36

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Tahapan Perancangan Sistem

4.1.1. Analisis Kebutuhan

A. Kebutuhan Pengguna

Dalam sistem usulan berbasis website ini terdapat sekretaris sebagai pengguna

yang dapat berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengelola data surat masuk

dan surat keluar dalam sistem dengan kebutuhan informasi sebagai berikut:

1. Mengelola menu surat masuk

2. Mengelola menu surat keluar

3. Mengelola laporan surat masuk

4. Mengelola laporan surat keluar

5. Mengelola menu pengaturan user

B. Kebutuhan Sistem

1. Sistem memiliki satu hak akses yaitu sekretaris sebagai admin

2. Sistem berisi menu surat masuk, surat, keluar, menu lapora surat masuk, laporan

surat keluar, dan pengaturan user

3. Admin dapat mengelola surat masuk, menambahkan, menghapus, mengedit surat

masuk, dan mencetak disposisi.

4. Admin dapat mengelola surat keluar, menambahkan, mengedit, dan menhapus

surat masuk.

5. Admin dapat mengelola menu pengaturan user untuk melihat data diri, mengubah

data diri, menghapus data diri.

37

4.1.2. Rancangan Diagram Use Case

Gambar IV.1. Use Case Diagram

Tabel IV.1. Deksripsi Use Case Diagram

Use Case Name Pengelolaan surat

Requirements Sekretaris harus melakukan log in

Goal Sekretaris mencetak disposisi, laporan surat masuk,

dan laporan surat keluar

Pre-Condition Sekretaris menginput data surat masuk dan surat

keluar

Post-Condition Sekretaris dapat mencetak disposisi, laporan surat

masuk, dan laporan surat keluar

Failed End Condition Sekretaris tidak dapat mencetak disposisi, laporan

surat masuk, dan surat keluar

Actors Sekretaris

sekretaris

login

mengelola surat masuk

mengelola surat keluar

mengelola laporan

surat keluar

mengelola laporan

surat masuk

mengelola pengaturan user

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

mencetak disposisi

mencetak laporan

surat masuk

mencetak laporan

surat keluar

<<extend>>

<<extend>>

<<extend>>

38

Main Flow/Basic Path 1. 1. Sekretaris mengelola surat masuk, surat keluar,

laporan surat masuk, laporan surat keluar

2. 2. Sekretaris mencetak disposisi surat masuk, surat

keluar

Alternate Flow/Invariant A A1. Sistem menampilkan data surat masuk dan surat

keluar

A2. Sistem menampilkan disposisi, laporan surat

masuk, dan laporan surat keluar

Invarian B B1. Sekretaris mengelola surat masuk dan surat

keluar

B2. Sekretaris mencetak disposisi

B3. Sekretaris mencetak laporan surat masuk

B4. Sekretaris mencetak laporan surat keluar

39

4.1.3. Rancangan Diagram Aktivitas

Gambar IV.2. Activitty Diagram

4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan

Dibawah ini merupakan rancangan dokumen usulan yang dibutuhkan dalam

sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian tata usaha sekertariat

daerah kota tasikmalaya:

A. Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Surat Masuk

Fungsi : Sebagai bahan data penginputan surat masuk

Sumber : Pengirim Surat

Tujuan : Sekretaris

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap ada surat masuk

Bentuk : Lihat lampiran C.1

40

2. Nama Dokumen : Surat Keluar

Fungsi : Sebagai bahan data penginputan surat keluar

Sumber : sekretaris

Tujuan : Sekretaris

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap ada surat keluar

Bentuk : Lihat lampiran C.2

B. Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Disposisi

Fungsi : Sebagai tanggapan, instruksi, catatan lanjutan dari surat

masuk

Sumber : Sekretaris

Tujuan : Kepala Bagian Tata Usaha

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap ada surat masuk

Bentuk : Lihat lampiran D.1

41

2. Nama Dokumen : Laporan Surat Masuk

Fungsi : Sebagai arsip data surat masuk

Sumber : Sekretaris

Tujuan : Sekretaris

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap ada surat masuk

Bentuk : Lihat lampiran D.2

3. Nama Dokumen : Laporan Surat Keluar

Fungsi : Sebagai arsip data surat keluar

Sumber : Sekertaris

Tujuan : Sekertaris

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : Setiap ada surat keluar

Bentuk : Lihat lampiran D.3

42

4.1.5. Rancangan Prototype

1. Halaman Login

Sebelum dapat masuk ke halaman utama untuk mengelola surat masuk dan surat

keluar, admin terlebih dahulu masuk ke halaman login dengan memasukan

nip/email dan password.

Gambar IV.3. Halaman Login

43

2. Halaman Registrasi

Halaman registrasi adalah halaman yang digunakan admin ketika admin belum

memiliki hak akses untu masuk ke dalam sistem.

Gambar IV.4. Halaman Registrasi

44

3. Halaman Dashboard

Dalam halaman dashboard terdapat menu surat masuk, menu surat keluar, menu

laporan surat keluar, menu laporan surat masuk, menu laporan surat keluar,

pengaturan user.

Gambar IV.5. Halaman Dashboard

45

4. Halaman Menu Surat Masuk

Halaman menu surat masuk berisi data surat masuk yang telah dimasukan oleh

sekertaris, dalam menu surat masuk juga sekertaris dapat menambahkan, melihat,

mencari, mengubah, menghapus surat masuk.

Gambar IV.6. Halaman Menu Surat Masuk

46

5. Halaman Tambah Surat Masuk

Halaman tambah surat masuk merupakan halaman yang digunakan untuk

menambahkan data surat masuk dengan menginputkan beberapa data diantaranya

no agenda, tanggal menerima surat, no surat, tanggal surat, asal surat, perihal,

sifat surat, keterangan.

Gambar IV.7. Halaman Tambah Surat Masuk

47

6. Halaman Lembar Disposisi

Halam lembar disposisi yaitu hasil keluaran data dari surat masuk yang nantinya

akan di cetak oleh sekertaris yang kemudian di serahkan kepada kepala bagian

tata usaha sebagai bahan instruksi, atau tahapan dari surat tersebut yang nantinya

akan diturunkan kepada kepala suku bagian tata usaha.

Gambar IV.8. Gambar Halaman Disposisi

48

7. Halaman Menu Surat Keluar

Halaman menu surat masuk berisi data surat keluar yang telah dimasukan oleh

sekertaris, dalam menu surat keluar sekertaris dapat menambahkan, melihat,

mencari, mengubah, menghapus data surat keluar.

Gambar IV.9. Halaman Menu Surat Keluar

49

8. Halaman Tambah Surat Keluar

Halaman tambah surat keluar merupakan halaman yang digunakan untuk

menambahkan data surat masuk dengan menginputkan beberapa data diantaranya

no urut, tanggal surat, no surat, tanggal mengirim surat, pengolah, instansi yang

dituju dan perihal.

Gambar IV.10. Halaman Tambah Surat Keluar

50

9. Halaman Menu Laporan Surat Masuk

Halaman menu laporan surat masuk digunakan apabila sekretaris/admin ingin

melihat dan akan mencetak laporan surat masuk. Dalam halaman menu laporan

surat masuk sekretaris dapat mencari laporan surat masuk yang akan dicetak

Gambar IV.11. Halaman Menu Laporan Surat Masuk

51

10. Halaman Cetak Laporan Surat Masuk

Halaman cetak laporan surat masuk berisi laporan surat masuk yang sudah siap

untuk dicetak dengan berbentuk pdf.

Gambar IV.12. Halaman Cetak Laporan Surat Masuk

52

11. Halaman Menu Laporan Surat Keluar

Halaman menu laporan surat keluar digunakan apabila sekretaris/admin ingin

melihat dan akan mencetak laporan surat surat keluar. Sama seperti menu laporan

surat masuk, dalam halaman menu laporan surat masuk sekretaris dapat mencari

laporan surat keluar yang akan dicetak.

Gambar IV.13. Halaman Menu Laporan Surat Keluar

53

12. Halaman Cetak Laporan Surat Keluar

Halaman cetak laporan surat masuk berisi laporan surat masuk yang sudah siap

untuk dicetak dengan berbentuk pdf.

Gambar IV.14. Halaman Cetak Laporan Surat Keluar

54

13. Halaman Pengaturan User

Halaman pengaturan user digunakan oleh admin apabila admin ingin mengubah

data pribadi, selain itu juga admin dapat menambahkan data admin baru.

Gambar IV.15. Halaman Menu Pengaturan User

55

14. Halaman Tambah Admin

Dalam halaman tambah data admin, admin dapat menginput data admin

diantaranya: nip, nama, alamat, no hp, jenis kelamin, email, foto, password.

Gambar IV.16. Halaman Tambah Admin

56

4.2. Perancangan Peragkat Lunak

4.2.1. Entity Relationship Diagram

Gambar IV.17. Entity Relationship Diagram

4.2.2. Logical Record Structure

Gambar IV.18. Logical Record Structure

57

4.2.3. Spesifikasi File

1. Spesifikasi File Admin

Nama file : admin.sql

Akronim : Admin

Fungsi : Untuk menyimpan data admin

Tipe file : File Master

Organisasi file : Index sequential

Akses file : Random

Media : Hardisk

Panjang Record : 120

Kunci field : nip_admin

Software : MySql

Tabel IV.2. Spesifikasi File Admin

No Elemen data Nama Field Tipe Size Keterangan

1 Nip nip_admin Int 15 Primary Key

2 Nama nama_admin Char 20

3 Alamat Alamat Varchar 30

4 No Hp no_tlp Int 15

5 Jenis Kelamin jenis_kelamin Enum Laki-Laki

Perempuan

6 Email Email Varchar 20

7 Password Password Varchar 20

8 Foto Foto Text

58

2. Spesifikasi File Surat Masuk

Nama file : tbl_suratmasuk.sql

Akronim : Surat Masuk

Fungsi : Untuk menyimpan data surat masuk

Tipe file : File Master

Organisasi file : Index sequential

Akses file : Random

Media : Hardisk

Panjang Record : 135

Kunci field : noagnd

Software : MySql

Tabel IV.3. Spesifikasi File Surat Masuk

No Elemen data Nama Field Tipe Size Keterangan

1 No Agenda Noagnd Int 20 Primary Key

2 Nip Admin nip_admin Int 15 Foreign Key

3 Tanggal Menerima

Surat

tgl_mmnrm

_srt

Date

4 Asal Surat Pengirim Varchar 20

5 No Surat no_surat Int 20

6 Tanggal Surat tgl_surat Date

7 Perihal Perihal Varchar 50

8 Sifat Surat sifat_surat Char 10

9 Keterangan Keterangan Text

3. Spesifikasi File Surat Keluar

59

Nama file : tbl_suratkeluar.sql

Akronim : Surat Keluar

Fungsi : Untuk menyimpan data surat keluar

Tipe file : File Master

Organisasi file : Index sequential

Akses file : Random

Media : Hardisk

Panjang Record : 120

Kunci field : no_urut

Software : MySql

Tabel IV.4. Spesifikasi File Surat Keluar

No Elemen data Nama Field Tipe size Keterangan

1 No Urut no_urut Int 10 Primary Key

2 Nip Admin nip_admin Int 15 Foreign Key

3 Tanggal Surat tgl_srt Date

4 No Surat no_surat Int 15

5 Perihal Perihal Varchar 50

6 Intansi Yang

Dituju

intansi_yang_dituju Char 20

7 Pengolah Pengolah Char 10

8 Tanggal

Mengirim Surat

tgl_pngrm_srt Date

60

4.2.4. Class Model/Class Diagram

Gambar IV.19. Class Diagram

61

4.2.5. Sequence Diagram

Gambar IV.20. Sequence Diagram

sekretarissekretaris loginlogin dashboarddashboard surat masuksurat masuk surat keluarsurat keluar prosesproses hasilhasil

1: masukan email, password

2: tampil halaman dashboard

3: memil ih menu surat masuk

4: menambah data surat masuk

7: menampilkan data surat masuk

8: mencetak disposisi

9: get disposisi

10: mencetak laporan surat masuk

11: get laporan surat masuk

12: memilih menu surat keluar

13: menambah data surat keluar

5: menginput data surat keluar

6: menyimpanan data surat masuk

14: menginput data surat keluar

15: menyimpan data surat keluar

16: menampilkan data surat keluar

17: mencetak laporan surat keluar

18: get laporan surat keluar

62

4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software

1. Spesifikasi Hardware

A. Server

1) CPU

(a) Processor Intel® Pentium® P6200

(b) RAM DDR3 1 GB

(c) Hard Disk 500 GB

2) Mouse

3) Keyboard

4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1366x768

5) Koneksi internet dengan kecepatan 102 Kb/s

B. Client

1) CPU

(a) Processor Intel® Pentium® P6200

(b) RAM DDR3 1 GB

(c) Hard Disk 500 GB

2) Mouse

3) Keyboard

4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1366x768

5) Koneksi internet dengan kecepatan 102 Kb/s

2. Spesifikasi Software

A. Sistem operasi yang umum digunakan seperti: Microsoft Windows atau

Linux (Ubuntu, Fedora, debian 6 dan lain-lain), dianjurkan menggunakan

sistem operasi Microsoft Windows.

63

B. Aplikasi bundle web server seperti: Xampp, WampServer, php2triad yang

terdiri dari beberapa komponen, diantaranya:

1) Aplikasi Apache Server v2

2) Aplikasi PHP Server v5

3) Aplikasi MySQL Server v5

4) Aplikasi phpMyAdmin v3

C. Aplikasi Web browser seperti Mozilla Firefox, Opera, Safari, Internet

Explorer, Google Chrome.

4.3. Jadwal Implementasi

Tabel iV.5. Jadwal Implementasi

No KEGIATAN WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III

1. Persiapan data awal

2. Analisa

3. Desain Sistem

4. Desain Perangkat Lunak

5.

Pembuatan & Tes

Program

6. Tes Sistem

7. Pelatihan

8.

Pembuatan Buku

Petunjuk

9. Evaluasi & Operasional