Post on 12-Mar-2019
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK
SMP N 2 PAKEM
TUGAS AKHIR
disusun oleh
Octera Sumahadi Yudha 08.02.7165
Maulana Fadhly 08.02.7172
Befi Nanda Raditya 08.02.7176
Febri Fajar Nur Prasetyo 08.02.7201
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
ANALYSIS AND DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM SMP N 2
PAKEM
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMP N 2
PAKEM
Octera Sumahadi Yudha
Maulana Fadhly
Befi Nanda Raditya
Febri Fajar Nur Prasetyo
Jurusan Manajemen Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
An important thing of the information exploring for schools is a system of
information. How to understand about the information is depend on the ways to
explain it. There is a school that still using manual system. For example, is SMP
2 Pakem. Because of that reason SMP N 2 Pakem has been choosed. Use
manual system for explanation information make the information run slowly to the
listener/reader. The other weakness in the information explanation that still use
manual system make the final decision is not relevant.
So, the replacing toward the old system to new system will be tried in this
school. Using Visual Basic 6.0 program giving maximal information as quickly
and possible. Benefit of this system make the easier access so the result is that
the information running quick to the user. It can be impacted to make decision,
handling also the builder of the data is not too hard.
The result of the observation is how to make effective and efficient
academic’s data. It purposed that the easier system can be used by user at SMP
N 2 Pakem Yogyakarta.
The Keywords: to helping the students searching the quick information need
some factors. Such us, Information, Academic, System and handling the
decision.
1. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi dan informasi di era globalisasi semakin pesat
seiring dengan perkembangan zaman dan lajunya kebutuhan. Terlebih lagi pada
sistem pengolahan data yang diperlukan sebuah organisasi juga memberi
kebutuhan dan pengolahan fungsi-fungsi manajemen serta mengambil
keputusan. Kebutuhan akan informasi menjadi hal terpenting dalam era
perkembangan zaman. Kondisi seperti ini menuntut sebuah perkembangan
teknologi informasi untuk semakin canggih dan menghasilkan sebuah informasi
yang akurat, unggul, dan efisien.
Sistem informasi sangatlah penting digunakan dalam lingkungan instansi,
organisasi, perusahaan, atau dalam dunia pendidikan. Lembaga pendidikan akan
melayani segala aktifitas yang berhubungan langsung dengan lembaga tersebut.
Diantaranya pelayanan pada bagian akademik, peminjaman dan pengembalian
buku diperpustakaan, dan penerimaan siswa baru. Disinilah peranan teknologi
komputer yang didukung pemanfaatan efektifitas dan efisiensi sangat
dibutuhkan.
Pada instansi pendidikan khususnya dalam menghadapi tuntutan
perkembangan zaman tidak lepas dari berbagai persoalan yang ada, namun
diharapkan mampu memanfaatkan teknologi sebagai solusi dalam pemecahan
permasalahan dan hambatan dengan menggunakan suatu sistem pengolahan
data untuk memperoleh informasi dan hasil yang diharapkan.Oleh karena itu,
sangat penting diperlukan suatu pengolahan data siswa di lingkungan pendidikan
SMP N 2 Pakem Sleman Yogyakarta. Karena informasi dan instansi ini tidak
hanya diperlukan dalam lingkup internal tetapi juga dalam lingkup eksternal,
misalnya departemen pendidikan. Dengan adanya sistem informasi akademik ini
diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data
secara tepat dan akurat. Oleh karena itu sistem yang sudah ada akan
dikembangkan dengan sistem informasi yang terkomputerisasi.
Hal inilah yang mendorong dilakukannya pembenahan yang dapat
membantu dalam pelaksanaan kerja dalam pengolahan dan pengambilan
keputusan secara cepat. Atas dasar pemikiran tadi, dalam penulisan Tugas Akhir
ini penulis menjadikan pengolahan data menggunakan komputer bagi sekolah
sebagai hal yang menarik untuk dikaji secara ilmiah. Untuk itu Tugas Akhir ini
mengambil judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik SMP N
2 Pakem” dengan komputerisasi pengolahan data ini diharapkan dapat
memperlancar kegiatan sekolah yang ada sebelumnya.
Dipilihnya SMP N 2 Pakem dikarenakan sistem informasi data siswa yang
ada di sekolah tersebut masih menggunakan sistem manual, sehingga sering
terjadi kesalahan penyampaian informasi yang kurang cepat, tepat, akurat dan
relevan dalam mengambil keputusan. Penulis berusaha secara maksimal untuk
mengembangkan sistem yang sudah ada menjadi lebih baik, lebih efektif dan
lebih efisien dalam menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan oleh pihak-
pihak yang bersangkutan.
Berdasarkan penelitian dan wawancara pada lembaga pendidikan SMP N 2
Pakem, Yogyakarta. Dalam sistem pengolahan data siswa masih menggunakan
cara sederhana maupun manual, dalam hal ini permasalahan yang sering terjadi
diantaranya:
1) Waktu yang dibutuhkan menyusun arsip cukup lama
2) Arsip sering hilang, dikarenakan malas atau lupa mengembalikan pada
tempatnya
3) Bertambahnya arsip akan semakin memenuhi tempat arsip disimpan atau
dengan kata lain boros tempat
4) Pengolahan data siswa akan lambat
5) Tata kerja atau penyusun kearsipan tidak mengikuti teknologi yang
berkembang
Oleh karena itu penulis akan mencoba untuk mengganti sistem yang lama
dengan sistem baru dalam hal ini penulis akan menggunakan program Visual
basic 6.0, dengan menggunakan sistem yang baru ini diharapkan dapat
membuat sistem informasi yang dihasilkan lebih maksimal, lebih cepat, dan
akurat. Pencarian yang relatif lebih mudah akan membuat laporan yang dibuat
akan lebih cepat pula terselesaikan, sehingga akan berpengaruh pada
pengambilan keputusan, pengendalian, serta pengolahan data siswa yang ada
disekolah tidak begitu rumit.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan masalah diatas perumusan masalah yang diteliti adalah
bagaimana membuat sistem pengolahan data siswa menjadi lebih efektif dan
efisien dan agar sistem tersebut dapat digunakan dengan mudah oleh user
(pengguna), di SMP N 2 Pakem Yogyakarta.
1.3. Batasan Masalah
Mengingat adanya masalah di lembaga pendidikan pada umumnya, maka
penulis membatasi tentang analisis dan perancangan sistem informasi
pengolahan data siswa di sekolah SMP N 2 Pakem Yogyakarta sebagai berikut:
1) Pengolahan data siswa
2) Pengolahan data nilai siswa
3) Pengolahan data guru
4) Pengolahan data mata pelajaran
5) Laporan nilai aktif
6) Laporan data siswa
7) Laporan data guru
1.4. Maksud dan Tujuan
A. Bagi Mahasiswa:
1) Untuk mengembangkan disiplin ilmu sesuai dengan bidang yang diteliti,
sehingga penulis sebagai mahasiswa disamping menguasai teori juga
mempunyai bekal pengetahuan praktis dalam instansi pendidikan.
2) Mempelajari dan mengevaluasi sistem informasi akademik yang ada dan
berjalan sampai saat ini baik pada pengolahan data maupun pembuatan
laporan yang ada.
3) Menyusun suatu tahap pengembangan sistem dan penerapannya menjadi
sistem baru yang terkomputerisasi.
4) Agar penulis sebagai mahasiswa mampu membuat dan menyusun suatu
aplikasi pemrograman yang berkaitan dengan akedemik.
5) Sebagai salah satu persyaratan kelulusan program D3 MANAJEMEN
INFORMATIKA di STMIK AMIKOM YOGYAKARTA.
B. Bagi SMP N 2 Pakem Yogyakarta:
1) Dapat memberikan masukan terhadap operasional sistem akademik.
2) Mengembangkan sistem yang sudah ada menjadi lebih baik
3) Sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan kinerja untuk mencapai
tujuan dan hasil yang optimal
4) Sumbangan saran untuk proses sistem informasi akademik dan implementasi
teknologi komputer
2. Landasan Teori
2.1. Konsep dasar sistem
2.1.1. Pengertian sistem
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan sesuatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud
dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang
menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya
dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang
lingkup yang lebih sempit. Jadi tergantung dari ruang lingkup dari mana
memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives)
digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
2.1.2. Karakteristik sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat antara lain:
1) Komponen-komponen sistem (components)
2) Batas sistem (boundary)
3) Lingkungan luar (environments)
4) Penghubung sistem (interface)
5) Masukan sistem (input)
6) Keluaran (output)
7) Sasaran sistem (objectives)
2.2. Konsep dasar informasi
2.2.1. Pengertian informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau
saat mendatang. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan deskripsi
tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna
atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering kali
disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data
dibuat menjadi bermakna.
2.2.2. Kualitas informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal
yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, dan relevan.
1) Akurat
2) Tepat Waktu
3) Relevan
2.2.3. Nilai informasi
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal yaitu
manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila
manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Pengukuran nilai informasi biasanya dengan analisis cost effectiveness dan cost
benefit.
2.3. Konsep dasar sistem informasi
2.3.1. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leicth dan K. Roscoc Dacis, Sistem informasi adalah
suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.3.2. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut:
1) Input
2) Model
3) Output
4) Database
5) Teknologi
6) Kontrol
2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi Data Siswa
2.4.1. Definisi Data dan Pengolahan Data Siswa Secara Umum
Data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi,
yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada
pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu
proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai
yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
Dari pengertian diatas maka pengolahan data siswa dapat diartikan sebagai
segala macam proses operasi yang menyangkut data civitas siswa dari proses
manipulasi data, pemasukkan data, penyimpanan data, serta pengaksesan data
menjadi informasi yang berguna dan komunikatif. Pengolahan data biasanya
memiliki tahap-tahap yang harus dilakukan agar informasi yang dihasilkan lebih
berguna.
2.5. Konsep Dasar Basis Data
2.5.1. Pengertian Basis Data
Dalam penulisan ini akan dibahas suatu sistem akademik yang berbasis
data, maka sangat diperlukan untuk mengetahui jelas arti dan batasan basis data
tersebut. Hal ini dikarenakan keberhasilan sistem informasi sangat dipengaruhi
oleh sistem basis data yang merupakan salah satu elemen penyusunnya.
Database merupakan kumpulan atau susunan dari data-data yang disusun oleh
suatu perusahaan atau organisasi dengan menggunakan komputer sehingga
mampu menyediakan informasi yang optimal dan diperlukan atau bermanfaat
bagi pemakainya.
Sedangkan sistem basis data adalah suatu sistem yang menyusun dan
mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan serta
memelihara data operasional lengkap pada sebuah organisasi atau perusahaan
sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai
untuk proses pengambilan keputusan.
2.5.2. Normalisasi
Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses
pengelompokan data dan tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.
Normalisasi dalam perancangan database diperlukan untuk mempermudah
perancangan database. Tujuan normalisasi adalah untuk menghindari:
Kerancuan data masing-masing file yang berupa kerangkapan data yang
sama (Redudancy).
Data yang tidak konsisten (Inconsistency).
Data yang tidak efisien (Ineficiency)
Dalam proses normalisasi, syarat sebuah tabel harus dipecah berdasarkan
adanya kesulitan kondisi pengorganisasian data seperti merubah, menyisipkan,
menghapus serta pembacaan dari tabel.
Setiap field harus terdapat satu kunci dari file berupa satu filed atau satu set
field yang mewakili record. Atribut kunci yang penting ada dua yaitu:
o Primary key (kunci primer)
Primary key adalah suatu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak
hanya memiliki fungsi secara unik suatu kejadian spesifikasi tapi juga dapat
suatu entity.
o Foreign key (kunci tamu)
Foreign key adalah suatu atribut yang melengkapi suatu hubungan yang
menunjukan ke induknya.
2.5.3. Istilah Dalam Basis Data
1) Entity
Entity adalah konsep informasi yang direkam, meliputi orang, kejadian,dan
tempat. Misalnya dalam administrasi mahasiswa, entitynya adalah
mahasiswa, nilai ujian, dan sebagainya.
2) Atribut atau Field
Atribut atau field adalah sesuatu yang mewakili entity. Misalnya untuk
mahasiswa, atributnya adalah nomor mahasiswa, nama, alamat, tempat
tanggal lahir dan sebagainya.
3) Data Value (Nilai atau Isi Data)
Data value atau isi data adalah informasi yang tersimpan dalam setiap
atribut. Misalnya data value dari mahasiswa adalah agung.
4) Record atau tuple
Record adalah kumpulan atribut yang saling berkaitan satu dengan yang
lainnya dan menginformasikan suatu entity secara lengkap. Misal satu record
mahasiswa berisi: nama, alamat, tempat tanggal lahir, status dari seseorang
mahasiswa.
5) File
File adalah sekumpulan record yang mempunyai panjang atribut sama tetapi
berbeda data valuenya.
6) Database atau Basis Data
Database adalah kumpulan satu file dengan file lainnya yang membentuk
suatu informasi sistem secara keseluruhan. Misalnya database universitas.
Dalam database universitas terdapat file dosen, file mahasiswa dan
sebagainya.
7) Database Management System (DBMS)
Database management system adalah kumpulan file yang saling berkaitan
bersama dengan program pengelolaanya.
2.5.4. Kunci pada Database Management System (DBMS)
1) Candidate Key (Kunci Kandidat)
2) Primary Key (Kunci Primer)
3) Alternatif Key (Kunci Alternatif)
4) Foreign Key (Kunci Utama)
Suatu basis data yang baik memiliki beberapa kekangan yang harus
diperhatikan pada pembuatan file databasenya antara lain sebagai berikut:
1. Redudansi dan Inkonsistensi Data
2. Security Data
3. Data Integrity
4. Data Access
5. Data Independence
2.5.5. Structured Query Language
2.5.5.1. Structured Query Language
1) Pengantar SQL
Dalam pemrograman database, salah satu bahasa yang harus dikuasai
adalah Structured Query Language (SQL). SQL adalah bahasa komputer
standar yang ditetapkan oleh ANSI (American National Standard Institute)
untuk mengakses dan memanipulasi sistem database SQL bisa bekerja
dengan baik pada program-program database seperti MS Acces, DB2,
Infomix, MS SQL Server, Oracle, Sybase dan database lainnya.
2) Kelompok pernyataan SQL
Secara umum SQL terdiri dari dua bahasa, yaitu Data Definition Languange
(DDL) dan Data Manipulation Languange (DML). Implementasi DDL dan DML
berbeda untuk tiap sistem nanajemen basis data (SMBD). Namun secara
umum implementasi tiap bahasa ini memiliki bentuk standar yang ditetapkan
ANSI.
1. DDL (Data Definition Language)
Merupakan kelompok perintah yang berisi untuk mendefinisikan atribut-
atribut basis data, tabel, atribut (kolom), batasan-batasan terhadap suatu
atribut serta hubungan antar tabel.
Yang termasuk dalam kelompok DDL adalah:
CREATE : Menciptakan tabel, indeks atau pandangan.
ALTER : Mengubah struktur tabel.
DROP : Menghapus tabel, indeks atau pandangan.
2. DML (Data Manipulation Language)
Adalah kelompok perintah yang berfungsi untuk memanipulasi data.
Dalam basis data perintah yang masuk kategori DML adalah:
SELECT : Memilih data.
INSERT : Menambah data.
DELETE : Menghapus data.
UPDATE : Mengubah data.
2.5.5.2. SQL Server 2000
1) Pengenalan SQL Server 2000
Ms-SQL Server 2000 adalah perangkat lunak Relational Database
Management System (RDBMS) yang handal. Perangakat lunak ini didesain
untuk mendukung proses transaksi yang besar (seperti order entry yang
online, inventory, akuntansi atau manufaktur). Ms-SQL Server 2000 dapat
dijalankan pada NT4.0 Server atau Microsoft 2000 Server dan dapat juga
diinstal pada personal desktop di Windows 2000 Profesional, Windows 98,
Windows Milenium. Ms-SQL Server terdiri atas tujuh edisi yang berbeda-
beda dan pada CD yang berbeda-beda, yaitu Standard Edition, Enterprise
Edition, Personal Edition, Developer Edition, Windows Edition, Evaluation
Edition dan Microsoft Desktop Engine (MDE) Ms SQL 2000 memiliki fasilitas
tambahan yang membuatnya mempunyai kemampuan penuh dalam E-
Commerce. Fasilitas-fasilitas yang ada dalam Ms-SQL Server
Fasilitas Ms-SQL Server tersebut adalah sebagai berikut:
1. Web Assistant Wizard
2. SQL Server Provider
3. SQL Server Manager
4. SQL Server Analyzer
2.6. Sistem Perangkat Lunak
2.6.1. Mengenal Visual Basic 6.0
Microsoft visual basc 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang popular
dan mudah dipelajari. Anda dapat membuat laporan dengan aplikasi GUI
(Graphical User Interface) atau program yang pemakai memungkinkan komputer
berkomunikasi dengan komputer tersebut dengan menggunakan modus gambar
atau grafik.
Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas yang memungkinkan untuk
menyusun sebuah program dengan memasang obyek-obyek grafis dalam
sebuah form. Microsoft Visual Basic 6.0 berawal dari bahasa pemrograman basic
yang hampir semua programer dapat menguasainya.
2.6.2. Komponen-komponen Visual Basic
Visual basic IDE (Interface Development Environtment) adalah tampilan
antar muka program dengan pengguna yang berisi GUI (Graphical User
Interface) yang menghasilkan banyak kemudahan bagi para programmer untuk
menghasilkan aplikasi.
2.6.3. Kelebihan-kelebihan dalam Visual Basic 6.0
Beberapa kelebihan visual basic 6.0 dibandingkan dengan versi sebelumnya
adalah:
1) Visual basic disertai dengan berbagai sarana untuk membuat aplikasi
database, sarana database visual basic, yang menjadikannya lingkungan
terbaik untuk mengembangkan aplikasi client/server.
2) Memilih autolist.
3) Proses compiler cepat.
4) Memiliki komponen visual basic dan non visual.
2.6.4. Sistem Pendukung
Komponen yang akan digunakan untuk menjalankan program harus
memenuhi syarat minimum perangkat keras yang digunakan. Persyaratan
komputer untuk instal Microsoft Visual Basic 6.0 adalah:
1) CPU pentium 4 GHz.
2) Memori RAM 16 Mb.
3) Hardisk space 80 gigabyte.
4) Graphic card, VGA card dengan resolusi 640 x 400 pixel.
5) CD-ROM drive 2x.
6) Sistem Operasi Windows XP Profesional SP 2.
3. Gambaran Umum
SMP N 2 Pakem didirikan pada tahun 1964. Berdirinya SMP N 2 Pakem
didorong oleh keinginan dan semangat masyarakat Hargobinangun yang
mendambakan kemajuan Pendidikan di wilayah Hargobinangun dan sekitarnya,
sebagai rasa ikut bertanggung jawab terhadap usaha mencerdaskan kehidupan
bangsa.
Hal ini terlihat jelas dari kerja sama yang baik serta perjuangan yang tidak
mengenal lelah dari para pendiri, anggota masyarakat serta siswa dan para guru.
Contoh yang mengharukan adalah ketika mereka bersama sama bergotong
royong mengambil batu di Kali Kuning yang jauhnya kira kira 300 meter dari
lokasi sekolah dengan berjalan kaki. Batu kali itulah yang menjadi modal awal
pembangunan gedung sekolah (untuk fondasi dan dinding) yang sampai
sekarang masih berdiri dengan gagahnya (lihat foto dibawah). Pemerintah
kelurahan Hargobinangun juga sangat mendukung dengan merelakan sebagian
tanah kas desa ( Pelungguh Lurah, Bapak Harjo Martoyo almh. ) untuk berdirinya
bangunan gedung sekolah. Selain yang berbentuk fisik, mereka juga bekerja
sama dengan gigih dalam usaha meningkatkan Status Sekolah sehingga sejak
tahun 1970 sekolah ini sudah berstatus Negeri. Sebelum memiliki gedung sendiri
para siswa belajar di Rumah Bapak Lurah desa (Bp.Harjo Martoyo alm.), di
Balai serbaguna kel. Hargobinangun dan di SD Purworejo 1. Bahkan
menjelang ujian akhir klas 3 para siswa belajar dengan cara di asrama dibawah
bimbingan bp/ibu guru, dan orang tua siswa beserta masyarakat membantu
dengan cara menyediakan kebutuhan makan dan minum. Masih banyak lagi
upaya upaya yang dilakukan namun tidak dapat di paparkan semuanya disini.
4. Pembahasan
4.1. Analisis sistem
Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh
kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi
dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan dan kebutuhan
sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Tahap ini merupakan tahap yang
sangat penting dan kritis karena jika terjadi kesalahan pada tahap ini akan
menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.
4.1.1. Identifikasi masalah
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, yang menjadi
masalah adalah belum tersedianya Sistem Informasi secara khusus yang
mengolah data akademik yang ada di SMP N 2 Pakem Yogyakarta. Masalah-
masalah yang timbul dari SMP N 2 Pakem dalam pengolahan data yang masih
menggunakan sistem manual diantaranya:
Proses pengolahan dan pencarian informasi memakan waktu yang lama.
Informasi tidak tertata dengan baik
Sering terjadi kehilangan data
Selain itu instansi juga membutuhkan sistem ini sekaligus untuk membuat
laporan data akademik mengingat sistem yang lama masih manual sehingga
tidak memungkinkan mencetak data pegawai.
4.1.2. Analisis PIECES
Dalam proses analisis sistem dipakai kerangka kerja PIECES (Performance,
Information, Ekonomy, Control, Efficiency, Service) untuk mengidentifikasi dan
mengklasifikasikan masalah yang ada.
4.1.3. Analisis Kelayakan Sistem
Analisis kelayakan merupakan sebuah studi yang mempertimbangkan
terhadap kebutuhan-kebutuhan dalam pembangunan sebuah sistem sehingga
dapat ditentukan layak/tidaknya sistem tersebut.
4.2. Sistem yang Diusulkan
4.2.1. Flowchart Sistem yang Diusulkan
Flowchart sering diterjemahkan bagan alir atau diagram alir sehingga
flowchart dapat diartikan juga sebagai penggambaran pemetaan sebuah objek
arus pekerjaan yang terjadi dalam sebuah aktifitas.
4.2.1. Data flow diagram yang diusulkan
Data flow diagram juga salah satu alat untuk menggambarkan suatu sistem
dari aspek arus data yang terjadi dan alat ini sangat membantu didalam
komunikasi bagi sistem dan untuk memahami sistem secara logis.
5. Penutup
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil kegiatan analisis sistem pengolahan data siswa pada
SMP N 2 Pakem dapat diketahui bahwa sampai saat ini masih dilakukan secara
manual. Maka sistem yang berjalan mempunyai kekurangan antara lain:
1) Sistem pengolahan data siswa yang diterapkan oleh SMP N 2 Pakem masih
dilakukan secara manual, sehingga sistem tersebut mempunyai banyak
kelemahan diantaranya kurang efektif dan efisien terhadap waktu dan biaya.
2) Pengambilan data secara manual juga diharuskan membuat laporan baru
dikarenakan data atau arsip lama terkadang hilang.
3) Kesulitan dalam penulisan laporan, karena pendataan disimpan secara
manual dalam lembar-lembar buku berbentuk arsip, dalam pembuatan
laporan juga lama, karena harus mencari dan mengumpulkan data-data yang
akan dilaporkan.
Pada sistem pengolahan data siswa yang ada pada SMP N 2 Pakem
Yogyakarta selain mempunyai kelemahan juga mempunyai kelebihan yaitu:
“ Sistem dapat lebih menyesuaikan jika terjadi perubahan data secara mendadak
“
Salah satu upaya untuk mengatasi hal tersebut di atas adalah dengan
memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini yaitu
dengan membuat software aplikasi pengolahan data siswa. Kelebihan dari sistem
ini adalah:
1) Dengan adanya sistem baru yang diusulkan, pelayanan terhadap siswa dapat
ditingkatkan baik dari segi kualitas maupun kuantitas yang diharapkan akan
berdampak pada kenaikan jumlah pendaftar.
2) Kemampuan komputer mengolah data secara cepat dan tepat meningkatkan
efektifitas waktu.
Selain mempunyai kelebihan sistem ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI AKADEMIK juga mempunyai kelemahan diantaranya adalah:
“Tidak dapat secara cepat untuk menyesuaikan situasi jika terjadi
perubahan,”
5.2. Saran
Adapun saran yang dapat diberikan penulis adalah sebagai berikut:
1. Dengan mempertimbangkan pengolahan data siswa pada SMP yang
masih manual, maka sudah saatnya menggunakan sistem baru yang
terkomputerisasi dan efisien.
2. Dalam penerapan baru ini hal yang perlu diperhatikan adalah adanya
perawatan hardware dan software yang baik dan benar.
3. Untuk kelancaran proses pengolahan data diperlukan pelatihan personil
yang akan terlibat dalam sistem baru tersebut.
4. Kecepatan informasi sangat berpengaruh pada tingkat kerja pegawai
maupun rencana-rencana yang ada. Oleh karena itu, untuk menghadapi
hal-hal tersebut penulis member saran pada pihak SMP N 2 Pakem
Yogyakarta agar memperbaiki sistem pengolahan data siswa yang masih
belum optimal, menjadi sistem komputerisasi yang lebih optimal.
5. Penulis menyadari bahwa program yang dibuat belum sempurna apabila
sistem yang diusulkan belum bisa memenuhi kebutuhan maka hendaknya
instansi bisa mengembangkan.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif, 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta:
Penerbit ANDI
Arief, M. Rudyanto, 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-
SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit ANDI
Kurniadi, Adi, 2000. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6. Jakarta: PT Elex
Media Komputindo
Kusrini, 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta:
Penerbit ANDI