PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 1

LAYANANBERBASISWEB“E-SERVICE”UNIVERSITASNEGERIYOGYAKARTA

Definisi:

E-ServicemerupakanlayananberbasiswebyangdikembangkanolehUniversitasNegeriYogyakarta untuk memberikan kemudahan dan kecepatan layanan kepada parapenggunabaikmahasiswa,dosen,pengelolamaupunpimpinan.

Tujuan:

- Mengurangi tatap muka langsung antara pengguna layanan denganpengelola;

- Memberikan kemudahan bagi pengguna layanan untuk memeriksa statuslayananyangdiajukan(sudahselesai/belum);

- Pengelola/Pimpinandapatmengetahuilaporandanstatistiklayanandenganmudahsebagaibahanuntukmembuatkeputusan/kebijakan

Alur/Konsep:

E-Layanan

Mahasiswa

- Memilih Jenis Layanan- Mengisi dan melengkapi Form

Pengelola Layanan

- Menerima notifikasi permohonan layanan - Memproses permohonan layanan

- Menutup status layanan menjadi selesai

- Menerima pemberitahuan layanan telah selesai- Dokumen

Pimpinan

Memilih jenis laporan/statistik Layanan

Laporan/Statistik

Dosen

Mengisi dan melengkapi surat tugas

- Menerima pemberitahuan layanan telah selesai- Dokumen

PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 2

KelompokPenggunadanJenisLayanan:

a. Mahasiswa:- Suratizinobservasi,penelitian,PKL/Magang,UjiInstrumen,Survey,Cuti,

danPraktekIndustri- PengurusanSKPembimbingdanPenguji- SuratKeteranganAktifKuliah(sedangdikembangkan)- SuratKeteranganLulus/TinggalYudisium(sedangdikembangkan)- SuratKeteranganBebasTeori(sedangdikembangkan)

b. Dosen- SuratTugas- SuratIjinTugasBelajar/IjinBelajar(sedangdikembangkan)

c. PengeloladitingkatJurusan/Fakultas/Universitas- Menindaklanjuti permohonan layanan yang diajukan oleh

mahasiswa/dosensesuaikewenangannya.d. Pimpinan- LaporandanStatistikLayanan

CaraAksesE-Service:

a. MahasiswadanDosen- URL:http://eservice.uny.ac.id- Logindenganakunsiakad,ataudenganSSO(akunemailUNY)

b. PengeloladanPimpinan

- URL:http://admin.eservice.uny.ac.id- Logindenganakunsiakad,ataudenganSSO(akunemailUNY)

PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 3

PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 4

PANDUANPENGGUNAAN

UNTUKMAHASISWADANPENGELOLA

A. DASHBOARD/HALAMANUTAMA

B. PANDUANLAYANANPENGAJUANIZINUNTUKMAHASISWA

LayananPengajuanIjinuntukmahasiswaterdiridari:

Secara umum, langkah untuk mengajukan permohonan izin observasi, penelitian,PKL/Magang, Uji Instrumen, Survey, Cuti, dan Praktek Industri hampir sama.

Logout

ProfilPengguna

DaftarMenu

KeteranganStatusLayanan

StatusLayananyangsedang/pernahdiajukan

Shortcut/PintasanMenu

PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 5

Perbedaannyahanyapadakolomyangharusdiisi.Padapanduanini,akandisampaikanlangkahuntukmengajukanpermohonanijinsebagaiberikut:

B.1. LayananSuratIjinPenelitianMelibatkan2penggunaE-ServiceyaitumahasiswadanAdminFakultas.

MAHASISWA

1. Mahasiswa membuka alamat http://eservice.uny.ac.id melalui web browser(mozilla,chrome,dsb)padaPC/LaptopyangterhubungdenganjaringanUNY.

2. Mahasiswa memasukkan NIM dan Password Siakad2013 pada kolom yangdisediakan,kemudiankliktombol

3. Klik menu kemudian klik sub menu

4. IsiFormIjinPenelitiansecaralengkapseperticontohpadagambardibawah

5. Setelahformdiisi,kliktombol untukmenyimpan,atautomboluntukmenghapusseluruhisian.

6. Setelahpengajuandisimpan,padadashboardmahasiswaakanmunculnotifikasisepertigambardibawah.Mahasiswadapatmemantaustatuspengajuanmelaluitabelstatuslayanan.

PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 6

ADMINFAKULTAS

1. Admin membuka alamat http://admin.eservice.uny.ac.id melalui web browser(mozilla,chrome,dsb)padaPC/LaptopyangterhubungdenganjaringanUNY.

2. Admin memasukkan User Name dan Password Siakad2013 pada kolom yangdisediakan,kemudiankliktombol

3. Pada Dashboard admin akan muncul permohonan ijin penelitian, untukmemproseskliktombol

4. Pada bagian atas, akan ditampilkan data mahasiswa yang mengajukanpermohonan dan di bawahnya adalah data pejabat yang mengesahkanpermohonantersebut.

PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 7

5. Langkahselanjutnyaadminmengisistatuspermohonanmenjadi“Diproses”atau“Ditolak”.Keterangan:

Diproses :permohonanakandiprosesdandicetakDitolak :permohonanditolak

6. Setelahmengisistatuspermohonan,adminmengkliktombol .Jikastatusdiisi“Diproses”makaakanmuncultombol“Cetak”padabagiankananbawahhalaman.Kliktomboltersebutuntukmencetakdokumenijinpenelitianyangdimintaolehmahasiswa.

PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 8

7. Contohhasilprintoutdokumenijinpenelitian:

Sampai dengan langkah ke 7 di atas, apabila mahasiswa membuka e-servicemakastatuslayanannyaakanberubahmenjad“Done/Selesai”

B.2. LayananSuratIjinCutiMelibatkan3penggunaE-Serviceyaitumahasiswa,dosenpembimbingakademik,danAdminRegistrasi.

MAHASISWA

1. Mahasiswa membuka alamat http://eservice.uny.ac.id melalui web browser(mozilla,chrome,dsb)padaPC/LaptopyangterhubungdenganjaringanUNY.

2. Masuk dengan akun siakad, mahasiswa memasukkan NIM dan PasswordSiakad2013padakolomyangdisediakan,ataubisadenganSSOUNYIDdenganemailusername@student.uny.ac.id,kemudiankliktombol

3. Klikmenu kemudiankliksubmenu

PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 9

4. IsiFormIjinCutisecaralengkapseperticontohpadagambardibawah

5. Setelahformdiisi,kliktombol untukmenyimpan,atautombol

untukmenghapusseluruhisian.6. Setelahpengajuandisimpan,padadashboardmahasiswaakanmunculnotifikasi

sepertigambardibawah.Mahasiswadapatmemantaustatuspengajuanmelaluitabelstatuslayanan.

DOSENPENASEHATAKADEMIK

1. Dosen penasehat akademik akan menerima email pemberitahuan tentangpermohonancutikuliahmelaluiakunemailusername@uny.ac.idsesaatsetelahmahasiswamengajukanpermohonanmelaluieservice.

PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 10

2. Emailtersebutberisiinformasidatamahasiswapemohon,DokumenHasilStudi

(DHS) , dan tautan (link) untukmelakukanpersetujuan.Berikut adalah contohemailyangdimaksud:

3. Setelah dosen mencermati permohonan dari mahasiswa serta capaianakademiknya,untukmemberikanpersetujuandosendapatmengkliktautanyangdiberikanpadaemail.

4. Setelah tautan tersebut diklik, menu persetujuan akan terbuka sebagaimanacontohdibawah:

PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 11

Jikadosenhendakmenyetujuipermohonancutikuliah,makakolompesetujuanharusdiisikandengan“SETUJU”kemudiankliktombolsubmit.Namunjikadosentidakmenyetujuipermohonancutiyangdiajukanmahasiswa,maka kolom persetujuan harus diisikan dengan “TIDAK SETUJU”. Sebelummengklik tombol submit dosen dapat memberikan catatan pada kolom yangtersedia.

ADMINREGISTRASI

1. AdminRegistrasimembukaalamathttp://admin.registrasi.uny.ac.idmelaluiwebbrowser(mozilla,chrome,dsb)padaPC/LaptopyangterhubungdenganjaringanUNY.

2. AdminloginmenggunakanSSOUNYIDpadakolomyangdisediakan,kemudiankliktombol

3. KlikpadaTooldanpilihEserviceCutiakanmunculpermohonanijincuti,untukmemproseskliktombol

4. Lengkapikolomyangtersediadankliksubmitkemudiancetak

PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 12

5. Tampilansuratcutiyangsudahsiapcetak

C. PANDUANLAYANANPENGAJUANLAYANANTUGASAKHIR

Sedikitberbedadengankonseplayananpengajuansuratijin,layanantugasakhirtidakmelibatkanmahasiswadalampengisian formulirpadahalamanweb.Data tugasakhirakan diambil oleh e-servicemelalui sistem informasi bimbingan. Seorangmahasiswayang telah disetujui bimbingan tugas akhirnya melalui sistem informasi bimbingan,secaraotomatisakandiprosesSKPembimbingnyaolehadminjurusan/fakultasmelaluie-service. Namun demikian, mahasiswa tetap dapat memantau status pembuatan SKPembimbingmelaluiakunnya.

PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 13

BerikutadalahpanduanbagiadminfakultasuntukmemprosesSKPembimbing

1. Kliktombolprosespadakolomyangdisediakan

2. Pada bagian atas akan ditampilkan informasi data pemohon dan pejabat

pendatanganSKPembimbing

3. Kemudianpadabagianbawah,akanditampilkandatabimbinganyangdihimpun

dari sistem informasi bimbingan. Tugas dari admin adalah mengisi statuspermohon menjadi di proses atau di tolak kemudian klik tombol untukmemproses.

PANDUANE-LAYANANVIAhttp://eservice.uny.ac.id 14

Keterangan:Nomersuratakanterisiotomatis(autoincreament)

4. Apabilastatuspermohonandiisidiprosesmakanpadabagianbawahhalamanakanmuncultombol“Cetak”.

5. HasildaricetakSKPembimbing