Post on 27-Mar-2018
6/7/2011 1
HR. EMPLYOYEE
AUDIT
LILIS SOLEHATI Y, SE.M.Si
6/7/2011 2
AUDIT
SUMBER DAYA MANUSIA
I. PENDAHULUAN
AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA MERUPAKAN KEGIATANPENILAIAN ATAU PEMELIHARAAN INTERN PERUSAHAANYANG BERKAITAN DENGAN SDM, DI MANA TUJUANNYADIFOKUSKAN UNTUK MEMPERBAIKI KUALITASPEGAWAI/KARYAWAN.
SECARA TERINCI AUDIT SDM, YAITU :
1) SUATU PROSES INTENSIF, PENYELIDIKAN,PENGANALISISAN, DAN PERBANDINGAN INFORMASI YANGADA DENGAN NORMA STANDAR YANG BERLAKU.
2) PENELUSURAN SECARA NORMAL DAN SISTEMATISMENGENAI EFEKTIVITAS PROGRAM KEPEGAWAIAN,PROGRAM ANALISIS JABATAN, PENARIKAN PEGAWAI,TESTING, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN MANAJEMEN,PROMOSI JABATAN, TRANSFER, TAKSIRAN PEGAWAI,MORAL DAN SIKAP KERJA, PENYULUHAN PEGAWAI, UPAH,DAN ADMINISTRASI UPAH, DAN PENELITIAN PEGAWAI.
6/7/2011 3
AUDIT SDM MERUPAKAN SALAH SATU RANGKAIAN
DARI PROSES PERENCANAAN SDM PADA SUATU
PERUSAHAAN YANG BERSIFAT INTERNAL DAN FOKUS
PADA KONDISI SAAT INI/MASA SEKARANG.
HUMAN
RESOURCES
ACTION
PROGRAM
HUMAN
RESOURCES
FORECASTING
HUMAN
RESOURCES
AUDITING
ORGANIZATION
PLANNING
HUMAN
RESOURCES
OBJECTIVE
Feedback loop
6/7/2011 4
Global Challenge
• Expand into foreign markets.
• Prepare employees to work in
foreign locations.
Quality Challenge
• Meet customers’ service and
product needs.
U.S. BUSINESS
COMPETITIVENESS
High-Performance
Work System Challenge
• Change employees’ and
managers’ work role.
• Integrate technology and social
systems.
Social Challenge
• Improve reading, writing, and
match skills of labor force.
• Manage culture diversity.
GAMBAR. COMPETITIVE CHALLENGE INFLUENCING U.S. COMPANIES
6/7/2011 5
Global Challenge Quality Challenge
High-Performance Work
System ChallengeSocial Challenge
* HR strategy is matched to *Continuous learning environment
business strategy is created
* Work is performance by team * Discipline system is progressive
* Pay system reward skill and * Customer satisfaction and quality
accomplishments are evaluated in the performance
management system
* Selection system is job related * Skills and values of a diverse work
and legal force are valued and used
* Work attitudes of employees are
monitored
Human Resources Practices
GAMBAR . HOW HUMAN RESOURCES PRACTICES HELP COMPANIES MEET THE
COMPETITIVE CHALLENGE
6/7/2011 6
Input Data
(Types)
Output Data
(Types)
Application Information
(Post-Employment
Data)
Performance Reports
Personnel Change
Notice
Payroll Data
Resignation Data
Termination Data
Medical Records
Accident Records
Individual References
Potential Assessment
Disciplinary Action
Training
Accomplishment
HUMAN
RESOUCES
INFORMATION
SYSTEM
Skills Inventories
Management Inventories
EEO Reports
Human Resources
Development Reports
OSHA Reports
Compensation Reports
Employee Benefits
Records
Turnover and
Absenteeism
Reports
Human Resource
Planning
Reports
Human Resources
Planning
Operational
Planning
------------
Production
Marketing
Finance
Personnel
GAMBAR. A HUMAN RESOURCES INFORMATION
SYSTEM
6/7/2011 7
ASPEK-ASPEK AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA :
1) PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN KUALITAS KEKUATANSUMBER DAYA MANUSIA (QUALITY OF WORK FORCE).
2) ANALISIS JABATAN, INTERELASI JABATAN DAN ANALISISKONDISI KERJA ATAU SEBAGAI ASPEK PENENTUANKUALITAS/KUALIFIKASI (DETERMINING QUALITY)
3) ANALISIS DAFTAR KEMAMPUAN (SKILL INVENTORY)
4) ANALISIS TURNOVER (LTO) ATAU EXPECTED LOSSES
5) ANALISIS MUTASI KERJA (INTERNAL MOVES)
6/7/2011 8
II. PEMERIKSAAN DAN PENGUJIAN
KUALITAS KEKUATAN SUMBER
DAYA MANUSIA
DALAM ASPEK INI MELIPUTI PENELITIAN DAN
PENYELIDIKAN YANG BERKAITAN DENGAN KUALITAS/
KUALIFIKASI SDM SAAT SEKARANG TERUTAMA
BERKAITAN DENGAN KETERAMPILAN/KEAHLIAN
(SKILL) SDM, DILAKUKAN MELALUI PENGALAMAN,
PENDIDIKAN, PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN.
DATA KUALITAS/KUALIFIKASI SDM PERUSAHAAN
DAPAT DIPEROLEH DENGAN MENGGUNAKAN SUATU
SISTEM INFORMASI SDM (HRIS) YANG BERKAITAN
DENGAN SPESIFIKASI JABATAN MASING-MASING
PEKERJAAN MAUPUN HASIL DARI PENILAIAN
PRESTASI KERJA
6/7/2011 9
UNSUR-UNSUR SPESIFIKASI
JABATAN
1) IDENTITAS JABATAN
2) PENDIDIKAN
3) PENGALAMAN
4) LATIHAN
5) USIA
6) JENIS KELAMIN
7) KECAKAPAN KHUSUS
8) SYARAT-SYARAT FISIK
9) SYARAT-SYARAT MENTAL
10) KONDISI KERJA
6/7/2011 10
UNSUR-UNSUR KINERJA
1) FAKTOR KEMAMPUAN (ABILITY): KNOWLEDGE +
SKILL
2) FAKTOR MOTIVASI (MOTIVATION): ATTITUDE +
STITUATION
HUMAN PERFORMANCE = ABILITITY + MOTIVATION
P (KINERJA) = A (ABILITIY) X E (EFFORT) X S (SUPPORT)
PRODUKTIVITAS
KEMAMPUAN BAWAAN
-BAKAT
- KETERTARIKAN
- FAKTOR KEPRIBADIAN
- FAKTOR KEJIAWAAN
USAHA YG DILAKUKAN
-MOTIVASI
- ETIKA KERJA
-KEHADIRAN WKT KERJA
- RANCANGAN
-PEKERJAAN
DUKUNGAN
-PELATIHAN
- PERALATAN
-MENGETAHUI HARAPAN
- REKAN KERJA YANG PRODUKTIF
6/7/2011 11
III. ANALISIS JABATAN, INTERELASI
JABATAN DAN ANALISIS KONDISI
KERJAANALISIS JABATAN MERUPAKAN METODE PENILAIAN SECARA
ANALITIK, KRITIS, DAN KONSEPTUAL TERHADAP TUGAS-TUGAS,
TANGGUNG JAWAB, KONDISI KERJA, SERTA HUBUNGAN-
HUBUNGAN ANTARA SUATU JABATAN DENGAN JABATAN
LAINNYA.
MENGUMPULKAN INFORMASI JABATAN SECARA KANGSUNG DAN
INTENSIF YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGELOLAAN SDM
ANALISIS JABATAN AKAN MENENTUKAN PERSYARATAN
JABATAN, TINGKAT KEMAMPUAN YANG DIPERLUKAN PADA MASA
SELANJUTNYA ATAU MASA YANG AKAN DATANG SEPERTI
PENDIDIKAN, PENGALAMAN KERJA, KETERAMPILAN MAUPUN
KEAHLIAN YANG DIMILIKI TENAGA KERJA.
6/7/2011 12
HUBUNGAN ANALISIS JABATAN DILIHAT
DARI JOB/POSITION DENGAN FUNGSI
OPERASIONAL MSDMJOB/POSITON
STUDY
JOB DESCRIPTION
JOB SUMARY JOB CONTENT JOB REQUIREMENT
ANALYSIS
JOB
SPECIFICATIONJOB METHOD
JOB REQUIRED
PERFORMANCE
& QUALIFICATION
LEVEL
JOB
VALUE
Selection
Placement
Staffing
Pengenalan Job
(Orientation)
Perbaikan
Cara Kerja
Peningkatan
Produktivitas
PenghargaanLatihan
Pembinaan
Penilaian
Prestasi Kerja
Pengadaan
Karyawan/Pegawai PengembanganBalas Jasa
(Kompensasi)Pemeliharaan
6/7/2011 13
HASIL ANALISIS JABATAN
DIPERLUKAN UNTUK :1) KELEMBAGAAN (UNIT-UNIT PENGELOLA)
- PENYUSUNAN ORGANISASI DAN UNIT-UNITNYA
- PENYEMPURNAAN ORGANISASI
- PENGEMBANGAN ORGANISASI
- PENCIUTAN/PERAMPINGAN ORGANISASI
- PENGGABUNGAN UNIT-UNIT ORGANISASI
2) KEPEGAWAIAN
- PENGADAAN CALON PEGAWAI
- PENGEMBANGAN PEGAWAI
- PEMELIHARAAN PEGAWAI
6/7/2011 14
PRINSIP-PRINSIP ANALISIS
JABATAN :
1) HENDAKNYA MEMBERIKAN SEMUA FAKTAPENTING YANG BERHUBUNGAN DENGANJABATAN.
2) HENDAKNYA MEMBERIKAN FAKTA YANGDIPERLUKAN UNTUK BERMACAM-MACAMTUJUAN.
3) HASIL-HASILNYA HENDAKNYA DITINJAUKEMBALI DAN BILA PERLU DIPERBAIKI/DISEMPURNAKAN.
4) HENDAKNYA MENUNJUKKAN TUGAS-TUGASTERPENTING DIANTARA TUGAS PENTINGLAINNYA.
5) HENDAKNYA MEMBERIKAN INFORMASI YANGTEPAT, LENGKAP, AKURAT, DAN DAPATDIPERCAYA.
6/7/2011 15
LANGKAH-LANGKAH ANALISIS
JABATAN
1) TENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI YANG AKAN DIGUNAKAN.
2) LAKUKAN INVENTARISASI JABATAN (JOB INVENTORY)
3) SERAGAMKAN NAMA-NAMA JABATAN (JOB TITLE/CODE)
4) SUSUN/TETAPKAN FAKTA-FAKTA JABATAN YANG INGIN DIDAPATKAN SEBAGAI INFORMASI (KUESIONER)
5) DAPATKAN INFORMASI TERSEBUT, MELALUI ;
- ANGKET
- WAWANCARA
- OBSERVASI
6) CATATLAH SECARA SISTEMATIS KUMPULAN KESIMPULAN YANG DIPEROLEH DARI CATATAN (DARI HASIL ANGKET, WAWANCARA, OBSERVASI JOB DESCRIPTION)
7) ANALISIS LEBIH LANJUT JOB DESCRIPTION TERSEBUT SESUAI DENGAN TUJUAN YANG INGIN DICAPAI SEPERTI UNTUK MENYUSUN JOB METHOD, JOB SPECIFICATION, JOB REQUIRED PERFORMANCE, JOB VALUE.
6/7/2011 16
ASPEK JABATAN DALAM ANALISIS
JABATANA. NAMA JABATAN
B. METODE DAN PROSEDUR KERJA MASA
KINI
1) KEWAJIBAN-KEWAJIBAN DAN TUGAS-TUGAS
YANG HARUS DIKERJAKAN OLEH PEGAWAI.
2) BAHAN-BAHAN PERLENGKAPAN DAN LAIN-
LAINNYA YANG DIPAKAI OLEH PEGAWAI.
3) ALAT-ALAT, MESIN DAN PERALATAN YANG
DIGUNAKAN PEGAWAI.
4) METODE, PROSEDUR YANG DIGUNAKAN DALAM
MELAKSANAKAN PEKERJAAN.
5) TANGGUNG JAWAB
6) BESARNYA PENGAWASAN YANG DITERIMA
7) UKURAN STANDAR HASIL KERJA
6/7/2011 17
C. KONDISI FISIK DALAM LINGKUNGAN KERJA
1) TEMPAT KERJA DI DALAM MAUPUN DI LUAR.
2) KONDISI PENERANGAN DAN CAHAYA.
3) KONDISI VENTILASI
4) KONDISI KEGADUHAN SUARA.
5) KONDISI YANG TIDAK SEHAT
D. HUBUNGAN ANTARA PEKERJAAN YANG SATU DENGAN PEKERJAAN LAINNYA;
1) PEKERJA DAN ASISTEN
2) KOORDINASI TUGAS-TUGAS DAN JABATAN
E. KONDISI-KONDISI PENERIMAAN PEGAWAI1) METODE SELEKSI PEGAWAI
2) LAMANYA JAM KERJA
3) METODE PENGGAJIAN
4) PEKERJA TETAP DAN TEMPORER
5) KESEMPATAN PROMOSI JABATAN
6/7/2011 18
IV. ANALISIS DAFTAR
KEMAMPUAN
PENDATAAN JUMLAH DAN KUALIFIKASI/KUALITAS
SDM YANG ADA DALAM PERUSAHAAN SAAT
SEKARANG SERTA YANG SEHARUSNYA ADA
(DIBUTUHKAN) DALAM SUATU PERIODE TERTENTU
PADA MASA YANG AKAN DATANG.
DAFTAR KEMAMPUAN (SKILL INVENTORY)
MERUPAKAN DATA MENGENAI KEAHLIAN,
KETERAMPILAN, PRESTASI KERJA, DAN INFORMASI
LAINNYA YANG MENUNJUKKAN NILAI SECARA
KESELURUHAN DARI MASING-MASING SDM
PERUSAHAAN SAAT SEKARANG, DAN YANG
DIBUTUHKAN PADA MASA YANG AKAN DATANG.
SANGAT BERGUNA BAGI PERUSAHAAN DALAM
MENGOPTIMALKAN POTENSI PEGAWAI
(PENDAYAGUNAAN SDM).
6/7/2011 19
MODEL KARAKTERISTIK PEKERJAAN
Ragam Keahlian
Identitas tugas-
tugas yg penting
Pengalaman yg
memiliki banyak
arti
Otonomi
Umpan Balik
Pengalaman yg
bertanggungjawab
Hasil Pengalaman
Kepuasan
Motivasi Kerja
Hubungan dipengaruhi oleh kekuatan
pertumbuhan kebutuhan tenaga kerja
Karakteristik Pekerjaan Keadaan Psikologis Hasil yg diinginkan
6/7/2011 20
MODEL KINERJA INDIVIDU/ORGANISASI
INDIVIDU
Kemampuan
Motivasi
Dukungan
TUGAS
Rancangan
Individu vs Tim
Elemen Kerja
Kepuasan/
Ketidakpuasan Kerja
Tanggung Jawab
Organisasi
Produktivitas
Kualitas
Pelayanan
EFEKTIVITAS
SDM
6/7/2011 21
KOMPONEN INVENTARISASI KEMAMPUAN :
1) DEMOGRAFI PEGAWAI/KARYAWAN SECARA INDIVIDU
(UMUR, MASA KERJA DI PERUSAHAAN, MASA KERJA PADA
JENIS TUGAS/ PEKERJAANNYA SEKARANG).
2) KEMAJUAN KARIR SECARA INDIVIDU (PENANGANAN
TUGAS, WAKTU YANG DIPERLUKAN UNTUK SETIAP
TUGAS, PROMOSI ATAU PERUBAHAN KE TUGAS YANG
LAIN, TINGKAT UPAH).
3) DATA KINERJA SECARA INDIVIDU (PENYELESAIAN
PEKERJAAN, PERKEMBANGAN PADA KEAHLIANNYA).
INFORMASI DAPAT DIPERLUAS :
1) PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
2) MOBILITAS DAN LETAK GEOGRAFIS YANG DIINGINKAN
3) BAKAT, KEMAMPUAN, DAN KEINGINAN YANG SPESIFIK
4) BIDANG YG DIMINATI DAN TINGKAT PROMOSI DI DALAM
PERUSAHAAN
5) TINGKAT KEMAMPUAN UNTUK PROMOSI
6) PENSIUN YANG DIHARAPKAN
6/7/2011 22
V. ANALISIS TURNOVER
ADANYA KEKOSONGAN-KEKOSONGAN YANG TERJADI APABILATENAGA KERJA/SDM KELUAR DARI PERUSAHAAN (EXPECTEDLOSSES).
HARUS ADANYA ESTIMASI SECARA STATISTIK MENGENAI JUMLAHSDM YANG AKAN KELUAR DARI PERUSAHAAN.
PERHITUNGAN ANALISIS TURNOVER INI MEMUNGKINKAN UNTUKMEMPELAJARI JUMLAH KEKOSONGAN JABATAN, YAITU DENGANMENGUJI CATATAN-CATATAN SDM SEBELUMNYA, SERTAKEBUTUHAN SDM MASA YANG AKAN DATANG DAPATDIPROYEKSIKAN DENGAN CARA MELAKUKAN PENYESUAIAN-PENYESUAIAN UNTUK MENGANTISIPASI KECENDERUNGAN YANGAKAN TERJADI.
PROSES PENGAUDITAN SDM HARUS MELIBATKAN PERSEDIAANUNTUK MENAKSIR TURNOVER KERJA. HAL INI DISEBABKANTERJADINYA KEKOSONGAN PEGAWAI KARENA PEGAWAI PENSIUN,BERHENTI, CUTI, IZIN ABSEN, DAN MENINGGAL. PERLU DILAKUKANUNTUK MENGHINDARI TURNOVER TINGGI DAN PENGISIANKEKOSONGAN JABATAN SEGERA.
6/7/2011 23
RUMUS-RUMUS
MENGUKUR KETIDAKHADIRAN
JUMLAH ORANG – HARI YG HILANG KARENA TDK HADIR SELAMA PERIODE
X100%
(RATA-RATA JUMLAH TENAGA KERJA) X (JUMLAH HARI KERJA)
MENGUKUR LABOR TURNOVER
DERAJAT PERPUTARAN (DP) :
JUMLAH KARYAWAN KELUAR SELAMA 1 PERIODE
JUMLAH KARYAWAN RATA-RATA SELAMA 1 PERIODE
JUMLAH KARYAWAN RATA-RATA SELAMA 1 PERIODE :
JUMLAH KARYAWAN AWAL PERIODE + JUMLAH KARYAWAN AKHIR PERIODE
JUMLAH KARYAWAN KESELURUHAN 1 PERIODE
JUMLAH YG KELUAR SELAMA PERIODE TERTENTU
DP = X 100%
JUMLAH TOTAL KARYAWAN PERTENGAHAN PERIODE
6/7/2011 24
VI. ANALISIS MUTASI
(INTERNAL MOVES)
Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan dirotasikan atau dipromosikan, didemosi dan ditransfer pada jabatan-jabatan yang kosong.
Prediksi perlu dilakukan,karena kemungkinan adanya jabatan yang ditinggalkan menjadi kosong, baik dari sumber SDM internal maupun eksternal.
Adanya prediksi jumlah pengurangansegera dan dedikasi jumlah penambahan segera.
6/7/2011 25
CONTOH BAGAN PERGANTIAN
DIREKTUR UTAMA
Suhadi
A* Darmanto
B* Suhaili
Direktur Keuangan
Soegiono
A* Subardi
B** Edi Sanjaya
Direktur Pemasaran
Budiono
A** Hesti
C* Dwipayana
Keterangan :
A = Siap menggantikan
B = Perlu Rotasi lebih dulu
C = Perlu Pendidikan lebih lanjut
* = Prestasi sangat baik
** = Prestasi Cukup
6/7/2011 26
THE SOURCES OF MANPOWWER
(HUMAN RESOURCES)
- INTERNAL
- EXTERNAL
MARKET ANALYSIS
WORK FORCES ANALYSIS
(WORK LOAD ANALYSIS)
JUMLAH T.K. YG
DIBUTUHKAN
JOB ANALYSIS
JOB DESCRIPTION
JOB SPECIFICATION
DIKURANGI : - PROMOSI KE ATAS- DEMOSI KE BAWAH- MUTASI KE JABATAN LAIN- KELUAR DAN MENINGGAL- PENSIUN- LTO- ABSENSI
DITAMBAH : - MUTASI; - PROMOSI KE BAWAH- DEMOSI DARI ATAS- TRANSFER
JUMLAH AKHIR TENAGA KERJA YANG DIBUTUHKAN
SELEKSI