Post on 15-Oct-2021
8
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Penelitian Terdahulu
Dalam pembahasan ini, peneliti akan memaparkan beberapa penelitian yang
relevan dengan analisis jabatan dan beban kerja terhadap kebutuhan pegawai
yaitu:
Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu
No Judul Hasil
1. Hikmawan Suryanto (2020)
Analisis Beban Kerja dan
Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Petugas Rekam Medis Puskesmas
Adan-adan Kabupaten Kediri.
Hasil perhitungan analisis beban kerja
menggunakan metode ABK, jumlah tenaga
rekam medis di Puskesmas Adan-adan
Kabupaten Kediri masih kurang. Seharusnya,
jumlah petugas rekam medis berjumlah 3 orang.
Namun, di Puskesmas Adan-adan Kabupaten
Kediri hanya ada 1 orang. Oleh karena itu,
jumlah petugas rekam medis masih kurang 2
orang.
2. Megawati, Sudalhar, Tegar
Wahyu Yudha Pratama (2020)
Analisis Beban Kerja Dan
Kebutuhan Petugas Pelaporan Di
Puskesmas Pungpungan
Kabupaten Bojonegoro.
Hasil penelitan ini adalah berdasarkan
perhitungan, tenaga pelaporan di Puskesmas
Pungpungan sebanyak 3 petugas, dan saat ini
sudah terdapat 1 petugas sehingga memerlukan
penambahan petugas pelaporan lulusan rekam
medis sebanyak 2 petugas.
3. Doni Damara, Chamy Rahmatiqa
(2020) Analisis Beban Kerja
Tenaga Aa Rekam Medis (Studi
Kasus Klinik Medika Saintika).
tepat agar jam kerja efektif dapat
dipertahankan.
Hasil hitung jam kerja efektif Klinik Medika
Saintika Padang adalah 3,92 jam/hari (14104
detik) dan waktu menyelasaikan semua tugas
dibagian filling telah sesuai hanya saja pada
bagian filling tidak ada tenaga kerja tetap.
Pekerjaan dibagian filling sementara waktu
dibantu oleh tenaga administrasi atau
pendaftaran, sehingga dari hasil hitungan jumlah
kebutuhan tenaga kerja rekam medis dibagian
filling Klinik Medika Saintika Padang adalah 1
orang.
4. Zunaid Akuba, Trifandi
Lasalewo, dan Stella Junus (2019)
Analisis Beban Kerja Untuk
Menentukan Jumlah Pegawai
Optimal Dengan Metode Work
Load Analysis.
Kebutuhan pegawai pada Sub Bagian
Kemahasiswaan sebesar 3 orang dari jumlah
aktual 3 orang, pada Sub Bagian Akademik
sebesar 19 orang dari jumlah aktual 14 orang,
Sub Bagian Keuangan dan Kepegawain sebear 3
orang dari jumlah aktual 3 orang, dan Sub
Bagian Umum dan BMN sebesar 5 orang dari
jumlah aktual 5 orang.
9
No Judul Hasil
5 Arifin, Amal Chalik Sjaaf (2018)
Analisis Kebutuhan Tenaga Ahli
Teknologi Laboratorium Medik
Berdasarkan Beban Kerja di Unit
Laboratorium Klinik Rumah Sakit
Santa Maria Pekanbaru.
Dibutuhkan 18 orang tenaga ahli teknologi
laboratorium medik menurut Metode Ilyas, 21
orang menurut Metode WISN, dan 17 orang
menurut Metode Full Time Equivalent.
Disarankan kepada Rumah Sakit Santa Maria
Pekanbaru agarmenambah 3 orang tenaga ahli
teknologi laboratorium medik.
6. Pinkie Winandari Budaya, Ahmad
Muhsin (2018) Workload Analysis
In Quality Control Department.
Hasil perhitungan beban kerja menunjukkan jika
9 orang tenaga kerja memiliki beban kerja yang
tinggi karena di atas 100%. Usulan perbaikan
yang diberikan untuk mengatasi beban kerja
yang tinggi ini adalah dengan menambah jumlah
pekerja.
7. Bambang Agus Diana, Ridho
Harta (2017) Analisis Beban
Kerja Pegawai Pada Kantor
UPBJJ-Universitas Terbuka
Bandung.
Diperlukan penambahan pegawai yang sesuai
dengan hasil perhitungan jumlah pegawai efektif
yaitu penambahan sebanyak 7 orang dengan
rincian 3 orang untuk bagian koordinator
registrasi dan Ujian, 1 orang koordintor BLBA
dan 3 orang bagian tata usaha.
8. Muhammad Hasrialdy, Siti
Rahmawati (2016) Analisis Beban
Kerja dan Kebutuhan Pegawai di
Pusat Perpustakaan dan
Penyebaran Teknologi Pertanian
(PUSTAKA)
Waktu kerja efektif yang dimiliki oleh pegawai
adalah 90.652,5 menit atau 237 hari kerja efektif
selama setahun dengan lima hari kerja dan
jumlah kebutuhan pegawai setiap sub
bagian/bidang pada umumnya masih belum
sesuai dengan kebutuhan pegawai yang ideal.
9. Galih Nugraha, Siti Rahmawati
(2017) Analisis Beban Kerja Dan
Kebutuhan Pegawai Pd Bpr Artha
Sukapura Cabang Singaparna.
Analisis beban kerja pada staff marketing fund
dan account officer 2 staff memiliki nilai
overload sehingga diperlukan 1 orang pegawai
baru untuk staff marketing fund dan 1 pegawai
baru untuk account officer 2 staff dengan status
pegawai tetap.
10. Moses Laksono Singgih, Ellyn
Dewita (2008) Analisis Beban
Kerja Karyawan Pada
Departemen Umum Dan Logistik
Dengan Metode Work Load
Analysis.
Jumlah karyawan dari 18 orang setelah
dilakukan penelitian maka diperoleh jumlah
karyawan yang seharusnya adalah 21 orang.
Berdasarkan hasil penelitian terdahulu yang sudah disajikan diperoleh
perbedaan yang terletak pada objek penelitian (Suryanto, 2020) di perusahaan
Puskesmas Adan-adan Kabupaten Kediri, (Pratama, 2020) di Puskesmas
Pungpungan Kabupaten Bojonegoro, (Damara & Rahmatiqa, 2020) di Klinik
Medika Saintika, (Akuba et al., 2019) di Fakultas Teknik Universitas Negeri
10
Gorontalo dan (Budaya & Muhsin, 2018) di perusahaan PT XYZ Indonesia dan
pada hasil penelitiannya juga berbeda. Sedangkan persamaannya pada metode
yang digunakan yaitu menggunakan metode workload analysis.
B. Landasan Teori
Landasan teori dari penelitian ini yaitu workload analysis (analisis beban
kerja) dan kebutuhan pegawai. Berikut teori-teori yang mencakup penelitian ini:
1. Workload Analysis (Analisis Beban Kerja)
Berikut ini merupakan pengertian workload analysis (analisis beban
kerja), aspek-aspek dalam workload analysis, tahapan pelaksanaan workload
analysis, dan juga pengukuran beban kerja.
a. Pengertian Workload Analysis (Analisis Beban Kerja)
Workload Analysis atau analisis beban kerja merupakan proses
menghitung beban kerja suatu jabatan/unit kerja/karyawan dan
menghitung kebutuhan jumlah orang untuk mengisi unit kerja tersebut
(Priansa, 2015). Beban kerja yang diberikan kepada pegawai organisasi
maupun insitusi sebagai suatu kegiatan, yang mempunyai peran penting
untuk menetapkan kebutuhan akan pegawai yang diperlukan dalam
kelancaran suatu penyelesaian pekerjaan dimana penghitungan beban
kerja tersebut memerlukan suatu metode atau teknik tertentu agar sesuai
dengan keinginan dari organisasi atau institusi tersebut. Teknik analisis
beban kerja (workload analysis) memerlukan penggunaan rasio atau
pedoman staf standar untuk menentukan kebutuhan personalia. Analisis
beban kerja mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai
yang diperlukan dalam mencapai tujuan organisasional.
11
Beban kerja adalah kemampuan tubuh pekerja dalam menerima
pekerjaan. Beban kerja merupakan salah satu aspek yang harus di
perhatikan oleh setiap organisasi, karena beban kerja salah satu yang
dapat meningkatkan kinerja pegawai. Teknik analisis beban kerja
(workload analysis) memerlukan penggunaan rasio atau pedoman staf
standar untuk menentukan kebutuhan personalia. Analisis beban kerja
mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai yang
diperlukan dalam mencapai tujuan organisasional. Beban kerja seseorang
sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis
pekerjaannya (Mangkuprawira, 2003). Beban kerja yang dibebankan
kepada karyawan dapat terjadi dalam tiga kondisi. Pertama, beban kerja
sesuai standar. Kedua, beban kerja yang terlalu tinggi (over capacity).
Ketiga, beban kerja yang terlalu rendah (under capacity). Beban kerja
yang terlalu berat atau ringan akan berdampak terjadinya inefisiensi
kerja.
Beban aktivitas satuan organisasi atau beban kerja masing-masing
pejabat atau pegawai hendaknya merata sehingga dapat dihindarkan
adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya dan ada satuan
organisasi terlalu sedikit aktivitasnya demikian pula dapat dihindarkan
adanya pejabat atau pegawai yang terlalu bertumpuk-tumpuk tugasnya
dan ada pejabat atau pegawai yang sedikit beban kerjanya sehingga
nampak terlalu banyak menganggur (Sutarto, 2006).
Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar
dapat terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas
12
dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia pegawai yang
memadai pada setiap perusahaan serta mampu melaksanakan tugas-tugas
secara lancar. Selain itu, pelaksanaan analisis beban kerja dapat
menghasilkan suatu tolok ukur bagi pegawai/unit organisasi dalam
pembagian tugas serta melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa norma
waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efisiensi kerja, dan standar beban
kerja dan prestasi kerja, menyusun formasi pegawai, serta
penyempurnaan sistem prosedur kerja dan manajemen lainnya (Menpan,
2020).
Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan tolak ukur untuk
meningkatkan produktivitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam
rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan
aparatur negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun
kepegawaian (Menpan, 2020).
b. Aspek-Aspek dalam Workload Analysis (Analisis Beban Kerja)
Berikut ini merupakan aspek-aspek dalam analisis beban kerja yaitu
(Menpan, 2020):
1) Norma Waktu (Variabel Tetap)
Waktu yang dipergunakan untuk menghasilkan atau
menyelesaikan produk atau hasil kerja adalah relatif tetap sehingga
menjadi variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja.
Norma waktu perlu ditetapkan dalam Standar Norma Waktu Kerja
dengan asumsi tidak ada perubahan yang menyebabkan norma
waktu tersebut berubah. Perubahan norma waktu dapat terjadi
13
karena perubahan kebijakan, perubahan peralatan, perubahan
kualitas SDM, perubahan organisasi, sistem, dan prosedur.
2) Volume Kerja (Variabel Tidak Tetap)
Volume kerja diperoleh dari target pelaksanaan tugas untuk
memperoleh hasil kerja/produk. Setiap volume kerja yang berbeda-
beda antar unit/jabatan merupakan variabel tidak tetap dalam
pelaksanaan analisis beban kerja.
3) Jam Kerja Efektif
Untuk dapat melakukan analisis beban kerja secara baik dan
benar, terlebih dahulu perlu ditetapkan alat ukurnya, sehingga
pelaksanaannya dapat dilakukan secara transparan. Keterbukaan
atau transparansi ini sebagai suatu syarat agar pelaksanaan analisis
beban kerja dapat dilaksanakan secara obyektif, sehingga laporan
hasil analisis beban kerja benar-benar akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan.
Pelaksanaan analisis beban kerja yang dipergunakan sebagai alat
ukur adalah jam kerja efektif yang harus diisi dengan tindak kerja
untuk menghasilkan berbagai produk baik yang bersifat konkrit
(benda) atau abstrak (jasa). Jam kerja untuk instansi pemerintah
adalah 37 jam 30 menit per minggu, baik untuk yang 5 (lima) hari
kerja ataupun yang 6 (enam) hari kerja (Menpan, 2020). Berdasarkan
ketentuan tersebut, dapat dihitung Hari kerja dan jam kerja efektif
yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan analisis
beban kerja.
14
c. Tahapan Pelaksanaan Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja dilaksanakan secara sistematis dengan tahapan-
tahapan sebagai berikut (Menpan, 2020):
1) Pengumpulan Data Beban Kerja
Sebelum melakukan pengumpulan data, para Tim harus
melakukan pengkajian organisasi sehingga memperoleh kejelasan
mengenai tugas pokok dan fungsi, rincian tugas dan rincian kegiatan.
Setelah melakukan pengkajian organisasi, pelaksanaan
pengumpulan data dapat dilakukan dengan kuesioner, wawancara;
dan observasi.
2) Aspek-aspek dalam perhitungan
Dalam menghitung kebutuhan pegawai terdapat 3 (tiga) aspek
pokok yang harus diperhatikan. Ketiga aspek tersebut adalah:
a) Beban kerja
Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar
untuk perhitungan. Beban kerja perlu ditetapkan melalui
program-program unit kerja yang selanjutnya dijabarkan
menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan.
b) Standar Kemampuan Rata-rata
Standar kemampuan rata-rata dapat berupa standar
kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau
satuan hasil. Standar kemampuan dari satuan waktu disebut
dengan norma waktu. Norma waktu adalah satu satuan waktu
15
yang dipergunakan untuk mengukur berapa hasil yang dapat
diperoleh. Rumusnya adalah:
Orang x Waktu
Norma Waktu =
Hasil
Sedangkan standar kemampuan dari satuan hasil disebut
dengan norma hasil. Sedangkan norma hasil adalah satu satuan
hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama. Rumusnya
adalah:
Hasil
Norma Hasil =
Orang x Waktu
c) Waktu kerja
Waktu kerja yang dimaksud di sini adalah waktu kerja
efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk
bekerja. Waktu kerja Efektif terdiri atas hari kerja efektif dan
jam kerja efektif. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam
kalender dikurangi hari libur dan cuti.
Sedangkan Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja
formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak
bekerja (allowance) seperti istirahat makan, melepas lelah,
buang air, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata
sekitar 30 % dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung
jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu.
16
d. Pengukuran Beban Kerja
Pengukuran beban kerja dapat dilakukan dalam berbagai prosedur,
namun (O’Donnell, R.D., and Eggemeier, 1986) telah menggolongkan
secara garis besar ada tiga kategori pengukuran beban kerja. Tiga
kategori tersebut yaitu:
a) Pengukuran subjektif, yakni pengukuran yang didasarkan kepada
penilaian dan peloporan oleh pekerja terhadap beban kerja yang
dirasakannya dalam menyelesaikan suatu tugas. Pengukuran jenis
ini pada umumnya menggunakan skala penilaian (ratting scale).
b) Pengukuran kinerja, yaitu pengukuran yang diperoleh melalui
pengamatan terhadap aspekaspek perilaku/ aktivitas yang
ditampilkan oleh pekerja. Salah satu jenis dalam pengukuran kinerja
adalah pengkuruan yang diukur berdasarkan waktu. Pengukuran
kinerja dengan menggunakan waktu merupakan suatu metode untuk
mengetahui waktu penyelesaian suatu pekerjaan yang dikerjakan
oleh pekerja yang memiliki kualifikasi tertentu, di dalam suasana
kerja yang telah ditentukan serta dikerjakan dengan suatu tempo
kerja tertentu (Whitmore, 2009).
2. Kebutuhan Pegawai
Kebutuhan pegawai atau tenaga kerja merupakan jumlah tenaga kerja yang
diperlukan untuk menghasilkan sejumlah produk dalam satu satuan waktu
tertentu dengan tidak mempehatikan faktor upah. Perencanaan kebutuhan
pegawai suatu instansi mutlak diperlukan dalam rangka memenuhi kebutuhan
pegawai yang tepat baik jumlah, waktu maupun kualitas. Melalui workload
17
analysis yang dilakukan dapat memberikan gambaran pegawai yang
dibutuhkan baik kuantitatif maupun kualitatif yang dirinci menurut jabatan
dan unit kerja (Mangkunegara, 2000).
Menurut (Moekijat, 2008) mengatakan, jumlah tenaga kerja yang
diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan dapat ditentukan yaitu
pertama-tama dengan menentukan jumlah waktu yang sungguh-sungguh
diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Dikatakan lebih lanjut, waktu
tersebut diperoleh berdasarkan studi waktu dan gerak. Kemudian langkah
berikutnya dengan menentukan persentase dari waktu yang dipergunakan
untuk kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan tetapi bermanfaat
bagi organisasi, waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan waktu untuk
keperluan pribadi. Masing-masing waktu tersebut kemudian dijumlahkan
sehingga diperoleh jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
jabatan. Selanjutnya, jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
jabatan dibagi dengan jumlah waktu yang disediakan untuk menyelesaikan
jabatan tersebut. Hasil pembagian dikalikan dengan satu orang, sehingga
diperoleh jumlah tenaga kerja yang diperlukan.
Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga
kerja yaitu melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja
seperti yang terdapat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/1/2020 tentang Pedoman Perhitungan
Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja (Menpan, 2020). Perhitungan
dapat dilakukan melalui metoda umum yaitu perhitungan untuk jabatan
fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan
18
standar kebutuhannya oleh instansi pembina. Perhitungan kebutuhan pegawai
dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta
peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang dipergunakan dalam
menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang tersusun rapi.
Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan mengidentifikasi beban kerja
melalui beberapa pendekatan yaitu hasil kerja, objek kerja, peralatan
kerja,tugas per tugas jabatan
a. Metode Perhitungan Kebutuhan Pegawai
Dalam menghitung kebutuhan, banyak metode yang dapat
dipergunakan. Berikut uraian metode perhitungan kebutuhan pegawai
yang dipilih adalah metode beban kerja yang diidentifikasi dari:
1) Pendekatan Hasil Kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metode dengan
pendekatan hasil kerja adalah menghitung kebutuhan dengan
mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metode ini
dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat
kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir.
Metode ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil
kerjanya hanya satu jenis. Rumus menghitung dengan pendekatan
metode ini adalah:
Jumlah Hasil Kerja (Beban Kerja)
x 1 orang
Standar kemampuan rata-rata
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan
adalah wujud hasil kerja dan satuannya, jumlah beban kerja yang
19
tercemin dari target hasil kerja yang harus dicapai, standar
kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.
2) Pendekatan Objek Kerja
Objek kerja yang dimaksud adalah objek yang dilayani dalam
pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang
beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.
Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini adalah:
Jumlah objek kerja (beban kerja)
x 1 orang
Standar kemampuan rata-rata
Metode ini memerlukan informasi yaitu : wujud objek kerja dan
satuan, jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang
harus dilayani, dan standar kemampuan rata-rata untuk melayani
objek kerja.
3) Pendekatan peralatan kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja.
Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya
bergantung pada peralatan kerjanya. Rumus perhitungannya adalah:
Jumlah peralatan kerja (beban kerja)
x 1 orang
Rasio penggunaan alat kerja
Dalam menggunakan metode ini, informasi yang diperlukan
adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan untuk
pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan, rasio
jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK), pergantian jam
kerja.
20
4) Pendekatan Tugas per tugas jabatan
Metode ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai
pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Rumusnya
adalah:
Beban kerja x Waktu penyelesaian
x 1 orang
Waktu kerja efektif
Hasil kerja beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak
jenisnya. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung
dengan metoda ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk
setiap tugas, waktu penyelesaian tugas, jumlah waktu kerja efektif
per hari rata-rata.
C. Kerangka Pikir
Menurut (Sugiyono, 2012) kerangka pikir merupakan model konseptual
tentang bagaimana teori berhubungan dengan berbagai faktor yang telah
diidentifikasi sebagai masalah yang penting. Kerangka pemikiran dalam
penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2.1 Kerangka Penelitian Workload Analysis