Post on 25-Jun-2020
29
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Puskesmas
Tinjauan puskesmas merupakan bagian di mana sisi puskesmas dijelaskan
secaa detail mengenai sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi serta fungsi
dari masing-masing bagian dari struktur organisasi yang ada pada Puskesmas Ciasem
Subang.
3.1.1. Sejarah Puskesmas
Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama.
Pembangunan puskesmas Ciasem Subang didirikan pada tahun 1978 letanya di
pinggir jalan utama bersampingan dengan kantor kecamatan tepatnya di Jalan Raya
Sukamandi Ciasem, Ciasem Tengah, Ciasem, Kabupaten Subang, Jawa Barat 41256
sehingga mudah untuk di jangkau oleh semua masyarakat terutama masyarakat
Ciasem Subang.
Kecamatan Ciasem dibagi menjadi 2 wilayah kerja Puskesmas yaitu
Puskesmas Ciasem dan Puskesmas Jatibaru. Puskesmas Ciasem meliputi 6 Desa, 80
Dusun, 77 RW, 221 Rt dengan luas wilayah kerja Puskesmas Ciasem yaitu 7.184 Ha.
merupakan daerah dataran rendah yang didominasi oleh hamparan pesawahan yang
30
merupakan andalan utama penduduk dalam mencari nafkah disamping berdagang.
Jalur Pantura Jawa melintas wilayah Ciasem ini, sehingga berdampak pada tingginya
mobilitas penduduk yang akhirnya berdampak pula pada cepatnya perubahan sosial
ekonomi dan budaya. Wilayah kerja Puskesmas Ciasem meliputi 6 Desa, dari 9 Desa
Wilayah Kecamatan Ciasem yaitu :
UPTD Puskesmas Ciasem berdiri pada Tahun 1978 M. Dengan membawahi 6
(enam) Wilayah Kerja, terdiri dari Desa Sukamandi Jaya, Desa Ciasem Girang,
Desa Ciasem Tengah, Desa Ciasem Baru, Desa Pinangsari, Desa sukahaji.
Batas-batas wilayah kerja Puskesmass Ciasem berbatasan dengan :
- Sebelah Utara : Kecamatan Blanakan
- Sebelah Selatan : Kecamatan Purwadadi dan Kecamatan Patokbeusi
- Sebelah Barat : Kecamatan Patokbeusi dan Kabupaten Karawang
- Sebelah Timur : Wilayah kerja Puskesmas Jatibaru.
Adapun Prestasi-prestasi yang pernah diraih oleh UPTD Puskesmas Ciasem adalah :
1. Puskesmas Teladan se Jawa Barat pada Tahun 1985.
2. Jurim Teladan se Kabupaten Subang Tahun 1985.
3. Puskesmas Bersih Juara II se Kabupaten Subang Tahun 2004.
4. Petugas Kusta Berprestasi se Kabupaten Subang Tahun 2005.
5. Petugas Kesling Teladan Juara II se Kabupaten subang Tahun 2006.
Program-program yang terdapat di Puskesmas terdiri dari program KIA KB,
Imunisasi, Gizi, TB baru, Diare, Kusta, Kesnak, Kesling, Promkes, Perkesmas,
Lansia, Gigi, Ispa, Filariasis, Antraks, Flu burung, Sars, Epidemiologi,
31
Laboratorium, Kes. Mata, Kes. Jiwa, Rabies, DHF, Malaria, Kelamin, Usaha
Kesehatan Kerja (UKK), Obat, (farmasi), SP 3, Kesehatan Olahraga, PIS-PK.
Visi dan Misi Puskesmas Ciasem
1. Visi
Terwujunya puskesmas BERSERI ( Bersih, Sehat, Efektif dan Inovatif) menuju
terwujudnya Subang jawara raga 2023.
2. Misi
1. Menggerakan masyarakat dalam bidang pembangunan berwawasan
kesehatan.
2. Menggalang kemitraan dengan berbagai pihak dalam mewujudkan
masyarakat Pantura berseri.
3. Memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat sesuai tata nilai.
32
3.1.2. Struktur Organisasi Dan Fungsi
Sumber : Puskesmas Ciasem Subang (2019)
Gambar III.1: Struktur Organisasi Puskesmas
33
Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah :
1. Kepala Puskesmas
A. Tugas pokok
Mengusahakan agar fungsi puskesmas dapat diselenggarakan dengan baik,
dan memajukan puskesmas Ciasem Subang.
B. Fungsi
1. Sebagai seorang dokter.
2. Sebagai Manajer.
C. Kegiatan Pokok
1. Melaksanakan fungsi-fungsi manajmen.
2. Melakukan pemeriksaan, pengobatan pasien dalam rangka rujukan
menerima konsultasi.
3. Mengkoordinasi kkegiatan penyuluhan kesehatan masyarakat.
4. Membina karyawan/karyawati dalam melaksanakan tugasnya.
5. Menjalin kemitraan dengan berbagai pihak dalam rangka untuk
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.
6. Menyusun pelaksaan kegiatan puskesmas dengan dibantu staff
puskesmas.
7. Membina petugas dalam meningkatkan mutu pelayanan pasien.
8. Melakukan pengawasan melekat bagi seluruh pelaksana kegiatan
puskesmas.
9. Melaporkan hasil kegiatan program ke Dinas Kesehatan Kabupaten baik
berupa laporan rutin maupun laporan khsusus.
34
10. Melakukan suvervisi dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas, Pustu,
PKD, Posyandu, dan dimasyarakat.
2. Kepala Tata Usaha
A. Fungsi Tata Usaha Puskesmas
Memimpin dan melaksanakan kegiatan administrasi perkantoran,
kepegawaian, keuangan, aset dan perencanaan sesuai dengan peraturan yang
berlaku agar dapat berjalan dengan lancar dan tertib.
B. Tugas Pokok
1. Merencanakan kegiatan pada bagian tata usaha sesuai dengan rencana
strategis puskesmas untuk kelncaran tugas.
2. Membagi tugas administrasi pada bagian tata.
3. Membimbing petugas administrasi pada bagian tata usaha sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi untuk kelancaran tugas.
4. Memeriksa hasil kegiatan administrasi pada bagian tata usaha.
5. Menyusun laporan tahunan puskesmas sesuai dengan hasil
kegiatan/program puskesmas.
6. Mengadakan pengawasan, penegendalian, dan penlaian hasil kerja
berdasarkan rencana kerja.
7. Mengevaluasi hasil kegiatan puskesmas meliputi administrasi
keuangan, data kepegawaian, dan surat menyurat.
8. Melaporkan hasil kegiatan puskesmas yang sudah dievaluassani sebagai
pertanggung jawaban kepada kepala puskesmas.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasana baik lisan maupun
tulisan
35
3. Bendahara
A. Bendahara Penerimaan
Bendahara penerimaan bertugas membantu kepala puskesmas dalam
menyelengarakan atau mengelola keuangan puskesmas.
B. Bendahara Pengeluaran
Bendahara Pengeluaran bertugas membantu Kepala Puskesmas dalam
mendistribusikan dan mendokumentasikan pengeluaran keuangan
Puskesmas untukpenunjang kegiatan operasional.
4. Bag. Inventarisasi
A. Tugas Pokok
Menerima, menyimpan dan menyalurkan barang yang masuk kedalam
puskesmas.
B. Fungsi
1. Melaksanakan pencatatan keluar masuknya barang pada puskesmas.
2. Membuat laporan inventaris barang / alat medis dan non medis.
3. Membuat kartu inventaris ruang (KIR) dan memasangnya disetiap
ruangan.
5. Bagian Umum/Data
A. Tugas Pokok
Membbantu sekretaris dalam melaksanakan penataan organisasi, penataan
peraturan perundang-undangan, tata usaha, kepegawaian, dan arsip Dinas.
B. Fungsi
1. Pengorganisasian pelaksanaan administrasi yang meliputi ketata
usahaan, kepegawaian, kearsipan, dan aset Dinas.
2. Pewngorganisasian penyusunan peraturan perundang-undangan Dinas.
36
3. Pelaksanaan mnitoring, evaluasi dan penyusunan laporan.
6. PJ UKM
Esensial
1. Promkes
A. Tugas pokok
Tugas dari Promkes adalah memberdayakan individu, keluarga, dan
masyarakatagar mampu menumbuhkan perilaku hidup sehat dan
mengembangkan upaya kesehatan.
B. Fungsi
1. Pemberdayaan upaya promosi kesehatan berlandaskan situasi dan kondisi
sosial kemasyarakatan yang ada.
2. Pengembangan metode promosi kesehatan dan teknologi komunikasi
informasi dan edukasi.
3. Pembinaan dan pengembangan upaya kesehtan bersumber daya
masyarakat dan generasi muda .
2. Kesling
A. Tugas Pokoklaksanakan pelayanan kesehatan lingkungan pemukiman
dalam rangka mengendalikan dan menghilangkan semua unsur fisik
lingkungan yang berpengaruh terhadap kesehatan.
B. Fungsi
Membantu kepala puskesmas dalam pelayanan kesehatan lingkungan
pemukiman di wilayah kerja.
3. KIA +KB
A. Tugas Pokok
37
Melaksanakan pengeloaan pelayanan poli KIA dan KB.
B. Fungsi
1. Membantu kepala puskesmas melaksanakan pengeloaan pelayanan di
Poli KIA dan KB
2. Merumuskan program pelayanan KIA dan Kb.
3. Menentukan diagnosa ibu hail.
4. Mengisi buku KIA, family, folder, register penderita sesuai standar.
5. Melakasanakan pelayanan ibu nifas, ibu menyusui sesuai standar dan
target program.
4. Gizi
A. Tugas Pokok
Membuat perencanaan program Gizi, bersama petugas lintas program dan
lintas sektoral.
B. Fungsi
1. Memnina Gizi institusi.
2. Melaksanakan konseling Gizi di klinik Gizimaupun di Posyandu.
3. Melaksanakan PSG (Pemantauan status gizi).
4. Melaksanakan SKPG (Sistem Kewaspadaan Pangan dan Gizi).
5. Melaksanakan pencatatan dan pelaporan kegiatan program gizi.
5. Perkesmas
A. Tugas Pokok
Melaksanakan kegiatan puskesmas di dalam maupun diluar gedung
bersama petugas para medic yang lain.
B. Fungsi
1. Melaksanakan kegiatan skrining kesehatan keluarga.
38
2. Melaksanakan penyuluhan kesehatan.
3. Membuat perencanaan, pencatatan kegiatan dan pelaporan
puskesmas.
4. Melaksanakan kegiatan pengiriman pasien yang mengalami masalah
kesehatan ke unit pelayanan pengobatan.
5. Membantu masyarakat untuk mengatasi masalah kesehatan.
Pengembangan
1. Kes. Jiwa
A. Tugas Pokok
Membuat perencanaan, melaksanakan program kesehatan jiwa mengawasi,
menegndalikan, dan mengvaluasi hasil kegiatan program kesehatan jiwa.
B. Fungsi
1. Pencatatan kasus di buku register.
2. Pelaksanaan rujukan sesuai kasus.
3. Penyampaian hasil kunjungan dan hasil analisa kepada kepala
puskesmas.
4. Penentuan diagnosa.
5. Kunjungan ke rumah penderita bersama dokter.
2. Kes. Gilut
A. Tugas Pokok
1. Memberikan pelayanan dan pengobatan gigi.
2. Membuat catatan medis dengan baik dan benar di buku rekam medis.
3. Melayani konsultasi dari unit lain.
39
4. Menjaga, memlihara dan bertanggung jawab atas sarana dan prasarana
unitnya.
5. Melakukan pencatatan, pelaporan, pengolahan dan analisa data hasil
kegiatan.
B. Fungsi
Membantu kepala puskesmas dalam pelayanan kesehatan gigi masyarakat.
3. Kesorga
A. Tugas Pokok
Membuat perencanaan, melaksanakan pelayanan, mengawasi dan
mengevaluasi hasil kegiatan olahraga puskesmas.
B. Fungsi
1. Pendaftaran kelompok olahraga.
2. Pemeriksaan kelompok olahraga.
3. Pembinaan kelompok olahraga.
4. Pelayanan konseling.
5. Pencatatan dan pelaporan.
4. Kes. Indra
A. Tugas Pokok
Melakukan upaya penanggulangan gangguan penglihatan atau pendengaran
melalui kegiatan penyuluhan, pencegahan, penyakit deteksi dini, pengobatan
dasar.
B. Fungsi
1. Pencatatan kasus dibuku register.
2. Pendeteksian dini kasus kesehatan indera.
3. Penyaluran tentang indera penglihatan dan pendengaran.
40
4. Pelaksanaan analisis kasus bersama koordinator pencegahan dan
pemberantasan penyakit.
5. Pencatatan dan pelaporan hasil kegiatan program kesehatan indera.
5. Kes. Lansia
A. Tugas Pokok
Membuat perencanaan pelaksanaan pelayanan kesehatan lansia, mengawasi,
mengendendalikan, dan mengevaluasi hasil kegiatan lansia.
B. Fungsi
1. Perencanaan program lansia di wilayah kerja Puskesmas.
2. Pelayanan kesehatan lansia di dalam gedung.
3. Pelayanan lansia di Posyandu.
4. Pelaksanaan rujukan kasus lansia ke Institusi pelayanan lanjutan.
5. Pembuatan askep lannsia di wilayah kerja Puskesmas.
6. Kes. Kerja
Fungsi dari kesehatan kes Kerja adalah melindungi pekerja agar hidup sehat dan
terbebas dari gangguan kesehatan dan pengaruh buruk yang diakibatkan oleh
pekerjaan.
7. Kesehatan anak
A. Tugas Pokok
Bertanggung jawab terhadap pelayanan Kesehatan Anak.
B. Fungsi
1. Melakukan pelayanan sesuai prosedur dan instruksi kerja.
2. Mengadakan koordinasi atau kerjasama dengan unit lain demi
kelancaran pelayanan rawat jalan.
3. Menyususn prosedur kerja dan intruksi kerja.
41
4. Bertanggung jawab terhadap mutu pelayanan Kesehatan Anak.
5. Bertanggung jawab atas kebersihan, kerapihan, kenyamaman
Kesehatan Anak.
6. Menguslkan sarana dan prasarana pelayanan klinik Kesehatan Anak.
8. Perkesmas
A. Tugas Pokok
Melaksanakan kegiatan puskesmas di dalam maupun diluar gedung bersama
petugas para medic yang lain.
B. Fungsi
1. Melaksanakan kegiatan skrining kesehatan keluarga.
2. Melaksanakan penyuluhan kesehatan.
3. Membuat perencanaan, pencatatan kegiatan dan pelaporan puskesmas.
4. Melaksanakan kegiatan pengiriman pasien yang mengalami masalah
kesehatan ke unit pelayanan pengobatan.
5. Membantu masyarakat untuk mengatasi masalah kesehatan.
6. PJ UKP
1. Poli Umum
A. Tugas Pokok
1. Melaksanakan pemeriksaan pasien.
2. Memberikan terapi pengobatan.
3. Memberikan surat rujukan.
B. Fungsi
1. Mempersiapkan alat dan bahan pemeriksaan.
2. Melakukan pemeriksaan pasien.
3. Melakukan analisa penyakit.
42
4. Memberikan resep pengambilan obat.
5. Membuat surat rujukan.
6. Melakukan pencatatan surat rujukan.
2. Kia KB
A. Tugas Pokok
Tugas dari Kia Kb adalah bertanggung jawab terhadap pelayanan KIA
KB.
B. Fungsi
1. Melakukan pelayanan sesuai prosedur dan instruksi kerja.
2. Mengadakan koordinasi atau kerjasama dengan unit lain demi
kelancaran pelayanan rawat jalan.
3. Menyususn prosedur kerja dan intruksi kerja.
4. Bertanggung jawab terhadap mutu pelayanan KIA KB.
5. Bertanggung jawab atas kebersihan, kerapihan, kenyamaman, ruang
KIA KB.
6. Menguslkan sarana dan prasarana pelayanan klinik KIA KB.
7. Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, dan melaporkan
kegiatan klinik KIA KB kepada koordinasi puskesmas melalui wakil
koordinator II kuratif rehabilitatif.
8. Membantu kegiatan diluar gedung dan kegiatan pelayanan
puskesmas keliling.
3. Poli Gigi dan Mulut
A. Tugas poli gigi dan mulut adalah bertanggung jawab terhadap
pelayanan gigi dan mulut sesuai dengan prosedur dan intruksi kerja.
B. Fungsi
43
1. Bertanggung jawab terhadap kebebrsihan ruangan peralatan dan
ruangan gigi.
2. Mengoptimalkan tenaga dalam pelayanan pelaksana gigi pada
pasien.
3. Mengulkan sarana dan prasarana untuk kebutuhan pada gigi.
4. Melaksanakan sistem rujukan baik rujukan internal atau ekternal.
5. Melaksanakan administrasi kegiatan dalam peleyanan gigi.
6. Membantu kegiatan dalam pelaksanaan puskesmas keliling.
4. Poli MTBS
A. Tugas
Tugas dari MTBS adalah Bertanggung jawab akan mutu pelayanan
klinik MTBS.
B. Fungsi
1. Mengkoordinasi tenaga pelaksana di klinik MTBS.
2. Mengadakan koordinasi dengan unit lain untuk elancaran pelayanan
klinik MTBS.
3. Menyusun, menetapkan sasaran mutu dan pelaksanaan klinik MTBS.
4. Bertanggung jawab atas kebersihan, kebutuhan, dan kerapian alat-
alat sebelum dan sesudah pelayanan.
5. Merencanakan, meaksanakan, mengevaluasi, dan melaporkan
kegiatan klinik MTBS ke koordinator puskesmas melalui wakil
koordinator II.
6. Membantu kegiatan puskesmas keliling.
5. Poli Lansia / PTM
A. Tugas Pokok
44
Membuat perencanaan pelaksanaan pelayanan kesehatan lansia,
mengawasi, mengendendalikan, dan mengevaluasi hasil kegiatan lansia.
B. Fungsi
1. Perencanaan program lansia di wilayah kerja Puskesmas.
2. Pelayanan kesehatan lansia di dalam gedung.
3. Pelayanan lansia di Posyandu.
4. Pelaksanaan rujukan kasus lansia ke Institusi pelayanan lanjutan.
5. Pembuatan askep lannsia di wilayah kerja Puskesmas.
6. Pelaksanaan pengobatan sesuai dengan standar nasional prosedur.
7. Pelaporan dan pencatatan.
6. Poli PTRM
A. Tugas Pokok
Membuat perencanaan, melaksanakan, mengawasi, mengendalikan, dan
mengevaluasi hasil kegiatan pelayanan kesehatan Penyakit Tidak
Menular (PTM).
B. Fungsi
1. Perencanaan kegiatan program Penyakit Tidak Menular.
2. Melakukan pemeriksaan Penyakit Tidak Menular di dalam gedung.
3. Melakukan pemeriksaan Penyakit Tidak Menular di luar gedung.
4. Melaksanakan deteksi dini Penyakit Tidak Menular.
5. Melaksanakan penyuluhan pada Penyakit Tidak Menular kepada
masyarakat.
6. Melaksanakan tugas-tugas administrasi Penyakit Tidak Menular.
7. Mengevaluasi dan membuat laporan hasil kegiatan Penyakit Tidak
Menular.
45
7. UGD
A. Tugas Pokok
Melaksanakan kegiatan pelayanan keperawatann di Unit Gawat Darurat.
B. Fungsi
1. Meyiapkan fasilitas dan lingkungan UGD untuk kelancaran
pelayanan serta memudahkan pasien menerima pelayanan dengan
cara mengawasi kebersihan lingkungan, mengatur tata ruang UGD
untuk memudahkan aktivitas, memeriksa persiapan peralatan yang di
perlukan.
2. Mengkaji kebutuhan pasien dengan cara mengamati keadaan pasien,
melaksanakan anamcsa sebatas kemampuan dan kewenangan,
menyiapkan pasien untuk tindakan pemeriksaan.
3. Melaksanakan tindakan pengobatan sesuai dengan program
pengobatan yang ditentukan.
4. Memberi penyuluhan kesehatan secara perorangan, kelompok sesuai
dengan kebutuhan.
8. Rawat Inap
A. Tugas Pokok
Membantu kepala UPT dalam menjalankan tugas operasioanl rawat inap
UPT Puskesmas.
B. Fungsi
1. Mengatur penempatan pasien di ruangan.
2. Membantu memecahkan masalah yang dihadapi pasien dan
keluarganya sehubungan dengan perawatannya.
46
3. Menjaga perasaan pasien dan petugas agar merasa aman dan
terlindungi.
4. Memeliharan dan mengembangkan sistem pencatatan dan pelaporan.
5. Memelihara buku register dan berkas medik.
9. Farmasi
A. Tugas Pokok
Kepala bidang sumberdaya kesehatan dalam melaksanakan penyiapan
perumusan dan pelaksanaan kebijakan operasional, bibingan tenis dan
suvervisi, serta peantauan, evaluasi dan pelaporan di bidang kefarasian.
B. Fungsi
1. Penyusunan kebijakan operasional dibidang kefarmasian.
2. Pelaksanaan kebijakan tekis dan supervisi dibidang kefarmasian.
3. Pelaksanaan moonitoring, evaluasi, dan penyusunan pelaporan
10. Laboratorium
A. Tugas Pokok
Tugas pokok dari Laboratorium adalah bertangung jawab terhadap mutu
pelayanan laboratorium.
B. Fungsi
1. Menyusun dan menetapkan sasaran mutu dan perencanaan sasaran
mutu.
2. Menyususn intruksi kerja dan prosedur kerja.
3. Bertanggung jawab terhadap kebersihan, kaerapihan, dan
kenyamanan ruang laboratorium.
4. Memastikan pelayanan pemeriksaan laboratorium sesuai prosedur
dan instruksi kerja.
47
5. Menguslkan sarana dan prasarana yang berhubungan dengan
pelayanan laboratorium.
6. Melakukan kerja sama dengan unit lain untuk kelancaran pelayanan
laboratorium dari rujukan swasta.
7. PJ Jejaring & Jaringan
1. Pustu
A. Tugas Pokok
Meningkatkan jangkauan dan mutu pelayanan kesehatan bagi
masyarakat.
B. Fungsi
1. Meningkatkan akses dan jangkauan pelayanan dasar.
2. Mendukung pelaksanaan pelayanan.
3. Mendukung kegiatan posyandu, Imunisasi.
4. Mendukung pelayanan rujukan
5. Mendukung pelayanan promotif dan preventif.
Wilayah PUSTU meliputi Ciasem Tengah, Sukamandi Jaya, dan Pinang
Sari.
2. Pusling
A. Tugas Pokok
Membantu kepala UPT dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan
puskesmas dalam wilayah kerjanya. Dan membuat perencanaan,
melaksanakan pelayanan, mengawasi, mengendalikan, dan megevaluasi
hasil pelayanan kesehatan dasar berupa kegiatan pusling diwilayah kerja
Upt puskesmas.
48
B. Fungsi
1. Pelayanan Pusling.
2. Pengeloaan obat.
3. Pengelolaan alkes
4. Administrasi.
3. Bidan Desa
A. Tugas Pokok
Melaksanakan kegiatan puskesmas di wilayah kerjanya dan
meggerakan, membina masyarakat desa diwilayah kerjanya agar
tumbuh kesadaran untuk dapat berperilaku hidup sehat.
B. Fungsi
1. Pendataan penduduk desa.
2. Memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat dirumah-
rumah mengenai persalinan, pelayanan keluarga berencana.
3. Membina dan memberikan bimbingan teknis kepada dukun bayi.
4. Membuat rencana kerja bulanan dan tahunan.
5. Pengkoordinasian masalah yang ditemukan dan pemecahan
masalahnya dengan kepala puskesmas.
49
STRUKTUR ORGANISASI UNIT PELAYANAN FARMASI
UPTD PUSKESMAS DTP CIASEM
PENANGGUNG JAWAB
KEPALA PUSKESMAS
H.SUGIANA, S.Kep, Ners, M.M
IIS AISYAH, S.Si, Apt
KOORDINATOR
PENANGGUNG JAWAB
GUDANG OBAT
MILAWATI
PENANGGUNG JAWAB
PELAYANAN
IIS AISYAH, S.Si, Apt
SRI RAHMAWATI
NENI HASANAH
PENANGGUNG JAWAB
JURU RACIK
NENI HASANAH
PENANGGUNG JAWAB
ADMINISTRASI
INTI YUDININGTIYAS
AGUSTINI
Sumber : Puskesmas Ciasem Subang (2019)
Gambar III.1I: Struktur Organisasi Unit Pelayanan Farmasi
Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah :
Dalam pengelolaan obat pada puskesmas Ciasem mempunyai penanggung jawab
dan tugasnya masing-masing, berikut adalah fungsi dari masing-masing penanggung
jawab :
1. Kepala Puskesmas
Bertanggung jawab terhadap kegiatan kefarmasaian di puskesmas agar berjalan
dengan baik.
2. Koordinator
Bertugas untuk merencanakan kebutuhan obat dan kebutuhan kefarmasian baik
kebutuhan bulanan atau kebutuhan tahunan.
3. Gudang Obat
50
Bertanggung jawab terhadap keluar masuk nya obat, baik pemesanan,
pengeluaran, dan penyimpanan obat.
4. Pelayanan
Bertugas untuk melayani pasien mulai dari menerima keluhan pasieun,
menerima resep, menyerahkan obat ke pasien, dan memberikan pengarahan
mengenai tata cara pemakaian obat terhadap pasien.
5. Juru Racik
Bertugas meracik obat pasien, membantu pekerjaan atau tugas penanggung
jawab bagian pelayanan dalam melayani pasien.
6. Administrasi
Bertugas mengelola data transaksi obat pasien, menyusun dan menyimpan arsip
resep obat pasien.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
1. Proses Permintaan Obat
Bagian apoteker puskesmas melakukan permintaan obat ke bagian gudang
farmasi atas dasar dari pemakaian yang ada di puskesmas, kemudian bagian
gudang farmasi menerima dan mengecek stok obat apakah obat masih tersedia
atau tidak, jika persediaan sudah berkurang maka bagian farmasi akan
membuat laporan permintaan obat dan memberikan laporan tersebut ke kepala
puskesmas untuk meminta persetujuan atas berkas pengajuan tersebut, jika
laporan sudah disetujui oleh kepala puskesmas maka laporan tersebut akan
dikirimkan ke dinas kesehatan kabupaten.
51
2. Proses Pengiriman Obat
Setelah laporan permintaan obat di approve oleh dinas kesehatan, kemudian
dinas kesehatan akan menginformasikan ke bagian gudang farmasi untuk
mengirimkan langsung obat ke puskesmas Ciasem sesuai dengan permintaan,
selain itu dinas kesehatan juga akan mengecek kembali stok obat pada bagian
gudang farmasi. Jika terdapat obat yang sudah tidak layak dikonsumsi maka
dinas kesehatan akan menarik obat tersebut untuk dihancurkan.
3. Proses Penerimaan Obat
Setelah obat datang bagian gudang farmasi akan pemeriksaan terhadap obat
yang datang dengan memperhatikan jumlah obat, keadaan fisik obat dan
tanggal kadaluarsa. Apabila ada kerusakan atau ada obat tidak sesuai dengan
permintaan maka obat langsung dikembalikan ke dinas kesehatan dan
kemudian diganti dengan yang baru. Apabila data sudah sesuai maka obat
dicatat pada masing-masing kartu stok dan di simpan ke gudang penyimpanan
obat. Didalam kartu stok obat masing-masing tersebut akan ditulis nama obat,
tanggal datang obat, tanggal expired obat dan jumlah obat.
4. Penyimpanan obat
Bagian gudang farmasi memilih obat berdasarkan waktu masuk dan waktu
expired. Dalam penyimpanan obat di puskesas Ciasem menggunakan 2 metode
yaitu FIFO ( First In First Out ) adalah penyimpanan obat berdasarkan obat
yang datang lebih dulu maka akan dikeluarkan lebih dulu, dan FEFO (First
Expired First Out ) adalah penyimpanan obat yang memiliki tanggal kadarluasa
lebih cepat maka akan di keluarkan lebih dulu.
52
5. Membuat Laporan
Dalam proses pembuatan laporan obat di puskesmas Ciasem dilakukan secara
manual yaitu melalui pembukuan, laporan dilakukan setiap bulannya
berdasarkan pencatatan harian obat meliputi penerimaan, pemakaian dan stok
obat. Kemudian laporan diserahkan ke Kepala Puskesmas.
3.3. Use Case Diagram
Melakukan Permintaan
Obat
Menerima Pemesanan
Obat
Menyalurkan Obat ke
Pasien/MasyarakatApoteker
Gudang Farmasi
Menerima dan
Mengecek Stok Obat
Membuat Laporan
Pemesanan Obat
<<extend>>
Kepala Puskesmas
Tidak Memberikan
Persetujuan berkas
Mengirimkan Berkas
Pengajuan Obat
Dinas Kesehatan
Pengajuan Batal
Memberikan Persetuan
Berkas
<<extend>>
Menerima Laporan
Permintaans
Mengirimkan Obat ke
Puskesmas
Memeriksa Obat di Gudang
Farmasi Puskesmas
Layak
Dikonsumsi
<<extend>>
Menerima Obat Dari Dinas
Kesehatan
Tidak Layak
Dikonsumsi<<extend>>
Obat ditarik ke Dinas Kesehatan
Memberikan Obat Ke
Apoteker
Sumber : Penelitian Penulis (2019)
Gambar III. 1 : Use Case Pemesanan Obat
53
Tabel III.1
Deskripsi Use Case Berjalan
Use Case Name Permintaan obat / Pengiriman obat /Penerimaan obat /
Penyimpanan obat / Membuat Laporan
Requirements 1, 2, 3, 4, 5.
Goal Gudang farmasi dapat menerima dan mengecek stok obat,
melakukan pemesanan obat, membuat laporan obat.
Pre-Conditions Actor telah melakukan pemesanan obat dan ingin menyimpan
obat berdasarkan kriteria obat
Post-conditions Actor telah melihat semua data yang ada di Gudang Farmasi
mencari data obat
Failed end
Conditions
Actor gagal memesan permintaan obat
Actors Apoteker / Gudang Farmasi / Kepala Puskesmas / Dinas
Kesehatan.
Main flow / basic
path
1. Apoteker
1. Dapat melakukan permintaan obat.
2. Menerima pemesanan obat.
3. Menyalurkan obat ke pasien / Masyarakat.
2. Gudang Farmasi
1. Menerima permintaan obat dan mengecek stok obat.
2. Membua laporan pemesanan obat.
3. Mengirimkan berkas pengajuan obat.
4. Menerima obat dari dinas kesehatan.
54
5. Memberikan obat ke apoteker
3. Kepala Puskesmas
1. Memberikab persetujuan berkas pengajuan obat
2. Tidak memberikan persetujuan pengajuan obat.
4. Dinas Kesehatan
1. Menerima laporan permintaan obat
2. Mengirimkan obat ke puskesmas
3. Memeriksa obat ke gudang farmasi puskesmas.
4. Menarik obat yanng sudah tidak layak dikonsumsi.
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Di dalam spesifikasi rancangan dokumen sistem berjalan menjelaskan tentang
perancangan pembuatan dokumen masukan dan dokumen keluaran dalam
perancangan sistem informasi pengelolaan obat di UPTD Puskesmas Ciasem
diperlukan.
1. Nama Dokumen : Arsip Pencatatan Obat
Fungsi : Sebagai Rencana kebutuhan obat
Sumber : Apoteker Puskesmas
Tujuan : Gudang Farmasi
Frekuensi : Setiap ada obat yang masuk
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A1
55
2. Nama Dokumen : Arsip Pemesanan Obat
Fungsi : Sebagai Data Pemesanan Obat
Sumber : Apoteker Puskesmas
Tujuan : Gudang farmasi
Frekuensi : Setiap ada obat yang di pesan
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A2
2.3.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan data yang
keluar. Bentuk dokumen keluaran dalam perancangan sistem informasi persediaan
obat di UPTD Puskesmas Ciasem sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Arsip Pemusnahan Obat
Fungsi : Sebagai Laporan obat yang dihancurkan
Sumber : Gudang farmasi
Tujuan : Dinas Kesehatan
Frekuensi : Setiap ada obat yang dihancurkan
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B1
2.4. Permasalahan Pokok
Sistem pengelolaan obat pada UPTD Puskesmas Ciasem masih di lakukan
secara manual. Oleh karena itu menimbulkan beberapa masalah antara lain :
1. Semua arsip dan laporan masih di catat dalam buku sehingga belum tersusun
dengan rapih dan adanya kemungkinan data akan hilang ataupun tercecer.
56
2. Kurangnya ketelitian dan lambatnya proses pendataan sehingga mengakibatkan
data laporan tidak tersusun dengan rapi dan efektif.
3. Sistem pencatatan dan pelaporan bulanan masih menggunakan Ms. Excel
sehingga mengakibatkan proses pencatatan laporan menjadi lambat.
2.5. Pemecahan Masalah
Melihat keadaan dari proses ini kiranya peran suatu sistem pengolahan yang
lebih baik sangat diperlukan. Pemecahan dari permasalahan di atas adalah sebagai
berikut :
1. Semua arsip dan laporan akan disimpan dalam suatu sistem pengolahan obat yang
sudah terkomputerisasi, sehingga akan memudahkan dalam mencari data serta
dapat mencegah kehilangan data.
2. Dengan menggunakan database proses pendataan obat menjadi lebih efiektif dan
mudah sehingga tidak banyak membuang waktu dalam proses pengerjaan
pembuatan laporan
3. Proses pencatatan akan dilakukan di sistem menggunakan sistem desktop berbasis
java netbean yang sudah di rancang untuk mempermudah admin dalam proses
penginputan atau pembuatan laporan data obat pada puskesmas Ciasem. Dengan
menggunakan sistem pengolahan obat yang terkomputerisasi maka proses
penghitungan akan lebih cepat serta dapat mengurangi terjadinya kesalahan.