeda
diperlukan untuk melakukan
pekerjaan. Mereka juga dapat
berfungsi sebagai dasar untuk
mencapai koordinasi antara
bagian yang berbeda dari
organisasi.
4. Ini berfungsi sebagai dasar
pengendalian. Ini
memberikan mekanisasi
untuk perbandingan aktual
kinerja dengan standar dan
dengan demikian
memfasilitasi koreksi
penyimpangan.
Qualitas komuniasi
Qualitas sistem
Qualitas layanan
User interface
quality
Qualitas informasi
Contextual
performance
Task performance
Kepuasan pengguna
5. sistem pelatihan dapat
digunakan untuk melatih
karyawan baru. Karyawan
dapat dibuat untuk
memahami rincian pekerjaan
mereka dengan mudah, jika
mereka mengetahui sistem
dan hubungan pekerjaan
mereka untuk berbagai
sistem.
6. Memastikan kelancaran
operasional. Tujuan utama
dari prosedur kantor untuk
melakukan operasi kantor
secara efektif dan ekonomis.
Hal ini dicapai dengan
menyederhanakan prosedur,
menghilangkan bentuk bisnis
yang tidak perlu dan catatan,
menghindari duplikasi
kegiatan, dan mekanisasi
rutinitas siapa pun mungkin
untuk mencapai ekonomi dan
efisiensi.
Guidellines untuk pembentukan prosedur
Seseorang yang bertanggung jawab
atas penyusunan prosedur harus
mematuhi pedoman sebagai berikut :
1. Tujuan pekerjaan harus
ditentukan, karena
pengetahuan tentang tujuan
diperlukan untuk prosedur
perumusan
2. setiap langkah dalam
prosedur yang akan
dirumuskan harus hati-hati
dianalisis untuk
membenarkan tujuannya.
3. Setiap langkah dalam
prosedur harus terlebih
dahulu pekerjaan dan tidak
boleh ada keterlambatan saat
melakukan pekerjaan
4. harus menghindari duplikasi
pekerjaan
5. Seharusnya kertas kerja
minimal
6. ini akan membantu dalam
mengurangi waktu kerja
Pengguna software yang baik yang tersedia diseluruh jaringan
Paling mudah dan paling
sederhana penggunaan software di
Departemen Perekonomian
California Selatan adalah E-mail.
Pesan dapat diterima oleh satu
penerima atau dalam sebuah
kelompok dalam waktu yang sangat
singkat. Penggunaan email sangat
mudah dan luas, dapat menjangkau
seluruh dunia yang jaraknya
berjauhan dan terdapat perbedaan
waktu.
Fitur lain yang digunakan adalah
pesan telpon (sms), yang secara
umum telah digunakan oleh berbagai
kalangan, khususnya pengembang
ekonomi.
Menggunakan Jaringan untuk
menyajikan data
Biasanya, sebelum atau setelah tiba
di negara bagian, prospek menerima
paket disesuaikan, diisi dengan
informasi yang dihasilkan oleh staf
penelitian kami. dalam menyusun
proposal ini staf memanfaatkan
berbagai alat komputer yang tersedia,
seperti
Pencarian database online,
menggunakan program
semacam Dialog, sejarah,
kebutuhan perusahaan, dll
bangunan dan situs database
yang dapat menentukan situs
terbaik untuk memenuhi
kriteria yang diberikan oleh
perusahaan
Peta GIS yang menunjukkan
lokasi situs, bentuk, dekat
dengan industri dan tersedia
infrastruktur
Profil pekerja yang dibuat
dengan menggabungkan
proses spreadsheets dan
output dari word processing
Bagan dan chart yang
menggambarkan keadan
secara textual dan visual
Profil komunitas yang rutin
meng-update informasi lebih
dari 100 komunitas
Hubungan Managemen
Information System dengan
kondisi di Indonesia
Indonesia saat ini mengikuti proses
perkembangan teknologi, setiap
proses teknologi pasti diterapkan
disetiap organisasi, baik di organisasi
kecil maupun organisasi besar
semuanya minimal sudah memiliki
computer sebagai pengolah data,
semua proses tidak lagi diolah
dengan menggunakan kertas dan
pensil, semua sistem informasi yang
digunakan telah menggunakan sistem
yang baik dengan menggunakan
computer, internet, dan semuanya
telah menmpunyai prosedur yang
sesuai. Berikut contoh kasus
melaksanakan Manajemen
Information System Kabupaten
Sragen merupakan salah satu
kabupaten yang terdepan dalam
inovasi pemanfaatan TIK. Seluruh
organisasi pemerintah sudah berbasis
TIK. Pemerintah Sragen, merasakan
bahwa untuk dapat mewujudkan
birokrasi yang efisien dan efektif,
maka diperlukan inovasi melalui
implementasi TIK ke dalam birokrasi
dan membangun sistem kerja yang
berbasis dunia maya. Di kabupaten
tersebut dikenal istilah Surat Maya
(Surya) adalah surat elektronik yang
disampaikan via website sehingga
tidak ada lagi kurir atau caraka yang
melakukan tugas-tugas mengantar
surat. Setiap pagi seluruh pegawai
harus menyempatkan dirinya untuk
membuka internet, melihat apakah
ada surat dinas yang ditujukan
kepada dirinya atau organisasinya.
Inovasi ini sesungguhnya sudah lama
berjalan, Metode ini cukup signifikan
menghemat waktu dan biaya
pemohon sehingga tidak merasa
diberatkan. Contoh kasus di atas
adalah bukti nyata manfaat yang
telah dirasakan oleh masyarakat
Kabupaten Sragen. Berdasarkan hasil
penelitian menunjukkan bahwa
Kantor Pengelola Data Elektronik
berperan aktif untuk melakukan
inovasi TIK, apalagi Bupati Sragen
sangat mendukung penerapan TIK di
pemerintahan. Tidak dapat
dipungkiri bahwa masalah
keterbatasan anggaran sangat
berpengaruh dalam peremajaan TIK
sebagaimana dikemukakan oleh
Husein dan Wibowo (2002:316)
bahwa faktor kegagalan TIK adalah
masalah biaya. Untuk
mengembangkan TIK membutuhkan
biaya yang besar sehingga tidak
dapat dipertimbangkan semata-mata
dari nilai bisnis. Namun, yang terjadi
pada Kabupaten Sragen, anggaran
pengembangan TIK dalam Rencana
Kerja Pemerintah mendapat proporsi
yang besar. Manfaat yang diperoleh
dari TIK tersebut dituangkan dalam
laporan pertanggung jawaban Bupati
kepada Dewan. Hal ini perlu
dilakukan mengingat belanja
pengembangan TIK harus bisa juga
mempertimbangkan belanja sector
lainnya yang juga penting.
Pengukuran manfaat perlu dilakukan
untuk pengambilan keputusan oleh
pimpinan. Rencana harus bisa sesuai
dengan realisasi kegiatan. Hal ini
disebut dengan pengukuran
perencanaan kinerja dan evaluasi
kinerja. Kedua hal ini merupakan
sebuah siklus yang terus terjadi.
Kesimpulan
SIM adalah suatu metode untuk
menghasilkan informasi yang tepat
waktu bagi manajemen tentang
lingkungan luar informasi dan
kegiatan operasi di dalam organisasi,
dengan tujuan untuk menunjang
proses pengambilan keputusan serta
memperbaiki proses perencanaan dan
pengawasan.
Komponen fisik SIM, yaitu:
1. Perangkat keras
2. Perangkat lunak
3. Database
4. Prosedur
5. Personil
MIS berorientasi untuk
mendukung usaha bisnis teknologi.
Sebuah misi MIS umumnya
meliputi:
Mendukung tujuan organisasi
Mengumpulkan dan
menyimpan data yang
terstruktur
Membangun dan memelihara
sistem yang handal dan aman
Memberikan laporan data
untuk pelanggan internal
untuk mendukung kebutuhan
pengambilan keputusan
Memberikan akses selektif
terhadap informasi (mudah
diantisipasi, laporan yang
terdefinisi dengan baik)
Dalam penyusunan prosedur untuk
Sistem Informasi harus mematuhi
pedoman sebagai berikut :
1. Tujuan pekerjaan harus
ditentukan, karena
pengetahuan tentang tujuan
diperlukan untuk prosedur
perumusan
2. setiap langkah dalam
prosedur yang akan
dirumuskan harus hati-hati
dianalisis untuk
membenarkan tujuannya.
3. Setiap langkah dalam
prosedur harus terlebih
dahulu pekerjaan dan tidak
boleh ada keterlambatan saat
melakukan pekerjaan
4. harus menghindari duplikasi
pekerjaan
5. Seharusnya kertas kerja
minimal
6. ini akan membantu dalam
mengurangi waktu kerja
Adapun kontribusi prosedur untuk
efektivitas manajemen adalah
sebagai di bawah:
1. Prosedur memberikan urutan
tindakan: Untuk melakukan
aktivitas apapun. setiap
karyawan adalah
diinstruksikan untuk
mengikuti jalur tertentu, Ini
meminimalkan keterlambatan
dan kesalahan dalam
kelancaran arus kerja.
2. irit penggunaan sumber daya.
Hal ini dimungkinkan karena
peningkatan efisiensi
danpenghapusan gerakan
boros, dan penundaan.
3. Memfasilitasi koordinasi.
Sistem yang baik
menyediakan koordinasi
prosedur yang berbeda
diperlukan untuk melakukan
pekerjaan. Mereka juga dapat
berfungsi sebagai dasar untuk
mencapai koordinasi antara
bagian yang berbeda dari
organisasi.
4. Ini berfungsi sebagai dasar
pengendalian. Ini
memberikan mekanisasi
untuk perbandingan aktual
kinerja dengan standar dan
dengan demikian
memfasilitasi koreksi
penyimpangan.
5. sistem pelatihan dapat
digunakan untuk melatih
karyawan baru. Karyawan
dapat dibuat untuk
memahami rincian pekerjaan
mereka dengan mudah, jika
mereka mengetahui sistem
dan hubungan pekerjaan
mereka untuk berbagai
sistem.
6. Memastikan kelancaran
operasional. Tujuan utama
dari prosedur kantor untuk
melakukan operasi kantor
secara efektif dan ekonomis.
Hal ini dicapai dengan
menyederhanakan prosedur,
menghilangkan bentuk bisnis
yang tidak perlu dan catatan,
menghindari duplikasi
kegiatan, dan mekanisasi
rutinitas siapa pun mungkin
untuk mencapai ekonomi dan
efisiensi.
Faktor yang menjadi penilainan bagi
sistem informasi manajemen:
1. Efektivitas
2. Kualitas informasi
3. Sistem mutu
4. Interaksi kualitas desain
5. Kualitas layanan
6. Kepuasan pengguna
Keuntungan yang diperoleh
ketika menerapkan Sistem Informasi
Manajemen
Memungkinkan untuk
pengumpulan informasi
seragam.
Meningkatkan metodologi
pengumpulan data standar.
Memungkinkan mudah entri
data dan pengembangan
rencana.
Memfasilitasi umpan balik
tepat waktu dan persetujuan.
Meningkatkan koordinasi,
kolaborasi, dan akuntabilitas.
Menggabungkan berbagai
bentuk ke dalam satu sistem
online.
garis Streaming dan trek
rencana / pelaporan proses
persetujuan.
Menghasilkan laporan yang
dapat digunakan data
individual dan agregat.
Mengidentifikasi pelatihan
kontraktor kebutuhan.
Meningkatkan kemampuan
untuk menganalisis
efektivitas program.
Daftar pustaka
Alhendawi Kamal M.H. and
Baharudin Ahmad
Suhaimi.2014.Influence Quality
Factors on the Effectiveness of Web-
based Management Information
System: Scale Development and
Model Validation in Journal of
Applied Sciences 14 (8): 723-737.
Augustyniak, et ll.2005.The
Information Professional’s Role in
Creating Business Management
Systems Information Outlook;Sep
2005;9.pg.12.
Barron, Derek, Fleming,
Mark.2010.How Wireless
Technology can Work for Service
Users Nursing Management; May
2010;17,2;pg.18.
Sumathy V., dkk.2011.Office
Management.Chennai:Tamilnadu
Textbook Corporation.