Post on 03-Jan-2020
25
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi permasalahan, analisis
permasalahan, solusi dari permasalahan, dan perancangan sistem pada Rancang
Bangun Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan Berbasis Kompetensi (Studi
Kasus: Laboratorium Parahita Diagnostic Center Surabaya). Identifikasi dan
analisis permasalahan ditulis berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan.
3.1 Identifikasi Permasalahan
Parahita Diagnostic Center (PDC) adalah salah satu perusahaan bidang
laboratorium yang menyediakan beberapa layanan, antara lain layanan
laboratorium, elektromedis, dan rontgen. PDC memiliki 50 cabang di seluruh kota
di Indonesia, salah satunya terletak di Jalan Dharmawangsa Kota Surabaya. PDC
Cabang Dharmawangsa Surabaya terdapat 5 jenis jabatan yang seluruhnya
berjumlah 128 pegawai.
PDC selalu berupaya meningkatkan kualitas pelayanan menjadi lebih
cepat, nyaman, dan akurat melalui sumber daya manusia (SDM) yang kompeten.
Dalam menyediakan SDM yang kompeten, PDC mengadakan pelatihan setiap
tahun melalui Bagian SDI & Umum. Pengadaan pelatihan bertujuan untuk
meningkatkan kemampuan dan keterampilan pegawai serta untuk menghasilkan
SDM yang kompeten sesuai dengan bidang pekerjaan.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan Staf SDI & Umum,
pada proses pelaksanaan pelatihan, terdapat beberapa proses yang harus dilakukan
26
terlebih dahulu sebelum merealisasikan pelatihan kepada pegawai. Proses-proses
tersebut adalah proses pembuatan soal uji kompetensi, proses penilaian uji
kompetensi, proses penyusunan kebutuhan pelatihan, proses pengajuan draft
rencana pelatihan, proses persetujuan rencana pelatihan dan proses pembuatan
laporan rencana pelatihan. Kebutuhan pelatihan masing-masing pegawai disusun
berdasarkan permintaan pelatihan dari setiap supervisor bagian. Supervisor
masing-masing mengajukan permintaan pelatihan kepada Bagian SDI & Umum
berdasarkan hasil uji kompetensi yang telah dilakukan pada tiap bagian. Namun,
saat ini uji kompetensi hanya dilakukan kepada Staf Analis Bagian Laboratorium.
Hal ini karena Staf Analis Laboratorium bertugas menganalisis sampel pelanggan
yang nantinya akan berdampak pada kepuasan pelanggan. Saat ini, Staf Analis
Labatorium berjumlah 19 orang yang terbagi ke dalam lima klinik. Klinik-klinik
tersebut adalah klinik rutin, klinik mikrobiologi, kimia klinik, klinik hematologi,
dan klinik imunologi.
Setelah melakukan identifikasi permasalahan, perlu diketahui terlebih
dahulu proses bisnis, peran (role) dan tanggung jawab (responsibility) masing-
masing stakeholder, serta penerapan aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang ada
di PDC Surabaya saat ini untuk melakukan analisis permasalahan. Penjelasan dari
proses bisnis masing-masing stakeholder dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Proses Bisnis Masing-Masing Stakeholder
Stakeholder Peran Phase Rule Policy
Supervisor
Laboratorium
Pembuatan
soal uji
kompetensi
1
R.1) Mencatat soal-soal uji
kompetensi sesuai dengan
instruksi kerja alat
pemeriksaan pada masing-
masing klinik. Soal tersebut
Soal uji
kompetensi
dapat
berubah
setiap tahun
27
Stakeholder Peran Phase Rule Policy
terdiri atas 12-15 soal yang
terbagi dalam 2 bagian, yaitu:
a. Ujian tulis (60%)
b. Ujian praktek (40%)
Penilaian uji
kompetensi 2
R.2) Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam
melakukan penilaian,
diantaranya adalah:
a. Pencocokkan hasil
jawaban dengan kunci
jawaban.
b. Perhitungan jumlah nilai
uji kompetensi. Hasil
penilaian harus mencapai
persentase nilai 80%.
Persentase
nilai ≥ 80%
Staf SDI &
Umum
Penyusunan
kebutuhan
pelatihan
3
R.3) Penyusunan kebutuhan
pelatihan dicatat ke dalam
Microsoft Excel berdasarkan
pelatihan yang diajukan
Supervisor Bagian.
-
Pengajuan
draft rencana
pelatihan
4
R.4) Mengajukan rencana
pelatihan kepada Supervisor
SDI & Umum.
-
Pembuatan
laporan
rencana
pelatihan
internal
6
R.5) Hasil penyusunan
program pelatihan dilaporkan
dalam bentuk hard copy
kepada Supervisor SDI &
Umum. Laporan berisi
tentang nama-nama materi
pelatihan beserta jadwal
masing-masing pelatihan.
-
Supervisor
SDI &
Umum
Persetujuan
rencana
pelatihan
5 R.6) Supervisor SDI &
Umum memberikan
persetujuan atau catatan
perbaikan atas draft rencana
pelatihan yang diajukan.
-
28
Berdasarkan peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule),
dan kebijakan (policy) pada Tabel 3.1, maka akan digambarkan proses bisnis
secara keseluruhan dalam bentuk gambar yang dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Proses Pelaksanaan Pelatihan Saat Ini
Staff
SDI & Umum
Supervisor
SDI & UmumSupervisor Lab Staff Analis Lab
Ph
ase
Soal-soal uji
kompetensiSoal-soal uji
kompetensiSoal-soal uji
kompetensiSoal-soal uji
kompetensi
Mulai
Membuat soal
uji
kompetensi
per klinik
Soal-soal uji
kompetensi per
klinik
Mengerjakan
soal uji
kompetensi
Jawaban soal uji
kompetensi
Menilai
jawaban uji
kompetensi
Jawaban soal uji
kompetensi
Formulir
pengajuan
pelatihan
Formulir
pengajuan
pelatihan
Menyusun
kebutuhan
pelatihan
Daftar rencana
pelatihan
Dinyatakan
kompeten dan
pengembangan
karir
Daftar rencana
pelatihan
Persetujuan
rencana
pelatihan
Dokumen rencana
pelatihan yang
disetujui
Realisasi
pelatihan
Membuat
laporan rencana
program
pelatihan
Laporan rencana
program pelatihan
internal tahunan
Laporan rencana
program pelatihan
internal tahunan
Selesai
Mengajukan
pelatihan
Soal-soal uji
kompetensiSoal-soal uji
kompetensiSoal-soal uji
kompetensiSoal-soal uji
kompetensi
Soal-soal uji
kompetensi per
klinik
Gambar 3.1 Proses Pelaksanaan Pelatihan Saat Ini
Berdasarkan proses pelaksanaan pelatihan saat ini yang ditunjukkan pada
Gambar 3.1, maka akan dijelaskan lebih detil dari masing-masing proses yang
bertujuan agar dapat diketahui proses-proses mana saja yang perlu dieliminasi,
ditambahkan, atau diintegrasikan dengan sistem yang baru, sehingga sistem yang
dirancang dapat sesuai dengan kebutuhan pengguna.
29
3.1.1 Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini
Berikut ini adalah detil alir proses pembuatan soal uji kompetensi yang
dilakukan oleh Supervisor Laboratorium saat ini. Detil alir proses pembuatan soal
uji kompetensi dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi
Supervisor Laboratorium Staf Analis Klinik RutinStaf Analis Klinik
Mikrobiologi
Staf Analis Klinik
Imunologi
Staf Analis Klinik
HematologiStaf Analis Kimia Klinik
Ph
ase
Mulai
Data Instrusksi
Kerja Alat
per klinik
Soal-soal uji
kompetensi per
klinik
1. Mencatat soal-soal
uji kompetensi
(Uji Tulis & Uji
Praktek)
Soal-soal uji
kompetensi Urysis
2400 & Sysmex US
2000
Soal-soal uji
kompetensi
Sysmex CA-500
Soal-soal uji
kompetensi Cobas
E601 &Architect
i2000 SR
Soal-soal uji
kompetensi Bact
alert & Mikroskop
Soal-soal uji
kompetensi Cobas
501, TMS 24i
Selesai
Gambar 3.2 Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini
Adapun penjelasan dari alir proses pembuatan soal uji kompetensi saat ini
dapat dilihat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Penjelasan Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
1 1 Mencatat soal-
soal uji
kompetensi
(Uji Tulis &
Uji Praktek)
Data
instrusksi
kerja alat
Mencatat soal uji
kompetensi untuk
masing-masing
klinik
berdasarkan
instruksi kerja
alat per klinik di
laboratorium
Soal-soal uji
kompetensi
per klinik
30
3.1.2 Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi
Berikut ini adalah detil alir proses penilaian uji kompetensi saat ini yang
dilakukan oleh Supervisor Laboratorium. Detil alir proses ini digambarkan pada
Gambar 3.3.
Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini
Supervisor Laboratorium
Ph
ase
Mulai
Selesai
1. Mencocokkan
jawaban dengan
kunci jawaban
Kunci jawaban
2.
Memberikan
nilai hasil
jawaban
3.
Menghitung
jumlah nlai
Persentase nilai
80%?
6.
Melakukan
pembinaan
7.
Mengajukan
pelatihan
Tidak
Ya
Hasil jawaban
kompetensi yang
sudah dinilai
Jawaban uji
kompetensi masing-
masing pegawai
4. Cek
jumlah
persentase
nilai
5. Pernyataan
kompeten dan dapat
melakukan
pengembangan karir
Data penilaian yang
dinyatakan
kompeten
Formulir pengajuan
pelatihan
A
A
Gambar 3.3 Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini
Adapun penjelasan dari alir proses penilaian uji kompetensi saat ini dapat
dilihat pada Tabel 3.3.
Tabel 3.3 Penjelasan Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
2 1 Mencocokkan
jawaban
dengan kunci
Hasil
jawaban
dan kunci
Supervisor
Laboratorium
mencocokkan
Hasil
jawaban
yang sudah
31
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
jawaban jawaban hasil jawaban Staf
Analis
Laboratorium
dengan kunci
jawaban
dinilai
2 Memberikan
nilai hasil
jawaban
Hasil
jawaban
dan kunci
jawaban
Supervisor
Laboratorium
memberikan nilai
pada tiap jawaban
Hasil
jawaban
kompetensi
yang sudah
dinilai
3 Menghitung
jumlah nlai
Hasil
jawaban
dan kunci
jawaban
Supervisor
Laboratorium
menghitung
jumlah nilai
keseluruhan
untuk diketahui
persentase nilai
hasil jawaban
Hasil
jawaban
kompetensi
yang sudah
dinilai
4 Cek jumlah
persentase nilai
Hasil
jawaban
kompetensi
yang sudah
dinilai
Supervisor
Laboratorium
mengecek jumlah
persentase nilai
dari hasil jawaban
yang sudah dinilai
-
Decision - Proses ini
menjelaskan hasil
persentase nilai
apakah ≥ 80%.
Jika persentase
nilai ≥ 80%, maka
dinyatakan
kompeten dan
dilakukan
pengembangan
karir. Jika
persentase nilai ≤
80%, maka
dilakukan
pembinaan
-
5 Pernyataan
kompeten dan
pengembangan
karir
Hasil
jawaban
yang sudah
dinilai
Staf Analis
Laboratorium
dinyatakan
kompeten oleh
Supervisor
Laboratorium dan
dapat mengikuti
-
32
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
pengembangan
karir melalui
pelatihan,
promosi karir,
dan lain lain
6 Melakukan
pembinaan
Hasil
jawaban
yang sudah
dinilai
Supervisor
Laboratorium
akan memberikan
pembinaan
kepada Staf
Analis
Laboratorium
yang memiliki
persentase nilai ≤
80%
-
7 Mengajukan
pelatihan
- Supervisor
Laboratorium
melakukan
pengajuan
pelatihan bagi
Staf Analis
Laboratorium
-
3.1.3 Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini
Berikut ini adalah detil alir proses penyusunan kebutuhan pelatihan. Saat
ini, proses yang dilakukan Staf SDI & Umum dalam menyelenggarakan pelatihan
adalah menyusun kebutuhan pelatihan. Kebutuhan pelatihan disusun berdasarkan
pengajuan pelatihan sesuai keinginan Supervisor Laboratorium dan/atau
berdasarkan materi pelatihan tahun sebelumnya. Detil alir proses tersebut
digambarkan pada Gambar 3.4.
33
Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini
Supervisor Laboratorium Staff SDI & UmumP
hase
Formulir
pengajuan
pelatihan
2. Menyusun
draft
kebutuhan
pelatihan
Jumlah materi
pelatihan
kurang?
Materi pelatihan
tahun
sebelumnyaYa
Tidak
Draft rencana
pelatihan
Mulai
Selesai
1. Mencatat
pelatihan
yang
diajukan
Hasil penilaian
uji kompetensi
Hasil penilaian
uji kompetensiFormulir
pengajuan
pelatihan
Gambar 3.4 Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini
Adapun penjelasan dari alir proses penyusunan kebutuhan pelatihan saat
ini dapat dilihat pada Tabel 3.4.
34
Tabel 3.4 Penjelasan Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini
Phase No.
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
3 1 Mencatat
pelatihan
yang
diajukan
Formulir
pengajuan
pelatihan
Staf SDI & Umum
mencatat pelatihan
yang diajukan ke
Ms.Excel
Dokumen rencana
pelatihan
Decision - Proses ini
menjelaskan
apakah jumlah
pelatihan yang
diajukan kurang
dari kebutuhan
pelatihan internal.
Jika jumlah materi
pelatihan kurang,
maka Staf SDI &
Umum akan
mengambil materi
pelatihan dari
tahun sebelumnya
Jika jumlah
pelatihan telah
cukup, maka akan
langsung diakukan
penyusunan
kebutuhan
pelatihan
-
2 Menyusun
draft
kebutuhan
pelatihan
Pelatihan
yang
diajukan
dan materi
pelatihan
sebelumnya
Staf SDI & Umum
menyusun draft
kebutuhan
pelatihan
berdasarkan
pelatihan yang
diajukan dan
materi pelatihan
sebelumnya
Draft rencana
pelatihan yang
terdiri atas terdiri
atas nomor urutan,
nama materi
pelatihan, tanggal
pelatihan, nama-
nama bagian
beserta nama
pegawai, trainer
pelatihan, dan
perkiraan biaya per
materi pelatihan
3.1.4 Alir Proses Pengajuan Rencana Pelatihan Saat Ini
Berikut ini adalah detil alir proses pengajuan rencana pelatihan saat ini
yang dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum. Dokumen yang
35
diajukan adalah dokumen rencana pelatihan yang berisi nama pegawai dan materi
pelatihan yang akan dilakukan. Dokumen rencana pelatihan diajukan kepada
Supervisor SDI & Umum untuk meminta persetujuan atau perbaikan rencana
pelatihan yang diajukan. Saat ini, proses pengajuan Detil alir proses tersebut
digambarkan pada Gambar 3.5.
Proses Pengajuan draft Rencana Pelatihan Saat
Ini
Staf
SDI & Umum
Supervisor
SDI & Umum
Pha
se
Draft rencana
pelatihan
Draft rencana
pelatihan
Mulai
Selesai
Mengajukan
draft rencana
pelatihan
Gambar 3.5 Alir Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan Saat Ini
Adapun penjelasan dari alir proses pengajuan draft rencana pelatihan saat
ini dapat dilihat pada Tabel 3.5.
Tabel 3.5 Penjelasan Alir Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan Saat Ini
Phase No.
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
4 1 Mengajukan
draft
rencana
pelatihan
Draft
rencana
pelatihan
Staf SDI &
Umum
mengajukan
rencana pelatihan
dengan
memberikan
dokumen rencana
Draft rencana
pelatihan yang terdiri
atas nomor urutan,
nama materi pelatihan,
tanggal pelatihan,
nama-nama bagian
beserta nama pegawai,
36
Phase No.
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
pelatihan kepada
Supervisor SDI &
Umum.
trainer pelatihan, dan
perkiraan biaya per
materi pelatihan
3.1.5 Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini
Berikut ini adalah detil alir proses persetujuan rencana pelatihan saat ini
yang dilakukan oleh Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum. Detil alir
proses tersebut digambarkan pada Gambar 3.6.
Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini
Supervisor SDI & UmumStaf
SDI & Umum
Ph
as
e
Draft rencana
pelatihan
1. Memeriksa
draft rencana
pelatihan
Mulai
Setuju?
2. Menandatangani
draft rencana
pelatihan
3. Memberikan
catatan
perbaikan
Draft rencana
pelatihan yang
disetujui
Draft rencana
pelatihan
(perbaikan)
Tidak
Ya
Selesai
5. Memperbaiki
draft rencana
pelatihan
Draft rencana
pelatihan
(perbaikan)
Draft rencana
pelatihan yang
sudah diperbaiki
4. Menyerahkan
draft rencana
pelatihan
perbaikan kepada
Staf SDI & Umum
Gambar 3.6 Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini
37
Adapun penjelasan dari alir proses persetujuan rencana pelatihan saat ini
dapat dilihat pada Tabel 3.6.
Tabel 3.6 Penjelasan Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
6 1 Memeriksa
draft rencana
pelatihan
Draft
rencana
pelatihan
Supervisor SDI &
Umum melakukan
persetujuan terhadap
draft rencana
pelatihan.
-
Decision - Proses ini
menjelaskan apakah
Supervisor SDI &
Umum menyetujui
draft rencana
pelatihan. Jika ya,
maka Supervisor SDI
& Umum akan
menandatangani draft
tersebut. Jika tidak,
maka Supervisor SDI
& Umum
memberikan catatan
perbaikan.
-
2 Menandatanga-
ni draft rencana
pelatihan
Draft
rencana
pelatihan
Supervisor SDI &
Umum
menandatangani draft
rencana pelatihan
yang diajukan.
Draft
rencana
pelatihan
yang
disetujui
3 Memberikan
catatan
perbaikan
Draft
rencana
pelatihan
Supervisor SDI &
Umum memberikan
catatan perbaikan
Draft
rencana
pelatihan
(perbaikan)
4 Menyerahkan
draft rencana
pelatihan yang
diperbaiki
kepada Staf SDI
& Umum
Draft
rencana
pelatihan
(perbaikan)
Supervisor SDI &
Umum menyerahkan
draft rencana
pelatihan perbaikan
kepada Staf SDI &
Umum
Draft
rencana
pelatihan
(perbaikan)
38
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
5 Memperbaiki
rencana
pelatihan
Draft
rencana
pelatihan
(perbaikan)
Staf SDI & Umum
melakukan perbaikan
atas catatan yang
diberikan oleh
Supervisor SDI &
Umum dan meminta
persetujuan kembali
kepada Supervisor
SDI & Umum
Dokumen
rencana
pelatihan
yang sudah
diperbaiki
3.1.6 Alir Proses Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Saat Ini
Berikut ini adalah detil alir proses pembuatan laporan rencana pelatihan
internal saat ini yang dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum.
Laporan ini dibuat satu kali dalam setahun pada akhir bulan Desember. Detil alir
proses tersebut digambarkan pada Gambar 3.7.
Proses Pembuatan Laporan Rencana Program Pelatihan
Internal Saat Ini
Staff
SDI & Umum
Supervisor
SDI & Umum
Pha
se
Mulai
Selesai
Draft rencana
pelatihan yang
disetujui
1. Membuat laporan
rencana program
pelatihan tahunan
Laporan rencana
program pelatihan
internal tahunan
Laporan rencana
program pelatihan
internal tahunan
Gambar 3.7 Alir Proses Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal Saat Ini
39
Adapun penjelasan dari alir pembuatan laporan rencana pelatihan internal
saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.7.
Tabel 3.7 Penjelasan Alir Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Saat Ini
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
5 1 Membuat
laporan
program
pelatihan
(tanggal dan
rincian
pelatihan)
Data
program
pelatihan
internal
Staf SDI & Umum
membuat laporan
program pelatihan.
Laporan berisi
nama peserta,
materi pelatihan,
dan tanggal
pelatihan.
Laporan
rencana
pelatihan
internal
tahunan
3.2 Analisis Permasalahan
Setelah diketahui detil dari masing-masing proses, selanjutnya dilakukan
analisis permasalahan sesuai dengan detil alir proses pada tahap identifikasi
permasalahan. Hasil analisis dari masing-masing proses diperlukan untuk
merancang perangkat lunak agar memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan
kebutuhan masing-masing pengguna nantinya. Hasil dari analisis permasalahan
adalah sebagai berikut.
3.2.1 Analisis Pada Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini
Supervisor Laboratorium melakukan proses pembuatan soal sesuai dengan
instruksi kerja alat pada masing-masing klinik. Pembuatan soal uji kompetensi
saat ini telah dicatat ke dalam Ms.Excel, sehingga cukup memudahkan Supervisor
Laboratorium dalam menyusun soal uji kompetensi. Oleh karena itu, pada proses
pembuatan soal uji kompetensi tidak diperlukan rancangan perangkat lunak yang
terotomasi.
40
3.2.2 Analisis Pada Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini
Penilaian uji kompetensi dilakukan oleh Supervisor Laboratorium dengan
cara mencatat nilai dan menghitung total nilai dari masing-masing jenis soal.
Soal-soal uji kompetensi saat ini terdiri atas soal ujian tulis dan soal ujian praktek.
Saat ini, ketentuan seseorang dikatakan kompeten apabila total nilai uji
kompetensinya telah mencapai ≥ 80%. Jika total nilai uji kompetensi pegawai <
80%, maka akan diberi pelatihan. Cara perhitungan yang dilakukan Supervisor
Laboratorium saat ini juga masih menggunakan alat hitung manual, yaitu
kalkulator. Namun, dari hasil uji kompetensi tersebut belum dapat diketahui
bagaimana ukuran seseorang dapat dikatakan kompeten atau tidak, karena pada
soal uji kompetensi yang diberikan tidak disebutkan syarat minimal jawaban yang
harus dijawab oleh pegawai agar dapat dikatakan kompeten. Hal ini menyebabkan
pelatihan yang diberikan belum tentu efektif bagi pegawai. Selain itu, proses
perhitungan yang masih menggunakan kalkulator akan memakan waktu lebih
lama.
Oleh karena itu, diperlukan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat
membantu Supervisor Laboratorium dalam melakukan proses rekapitulasi nilai uji
kompetensi berdasarkan standar nilai yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
Proses rekapitulasi nilai uji pada perangkat lunak yang dibangun digunakan untuk
mencatat nilai masing-masing jenis dan level kompetensi, serta untuk menghitung
nilai rata-rata gap kompetensi secara otomatis sehingga didapatkan hasil
penentuan kebutuhan pelatihan pada setiap pegawai. Soal-soal yang dicatat dalam
proses rekapitulasi nilai uji kompetensi ini akan diberikan syarat minimal jawaban
41
yang harus dijawab oleh pegawai, sehingga dapat diketahui nilai kompeten pada
tiap soal uji kompetensi.
3.2.3 Analisis Pada Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini
Proses penyusunan kebutuhan pelatihan dilakukan oleh Staf Sumber Daya
Insani (SDI) & Umum dengan cara mencatat formulir pengajuan pelatihan dari
masing-masing supervisor ke dalam Ms. Excel. Kemudian, dibuatkan laporan
daftar rencana pelatihan internal untuk periode satu tahun. Namun, apabila jumlah
pelatihan yang diajukan terlalu sedikit untuk pelatihan internal, Staf SDI & Umum
memasukkan daftar pelatihan tahun sebelumnya pada susunan pelatihan yang
baru. Hal ini menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian antara pelatihan yang
disusun dengan kebutuhan pelatihan sebenarnya dari Staf Analis Laboratorium.
Oleh karena itu, diperlukan rancangan perangkat lunak yang dapat
menampilkan hasil prioritas pelatihan berdasarkan hasil analisis kebutuhan
pelatihan yang telah dilakukan. Dari hasil analisis kebutuhan pelatihan tersebut,
akan ditampilkan nama-nama materi pelatihan yang dibutuhkan oleh pegawai,
tetapi terdapat satu materi pelatihan yang menjadi prioritas utama. Seluruh materi
pelatihan yang dibutuhkan pegawai baik yang prioritas maupun tidak akan
disimpan dan ditampilkan pada proses pembuatan draft rencana pelatihan.
Sehingga, setiap pegawai dapat mengikuti lebih dari satu materi pelatihan.
3.2.4 Analisis Pada Alir Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan Saat Ini
Pengajuan draft rencana pelatihan dilakukan oleh Staf Sumber Daya
Insani (SDI) & Umum dengan memberikan langsung kepada Supervisor SDI &
Umum. Draft rencana pelatihan dibuat melalui Ms.Excel berdasarkan hasil
42
penyusunan kebutuhan pelatihan yang telah dilakukan sebelumnya oleh Staf SDI
& Umum. Proses pengajuan draft yang masih dilakukan manual membuat Staf
SDI & Umum harus mencetak terlebih dahulu draft rencana pelatihan tersebut,
kemudian menyerahkan langsung kepada Supervisor SDI & Umum. Apabila draft
rencana pelatihan tidak segera diajukan, maka proses tindak lanjut dari Supervisor
SDI & Umum juga akan mengalami keterlambatan waktu.
Oleh karena itu, diperlukan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat
membuat dan mengajukan draft rencana pelatihan secara otomasi. Proses
pembuatan dan pengajuan draft rencana pelatihan yang dibuat secara otomatis
akan membantu Staf SDI & Umum dalam menyusun draft rencana pelatihan
berdasarkan hasil analisis kebutuhan pelatihan yang dilakukan sebelumnya. Selain
itu, proses pengajuan draft rencana pelatihan juga dapat dilakukan dengan cepat
sehingga proses tindak lanjut juga dapat segera dilakukan.
3.2.5 Analisis Pada Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini
Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum melakukan persetujuan
rencana pelatihan berdasarkan draft rencana pelatihan yang telah diajukan oleh
Staf SDI & Umum. Supervisor SDI & Umum memiliki banyak pekerjaan yang
membuat Supervisor tidak selalu berada di ruang kerja dalam jangka waktu
tertentu, sehingga tidak dapat menyetujui atau memberi perbaikan pada draft
rencana pelatihan. Hal ini membuat proses persetujuan atau pemberian perbaikan
rencana pelatihan membutuhkan waktu yang lama. Dampaknya, Staf SDI &
Umum terlambat dalam melaksanakan pelatihan pegawai.
Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat
melakukan proses persetujuan atau perbaikan rencana pelatihan secara otomasi
43
agar mempercepat Supervisor SDI & Umum dalam melakukan persetujuan atau
perbaikan rencana pelatihan yang diajukan oleh Staf SDI & Umum.
3.2.6 Analisis Pada Alir Proses Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan
Internal
Proses pembuatan laporan rencana pelatihan saat ini dilakukan oleh Staf
Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dengan mengumpulkan seluruh daftar
pelatihan internal yang telah disusun per bulan. Staf SDI & Umum harus
menyalin daftar pelatihan per bulan yang sudah disetujui ke dalam dokumen
laporan rencana pelatihan tahunan. Hal ini membuat Staf SDI & Umum
membutuhkan waktu lebih dalam menyusun laporan.
Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat
mengumpulkan seluruh daftar pelatihan yang sudah disetujui secara otomasi.
Perangkat lunak tersebut juga akan diberi fitur untuk mengunduh laporan dengan
format (.pdf) sehingga memudahkan Staf SDI & Umum dalam membuat laporan
rencana pelatihan tahunan secara langsung tanpa harus menyalin daftar pelatihan
per bulan. Selain itu, di dalam laporan rencana pelatihan internal yang dibuat
dicantumkan dua grafik. Grafik pertama menjelaskan jumlah pelatihan masing-
masing sub bagian per bulan dan grafik yang kedua menjelaskan jumlah
persentase kebutuhan pelatihan masing-masing sub bagian.
3.3 Solusi Permasalahan
Berdasarkan hasil analisis permasalahan yang telah dilakukan, maka solusi
yang diberikan adalah dengan membangun sebuah aplikasi untuk mendukung
Bagian Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dalam menentukan kebutuhan
pelatihan yang tepat bagi Staf Analis Laboratorium agar dapat melakukan
44
pekerjaan dengan baik. Adapun desain arsitektur sistem yang menghubungkan
aplikasi dengan kebutuhan perangkat keras (hardware) dapat dilihat pada Gambar
3.8.
Supervisor
Laboratorium
Staf SDI & Umum
Supervisor
SDI & Umum
Aplikasi Analisis Kebutuhan
Pelatihan Berbasis Kompetensi
Melakukan rekapitulasi
nilai uji kompetensi
Melakukan analisis kebutuhan
pelatihan, membuat draft rencana
pelatihan, dan membuat laporan
rencana pelatihan
Laporan rencana
pelatihan
Menyetujui/
memberikan perbaikan
rencana pelatihan
Gambar 3.8 Desain Arsitektur Sistem
3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement)
Kebutuhan perangkat lunak (Software Requirement) merupakan langkah
awal dalam membangun sebuah perangkat lunak. Hal ini dilakukan agar
perangkat lunak yang dibangun sesuai dengan fungsi-fungsi yang dibutuhkan oleh
pengguna. Dalam menyusun kebutuhan perangkat lunak (Software Requirement),
terdapat beberapa tahapan yang harus dikerjakan, yaitu:
A Elisitasi Kebutuhan (Requirement Elicitation)
Tahap elisitasi kebutuhan (Requirement Elicitation) adalah tahap pertama
yang harus dilakukan dalam menyusun kebutuhan perangkat lunak. Salah satu
prinsip dasar dari tahap ini adalah melakukan komunikasi secara efektif dengan
pemangku kepentingan (stakeholder).
45
Dari komunikasi tersebut, hasilnya akan dilanjutkan ke dalam proses
Software Development Life Cycle (SDLC). Selain itu, elemen penting dari tahap
elisitasi ini adalah menentukan ruang lingkup dari proyek yang dikerjakan.
Berikut ini adalah data-data yang akan digunakan untuk keperluan pengembangan
perangkat lunak. Data-data tersebut diperoleh dari hasil wawancara dan observasi
yang dilakukan di Parahita Diagnostic Center Surabaya.
1. Data Pengguna
Data pengguna digunakan untuk memberikan hak akses kepada pengguna
terhadap perangkat lunak yang dibangun. Contoh data pengguna dapat dilihat
pada Tabel 3.8.
Tabel 3.8 Data Pengguna
No Pengguna Peran
1 Supervisor Laboratorium Supervisor Laboratorium bertanggung
jawab dalam membuat soal uji
kompetensi dan melakukan penilaian
hasil uji kompetensi.
2 Staf Sumber Daya Insani
(SDI) & Umum
Staf SDI & Umum bertanggung jawab
dalam melakukan penyusunan
kebutuhan pelatihan, pengajuan
pelatihan, dan membuat laporan
program pelatihan internal.
3 Supervisor Sumber Daya
Insani (SDI) & Umum
Supervisor SDI & Umum bertanggung
jawab dalam melakukan persetujuan
atau perbaikan rencana pelatihan yang
diajukan oleh Staf SDI & Umum.
2. Data Jenis Kompetensi
Data jenis kompetensi adalah data yang digunakan untuk proses analisis
kebutuhan pelatihan. Data jenis kompetensi dapat dilihat pada Tabel 3.9.
46
Tabel 3.9 Data Jenis Kompetensi
No Jenis Kompetensi
1 Knowledge
2 Skill
3 Attitude
3. Data Elemen dan Materi Uji Kompetensi
Data uji kompetensi adalah soal-soal uji kompetensi yang digunakan untuk
proses rekapitulasi nilai uji kompetensi. Contoh data uji kompetensi untuk
Klinik Rutin dapat dilihat pada Tabel 3.10.
Tabel 3.10 Contoh Data Elemen dan Materi Uji Kompetensi
Kompetensi : Staff Analis Klinik Rutin
Alat : Urysis 2400 dan Sysmex UX 2000
No Elemen Kompetensi Materi Uji
1 Mengidentifikasi jenis-jenis
pemeriksaan
a. Jelaskan beberapa pemeriksaan
baru yang ada di Parahita (Min.3)
b. Sebutkan jenis narkoba yang
dapat diperiksa (min.3)
2 Melaksanakan proses
pemeriksaan
a. Jelaskan prosedur pemeriksaan
pada lab pemeriksaan
b. Bagaimana melakukan tahap
verifikasi
c. Bagaimana melakukan tahap delta
check
d. Bagaimana prinsip pemeriksaan
pada Urysis 2400
e. Jelaskan mengenai presisi dan
akurasi
3 Mengevaluasi hasil
pemeriksaan
a. Jelaskan 4 macam kristal dan
silinder dalam sedimen urin dan
berikan gambarnya
b. Bagaimana cara mengevaluasi
hasil control urine
c. Tindakan apa yang dilakukan
apabila ditemukan hasil lekosit
(esterase) positif 2 pada
pengerjaan urine lengkap
47
4. Data Standar Penilaian
Data standar penilaian adalah standar nilai yang digunakan untuk proses
rekapitulasi nilai uji kompetensi. Contoh data tersebut dapat dilihat pada Tabel
3.11.
Tabel 3.11 Contoh Data Standar Penilaian
Standar
Nilai Parameter
1 Tidak mampu menyelesaikan sama sekali
2 Mampu menyelesaikan beberapa langkah dengan benar
3 Mampu menyelesaikan sebagian besar kebutuhan kompetensi
(memahami sebagian besar)
4 Mampu menyelesaikan seluruh kebutuhan kompetensi
(memahami secara keseluruhan)
5 Mampu menyelesaikan secara keseluruhan dengan baik dan
runtut (memahami dan dapat memberikan penjelasan disertai
contoh)
5. Data rule
Data rule adalah kebijakan perusahaan saat ini yang menetapkan nilai
minimum untuk memerlukan adanya pelatihan atau tidak. Data rule dapat
dilihat pada Tabel 3.12.
Tabel 3.12 Data Rule
No Jenis Kompetensi Rule Toleransi Gap
1 Knowledge 40%
2 Skill 30%
3 Attitude 30%
Berdasarkan hasil analisis permasalahan dan hasil seleksi data dari proses
wawancara dan observasi, maka didapatkan beberapa fungsi-fungsi yang akan
digunakan dalam rancang bangun aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis
kompetensi ini. Fungsi-fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.13.
48
Tabel 3.13 Fungsi-Fungsi Pada Aplikasi
No Fungsi
1 Pencatatan master kompetensi
2 Rekapitulasi nilai uji
3 Analisis kebutuhan pelatihan
4 Pengajuan draft rencana pelatihan
5 Persetujuan rencana pelatihan
6 Pembuatan laporan rencana pelatihan internal
B Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Berdasarkan data-data yang diperoleh dari proses elisitasi kebutuhan,
selanjutnya dilakukan analisis terhadap kebutuhan masing-masing stakeholder.
Perlu diketahui terlebih dahulu peran (role) dan aturan (rule) masing-masing
stakeholder yang dapat dilihat pada Tabel 3.14.
Tabel 3.14 Proses Bisnis Masing-Masing Stakeholder Pada Sistem Baru
Stakeholder Peran Phase Rule Policy
Supervisor
Laboratorium
Pencatatan
master
kompetensi
1 R.1) Jenis kompetensi
yang digunakan adalah:
a. Knowledge
b. Skill
c. Attitude
Sementara itu, level
kompetensi yang
digunakan adalah
basic, intermediate,
advanced.
Elemen dan
materi uji
kompetensi
dapat berubah
per tahun
Rekapitulasi
Nilai Uji
2 R.2) Standar penilaian
yang digunakan adalah
1-5. Parameter standar
penilaian dapat dilihat
pada Tabel 3.12.
Periode
penilaian
dilakukan satu
kali dalam
setahun, yaitu
pada bulan
Januari
Staf Sumber
Daya Insani
Analisis
kebutuhan
3 R.3) Melakukan
analisis toleransi gap
Rule toleransi
gap:
49
Stakeholder Peran Phase Rule Policy
(SDI) &
Umum
pelatihan berdasarkan jenis dan
level kompetensi
menggunakan rumus
yang telah ditetapkan.
a. Knowledge
(40%)
b. Skill (30%)
c. Attitude
(30%)
Pengajuan
rencana
pelatihan
4
- -
Pembuatan
laporan
rencana
pelatihan
internal
6
- -
Supervisor
Sumber Daya
Insani (SDI)
& Umum
Persetujuan
rencana
pelatihan 5 - -
Untuk melakukan proses analisis kebutuhan pelatihan berdasarkan aturan
dan kebijakan sistem baru pada Tabel 3.14, maka langkah-langkah yang harus
dilakukan pada setiap prosesnya adalah sebagai berikut:
1. Melakukan rekapitulasi nilai uji berdasarkan hasil uji kompetensi yang
dilakukan oleh Supervisor Laboratorium. Nilai yang dicatat terdiri atas nilai
kompetensi knowledge, nilai kompetensi skill, dan nilai kompetensi attitude.
2. Menghitung nilai gap kompetensi per materi uji dengan rumus sebagai
berikut:
Gap kompetensi = Standar nilai – Nilai yang diberikan (3.1)
3. Menghitung nilai rata-rata gap kompetensi per elemen kompetensi. Rumus
perhitungan rata-ratanya adalah sebagai berikut:
(3.2)
50
Keterangan:
a. = rata-rata gap kompetensi
b. = jumlah gap kompetensi semua materi uji per elemen kompetensi
c. = jumlah soal materi uji per elemen kompetensi
4. Setelah mengetahui nilai rata-rata gap kompetensi per elemen kompetensi,
selanjutnya Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum melakukan proses
analisis kebutuhan pelatihan dengan cara menghitung toleransi gap untuk
masing-masing elemen kompetensi berdasarkan jenis dan level
kompetensinya. Batas rule toleransi gap ditentukan oleh Parahita Diagnostic
Center dengan persentase knowledge 40%, skill 30%, dan attitude 30%.
Berikut ini adalah rumus yang digunakan untuk menganalisis kebutuhan
pelatihan.
(3.3)
Keterangan:
a. = rata-rata gap kompetensi
b. = jumlah standar nilai yang ditentukan
5. Hasil kebutuhan pelatihan dari analisis tersebut, akan dibuatkan draft rencana
pelatihan yang meliputi jadwal pelatihan, nama trainer pelatihan, dan biaya
pelatihan.
6. Draft rencana pelatihan yang telah dibuat, kemudian diajukan kepada
Supervisor SDI & Umum untuk ditindaklanjuti. Proses tindak lanjut terdiri
atas persetujuan dan perbaikan. Jika perbaikan, maka Supervisor SDI &
Umum harus mengisi catatan perbaikan pada draft rencana pelatihan tersebut.
51
7. Selanjutnya, Staf SDI & Umum membuat laporan rencana pelatihan
berdasarkan draft rencana pelatihan yang telah disetujui oleh Supervisor SDI
& Umum.
Berdasarkan langkah-langkah yang telah dijelaskan untuk melakukan
proses analisis kebutuhan pelatihan, maka dibuatlah analisis kebutuhan pengguna
untuk mendetilkan kebutuhan input, proses, dan output dari setiap fungsi pada
masing-masing pengguna. Hasil analisis kebutuhan pengguna yang sudah dibuat
memiliki enam fungsi, yaitu fungsi pencatatan master kompetensi, fungsi
rekapitulasi nilai uji, fungsi analisis kebutuhan pelatihan, fungsi pengajuan draft
rencana pelatihan, fungsi persetujuan rencana pelatihan, dan fungsi pembuatan
laporan rencana pelatihan internal. Hasil analisis kebutuhan pengguna dapat
dilihat pada Tabel 3.15
52
Tabel 3.15 Hasil Analisis Kebutuhan Pengguna
Stakeholder Peranan Phase Rule Fungsi Input Nama Proses Output
Supervisor
Laboratorium
Bertanggung jawab
dalam melakukan
pembuatan soal dan
penilaian uji kompetensi
1 (R.1) Pencatatan master
kompetensi
1. Data jenis
kompetensi
Mencatat jenis
kompetensi
Master data jenis
kompetensi
2. Data level
kompetensi
Mencatat level
kompetensi
Master data level
kompetensi
3. Data standar
nilai
Mencatat standar
nilai
Master data
standar penilaian
4. Data elemen
dan materi uji
kompetensi
Mencatat elemen
dan materi uji
kompetensi
Master data
elemen
kompetensi
2 (R.2) Rekapitulasi Nilai
Uji
1. Data pegawai
2. Data bagian
3. Data sub
bagian
4. Data jenis
kompetensi
5. Data level
kompetensi
6. Data standar
Mencatat nilai
uji knowledge
Nilai rata-rata
gap kompetensi
knowledge
Mencatat nilai
uji skill
Nilai rata-rata
gap kompetensi
skill
53
Stakeholder Peranan Phase Rule Fungsi Input Nama Proses Output
nilai
7. Data elemen
dan materi uji
kompetensi
8. Data uji
knowledge
9. Data uji skill
10. Data uji
atttitude
Mencatat nilai
uji attitude
Nilai rata-rata
gap kompetensi
attitude
Staf Sumber
Daya Insani
(SDI) &
Umum
Bertanggung jawab
dalam membuat rencana
pelatihan internal
tahunan, melakukan
analisis kebutuhan
pelatihan, mengajukan
rencana pelatihan
kepada Supervisor
Laboratorium, dan
membuat laporan
program pelatihan
internal
3 (R.3) Analisis kebutuhan
pelatihan
1. Data rule
2. Data jenis
kompetensi
Mencatat rule
toleransi gap
setiap jenis
kompetensi
Master data rule
3. Data pegawai
4. Data bagian
5. Data sub
bagian
6. Nilai rata-rata
knowledge,
skill, dan
attitude
Menganalisis
gap dan
menentukan
prioritas
pelatihan
a. Gap knowledge
b. Gap skill
c. Gap attitude
d. Level prioritas
pelatihan
(basic,
intermediate,
advanced)
4 -
Pengajuan draft
rencana
pelatihan
1. Data pegawai
2. Data bagian
3. Data sub
Membuat draft
rencana
pelatihan
Draft rencana
pelatihan
54
Stakeholder Peranan Phase Rule Fungsi Input Nama Proses Output
bagian
4. Gap
knowledge
5. Gap skill
6. Gap attitude
7. Level prioritas
pelatihan
8. Tanggal
pelatihan
9. Trainer
10. Perkiraan
biaya
Mengajukan
draft rencana
pelatihan kepada
Supervisor SDI
& Umum
6 -
Pembuatan laporan
rencana pelatihan
internal
Rencana
pelatihan yang
disetujui
Menampilkan
seluruh data
rencana
pelatihan Laporan rencana
pelatihan internal
Mencetak
laporan
Supervisor
Sumber Daya
Insani (SDI)
& Umum
Bertanggung jawab
dalam melakukan
persetujuan dan
perbaikan rencana
pelatihan yang diajukan
oleh Staf SDI & Umum
5 - Persetujuan
rencana pelatihan
Draft rencana
pelatihan
Memeriksa draft
rencana
pelatihan Rencana
pelatihan yang
disetujui Menyetujui draft
rencana
pelatihan
55
Untuk mendukung proses analisis kebutuhan pelatihan berdasarkan
kebutuhan masing-masing pengguna dan diagram arsitektur pada Gambar 3.8,
maka aplikasi dibangun berbasis web agar dapat diintegrasikan dengan aplikasi
sumber daya manusia (SDM) yang telah ada di Parahita Diagnostic Center. Dalam
membangun aplikasi, spesifikasi perangkat keras (hardware) yang digunakan saat
ini dapat dilihat pada Tabel 3.16.
Tabel 3.16 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras
Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras
Client
1. Laptop Processor Intel Core i7 2.30 GHz
2. RAM 4GB
3. Harddisk 750GB
4. Wireless/optical mouse
B.1 Analisis Kebutuhan Supervisor Laboratorium
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya,
terdapat perbaikan untuk beberapa proses, yaitu:
1. Rekapitulasi nilai uji dilakukan berurutan sesuai jenis dan level kompetensi,
sehingga memudahkan Supervsior Laboratorium dalam melakukan
rekapitulasi nilai uji kompetensi.
2. Perhitungan nilai dari hasil rekapitulasi nilai uji dapat dilakukan otomatis
melalui aplikasi, sehingga proses rekapitulasi menjadi lebih cepat.
B.2 Analisis Kebutuhan Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya,
terdapat perbaikan untuk beberapa proses, yaitu:
56
1. Staf SDI & Umum dapat menentukan kebutuhan pelatihan yang tepat bagi
Staf Analis Laboratorium, karena terdapat proses analisis gap yang
menunjukkan prioritas kebutuhan pelatihan.
2. Informasi jenis dan level kompetensi untuk prioritas pelatihan pegawai dapat
ditentukan melalui aplikasi.
3. Proses pengajuan rencana pelatihan kepada Supervisor SDI & Umum dapat
dilakukan melalui aplikasi, sehingga dapat mempercepat proses persetujuan
atau perbaikan rencana pelatihan.
4. Laporan program pelatihan tahunan internal dapat dilakukan melalui aplikasi
dan dapat dicari dengan cepat apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
B.3 Analisis Kebutuhan Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya,
terdapat perbaikan untuk beberapa proses, yaitu:
1. Supervisor SDI & Umum dapat melakukan persetujuan atau perbaikan melalui
aplikasi, sehingga proses persetujuan dan perbaikan menjadi lebih cepat.
2. Informasi status kompetensi pegawai saat ini dapat dilihat oleh Supervisor
SDI & Umum melalui aplikasi tanpa harus meminta laporan secara
konvensional kepada Staf SDI & Umum. Sehingga hal ini dapat berguna bagi
Supervisor SDI & Umum dalam mengambil keputusan
C Spesifikasi Kebutuhan (Requirement Specification)
Spesifikasi kebutuhan (requirement specification) adalah tahapan yang
mengacu pada pembuatan dokumen yang dapat ditinjau secara sistematis, dapat
dievaluasi, dan disetujui. Dokumen pada spesifikasi kebutuhan ini membahas
57
fungsi-fungsi kebutuhan yang dikelompokkan menjadi kebutuhan fungsional dan
kebutuhan non-fungsional.
C.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan fungsi-fungsi yang akan dibuat pada
aplikasi sesuai dengan hasil analisis kebutuhan masing-masing stakeholder.
Adapun kebutuhan fungsional tersebut adalah sebagai berikut.
C.1.1 Supervisor Laboratorium
Kebutuhan fungsional Supervisor Laboratorium terdiri atas fungsi
pencatatan master kompetensi dan fungsi rekapitulasi nilai uji. Adapun penjelasan
kebutuhan fungsional per fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.17 dan Tabel
3.18.
Tabel 3.17 Fungsi Pencatatan Master Kompetensi
Nama Fungsi Pencatatan Master Kompetensi
Stakeholder Supervisor Laboratorium
Deskripsi Proses ini dilakukan untuk mencatat data-data kompetensi
sesuai dengan ketetapan Parahita Diagnostic Center (PDC)
Kondisi Awal 1. Data pengguna tersedia
2. Data jenis kompetensi tersedia
3. Data standar penilaian tersedia
4. Data level kompetensi tersedia
5. Data elemen dan materi uji kompetensi tersedia
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi login pengguna
Supervisor
Laboratorium
memasukkan username
dan password, lalu
mengklik tombol
“Login”.
a. Mengecek username dan
password Supervisor
Laboratorium
b. Jika username dan
password benar, maka akan
sistem akan menampilkan
informasi dan memberikan
session kepada Supervisor
Laboratorium
c. Jika username dan
58
password salah, maka
sistem akan memunculkan
notifikasi berupa
“Otentikasi gagal”
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencatat jenis kompetensi
1. Supervisor
Laboratorium
memilih sub menu
master “Jenis
Kompetensi”
a. Sistem menampilkan
tampilan awal pada menu
master “Jenis Kompetensi”.
b. Jika data telah tersedia,
maka sistem akan
menampilkan data tersebut
c. Jika data tidak tersedia,
maka sistem akan
menampilkan informasi
“Belum ada data yang
ditampilkan”
2. Supervisor
Laboratorium
mengklik tombol
“Tambah data baru”
Sistem menampilkan form
tambah data jenis kompetensi
dan field jenis kompetensi.
3. Supervisor
Laboratorium
mengisi jenis
kompetensi
berdasarkan data
jenis kompetensi
yang meliputi
knowledge, skill,
attitude secara satu
per satu pada form
jenis kompetensi.
Setiap satu jenis
kompetensi yang
diisi, Supervisor
Laboratorium
mengklik tombol
“Simpan”
a. Sistem akan mengecek
apakah seluruh field sudah
terisi, jika sudah, maka
sistem akan menyimpan
data jenis kompetensi
b. Jika terdapat field yang
kosong, maka sistem akan
memberikan notifikasi
“Gagal menambah data
baru”
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencatat Level Kompetensi
1. Supervisor
Laboratorium
memilih sub menu
master “Level
Kompetensi”
a. Sistem menampilkan
tampilan awal pada menu
master “Level
Kompetensi”.
b. Jika data telah tersedia,
maka sistem akan
menampilkan data level
59
kompetensi yang tersedia
c. Jika data tidak tersedia,
maka sistem akan
menampilkan informasi
“Belum ada data yang
ditampilkan”
2. Supervisor
Laboratorium
mengklik tombol
“Tambah data baru”
Sistem menampilkan form
tambah data level kompetensi
dan field-field-nya
3. Supervisor
Laboratorium
mengisi level
kompetensi
berdasarkan jenis
kompetensi dan data
level kompetensi
yang ditetapkan,
yaitu level basic,
intermediate, dan
advanced secara satu
persatu, lalu
mengklik tombol
“Simpan”.
a. Sistem Sistem akan
melakukan verifikasi
apakah semua field telah
terisi atau belum. Jika field
telah terisi semua, maka
sistem akan menyimpan
master data level
kompetensi
b. Jika terdapat field yang
belum diisi dan Supervisor
Laboratorium mengklik
tombol “Simpan”, maka
sistem akan menampilkan
notifikasi “Gagal
menambah data baru”
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencatat standar penilaian
1. Supervisor
Laboratorium
memilih sub menu
master “Standar
Penilaian”
a. Sistem menampilkan
tampilan awal pada menu
master “Standar Penilaian”.
b. Jika data telah tersedia,
maka sistem akan
menampilkan data standar
penilaian yang tersedia
c. Jika data tidak tersedia,
maka sistem akan
menampilkan informasi
“Belum ada data yang
ditampilkan”
2. Supervisor
Laboratorium
mengklik tombol
“Tambah data baru”
Sistem menampilkan form
tambah data standar penilaian
dan field-field-nya yang terdiri
atas jenis kompetensi, standar
nilai, dan parameter
3. Supervisor
Laboratorium
mengisi standar
a. Sistem Sistem akan
melakukan verifikasi
apakah semua field telah
60
penilaian
berdasarkan jenis
kompetensi yang
dipilih dan data
standar penilaian,
yaitu 1 sampai 5,
lalu mengisi
parameter penilaian
pada setiap angka
standar penilaiannya,
dan kemudian
mengklik tombol
“Simpan Data”.
terisi atau belum. Jika field
telah terisi semua, maka
sistem akan menyimpan
data master standar
penilaian
b. Jika terdapat field yang
belum diisi dan Supervisor
Laboratorium mengklik
tombol “Simpan”, maka
sistem akan menampilkan
notifikasi “Gagal
menambah data baru”
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencatat elemen dan materi uji kompetensi
1. Supervisor
Laboratorium
memilih sub menu
master “Elemen
Kompetensi”
a. Sistem menampilkan
tampilan awal pada menu
master “Elemen
Kompetensi”.
b. Jika data telah tersedia,
maka sistem akan
menampilkan data elemen
kompetensi
c. Jika data tidak tersedia,
maka sistem akan
menampilkan informasi
“Belum ada data yang
ditampilkan”
2. Supervisor
Laboratorium
mengklik tombol
“Tambah data baru”
Sistem menampilkan form
tambah data elemen kompetensi
dan field-field elemen
kompetensi (bagian, sub bagian,
elemen kompetensi, jenis
kompetensi, dan level
kompetensi)
3. Supervisor
Laboratorium
mengisi elemen
kompetensi
berdasarkan data
elemen kompetensi
dan materi uji
bagian laboratorium
dengan memilih
bagian, sub bagian,
jenis kompetensi
dan level
a. Sistem menampilkan data
bagian yang tersedia pada
combobox “Bagian”
b. Sistem menampilkan data
sub bagian yang tersedia
pada combobox “Sub
Bagian”
c. Sistem menampilkan jenis
kompetensi yang tersedia
pada combobox “Jenis
Kompetensi”
d. Sistem menampilkan level
61
kompetensi terlebih
dahulu. Setelah
mengisi, lalu
Supervisor
Laboratorium
mengklik tombol
“Simpan”
kompetensi yang tersedia
pada combobox “Level
Kompetensi”
e. Sistem akan mengecek
apakah seluruh field sudah
terisi, jika sudah, maka
sistem akan menyimpan
data elemen kompetensi
yang baru diisi
f. Jika terdapat field yang
kosong, maka sistem akan
memberikan notifikasi
“Gagal menambah data
baru”
4. Supervisor
Laboratorium
mengklik icon list
pada kolom materi
uji di masing-
masing elemen
kompetensi.
Kemudian,
Supervisor
Laboratorium
mengisi soal materi
uji sesuai jumlah
yang diinginkan dan
mengisi standar
nilai pada setiap
materi uji lalu
mengklik tombol
“Simpan”
a. Sistem menampilkan data
elemen kompetensi yang
tersedia
b. Sistem menampilkan form
Tambah Data Materi Uji
dan field materi uji
c. Jika data materi uji yang
diisi lebih dari satu, maka
sistem akan menampilkan
satu field baru
d. Sistem menampilkan
standar nilai pada
combobox Standar Nilai
e. Sistem akan mengecek
apakah seluruh field sudah
terisi. Jika sudah, maka
sistem akan menyimpan
data materi uji. Jika
terdapat field yang kosong,
maka sistem akan
menampilkan notifikasi
“Gagal menambah data
baru”
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
1. Supervisor
Laboratorium
memasukkan
username dan
password yang
salah
a. Sistem akan menampilkan
notifikasi “Otentikasi
gagal”
b. Sistem menampilkan
halaman login awal
62
2. Supervisor
Laboratorium
memasukkan huruf
ke dalam field yang
seharusnya diisi
angka
Sistem akan menampilkan
notifikasi “Isian harus berupa
angka”
Kondisi Akhir Fungsi ini akan menghasilkan beberapa master data yang
akan digunakan dalam proses analisis kebutuhan pelatihan,
yaitu:
1. Master data jenis kompetensi
2. Master data level kompetensi
3. Master data standar penilaian
4. Master data elemen kompetensi
Kebutuhan Non
Fungsional
1. Functionality Fungsi pencatatan master
kompetensi hanya dapat diakses
oleh Supervisor Laboratorium
2. Reliability Seluruh master kompetensi dapat
tersimpan apabila semua field
telah terisi
3. Usability a. Pemilihan warna yang tepat
dan tidak mencolok
b. Bahasa yang digunakan
dalam fungsi pencatatan
master kompetensi adalah
bahasa Indonesia
c. Menu-menu yang terdapat
dalam fungsi pencatatan
master kompetensi dibuat
tree view untuk
mempermudah pengguna
dalam membaca menu
4. Efficiency Waktu respon simpan pada
aplikasi kurang dari 30 detik
Berikut ini adalah penjelasan untuk fungsi rekapitulasi nilai uji yang
dilakukan oleh Supervisor Laboratorium. Fungsi rekapitulasi nilai uji dapat dilihat
pada Tabel 3.18.
Tabel 3.18 Fungsi Rekapitulasi Nilai Uji
Nama Fungsi Rekapitulasi nilai uji
Stakeholder Supervisor Laboratorium
63
Deskripsi Proses ini merupakan proses merekap nilai dari jawaban uji
kompetensi Staf Analis Laboratorium yang hasilnya akan
digunakan dalam proses analisis kebutuhan pelatihan
Kondisi Awal 1. Data pengguna tersedia
2. Data pegawai tersedia
3. Data bagian tersedia
4. Data sub bagian tersedia
5. Data jenis kompetensi tersedia
6. Data level kompetensi tersedia
7. Data standar penilaian tersedia
8. Data elemen kompetensi tersedia
9. Data uji knowledge tersedia
10. Data uji skill tersedia
11. Data uji attitude tersedia
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi login pengguna
Supervisor
Laboratorium
memasukkan username
dan password
a. Mengecek username dan
password Supervisor
Laboratorium
b. Jika username dan
password benar, maka akan
sistem akan menampilkan
informasi dan memberikan
session kepada Supervisor
Laboratorium
c. Jika username dan
password salah, maka
sistem akan memunculkan
notifikasi berupa
“Otentikasi gagal”
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencatat nilai uji knowledge
1. Supervisor
Laboratorium
memilih sub menu
“Rekapitulasi nilai
uji”, lalu memilih
bagian dan sub
bagian dan
kemudian memilih
periode.
a. Sistem menampilkan data
bagian dan sub bagian yang
tersedia pada combobox
b. Sistem menampilkan
pilihan periode penilaian
yang sudah ditentukan
c. Sistem menampilkan nama
pegawai yang akan dinilai
sesuai bagian dan sub
bagiannya
64
2. Supervisor
Laboratorium
mengklik icon
penilaian pada
nama pegawai yang
dipilih
Sistem menampilkan tiga tab
penilaian (knowledge, skill,
attitude) yang berisi elemen
kompetensi sesuai dengan
bagian dan sub bagian yang
dipilih sebelumnya
3. Supervisor
Laboratorium
memilih tab
knowledge, lalu
mengisi nilai, dan
kemudian mengklik
tombol “Simpan”
a. Sistem menampilkan tab
penilaian knowledge
b. Sistem menghitung gap
kompetensi dari standar
nilai dengan nilai yang diisi
pada setiap materi uji
(Gap kompetensi =
standar nilai - nilai yang
diberikan)
c. Sistem menjumlah nilai
gap kompetensi, lalu
menghitung nilai rata-rata
gap kompetensi pada
masing-masing jenis dan
level kompetensi
(Rata-rata gap
kompetensi = jumlah gap
seluruh materi uji/jumlah
soal materi uji)
d. Sistem menampilkan nilai
rata-rata gap kompetensi
dari setiap level kompetensi
untuk jenis kompetensi
knowledge
e. Sistem menyimpan seluruh
nilai dari kompetensi
knowledge
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencatat nilai uji skill
1. Supervisor
Laboratorium
memilih tab skill,
lalu mengisi nilai,
dan kemudian
mengklik tombol
“Simpan”
a. Sistem menampilkan tab
penilaian skill
b. Sistem menghitung nilai
gap kompetensi dari
standar nilai dengan nilai
yang diisi
(Gap kompetensi =
standar nilai - nilai yang
diberikan)
c. Sistem menjumlah nilai
gap kompetensi, lalu
menghitung nilai rata-rata
65
pada setiap jenis dan level
kompetensi
(Rata-rata gap
kompetensi = jumlah gap
seluruh materi uji/jumlah
soal materi uji)
d. Sistem menampilkan nilai
rata-rata gap kompetensi
dari setiap level
kompetensi untuk jenis
kompetensi skill
e. Sistem menyimpan seluruh
nilai dari kompetensi skill
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencatat nilai uji attitude
1. Supervisor
Laboratorium
memilih tab
attitude, lalu
mengisi nilai, dan
kemudian mengklik
tombol “Simpan”
a. Sistem menampilkan tab
penilaian attitude
b. Sistem menghitung nilai
gap kompetensi dari
standar nilai dengan nilai
yang diisi
(Gap kompetensi =
standar nilai - nilai yang
diberikan)
c. Sistem menjumlah nilai
gap kompetensi, lalu
menghitung nilai rata-rata
gap kompetensi pada setiap
jenis dan level kompetensi
(Rata-rata gap
kompetensi = jumlah gap
seluruh materi uji/jumlah
soal materi uji)
d. Sistem menampilkan nilai
rata-rata gap kompetensi
dari setiap level
kompetensi untuk jenis
kompetensi attitude
e. Sistem menyimpan seluruh
nilai dari kompetensi
attitude
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
66
1. Supervisor
Laboratorium
memasukkan
username dan
password yang
salah
a. Sistem akan menampilkan
notifikasi “Otentikasi
gagal”
b. Sistem menampilkan
halaman login awal
Kondisi Akhir 1. Nilai rata-rata gap kompetensi knowledge
2. Nilai rata-rata gap kompetensi skill
3. Nilai rata-rata gap kompetensi attitude
Kebutuhan Non
Fungsional
1. Functionality Fungsi rekapitulasi nilai uji
hanya dapat diakses oleh masing-
masing Supervisor Parahita
Diagnostic Center. Namun, saat
ini hanya dapat diakses oleh
Supervisor Laboratorium
2. Reliability Perhitungan dapat berjalan
dengan baik dan memberikan
hasil yang akurat
3. Usability a. Pemilihan warna yang tepat
dan tidak mencolok
b. Bahasa yang digunakan
dalam fungsi rekapitulasi
nilai uji adalah bahasa
Indonesia
c. Proses rekapitulasi nilai uji
dilakukan secara bertahap
agar mempermudah
pengguna mengoperasikan
fungsi tersebut
4. Efficiency Waktu proses perhitungan pada
aplikasi tidak lebih dari 1 menit
C.1.2 Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Kebutuhan fungsional Staf SDI & Umum terdiri atas fungsi analisis
kebutuhan pelatihan, fungsi pengajuan rencana pelatihan, dan fungsi pembuatan
laporan rencana pelatihan internal. Adapun penjelasan kebutuhan fungsional per
fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.19, Tabel 3.20 dan Tabel 3.21.
Tabel 3.19 Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan
Nama Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan
Stakeholder Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
67
Deskripsi Proses ini dilakukan oleh Staf SDI & Umum untuk
menganalisa kebutuhan pelatihan berdasarkan kompetensi
knowledge, skill, dan attitude
Kondisi Awal 1. Data pengguna tersedia
2. Data pegawai
3. Data bagian tersedia
4. Data sub bagian tersedia
5. Data rule tersedia
6. Data jenis kompetensi tersedia
7. Nilai rata-rata knowledge tersedia
8. Nilai rata-rata skill tersedia
9. Nilai rata-rata attitude tersedia
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi login pengguna
Staf SDI & Umum
memasukkan username
dan password
a. Mengecek username dan
password Staf SDI &
Umum
b. Jika username dan
password benar, maka akan
sistem akan menampilkan
informasi dan memberikan
session kepada Staf SDI &
Umum
c. Jika username dan
password salah, maka
sistem akan memunculkan
notifikasi berupa
“Otentikasi gagal”
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencatat rule toleransi gap setiap jenis kompetensi
1. Staf SDI & Umum
memilih sub menu
“Rule”
a. Sistem menampilkan data
jenis kompetensi beserta
persentase rule toleransi
gap setiap jenis kompetensi
b. Jika data telah tersedia,
maka sistem akan
menampilkan data rule
toleransi gap yang tersedia
c. Jika data tidak tersedia,
maka sistem akan
menampilkan informasi
“Belum ada data yang
dapat ditampilkan”
2. Staf SDI & Umum
mengklik tombol
“Tambah data baru”
Sistem menampilkan form
tambah data rule, jika
kedepannya terdapat jenis
kompetensi baru.
68
3. Staf SDI & Umum
mengisi rule
toleransi gap
berdasarkan data
rule pada Tabel 3.14
yang meliputi
knowledge 40%,
skill 30%, dan
attitude 30%, lalu
mengklik tombol
“Simpan”.
a. Sistem akan melakukan
verifikasi apakah semua
field telah terisi atau belum
b. Jika field telah terisi semua
dan total persentase rule
mencapai 100%, maka
sistem akan menyimpan
data
c. Jika terdapat field yang
belum diisi dan persentase
rule belum mencapai
100%, kemudian Staf SDI
& Umum mengklik tombol
“Simpan”, maka sistem
akan menampilkan
notifikasi “Total Persentase
Rule harus 100%”
Aksi Pengguna Respon Sistem
Menganalisis gap dan menentukan prioritas pelatihan
1. Staf SDI & Umum
memilih sub menu
Analisis Kebutuhan,
memilih bagian, lalu
sub bagian, dan
kemudian memilih
periode dari
rekapitulasi nilai uji
yang sudah
dilakukan
sebelumnya.
a. Jika periode yang dipilih
memiliki data, maka sistem
menampilkan nama-nama
pegawai yang sudah dinilai
berdasarkan bagian dan sub
bagian yang dipilih dari
data rekapitulasi nilai uji
pada periode yang dipilih
b. Jika periode yang dipilih
tidak memiliki data, maka
sistem akan menampilkan
informasi “Tidak ada data
rekapitulasi nilai yang
tersedia”
2. Staf SDI & Umum
mengklik icon
analisis pada nama
pegawai yang
dipilih, lalu
mengklik tombol
“Mulai proses
analisis”
a. Sistem menghitung gap
dari masing-masing jenis
dan level kompetensi
berdasarkan batasan nilai
rule yang sudah ditentukan
(Toleransi Gap = nilai
rata-rata gap
kompetensi/jumlah
standar nilai x 100)
b. Sistem menampilkan hasil
analisis yang telah
dilakukan (elemen
kompetensi, jenis
69
kompetensi, hasil
persentase toleransi gap,
dan level kompetensi yang
paling dibutuhkan)
c. Sistem menyimpan data
hasil analisis kebutuhan
pelatihan
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
1. Staf SDI & Umum
memasukkan
username dan
password yang
salah
a. Sistem akan menampilkan
notifikasi “Otentikasi
gagal”
b. Sistem menampilkan
halaman login awal
Kondisi Akhir 1. Hasil analisis kebutuhan pelatihan (gap knowledge, gap
skill, gap attitude, dan level prioritas kebutuhan
pelatihan)
Kebutuhan Non
Fungsional
1. Functionality Fungsi analisis kebutuhan
pelatihan hanya dapat diakses
oleh Staf SDI & Umum
2. Reliability Perhitungan analisis dapat
berjalan dengan baik dan sesuai
dengan standar yang ditetapkan
3. Usability a. Pemilihan warna yang tepat
dan tidak mencolok
b. Bahasa yang digunakan
dalam fungsi analisis
kebutuhan pelatihan adalah
bahasa Indonesia
c. Proses analisis kebutuhan
pelatihan dilakukan secara
bertahap agar mempermudah
pengguna dalam
mengoperasikan fungsi
tersebut
4. Efficiencys Waktu pemrosesan analisis pada
aplikasi tidak lebih dari 1 menit
Berikut ini adalah penjelasan untuk fungsi pengajuan draft rencana
pelatihan yang dilakukan oleh Staf SDI & Umum kepada Supervisor SDI &
70
Umum. Fungsi pengajuan rencana pelatihan tersebut dapat dilihat pada Tabel
3.20.
Tabel 3.20 Fungsi Pengajuan Draft Rencana Pelatihan
Nama Fungsi Pengajuan Draft Rencana Pelatihan
Stakeholder Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Deskripsi Proses ini merupakan proses pembuatan draft rencana
pelatihan dari hasil analisis kebutuhan pelatihan yang akan
diajukan kepada Supevisor SDI & Umum
Kondisi Awal 1. Data pengguna tersedia
2. Data pegawai tersedia
3. Data bagian tersedia
4. Data sub bagian tersedia
5. Gap knowledge, gap skill, gap attitude, dan level prioritas
kebutuhan pelatihan tersedia
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi login pengguna
Staf SDI & Umum
memasukkan username
dan password
a. Mengecek username dan
password Staf SDI &
Umum
b. Jika username dan
password benar, maka akan
sistem akan menampilkan
informasi dan memberikan
session kepada Staf SDI &
Umum
c. Jika username dan
password salah, maka
sistem akan memunculkan
notifikasi berupa
“Otentikasi gagal”
Aksi Pengguna Respon Sistem
Membuat draft rencana pelatihan
1. Staf SDI & Umum
memilih menu
“Rencana
Pelatihan”, lalu
memilih periode
a. Sistem menampilkan
pilihan periode analisis
b. Sistem mengecek apakah
terdapat data materi
pelatihan dari periode yang
dipilih berdasarkan hasil
analisis kebutuhan
pelatihan yang dilakukan
sebelumnya
c. Sistem menampilkan
seluruh bagian yang
71
mengikuti pelatihan pada
periode yang dipilih
2. Staf SDI & Umum
mengklik icon
“view” pada bagian
yang dipilih, lalu
mengklik icon
“detil” pada materi
pelatihan yang
dipilih
a. Sistem menampilkan
seluruh daftar materi
pelatihan pegawai sesuai
pada bagian terpilih
berdasarkan hasil analisis
kebutuhan pelatihan
b. Sistem menampilkan detil
pelatihan sesuai dengan
materi pelatihan yang
dipilih. Tampilan detil
meliputi elemen
kompetensi, jenis
kompetensi, level
kompetensi, dan nama-
nama pegawai serta sub
bagiannya berdasarkan
hasil analisis kebutuhan
pelatihan yang dilakukan
sebelumnya
3. Staf SDI & Umum
mengisi tanggal
rencana pelatihan,
pelatihan tambahan,
trainer dan perkiraan
biaya pada form
rencana pelatihan
a. Jika seluruh field sudah
terisi, maka sistem akan
menyimpan data rencana
pelatihan
b. Jika terdapat field yang
belum diisi, maka sistem
akan menampilkan
peringatan “Gagal
menyimpan data. Silahkan
cek kembali”
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mengajukan draft rencana pelatihan kepada
Supervisor SDI & Umum
Staf SDI & Umum
mengklik tombol
“Simpan”
Draft rencana pelatihan yang
telah disimpan akan dikirimkan
ke Supervisor SDI & Umum
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
Memperbaiki draft rencana pelatihan dari Supervisor
SDI & Umum
Staf SDI & Umum
mengklik icon notifikasi
yang ada di halaman
fungsi pengajuan draft
rencana pelatihan.
Kemudian, mengklik isi
notifikasi yang
a. Sistem menampilkan
notifikasi status dari draft
rencana pelatihan yang telah
diperiksa oleh Supervisor
SDI & Umum.
b. Jika Supervisor SDI &
Umum menyetujui, maka
72
dikirimkan. Staf SDI &
Umum dapat langsung
mengklik menu
“Rencana Pelatihan”
untuk melihat status
draft rencana pelatihan
yang diajukan.
sistem memunculkan
notifikasi yang berisi nama
materi pelatihan dengan
status “disetujui” dan diberi
warna kuning. Jika ada
perbaikan, maka sistem
memunculkan nama materi
pelatihan yang diperbaiki
dengan status “perbaikan”
dan diberi warna merah.
c. Sistem menampilkan seluruh
daftar materi pelatihan
beserta status materi
pelatihannya “disetujui” atau
“perbaikan”
Staf SDI & Umum
memperbaiki tanggal,
trainer, atau perkiraan
biaya yang dicatat oleh
Supervisor SDI &
Umum, lalu mengklik
tombol “perbaiki”
a. Sistem menampilkan catatan
perbaikan yang diberikan
oleh Supervisor SDI &
Umum
b. Sistem menyimpan
perbaikan yang telah diisi
oleh Staf SDI & Umum
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mengajukan kembali draft rencana pelatihan yang
telah diperbaiki kepada Supervisor SDI & Umum
Staf SDI & Umum
mengklik tombol
“perbaiki” pada
halaman perbaikan
rencana pelatihan
a. Sistem mengirimkan
kembali draft rencana
pelatihan yang diperbaiki
kepada Supervisor SDI &
Umum
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
1. Staf SDI & Umum
memasukkan
username dan
password yang
salah
a. Sistem akan menampilkan
notifikasi “username dan
password anda salah”
b. Sistem menampilkan
halaman login awal
2. Staf SDI & Umum
memasukkan
tanggal rencana
pelatihan dengan
tahun sebelumnya
Sistem akan menampilkan
notifikasi “Maaf, pelatihan
tidak dapat dilaksanakan pada
tahun sebelumnya”
Kondisi Akhir Draft rencana pelatihan
Kebutuhan Non
Fungsional
1. Functionality Fungsi pengajuan draft rencana
pelatihan hanya dapat diakses
oleh Staf SDI & Umum
2. Reliability Draft rencana pelatihan dapat
73
tersimpan apabila seluruh field
telah terisi
3. Usability a. Pemilihan warna yang tepat
dan tidak mencolok
b. Bahasa yang digunakan
dalam fungsi pengajuan draft
rencana pelatihan adalah
bahasa Indonesia
c. Proses pengajuan draft
rencana pelatihan dibuat
secara bertahap agar
memudahkan pengoperasian
oleh pengguna
4. Efficiency Waktu respon simpan pada
aplikasi tidak lebih dari 30 detik
Selanjutnya, kebutuhan fungsional yang terakhir dari Staf SDI & Umum
adalah fungsi pembuatan laporan rencana pelatihan internal. Fungsi pembuatan
laporan rencana pelatihan internal dapat dilihat pada Tabel 3.21.
Tabel 3.21 Fungsi Membuat Laporan Rencana Pelatihan Internal
Nama Fungsi Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal
Stakeholder Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Deskripsi Proses ini dilakukan oleh Staf SDI & Umum untuk membuat
laporan data rencana pelatihan internal dari hasil analisis
kebutuhan pelatihan untuk diberikan kepada Supervisor SDI
& Umum
Kondisi Awal 1. Data pengguna tersedia
2. Rencana pelatihan yang telah disetujui oleh Supervisor
SDI & Umum tersedia
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi login pengguna
74
Staf SDI & Umum
memasukkan username
dan password
a. Mengecek username dan
password Staf SDI &
Umum
b. Jika username dan
password benar, maka akan
sistem akan menampilkan
informasi dan memberikan
session kepada Staf SDI &
Umum
c. Jika username dan
password salah, maka
sistem akan memunculkan
notifikasi berupa
“Otentikasi gagal”
Aksi Pengguna Respon Sistem
Menampilkan seluruh data pelatihan masing-masing
pegawai yang diurutkan berdasarkan tanggal
pelaksanaan
1. Staf SDI & Umum
memilih menu
“Laporan”, lalu
memilih periode
tanggal awal dan
tanggal akhir
a. Sistem mengecek apakah
terdapat data rencana
pelatihan yang sudah
disetujui dari periode yang
dipilih
b. Jika tidak ada, sistem
menampilkan pesan
“Belum ada data yang
dapat ditampilkan”
c. Jika ada, maka sistem
menampilkan seluruh data
rencana pelatihan yang
sudah disetujui dari periode
yang dipilih (tanggal,
pelatihan yang diurutkan,
nama materi pelatihan,
jenis pelatihan, level
pelatihan, nama pegawai,
bagian, sub bagian, trainer,
dan biaya pelatihan)
Aksi Pengguna Respon Sistem
Mencetak laporan
1. Staf SDI & Umum
mengklik tombol
“Unduh”
a. Sistem menampilkan
preview laporan yang akan
dicetak
b. Sistem mencetak laporan
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
75
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Staf SDI & Umum
memasukkan username
dan password yang
salah
a. Sistem akan menampilkan
notifikasi “Otentikasi
gagal”
b. Sistem menampilkan
halaman login awal
Kondisi Akhir Softcopy atau hardcopy laporan rencana pelatihan internal
Kebutuhan Non
Fungsional
1. Functionality Fungsi pembuatan laporan
rencana pelatihan internal hanya
dapat diakses oleh Staf SDI &
Umum
2. Reliability Fungsi pembuatan laporan
rencana pelatihan internal dapat
dijalankan jika rencana pelatihan
telah disetujui oleh Supervisor
SDI & Umum
3. Usability a. Pemilihan warna yang tepat
dan tidak mencolok
b. Tampilan preview laporan
dibuat lebih user friendly
untuk memudahkan
pengguna dalam proses
mencetak laporan
c. Bahasa yang digunakan
dalam fungsi pembuatan
laporan rencana pelatihan
internal adalah bahasa
Indonesia
4. Efficiency Waktu untuk preview laporan
yang akan dicetak pada aplikasi
tidak lebih dari 1 menit
C.1.3 Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Kebutuhan fungsional Supervisor SDI & Umum adalah fungsi persetujuan
rencana pelatihan Adapun penjelasan kebutuhan fungsional pada fungsi tersebut
dapat dilihat pada Tabel 3.22.
Tabel 3.22 Fungsi Persetujuan Rencana Pelatihan
Nama Fungsi Persetujuan Rencana Pelatihan
Stakeholder Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Deskripsi Proses ini merupakan proses tindak lanjut terhadap rencana
76
pelatihan yang telah diajukan ole Staf SDI & Umum
Kondisi Awal Draft rencana pelatihan yang telah diajukan oleh Staf SDI &
Umum tersedia
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentifikasi login pengguna
Supervisor SDI &
Umum memasukkan
username dan password
a. Mengecek username dan
password Supervisor SDI
& Umum
b. Jika username dan
password benar, maka akan
sistem akan menampilkan
informasi dan memberikan
session kepada Supervisor
SDI & Umum
c. Jika username dan
password salah, maka
sistem akan memunculkan
notifikasi berupa
“Otentikasi gagal”
Aksi Pengguna Respon Sistem
Memeriksa draft rencana pelatihan
1. Supervisor SDI &
Umum memilih
menu “Persetujuan
rencana pelatihan”
a. Sistem menampilkan
notifikasi pada menu bar
Persetujuan rencana
pelatihan
b. Sistem menampilkan
nama-nama bagian dan
materi pelatihan dari draft
rencana pelatihan yang
diajukan
Aksi Pengguna Respon Sistem
Menyetujui draft rencana pelatihan
1. Supervisor SDI &
Umum mengklik
icon “list” pada
materi pelatihan
yang diajukan
a. Sistem menampilkan
nama-nama materi
pelatihan berdasarkan draft
rencana pelatihan yang
telah diajukan sebelumnya
b. Sistem menampilkan detil
rencana pelatihan yang
diajukan
77
2. Supervisor SDI &
Umum mengklik
checklist “disetujui”
atau “perbaikan” lalu
mengklik tombol
“Simpan”. Jika
mengklik checklist
perbaikan, maka
Supervisor mengisi
catatan perbaikan
terlebih dahulu, lalu
mengklik tombol
“Simpan”
a. Jika Supervisor SDI &
Umum mengklik checklist
“disetujui” lalu disimpan,
maka sistem akan merubah
status materi pelatihan
menjadi “Disetujui”
b. Jika Supervisor SDI &
Umum mengklik checklist
“Perbaikan”, lalu mengisi
catatan perbaikan,
kemudian disimpan, maka
sistem akan merubah status
materi pelatihan menjadi
“Perbaikan”.
c. Sistem mengirimkan draft
rencana pelatihan
perbaikan pada Staf SDI &
Umum (fungsi pengajuan
draft rencana pelatihan)
untuk diperbaiki
Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Supervisor SDI &
Umum memasukkan
username dan password
yang salah
a. Sistem akan menampilkan
notifikasi “username dan
password anda salah”
b. Sistem menampilkan
halaman login awal
Kondisi Akhir Rencana pelatihan yang disetujui
Kebutuhan Non
Fungsional
1. Functionality Fungsi persetujuan rencana
pelatihan hanya dapat diakses
oleh Supervisor SDI & Umum
2. Reliability Persetujuan rencana pelatihan
dapat tersimpan atas aksi yang
dilakukan oleh Supervisor SDI &
Umum
3. Usability a. Pemilihan warna yang tepat
dan tidak mencolok
b. Bahasa yang digunakan
dalam fungsi persetujuan
rencana pelatihan adalah
bahasa Indonesia
c. Proses persetujuan rencana
pelatihan dibuat secara
78
bertahap agar memudahkan
pengoperasian oleh pengguna
4. Efficiency Waktu respon simpan pada
aplikasi tidak lebih dari 30 detik
C.2 Kebutuhan Non Fungsional
Selain menerapkan fungsi-fungsi pada kebutuhan fungsional, perlu
diperhatikan pula kebutuhan non fungsional masing-masing fungsi. Kebutuhan
non fungsional yang telah disetujui oleh stakeholder dapat dilihat pada Tabel
3.23.
Tabel 3.23 Kebutuhan Non Fungsional
No Stakeholder Fungsional Sistem Non Fungsional
Sistem
1 Supervisor
Laboratorium
Fungsi pencatatan master
kompetensi
a. Functionality
b. Reliability
c. Usability
d. Efficiency
Fungsi rekapitulasi nilai uji
2
Staf Sumber Daya
Insani (SDI) &
Umum
Fungsi analisis kebutuhan
pelatihan
Fungsi pengajuan draft
rencana pelatihan
Fungsi pembuatan laporan
rencana pelatihan internal
3
Supervisor Sumber
Daya Insani (SDI) &
Umum
Fungsi persetujuan rencana
pelatihan
D Verifikasi dan Validasi Kebutuhan
Dokumen-dokumen yang telah dibuat akan diverifikasi dan divalidasi oleh
masing-masing stakeholder sebagai pihak yang menilai dan memberikan umpan
balik (feedback). Proses validasi dokumen dilakukan untuk menjamin pembuat
perangkat lunak telah memahami persyaratan yang ditentukan. Selain itu,
dokumen-dokumen tersebut juga diverifikasi untuk mengetahui apakah dokumen-
79
dokumen tersebut lengkap, dapat dimengerti, dan telah sesuai dengan standar
perusahaan.
3.3.2 Desain Perangkat Lunak (Software Design)
Berdasarkan hasil dari penyusunan kebutuhan perangkat lunak, maka
dibuatlah desain perangkat lunak dari aplikasi analisis kebutuhan pelatihan
berbasis kompetensi pada Parahita Diagnostic Center yang akan dibangun.
Pembuatan desain perangkat lunak tersebut digambarkan melalui beberapa desain,
diantaranya adalah:
a. System flowchart
b. Data Flow Diagram (DFD)
c. Conceptual Data Model (CDM)
d. Physical Data Model (PDM)
e. Tampilan antar muka pengguna (User Interface)
f. Desain rencana pengujian
g. Desain skenario implementasi data
A Alir Sistem (System Flowchart)
Berdasarkan hasil analisis kebutuhan yang telah dilakukan pada Tabel
3.15, maka dibuatlah alir sistem analisis kebutuhan pelatihan secara keseluruhan.
Gambaran alir sistem analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi dapat
dilihat pada Gambar 3.9.
80
Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan Berbasis Kompetensi
Staf
SDI & Umum
Supervisor
Laboratorium
Supervisor
SDI & Umum
Phas
e 6
Phas
e 5
Phas
e 4
Phas
e 3
Phas
e 2
Phas
e 1
Mulai
1. Mencatat master
kompetensi
Jenis Kompetensi
Standar penilaian
Level
Kompetensi
Elemen
KompetensiA
Bagian
Sub Bagian
Pegawai
2. Cek periode
penilaian
3. Periode
aktif?
4. Menilai uji
kompetensi
Periode
A
Ya
Nilai Uji
B
C
Tidak
5. Mencatat rule Rule
6. Melakukan analisis
kebutuhan pelatihan
Analisis
7. Membuat draft
rencana pelatihanPelatihan
8. Mengajukan draft
rencana pelatihan kepada
Supervisor SDI & Umum
9. Memeriksa draft
rencana pelatihan
10. Draft rencana
pelatihan tersedia?
Ya
11. Menyetujui draft
rencana pelatihan
D Tidak
Pelatihan
(Setuju)
12. Pembuatan program
pelatihan internal
Laporan program
pelatihan internal
Selesai
B
D
C
Gambar 3.9 Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan
81
Adapun penjelasan dari alir sistem baru analisis kebutuhan pelatihan
berbasis kompetensi dapat dilihat pada Tabel 3.24.
Tabel 3.24 Penjelasan Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
1 1 Mencatat
master
kompetensi
Proses ini dilakukan oleh
Supervisor Laboratorium
untuk mencatat master-
master kompetensi yang
digunakan dalam proses
analisis kebutuhan pelatihan
a. Master data
jenis
kompetensi
b. Master data
standar
penilaian
c. Master data
level
kompetensi
d. Master data
elemen
kompetensi
2 2 Cek periode
penilaian
Sebelum melakukan
rekapitulasi nilai uji,
Supervisor Laboratorium
mengecek apakah periode
penilaian telah dibuka
-
3 Decision Jika periode telah dibuka,
maka Supervisor
Laboratorium dapat
melakukan rekapitulasi nilai
uji. Jika belum dibuka, maka
Supervsior Laboratorium
tidak dapat melakukan
rekapitulasi nilai uji sampai
periode dibuka
-
4 Mencatat nilai
uji
kompetensi
Proses ini dilakukan oleh
Supervisor Laboratorium
untuk mencatat nilai uji
kompetensi yang terdiri atas
uji knowledge, skill, dan
attitude
Nilai rata-rata
gap kompetensi
(knowledge,
skill, attitude)
3 5 Mencatat rule Proses ini dilakukan oleh
Staf SDI & Umum untuk
mencatat rule toleransi gap
masing-masing jenis
kompetensi knowledge, skill,
dan attitude
Master rule
6 Melakukan
analisis
Proses ini dilakukan oleh
Staf SDI & Umum untuk
Hasil analisis
82
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
kebutuhan
pelatihan
menentukan kebutuhan
pelatihan berdasarkan
prioritas pelatihan dari hasil
rekapitulasi nilai uji
4 7 Membuat
draft rencana
pelatihan
Proses ini dilakukan oleh
Staf SDI & Umum untuk
membuat draft rencana
pelatihan berdasarkan hasil
analisis kebutuhan pelatihan
yang telah didapatkan
sebelumnya
Rencana
pelatihan
8 Mengajukan
draft rencana
pelatihan
kepada
Supervisor
SDI & Umum
Rencana pelatihan yang telah
dibuat sebelumnya, diajukan
kepada Supervisor SDI &
Umum untuk mendapatkan
persetujuan
Rencana
pelatihan
5 9 Memeriksa
draft rencana
pelatihan
Proses ini dilakukan oleh
Supervisor SDI & Umum
untuk mengetahui apakah
ada rencana pelatihan yang
dikirimkan dan apakah isi
rencana pelatihan sudah
benar
-
10 Decision Jika rencana pelatihan
tersedia, maka Supervisor
SDI & Umum dapat
memberikan persetujuan.
Jika rencana pelatihan tidak
tersedia, maka Supervisor
SDI & Umum tidak dapat
melakukan persetujuan
rencana pelatihan
-
11 Menyetujui
draft rencana
pelatihan
Proses ini dilakukan oleh
Supervisor SDI & Umum
untuk memberikan
persetujuan dari rencana
pelatihan yang sudah
dikirimkan
Rencana
pelatihan
disetujui
6 12 Pembuatan
laporan
rencana
pelatihan
internal
Proses ini dilakukan oleh
Staf SDI & Umum untuk
melaporkan data rencana
program pelatihan internal
kepada Supervisor SDI &
Umum dari rencana
Laporan
rencana
pelatihan
internal
83
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
pelatihan yang telah disetujui
sebelumnya
A.1 Alir Sistem Baru Pencatatan Master Kompetensi
Berdasarkan analisis kebutuhan pengguna yang telah dibuat pada Tabel
3.15, maka dibuatlah sebuah tabel Elicitation, Simplification, Integration, and
Automation (ESIA). Tabel ini bertujuan untuk mengetahui perbandingan antara
alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi pencatatan master
kompetensi. Tabel ESIA untuk fungsi pencatatan master kompetensi dapat dilihat
pada Tabel 3.25.
Tabel 3.25 Tabel ESIA Fungsi Pencatatan Master Kompetensi
No Alir Sistem Lama Alir Sistem Baru Keterangan
1 Proses:
a. Mencatat soal uji
kompetensi
Proses:
a. Mencatat jenis
kompetensi
b. Mencatat level
kompetensi
c. Mencatat standar
penilaian
d. Mencatat elemen dan
materi uji kompetensi
Proses baru dan
diotomasi
.
Setelah diketahui perbandingan antara alir sistem lama dengan alir sistem
baru pada fungsi pencatatan master kompetensi, maka hasil perbandingannya akan
digambarkan melalui diagram alir sistem baru yang dapat dilihat pada Gambar
3.10.
84
Alir Sistem Baru Pencatatan Master Kompetensi
Supervisor Laboratorium
Phas
e 1
Mulai
1. Mencatat jenis
kompetensi
2. Mencatat
standar penilaian
3. Mencatat level
kompetensi
4. Mencatat
elemen dan materi
uji kompetensi
Selesai
Jenis Kompetensi
Standar penilaian
Level
Kompetensi
Elemen
Kompetensi
Gambar 3.10 Alir Sistem Baru Pencatatan Master Kompetensi
Adapun penjelasan dari alir sistem baru pencatatan data kompetensi dapat
dilihat pada Tabel 3.26.
Tabel 3.26 Penjelasan Alir Sistem Baru Pencatatan Master Kompetensi
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
1 1 Mencatat
jenis
kompetensi
Sistem menyimpan data jenis
kompetensi yang telah
dimasukkan oleh Supervisor
Laboratorium
Master data
jenis
kompetensi
2 Mencatat
level
kompetensi
Sistem menyimpan data level
kompetensi yang
dimasukkan oleh Supervisor
Laboratorium
Master data
level
kompetensi
3 Mencatat Sistem menyimpan data Master data
85
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
standar
penilaian
standar penilaian yang
dimasukkan oleh Supervisor
Laboratorium
standar
penilaian
4 Mencatat
elemen dan
materi uji
kompetensi
Sistem menyimpan data
elemen dan materi uji
kompetensi yang
dimasukkan oleh Supervisor
Laboratorium
Master data
elemen
kompetensi
A.2 Alir Sistem Baru Rekapitulasi Nilai Uji
Berdasarkan analisis kebutuhan pengguna yang telah dibuat pada Tabel
3.15, maka dibuatlah sebuah tabel Elicitation, Simplification, Integration, and
Automation (ESIA). Tabel ini bertujuan untuk mengetahui perbandingan antara
alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi rekapitulasi nilai uji. Tabel
ESIA untuk fungsi rekapitulasi nilai uji dapat dilihat pada Tabel 3.27.
Tabel 3.27 Tabel ESIA Fungsi Rekapitulasi Nilai Uji
No Alir Sistem Lama Alir Sistem Baru Keterangan
1 - Proses:
a. Cek periode
Proses baru
2 Proses:
a. Mencocokkan jawaban
dengan kunci jawaban
b. Memberikan nilai hasil
jawaban
Proses:
a. Mencatat nilai uji
kompetensi knowledge,
skill, attitude dengan
masing-masing level
basic, intermediate,
advanced
Proses integrasi
3 Proses:
a. Menghitung jumlah
nilai
Proses:
a. Menghitung nilai rata-
rata masing-masing jenis
dan level kompetensi
Proses otomasi
4 Proses:
a. Cek jumlah persentase
nilai
b. Pernyataan kompeten
dan dapat melakukan
pengembangan karir
Fungsi:
Analisis kebutuhan
pelatihan
Proses elisitasi
86
No Alir Sistem Lama Alir Sistem Baru Keterangan
c. Melakukan pembinaan
d. Mengajukan pelatihan
Hasil perbandingan pada Tabel ESIA digambarkan dalam bentuk diagram
alir sistem yang dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Alir Sistem Baru Rekapitulasi Nilai Uji
Ph
ase
2
Mulai
1. Cek periode
Selesai
Nilai Uji
2. Periode
aktif?
3. Mencatat nilai
knowledge level
basic
4. Mencatat nilai
knowledge level
intermmediate
5. Mencatat nilai
knowledge level
advanced
Nilai rata-rata
knowledge per
level
Nilai Uji
8. Mencatat nilai
skill level basic
9. Mencatat nilai
skill level
intermmediate
10. Mencatat nilai
skill level
advanced
Nilai rata-rata
skill per level
13. Mencatat nilai
attitude level basic
14. Mencatat nilai
attitude level
intermmediate
15. Mencatat nilai
attitude level
advanced
A
Nilai rata-rata
attitude per level
Nilai Uji
Ya
Tidak
Bagian
Sub Bagian
Pegawai
Periode
A
Jenis Kompetensi
Standar penilaian
Level
Kompetensi
Elemen
Kompetensi
7. Menampilkan
nilai rata-rata
knowledge
12. Menampilkan
nilai rata-rata skill
17. Menampilkan
nilai rata-rata
attitude
6. Menghitung
nilai rata-rata
knowledge
11. Menghitung
nilai rata-rata skill
16. Menghitung
nilai rata-rata
attitude
Gambar 3. 11 Alir Sistem Baru Rekapitulasi Nilai Uji
87
Adapun penjelasan dari alir sistem baru rekapitulasi nilai uji dapat dilihat
pada Tabel 3.28.
Tabel 3.28 Penjelasan Alir Sistem Baru Rekapitulasi Nilai Uji
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
2 1 Cek periode Sistem melakukan
pengecekan apakah periode
rekapitulasi nilai uji telah
aktif
-
2 Decision Jika periode telah aktif, maka
Supervisor Laboratorium
dapat langsung melakukan
rekapitulasi nilai uji. Jika
tidak, maka Supervisor
Laboratorium tidak dapat
melakukan rekapitulasi nilai
uji
-
3 Mencatat nilai
knowledge
level basic
Supervisor Laboratorium
mengisi nilai untuk
kompetensi knowledge level
basic pada sistem
Nilai rata-rata
gap kompetensi
knowledge
4 Mencatat nilai
knowledge
level
intermediate
Supervisor Laboratorium
mengisi nilai untuk
kompetensi knowledge level
intermediate pada sistem
5 Mencatat nilai
knowledge
level
advanced
Supervisor Laboratorium
mengisi nilai untuk
kompetensi knowledge level
advanced pada sistem
6 Menghitung
nilai rata-rata
knowledge
Sistem menghitung jumlah
nilai rata-rata gap dari
kompetensi knowledge per
level
7 Menampilkan
nilai rata-rata
knowledge
Sistem menampilkan nilai
rata-rata gap masing-masing
level dari kompetensi
knowledge yang telah dinilai
8 Mencatat nilai
skill level
basic
Supervisor Laboratorium
mengisi nilai untuk
kompetensi skill level basic
pada sistem
Nilai rata-rata
gap kompetensi
skill
9 Mencatat nilai
skill level
intermediate
Supervisor Laboratorium
mengisi nilai untuk
kompetensi skill level
88
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
intermediate pada sistem
10 Mencatat nilai
skill level
advanced
Supervisor Laboratorium
mengisi nilai untuk
kompetensi skill level
advanced pada sistem
11 Menghitung
nilai rata-rata
skill
Sistem menghitung nilai
rata-rata gap dari kompetensi
skill per level
12 Menampilkan
nilai rata-rata
skill
Sistem menampilkan nilai
rata-rata gap masing-masing
level dari kompetensi skill
yang telah dinilai
13 Mencatat nilai
attitude level
basic
Supervisor Laboratorium
mengisi nilai untuk
kompetensi attitude level
basic pada sistem
Nilai rata-rata
gap kompetensi
attitude
14 Mencatat nilai
attitude level
intermediate
Supervisor Laboratorium
mengisi nilai untuk
kompetensi attitude level
intermediate pada sistem
15 Mencatat nilai
attitude level
advanced
Supervisor Laboratorium
mengisi nilai untuk
kompetensi attitude level
advanced pada sistem
16 Menghitung
nilai rata-rata
attitude
Sistem menghitung nilai
rata-rata gap dari kompetensi
attitude per level
17 Menampilkan
nilai rata-rata
attitude
Sistem menampilkan nilai
rata-rata gap masing-masing
level dari kompetensi
attitude yang telah dinilai
A.3 Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan
Berdasarkan analisis kebutuhan pengguna yang telah dibuat pada Tabel
3.15, maka dibuatlah sebuah tabel Elicitation, Simplification, Integration, and
Automation (ESIA). Tabel ini bertujuan untuk mengetahui perbandingan antara
alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi analisis kebutuhan pelatihan.
89
Tabel ESIA untuk fungsi analisis kebutuhan pelatihan dapat dilihat pada Tabel
3.29.
Tabel 3.29 Tabel ESIA Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan
No Alir Sistem Lama Alir Sistem Baru Keterangan
1 - Proses:
a. Mencatat rule
Proses baru
2 - Proses:
a. Cek data rekapitulasi
nilai uji
Proses baru
3 Proses:
a. Mencatat pelatihan
yang diajukan
Proses:
a. Menghitung toleransi
gap masing-masing jenis
kompetensi beserta level
kompetensinya
b. Cek hasil toleransi gap
c. Menampilkan kebutuhan
pelatihan dan levelnya
(knowledge basic,
knowledge intermediate,
knowledge advanced,
skill basic, skill
intermediate, skill
advanced, attitude basic,
attitude intermediate,
dan attitude advanced)
Proses integrasi
4 Proses:
a. Menyusun draft
rencana pelatihan
Fungsi:
Pengajuan draft rencana
pelatihan
Proses elisitasi
Berdasarkan hasil perbandingan pada Tabel 3.29, dapat diketahui proses
baru yang diusulkan, proses yang diintegrasikan, dan proses yang dielisitasi.
Proses baru yang diusulkan pada fungsi ini adalah proses pencatatan rule. Setelah
mengetahui perbandingan antara alir sistem lama dengan alir sistem baru pada
fungsi analisis kebutuhan pelatihan, maka selanjutnya dibuatlah diagram alir
sistem baru dari proses analisis kebutuhan pelatihan. Detil diagram alir sistem
baru untuk fungsi analisis kebutuhan pelatihan dapat dilihat pada Gambar 3.12.
90
Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan
Staf SDI & Umum
Phas
e 3
Mulai
1. Mencatat rule Rule
2. Cek data
penilaian
3. Data
tersedia?
4. Menghitung toleransi
gap per jenis & level
kompetensi
Ya
ATidak
SelesaiA
Kebutuhan
pelatihan
knowledge &
levelnya
6. Hasil toleransi
knowledge>40%?Tidak
8. Hasil toleransi
skill>30%?
Ya
Kebutuhan
pelatihan skill &
levelnya
Tidak
10. Hasil toleransi
attitude>30%?
Kebutuhan
pelatihan attitude
& levelnya
Pesan
pengembangan
karir pegawai
Tidak
Ya
Bagian
Sub Bagian
Pegawai
Nilai Uji
Analisis
5. Cek hasil
toleransi gap
Ya
7. Menampilkan
kebutuhan pelatihan
knowledge & levelnya
9. Menampilkan
kebutuhan pelatihan
skill & levelnya
11. Menampilkan
kebutuhan pelatihan
skill & levelnya
12. Menampilkan pesan
pengembangan karir
Gambar 3.12 Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan
Adapun penjelasan dari alir sistem baru analisis kebutuhan pelatihan dapat
dilihat pada Tabel 3.30.
Tabel 3.30 Penjelasan Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
3 1 Mencatat rule Sistem menyimpan data rule
yang dimasukkan oleh Staf
SDI & Umum
Master data rule
2 Cek data Sistem melakukan -
91
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
penilaian pengecekan apakah data
rekapitulasi nilai tersedia
atau tidak
3 Decision Jika data rekapitulasi nilai
uji tersedia, dilanjutkan ke
proses 4. Jika tidak, maka
Staf SDI & Umum tidak
dapat melakukan analisis
kebutuhan pelatihan
-
4 Mengitung
toleransi gap
per jenis dan
level
kompetensi
Sistem menghitung toleransi
gap per jenis dan level
kompetensi berdasarkan data
rule yang telah ditetapkan
Analisis (gap
knowledge, gap
skill, gap
attitude, dan
level prioritas
kebutuhan
pelatihan)
5 Cek hasil
toleransi gap
Sistem melakukan
pengecekan apakah hasil
perhitungan toleransi gap
lebih dari data rule yang
ditetapkan
-
6 Decision Jika hasil toleransi
knowledge>40%, maka
sistem menampilkan
kebutuhan pelatihan
knowledge dan levelnya.
Jika tidak, dilanjutkan ke
proses 7.
-
7 Menampilkan
kebutuhan
pelatihan
knowledge dan
levelnya
Sistem menampilkan
prioritas kebutuhan pelatihan
berdasarkan hasil
perhitungan nilai dengan
toleransi gap knowledge
Kebutuhan
pelatihan
knowledge &
levelnya
8 Decision Jika hasil toleransi
skill>30%, maka sistem
menampilkan kebutuhan
pelatihan skill dan levelnya.
Jika tidak, dilanjutkan ke
proses 8.
-
9 Menampilkan
kebutuhan
pelatihan skill
dan levelnya
Sistem menampilkan
prioritas kebutuhan pelatihan
berdasarkan hasil
perhitungan nilai dengan
toleransi gap skill
Kebutuhan
pelatihan skill
& levelnya
10 Decision Jika hasil toleransi -
92
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
attitude>30%, maka sistem
menampilkan kebutuhan
pelatihan attitude dan
levelnya. Jika tidak, sistem
menampilkan pesan
pengembangan karir
pegawai
11 Menampilkan
kebutuhan
pelatihan
attitude dan
levelnya
Sistem menampilkan
prioritas pelatihan
berdasarkan hasil
perhitungan nilai dengan
toleransi gap attitude
Kebutuhan
pelatihan
attitude &
levelnya
12 Menampilkan
pesan
pengembangan
karir pegawai
Sistem menampilkan pesan
bahwa pegawai tersebut
mendapatkan nilai yang baik
dan dapat dilakukan
pengembangan karir oleh
perusahaan
Pesan
pengembangan
karir pegawai
A.4 Alir Sistem Baru Pengajuan Draft Rencana Pelatihan
Berdasarkan analisis kebutuhan pengguna yang telah dibuat pada Tabel
3.15, maka dibuatlah sebuah tabel Elicitation, Simplification, Integration, and
Automation (ESIA). Tabel ini bertujuan untuk mengetahui perbandingan antara
alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi pengajuan draft rencana
pelatihan. Tabel ESIA untuk fungsi pengajuan draft rencana pelatihan dapat
dilihat pada Tabel 3.31.
Tabel 3.31 Tabel ESIA Fungsi Pengajuan Draft Rencana Pelatihan
No Alir Sistem Lama Alir Sistem Baru Keterangan
1 - Proses:
a. Cek data hasil analisis
Proses baru
2 - Proses:
a. Menampilkan detil hasil
analisis
Proses baru
3 Proses:
a. Menyusun draft
rencana pelatihan (Alir
Proses:
a. Membuat draft rencana
pelatihan berdasarkan
Proses otomasi
93
No Alir Sistem Lama Alir Sistem Baru Keterangan
proses penyusunan
kebutuhan pelatihan)
hasil analisis kebutuhan
pelatihan
b. Mengisi tanggal, trainer,
dan perkiraan biaya
rencana pelatihan
4 Proses:
a. Mengajukan draft
rencana pelatihan
Proses:
a. Kirim draft rencana
pelatihan
Proses otomasi
Berikut ini adalah hasil dari perbandingan antara alir sistem lama dengan
alir sistem baru yang digambarkan dalam bentuk diagram alir sistem baru pada
Gambar 3.13.
Alir Sistem Baru Pengajuan Draft Rencana Pelatihan
Staf SDI & Umum
Ph
ase
4
Mulai
1. Cek data hasil
analisis pelatihan
Analisis
2. Data tersedia?
Detil
pelatihan
Ya
ATidak
4. Isi tanggal, trainer,
dan perkiraan biaya
rencana pelatihan
5. Kirim draft
rencana pelatihan
Pelatihan
Draft rencana
pelatihan
Selesai A
3. Membuat draft
rencana pelatihan
1
Bagian
Sub Bagian
Pegawai
3. Menampilkan
detil hasil analisis
Gambar 3.13 Alir Sistem Baru Pengajuan Rencana Pelatihan
94
Adapun penjelasan dari alir sistem baru pengajuan draft rencana pelatihan
dapat dilihat pada Tabel 3.32.
Tabel 3.32 Penjelasan Alir Sistem Baru Pengajuan Draft Rencana Pelatihan
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
4 1 Cek data hasil
analisis
pelatihan
Sistem melakukan
pengecekan apakah data
hasil analisis kebutuhan
pelatihan tersedia atau tidak
-
2 Decision Jika data analisis tersedia,
dilanjutkan ke proses 4. Jika
tidak, maka Staf SDI &
Umum tidak dapat
mengajukan rencana
pelatihan
-
3 Membuat
draft rencana
pelatihan
Staf SDI & Umum membuat
draft rencana pelatihan
berdasarkan hasil analisis
kebutuhan pelatihan yang
dihasilkan sebelumnya
Pelatihan
4 Isi tanggal ,
trainer, dan
perkiraan
biaya rencana
pelatihan
Staf SDI & Umum mengisi
tanggal, trainer, dan
perkiraan biaya pada rencana
pelatihan
Pelatihan
5 Kirim rencana
pelatihan
Staf SDI & Umum
mengirimkan rencana
pelatihan kepada Supervisor
SDI & Umum melalui sistem
Draft rencana
pelatihan
A.5 Alir Sistem Baru Persetujuan Rencana Pelatihan
Berdasarkan analisis kebutuhan pengguna yang telah dibuat pada Tabel
3.15, maka dibuatlah sebuah tabel Elicitation, Simplification, Integration, and
Automation (ESIA). Tabel ini bertujuan untuk mengetahui perbandingan antara
alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi persetujuan rencana
pelatihan. Dalam tabel ini dapat diketahui beberapa proses yang dielisitasi,
95
disimplifikasi, diintegrasi, dan diotomasi. Tabel ESIA untuk fungsi persetujuan
rencana pelatihan dapat dilihat pada Tabel 3.33.
Tabel 3.33 Tabel ESIA Fungsi Persetujuan Rencana Pelatihan
No Alir Sistem Lama Alir Sistem Baru Keterangan
1 - Proses:
Cek draft rencana pelatihan
Proses baru
2 Proses:
Memeriksa draft rencana
pelatihan
Proses:
Memeriksa draft rencana
pelatihan
Proses otomasi
3 Proses:
Menandatangani dokumen Proses:
Menyetujui draft rencana
pelatihan
Proses otomasi
4 Proses:
Memberikan catatan
pelatihan
Proses:
Mengisi catatan perbaikan
Proses otomasi
5 Proses:
Menyerahkan draft
rencana pelatihan
perbaikan kepada Staf
SDI & Umum
Proses:
Mengirim draft rencana
pelatihan perbaikan kepada
Staf SDI & Umum
Proses otomasi
6 Proses:
Memperbaiki draft
rencana pelatihan
Proses:
Membuat draft pelatihan
(Fungsi pengajuan
pelatihan)
Proses otomasi
Berdasarkan hasil perbandingan alir sistem pada Tabel 3.33, diketahui
proses baru yang diusulkan dan proses apa saja yang diotomasi. Proses baru yang
diusulkan pada fungsi persetujuan rencana pelatihan adalah proses pengecekan
draft rencana pelatihan. Proses ini dilakukan untuk mengetahui ketersediaan data
rencana pelatihan yang diajukan sebelumnya. Setelah mengetahui perbandingan
antara alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi persetujuan rencana
pelatihan, maka selanjutnya dibuatlah diagram alir sistem baru dari hasil
perbandingan tersebut. Dalam proses persetujuan, terdapat dua proses untuk
menindaklanjuti draft rencana pelatihan yang sudah diajukan. Proses tindak lanjut
96
terdiri atas persetujuan dan perbaikan rencan pelatihan. Detil diagram alir sistem
baru untuk fungsi persetujuan rencana pelatihan dapat dilihat pada Gambar 3.14.
Alir Sistem Baru Persetujuan Rencana Pelatihan
Supervisor SDI & Umum
Ph
ase
5
Mulai
1. Cek draft
rencana pelatihanPelatihan
2. Draft rencana
pelatihan tersedia?
4. Setuju?
Ya
5. Menyetujui draft
rencana pelatihan
6. Mengisi catatan
perbaikan
Pelatihan
(Setuju)
Ya
Tidak
ATidak
Draft rencana
pelatihan
disetujui
Draft rencana
pelatihan yang
diberi catatan
perbaikan
Selesai
A
1
3. Memeriksa draft
rencana pelatihan
7. Mengirim draft
rencana perbaikan ke
Staf SDI & Umum
Gambar 3.14 Alir Sistem Baru Persetujuan Rencana Pelatihan
Adapun penjelasan dari alir sistem baru persetujuan rencana pelatihan
dapat dilihat pada Tabel 3.34.
Tabel 3.34 Penjelasan Alir Sistem Baru Persetujuan Rencana Pelatihan
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
5 1 Cek rencana Sistem melakukan -
97
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
pelatihan pengecekan apakah rencana
pelatihan tersedia atau tidak
2 Decision Jika tersedia, maka
Supervisor SDI & Umum
dapat langsung memeriksa
rencana pelatihan yang
dikirimkan. Jika tidak, maka
Supevisor SDI & Umum
tidak dapat melakukan
persetujuan rencana
pelatihan
-
3 Memeriksa
draft rencana
pelatihan
Supervisor memeriksa detil
dari rencana pelatihan
-
4 Decision Jika setuju, maka dilanjutkan
ke proses 5. Jika tidak, maka
dilanjutkan ke proses 6.
-
5 Menyetujui
draft rencana
pelatihan
Supervisor SDI & Umum
memberikan persetujuan
yang telah diperiksa
Rencana
pelatihan
disetujui
6 Mengisi
catatan
perbaikan
Supervisor SDI & Umum
mengisi catatan perbaikan
pada rencana pelatihan yang
telah diperiksa dan
dikembalikan ke Staf SDI &
Umum
Status
perbaikan
A.6 Alir Sistem Baru Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal
Berdasarkan analisis kebutuhan pengguna yang telah dibuat pada Tabel
3.15, maka dibuatlah sebuah tabel Elicitation, Simplification, Integration, and
Automation (ESIA). Tabel ini bertujuan untuk mengetahui perbandingan antara
alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi pembuatan laporan rencana
pelatihan internal. Tabel ESIA untuk fungsi pembuatan laporan rencana pelatihan
internal dapat dilihat pada Tabel 3.35.
Tabel 3.35 Tabel ESIA Fungsi Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal
98
No Alir Sistem Lama Alir Sistem Baru Keterangan
1 - Proses:
Cek periode rencana
pelatihan yang disetujui
Proses baru
2 Proses:
Membuat laporan rencana
pelatihan internal
Proses:
a. Menampilkan data
rencana pelatihan yang
disetujui
b. Mencetak laporan
Proses otomasi
Berikut ini adalah hasil dari perbandingan antara alir sistem lama dengan
alir sistem baru yang digambarkan dalam bentuk diagram alir sistem baru pada
Gambar 3.15.
Alir Sistem Baru Pembuatan Laporan Program Pelatihan Internal
Staf SDI & Umum
Phas
e 6
Mulai
Selesai
Pelatihan
(Setuju)
3. Menampilkan data
rencana pelatihan
yang disetujui
Detil rencana
pelatihan yang
disetujui
1. Cek periode
rencana pelatihan
yang disetujui
2. Data tersedia?
Ya
ATidak 4. Mencetak laporan
Laporan program
pelatihan internal
A
Gambar 3.15 Alir Sistem Baru Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal
99
Adapun penjelasan dari alir sistem pembuatan laporan rencana pelatihan
internal dapat dilihat pada Tabel 3.36.
Tabel 3.36 Penjelasan Alir Sistem Baru Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan
Internal
Phase No.
Proses
Nama
Proses Kegiatan Output
6 1 Cek periode
rencana
pelatihan
yang disetujui
Sistem melakukan
pengecekan apakah periode
rencana pelatihan yang
disetujui tersedia atau tidak
-
2 Decision Jika data rencana pelatihan
dari periode yang dipiluh
tersedia, maka dilanjutkan ke
proses 3. Jika tidak, maka
Staf SDI & Umum tidak
dapat membuat laporan
rencana pelatihan internal
-
3 Menampilkan
data rencana
pelatihan
yang disetujui
Sistem menampilkan detil
dari rencana pelatihan yang
disetujui berdasarkan periode
yang dipilih
Rencana
pelatihan yang
disetujui
4 Mencetak
laporan
Staf SDI & Umum mencetak
data rencana pelatihan yang
disetujui pada periode yang
dipilih
Laporan
rencana
pelatihan
internal
B Context Diagram
Berikut ini adalah desain context diagram untuk aplikasi analisis
kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi pada Parahita Diagnostic Center (PDC).
Dalam context diagram yang dibuat, terdapat tiga pengguna yang akan
berinteraksi dengan sistem, diantaranya adalah Supervisor Laboratorium, Staf
Sumber Daya Insani (SDI) & Umum, dan Supervisor SDI & Umum. Aplikasi
pendukung yang digunakan untuk menggambarkan context diagram ini adalah
Power Designer versi 6. Lebih jelasnya desain context diagram yang dibuat dapat
dilihat pada Gambar 3.16.
100
Pelatihan tambahan
Catatan perbaikan
Draft rencana pelatihan
Draft rencana pelatihan disetujui
Laporan rencana pelatihan internal
Data uji attitude
Data uji skill
Data uji knowledge
Nilai rata rata attitude
Nilai rata rata skill
Nilai rata rata knowledge
Perkiraan biaya
Trainer
Tanggal pelatihan
Prioritas pelatihan
Gap attitudeGap skill
Gap knowledge
Master data rule
Data rule
Master data elemen kompetensi
Master data level kompetensi
Master data standar penilaian
Master data jenis kompetensi
Data elemen dan materi uji kompetensi
Data level kompetensiData standar nilai
Data jenis kompetensi
0
Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan
+
Supervisor
LaboratoriumStaf SDI & Umum
Supervisor SDI & Umum
Gambar 3.16 Context Diagram Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan
C Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Proses
Pada DFD level 0 terdapat enam proses yang dapat diakses oleh masing-
masing pengguna sesuai kebutuhan fungsional. Enam proses tersebut adalah
proses pencatatan master kompetensi, proses rekapitulasi nilai uji, proses analisis
kebutuhan pelatihan, proses pengajuan draft rencana pelatihan, proses persetujuan
rencana pelatihan, dan proses pembuatan laporan rencana pelatihan internal.
Aplikasi pendukung yang digunakan untuk menggambarkan DFD mulai dari level
0 hingga level 2 adalah Power Designer versi 6. Lebih jelasnya gambaran DFD
level 0 pada aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi dapat
dilihat pada Gambar 3.17.
101
Pelatihan tambahan disimpan
Catatan perbaikan disimpan
[Pelatihan tambahan]
[Catatan perbaikan]
Data level kompetensi dibaca
[Draf t rencana pelatihan]
[Draf t rencana pelatihan disetujui]
[Laporan rencana pelatihan internal]
Nilai attitude disimpan
Nilai skill disimpan
Nilai know ledge disimpan
[Data uji skill]
[Data uji knowledge]
[Data uji attitude]
Data pegawai dibacaData bagian dibaca
Data sub bagian dibaca
Data nilai dibaca
Data jenis kompetensi dibaca
Data pengguna dibaca
Data rencana pelatihan disetujui dibaca
Data rencana pelatihan disetujui disimpan
Data rencana pelatihan dibaca
Data pengguna dibaca
tanggal pelatihan disimpan
Data pengguna dibaca
Data pengguna dibaca
[Perkiraan biaya]
[Trainer]
[Tanggal pelatihan]
Data hasil analisis dibaca
Data hasil analisis disimpan
Data rule dibaca
[Prioritas pelatihan]
Data rule disimpan
[Gap attitude]
[Gap skill]
Data sub bagian dibaca
Data bagian dibaca
Data pegawai dibaca
[Master data rule]
[Data rule]
[Gap knowledge]
[Nilai rata rata skill]
[Nilai rata rata know ledge]
[Nilai rata rata attitude]
Data sub bagian dibaca
Data bagian dibaca
Data pegawai dibaca
Data elemen kompetensi dibaca
Data level kompetensi dibaca
Data standar penilaian dibaca
Data jenis kompetensi dibaca
Data pengguna dibaca
Data pengguna dibaca
Data elemen kompetensi disimpan
Data level kompetensi diisimpan
Data standar penilaian disimpan
Data jenis kompetensi disimpan
[Master data elemen kompetensi]
[Master data level kompetensi]
[Data standar nilai]
[Master data standar penilaian]
[Master data jenis kompetensi]
[Data elemen dan materi uji kompetensi]
[Data level kompetensi]
[Data jenis kompetensi]
Supervisor Laboratorium
Staf SDI & Umum
Supervisor SDI &
Umum
1
Pencatatan Master
Kompetensi
+
2
Rekapitulasi Nilai Uji
+
3
Analisis Kebutuhan Pelatihan
+
4
Pengajuan Draft Rencana
Pelatihan
+
5
Persetujuan Rencana
Pelatihan
+
6
Pembuatan Laporan
Program Pelatihan Internal
+
Jenis Kompetensi : 1
Standar Penilaian
Level Kompetensi
Elemen Kompetensi
Pegawai : 1
Bagian : 1
Sub Bagian : 1
Pengguna : 1
Rule_
Analisis
Pelatihan : 1
Pengguna : 2
Pengguna : 3
Pelatihan : 2
Pengguna : 4
Jenis Kompetensi : 2
Nilai Uji_
Pegawai : 2
Bagian : 2
Sub bagian : 2
Gambar 3.17 DFD Level 0 Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan
102
Adapun penjelasan dari DFD Level 0 yang ada pada Gambar 3.17 dapat
dilihat pada Tabel 3.37.
Tabel 3.37 Penjelasan DFD Level 0 Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan
Eksternal
Entity
No
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
Supervisor
Laboratorium
1 Pencatatan
master
kompetensi
Data:
a. Data jenis
kompetensi
b. Data
standar
penilaian
c. Data level
kompetensi
d. Data
elemen dan
materi uji
kompetensi
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan
olehh
Supervisor
Laboratorium
untuk mencatat
data-data
kompetensi
Data:
a. Master data
jenis
kompetensi
b. Master data
standar
penilaian
c. Master data
level
kompetensi
d. Master data
elemen
kompetensi
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
Insert table:
a. Jenis
kompetensi
b. Level
kompetensi
c. Standar
nilai
d. Elemen
kompetensi
2 Rekapitula-
si nilai uji Data:
a. Nilai uji
knowledge
b. Nilai uji
skill
c. Nilai uji
attitude
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan oleh
Supevisor
Laboratorium
untuk menilai
hasil uji
kompetensi
pegawai
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
b. Jenis
kompetensi
c. Standar
penilaian
d. Level
Data:
a. Nilai rata-
rata gap
kompetensi
nilai
knowledge
b. Nilai rata-
rata gap
kompetensi
nilai skill
c. Nilai rata-
rata gap
kompetensi
nilai
attitude
Insert table:
a. Nilai uji
103
Eksternal
Entity
No
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
kompetensi
e. Elemen
kompetensi
f. Pegawai
g. Bagian
h. Sub bagian
Staf Sumber
Daya Insani
(SDI) &
Umum
3 Analisis
kebutuhan
pelatihan
Data:
a. Data rule
b. Nilai rata-
rata gap
kompetensi
knowledge
c. Nilai rata-
rata gap
kompetensi
skill
d. Nilai rata-
rata gap
kompetensi
attitude
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan oleh
Staf SDI &
Umum untuk
menentukan
kebutuhan
pelatihan yang
tepat
berdasarkan
nilai hasil uji
kompetensi
Data:
a. Master data
rule
b. Gap
knowledge
c. Gap skill
d. Gap
attitude
e. Level
prioritas
pelatihan
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
b. Pegawai
c. Bagian
d. Sub bagian
e. Jenis
kompetensi
f. Rule
g. Nilai uji
Insert table:
a. Analisis
4 Pengajuan
draft
rencana
pelatihan
Data:
a. Tanggal
pelatihan
b. Trainer
c. Perkiraan
biaya
d. Pelatihan
tambahan
e. Gap
knowledge
f. Gap skill
g. Gap attitude
h. Level
prioritas
pelatihan
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan ole
Staf SDI &
Umum untuk
membuat
rencana
pelatihan dan
mengajukan
kepada
Supervisor SDI
& Umum
untuk
mendapat
persetujuan
Tabel yang
dibaca:
Data:
a. Draft
rencana
pelatihan
Insert table:
a. Pelatihan
104
Eksternal
Entity
No
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
a. Pengguna
b. Bagian
c. Sub bagian
d. Pegawai
e. Analisis
6 Pembuatan
laporan
rencana
pelatihan
internal
Data:
a. Rencana
pelatihan
disetujui
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan oleh
Staf SDI &
Umum untuk
membuat
laporan
rencana
pelatihan
internal
berdasarkan
hasil analisis
kebutuhan
pelatihan
Data:
a. Laporan
rencana
pelatihan
internal
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
b. Pelatihan
Insert table:
-
Supervisor
Sumber Daya
Insani (SDI)
& Umum
5 Persetujuan
rencana
pelatihan
Data:
a. Draft
rencana
pelatihan
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan oleh
Supervisor SDI
& Umum
untuk
menyetujui
rencana
pelatihan yang
diajukan Staf
SDI & Umum
sebelumnya
Data:
a. Rencana
pelatihan
disetujui
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
b. Pelatihan
Insert table:
a. Pelatihan
105
C.1 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Pencatatan Master
Kompetensi
Berikut ini adalah gambaran DFD level 1 untuk proses pencatatan master
kompetensi yang terdiri atas empat proses. Empat proses tersebut adalah proses
mencatat jenis kompetensi, proses mencatat standar penilaian, proses mencatat
level kompetensi, dan proses mencatat elemen kompetensi. Gambaran DFD level
1 pencatatan master kompetensi dapat dilihat pada Gambar 3.18.
Data jenis kompetensi dibaca
[Data elemen kompetensi disimpan]
Data level kompetensi dibaca
Data standar penilaian dibaca
Data jenis kompetensi dibaca
[Data pengguna dibaca]
[Data level kompetensi diisimpan]
[Data standar penilaian disimpan]
[Data jenis kompetensi disimpan]
[Master data elemen kompetensi]
[Master data level kompetensi]
[Master data standar penilaian]
[Master data jenis kompetensi]
[Data elemen dan materi uji kompetensi]
[Data level kompetensi]
[Data standar penilaian]
[Data jenis kompetensi]
Supervisor
Laboratorium
Jenis Kompetensi :
1
Standar Penilaian
Level Kompetensi
Elemen
Kompetensi
Pengguna : 1
1.1
Mencatat jenis
kompetensi
1.2
Mencatat standar
penilaian
1.3
Mencatat level
kompetensi
1.4
Mencatat elemen dan
materi uji kompetensi
Gambar 3.18 DFD Level 1 Proses Pencatatan Master Kompetensi
Adapun penjelasan dari DFD level 1 proses pencatatan master kompetensi
dapat dilihat pada Tabel 3.38.
106
Tabel 3.38 Penjelasan DFD Level 1 Proses Pencatatan Master Kompetensi
Eksternal
Entity
No
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
Supervisor
Laboratorium
1.1 Mencatat
jenis
kompetensi
Data:
Data jenis
kompetensi
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan
Supervisor
Laboratorium
untuk
mencatat jenis
kompetensi
Data:
Master data
jenis
kompetensi
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
Insert table:
a. Jenis
kompetensi
1.2 Mencatat
standar
penilaian
Data:
Data standar
nilai
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan
Supervisor
Laboratorium
untuk
mencatat
standar
penilaian
materi uji
elemen
kompetensi
Data:
Master data
standar
penilaian
Tabel yang
dibaca:
Pengguna
Insert table:
Standar nilai
1.3 Mencatat
level
kompetensi
Data:
Data level
kompetensi
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan
Supervisor
Laboratorium
untuk
mencatat level
kompetensi
masing-
masing jenis
kompetensi
Data:
Master data
level
kompetensi
107
Eksternal
Entity
No
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
b. Jenis
kompetensi
Insert table:
Level
kompetensi
1.4 Mencatat
elemen dan
materi uji
kompetensi
Data:
Data elemen
dan materi uji
kompetensi
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan
Supervisor
Laboratorium
untuk
mencatat
elemen dan
materi uji
kompetensi
berdasarkan
jenis dan level
kompetensinya
Data:
Master data
elemen
kompetensi
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
b. Jenis
kompetensi
c. Level
kompetensi
d. Standar
nilai
Insert table:
Elemen
kompetensi
C.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Rekapitulasi Nilai Uji
Berikut ini adalah gambaran DFD level 1 untuk proses rekapitulasi nilai
uji yang dilakukan oleh Supervisor Laboratorium. Proses rekapitulasi nilai uji
terdiri atas tiga proses, yaitu mencatat nilai untuk tiga kompetensi. Tiga
kompetensi tersebut terdiri atas kompetensi knowledge, skill, dan attitude.
Gambaran DFD level 1 proses rekapitulasi nilai uji dapat dilihat pada Gambar
3.19.
108
[Nilai attitude disimpan]
[Nilai knowledge disimpan]
[Nilai skill disimpan]
[Data uji knowledge]
[Data uji attitude]
[Data uji skill]
Data kompetensi
Data kompetensi
[Data sub bagian dibaca]
[Data bagian dibaca]
[Data pegawai dibaca]
[Data elemen kompetensi dibaca]
[Data level kompetensi dibaca]
[Data standar penilaian dibaca]
[Data jenis kompetensi dibaca]
[Data pengguna dibaca]
[Nilai rata rata attitude]
[Nilai rata rata skill]
[Nilai rata rata knowledge]
Pengguna : 1
Jenis Kompetensi : 1
Standar Nilai
Level Kompetensi
Elemen Kompetensi
Pegawai : 1
Bagian : 1
Sub Bagian : 1
Supervisor
Laboratorium
2.1
Mencatat nilai uji
knowledge
2.2
Mencatat nilai uji skill
2.3
Mencatat nilai uji
attitude
Nilai Uji_
Gambar 3.19 DFD Level 1 Proses Rekapitulasi Nilai Uji
Adapun penjelasan dari DFD level 1 proses rekapitulasi nilai uji dapat
dilihat pada Tabel 3.39.
Tabel 3.39 Penjelasan DFD Level 1 Proses Rekapitulasi Nilai Uji
Eksternal
Entity
No
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
Supervisor
Laboratorium
2.1 Mencatat
nilai uji
knowledge
Data:
Data uji
knowledge
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan
Supervisor
Laboratorium
untuk
Mencatat nilai
uji knowledge
pegawai
Data:
Nilai rata-rata
gap
kompetensi
knowledge
109
Eksternal
Entity
No
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
Tabel yang
dibaca:
a. Pegawai
b. Bagian
c. Sub bagian
d. Pengguna
e. Jenis
kompetensi
f. Standar
nilai
g. Level
kompetensi
h. Elemen
kompetensi
Insert table:
Nilai uji
2.2 Mencatat
nilai uji skill Data:
Data uji skill Deskripsi:
Proses ini
dilakukan
Supervisor
Laboratorium
untuk
Mencatat nilai
uji skill
pegawai
Data:
Nilai rata-rata
gap
kompetensi
nilai skill
Tabel yang
dibaca:
a. Pegawai
b. Bagian
c. Sub bagian
d. Pengguna
e. Jenis
kompetensi
f. Standar
penilaian
g. Level
kompetensi
h. Elemen
kompetensi
Insert table:
Nilai uji
2.3 Mencatat
nilai uji
attitude
Data:
Data uji
attitude
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan
Supervisor
Laboratorium
untuk
Mencatat nilai
Data:
Nilai rata-rata
gap
kompetensi
nilai attitude
110
Eksternal
Entity
No
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
uji attitude
pegawai
Tabel yang
dibaca:
a. Pegawai
b. Bagian
c. Sub bagian
d. Pengguna
e. Jenis
kompetensi
f. Standar
penilaian
g. Level
kompetensi
a. Elemen
kompetensi
Insert table:
Nilai uji
C.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan
DFD level 1 proses analisis kebutuhan pelatihan yang dilakukan oleh Staf
Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dapat dilihat pada Gambar 3.20.
[Data level kompetensi dibaca]
[Data nilai dibaca]
Data pengguna dibaca
[Data rule dibaca]
[Gap attitude]
[Prioritas kebutuhan pelatihan]
[Gap skill]
[Gap knowledge]
[Data rule disimpan]
[Data hasil analisis disimpan]
[Data pegawai dibaca]
[Data pengguna dibaca]
[Master data rule]
[Data jenis kompetensi dibaca]
[Data sub bagian dibaca]
[Data bagian dibaca]
[Data rule]
Staf SDI &
Umum
Pegawai : 1
Bagian : 1
Sub Bagian :
1
Rule_
Analisis
Pengguna : 2
3.1
Mencatat rule toleransi
gap setiap jenis
kompetensi
3.2
Menganalisis gap dan
menentukan prioritas
pelatihan
Jenis Kompetensi :
2
Nilai Uji_
Level Kompetensi
Gambar 3.20 DFD Level 1 Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan
111
Adapun penjelasan dari DFD level 1 proses analisis kebutuhan pelatihan
dapat dilihat pada Tabel 3.40.
Tabel 3.40 Penjelasan DFD Level 1 Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan
Eksternal
Entity
No
Proses Nama Proses Input Proses Output
Staf Sumber
Daya Insani
(SDI) &
Umum
3.1 Mencatat
rule toleransi
gap setiap
jenis
kompetensi
Data:
Data rule Deskripsi:
Proses ini
dilakukan Staf
SDI & Umum
untuk
mencatat rule
setiap jenis
kompetensi
Data:
Master data
rule
Tabel yang
dibaca:
a. Bagian
b. Sub bagian
c. Pengguna
d. Jenis
kompetensi
Insert table:
Rule
3.2 Menganalisis
gap dan
menentukan
prioritas
pelatihan
Data:
a. Nilai rata-
rata gap
kompetensi
nilai
knowledge
b. Nilai rata-
rata gap
kompetensi
skill
c. Nilai rata-
rata gap
kompetensi
attitude
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan Staf
SDI & Umum
untuk
menentukan
kebutuhan
pelatihan yang
tepat bagi
pegawai
Data:
a. Gap
knowledge
b. Gap skill
c. Gap attitude
d. Level
prioritas
pelatihan
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
b. Pegawai
c. Bagian
d. Sub bagian
e. Rule
f. Nilai uji
g. Level
kompetensi
Insert table:
Analisis
112
C.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Pengajuan Draft Rencana
Pelatihan
DFD level 1 proses pengajuan draft rencana pelatihan yang dilakukan oleh
Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dapat dilihat pada Gambar 3.21.
[Pelatihan tambahan disimpan]
perkiraan biaya disimpan
trainer pelatihan disimpan[Pelatihan tambahan]
Draft rencana pelatihan dibaca
[tanggal pelatihan disimpan][Perkiraan biaya]
[Data pengguna dibaca]
[Trainer]
[Tanggal pelatihan]
[Data hasil analisis dibaca]
[Data sub bagian dibaca]
[Data bagian dibaca]
[Data pegawai dibaca]
Analisis
Staf SDI &
Umum
Pengguna : 3
Pelatihan : 1
4.1
Membuat draft rencana
pelatihan
+
4.2
Mengajukan draft rencana
pelatihan kepada
Supervisor SDI & Umum
Sub bagian : 2
Bagian : 2
Pegawai : 2
Gambar 3.21 DFD Level 1 Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan
Adapun penjelasan dari DFD level 1 proses pengajuan draft rencana
pelatihan dapat dilihat pada Tabel 3.41.
Tabel 3.41 Penjelasan DFD Level 1 Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan
Eksternal
Entity
No
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
Staf Sumber
Daya Insani
(SDI) &
Umum
4.1 Membuat
draft
rencana
pelatihan
Data:
a. Tanggal
pelatihan
b. Trainer
c. Perkiraan
biaya
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan Staf
SDI & Umum
untuk
membuat draft
rencana
Data:
Draft rencana
pelatihan
113
Eksternal
Entity
No
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
pelatihan
berdasarkan
hasil analisis
kebutuhan
pelatihan
Tabel yang
dibaca:
a. Pegawai
b. Bagian
c. Sub bagian
d. Pengguna
e. Analisis
Insert table:
Pelatihan
4.2 Mengajukan
draft
rencana
pelatihan
kepada
Supervisor
SDI &
Umum
Data:
Draft rencana
pelatihan
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan Staf
SDI & Umum
untuk
mengajukan
rencana
pelatihan yang
telah dibuat
kepada
Supervisor
SDI & Umum
Data:
Draft rencana
pelatihan
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
b. Pelatihan
Insert table:
Pelatihan
C.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Persetujuan Rencana
Pelatihan
Berikut ini adalah gambaran DFD level 1 untuk proses persetujuan
rencana pelatihan yang dilakukan oleh Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) &
Umum. Proses rekapitulasi nilai uji terdiri atas dua proses, yaitu memeriksa
rencana pelatihan dan menyetujui atau memberikan catatan perbaikan. Gambaran
DFD level 1 proses persetujuan rencana pelatihan dapat dilihat pada Gambar 3.22.
114
[Catatan perbaikan disimpan]
[Catatan perbaikan]
[Draft rencana pelatihan]
[Draft rencana pelatihan disetujui]
Data rencana pelatihan dibaca
[Data rencana pelatihan disetujui disimpan]
[Data rencana pelatihan dibaca]
[Data pengguna dibaca]
Supervisor SDI &
Umum
Pengguna : 3
Pelatihan : 1
Pelatihan : 2
5.1
Memeriksa draft rencana
pelatihan
5.2
Menyetujui draft rencana
pelatihan
Gambar 3.22 DFD Level 1 Proses Persetujuan Rencana Pelatihan
Adapun penjelasan dari DFD level 1 proses persetujuan rencana pelatihan
dapat dilihat pada Tabel 3.42.
Tabel 3.42 Penjelasan DFD Level 1 Proses Persetujuan Rencana Pelatihan
Eksternal
Entity
No
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
Supervisor
Sumber Daya
Insani (SDI)
& Umum
5.1 Memeriksa
rencana
pelatihan
Data:
Draft rencana
pelatihan
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan
Supervisor
SDI & Umum
untuk
memeriksa isi
dari rencana
pelatihan yang
diajukan
Data:
Rencana
pelatihan
disetujui
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
b. Pelatihan
Insert table:
-
5.2 Menyetujui
draft
rencana
pelatihan
Data:
Draft rencana
pelatihan
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan
Supervisor
SDI & Umum
untuk
menyetujui
atau
Data:
Rencana
pelatihan
disetujui
115
Eksternal
Entity
No
Proses
Nama
Proses Input Proses Output
memberikan
perbaikan
rencana
pelatihan yang
telah diajukan
Tabel yang
dibaca:
Pelatihan
Insert table:
Pelatihan
C.6 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Pembuatan Laporan Rencana
Pelatihan Internal
DFD level 1 proses pembuatan laporan rencana pelatihan internal yang
dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dapat dilihat pada
Gambar 3.23.
Arsip laporan dibaca
Data laporan disimpan
Data rencana pelatihan yang disetujui
Data rencana pelatihan yang disetujui
[Laporan rencana pelatihan internal]
[Data rencana pelatihan disetujui dibaca]
[Data pengguna dibaca]
Pelatihan : 2
Pengguna : 4
6.1
Menampilkan seluruh
data rencana pelatihan
6.2
Mencetak laporan
Staf SDI &
Umum
Arsip laporan
Gambar 3.23 DFD Level 1 Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal
Adapun penjelasan dari DFD level 1 proses pembuatan laporan rencana
pelatihan internal dapat dilihat pada Tabel 3.43.
116
Tabel 3.43 Penjelasan DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan Rencana
Pelatihan Internal
Eksternal
Entity
No
Proses Nama Proses Input Proses Output
Staf Sumber
Daya Insani
(SDI) &
Umum
6.1 Menampilkan
seluruh data
rencana
pelatihan
Data:
Rencana
pelatihan
disetujui
Deskripsi:
Proses ini
menampilkan
data rencana
pelatihan yang
telah disetujui
untuk
dijadikan
sebagai
laporan
Data:
Rencana
pelatihan
disetujui
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
b. Pelatihan
Insert table:
Arsip laporan
6.2 Mencetak
laporan Data:
Rencana
pelatihan
disetujui
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan Staf
SDI & Umum
untuk
mencetak
laporan
pelatihan
berdasarkan
data rencana
pelatihan ang
telah disetujui
Data:
Laporan
rencana
pelatihan
internal
Tabel yang
dibaca:
Pelatihan
Insert table:
-
C.7 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses Menganalisis Gap dan
Menentukan Prioritas Kebutuhan Pelatihan
DFD level 2 proses menganalisis gap dan menentukan prioritas kebutuhan
pelatihan yang dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dapat
dilihat pada Gambar 3.24.
117
detil analisis dibaca
detil analisis disimpan
[Data hasil analisis disimpan]
[Data pegawai dibaca]
[Data level kompetensi dibaca]
[Data pengguna dibaca]
[Data nilai dibaca][Data rule dibaca]
[Prioritas kebutuhan pelatihan]
[Gap attitude]
[Gap skill]
[Gap knowledge]
Staf SDI &
Umum
Pegawai : 1
Rule_
Analisis
Nilai Uji_ Pengguna : 2
Level Kompetensi
3.2.1
Menghitung toleransi gap
3.2.2
Menampilkan prioritas
kebutuhan pelatihan dari
hasil analisis
Detil analisis
Gambar 3.24 DFD Level 2 Proses Menganalisis Gap dan Menentukan Prioritas
Kebutuhan Pelatihan
Adapun penjelasan dari DFD level 2 proses menganalisis gap dan
menentukan prioritas pelatihan dapat dilihat pada Tabel 3.44.
Tabel 3.44 Penjelasan DFD Level 2 Proses Menganalisis Gap dan Menentukan
Prioritas Kebutuhan Pelatihan
Eksternal
Entity
No
Proses Nama Proses Input Proses Output
Staf Sumber
Daya Insani
(SDI) &
Umum
3.2.1 Menghitung
toleransi gap Data:
a. Rata-rata
gap
kompetensi
nilai
knowledge
b. Rata-rata
gap
kompetensi
nilai skill
c. Rata-rata
gap
kompetensi
nilai
Deskripsi:
Proses
menghitung
toleransi gap
berdasarkan
nilai yang
diperoleh dari
proses
rekapitulasi
nilai uji
Data:
a. Gap
knowledge
b. Gap skill
c. Gap
attitude
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
Insert table:
a. Analisis
b. Detil
118
Eksternal
Entity
No
Proses Nama Proses Input Proses Output
attitude b. Nilai uji
c. Rule
analisis
3.2.2 Menampilkan
prioritas
kebutuhan
pelatihan dari
hasil analisis
Data:
- Deskripsi:
Proses ini
menampilkan
keterangan
kebutuhan
pelatihan dari
hasil
perhitungan
toleransi gap
Data:
a. Level
prioritas
kebutuhan
pelatihan
Tabel yang
dibaca:
a. Pegawai
b. Level
kompetensi
c. Detil
analisis
Insert table:
-
C.8 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses Membuat Draft Rencana
Pelatihan
DFD level 2 proses membuat draft rencana pelatihan merupakan turunan
dari proses pengajuan draft rencana pelatihan. Dalam DFD level 2 ini terdiri atas
empat proses diantaranya adalah proses mencatat tanggal pelatihan, proses
mencatat trainer pelatihan, proses mencatat perkiraan biaya pelatihan, dan proses
mencatat pelatihan tambahan. Pelatihan dapat dicatat apabila perusahaan ingin
mencantumkan materi pelatihan lain selain hasil rekomendasi pelatihan dari
proses analisis kebutuhan pelatihan yang telah dilakukan. DFD level 2 proses
membuat draft rencana pelatihan yang dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani
(SDI) & Umum dapat dilihat pada Gambar 3.25.
119
[perkiraan biaya disimpan]
[trainer pelatihan disimpan]
[tanggal pelatihan disimpan]
[Data pegawai dibaca]
[Data sub bagian dibaca]
[Data bagian dibaca]
[Data hasil analisis dibaca]
[Data pengguna dibaca]
[data pelatihan tambahan disimpan]
[Pelatihan tambahan]
[Perkiraan biaya]
[Trainer]
[Tanggal pelatihan]
Analisis
Staf SDI & Umum
Pengguna : 3
Pelatihan : 1
Sub bagian : 2
Bagian : 2
Pegawai : 2
Pelatihan_tambahan
4.1.1
Mencatat tanggal
pelatihan
4.1.2
Mencatat trainer
pelatihan
4.1.3
Mencatat perkiraan
biaya pelatihan
4.1.4
Mencatat pelatihan
tambahan
Gambar 3.25 DFD Level 2 Proses Membuat Draft Rencana Pelatihan
Adapun penjelasan dari DFD level 2 proses membuat draft rencana
pelatihan dapat dilihat pada Tabel 3.45.
Tabel 3.45 Penjelasan DFD Level 2 Proses Membuat Draft Rencana Pelatihan
Eksternal
Entity
No
Proses Nama Proses Input Proses Output
Staf Sumber
Daya Insani
(SDI) &
Umum
4.1.1 Mencatat
tanggal
pelatihan
Data:
a. Tanggal
pelatihan
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan untuk
mencatat
tanggal
pelatihan
Data:
a. Draft
rencana
pelatihan
Tabel yang
dibaca:
a. Pengguna
b. Pegawai
c. Bagian
d. Sub bagian
Insert table:
a. Pelatihan
120
Eksternal
Entity
No
Proses Nama Proses Input Proses Output
e. Analisis
4.1.2 Mencatat
trainer
pelatihan
Data:
a. Trainer
pelatihan
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan untuk
mencatat trainer
pelatihan
Data:
a. Draft
rencana
pelatihan
Tabel yang
dibaca:
-
Insert table:
a. Pelatihan
4.1.3 Mencatat
perkiraan
biaya
pelatihan
Data:
a. Perkiraan
biaya
pelatihan
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan untuk
mencatat
perkiraan biaya
pelatihan
Data:
a. Draft
rencana
pelatihan
Tabel yang
dibaca:
-
Insert table:
a. Pelatihan
4.1.4 Mencatat
pelatihan
tambahan
Data:
a. Pelatihan
tambahan
Deskripsi:
Proses ini
dilakukan untuk
mencatat
pelatihan
tambahan
Data:
a. Draft
rencana
pelatihan
Tabel yang
dibaca:
-
Insert table:
a. Pelatihan
tambahan
D Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan sebuah desain sistem yang
digunakan untuk merepresentasikan dan mendokumentasikan kebutuhan sistem ke
dalam sebuah model diagram. ERD yang dibuat terdiri atas Conceptual Data
Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM). Aplikasi pendukung yang
digunakan untuk penggambaran ERD adalah Power Designer versi 16.5. Untuk
lebih jelasnya, gambaran ERD dapat dilihat pada Gambar 3.26 dan Gambar 3.27.
121
1. Conceptual Data Model (CDM)
Gambar 3.26 CDM Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan
122
2. Physical Data Model (PDM)
Gambar 3.27 PDM Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan
123
E Struktur Basis Data
Berdasarkan hasil Physical Data Model (PDM) yang telah digambarkan
pada Gambar 3.24, maka dapat dibentuk sebuah struktur basis data yang
digunakan sebagai tempat penyimpanan data pada aplikasi. Struktur basis data
dijabarkan sebagai berikut.
1. Nama Tabel : Pengguna
Primary Key : Kode_pengguna
Foreign Key : Kode_level
Fungsi : Menyimpan data pengguna
Tabel 3.46 Struktur Tabel Pengguna
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_pengguna Integer Primary key
Kode
pengguna
aplikasi
2 Kode_level Varchar (2) Foreign key Kode level
pengguna
3 Nama_pengguna Varchar (50) Not null
Nama
pengguna
aplikasi
4 Username Varchar (25) Not null Username
pengguna
5 Password Varchar (25) Not null Password
pengguna
2. Nama Tabel : Level
Primary Key : Kode_level
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data level pengguna
124
Tabel 3.47 Struktur Tabel Level Pengguna
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_level Varchar (2) Primary key Kode level
pengguna
2 Nama_level Varchar (32) Not null Nama level
pengguna
3 Akses_level Tinyint (1) Not null Indeks akses
level
3. Nama Tabel : Jenis_Kompetensi
Primary Key : Kode_jenis_kompetensi
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data jenis kompetensi
Tabel 3.48 Struktur Tabel Jenis Kompetensi
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_jenis_kompetensi Integer Primary key Kode jenis
kompetensi
2 Nama_jenis_kompetensi Varchar (64) Not null Nama jenis
kompetensi
4. Nama Tabel : Rule
Primary Key : Kode_rule
Foreign Key : Kode_jenis_kompetensi
Fungsi : Menyimpan data rule
Tabel 3.49 Struktur Tabel Rule
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_rule Integer Primary key Kode rule
toleransi gap
2 Kode_jenis_kompetensi Integer Not null Kode jenis
kompetensi
3 Nilai_rule Integer Not null Nilai rule per
jenis
125
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
kompetensi
5. Nama Tabel : Level Kompetensi
Primary Key : Kode_level_kompetensi
Foreign Key : Kode_jenis_kompetensi
Fungsi : Menyimpan data level kompetensi
Tabel 3.50 Struktur Tabel Level Kompetensi
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_level_kompetensi Integer Primary key Kode level
kompetensi
2 Nama_level_kompetensi Varchar
(30) Not null
Nama level
kompetensi
6. Nama Tabel : Elemen Kompetensi
Primary Key : Kode_elemen_kompetensi
Foreign Key : Kode_bagian, kode_sub_bagian, kode_jenis_kompetensi,
kode_level_kompetensi
Fungsi : Menyimpan data elemen kompetensi dan materi uji
Tabel 3.51 Struktur Tabel Elemen Kompetensi
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_elemen_kompetensi Integer Primary key
Kode
elemen
kompetensi
2 Kode_bagian Integer Foreign key Kode
bagian
3 Kode_sub_bagian Integer Foreign key Kode sub
bagian
4 Kode_jenis_kompetensi Integer Foreign key Kode jenis
kompetensi
5 Kode_level_kompetensi Integer Foreign key Kode level
kompetensi
126
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
6 Nama_elemen_kompetensi Varchar
(128)
Not Null Nama
elemen
kompetensi
7. Nama Tabel : Materi Uji
Primary Key : Kode_materi_uji
Foreign Key : Kode_elemen_kompetensi, kode_standar_nilai
Fungsi : Menyimpan data materi uji kompetensi
Tabel 3.52 Struktur Tabel Materi Uji
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_materi_uji Bigint Primary key Kode materi uji
kompetensi
2 Kode_standar_nilai Integer Foreign key
Kode standar
nilai per materi
uji
3 Kode_elemen_kompetensi Integer Foreign key Kode elemen
kompetensi
4 Soal_materi_uji Varchar(128) Not Null Soal materi
uji
8. Nama Tabel : Standar Nilai
Primary Key : Kode_standar_nilai
Foreign Key : Kode_jenis_kompetensi
Fungsi : Menyimpan data standar nilai
Tabel 3.53 Struktur Tabel Standar Nilai
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_standar_nilai Integer Primary key Kode standar
nilai
2 Kode_jenis_kompetensi Integer Foreign key Kode jenis
kompetensi
3 Value_standar_nilai Integer Not null Angka
standar nilai
127
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
4 Parameter_standar_nilai Varchar(128) Not null Parameter
nilai
9. Nama Tabel : Bagian
Primary Key : Kode_bagian
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data bagian
Tabel 3.54 Struktur Tabel Bagian
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_bagian Integer Primary key Kode
bagian
2 Nama_bagian Varchar (50) Not null Nama bagian
di perusahaan
10. Nama Tabel : Sub Bagian
Primary Key : Kode_sub_bagian
Foreign Key : Kode_bagian
Fungsi : Menyimpan data sub bagian
Tabel 3.55 Struktur Tabel Sub Bagian
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_sub_bagian Integer Primary key Kode sub
bagian
2 Kode_bagian Integer Foreign key Kode
bagian
2 Nama_sub_bagian Varchar (50) Not null
Nama sub
bagian di
perusahaan
128
11. Nama Tabel : Pegawai
Primary Key : Kode pegawai
Foreign Key : Kode bagian
Fungsi : Menyimpan data pegawai
Tabel 3.56 Struktur Tabel Pegawai
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_pegawai Integer Primary key Kode
pegawai
2 Kode_bagian Integer Foreign key Kode bagian
pegawai
3 Kode_sub_bagian Integer Foreign key Kode sub
bagian
4 Nama_pegawai Varchar (50) Not null Nama
pegawai
4 Alamat_pegawai Varchar (150) Not null Alamat
pegawai
5 Telp_pegawai Varchar (12) Not null
Nomor
telepon
pegawai
6 Email_pegawai Varchar (50) Not null Email
pegawai
12. Nama Tabel : Periode
Primary Key : Kode_periode
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data periode
Tabel 3.57 Struktur Tabel Periode
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_periode Integer Primary key Kode
periode
2 Nama_periode Varchar (32) Not null Nama
periode
3 Tgl_periode_awal Date Not null Tanggal awal
periode
4 Tgl_periode_akhir Date Not null Tanggal akhir
129
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
periode
5 Tgl_pelaporan_akhir Date Not null Tanggal batas
laporan akhir
13. Nama Tabel : Nilai Uji
Primary Key : Kode_nilai_uji
Foreign Key : Kode_periode, kode_pegawai, kode_bagian, kode_sub_bagian
Fungsi : Menyimpan data rekapitulasi nilai uji
Tabel 3.58 Struktur Tabel Nilai Uji
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_nilai_uji Integer Primary
key
Kode
nilai
2 Kode_periode Integer Foreign
key
Kode
periode
3 Kode_pegawai Integer Foreign
key
Kode
pegawai
4 Kode_bagian Integer Foreign
key Kode bagian
5 Kode_sub_bagian Integer Foreign
key
Kode sub
bagian
6 Hasil_nilai_jumlah_gap Integer Not null Jumlah nilai
gap
7 Hasil_nilai_uji_knowledge_
basic Integer Not null
Nilai rata-
rata
knowledge
level basic
8 Hasil_nilai_uji_knowledge_
intermediate Integer Not null
Nilai rata-
rata
knowledge
level
intermediate
9 Hasil_nilai_uji_knowledge_
advanced Integer Not null
Nilai rata-
rata
knowledge
level
advanced
10 Hasil_nilai_uji_skill_basic Integer Not null
Nilai rata-
rata skill level
basic
130
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
11 Hasil_nilai_uji_skill_
intermediate Integer Not null
Nilai rata-
rata skill level
intermediate
12 Hasil_nilai_uji_skill_
advanced Integer Not null
Nilai rata-
rata skill level
advanced
13 Hasil_nilai_uji_attitude_
basic Integer Not null
Nilai rata-
rata attitude
level basic
14 Hasil_nilai_uji_attitude_
Intermediate Integer Not null
Nilai rata-
rata attitude
level
intermediate
15 Hasil_nilai_uji_attitude_
advanced Integer Not null
Nilai rata-
rata attitude
level
advanced
16 Status_nilai_uji Tinyint
(0) Not null
Status
penilaian
14. Nama Tabel : Analisis
Primary Key : Kode_analisis
Foreign Key : Kode_pegawai, kode_nilai_uji, kode_bagian, kode_sub_bagian,
kode_elemen_kompetensi, kode_level_kompetensi,
kode_jenis_kompetensi
Fungsi : Menyimpan data hasil analisis kebutuhan pelatihan
Tabel 3.59 Struktur Tabel Analisis
No Field Tipe
Data Constraint Keterangan
1 Kode_analisis Integer Primary key Kode
analisis
2 Kode_pegawai Integer Foreign key Kode
pegawai
3 Kode_nilai_uji Integer Foreign key Kode
nilai_uji
4 Kode_bagian Integer Foreign key Kode
bagian
5 Kode_sub_bagian Integer Foreign key Kode sub
131
No Field Tipe
Data Constraint Keterangan
bagian
6 Kode_elemen_kompetensi Integer Foreign key
Kode
elemen
kompetensi
7 Kode_level_kompetensi Integer Foreign key Kode level
kompetensi
8 Kode_jenis_kompetensi Integer Foreign key Kode jenis
kompetensi
9 Tgl_analisis Date Not Null Tanggal
analisis
10 Gap_knowledge_basic Integer Not Null
Gap
knowledge
basic
11 Gap_knowledge_
intermediate Integer Not Null
Gap
knowledge
intermediate
12 Gap_knowledge_advanced Integer Not Null
Gap
knowledge
advanced
13 Gap_skill_basic Integer Not Null
Gap skill
basic
14 Gap_skill_intermediate Integer Not Null Gap skill
intermediate
15 Gap_skill_advanced Integer Not Null Gap skill
advanced
16 Gap_attitude_basic Integer Not Null Gap attitude
basic
17 Gap_ attitude_intermediate Integer Not Null Gap attitude
intermediate
18 Gap_ attitude_advanced Integer Not Null
Gap
attitude
advanced
19 Status_analisis Tinyint
(1) Not Null
Status
analisis
15. Nama Tabel : Detil Pelatihan
Primary Key : Kode_detil_pelatihan
Foreign Key : Kode_pegawai, kode_pelatihan
Fungsi : Menyimpan data detil pelatihan
132
Tabel 3.60 Struktur Tabel Detil Pelatihan
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_detil_pelatihan Integer Primary key Kode detil
pelatihan
2 Kode_pegawai Integer Foreign key Kode
pegawai
3 Kode_pelatihan Integer Foreign key Kode
pelatihan
16. Nama Tabel : Pelatihan
Primary Key : Kode pelatihan
Foreign Key : Kode_periode, kode_analisis, kode_catatan_perbaikan,
kode_pelatihan_tambahan
Fungsi : Menyimpan data rencana pelatihan
Tabel 3.61 Struktur Tabel Pelatihan
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_pelatihan Integer Primary key Kode
pelatihan
2 Kode_periode Integer Foreign key Kode catatan
perbaikan
3 Kode_bagian Integer Foreign key Kode bagian
4 Kode_sub_bagian Integer Foreign key Kode sub
bagian
5 kode_elemen_kompetensi Integer Foreign key
Kode
Elemen
kompetensi
6 Tgl_diajukan Date Not null Tanggal
diajukan
7 Tgl_rencana_pelatihan Date Not null
Tanggal
rencana
pelatihan
8 Tgl_pembaharuan Timestamp
Tanggal
pembaharuan
pelatihan
9 Trainer_pelatihan Varchar
(64) Not null
Trainner
pelatihan
9 Biaya_pelatihan Integer Not null Biaya
pelatihan
133
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
10 Status_pelatihan Varchar
(16) Not null
Status
pelatihan
11 Nama_pelatihan_tambahan Varchar
(128) Null
Nama
pelatihan
tambahan
jika ada
17. Nama Tabel : Arsip Laporan
Primary Key : Kode_arsip_laporan
Foreign Key : Kode_pelatihan
Fungsi : Menyimpan data arsip laporan
Tabel 3.62 Struktur Tabel Arsip Laporan
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_arsip_laporan Integer Primary key Kode arsip
laporan
2 Kode_pelatihan Integer Foreign key Kode
pelatihan
3 Nama_laporan Varchar
(100) Not null
Nama
laporan
4 Tgl_pembuatan_arsip Date Not null
Tgl
pembuatan
arsip
5 Periode_awal Date Not null Periode
awal
6 Periode_akhir Date Not null Periode
akhir
7 Tahun_periode Varchar (5) Not null Tahun
periode
18. Nama Tabel : Notif
Primary Key : Kode_notif
Foreign Key : Kode_pelatihan, kode_elemen_kompetensi, kode_level
Fungsi : Menyimpan notifikasi
134
Tabel 3.63 Struktur Tabel Notif
No Field Tipe Data Constraint Keterangan
1 Kode_notif Bigint Primary key Kode
notifikasi
2 Kode_pelatihan Integer Not null Kode
pelatihan
3 Kode_elemen_kompetensi Integer Not null Kode elemen
kompetensi
4 Kode_level Integer Not null Kode level
pengguna
F Perancangan Prosedur dan Program Unit
Perancangan prosedur dan program unit adalah pendeskripsian konstruksi
awal pembuatan aplikasi dengan menggunakan pseudocode dan disertai dengan
desain tampilan antar muka. Berikut ini adalah penjabaran prosedur dan program
unit berdasarkan masing-masing pengguna aplikasi.
1. Supervisor Laboratorium
Perancangan prosedur dan program unit untuk Supervisor Laboratorium
terdiri atas dua fungsi, yaitu fungsi pencatatan master kompetensi dan fungsi
rekapitulasi nilai uji.
a. Fungsi Pencatatan Master Kompetensi
Perancangan prosedur dan program unit serta desain tampilan antar muka
untuk fungsi pencatatan master kompetensi dapat dilihat pada Tabel 3.64.
Tabel 3.64 Detil Prosedur dan Program Unit Fungsi Pencatatan Master
Kompetensi
Functional Pencatatan Master Kompetensi
135
Interface
“Mencatat
jenis
kompetensi”
Description Halaman pencatatan jenis kompetensi digunakan oleh
Supervisor Laboratorium untuk mencatat jenis kompetensi apa
saja yang digunakan dalam proses analisis kebutuhan pelatihan.
Untuk mencatat jenis kompetensi baru, Supervisor
Laboratorium memilih tombol “Tambah data baru”
Interface
“Tambah
data jenis
kompetensi”
Description Supervisor Laboratorium dapat menambahkan data jenis
kompetensi dengan mengklik tombol “Tambah data baru”.
Setelah tombol diklik maka akan muncul field kosong untuk
diisi. Field tersebut dapat diisi dengan jenis kompetensi apa
yang akan dicatat. Supervisor Laboratorium dapat mengklik
tombol “Simpan” untuk menambah jenis kompetensi atau
menekan tombol “Batalkan” untuk membatalkannya.
136
Interface
“Edit data
jenis
kompetensi”
Description Supervisor Laboratorium dapat melakukan perubahan data jenis
kompetensi apabila terdapat kesalahan pencatatan dengan
memilih icon pensil. Setelah icon pensil diklik maka akan
muncul halaman yang berisikan jenis kompetensi yang akan
diubah. Supervisor Laboratorium dapat mengganti nama jenis
kompetensi kemudian menyimpannya dengan mengklik tombol
“Simpan” atau dapat mengklik tombol “Batalkan” untuk
membatalkannya.
Interface
“Mencatat
level
kompetensi”
Description Halaman pencatatan jenis kompetensi digunakan oleh
Supervisor Laboratorium untuk mencatat level kompetensi apa
saja yang digunakan dalam proses analisis kebutuhan pelatihan.
Untuk mencatat level kompetensi baru, Supervisor
Laboratorium dapat memilih tombol “Tambah data baru”
137
Interface
“Tambah
data level
kompetensi”
Description Supervisor Laboratorium dapat mencatat data level kompetensi
dengan mengklik tombol “Tambah data baru”. Setelah tombol
diklik maka akan muncul field kosong untuk diisi. Field
tersebut dapat diisi dengan level kompetensi apa yang akan
dicatat. Supervisor Laboratorium dapat mengklik tombol
“Simpan” untuk menambah jenis kompetensi atau mengklik
tombol “Batalkan” untuk membatalkannya.
Interface
“Edit data
level
kompetensi”
Description Supervisor Laboratorium dapat melakukan perubahan data level
kompetensi apabila terdapat kesalahan pencatatan dengan
memilih icon pensil. Setelah icon pensil diklik, maka akan
muncul halaman yang berisikan level kompetensi yang akan
diubah. Supervisor Laboratorium dapat mengganti nama level
kompetensi kemudian menyimpannya dengan mengklik tombol
“Simpan” atau dapat mengklik tombol “Batalkan” untuk
membatalkannya.
138
Interface
“Mencatat
standar
penilaian”
Description Halaman pencatatan standar penilaian digunakan oleh
Supervisor Laboratorium untuk mencatat standar penilaian apa
saja yang digunakan dalam proses analisis kebutuhan pelatihan.
Untuk mencatat standar penilaian baru, Supervisor
Laboratorium dapat memilih tombol “Tambah data baru”
Interface
“Tambah
data standar
penilaian”
Description Supervisor Laboratorium dapat menambah data standar
penilaian dengan mengklik tombol “Tambah data baru”. Setelah
tombol diklik maka akan muncul beberapa field kosong untuk
diisi, diantaranya: jenis kompetensi, nilai dan parameter. Field
tersebut dapat diisi dengan jenis kompetensi yang sudah
disimpan sebelumnya, nilai bobot, dan parameter yang
digunakan. Supervisor Laboratorium dapat mengklik tombol
“Simpan” untuk menambah standar penilaian yang baru atau
mengklik tombol “Batalkan” untuk membatalkannya.
139
Interface
“Edit data
standar
penilaian”
Description Supervisor Laboratorium dapat melakukan perubahan data
standar penilaian apabila terdapat kesalahan pencatatan dengan
memilih icon pensil. Setelah icon pensil diklik, maka akan
muncul halaman yang berisikan beberapa field yang sudah diisi
sebelumnya, diantaranya: jenis kompetensi, nilai dan parameter
yang akan diubah. Supervisor Laboratorium dapat mengganti
jenis kompetensi, nilai dan parameter kemudian menyimpannya
dengan mengklik tombol “Simpan” atau dapat mengklik tombol
“Batalkan” untuk membatalkannya.
Interface
“Mencatat
elemen
kompetensi”
Description Halaman pencatatan elemen kompetensi digunakan oleh
Supervisor Laboratorium untuk mencatat elemen kompetensi
apa saja yang digunakan dalam proses analisis kebutuhan
pelatihan. Untuk mencatat elemen kompetensi baru, Supervisor
Laboratorium dapat memilih tombol “Tambah data baru”
140
Interface
“Tambah
data elemen
kompetensi”
Description Supervisor Laboratorium dapat menambah data elemen
kompetensi dengan mengklik tombol “Tambah data baru”.
Setelah tombol diklik maka akan muncul beberapa field kosong
untuk diisi, diantaranya: bagian, sub bagian, jenis kompetensi,
level kompetensi, dan elemen kompetensi. Field tersebut dapat
diisi dengan bagian, sub bagian, jenis kompetensi, level
kompetensi, dan elemen kompetensi yang digunakan.
Supervisor Laboratorium dapat mengklik tombol “Simpan”
untuk menambah elemen kompetensi yang baru atau mengklik
tombol “Batalkan” untuk membatalkannya.
Interface
“Edit elemen
kompetensi”
Description Supervisor Laboratorium dapat melakukan perubahan data
elemen kompetensi apabila terdapat kesalahan pencatatan
dengan memilih icon pensil. Setelah icon pensil diklik, maka
akan muncul halaman yang berisikan beberapa field yang sudah
diisi sebelumnya, diantaranya: bagian, sub bagian, jenis
kompetensi, level kompetensi, dan elemen kompetensi yang
akan diubah. Supervisor Laboratorium dapat mengganti jenis
bagian, sub bagian, jenis kompetensi, level kompetensi, dan
elemen kompetensi kemudian menyimpannya dengan mengklik
tombol “Simpan” atau dapat mengklik tombol “Batalkan” untuk
141
membatalkannya.
Interface
“Tambah
materi uji”
Description Supervisor Laboratorium dapat menambah data materi uji
dengan mengklik icon list pada kolom materi uji masing-
masing elemen kompetensi. Setelah icon diklik, maka akan
muncul beberapa field kosong untuk diisi, diantaranya: elemen
kompetensi dan materi uji. Field tersebut dapat diisi dengan
soal materi uji yang digunakan. Supervisor Laboratorium dapat
mengklik tombol “Simpan” untuk menambah data materi uji
yang baru atau mengklik tombol “Batalkan” untuk
membatalkannya.
Table input a. Data jenis kompetensi
b. Data level kompetensi
c. Data standar nilai
d. Data elemen dan materi uji kompetensi
Table output a. Master data jenis kompetensi
b. Master data level kompetensi
c. Master data standar penilaian
d. Master data elemen kompetensi
Non-
functional
Functionality Fungsi pencatatan master kompetensi
hanya dapat diakses oleh Supervisor
Laboratorium
Reliability Seluruh master kompetensi dapat
tersimpan apabila semua field telah terisi
Usability a. Pemilihan warna yang tepat dan tidak
mencolok
b. Bahasa yang digunakan dalam fungsi
pencatatan master kompetensi adalah
bahasa Indonesia
c. Menu-menu yang terdapat dalam
fungsi pencatatan master kompetensi
dibuat tree view untuk mempermudah
pengguna dalam membaca menu
Efficiency Waktu respon simpan pada aplikasi
142
kurang dari 30 detik
Maintenance
Ability
a. Sistem memberikan hak akses
pengguna untuk mengedit data jenis
kompetensi
b. Sistem memberikan hak akses
pengguna untuk mengedit data level
kompetensi
c. Sistem memberikan hak akses
pengguna untuk mengedit dan
menghapus data standar penilaian
d. Sistem memberikan hak akses
pengguna untuk mengedit dan
menghapus data elemen dan materi uji
kompetensi
Query Select
Insert
Update
Delete
Pseudocode Begin
Declare
Connection(), Login()
SimpanDataJenisKomp()
UbahDataJenisKomp()
Cancel(), Exit()
End
Begin
Declare
Connection(), Login()
SimpanStdNilai()
UbahStdNilai()
HapusStdNilai()
Cancel(), Exit()
End
Begin
Declare
Connection(), Login()
SimpanLevelKomp()
UbahLevelKomp()
HapusLevelKomp()
Cancel(), Exit()
End
Begin
Declare
Connection(), Login()
SimpanElemenKomp()
UbahElemenKomp()
SimpanMateriUji()
143
TampilElemenKomp()
Cancel(), Exit()
End
b. Fungsi Rekapitulasi Nilai Uji
Perancangan prosedur dan program unit serta desain tampilan antar muka
untuk fungsi pencatatan master kompetensi dapat dilihat pada Tabel 3.65.
Tabel 3.65 Detil Prosedur dan Program Unit Fungsi Rekapitulasi Nilai Uji
Functional Rekapitulasi nilai uji
Interface
“Rekapitulasi
nilai uji”
Description Halaman rekapitulasi nilai uji digunakan oleh Supervisor
Laboratorium untuk melakukan rekpitulasi nilai uji pegawai
dari Parahita Diagnostic Center Surabaya. Supervisor
Laboratorium dapat memilih pegawai yang dinilai berdasarkan
bagian, sub bagian, dan periode rekapitulasi nilai yang
ditetapkan. Jika Supervisor Laboratorium ingin melakukan
rekapitulasi nilai uji, maka dapat mengklik icon list pada kolom
aksi. Rekapitulasi nilai uji pegawai terdiri atas mencatat nilai uji
knowledge, skill, dan attitude.
144
Interface
“Mencatat
nilai uji
knowledge”
Description Halaman rekapitulasi nilai uji knowledge digunakan oleh
Supervisor Laboratorium untuk melakukan rekapitulasi nilai
terhadap kompetensi knowledge pegawai Parahita Diagnostic
Center Surabaya berdasarkan 3 level, diantaranya: basic,
intermediate, dan advanced. Supervisor Laboratorium
mencatat nilai berdasarkan materi uji pada kolom nilai. Nilai
diklasifikasikan dari angka 1 hingga 5. Total nilai akan muncul
secara otomatis melalui perhitungan nilai rata-rata per level
yang sudah ditentukan.
Interface
“Mencatat
nilai uji skill”
Description Halaman rekapitulasi nilai uji skill digunakan oleh Supervisor
Laboratorium untuk melakukan rekpaitulasi nilai terhadap
kompetensi skill pegawai Parahita Diagnostic Center Surabaya
berdasarkan 3 level, diantaranya: basic, intermediate, dan
advanced. Supervisor Laboratorium mencatat nilai berdasarkan
materi uji pada kolom nilai. Nilai diklasifikasikan dari angka 1
hingga 5. Total nilai akan muncul secara otomatis melalui
perhitungan nilai rata-rata per level yang sudah ditentukan.
145
Interface
“Mencatat
nilai uji
attitude”
Description Halaman rekapitulasi nilai uji attitude digunakan oleh
Supervisor Laboratorium untuk melakukan rekapitulasi nilai
terhadap kompetensi attitude pegawai Parahita Diagnostic
Center Surabaya berdasarkan 3 level, diantaranya: basic,
intermediate, dan advanced. Supervisor Laboratorium
mencatat nilai berdasarkan materi uji pada kolom nilai. Nilai
diklasifikasikan dari angka 1 hingga 5. Total nilai akan muncul
secara otomatis melalui perhitungan nilai rata-rata per level
yang sudah ditentukan.
Table input a. Data pegawai
b. Data bagian
c. Data sub bagian
d. Data jenis kompetensi
e. Data level kompetensi
f. Data standar nilai
g. Data elemen kompetensi
h. Data uji knowledge
i. Data uji skill
j. Data uji atttitude
Table output a. Nilai rata-rata knowledge
b. Nilai rata-rata skill
c. Nilai rata-rata attitude
Non-
functional
Functionality Fungsi rekapitulasi nilai uji hanya dapat
diakses oleh masing-masing Supervisor
Parahita Diagnostic Center. Namun, saat
ini hanya dapat diakses oleh Supervisor
Laboratorium
Reliability Perhitungan dapat berjalan dengan baik
dan memberikan hasil yang akurat
Usability a. Pemilihan warna yang tepat dan tidak
mencolok
b. Bahasa yang digunakan dalam fungsi
rekapitulasi nilai uji adalah bahasa
Indonesia
146
c. Proses rekapitulasi nilai uji dilakukan
secara bertahap agar mempermudah
pengguna mengoperasikan fungsi
tersebut
Efficiency Waktu proses perhitungan pada aplikasi
tidak lebih dari 1 menit
Maintenance
Ability
Sistem memberikan hak akses pengguna
untuk melakukan penyimpanan dan
perubahan nilai pada setiap level
kompetensi sebelum menyimpan seluruh
nilai.
Query Select
Insert
Update
Pseudocode Begin
Declare
Connection(), Login()
TampilPenilaian()
Cancel(), Exit()
End
Begin
Declare
Connection(), Login()
HitungNilaiKnowledge()
Cancel(), Exit()
End
Begin
Declare
Connection(), Login()
HitungNilaiSkill()
Cancel(), Exit()
End
Begin
Declare
Connection(), Login()
HitungNilaiAttitude()
Cancel(), Exit()
End
Begin
Declare
Connection(), Login()
TampilNilai()
Cancel(), Exit()
End
147
2. Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Perancangan prosedur dan program unit untuk Staf SDI & Umum terdiri
atas tiga fungsi, yaitu fungsi analisis kebutuhan pelatihan, fungsi pengajuan draft
rencana pelatihan, dan fungsi pembuatan laporan rencana pelatihan internal.
a. Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan
Perancangan prosedur dan program unit serta desain tampilan antar muka
untuk fungsi analisis kebutuhan pelatihan dapat dilihat pada Tabel 3.66.
Tabel 3.66 Detil Prosedur dan Program Unit Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan
Functional Analisis kebutuhan pelatihan
Interface
“Mencatat
rule”
Description Halaman mencatat data rule digunakan oleh Staf SDI & Umum
untuk mencatat rule toleransi gap yang akan digunakan pada
proses analisis kebutuhan pelatihan. Untuk mengatur persentase
rule, Staf SDI & Umum dapat memilih tombol icon pensil.
Interface “Edit
rule”
Description Untuk mengatur rule, Staf SDI & Umum dapat menggunakan
Halaman menu rule dengan mengklik icon “pensil”. Pada
Halaman menu rule, Staff SDI & Umum dapat mencatat
148
persentase rule untuk masing-masing jenis kompetensi. Staf SDI
& Umum dapat mengklik tombol “Simpan” untuk merubah
persentase rule yang baru atau mengklik tombol “Batalkan”
untuk membatalkannya.
Interface
“Analisis
kebutuhan
pelatihan”
Description Halaman analisis kebutuhan pelatihan digunakan oleh Staf
SDI & Umum untuk menganalisis kebutuhan pelatihan dari
masing-masing pegawai Parahita Diagnostic Center Surabaya.
Staf SDI & Umum dapat memilih pegawai yang ingin
dianalisis berdasarkan bagian, sub bagian, dan periode
penilaian.
Interface
“Rekomendasi
pelatihan”
Description Halaman rekomendasi pelatihan digunakan oleh Staf SDI &
Umum untuk melihat rekomendasi pelatihan apa yang tepat
dari hasil analisis kebutuhan pelatihan. Jika Staf SDI & Umum
ingin mengetahui rekomendasi pelatihan dari setiap pegawai
maka dapat mengklik icon analisis pada kolom aksi. Staf SDI
& Umum dapat mengklik tombol “Simpan” untuk menyimpan
hasil rekomendasi pelatihan pegawai.
Table input a. Data rule
b. Data pegawai
149
c. Data bagian
d. Data sub bagian
e. Data jenis kompetensi
f. Data level kompetensi
g. Data elemen kompetensi
h. Nilai rata-rata knowledge
i. Nilai rata-rata skill
j. Nilai rata-rata attitude
Table output a. Master data rule
b. Gap knowledge
c. Gap skill
d. Gap attitude
e. Level prioritas pelatihan
Non-functional Functionality Fungsi analisis kebutuhan pelatihan hanya
dapat diakses oleh Staf SDI & Umum
Reliability Perhitungan analisis dapat berjalan
dengan baik dan sesuai dengan standar
yang ditetapkan
Usability a. Pemilihan warna yang tepat dan tidak
mencolok
b. Bahasa yang digunakan dalam fungsi
analisis kebutuhan pelatihan adalah
bahasa Indonesia
c. Proses analisis kebutuhan pelatihan
dilakukan secara bertahap agar
mempermudah pengguna dalam
mengoperasikan fungsi tersebut
Efficiency Waktu pemrosesan analisis pada aplikasi
tidak lebih dari 1 menit
Maintenance
Ability
Sistem memberikan hak akses pengguna
untuk melakukan edit rule toleransi gap
Query Select
Insert
Update
Pseudocode Begin
Declare
Connection(), Login()
HitungRule()
SimpanRule()
Cancel(), Exit()
End
Begin
Declare
Connection(), Login()
SettingRule()
Cancel(), Exit()
End
150
Begin
Declare
Connection(), Login()
HitungAnalisis()
TampilHasilAnalisis()
Cancel(), Exit()
End
b. Fungsi Pengajuan Draft Rencana Pelatihan
Perancangan prosedur dan program unit serta desain tampilan antar muka
untuk fungsi pengajuan draft rencana pelatihan dapat dilihat pada Tabel 3.67.
Tabel 3.67 Detil Prosedur dan Program Unit Fungsi Pengajuan Draft Rencana
Pelatihan
Functional Pengajuan draft rencana pelatihan
Interface
“Pengajuan
draft rencana
pelatihan”
Description Halaman Pengajuan draft rencana pelatihan digunakan oleh
Staf SDI & Umum untuk mengajukan rencana pelatihan
terhadap bagian dari Parahita Diagnostic Center Surabaya.
Staf SDI & Umum dapat memilih bagian yang diajukan
berdasarkan periode rekapitulasi nilai uji sebelumnya. Jika
Staf SDI & Umum ingin mengajukan pelatihan pada suatu
bagian, maka dapat mengklik icon show pada kolom aksi.
151
Interface
“Daftar materi
rencana
pelatihan”
Description Halaman daftar materi rencana pelatihan digunakan oleh Staf
SDI & Umum untuk mengetahui daftar pelatihan berdasarkan
level dan status di setiap bagian. Staf SDI & Umum dapat
membuat draft rencana pelatihan dengan mengklik icon list
pada kolom aksi.
Interface
“Membuat
draft rencana
pelatihan”
Description Halaman membuat draft rencana pelatihan digunakan oleh
Staf SDI & Umum untuk membuat rencana pelatihan. Staf
SDI & Umum mengisi beberapa field yang sudah disediakan,
diantaranya tanggal pengajuan, trainer, pelatihan tambahan
(jika ada), perkiraan biaya, dan tanggal rencana pelatihan.
Staf SDI & Umum dapat mengklik tombol “Simpan” untuk
menyimpan draft rencana pelatihan sekaligus mengirim ke
Supervisor SDI & Umum atau mengklik tombol “Batal”
untuk membatalkannya.
Table input a. Data pegawai
b. Data bagian
c. Data sub bagian
d. Gap knowledge
e. Gap skill
152
f. Gap attitude
g. Level prioritas pelatihan
h. Tanggal pelaksanaan
i. Trainer
j. Perkiraan biaya
Table output Draft rencana pelatihan
Non-functional Functionality Fungsi pengajuan draft rencana pelatihan
hanya dapat diakses oleh Staf SDI &
Umum
Reliability Draft rencana pelatihan dapat tersimpan
apabila seluruh field telah terisi
Usability a. Pemilihan warna yang tepat dan tidak
mencolok
b. Bahasa yang digunakan dalam fungsi
pengajuan draft rencana pelatihan
adalah bahasa Indonesia
c. Proses pengajuan draft rencana
pelatihan dibuat secara bertahap agar
memudahkan pengoperasian oleh
pengguna
Efficiency Waktu respon simpan pada aplikasi tidak
lebih dari 30 detik
Maintenance
Ability
a. Sistem memberikan hak akses
pengguna untuk melakukan perubahan
pada tanggal pelatihan, trainer, dan
perkiraan biaya.
b. Sistem menambahkan hak akses
pengguna untuk menambahkan
pelatihan tambahan
Query Select
Insert
Update
Pseudocode Begin
Declare
Connection(), Login()
TampilMateriPelatihan()
Cancel(), Exit()
End
Begin
Declare
Connection(), Login()
TampilDetilRencanaPelatihan()
Cancel(), Exit()
End
Begin
Declare
Connection(), Login()
SimpanDataRencanaPelatihan()
153
KirimRencanaPelatihan()
Cancel(), Exit()
End
c. Fungsi Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal
Perancangan prosedur dan program unit serta desain tampilan antar muka
untuk fungsi pembuatan laporan rencana pelatihan internal dapat dilihat pada
Tabel 3.68.
Tabel 3.68 Detil Prosedur dan Program Unit Fungsi Pembuatan Laporan Rencana
Pelatihan Internal
Functional Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal
Interface
“Menampilkan
data rencana
pelatihan yang
disetujui”
Description Halaman laporan rencana pelatihan digunakan oleh Staf SDI
& Umum untuk membuat laporan rencana pelatihan. Staf SDI
& Umum dapat memilih periode laporan berdasarkan data
rencana pelatihan yang sudah disetujui. Staf SDI & Umum
dapat mengklik tombol “Simpan” untuk menyimpan laporan
rencana pelatihan menjadi arsip laporan atau mengklik tombol
“Cetak” untuk mencetak laporan.
154
Interface
“Cetak
laporan”
Description Halaman cetak laporan digunakan oleh Staf SDI & Umum
untuk mencetak data laporan rencana pelatihan yang
tersimpan pada sistem.
Table input Rencana pelatihan yang disetujui
Table output Laporan rencana pelatihan internal
Non-functional Functionality Fungsi pembuatan laporan rencana
pelatihan internal hanya dapat diakses
oleh Staf SDI & Umum
Reliability Fungsi pembuatan laporan rencana
pelatihan internal dapat dijalankan jika
rencana pelatihan telah disetujui oleh
Supervisor SDI & Umum
Usability a. Pemilihan warna yang tepat dan tidak
mencolok
b. Tampilan preview laporan dibuat lebih
user friendly untuk memudahkan
pengguna dalam proses mencetak
laporan
c. Bahasa yang digunakan dalam fungsi
pembuatan laporan rencana pelatihan
internal adalah bahasa Indonesia
Efficiency Waktu untuk preview laporan yang akan
dicetak pada aplikasi tidak lebih dari 1
menit
Maintenance
Ability
a. Sistem memberikan hak akses
pengguna untuk melakukan simpan
data laporan
b. Sistem memberikan hak akses
pengguna untuk melakukan
pengunduhan laporan ke dalam
format (.pdf)
Query Select
155
Insert
Pseudocode Begin
Declare
Connection(), Login()
TampilLaporan()
Cancel(), Exit()
End
Begin
Declare
Connection(), Login()
UnduhLaporan()
Cancel(), Exit()
End
Begin
Declare
Connection(), Login()
PreviewLaporan()
CetakLaporan()
Cancel(), Exit()
End
3. Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Perancangan prosedur dan program unit untuk Supervisor SDI & Umum
terdiri atas satu fungsi, yaitu fungsi persetujuan rencana pelatihan.
a. Fungsi Persetujuan Rencana Pelatihan
Perancangan prosedur dan program unit serta desain tampilan antar muka
untuk fungsi persetujuan rencana pelatihan internal dapat dilihat pada Tabel 3.69.
Tabel 3.69 Detil Prosedur dan Program Unit Fungsi Persetujuan Rencana
Pelatihan
Functional Persetujuan rencana pelatihan
Interface
“Memeriksa
draft rencana
pelatihan”
156
Description Halaman memeriksa draft rencana pelatihan digunakan oleh
Supervisor SDI & Umum untuk memeriksa draft rencana
pelatihan yang disimpan oleh Staf SDI & Umum pada saat
melakukan proses membuat draft rencana pelatihan.
Supervisor SDI & Umum dapat memeriksa satu persatu dari
draft rencana pelatihan yang diajukan berdasarkan bagian,
materi pelatihan, tanggal pengajuan, dan status pelatihan.
Supervisor SDI & Umum dapat melihat secara detil dari draft
pelatihan yang diajukan dengan mengklik icon list pada
kolom aksi.
Interface
“Menyetujui
draft rencana
pelatihan”
Description Halaman menyetujui draft rencana pelatihan digunakan oleh
Supervisor SDI & Umum untuk menyetujui draft rencana
pelatihan. Supervisor SDI & Umum dapat melihat secara detil
dari rencana pelatihan yang diajukan mulai dari bagian,
materi pelatihan, level pelatihan, jumlah peserta, trainer, nama
pelatihan tambahan, perkiraan biaya, tanggal rencana
pelatihan, dan catatan perbaikan jika ada perbaikan.
Supervisor SDI & Umum dapat mengklik tombol “Simpan”
untuk menyimpan data yang dimasukkan atau mengklik
tombol “Batalkan” untuk membatalkannya.
Table input Draft rencana pelatihan
Table output Rencana pelatihan yang disetujui
Non-functional Functionality Fungsi persetujuan rencana pelatihan
hanya dapat diakses oleh Supervisor SDI
& Umum
Reliability Persetujuan rencana pelatihan dapat
tersimpan atas aksi yang dilakukan oleh
Supervisor SDI & Umum
Usability a. Pemilihan warna yang tepat dan tidak
mencolok
b. Bahasa yang digunakan dalam fungsi
persetujuan rencana pelatihan adalah
bahasa Indonesia
157
c. Proses persetujuan rencana pelatihan
dibuat secara bertahap agar
memudahkan pengoperasian oleh
pengguna
Efficiency Waktu respon simpan pada aplikasi tidak
lebih dari 30 detik
Maintenance
Ability
Sistem memberikan hak akses pengguna
untuk memberikan perbaikan rencana
pelatihan
Query Select
Insert
Pseudocode Begin
Declare
Connection(), Login()
TampilRencanaPelatihan()
Cancel(), Exit()
End
Begin
Declare
Connection(), Login()
StatusPelatihan()
SimpanCatatanPerbaikan()
Cancel(), Exit()
End
G Program Unit
Program unit merupakan kumpulan pseudocode pad setiap fungsi aplikasi
yang akan dibangun. Program unit digunakan sebagai dasar dari pengembangan
aplikasi dan diterapkan dalam penyusunan konstruksi pemrograman aplikasi.
Susunan program unit dari aplikasi analisis kebutuhan pelatihan yang dibangun
dapat dilihat pada Tabel 3.70.
Tabel 3.70 Detil Program Unit
No Fungsi Program Unit
1 Pencatatan master kompetensi a. Login()
b. SimpanDataJenisKomp()
c. UbahDataJenisKomp()
d. SimpanStdNilai()
e. UbahStdNilai()
f. HapusStdNilai()
158
No Fungsi Program Unit
g. SimpanLevelKomp()
h. UbahLevelKomp()
i. HapusLevelKomp()
j. SimpanElemenKomp()
k. UbahElemenKomp()
l. SimpanMateriUji()
m. TampilElemenKomp()
n. Exit()
2 Rekapitulasi nilai uji a. Login()
b. TampilPenilaian()
c. HitungNilaiKnowledge()
d. HitungNilaiSkill()
e. HitungNilaiAttitude()
f. TampilNilai()
g. Exit()
3 Analisis kebutuhan pelatihan a. Login()
b. SimpanRule()
c. HitungRule()
d. SettingRule()
e. HitungAnalisis()
f. TampilHasilAnalisis()
g. Exit()
4 Pengajuan draft rencana
pelatihan
a. Login()
b. TampilMateriPelatihan()
c. TampilDetilRencanaPelatihan()
d. SimpanDataRencanaPelatihan()
e. KirimRencanaPelatihan()
f. Exit()
5 Persetujuan rencana pelatihan a. Login()
b. TampilRencanaPelatihan()
c. StatusPelatihan()
d. SimpanCatatanPerbaikan()
e. Exit()
6 Laporan rencana pelatihan a. Login()
b. TampilLaporan()
c. UnduhLaporan()
d. PreviewLaporan()
e. CetakLaporan()
f. Exit()
H Desain Uji Coba Fungsional
Desain rencana pengujian pada aplikasi memuat desain uji coba fungsional
dan uji coba non-fungsional menggunakan blackbox testing. Pengujian blackbox
159
testing dilakukan dengan mencari kesalahan aplikasi melalui uji coba desain antar
muka aplikasi. Desain uji coba fungsional yang dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Supervisor Laboratorium
Fungsi-fungsi yang akan diuji pada pengguna Supervisor Laboratorium
adalah fungsi pencatatan master kompetensi dan fungsi rekapitulasi nilai uji.
Skenario pengujian masing-masing fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.71
dan Tabel 3.72.
Tabel 3.71 Skenario Pengujian Fungsi Pencatatan Master Kompetensi
Nama Fungsi Pencatatan master kompetensi
Stakeholder Supervisor Laboratorium
Deskripsi Proses ini digunakan untuk mencatat data-data
kompetensi pada aplikasi analisis kebutuhan pelatihan di
Parahita Diagnostic Center Surabaya
Alur Normal Mencatat Jenis Kompetensi
INPUT
1. Memilih tombol “Simpan” tanpa mengisi field-field
yang tersedia
2. Mengisi seluruh field yang tersedia pada halaman
tambah jenis kompetensi
PROSES
Sistem akan melakukan proses validasi setiap field pada
halaman tambah jenis kompetensi
OUTPUT
Sistem menyimpan data jenis kompetensi
Mencatat level kompetensi
INPUT
1. Memilih tombol “Simpan” tanpa mengisi field-field
yang tersedia
2. Mengisi seluruh field yang tersedia pada halaman
tambah level kompetensi
PROSES
Sistem akan melakukan proses validasi setiap field pada
halaman tambah level kompetensi
OUTPUT
Sistem menyimpan data level kompetensi
Mencatat standar penilaian
INPUT
1. Memilih tombol “Simpan” tanpa mengisi field-field
yang tersedia
160
2. Mengisi seluruh field yang tersedia pada halaman
tambah standar penilaian
PROSES
Sistem akan melakukan proses validasi setiap field pada
halaman tambah standar penilaian
OUTPUT
Sistem menyimpan data standar penilaian
Mencatat elemen kompetensi
INPUT
1. Memilih tombol “Simpan” tanpa mengisi field-field
yang tersedia
2. Mengisi seluruh field yang tersedia pada halaman
tambah elemen kompetensi
3. Mengisi materi uji dan menekan tombol “Simpan”
PROSES
Sistem akan melakukan proses validasi setiap field pada
halaman elemen kompetensi dan materi uji
OUTPUT
Sistem menyimpan data elemen kompetensi dan materi
uji
Berikut ini adalah skenario pengujian untuk fungsi rekapitulasi nilai uji.
Skenario pengujian untuk fungsi rekapitulasi nilai uji dapat dilihat pada Tabel
3.72.
Tabel 3.72 Skenario Pengujian Fungsi Rekapitulasi Nilai Uji
Nama Fungsi Rekapitulasi nilai uji
Stakeholder Supervisor Laboratorium
Deskripsi Proses ini digunakan untuk memberikan nilai hasil uji
kompetensi yang terdiri atas kompetensi knowledge,
skill, dan attitude pada aplikasi analisis kebutuhan
pelatihan di Parahita Diagnostic Center Surabaya
Alur Normal Mencatat nilai uji knowledge
INPUT
1. Mengisi nilai knowledge dan menyimpan nilainya
PROSES
Sistem akan menyimpan knowledge
OUTPUT
Sistem menampilkan rata-rata gap kompetensi nilai
knowledge dan menampilkan informasi bahwa data
rekapitulasi nilai knowledge telah disimpan
Mencatat nilai uji skill
INPUT
161
1. Mengisi nilai skill dan menyimpan nilainya
PROSES
Sistem akan menyimpan skill
OUTPUT
Sistem menampilkan rata-rata gap kompetensi nilai skill
dan menampilkan informasi bahwa data rekapitulasi
nilai skill telah disimpan
Mencatat nilai uji attitude
INPUT
1. Mengisi nilai attitude dan menyimpan nilainya
PROSES
Sistem akan menyimpan attitude
OUTPUT
Sistem menampilkan rata-rata gap kompetensi nilai
attitude dan menampilkan informasi bahwa data
rekapitulasi nilai attitude telah dilakukan
2. Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Fungsi-fungsi yang akan diuji pada pengguna Staf SDI & Umum adalah
fungsi analisis kebutuan pelatihan, fungsi pengajuan draft rencana pelatihan, dan
fungsi pembuatan laporan rencana pelatihan. Skenario pengujian masing-masing
fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.73, Tabel 3.74 dan Tabel 3.75.
Tabel 3.73 Skenario Pengujian Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan
Nama Fungsi Analisis kebutuhan pelatihan
Stakeholder Staf SDI & Umum
Deskripsi Proses ini dilakukan untuk menganalisis kebutuhan
pelatihan berdasarkan tiga aspek kompetensi, yaitu
knowledge, skill, dan attitude. Proses analisis dihitung
dari nilai uji kompetensi yang telah dilakukan
sebelumnya
Alur Normal Mencatat rule
INPUT
1. Mengisi persentase masing-masing jenis kompetensi
dengan jumlah persentase < 100%, lalu mengklik
tombol “Simpan”
2. Mengklik tombol “Simpan” setelah persentase rule
mencapai 100%
PROSES
Sistem akan melakukan proses validasi pada total
persentase rule
162
OUTPUT
Sistem menyimpan data rule
Menganalisis gap dan menentukan prioritas
kebutuhan pelatihan
INPUT
1. Memilih icon analisis
2. Menyimpan hasil analisis
PROSES
Sistem akan menampilkan hasil analisis pelatihan dari
proses analisis kebutuhan pelatihan yang telah dilakukan
OUTPUT
Sistem menyimpan data hasil analisis
Berikut ini adalah skenario pengujian untuk fungsi pengajuan draft
rencana pelatihan. Skenario pengujian untuk fungsi pengajuan draft rencana
pelatihan dapat dilihat pada Tabel 3.74.
Tabel 3.74 Skenario Pengujian Fungsi Pengajuan Draft Rencana Pelatihan
Nama Fungsi Pengajuan draft rencana pelatihan
Stakeholder Staf SDI & Umum
Deskripsi Proses ini dilakukan untuk membuat draft rencana
pelatihan dari hasil analisis yang telah dilakukan
sebelumnya. Draft rencana pelatihan yang telah dibuat,
kemudian diajukan kepada Supervisor SDI & Umum
untuk dilakukan persetujuan
Alur Normal Membuat draft rencana pelatihan
INPUT
1. Memilih periode analisis yang sudah dilakukan, lalu
mengklik tombol “Proses”
2. Mengklik icon list, kemudian mengisi field yang
tersedia, lalu mengklik tombol “Simpan Detail
Pelatihan”
PROSES
1. Sistem menampilkan data-data bagian yang sudah
dianalisis
2. Sistem menampilkan daftar materi pelatihan
berdasarkan bagian yang dipilih
3. Sistem akan melakukan proses validasi pada setiap
field di halaman pengajuan draft rencana pelatihan
OUTPUT
Sistem menyimpan draft rencana pelatihan
Mengajukan draft rencana pelatihan kepada
Supervisor SDI & Umum
163
INPUT
1. Memillih tombol “Simpan detail pelatihan”
PROSES
Sistem akan mengirimkan draft rencana pelatihan
kepada Supervisor SDI & Umum
OUTPUT
Draft rencana pelatihan yang telah diajukan tidak dapat
diajukan kembali jika sudah disetujui
Selanjutnya adalah skenario pengujian untuk fungsi pembuatan laporan
rencana pelatihan. Skenario pengujian untuk fungsi pembuatan laporan rencana
pelatihan dapat dilihat pada Tabel 3.75.
Tabel 3.75 Skenario Pengujian Fungsi Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan
Nama Fungsi Pembuatan laporan rencana pelatihan
Stakeholder Staf SDI & Umum
Deskripsi Proses ini dilakukan untuk membuat laporan
berdasarkan rencana pelatihan yang telah disetujui.
Laporan ini akan diserahkan kepada Supervisor SDI &
Umum
Alur Normal Menampilkan seluruh data rencana pelatihan
INPUT
1. Memilih periode pengajuan yang telah disetujui, lalu
mengklik icon “Search”
PROSES
Sistem menampilkan daftar seluruh materi pelatihan
yang telah disetujui berdasarkan periode yang dipilih
OUTPUT
Sistem menyimpan laporan rencana pelatihan
Mencetak laporan
INPUT
1. Memillih tombol “Unduh”
PROSES
Sistem akan mencetak laporan rencana pelatihan
OUTPUT
Softcopy laporn rencana pelatihan
3. Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum
Fungsi yang akan diuji pada pengguna Supervisor SDI & Umum adalah
fungsi persetujuan rencana pelatihan. Skenario pengujian fungsi tersebut dapat
dilihat pada Tabel 3.76.
164
Tabel 3.76 Skenario Pengujian Fungsi Persetujuan Rencana Pelatihan
Nama Fungsi Persetujuan rencana pelatihan
Stakeholder Supervisor SDI & Umum
Deskripsi Proses ini dilakukan oleh Supervisor SDI & Umum
untuk menindaklanjuti rencana pelatihan yang telah
diajukan oleh Staf SDI & Umum
Alur Normal Memeriksa draft rencana pelatihan
INPUT
1. Mengklilk icon notifikasi, lalu mengklik icon list
PROSES
Sistem menampilkan data rencana pelatihan yang
diajukan
OUTPUT
Draft rencana pelatihan yang telah diajukan oleh Staf
SDI & Umum
Menyetujui draft rencana pelatihan
INPUT
1. Memilih checklist “Disetujui”, kemudian mengklik
tombol “Simpan”
PROSES
Sistem akan menyimpan persetujuan dari Supervisor
SDI & Umum
OUTPUT
Draft rencana pelatihan yang telah disetujui tidak dapat
disetujui kembali
I Desain Uji Coba Non-Fungsional
Desain uji coba non-fungsional dilakukan dengan menggunakan blackbox
testing. Pengujian blackbox hanya berfokus pada desain antar muka aplikasi.
Adapun desain uji coba non-fungsional dari aplikasi analisis kebutuhan pelatihan
dapat dilihat pada Tabel 3.77.
Tabel 3.77 Skenario Pengujian Non-Fungsional
No Non-Fungsional Skenario Pengujian
1 Functionality Sistem memberikan batasan hak akses pada
masing-masing stakeholder sesuai dengan
kebutuhan dari stakeholder tersebut
2 Reliability Sistem akan menampilkan pesan peringatan
apabila terjadi kesalahan pengisian data dalam
165
menjalankan aplikasi
3 Usability Sistem menggunakan pemilihan warna yang
tidak mencolok dan sistem menggunakan
bahasa Indonesia agar lebih mudah dimengerti
4 Efficiency Sistem melakukan penyimpanan data dengan
baik dan lebih cepat, serta aplikasi dapat
diakses secara bersamaan oleh beberapa
pengguna.
J Desain Skenario Implementasi Data
Desain skenario implementasi data adalah pengujian aplikasi untuk proses
analisis kebutuhan pelatihan dengan melibatkan data-data yang sudah tersedia.
Data-data tersebut akan diuji untuk menghasilkan jumlah toleransi gap masing-
masing jenis kompetensi. Adapun desain skenario implementasi data proses
analisis kebutuhan pelatihan dapat dilihat pada Gambar 3.28.
Gambar 3.28 Desain Skenario Implementasi Data Proses Analisis Kebutuhan
Pelatihan
Berdasarkan Gambar 3.28, proses analisis dimulai dari proses rekapitulasi
nilai uji yang menghasilkan nilai knowledge, nilai skill, dan nilai attitude. Nilai-
166
nilai tersebut akan digunakan sebagai masukan dalam proses analisis kebutuhan
pelatihan. Output dari proses analisis kebutuhan pelatihan adalah gap knowledge,
gap skill, gap attitude, dan level prioritas kebutuhan pelatihan. Hasil toleransi gap
masing-masing jenis kompetensi akan digunakan untuk membuat draft rencana
pelatihan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dan diajukan kepada
Supervisor SDI & Umum untuk disetujui.