Post on 11-Mar-2019
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASISDATA
PERPUSTAKAAN PADA SEKOLAH SMA NEGERI 2
JAKARTA
Ingrid Bernadette
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Angga Priya Nugraha
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Ricky Wongso
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang sebuah sistem basisdata perpustakaan
yang dapat mendukung proses peminjaman, pengembalian dan pendataan. Metode
penelitian yang digunakan adalah metode analisis dengan melakukan wawancara
terhadap petugas perpustakaan, studi kepustakaan, serta analisis transaksi, dan metode
perancangan dengan menggunakan database lifecycle. Dari analisis yang dilakukan,
perpustakaan SMA Negeri 2 Jakarta masih menggunakan sistem yang bersifat
konvensional sehingga proses – proses transaksi yang dilakukan tidak berjalan dengan
efektif dan maksimal. Hasil yang dicapai adalah terciptanya sistem basisdata
perpustakaan yang mampu memudahkan pekerjaan staff perpustakaan dalam mengolah
data perpustakaan dan melakukan proses – proses transaksi dengan lebih efektif.
Simpulan yang dapat diambil adalah dengan adanya sistem basisdata perpustakaan ini,
informasi mengenai data – data perpustakaan pun semakin mudah untuk diakses.
1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi saat ini terutama di bidang informasi telah
berkembang dengan sangat pesat. Hal tersebut dapat dilihat dari banyaknya
pekerjaan yang dahulunya dikerjakan secara manual, sekarang dikerjakan lebih
praktis menggunakan teknologi. Dunia perpustakaan pun tidak luput dari
perkembangan teknologi. Data – data perpustakaan yang mulai banyak dan
kompleks membuat perpustakaan saat ini membutuhkan bantuan teknologi untuk
melakukan proses – proses yang ada di dalamnya.
Perpustakaan akan berkembang dengan baik apabila menggunakan sistem
teknologi yang mengikuti perkembangan jaman. Apabila perpustakaan masih
menggunakan sistem manual maka akan tertinggal seiring dengan berjalannya
waktu. Dengan menggunakan sistem yang lebih terkomputerisasi maka data – data
perpustakaan akan lebih terorganisir dan dapat membantu pengguna dalam
melakukan pengolahan data dan akses data.
Perpustakaan SMA Negeri 2 Jakarta pada saat ini masih menggunakan
sistem manual dalam proses pendataan, dan transaksi peminjaman maupun
pengembalian, dimana peminjam harus mengisi buku kehadiran yang telah
disediakan, lalu mencari buku yang ingin dipinjam. Setelah itu buku yang ingin
dipinjam diberikan kepada petugas perpustakaan untuk dicatat data buku yang
dipinjam tersebut ke dalam kartu perpustakaan yang dimiliki oleh setiap anggota
perpustakaan.
Permasalahan yang ada pada perpustakaan SMA Negeri 2 Jakarta saat ini
antara lain :
1. Pendaftaran anggota masih manual
2. Pendataan buku masih manual
3. Pencarian data tidak efisien
4. Pendataan tidak secara up-to-date
Untuk mengatasi masalah tersebut, maka dibutuhkan sebuah sistem
database yang dapat terintegrasi dengan baik dan memliki tampilan antarmuka
yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan aplikasi tersebut.
2. Metodologi
Metode yang digunakan antara lain :
1. Metode analisis
a) Wawancara
Melakukan wawancara dengan petugas perpustakaan untuk
mengetahui sistem seperti apa yang diinginkan dan data apa saja
yang perlu dimasukkan ke dalam aplikasi.
b) Studi Kepustakaan
Mencari informasi melalui internet dan buku – buku referensi yang
bisa dijadikan panduan dalam penyusunan skripsi ini.
c) Analisis transaksi
Menganalisa transaksi – transaksi yang dibutuhkan dalam rancangan
sistem database.
2. Metode Perancangan
Metode perancangan ini menggunakan database lifecycle (Connolly,
2010, p.322-324) :
a) Perancangan database yang berdasarkan tahapan perancangan
database yang terdiri dari 3 tahap :
• Perancangan database konseptual
• Perancangan database logikal
• Perancangan database fisikal
b) Perancangan interface :
• Input/form
• Output/report
3. Menyusun :
a) DFD
Untuk mengetahui kebutuhan informasi
b) Diagram Proses Flow
Untuk mengetahui proses yang ada dan siapa yang bertanggung
jawab mengerjakan proses tersebut
3. Perancangan
Pada perancangan database yang kami lakukan, dihasilkan ERD sebagai berikut:
Gambar 1 : ERD
4. Implementasi
Berikut ini beberapa tampilan dari aplikasi yang telah kami buat
Gambar 4.36 Layar Login
Pada layar ini user diminta untuk mengisi username dan password.
Layar ini berfungsi untuk membatasi akses user ke basisdata sesuai dengan hak
akses yang dimiliki. Jika user mengklik tombol ‘Login’, maka akan dilakukan
validasi untuk mengecek apakah uername dan password sudah sesuai dengan
basisdata atau tidak. Jika sesuai maka akan masuk ke layar Main Screen. Tombol
‘ ’ digunakan untuk keluar dari aplikasi perpustakaan.exe.
Gambar 4.37 Layar Main Screen
Layar Main Screen adalah layar parent dari layar-layar yang lain. Pada
layar Main Screen ini terdapat menu Logout, menu Profil berisi sub menu (Lihat
Profil dan Ubah Profil, menu staff berisi sub menu (Lihat Staff dan Ubah Staff),
menu Anggota berisi sub menu (Lihat Anggota dan Tambah Anggota, menu
Buku berisi sub menu (Lihat Buku dan Tambah Buku), menu Peminjaman, menu
Pengembalian, menu Histori, dan menu Laporan dengan sub menu (Laporan
Peminjaman, Laporan Pengembalian, dan Laporan Denda).
Gambar 4.38 Layar Ubah Password (Anggota)
Jika pada layar Main Screen user menekan Profil makan akan
ditampilkan menu ‘Change Password’. Klik ‘Ganti Password’ dan user harus
memasukkan password lama, password baru dan ketik ulang password baru
untuk konfirmasi. Tekan tombol Ubah untuk melakukan perubahan password
dan kembali ke layar Utama. Tekan tombol Keluar untuk kembali ke Main
Screen tanpa melakukan perubahan password.
Gambar 4.39 Layar Tambah Anggota
Pada layar ini user dapat menambahkan anggota baru ke dalam
basisdata. Untuk menambah anggota, user bisa mengisi textbox-textbox yang
disediakan dengan data anggota yang ingin di-input dan menekan tombol
Anggota-Tambah Anggota. Jika data semua sudah diisi maka user bisa mengklik
tombol ‘Simpan’ untuk menyimpan dalam basisdata, jika semua data sudah
sesuai dengan kriteria. Dan tombol ‘Kembali’ untuk kembali ke Main Screen
tanpa melakukan perubahan di registrasi anggota.
Gambar 4.40 Layar Edit Profile (Anggota)
Pada layar ini user dapat menambah,dan mengubah informasi data
Anggota (No Induk Anggota, Nama, Alamat, No Telp, Gender , Jabatan, Tanggal
Lahir).
Untuk menambah data Anggota, user bisa mengisi textbox-textbox yang
disediakan dengan data Anggota yang ingin di-input, user terlebih dahulu login
menggunakan username dan password anggota kemudian setelah login tekan
tombol Anggota kemudian Edit Profile. Untuk mengubah data seorang anggota,
user harus memilih anggota yang diingkan. Setelah melakukan perubahan data
anggota yang diinginkan user harus mengklik tombol “Simpan” dan textbox-
textbox yang disediakan sudah diisi dengan validasi yang sesuai dengan
ketentuan.
Gambar 4.41 Layar Histori (Anggota)
Halaman ini dapat dimunculkan dengan mengklik menu Histori. Layar ini
berfungsi untuk menampilkan status histori peminjaman dan pengembalian
Anggota.
Gambar 4.42 Layar Edit Profile (Staff)
Halaman Edit Profile dapat dimunculkan dengan cara memilih menu
Profil > Edit Profil, lalu akan muncul tampilan Edit Profile seperti gambar diatas
ini, didalam menu Edit Profile ini user dapat memasukkan, dan memperbaharui
data-data Staff seperti No.Induk Pegawai, Nama, Alamat, Gender,
No.Telp,Tanggal Lahir, Password dan me-retype kembali password yang telah
diinput. Tombol Simpan untuk menyimpan data-data yang telah diinput, ,Tombol
Kembali untuk kembali ke main screen.
Gambar 4.43 Layar Lihat Buku (Staff)
Halaman Lihat Buku dapat ditampilkan dengan cara memilih menu Buku
> Lihat Buku, lalu akan muncul tampilan Lihat Buku seperti gambar diatas ini,
didalam menu Lihat Buku ini user hanya dapat melihat daftar-daftar buku dan
dapat mencari buku berdasarkan judul, nama pengarang atau nomor induk.
Gambar 4.44 Layar Lihat Buku (Anggota)
Halaman Lihat Buku dapat ditampilkan dengan cara memilih menu Buku
> Lihat Buku, lalu akan muncul tampilan Lihat Buku seperti gambar diatas ini,
didalam menu Lihat Buku ini user hanya dapat melihat daftar-daftar buku dan
dapat mencari buku berdasarkan judul, nama pengarang atau nomor induk.
Gambar 4.45 Layar Lihat Anggota (Anggota)
Halaman ini dapat dapat ditampilkan dengan cara login menggunakan
username dan password anggota.
Jika pada layar main screen user menekan menu peminjaman maka akan
ditampilkan layar paminjaman.
Gambar 4.46 Layar Peminjaman Buku (Staff)
Layar ini berfungsi saat user ingin melakukan peminjaman buku. Kode
peminjaman dan NIP akan terisi secara otomatis ketika login. User diharuskan
untuk mengisi no induk buku, judul buku, dan jumlah buku yang ingin dipinjam,
serta. Tanggal kembali akan secara otomatis terisi sesuai dengan tanggal yang
tertera pada desktop komputer, dan deadline pengembalian akan otomatis dibuat
dengan jangka waktu satu minggu dari tanggal peminjaman.
Gambar 4.47 Layar Peminjaman Buku (Anggota)
Layar ini berfungsi saat anggota perpustakaan ingin melakukan
peminjaman buku.
Kode peminjaman dan Kode Anggota akan terisi secara otomatis ketika
login. User diharuskan untuk mengisi no induk buku, judul buku, dan jumlah
buku yang ingin dipinjam, serta Tanggal kembali akan secara otomatis terisi
sesuai dengan tanggal yang tertera pada desktop komputer, dan deadline
pengembalian akan otomatis dibuat dengan jangka waktu satu minggu dari
tanggal peminjaman.
Jika pada layar Pengembalian, user menekan menu Pengembalian, maka
akan ditampilkan layar Pengembalian Buku.
Gambar 4.48 Layar Pengembalian Buku
Layar ini berfungsi untuk menampilkan data buku-buku yang sudah
dipinjam oleh staff. Kode pengembalian sudah terisi secara otomatis. User hanya
perlu mengklik tombol “kembalikan” dan klik tombol “Ganti” apabila buku
rusak/hilang.
Jika tombol Kembalikan di klik makan akan muncul layar seperti di
bawah ini :
Gambar 4.49 Layar Kembalikan Buku
Layar ini berfungsi untuk menampilkan keterangan rinci mengenai
transaksi pengembalian buku yang telah di pilih untuk di kembalikan.
Gambar 4.50 Layar Tambah Buku
Tampilan layar Tambah Buku dapat dimunculkan dengan cara memilih
Buku > Tambah Buku. Dalam menu Tambah Buku ini digunakan untuk
meregistrasi buku yang baru masuk ke perpustakaan. Untuk meregistrasi buku
baru user harus memasukkan data-data yang dibutuhkan, yaitu No.Induk Buku,
Judul, Pengarang, ISBN, Tahun Terbit, Sinopsis, Penerbit dan Stok.
5. Simpulan
Simpulan yang dapat diambil dari perancangan sistem basisdata
perpustakaan yang telah dijalankan adalah sebagai berikut :
• Basisdata mampu menyimpan dan mengolah data-data yang dibutuhkan
• Data dapat mudah diakses, diolah dan dimanipulasi menjadi informasi melalui
aplikasi yang telah dibuat
• Sistem aplikasi yang telah dibuat lebih memudahkan pekerjaan staff
perpustakaan
Daftar Pustaka
Connolly T., & Begg C. (2005). Database System A Practical Approach to Design,
Implementation, and Management. (4th edition). New York : Pearson.
Connolly T., & Begg C. (2010). Database System A Practical Approach to Design,
Implementation, and Management. (5th edition). New York : Pearson.
Date C.J. (2000). An Introduction to Database System. (7th edition). New York: Addison
Wesley.
Dulaney E.A. (2000). Visual Basic 6.0 Brief Course. New York : McGraw-Hill.
Gelogo, Yvette. E. & Sunguk Lee. International Journal of Future Generation
Communication and Networking: Database Management System as a Cloud
Service. Vol. 5, No. 2 Tahun 2012. PP 71-76.
Hellerstein, Joseph. M., Michael Stonebraker and James Hamilton. Foundations and
Trends in Database: Architecture of a Database System. Vol. 1, No.2 Tahun
2007. PP. 142-253.
Indrajani. (2011). Bedah Kilat 1 Jam Pengantar dan Sistem Basis Data. Jakarta : Elex
Media Komputindo.
Ruiz, Anabel Natalia, Calixto Maldonado and Cesar Ignacio Martinez Spessot. JCS&T:
Development of a Relational Database Management System. Vol. 3, No. 2 Tahun
2003. PP. 33-37.
Shneiderman B., & Plaisant C. (2005). Designing the User Interface. (4th edition). New
York : Pearson.
Whitten J.L., Bentley Y., Lonnie D., Dittman K.C. (2004). Systems Analysis And Design
Methods. (6th edition). New York : McGraw-Hill.