7/24/2019 Contoh KAK Pengadaan Aplikasi

1/8

Lampiran 1 PerjanjianNomor :Tanggal :

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)A. Latar Belakang

Sebagai bagian dari Sekretariat Jenderal, Biro Umum memiliki tugas menyiapkan

kebijakan dan melaksanakan pemberian dukungan logistik, urusan internal,

pengelolaan Barang Milik Negara, Pengadaan, pelelangan barang sitaan rampasan,

serta pengelolaan dan pengamanan gedung bagi pelaksanaan tugas !NST"NS!#

Biro Umum terdiri dari Bagian $uma% tangga dan Perlegkapan, Bagian Pengadaan

dan Bagian Pengelolaan &edung Perkantoran#

Saat ini Biro Umum meng%adapi beberapa kendala dalam melakukan tugasnya

dengan e'ekti' dan e'isien karena :

Pen(atatan kegiatan di Biro masi% bersi'at manual se%ingga dalam

prosesnya timbul kesulitan akan mendapatkan in'ormasi dengan (epat#

Saat ini belum ada tools yang dapat membantu mensinergikan kegiatan

antar bagian di Biro Umum#

Jenis in'ormasi dalam rangka bisnis proses yang dikelola Biro Umum

semakin banyak# Sumber daya yang terbatas untuk melakukan pengelolaan data dalam

rangka pelaporan#

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan pembuatan aplikasi biro umum ini adala% :

1# Memberikan solusi berbasis teknologi in'ormasi untuk :

membantu kegiatan monitoring pen(apaian target# membantu Bagian Pengadaan mengurangi beban kegiatan administrasi

dalam memproses dokumen yang sejenis dan berulang#

memuda%kan pengelolaan asset dan persediaan !NST"NS! termasuk

'asilitas perkantoran yang tersebar di berbagai unit baik dalam %al

pen(atatan, pemeli%araan dan pertanggungja)aban#

membantu masing*masing Bagian untuk memonitor kegiatannya#

membantu meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan#

memperole% penyelarasan antara kegiatan Biro Umum dengan Unit*

lainnya di !NST"NS!#

7/24/2019 Contoh KAK Pengadaan Aplikasi

2/8

+# Menjamin ba%)a seluru% proses tela% memenu%i kebutu%an akan 'aktor :

a# elengkapan dan keakuratan data-

b# keamanan data dan in'ormasi-

(# enyamanan dan kemuda%an .user 'riendly/ dalam proses penyajian,

penginputan, pengola%an serta analisa data se%ingga membantu operasional

pekerjaan#

C. Lingkup ekerjaan

Penyedia jasa di%arapkan dapat meran(ang dan membangun so't)are sesuai maksud

dan tujuan yang di%arapkan dengan :

1# Mengindenti'ikasi kebutu%an pengguna jasa-

+# Menyusun %asil analisa dan indenti'ikasi yang nantinya digunakan sebagai a(uan

dalam membangun perangkat lunak Biro Umum-

0# Menentukan tim yang akan mengerjakan termasuk tugas dan tanggung ja)ab

masing*masing anggota tim-

# Menentukan dan menyediakan segala 'asillitas yang dibutu%kan-

2# Menyusun ta%apan pekerjaan dan %asil yang didapat dari tiap ta%apan# Ta%apan

yang dimaksud adala% ta%apan yang merujuk kepada metode dan teori peran(angan dan

pembangunan suatu so't)are aplikasi-

3# Menyusun jad)al kerja untuk setiap ta%apan-

7. Menyusun jad)al sera% terima pekerjaan untuk setiap ta%apan denganmemasukkan proses User Acceptance-

4# Melaksanakan seluru% ta%apan pekerjaan dengan selalu melakukan dokumentasi

dan pelaporan dari setiap ta%apan-

5# Melakukan proses migrasi data dari sistem yang suda% ada-

16# Melaksanakan pelati%an ter%adap pengguna dan administrator !T !NST"NS!-

11# Jika penyedia jasa tela% memiliki aplikasi yang suda% jadi atau setenga% jadi maka

ta%apan pembangunan dapat dilakukan dengan melakukan modi'ikasi#

!. "pesi#ikasi Teknis

Memiliki spesi'ikasi teknis plat'orm sebagai berikut :

1. Berbasis 7eb dan dapat berjalan dengan baik dengan browser standar

!NST"NS!#

+# Menggunakan $8BMS standar !NST"NS!#

3. "utentikasi dengan Directory Service standar !NST"NS!#

# Memiliki 'ungsi 9port 8ata ke dalam 'ormat dokumen standar !NST"NS!#5. Mengidenti'ikasikan Application Programming Interface .API/ atau Web Services

7/24/2019 Contoh KAK Pengadaan Aplikasi

3/8

untuk diintegrasikan dengan aplikasi lain yang suda% maupun belum ada pada saat

implementasi aplikasi ini#

6. Mengadopsi Sistem Manajemen eamanan !n'ormasi .Information Security

Management System/ untuk mende'inisikan manajemen keamanan dari data dan aplikasi#

E. Ali$ engeta$uan

Penyedia jasa bertanggung ja)ab untuk ali% pengeta%uan dan pelati%an kepada

administrator !T !NST"NS! dan pengguna# "li% pengeta%uan yang dimaksud

men(akup:

1# $an(angan database-

+# $an(angan business pro(ess-

0# "lur kerja antar modul, (oding, $eport-

4. Troubles%ooting kon'igurasi dan (oding -

%. Jangka &aktu elaksanaan

Seluru% ta%apan kegiatan %arus dilaksanakan dalam jangka )aktu 2 .lima/ bulan#

Setiap ta%apan yang dijalankan %arus ada proses User "((eptan(e Test yang )aktu

pelaksanaan minimal lima %ari kerja dari tanggal sera% terima pekerjaan#

G. Kuali#ikasi

uali'ikasi yang %arus dipenu%i penyedia jasa adala%:

1# Mempunyai komitmen yang kuat ter%adap pemberantasan korupsi di !ndonesia

dan tidak perna% atau sedang berada dalam da'tar %itam ole% organisasi

manapun terkait dengan pelanggaran pada proses pengadaan barangjasa dan

pekerjaan terkait lainnya#

+# Bersedia menandatangani perjanjian kera%asian data dan in'ormasi sesuai

dengan kebijakan Sistem manajemen keamanan in'ormasi .in'ormation se(urity

Management System/ !NST"NS!#

0# Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang peran(angan

dan pembangunan aplikasi dengan skala besar yang sejenis dengan aplikasi

yang akan dibuat, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi#

# Perna% menjadi penyedia jasa dalam bidang peran(angan dan pembangunan

aplikasi yang sejenis untuk 2 .lima/ organisasi berbeda#

2# Memiliki pemikiran ino;ati' dan konstrukti' dalam bidang peran(angan dan

pembangunan aplikasi#

3# Memiliki kemampuan untuk menangani masala% dengan (epat dan tepat#

7/24/2019 Contoh KAK Pengadaan Aplikasi

4/8

4# Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada pengguna jasa#

5# Sanggup untuk memberikan garansi atas ber'ungsinya barangjasa se(ara

sempurna selama satu ta%un sejak sera% terima#

16# Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerja sama dengan pengguna dan

administrator !T !NST"NS!#

11# Meng%ormati dan tunduk pada kode etik !NST"NS!#

1+# Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan in'ormasi yang berkaitan

dengan !NST"NS!#

10# Memiliki komitmen dan disiplin ter%adap tanggung ja)ab dan jad)al pekerjaan#

1# Memiliki tenaga*tenaga a%li yang ditugaskan dalam kegiatan ini dengan

kuali'ikasi:

a# etua Tim Proje(t Manager .1 personil/

1/ Minimum Sarjana Strata 1 .S1/ !T-

+/ Memiliki pengalaman erja minimal < .tuju%/ ta%un dibidang proyek

peran(angan dan pembangunan proyek aplikasi-

0/ Memiliki pengalaman minimal 2 .lima/ proyek dalam pekerjaan

peran(angan dan pembangunan sistem aplikasi-

2/ Memiliki pengalaman sebagai etua Tim minimal dalam 2 .lima/ proyek

peran(angan dan pembangunan sistem aplikasi-

3/ Mampu memimpin dan mengkoordinir seluru% anggota Tim-

7/24/2019 Contoh KAK Pengadaan Aplikasi

5/8

/ Memiliki kompetensi yang rele;an dengan tugas dan tanggung ja)abnya

dalam tim#

d# Sta' "dministrasi dan 8okumentasi .1 personil/

1) Min# Lulusan 80 segala jurusan dengan pengalaman kerja min# + ta%un-

2) Menguasai aplikasi spreads%eet .Mi(roso't 9(el atau >pen >''i(e

?al(/, diagramming .Mi(roso't @isio/, )riting .Mi(roso't 7ord atau >pen

>''i(e 7riter/, presentation .Mi(roso't Po)erPoint atau >pen >''i(e

Presentation/#

'. Gaaran Uu

Bagian engadaan

Bagian pengadaan menerima permintaan pengadaan barang dan jasa dari berbagai

unit di !NST"NS!# Bagian pengadaan kemudian memproses pengadaannya se%ingga

dapat ditentukan (alon pemenang yang akan melaksanakan pekerjaan pengadaan

barang dan jasa dimaksud# Setela% PP .Pejabat Pembuat omitmen/ menunjuk

pemenangnya, Bagian Pengadaan mendampingi PP %ingga selesainya proses

pengadaan barang dan jasa tersebut# Bagian pengadaan membutu%kan aplikasi yang

dapat membantu Bagian Pengadaan mengelola dan memonitor proses pengadaan

%ingga selesai diterima pengguna dengan baik# Bagian pengadaan juga memerlukan

aplikasi yang dapat menyediakan template untuk dokumen yang sering digunakan

se%ingga kesala%an pengetikan dapat diminimalkan#

Segera setela% barang dan jasa diterima ole% Tim Penerima Barang, PP

menyiapkan permintaan pembayaran ke Biro $enkeu# Biro $enkeu selanjutnya

mengurus permintaan pembayaran ke PPN# Bila SP+8 .Surat Perinta% Pen(airan

8ana/ tela% diterima ole% Biro $enkeu# Maka Biro $enkeu memberikan (opynya ke

PP dan Biro Umum# Berdasarkan dokumen itu Biro Umum men(atat ke dalam

aplikasi S!M" BMN da'tar barang yang diadakan untuk menjadi bagian dari aset

!NST"NS!#

Bagian Rumah Tangga (Rumga) dan Perlengkapan

"set yang tela% diadakan selanjutnya disera%kan ke Bagian $uma% tangga .$umga/

untuk diadministrasikan, dimasukkan ke dalam da'tar aset dan diberi label untuk

selanjutnya didistribusikan ke pengguna# Bagian $umga juga menjadi penanggung

ja)ab utama pengelolaan persediaan di !NST"NS!# Saat ini setiap unit di !NST"NS!

juga dimungkinkan untuk mengelola persediaan di !NST"NS!, tetapi unit*unit tersebut

%arus melaporkan kegiatan pengelolaan persediaannya ke Bagian $umga#

7/24/2019 Contoh KAK Pengadaan Aplikasi

6/8

Saat ini Bagian $umga menggunakan aplikasi S!M" BMN .Sistem !n'ormasi

"kuntansi Barang Milik Negara/ dan S!M" Persediaan yang dikeluarkan ole%

ementerian euangan# Tetapi aplikasi ini belum berjalan dalam sistem multi user,

se%ingga masing*masing unit melakukan entri di aplikasi masing*masing dan laporan

dari masing*masing unit %arus dientri kembali ole% sta' $umga# !ni menyulitkan untuk

melakukan pengendalian penu% atas jumla% aset dan persediaan#

Bagian $umga juga memberikan layanan perkantoran berupa penyediaan 'asilitas

ruang rapat dan kendaraan# Biro Umum membutu%kan alat agar peman'aatan 'asiltas

ini dapat optimal# Selain itu Biro Umum juga menyelenggarakan kegiatan layanan

perkantoran lainnya seperti layanan penyediaan "T, layanan (leaning ser;i(e, dan

pengelolaan taman#

Bagian Pengelolaan Gedung Perkantoran

8alam rangka pemeli%araan 'asilitas perkantoran Bagian $uma% Tangga dan

Perlengkapan serta Bagian Pengelolaan &edung Perkantoran melakukan kegiatan

pera)atan se(ara berkala# Biro Umum membutu%kan aplikasi yang dapat membantu

Bagian $uma% Tangga dan Bagian Pengelolaan &edung Perkantoran dalam

melakukan pemeli%araan ter%adap aset tersebut termasuk mengatur penjad)alan

dan monitoring progres dan biaya masing*masing kegiatan pemeli%araan#

Pemeli%araan termasuk pemeli%araan 'asilitas gedung, kendaraan dan aset bergerak

lainnya#

Bagian Pelayanan &edung juga bertanggungja)ab atas keamanan di area &edung

!NST"NS!# Biro Umum membutu%kan alat untuk memuda%kan kegiatan monitor

keamanan termasuk pen(atatan kejadian penting dan demonstrasi#

Bagian ersuratan

Modul Persuratan digunakan untuk mendukung terlaksananya pengelolaan surat

menyurat di lingkungan !NST"NS! se%ingga proses pengelolaan administasi surat

menjadi e'ekti' dan e'isien# "plikasi Persuratan ini dikembangkan berdasarkan

proses bisnis surat*surat dinas yang berlaku umum di pemerinta%an# Proses surat

menyurat meliputi proses penerimaan surat, disposisi surat, pembuatan surat keluar

dan penyimpanan 'ile elektronik dari surat# Aungsi dari sistem aplikasi administrasi

persuratan antara lain :

1# Men(atat, mengara%kan, dan mengendalikan surat masuk, surat keluar dan nota

dinas

+# Meyimpan arsip surat*surat

0# Menyampaikan surat kepada yang berkepentingan .disposisi/# "plikasi persuratan ini berintegrasi dengan 8o(ument Management System

7/24/2019 Contoh KAK Pengadaan Aplikasi

7/8

yang ada di !NST"NS! sebagai pusat penyimpanan data*data persuratan#

Beberapa modul pendukung yang terdapat dalam aplikasi persuratan ini

adala%:Manajemen penomoran otomatis, digunakan untuk mengatur penomoran

surat keluar, nota dinas, dan lain*lain

2# 7ork'lo) surat internal, digunakan untuk menentukan alur dokumen yang akan

mengakses surat dimaksud

3# Pengajuan, pengesa%an persetujuan se(ara elektronik ter%adap dra't surat

konsep surat keluar yang diajukan, kegiatan penyera%an dan penerimaan surat*

surat dan nota dinas

7/24/2019 Contoh KAK Pengadaan Aplikasi

8/8

(# &aransi tersebut diikuti dengan skema sebagai berikut:

1/ unjungan dari jam 64#66 s#d# 1