Post on 15-Nov-2020
26
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Sekolah
Sistem administrasi pengolahan data di RA Darul Qolam ini masih
terbilang sederhana, karena masih menggunakan kertas seperti pendaftaran siswa
baru masih menggunakan formulir, pembayaran administrasi sisiwa masih di catat
dalam buku besar, data tabungan serta pencatatan nilai siswa dan laporan-laporan
yang masih dalam bentuk tulis tangan, dimana data-data yang masih berbentuk arsip
tersebut memerlukan waktu yang cukup lama dan membutuhkan sumber daya
manusia yang banyak dalam pengolahan data tersebut, hal ini mengakibatkan data-
data berserakan dan tidak terstruktur dengan rapi serta informasi yang dibutuhkan
menjadi terganggu. Adapun tinjauan tersebut meliputi sejarah sekolah, visi, misi dan
tujuan RA Darul Qolam dan struktur organisasi serta fungsinya.
3.1.1. Sejarah Sekolah
RA Darul Qolam mulai berdiri sejak tahun 2005 bertempat di Pondok
Pesantren Darul Qolam Cilangkap, kemudia berpindah ke Base Cam PJB UP Cirata
Kp. Cilangkap Rt 002/001 Desa Cadassari, Kecamatan Tegal Waru Kabupaten
Purwakarta, pada tahun 2007 sampai sekarang. RA Darul Qolam Cirata merupakan
Raudhatul Athfal yang bergerak dibidang pendidikan anak usia dini di bawah
naungan Yayasan Darul Qolam dikepalai oleh Ibu Hj. Emuy S.Pd dan Pemilik
Yayasannya yaitu H. Ahmad Sadili.
27
RA Darul Qolam ini Berlokasikan di pedesaan dengan jarak ke pusat
kecamatan sekitar 3 KM. Selama lebih dari 13 Tahun RA Darul Qolam ini berdiri,
jumlah siswa yang masuk dari tahun 2005-2018 sekitar 421 siswa dan sudah
meluluskan sekitar 286 siswa.
Raudhatul Athfal (RA) Darul Qolam Cirata adalah bentuk pendidikan pra
sekolah yang menyediakan program pendidikan dini bagi anak empat tahun sampai
memasuki pendidikan dasar. Raudhatul Athfal terdapat jalur pendidikan
sekolah/madrasah bertujuan untuk membantu meletakkan dasar kearah
perkembangan sikap, pengetahuan, keterampilan, dan daya cipta yang diperlukan
oleh anak didik dalam menyesuaikan diri dengan lingkungan dan untuk pertumbuhan
serta perkembangan selanjutnya.
1. Visi, Misi dan Tujuan RA Darul Qolam
Adapun Visi dan Misi dari RA Darul Qolam, adalah sebagai beikut:
a. Visi : Mencetak generasi penerus bangsa yang berahlakul karimah dan
memiliki wawasan yang luas yang siap memasuki era globalisasi.
b. Misi : Menanamkan keimanan dan ketaqwaan kepada Alloh SWT sejak dini.
c. Tujuan :
1) Menyiapkan anak memasuki pendidikan dasar.
2) Membiasakan anak melakukan hal-hal yang baik.
3) Menanamkan pendidikan karakter sejak dini.
28
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsinya
1. Struktur Organisasi
RA Darul Qolam menggunakan struktur organisasi fungsional karena
pembagian tugas dapat dibedakan dengan jelas.
Kepala Sekolah
Hj. Emuy S.Pd
Sekretaris
Nia Suryani
Bendahara
Wartiani
Operator
Wartiani
Guru Kelas A
Yuliana Spd.iGuru Kelas B
Nia Suryani Spd.i
Asisten Guru Kelas A
Aisah Spd.i
Irmawati
Asisten Guru Kelas B
Rini Hartini
Siswa
Masyarakat
Ketua Yayasan
H. Ahmad Sadili
Komite Dewan
H. Iwan Setiawan
Sumber : RA Darul Qolam Cirata (2018)
Gambar III.1.
Struktur Organisasi RA Darul Qolam
2. Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:
a. Ketua Yayasan
1) Manajerial sekolah (keseluruhan)
2) SK Jabatan Sekolah
29
3) SK Jabatan Guru
b. Komite Dewan
Sebagai perwakilan dari sekolah untuk permasalahan mengenai
administrasi sekolah yang berhubungan langsung dengan para orang tua.
c. Kepala Sekolah
1) Manajerial sekolah
2) Menyusun/Mengendalikan kegiatan perencanaan sekolah
3) Pengadaan sarana dan prasarana
4) Sebagai pemegang keputusan intern sekolah
5) Melakukan evaluasi dan pembinaan terhadap kinerja guru
6) Melakukan evaluasi terhadap program pembelajaran di RA Darul Qolam
7) Menyusun kurikulum dan mempersiapkan tenaga serta sarana pendidikan
dan ketatausahaan RA
d. Sekretaris
1) Membantu kepala sekolah dibidang administrasi dalam surat-surat
2) Menyusun jadwal kegiatan sekolah seperti: jadwal pelajaran, kaleder
pendidikan, penyesuaian kurikulum sekolah dan penyusunan laporan.
e. Bendahara
1) Penunjangan Dana BOS
2) Mencatat data administrasi siswa yang berhubungan dengan keuangan.
3) Mencatat tabungan siswa seperti masukan dan keluaran.
4) Menyusun laporan keuangan.
f. Operator
1) Pengecekan data-data siswa yang sudah atau belum mengenai
pengumpulan data-data kepada pihak sekolah.
30
2) Penginputan data-data melalui Akun EMIS.
3) Perekapan data khusus siswa baru atau siswa mutasi.
g. Guru-guru.
1) Mendidik siswa/siswi (manajerial kelas).
2) Mengelola pembelajaran sesuai dengan kelompoknya
3) Mencatat perkembangan anak
4) Menyusun pelaporan perkembangan anak
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan adalah proses keluar masuknya data-data yang
terjadi pada suatu sistem yang sedang dijalankan. Tujuan dari pembahasan sistem
berjalan ini adalah untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang
permasalahan pada suatu Sekolah tersebut.
Berikut ini deskripsi mengenai Sistem Informasi Administrasi pada RA Darul
Qolam Cirata:
1. Prosedur Pendaftaran Siswa Baru
Orang Tua atau Wali calon siswa baru mendatangi Panitia PPSB (Panitia
Penerimaan Siswa Baru) di kantor RA Darul Qolam untuk meminta formulir
dengan membawa data-data persyaratan untuk pendaftaran calon siswa baru.
Kemudian panitia PPSB memberikan formulir untuk diisi oleh orang tua atau
wali murid, setelah itu formulir yang sudah diisi oleh Orang Tua/Wali Calon
Siswa dikembalikan lagi kepada panitia PPSB disertai dengan data-data yang
diperlukan seperti: fotocopy kartu keluarga, fotocopy akte kelahiran calon
siswa baru dan fotocopy ktp Orang Tua atau Wali.
31
2. Prosedur Pembayaran Administrasi
Setelah selesai panitia PPSB menjelaskan tentang pembayaran administrasi
sekolah seperti: pembayaran baju olahraga, batik dan buku-buku, jika orang
tua sudah melunaskan pembayaran, maka Panitia PPSB akan memberikan
barang yang tersedia dan bisa langsung dibawa namun jika tidak, maka akan
ditangguhkan, dan jika orang tua belum melunaskan pembayaran administrasi
maka panitia tidak akan memberikan barang tersebut. Akan tetapi apabila
Orang Tua atau Wali Calon Siswa Baru membayar biaya administrasi secara
bertahap, maka Panitia PSB hanya akan memberikan kwitansi angsuran
administrasi kepada Orang Tua/Wali calon siswa tersebut.
3. Prosedur Penilain Siswa
Setelah Operator menerima rekap data siswa dari Panitia PSB lalu dicek ulang
data tersebut dengan kelengkapan syarat-syarat Siswa baru, setelah selesai
pengecekan kemudian diberikan kepada Bagian Sekretaris, setelah menerima
data siswa, data guru dan kelas, kemudian Bagian Sekretaris membuatkan mata
pelajaran yang di rangkap dua serta data siswa. Setelah itu data mata pelajaran
dan data siswa diberikan kepada guru kelas satu rangkap. Setelah menerima
data siswa dan mata pelajaran kemudian guru merekap nilai-nilai siswa dan
dibuatkan daftar nilai yang akan diberikan kepada Bagian Sekretaris.
Kemudian bagian sekretaris mengecek ulang kesesuaian dengan melihat arsip
data siswa, apabila masih ada kesalahan dalam penulisan nilai maka daftar
penilaian siswa dikembalikan kepada guru untuk di cek ulang, tetapi apabila
telah sesuai maka daftar nilai siswa diberikan kepada Kepala Sekolah untuk
disetujui. Setelah Kepala Sekolah menerima daftar nilai siswa kemudian
disetujui dan di berikan kembali kepada Bagian Sekretaris.
32
4. Prosedur Data Tabungan
siswa menerima buku tabungan dari RA sebanyak 2 buku tabungan 1 wajib
untuk siswa dan satu lagi tabungan bebas bagi pihak luar atau orang tua yang
akan menabung, tabungan wajib siswa diumpulkan kepada guru kelas sebelum
pelajaran dimulai, kemudian guru merekap data tabungan siswa, mencatat
dalam buku tabungan wajib siswa, dan buku besar khusus tabungan. Setelah itu
guru membagikan buku tabungan wajib siswa kepada siswa saat sebelum
pelajaran selesai. Untuk tabungan bebas siswa memberikannya kepada guru
kelas, kemudian pada saat istirahat guru kelas memberikan tabungan bebas
kepada kepala sekolah, setelah menerima tabungan bebas, kepala sekolah
langsung mencatat hasil pemasukan tabungan kemudian direkap dalam buku
besar jumlah pemasukan tabunggan secara keseluruhan. Setelah selesai
kemudian diberikan kembali kepada guru. Setelah menerima buku tabungan
tersebut maka guru langsung membagikannya sebelum pelajaran selesai.
5. Posedur Laporan
Setelah data Siswa selesai direkap oleh Panitia PSB kemudian diberikan
kepada Bagian Sekretaris setelah menerima data siswa dan data Guru,
kemudian diberikan kepada Kepala Sekolah, setelah diterima oleh kepala
sekolah maka dikembalikan lagi ke Bagian Sekretaris, lalu data yang sudah di
setujui diberikan kepada bagian Operator, lalu akan dikirim ke Kantor Pusat
Kementerian Agama melalalui Akun EMIS.
33
3.3. Activity Diagrams Prosedur Berjalan
1. Activity Diagram Prosedur Pendaftaran Siswa Baru
Gambar III.2.
Activity Diagram Prosedur Pendaftaran Siswa Baru
2. Activity Diagram Pembayaran Administrasi
Gambar III.3.
Activity Diagram Prosedur Pembayaran Administrasi
34
3. Activity Diagram Prosedur Penilaian Siswa
Gambar III.4.
Activity Diagram Prosedur Penilaian Siswa
4. Activity Diagram Prosedur Data Tabungan
Gambar III.5
Activity Diagram Prosedur Data Tabungan
35
5. Activity Diagram Laporan
Gambar III.6.
Activity Diagram Laporan
3.4. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah dokumen yang di masukan ke dalam sistem untuk
diproses agar sistem tersebut dapat beroperasi sehingga akan menghasilkan
keluaran. Adapun dokumen masukan sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran siswa Baru
Fungsi : Untuk Mengisi Data Siswa
Sumber : Siswa
Tujuan : Bag. Administrasi
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Melakukan Pendaftaran
36
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : KTP Orang Tua/Wali Murid
Fungsi : Syarat Pendaftaran Siswa Baru
Sumber : Orang Tua/Wali Murid
Tujuan : Bag. Administrasi
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Melakukan Pendaftaran
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Keluarga
Fungsi : Syarat Pendaftaran Siswa Baru
Sumber : Orang Tua/Wali Murid
Tujuan : Bag. Administrasi
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Melakukan Pendaftaran
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A.3
4. Nama Dokumen : Akte Kelahiran Calon Siswa
Fungsi : Syarat Pendaftaran Siswa Baru
Sumber : Orang Tua/Wali Murid
Tujuan : Bag. Administrasi
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Melakukan Pendaftaran
Jumlah : 1 Lembar
37
Bentuk : Lampiran A.4
5. Nama Dokumen : Buku Tabungan
Fungsi : Tabungan Siswa
Sumber : Bag. Administrasi
Tujuan : Siswa
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Siswa
Jumlah : 2 Buku
Bentuk : Lampiran A.5
6. Nama Dokumen : Buku Besar Administrasi
Fungsi : Pembayaran Administrasi Siswa
Sumber : Bag. Administrasi
Tujuan : Kepala Sekolah
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Pembayaran Administrasi
Jumlah : 1 Buku
Bentuk : Lampiran A.6
3.5. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari pengolahan data
yang terjadi pada suatu sistem. Adapun dokumen keluaran sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Kwitansi Administrasi
Fungsi : Sebagai Bukti Administrasi
Sumber : Bag. Administrasi
Tujuan : Orang Tua Calon Siswa
38
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Setelah Administrasi
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Lembar Pembayaran Administrasi Siswa
Fungsi : Sebagai Bukti Pembayaran Administrasi
Sumber : Bag. Administrasi
Tujuan : Orang Tua/Wali Calon Siswa
Media : Kertas
Frekuensi : Setelah Pembayaran Administrasi
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Rapot Siswa
Fungsi : Sebagai Bukti Hasil Belajar Siswa
Sumber : Guru Kelas
Tujuan : Orang Tua atau Wali Siswa
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Semester Akhir
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B.3
39
3.6. Permasalahan Pokok
Berikut beberapa permasalahan pokok yang sering terjadi pada RA Darul
Qolam Cirata:
1. Dalam proses pencatatan atau pendaftaran siswa baru masih menggunakan
pembukuan konversional, dari formulir kemudian di rekap ke dalam buku besar
beserta pembayaran administrasinya.
2. Dalam penginputan nilai masih di tulis ke dalam buku khusu nilai yang sudah di
cetak sehingga menjadi tidak efisian dalam pengumpulan data-data siswa dan
sering terjadi kesalahan penulisan dalam pencatatan nilai.
3. Dalam pencatatan buku tabungan siswa, hanya di tulis dalam tabungan saja,
tidak di rekap ulang ke dalam buku khusus tabungan, sehingga akibatnya ketika
ada buku tabungan siswa yang hilang maka tidak diketahui pasti jumlah atau
total isi tabungan siswa.
4. Tidak terdapat gudang khusus penyimpanan arsip dan dokumen-dokumen
penting, karena dalam pencatatan administrasi di tulis dalam satu buku besar,
sehingga sering terjadi hilangnya data dan arsip dokumen penting atau bahkan
menumpuknya dokumen-dokumen dan buku-buku di ruang kantor.
40
3.7. Pemecahan Masalah
Berikut ini adalah solusi dari pokok permasalah di atas:
1. Perlu dibuatnya sistem informasi baru berupa Program Aplikasi yang
menggunakan Basis data MYSQL dan editor Java Netbeans agar Bagian
Administrasi tidak kewalahan dalam melakukan pencatatan pengolahan data,
dan agar seluruh rekapan laporan bulanan yang sudah di print out jika hilangpun
maka salinannya masih ada dalam program tersebut.
2. Dengan adanya program aplikasi pengolahan data administrasi ini, maka
memudahkan bagian admin dalam proses penginputan pendaftaran siswa baru,
pembayaran administrasi siswa, input data nilai siswa dan proses input tabungan
serta pembuatan laporan sekolah bisa dilakukan dengan cepat dan tepat.