Post on 10-Dec-2015
description
BAHAN AJARPENYUSUNAN PROSEDUR MUTU
ISO 9001 : 2008
Disampaikan pada:
Diklat Pemanduan Penyusunan Dokumen Mutu ISO SMK
PUSAT PENGEMBANGAN DAN PENBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN SENI
DAN BUDAYA
TAHUN 2012
KATA PENGANTAR
Direktorat Pembinaan SMK terus berupaya untuk meningkatkan
kinerja Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dengan berbagai macam
program dan kegiatan semenjak beberapa tahun terakhir. Salah satu
program yang dikembangkan adalah pendampingan penyusunan
dokumen mutu SMM SNI ISO 9001:2008. Dalam rangka kerjasama
dengan Direktorat Pembinaan SMK dalam penyusunan dan persiapan
penerapan sistem manajemen mutu SNI ISO 9001-2008, PPPPTK Seni
dan Budaya mengembangkan beberapa bahan ajar yang digunakan
sebagai acuan dalam pelaksanaan pendampingan.
Bahan ajar “Penyusunan Prosedur Mutu” berisi mengenai
pengertian dokumen, dokumen mutu, identifikasi dokumen mutu dan
pengendalian dokumen mutu ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 serta
dilengkapi dengan langkah-langkah penerapannya. Diharapkan
dengan adanya bahan ajar ini, semua pihak yang berkepentingan
dapat berpartisipasi secara optimal dan pelaksanaan pelatihan bisa
berlangsung lancar sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai.
Yogyakarta, 12 Oktober
2012
Kepala PPPPTK Seni dan
Budaya
Drs. Sardi, M.Pd
NIP 195404071985031001
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 1 dari 58 Halaman
DAFTAR ISI
Hal
Kata
Pengantar ....................................................................................
......
1
Daftar
Isi ................................................................................................
.....
2
Daftar
Tabel ...........................................................................................
....
3
Daftar
Gambar .......................................................................................
....
4
Glossarium ..................................................................................
...............
5
Tujuan
Pembelajaran ..............................................................................
.
7
BAB I. Pendahuluan .................................................................
............
8
A. Pengertian
Prosedur ............................................................
B. Prinsip Penyusunan
Prosedur .............................................
C. Prosedur Wajib menurut ISO
9001:2008 ..........................
8
9
10
BAB II. Penyusunan
Prosedur ..............................................................
12
A. Cara Penyusunan
Prosedur ................................................
12
16
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 2 dari 58 Halaman
B. Sistematika Penulisan
Prosedur ........................................
BAB III. Contoh Prosedur Wajib Menurut ISO
9001:2008....................
17
A. Prosedur Pengendalian
Dokumen......................................
B. Prosedur Pengendalian
Rekaman ......................................
C. Prosedur Internal
Audit .......................................................
D. Prosedur Pengendalian Produk Tidak
Sesuai ...................
E. Prosedur Tindakan
Perbaikan ............................................
F. Prosedur Tindakan
Pencegahan ........................................
19
31
36
42
46
51
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 3 dari 58 Halaman
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 : Simbol pembuatan bagan alir
Tabel 3.1 : Contoh lembar pengesahan prosedur pengendalian
dokumen
Tabel 3.2 : Contoh status revisi prosedur pengendalian dokumen
Tabel 3.3 : Contoh lembar pengesahan prosedur pengendalian
rekaman
Tabel 3.4 : Contoh status revisi prosedur pengendalian rekaman
Tabel 3.5 : Contoh lembar pengesahan prosedur internal audit
Tabel 3.6 : Contoh status revisi prosedur internal audit
Tabel 3.7 : Contoh lembar pengesahan prosedur pengendalian produk
tidak sesuai
Tabel 3.8 : Contoh status revisi prosedur pengendalian produk tidak
sesuai
Tabel 3.9 : Contoh lembar pengesahan prosedur tindakan perbaikan
Tabel 3.10 : Contoh status revisi prosedur tindakan perbaikan
Tabel 3.11 : Contoh lembar pengesahan prosedur tindakan
pencegahan
Tabel 3.12 : Contoh status revisi prosedur tindakan pencegahan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 4 dari 58 Halaman
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 : Diagram alir penyusunan prosedur
Gambar 3.1 : Diagram alir prosedur pengendalian dokumen
Gambar 3.2 : Diagram alir prosedur pengendalian rekaman
Gambar 3.3 : Diagram alir prosedur internal audit
Gambar 3.4 : Diagram alir prosedur pengendalian produk tidak sesuai
Gambar 3.5 : Diagram alir prosedur tindakan perbaikan
Gambar 3.6 : Diagram alir prosedur tindakan pencegahan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 5 dari 58 Halaman
GLOSARIUM
Mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik yang
inheren dalam memenuhi persyaratan
Persyaratan adalah kebutuhan atau harapan yang dinyatakan,
biasanya tersirat atau wajib Kepuasan pelanggan adalah
persepsi pelanggan tentang derajat telah dipenuhinya
persyaratan pelanggan
Kompeten adalah kemampuan yang dapat ditunjukkan untuk
menerapkan pengetahuan dan keterampilan
Sistem adalah kumpulan unsur-unsur yang saling terkait atau
interaksi
Sistem manajemen adalah sistem untuk menetapkan kebijakan
dan sasaran serta untuk mencapai sasaran itu
Sistem manajemen mutu adalah sistem manajemen untuk
mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu
Kebijakan mutu adalah maksud dan arahan secara menyeluruh
sebuah organisasi yang terkait dengan mutu seperti yang
dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak
Sasaran mutu adalah sesuatu yang dicari, atau dituju, berkaitan
dengan mutu manajemen
Pimpinan puncak adalah orang atau kelompok orang yang
mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkat
tertinggi
Perencanaan mutu adalah bagian dari manajemen mutu yang
difokuskan ke penetapan sasaran mutu dan merincikan proses
operasional dan sumber daya terkait yang diperlukan untuk
memenuhi sasaran mutu
Perbaikan berkesinambungan adalah kegiatan berulang untuk
meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan
Pelanggan adalah organisasi atau orang yang menerima
produk
Pemasok adalah organisasi atau orang yang menyediakan
produk
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 6 dari 58 Halaman
Pihak berkepentingan adalah orang atau kelompok yang
memiliki kepentingan pada kinerja atau keberhasilan organisasi
Proses adalah kumpulan kegiatan saling terkait atau berinteraksi
yang mengubah masukan menjadikeluaran
Produk adalah hasil suatu proses
Prosedur adalah cara tertentu untuk melaksanakan suatu
kegiatan atau proses
Mampu telusur adalah kemampuan untuk menelusur riwayat,
aplikasi atau lokasi sesuatu yang sedang dipertimbangkan
Kesesuaian (conformity) adalah dipenuhinya suatu
persyaratan
Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan
Cacat adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan berkaitan
dengan pemakaian yang dimaksudkan atau ditentukan
Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial
lain yang tidak dikehendaki
Tindakan korektif tindakan menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak
dikehendaki.
Koreksi adalah tindakan menghilangkan ketidaksesuaian yang
ditemukan
Perbaikan adalah tindakan pada produk yang tidak sesuai untuk
menjadikannya sesuai dengan pemakaian yang dimaksudkan
Konsesi adalah izin memakai atau melepas produk yang tidak
memenuhi persyaratan (3.1.2) yang ditentukan
Manual (Pedoman) mutu adalah dokumen (3.7.2) yang
merincikan sistem manajemen
Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai
atau memberi bukti pelaksanaan kegiatan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 7 dari 58 Halaman
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Tujuan Pembelajaran Umum
Peserta mampu menyusun prosedur mutu untuk memenuhi
persyaratan SNI ISO 9001:2008.
2. Tujuan Pembelajaran khusus
a. Peserta mampu menyusun prosedur pengendalian dokumen
b. Peserta mampu menyusun prosedur pengendalian rekaman
c. Peserta mampu menyusun prosedur audit internal
d. Peserta mampu menyusun prosedur pengendalian produk
tidak sesuai
e. Peserta mampu menyusun prosedur tindakan perbaikan
f. Peserta mampu menyusun prosedur tindakan pencegahan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 8 dari 58 Halaman
BAB I
PENDAHULUAN
A. Pengertian Prosedur
Apa yang dimaksud dengan Prosedur Mutu? Prosedur adalah
pernyataan tentang apa yang akan dilakukan, kapan akan
dilakukan, dan oleh siapa. Prosedur ini adalah satu set instruksi
dan maksud bahwa siapa pun di lembaga dapat mengikuti.
Prosedur ini merupakan cara tertentu untuk melaksanakan proses,
satu set yang jelas, petunjuk bahwa staf dapat merujuk untuk
membantu memahami dan melakukan pekerjaan sehari-hari
mereka dengan cara yang efisien dan berulang.
ISO 9001 mengatakan bahwa hanya persyaratan tertentu dalam
sistem manajemen mutu harus memiliki prosedur terdokumentasi,
persyaratan prosedur lain tergantung pada ukuran dan
kompleksitas proses dan sistem secara keseluruhan serta
kompetensi staf.
Salah satu dokumen pada Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO
9001:2008 bernama Prosedur, yaitu dokumen yang berisi
informasi tentang proses operasional yang harus dijalankan untuk
menyelesaikan suatu kegiatan secara taat asas. Bersifat lintas
fungsi, melibatkan lebih dari satu bagian /unit kerja.
Dalam konteks ISO 9001 prosedur diperlukan bila :
1. Dipersyaratkan oleh standar
2. Suatu proses akan berpengaruh secara signifikan terhadap
mutu dan kepuasan pelanggan
3. Suatu proses berpotensi menimbulkan masalah.
Sedemikian pentingnya prosedur pada SMM, menjadikan prosedur
harus dikendalikan. Pengendalian adalah menjaga proses agar
dapat mencapai tujuan yang ditetapkan dengan mencegah
terjadinya penyimpangan dan bila terjadi penyimpangan maka
harus dilakukan tindakan koreksi. Jadi tujuan penyusunan prosedur
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 9 dari 58 Halaman
adalah memastikan proses berjalan secara terkendali dan sistem
pengendaliannya dijalankan secara konsisten.
B.Prinsip Penulisan Prosedur
Baik tidaknya suatu prosedur tidak dinilai dari tebal tipisnya, atau
sedikit banyaknya halaman, melainkan dari manfat dan efektivitas
penggunaannya. Prosedur yang sarat narasi selain sulit dipahami
juga akan membuat penggunanya tidak tertarik untuk menelaah
isinya. Prosedur yang tidak digunakan mengindikasikan bahwa
prosedur tersebut tidak praktis.
Prosedur yang baik adalah yang singkat, padat dan jelas serta
memuat peta pengendalian di dalamnya yang menjelaskan
bagaimana suatu proses seharusnya dijalankan agar hasilnya bisa
efektif secara konsisten.
Agar suatu prosedur memiliki daya tarik maka pembuatanya perlu
memperhatikan prinsif-prinsif komunikasi. Komunikasi adalah
masalah siapa, menyampaikan apa, kepada siapa, menggunakan
media apa. Untuk itu Prosedur harus menjelaskan :
1. Apa yang harus dikerjakan,
2. Bagaimana mengerjakannya
3. Siapa yang harus mengerjakan
4. Kapan harus dikerjakan
5. Dimana mengerjakannya
Ikhtisar :
Agar suatu prosedur memiliki daya tarik maka pembuatannya
perlu memperhatikan prinsif-prinsif komunikasi
C.Prosedur-Prosedur Wajib
Dari persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dapat
diketahui bahwa apabila ada pernyataan harus ada prosedur
terdokumentasi, maka prosedur tersebut wajib dibuat oleh lembaga
yang akan menerapkan ISO 9001. Dari persyaratan ISO 9001:2008
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 10 dari 58
Halaman
didapatkan enam prosedur yang wajib dibuat, didokumentasikan,
diterapkan dan dipelihara. Keenam Prosedur tersebut adalah :
1. Prosedur Pengendalian Dokumen (klausul 4.2.3)
Sebuah prosedur tertulis untuk mengontrol persetujuan dan
persetujuan kembali dari prosedur sebelum diterbitkan serta
memastikan bahwa status revisi saat ini akan ditampilkan. Untuk
memastikan bahwa dokumen yang dibaca dan versi saat ini
tersedia pada saat penggunaan. Selain itu juga memastikan
bahwa dokumen yang kadaluarsa dikendalikan dan dokumen dari
pihak eksternal seperti pelanggan juga terkendali
2. Prosedur Pengendalian Rekaman/Catatan (klausul 4.2.4)
Sebuah prosedur untuk mengendalikan identifikasi, penyimpanan,
perlindungan, pengambilan, retensi dan pemusanahan
catatan/rekaman
3. Prosedur Audit Internal (klausul 8.2.2)
Suatu prosedur untuk menentukan program audit yang
direncanakan untuk memastikan bahwa proses lembaga
memenuhi kedua persyaratan ISO 9001 dan kebutuhan
perundangan. Juga untuk pelaporan, tindak lanjut dan
catatan/rekaman dari audit tersebut.
4. Pengendalian Produk Tidak Sesuai (klausul 8.3)
Sebuah prosedur untuk memastikan bahwa produk yang tidak
sesuai tidak digunakan dan diambil tindakan.
5. Prosedur Tindakan Koreksi/Perbaikan (klausul 8.5.2)
Sebuah prosedur tertulis untuk memastikan bahwa akar penyebab
dari masalah diidentifikasi dan tindakan yang diambil untuk
memperbaikinya, tindakan harus diverifikasi untuk memastikan
efektivitasnya.
6. Prosedur Tindakan Pencegahan (klausul 8.5.3)
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 11 dari 58
Halaman
Sebuah prosedur tertulis serupa dengan tindakan korektif tetapi
organisasi harus mengambil langkah-langkah untuk
mengidentifikasi masalah POTENSI dan menghilangkan potensi
kegagalan sebelum masalah terjadi.
Kebutuhan prosedur diluar dari yang telah diwajibkan setiap
organisasi tidak sama. Hal ini disebabkan adanya perbedaan tingkat
kerumitan proses-proses dan hubungan interaksi satu sama lain serta
besar-kecilnya organisasi.
Ikhtisar:
Prosedur adafah informasi tentang proses operasional yang
harus dijalankan untuk menyelesaikan suatu kegiatan secara
taat asas. Bersifat lintas fungsi, melibatkan lebih dari satu
bagian.
Tujuan pembuatan prosedur adalah memastikan proses
berjalan secara terkendali
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 12 dari 58
Halaman
BAB II
PENYUSUNAN PROSEDUR
A.Cara Penyusunan Prosedur
1. Identifikasi proses
Untuk mempermudahkan pembuatan Prosedur, sebaiknya buat
lebih dahulu diagram alir dari prosedur tersebut, untuk
membuatnya ikuti diagram alir berikut ini :
Gambar 2.1 : Diagram alir penyusunan prosedur
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 13 dari 58
Halaman
Tentukan nama Prosedur wajib mana
akan dibuat
Fahami isi klausul dari prosedur yang akan dibuat
Identifikasi persyaratan yang diminta dalam klausul
Rumuskan proses-proses yang harus ada
Susun diagram alir dari proses awal s.d proses akhir
2. Cara penulisan
Prosedur ditulis untuk kalangan luas. Oleh karena itu harus
diusahakan penulisannya mudah dimengerti. Untuk membuat
posedur di bawah ini terdapat pedoman penulisannya :
o Gunakan kata-kata yang sederhana. Perkataan sehari-hari
lebih baik dari pada menggunakara kata yang baku, tetapi
banyak orang yang tidak mengerti.
o Hindarkan pemakaian kata atau susunan kalimat yang
bermakna ganda (multi tafsir)
o Susunan kalimat singkat dan jelas. Hindarkan kalimat yang
terlalu panjang. e Format huruf (cetak tebal, cetak miring,
bergaris bawah atau pemilihan bentuk huruf tertentu) dapat
memberikan tekanan pada pengertian yang perlu
diperhatikan.
o Sistem penomoran proseuur dapat dilakukan sesuai dengan
kelaziman organisasi
Jika memisahkan prosedur dan instruksi kerja, prosedur sendiri bisa
sangat sederhana, prosedur bisa hanya harus berisi jumlah yang
tepat dari informasi bagi orang yang melakukan pekerjaan yang harus
dilakukan secara efisien dan dengan cara yang terbaik. Bagi orang
yang berkualitas tinggi, terlatih, berpengalaman, atau proses yang
sangat sederhana dan jelas maka mungkin tidak ada kebutuhan
untuk prosedur sama sekali.
3. Identifikasi
Setiap Prosedur harus dilengkapi dengan identifikasi antara lain:
1. Logo sekolah dan nama XXXXXXXXXX
2. Judul Prosedur
3. Nomor Prosedur
4. Nomor Revisi Prosedur
5. Tanggal Penerbitan Prosedur
6. Nomor dan Jumlah Halaman Prosedur
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 14 dari 58
Halaman
7. Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header disetiap
halaman
Contoh Ident i f i kas i :
Logo Sekolah
Nama Sekolah
Disusun Oleh :
Nomor : ...........
Nama Prosedur
Edisi : ...........Revisi : ............Berlaku sejak : ............
Halaman : ... dari .... HalamanSemboyan
4. SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR DOKUMEN (DOCUMENT FLOWCHART)
Tabel 2.1 : Simbol pembuatan bagan alir
Simbol Keterangan
Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan di tengah simbol. Contoh dokumen yang digambarkan dengan simbol ini adalah: faktur penjualan, surat order pembelian, cek, bukti memorial, bukti kas keluar (voucher), surat permintaan dan pengeluaran barang gudang, faktur dari pemasok, dan bukti kas masuk. Bagan alir harus menunjukkan dengan jelas dari mana suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana (sistem lain) dokumen keluar dari sistem.
Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 15 dari 58
Halaman
Berbagai dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket. Nama dokumen dituliskan di dalam masing-masing simbol dan nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan. Simbol dalam contoh tersebut menggambarkan faktur penjualan lembar ke-3 dilampiri dengan surat order penjualan lembar ke-1 dan surat muat.
Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatar akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akun-tansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatan akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini adalah: jurnal, buku pembantu, dar buku besar.Penghubung pada halaman yang sama. (on-page connector). Dalam menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan memperhatikan nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung pada halaman yang sama, dapat diketahui aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang digambarkan dalam bagan alirAkhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut
Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut.
Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector). Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung menunjukkan bagaimana bagan, alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 16 dari 58
Halaman
Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa dan berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan di dalam simbol ini
Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti aimari arsip dan kotak arsip. Terdapat dua tipe arsip dokumen: arsip sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adatah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut ini:
A = menurut abjad
N = menurut nomor urut
T = kronologis, menurut tanggal
Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan
On-line computer process. Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.
Keying (typing, verifying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.
Pita magnetik (magnetic tape). Simbol ini menggambarkan arsvc komputer yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip ditulis di dalam simbo
On-line storage. Simbol ini menggambarkan arsip komputer ya berbentuk on-line (di dalam memory komputer).
Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis di dalam symbol
Garis alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah ke bawah clan ke kanan. Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dicantumkan.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 17 dari 58
Halaman
Ya
Tidak
Persimpangan garis alir. Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan ke dua garis tersebut.
Pertemuan garis alir. Simbol ini digunakan pka dua garis alir bertemu clan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya
Mulai/berakhir (terminal). Simbul ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu system yang digambarkan
Keterangan/komentar. Simbol ini dipakai untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
B.Sistematika Penyusunan Prosedur
Prosedur tidak mempunyai bentuk tertentu ada banyak cara,
bentuk, yang banya digunakan adalah metode 6 bagian dengan
urutan sebagai berikut :
1. Diagram Alir
memperlihatkan bagaimana suatu proses harus dijalankan
malai dari awal sampai akhir.
2. Tujuan
Isi dari “Tujuan” Prosedur adalah menjelaskan atau
menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari
obyek yang akan dibuat prosedurnya dan pertanyaan yang
diperlukan untuk menjawab tujuan dari prosedur dan instruksi
kerja adalah “mengapa” dokumen ini diperlukan.Tanggung
jawab memuat pihak-pihak yang bertanggung jawab dan
berwenang dari setiap proses yang ada dalam prosedur
3. Ruang Lingkup
Isi dari “Ruang Lingkup” Prosedur adalah menjelaskan ruang
gerak dari prosedur yang akan dilaksanakan, dan pertanyaan
yang diperlukan untuk menjawab isi pada Ruang Lingkup ini
adalah:
dimanakah prosedur ini diberlakukan,
siapakah yang akan menggunakan,
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 18 dari 58
Halaman
apakah ada keterkaitan dengan Bidang lainnya
(interface).
4. Definisi
Isi dari “Definisi” adalah penjelasan kalimat didalam prosedur
yang tidak dimengerti atau istilah yang tidak lazim atau
mempunyai arti khusus atau istilah bahasa asing yang sulit
dimengerti Prosedur
isi prosedur yang sebenarnya mengenai tindakan-tindakan
personil dan daerah kerja suatu aktifitas (what, who, when,
where)
5. Referensi
Referensi Prosedur adalah daftar pustaka yang digunakan atau
berkaitan dengan penyusunan Prosedur tersebut seperti:
spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang diacu oleh
manajemen
6. Prosedur
Isi dari Prosedur dan Instruksi Kerja adalah penjelasan langkah-
langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan untuk mencapai
atau menyelesaikan apa yang telah ditulis pada tujuan Prosedur
dan Instruksi Kerja tersebut
7. Lampiran-lampiran :
Lampiran dari Prosedur dan Dokumen Terkait dari Instruksi
Kerja bila diperlukan untuk memperkuat prosedur dan instruksi
kerja.
Lampiran dapat berupa :
Keterangan-keterangan yang diperlukan,
Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk menjelaskan
Prosedur dan Instruksi Kerja,
Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang
disyaratkan oleh Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut..
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 19 dari 58
Halaman
BAB III
CONTOH PROSEDUR WAJIB
A. Prosedur Pengendalian Dokumen
Di bawah ini diberikan contoh prosedur pengendalian
dokumen
1. Lembar pengesahan
Tabel 3.1 : Contoh lembar pengesahan
NAMA JABATANTANDA
TANGANTANGG
ALDISUSUN
DIPERIKSA/Diverifikasi
Wakil Manajemen
Mutu (WMM)
DISAHKANKEPALASekolah
2. Status Revisi
Tabel 3.2 : Contoh status revisi
NoRevi
si
No.Halam
anBagian yang direvisi Disetujui
OlehTanggal
1 2 Tulis hasil revisinya WMM
Pengendali
Dokumen
----------------------------
---
Nama orang
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 20 dari 58
Halaman
3. Daftar Isi
Isi dari prosedur mutu pengendalian dokumen sebagai
berikut:
DAFTAR ISI
hal
Halaman Judul …………………………………………………
1
Status Revisi …………………………………………………….
2
Daftar Isi ………………………………………………………..
3
Dagram Alir ……………………………………………………..
4
1. Tujuan ………………………………………………………..
5
2. Ruang Lingkup ………………………………………………
5
3. Referensi ……………………………………………………...
5
4. Definisi ………………………………………………………..
5
5. Prosedur ………………………………………………………
6
6. Lampiran/Dokumentasi …………………………………….
14
4. Diagram alir
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 21 dari 58
Halaman
Diagram alir prosedur pengendalian Dokumen seperti
berikut:
Gambar 3.1 : Diagram alir prosedur pengendalian dokumen
5. Tujuan :
Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengelolaan dan
pengendalian Dokumen yang berhubungan dengan Sistem
Manajemen Mutu, sehingga dokumen-dokumen tersebut dapat
dikendalikan dengan baik sebelum dan setelah penerbitannya.
6. Ruang Lingkup :
Prosedur ini dipakai untuk semua Unit Kerja dan untuk semua
dokumen-dokumen Sistem Manajemen Mutu yang berasal dari
SMK.....
7. Referensi / Acuan :
• Dokumen SNI ISO 9001:2008
• Dokuemn SNI ISO 9000:2005
• Pedoman Mutu – Pengendalian Dokumen Klausal 4.2.3
8. Definisi :
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 22 dari 58
Halaman
Identifikasi Dokumen
Pemilihan Dokumen
Dokumen Dikendalik
an
Dokumen Tidak
Terkendali
Cap warna hijau
Cap warna merah
Dokumen Dibuat Terjilid/ dalam
ordnerDiberi Tanda
Daftar Dokumen
Master Dokumen
Adalah naskah dokumen asli dokumen lengkap dengan
tanda-tanda keabsahan, tetapi tanpa tanda cap
dikendalikan.
Dokumen Mutu
Meliputi Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan
Form atau formulir
Dokumen Terkendali
Dokumen yang telah diberi cap warna hijau dan apabila
terjadi perubahan terhadap dokumen maka WMM
berkewajiban memberikan revisi yang terbaru dan
memastikan dokumen lama telah ditarik.
Dokumen Tidak Terkendali
Adalah dokumen yang didistribusikan dengan tujuan
sebagai informasi dan apabila terjadi perubahan / revisi
terhadap dokumen WMM tidak berkewajiban untuk
memberikan revisi yang terbaru. Dokumen diberi cap warna
merah dan ditulis tidak terkendali.
9. Prosedur
9.1 Tanggung Jawab Pengendalian
Tanggung jawab untuk pemeriksaan dan pengendalian dokumen
serta wewenang untuk menyetujui dirincikan dalam Tabel
Pengendalian Dokumen sebagai berikut
9.2. Identifikasi Dokumen
9.2.1. Salinan Pedoman Mutu berstatus COPY TERKENDALI
diidentifikasikan dengan no.urut, garis miring (/), kode unit kerja
penerima, garis miring (/), huruf PM, garis miring (/), tahun terbit,
tanda sambung (-) dan bulan terbit.
Contoh : 04/WH/PM/12-05
04 : Nomor urut
WH : Waka Humas
PM : Pedoman Mutu
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 23 dari 58
Halaman
12 : Tahun terbit 2012
11 : Bulan terbit Nopember
9.2.2. Prosedur Operasi Standar diidentifikasikan dengan kode
huruf POS spasi, diikuti nomor yang terdiri atas digit awal dari
nomor Klausul Pedoman Mutu yang bersangkutan.
Contoh : POS 4.2.3 – PENGENDALIAN DOKUMEN.
POS : Menyatakan Prosedur Operasi Standar
4.2.3. : Nomor Prosedur berdasarkan nomor pada
Pedoman Mutu .
Judul : PENGENDALIAN DOKUMEN.
9.2.3. Instruksi Kerja diidentifikasikan dengan kode IK, spasi,
nomor POS yang bersangkutan, sebuah titik (.), unit kerja yang
menerbitkan, sebuah titik (.), dan nomor urut dan judul.
Contoh : IK 4.2.3. AGR.1 – METODE PENGENDALIAN REKAMAN
IK : Menyatakan Instruksi Kerja
4.2.3. : Berasal dari POS 4.2.3 –Pengendalian
Dokumen
AGR : Unit Kerja yang menerbitkan (Agronomi)
1 : Nomor urut
Judul : METODE PENGENDALIAN REKAMAN
9.2.4. Formulir diidentifikasikan dengan kode F, spasi diikuti
nomor POS yang bersangkutan, sebuah titik (.), unit kerja yang
menerbitkan, sebuah titik (.), nomor urut, dan judul.
Contoh : F 4.2.3. AGR.7 – DAFTAR FORMULIR.
F : Menyatakan Formulir
4.2.3. : Nomor POS yang bersangkutan
AGR : Unit Kerja yang menerbitkan (Agronomi)
7 : Nomor urut formulir dari POS dan Unit Kerja
terkait
Judul : DAFTAR FORMULIR
9.2.5. Dokumen Pendukung, diidentifikasikan sesuai nomor,
tanggal dan judulnya
9.2.6. Dokumen Luar / referensi diidentifikasikan menurut aturan
yang berlaku di SMK .....
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 24 dari 58
Halaman
9.3. Metode Pengendalian Dokumen
9.3.1. Status Terkendali
• Dokumen terkendali diberi stempel COPY TERKENDALI
berwarna hijau. Dokumen induk/master tidak distempel
karena digunakan sebagai copy master.
• Dokumen terkendali harus selalu dilakukan verivikasi dan
revisi apabila diperlukan perubahan, sedangkan dokumen
lama ditarik kembali untuk dimusnahkan.
• Dokumen yang tidak berlaku lagi tetapi perlu disimpan
sebagai referensi harus distempel dengan kode “
KADALUWARSA “
9.3.2. Status Edisi dan Revisi
• Edisi diberi kode huruf besar (A,B,C, dst). Edisi baru
membatalkan dan menggantikan semua edisi dan revisi
sebelumnya.
• Revisi diberi nomor angka (1,2,3,4 dst) dan tanggal sampai
ada edisi baru yang mencakup semua perubahan. Revisi
baru membatalkan revisi sebelumnya.
• Setiap halaman yang direvisi harus diidentifikasi dengan
kode edisi, nomor revisi, tanggal revisi, nomor halaman dan
jumlah halaman.
9.3.3. Prosedur Revisi
Usulan Revisi dokumen harus ditinjau dan kemudian harus
disahkan oleh pihak yang berwenang sesuai prosedur yang telah
ditetapkan. Nota perubahan / revisi (status dafatar revisi) harus
disimpan/dipelihara oleh WMM.
9.4. Pengendalian dan Pengesahan Dokumen
9.4.1. Pengendalian dan Pengesahan Pedoman Mutu.
• WMM bertanggung jawab atas penyusunan dan penerbitan
Pedoman Mutu sebelum diterbitkan berkas asli dan semua
salinan Pedoman Mutu hjarus diperiksa oleh WMM dan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 25 dari 58
Halaman
Disahkan oleh Kepala SMK ..... Revisi pada Pedoman Mutu
disahkan oleh Kepala SMK .... setelah ditinjau oleh WMM.
• Pengendalian Pedoman Mutu dilakukan oleh WMM dengan
menggunakan :
1). Lembar Pengendalian Dokumen “Pedoman Mutu”
Yang berisi kode edisi, revisi ke, klausul, nomor dan jumlah
halaman uraian revisi, disetujui dan tanggal revisi
2). Daftar Pemegang Salinan Terkendali Pedoman Mutu.
Memuat nomor urut, nomor salinan, unit kerja pemegang
salinan (copy) terkendali, kode bagian, nama dan tanda
tangan penerima dan tanggal terima. Semua salinan
Pedoman Mutu yang dibagikan kepada yang menerima dan
berkepentingan diberi cap COPY TERKENDALI dan nomor
sesuai dengan nomor yang tercantum pada Daftar
Pemegang Salinan Terkendali “Pedoman Mutu”
3). Nota Perubahan.
Usulan revisi Pedoman Mutu dapat diajukan oleh semua
anggota unit kerja, diperiksa oleh kepala unit kerja dan
WMM dan harus disetujui oleh Kasek. Setelah revisi
disetujui oleh Kasek, revisi Pedoman Mutu dilakukan oleh
WMM.
Berkas Pedoman Mutu yang asli disimpan oleh WMM
(sebagai copy master).
Pedoman Mutu atau bagian Pedoman Mutu yang sudah
kadaluwarsa harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan
untuk dimusnahkan.
Apabila salinan Pedoman Mutu yang telah kadaluwarsa akan
disimpan, maka salinan tersebut dicap ‘KADALUWARSA” berwarna
merah.
9.4.2. Pengendalian dan Pengesahan Prosedur Operasi Standar
(POS)
• Penyusunan POS dilakukan melalui koordinasi antara WMM
dengan Perwakilan Unit Kerja.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 26 dari 58
Halaman
• Berkas POS yang asli dan revisinya disahkan oleh WMM.
• Pengendalian POS dilakukan oleh WMM dan didelegasikan
kepada Kepala Unit Kerja sesuai dengan bidangnya dan
yang menggunakan.
1). Daftar POS yang berisi nomor identifikasi, Judul POS,
jumlah
halaman, kode terbitan, nomor revisi dan tanggal revisi.
2). Lembar Pengendalian POS, berisi nomopr identifikasi,
judul
POS, jumlah halaman, uraian revisi disetujui/disahkan
oleh dan tanggal revisi
3). Daftar Pemegang Salinan Terkendali POS, yang berisi
nomor
salinan, nomor identifikasi, judul POS, jumlah halaman,
kode
edisi, nomor revisi, tanggal revisi, unit kerja penerima,
dan
tanggal terima.
Semua salinan POS yang dibagikan kepada yang
berkepentingan diberi cap COPY TERKENDALI dan nomor
sesuai dengan nomor yang tercantum pada Daftar
Pemegang Salinan (Copy) terkendali POS.
4). Nota Perubahan.
Usulan revisi POS dapat diajukan oleh semua anggota
Unit Kerja diperiksa oleh Kepala Unit Kerja dan WMM dan
Perwakilan Unit Kerja dan harus disetujui oleh
WMM. Setelah usulan revisi disetujui WMM, revisi POS
dilakukan Unit Kerja yang bersangkutan.
* Berkas POS yang disimpan WMM/Perwakilan Unit
Kerja
sesuai dengan bidangnya
* POS atau bagian dari POS yang sudah kadaluwarsa
arus
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 27 dari 58
Halaman
ditarik ari tempat penggunaannya dan
dimusnahkan. Apabila POS yang telah kadaluwarsa akan
disimpan (untuk referensi), maka salinan tersebut diberi
cap Kadaluwarsa.
9.4.3. Pengendalian dan Pengesahan Instruksi Kerja (IK)
Instruksi Kerja (IK) disusun dan diterbitkan oleh Unit
Kerja yang bersangkutan
Instruksi Kerja (IK) yang asli disimpan dan revisinya
disahkan oleh Kepala Unit Kerja masing-masing.
Pengendalian dilakukan oleh Kepala Unit Kerja masing-
masing dengan menggunakan
1). Daftar Instruksi Kerja, yang berisi nomor identifikasi IK,
judul IK, nomor halaman, kode edisi, nomor revisi dan
tanggal revisi.
Unit Kerja menerbitkan Daftar Instruksi Kerja,
menyimpan aslinya dan memberikan satu salinan yang
berstatus TERKENDALI kepada WMM dan Perwakilan
Unit Kerja sesuai dengan bidangnya.
2). Nota Perubahan
Usulan revisi IK dapat diajukan oleh semua anggota unit
Kerja
diperiksa oleh Kepala Unit Kerja yang bersangkutan dan
harus disetujui oleh WMM dan Perwakilan Unit
Kerja. Setelah usulan revisi disetujui oleh WMM dan
Perwakilan Unit Kerja revisi Instruksi Kerja (IK) dilakukan
oleh Unit Kerja yang bersangkutan. Instruksi Kerja (IK)
yang sudah kadaluwarsa harus ditarik dari tempat
penggunaannya dan dimusnahkan. Apabila salinan IK
telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk referensi), maka
salinan tersebut harus diberi cap KADALUWARSA.
9.4.4. Pengendalian dan Pengesahan Formulir
• Formulir disusun dan diterbitkan oleh Unit Kerja yang
bersangkutan.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 28 dari 58
Halaman
• Formulir yang asli disimpan maupun revisinya disahkan
oleh Kepala Unit Kerja masing-masing.
• Pengendalian dilakukan oleh Kepala Unit Kerja masing-
masing dengan menggunakan :
1). Daftar Formulir, yang berisi nomor identifikasi F, judul
F, nomor halaman, kode edisi, nomor revisi dan
tanggal revisi. Unit Kerja menerbitkan Daftar Formulir
menyimpanj aslinya dan memberikan satu salinan
yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan
Perwakilan Unit Kerja sesuai dengan bidangnya.
2). Nota Perubahan
Usulan revisi Formulir dapat diajukan oleh semua
anggota unit Kerja diperiksa oleh Kepala Unit Kerja
yang bersangkutan dan harus disetujui oleh WMM dan
WMMUK. Setelah usulan revisi disetujui oleh WMM dan
Perwakilan Unit Kerja revisi Formulir dilakukan oleh
Unit Kerja yang bersangkutan.
Formulir yang sudah kadaluwarsa harus ditarik dari
tempat penggunaannya dan dimusnahkan. Apabila
salinan formulir telah kadaluwarsa akan disimpan
(untuk referensi), maka salinan tersebut harus diberi
cap KADALUWARSA
9.4.5. Pengendalian dan Pengesahan Dokumen Pendukung
• Dokumen Pendukung disusun dan diterbitkan oleh Unit
Kerja yang bersangkutan
• Dokumen Pendukung yang asli disimpan maupun revisinya
disahkan oleh Kepala Unit Kerja masing-masing
• Pengendalian dilakukan oleh Kepala Unit Kerja masing-
masing dengan menggunakan :
1). Daftar Dokumen Pendukung, yang berisiidentifikasi DP,
judul DP, nomor halaman, kode edisi, nomor revisi dan
tanggal revisi. Umit Kerja enerbitkan Daftar Dokumen
Pendukung, menyimpan aslinya dan memberikan satu
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 29 dari 58
Halaman
salinan yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan
Perwakilan Unit Kerja sesuai dengan bidangnya.
2). Nota Perubahan
Usulan revisi Formulir dapat diajukan oleh semua
anggota unit Kerja iperiksa oleh Kepala Unit Kerja yang
bersangkutan dan harus disetujui oleh WMM dan
WMMUK. Setelah usulan revisi disetujui oleh WMM dan
Perwakilan Unit Kerja revisi Formulir dilakukan oleh Unit
Kerja yang bersangkutan.
Dokumen Pendukung yang sudah kadaluwarsa harus ditarik
dari tempat penggunaannya dan dimusnahkan. Apabila
salinan DP telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk
referensi), maka salinan tersebut harus diberi cap
KADALUWARSA dengan cap warna merah.
9.4.6. Pengendalian Brosur / Leflet
• Brosur disusun dan diterbitkan oleh Waka Humas dalam
rangka menunjang kegiatan promosi.
• Sebelum diterbitkan, rancangan brosur harus mendapat
persetujuan Kepala Sekolah.
• Pengendalian brosur dilakukan oleh Waka Humas dengan
menggunakan :
1). Daftar Brosur dengan Daftar Pengendali
Dokumen/brosur yang berisi nomor identifikasi, judul
Brosur, jumlah halaman, kode terbitan, nomor revisi
tanggal revisi, dan bentuk Brosur. Waka Humas
menyimpan naskah asli dari daftar brosur dan
memberikan satu salinannya yang berstatus
TERKENDALI.
2). Nota Perubahan
Usulan revisi brosur dapat diajukan oleh semua
anggota unit Kerja diperiksa oleh Waka Humas dan
harus disetujui oleh Kepala Sekolah. Setelah usulan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 30 dari 58
Halaman
revisi disetujui, revisi brosur dilakukan oleh Waka
Humas.
9.4.7. Pengendalian dan Pengesahan Dokumen Luar
(Referensi)
• Dokumen seperti Peraturan Pemerintah, Keppres,
Kepmen, Kep.Dirjen dan dokumen-dokumen lainnya
yang digunakan sebagai referensi harus ditinjau dan
disahkan oleh WMM sebelum penggunaannya.
• Pengendalian dokumen Luar/Referensi (Form-13)
yang berisi nomor identifikasi, judul, tempat simpan
dan keterangan pelengkap. Unit Kerja yang
menerbitkan Daftar Dokumen Luar/Referensi
menyimpan aslinya dan memberikan satu salinannya
yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan
Perwakilan Unit Kerja sesuai bidangnya.
• Dokumen luar yang disahkan sebagai referensi, maka
:
1) Harus berstempel SAH TERKENDALI, apabila
dokumen tersebut milik Unit Kerja yang
bersangkutan.
2) Apabila dokumen tersebut bukan milik Unit Kerja
yang bersangkutan (misal milik perpustakaan),
harus dibuatkan daftarnya dan daftar tersebut
distempel SAH TERKENDALI.
• Dokumen luar/referensi yang sudah kadaluwarsa
harus ditarik dari tempet penggunaannya dan
dimusnahkan. Apabila dokumen luar/referensi yang
telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk referensi)
maka dokumen tersebut
harus dicap TIDAK SAH.
10. Lampiran/Dokumentasi
1. Lampiran, Form-01, Daftar Distribusi Dokumen.
2. Lampiran, Form-02, Penarikan Dokumen
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 31 dari 58
Halaman
3. Lampiran, Form-03, Revisi Dokumen.
4. Lampiran, Form-04, Berita Acara Pemusnahan
Dokumen.
5. Lampiran, Form-05, Daftar Seluruh Dokumen.
6. Lampiran, Form-06,.Daftar Induk Dokumen
7. Lampiran, Form-07, Daftar Dokumen
8. Lampiran, Form-08, Daftar Induk Dokumen Luar.
9. Lampiran, Form-09, Daftar Dokumen Luar/referensi.
10. Lampiran, Formulir-10, Daftar induk Brosur/Leaflet.
11. Lampiran, Formulir-11, Daftar Brosur/Leaflet.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 32 dari 58
Halaman
B. Prosedur Pengendalian Rekaman/Catatan
Di bawah ini diberikan contoh prosedur pengendalian
rekaman
1. Lembar pengesahan
Tabel 3.3 : Contoh tabel pengesahan
NAMA JABATANTANDA
TANGANTANGGA
LDISUSUN
DIPERIKSA/Diverifikasi
Wakil Manajemen Mutu (WMM)
DISAHKANKEPALASekolah
2. Status Revisi
Tabel 3.4 : contoh Tabel status revisi
NoRevi
si
No.Halama
nBagian yang direvisi Disetujui
OlehTanggal
1 2 Tulis hasil revisinya WMM
Pengendali
Dokumen
----------------------------
---
Nama orang
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 33 dari 58
Halaman
3. Daftar Isi
Isi dari prosedur mutu pengendalian rekaman sebagai berikut:
DAFTAR ISI
hal
Halaman Judul …………………………………………………
1
Status Revisi …………………………………………………….
2
Daftar Isi ………………………………………………………..
3
Dagram Alir ……………………………………………………..
4
1. Tujuan ………………………………………………………..
5
2. Ruang Lingkup ………………………………………………
5
3. Referensi ……………………………………………………...
5
4. Definisi ………………………………………………………..
5
5. Prosedur ………………………………………………………
6
6. Lampiran/Dokumentasi …………………………………….
14
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 34 dari 58
Halaman
4. DIAGRAM ALIR
Gambar 3. Diagram alir pengendalian rekaman
5. Tujuan :
Prosedur ini disusun untuk memberikan bantuan tata cara
pengelolaan rekaman mulai dari identifikasi rekaman, menyimpan,
memelihara dan memusnahkan Rekaman-rekaman yang digunakan
dalam Sistem anajemen Mutu.
6. Ruang Lingkup :
Mencakup semua rekaman yang dapat memeberikan bukti
kesesuaian aktifitas dan hasilnya memenuhi persyaratan sesuai
Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan di SMK ......
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 35 dari 58
Halaman
IdentifikasiRekaman
Pengelompokan
Rekaman
WMM Memastikan
Rekaman
WMM dan Perwakilan Unit KerjaBertanggung jawab atas Daftar
Pengendalian Rekaman
Penetapan Masa simpan Rekaman
Penanggung jawab Rekaman harus dapat menunjukkan
apabila diperiksa
DaftarRekaman
m
Simpanan Rekaman/D
okumen
Apa rekaman
dapat ditunjukkan
Rekaman Kondisi Baik
Tidak
Ya
RekamanHasil Unjuk
Kerja
RekamanKeefektifan
sistem
7. Referensi / Acuan :
• Dokumen SNI ISO 9001:2008
• Dokuemn SNI ISO 9000:2005
• Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman Klausal 4.2.4
8. Definisi :
Sesuai Pedoman Mutu.
9. Prosedur
9.1 Rekaman harus dipelihara agar memberikan bukti obyektif
mengenai
kesesuaian proses diklat dan produk diklat dan memberikan
bukti effektifitas dari pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.
9.2. Pengelompokan Rekaman
a. Rekaman yang menunjukkan hasil kinerja, antara lain :
1. Laporan hasil diklat
2. Laporan penilaian pemasok (Suplier)
3. Laporan pengendalian proses diklat
4. Laporan pengendalian produk diklat
5. Hasil pertemuan atau rapat rutin, bulanan di Unit Kerja
6. Laporan kondisi peralatan atau mesin
7. Laporan lain yang relevan.
b. Dokumen yang menunjukkan keefektifan Sistem
Manajemen Mutu antara lain :
1. Laporan Hasil audit
2. Laporan Hasil Tinjauan Manajemen (Manajemen
Review)
9.3. Rekaman mengenai Sistem Manajemen Mutu harus mudah
dibaca dengan jelas dan diberi nomor, tanggal, judul dan
tanda tangan pembuat rekaman yang sesuai untuk
proses identifikasi.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 36 dari 58
Halaman
9.4. Wakil Manajemen Mutu (WMM) dan Perwakilan Unit Kerja
harus
memastikan bahwa semua rekaman yang diperlukan pada
operasional Sistem Manajemen Mutu dipelihara dengan
baik dengan mengatur tempat penyimpanan, penanggung
jawab serta mempergunakan alat atau metode yang
memudahkan untuk menemukan bukti rekaman pada saat
rekaman tersebut dibutuhkan
9.5. Sesuai dengan hal tersebut di atas, maka WMM harus
mendapatkan salinan daftar rekaman dari bagian-bagian
unit kerja. WMM dan Perwakilan Unit Kerja bertanggung
jawab atas pengendalian daftar rekaman.
9.6. Masa simpan rekaman dengan mengingat factor-faktor
antara lain peraturan pemerintah, jenis rekaman,
persyaratan pelanggan dan pedoman masa simpan yang
disepakati dan ditetapkan oleh WMM.
9.7 Pemegang dokumen rekaman yang disebutkan pada
daftar rekaman harus bertanggungjawab bahwa rekaman-
rekaman yang ditentukan benar-benar dipelihara
selama masa simpan.
9.8 Pemegang dokumen /rekaman bertanggung jawab bahwa
bila rekaman diperlukan, dapat segera menunjukkan dan
memelihara dengan metode yang baik.
9.9 Semua rekaman ditetapkan batas minimal masa simpan sesuai
dengan jenis rekaman dan peraturan yang berlaku dan tetap
dijaga pemeliharaannya.
9.10 Bila rekaman berupa dokumen kontrak, maka rekaman harus
tersedia bagi pelanggan (customer).
9.11 Sesudah masa simpan terlampaui, maka pemegang dokumen
rekaman bertanggungjawab untuk menetapkan tindakan
seperti pemusnahan atau sebagai referensi terhadap rekaman
tersebut.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 37 dari 58
Halaman
10. Lampiran/Dokumentasi
1. Lampiran 1 – Format daftar rekaman pada Unit Kerja
2. Lampiran 2 – Format daftar Induk Rekaman
C. Prosedur Internal Audit
Di bawah ini diberikan contoh prosedur Internal Audit
1. Lembar pengesahan
Tabel 3.5 : Contoh lembar pengesahan
NAMA JABATANTANDA
TANGANTANGGA
LDISUSUN
DIPERIKSA/Diverifikasi
Wakil Manajemen Mutu (WMM)
DISAHKANKEPALASekolah
2. Status Revisi
Tabel 3.6 : contoh status revisi
NoRevi
si
No.Halam
anBagian yang direvisi Disetujui
OlehTanggal
1 2 Tulis hasil revisinya WMM
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 38 dari 58
Halaman
Pengendali Dokumen
-------------------------------
Nama orang
2. Daftar Isi
Isi dari prosedur mutu internal audit sebagai berikut:
DAFTAR ISI
hal
Halaman Judul …………………………………………………
1
Status Revisi …………………………………………………….
2
Daftar Isi ………………………………………………………..
3
Dagram Alir ……………………………………………………..
4
1. Tujuan ………………………………………………………..
5
2. Ruang Lingkup ………………………………………………
5
3. Referensi ……………………………………………………...
5
4. Definisi ………………………………………………………..
5
5. Prosedur ………………………………………………………
6
6. Lampiran/Dokumentasi …………………………………….
14
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 39 dari 58
Halaman
3. Diagram Alir internal Audit
Tidak
Ya
Gambar 3.4 : Diagram alir internal audit
4. Tujuan :
Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara melaksanakan
kegiatan internal audit.
5. Ruang Lingkup :
Prosedur ini dipakai untuk menjadwalkan, melaksanakan, dan
melaporkan audit serta penentuan auditor untuk kegiatan yang
dilakukan pada semua bagian itu.
6. Referensi :
Referensi / Acuan :
• Dokumen SNI ISO 9001:2008
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 40 dari 58
Halaman
Persiapan Jadwal Audit
Pemilihan Tim
Pemberitahuan
Persiapan audit
Penyiapan Rencana Audit
Pelaksanaan
Pelaporan
Tindak lanjut Tindakan
Perbaikan Berkelanjutan
Pertemua
audit
Pertemuan Tim Pertemuan
Tindakan Koreksi
Rencana audit disepakati
Checklist Oke ?
Surat Pemberitahuan
Daftar Auditor
• Dokuemn SNI ISO 9000:2005
• Dokumen ISO 9011
• Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman 8.2.2
7. Definisi :
a. Audit Mutu Internal (AMI)
Pengujian sistematis dan independen oleh auditor internal
untuk menentukan apakah aktifitas mutu dan hasil yang
berkaitan dapat memenuhi pengaturan yang direncanakan
dan apakah pengaturan tersebut dilaksanakan dengan
efektif sesuai guna mencapai tujuan.
b. Auditor Internal ;
Adalah seorang yang berwenang melakukan AMI dan
mengetahui organisasi dan proses kerja di SMK ..... serta
mendapat surat tugas untuk melakukan AMI
c. Ketua Auditor (Lead Auditor) ;
Auditor yang ditugasi untuk memimpin dan melaksanakan
aktivitas AMI.
d. Auditee ;
Pejabat/Staf SMK......yang bertanggung jawab terhadap
bidang kegiatan yang di audit.
e. Ketidaksesuaian (KTS) ;
Tidak dipenuhinya persyaratan sesuai dengan yang
telah ditetapkan.
f. WMM : Wakil Manajemen Mutu
g. PUK : Perwakilan Unit Kerja
h. KUK : Kepala Unit Kerja
8. Prosedur
9.1. Tanggung jawab dan wewenang
9.1.1. Wakil Manajemen Mutu (WMM) bertanggung jawab terhadap
pengelolaan audit internal sejak dari perencanaan,
pelaksanaan, dan dilakukannya verifikasi tindakan koreksi
yang diperlukan.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 41 dari 58
Halaman
9.1.2 Seluruh karyawan SMK .... bertanggung jawab dan berperan
aktif dalam kegiatan audit internal, baik sebagai auditor
maupun sebagai auditee.
9.2 Pelaksanaan audit
9.2.1 Wakil Manajemen Mutu menyusun jadwal tahunan untuk audit
internal berdasarkan status dan pentingnya bagian atau
kegiatannya.
9.2.2 Kepala SMK .../Wakasek/Sub bagian taus/Instalasi/Unit Kerja
yang diaudit tidak boleh diaudit oleh seseorang dari bagian
tersebut.
9.2.3 Tiap auditor haruslah seseorang yang telah mendapat
pelatihan dalam hal ketrampilan mengaudit, tetapi ia boleh
didampingi oleh seseorang yang ahli dalam bidang atau
kegiatan yang diaudit. Dapat juga seorang auditor didampingi
oleh seseorang yang memang dimaksudkan oleh institusi
untuk dilatih lebih lanjut selaku auditor. Dalam kedua kasus
tersebut pendamping bukanlah auditor dan tidak dapat
bertindak selaku auditor.
9.2.4 Tiap auditor, sebelum melaksanakan audit, harus menyiapkan
sebuah cheklist untuk dipakai sebagai rambu-rambu pada saat
melaksanakan audit. Paling lambat 3 (tiga) hari sebelum
pelaksanaan audit, auditor harus menghubungi wakil auditor
dan menyepakati hari/tanggal/jam pelaksanaan audit. Semua
temuan dalam audit haruslah dicatat dalam checklist, yang
kemudian harus dikumpulkan oleh Wakil Manajemen Mutu
sebagai salah satu rekaman pelaksanaan audit.
9.2.5 Tiap ketidaksesuaian yang ditemukan dalam pelaksanaan
audit harus dibuatkan laporannya menurut format yang
tertera di Lampiran A, laporan ketidaksesuaian audit, yang
selalu harus disertai bukti yang dapat diverifikasi
9.2.6 Kepala Unit Kerja (KUK) atau kegiatan yang diaudit harus
menanggapi laporan ketidaksesuaian itu dan menentukan
tindakan koreksi apakah dapat dilakukannya sendiri, tindakan
koreksi apa yang akan dilakukan dan berapa lama tindakan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 42 dari 58
Halaman
koreksi terselesaikan. Tindakan koreksi juga harus melakukan
koreksi terhadap penyebab terjadinya ketidaksesuaian.
9.2.7 Apabila KUK atau personil yang diaudit tidak dapat
menentukan sendiri tindakan koreksi yang dibuat, maka
masalah tindakan koreksinya perlu dikonsultasikan kepada
WMM.
9.2.8 Jika tindakan koreksi dan jangka waktu penyelesaiannya telah
dilaksanakan Wakil Manajemen Mutu harus mengusahakan
adanya audit terhadap hasil tindakan koreksi tersebut, untuk
memastikan bahwa tindakan koreksi telah dilaksanakan
sesuai dan berjalan secera efektif,
9.2.9 Jika hasil verivikasi tersebut menunjukkan hasil yang negatif,
maka dibuat laporan ketidaksesuaian lagi dengan nomor
laporan yang sama disertai huruf “A” di belakangnya.
9.2.10 Jika verivikasi tersebut menunjukkan hasil yang positif,
maka Wakil Manajemen Mutu dapat menutup laporan
tersebut.
9.2.11 WMM memasukkan semua laporan kedalam daftar status
audit.
9.2.12 Jadwal, pelaksanaan, laporan, verivikasi audit dibuatkan
rangkumannya dalam formulir seperti yang tertera dalam
Lampiran E, Rangkuman Pelaksanaan Audit Internal.
9. Lampiran/Dokumentasi
a. Format Jadwal Audit Mutu Internal
b. Format Audit Check List
c. Formulir Laporan Audit Internal
d. Daftar Status Audit
D. Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai
Di bawah ini diberikan contoh prosedur pengendalian
produk tidak sesuai
1. Lembar pengesahan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 43 dari 58
Halaman
Tabel 3.7 : contoh lembar pengesahan
NAMA JABATANTANDA
TANGANTANGGA
LDISUSUN
DIPERIKSA/Diverifikasi
Wakil Manajemen Mutu (WMM)
DISAHKANKEPALASekolah
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 44 dari 58
Halaman
2. Status Revisi
Tabel 3.8 : Contoh status revisi
NoRevi
si
No.Halama
nBagian yang direvisi Disetujui
OlehTanggal
1 2 Tulis hasil revisinya WMM
Pengendali Dokumen
-------------------------------
Nama orang
3. Daftar Isi
Isi dari prosedur mutu pengendalian produk tidak sesuai
sebagai berikut:
DAFTAR ISI
hal
Halaman Judul ………………………………………………….........
1
Status Revisi ……………………………………………………..........
2
Daftar Isi ………………………………………………………...........
3
Dagram Alir ……………………………………………………...........
4
1. Tujuan ………………………………………………………..........
5
2. Ruang Lingkup ………………………………………………......
5
3. Referensi …………………………………………………….........
5
4. Definisi ……………………………………………………….........
5
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 45 dari 58
Halaman
5. Prosedur ……………………………………………………….......
6
6. Lampiran/Dokumentasi ……………………………………....
14
4. Diagram Alir Pengendalian Produk Tidak Sesuai
Tidak
Ya
Gambar 3.5 : Diagaram alir pengendalian produk tidak sesuai
5. Tujuan :
Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengendalian
produk/jasa diklat yang tidak sesuai
6. Ruang Lingkup :
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 46 dari 58
Halaman
Nama Peserta
Identifikasi Jasa Diklat
Verifikasi Kegiatan Diklat
Daftar Kegiatan
Identifikasi Ketidak
sesuaian
Fasilitator/
Nara Sumbe
r
Aktifitas Diklat : Jadwal
PelaksanaanMateri DiklatBahan PraktekFasilitas Pelaksanaan
ApakahSesuai?
Tindakan Koreksi
Proses Diklat Dapat
berjalan
Prosedur ini dipakai untuk semua produk di semua bagian yang
menangani produk/jasa diklat dari proses perencanaan,
pelaksanaan dan evaluasi.
7. Referensi / Acuan :
Dokumen SNI ISO 9001:2008
Dokuemn SNI ISO 9000:2005
Dokumen ISO 9011
Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman 8.2.2
8. Definisi :
Produk tidak sesuai adalah produk yang tidak memenuhi
persyaratan yang telah ditetapkan.
9. Prosedur
9.1 Ketidaksesuaian dapat terjadi pada produk atau jasa
pendidikan dan pelatihan di SMK ..... adalah sebagai berikut :
1.. Nama peserta yang dating
2. Guru / Fasilitator dan nara sumber
3. Jadwal pelaksanaan
4. Kurikulum yang diginakan
5. Bahan praktik
6. Fasilitas Pelaksanaan Diklat.
9.2 Untuk setiap ketidaksesuaian yang terjadi dilakukan penandaan
(marking) pada lembaran administrasi pendukungnya yang
dilakukan oleh penanggungjawab yang berwenang sebagai
berikut :
1. Nama peserta dilakukan oleh ……..
2. Guru / fasilitator dan nara sumber dilakukan oleh ……
3. Jadwal pelajaran dilakukan oleh .....
4. Materi diklat dilakukan oleh ....
5. Bahan praktik dilakukan oleh ....
6. Fasilitas Diklat oleh ....
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 47 dari 58
Halaman
9.3 Tindakan koreksi untuk ketidaksesuaian dilakukan sesuai dengan
prosedur tindakan koreksi yang harus dilakukan dan diketahui
oleh :
1. Nama peserta ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan oleh
....
2. Guru / Fasilitator / narasumber ; pernyataan
ketidaksesuaian dilakukan oleh ....
3. Jadwal pelajaran ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan
oleh ...
4. Materi Diklat ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan
oleh ....
5. Bahan praktek ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan
oleh ....
6. Fasilitas Diklat ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan
oleh ....
9.4 Semua tindakan koreksi tersebut di atas dilakukan agar
pelaksanaan Diklat yang menyimpang dan tidak sesuai tidak
dilanjutkan ke proses berikutnya sebelum adanya tindakan
koreksi.
10. Dokumentasi
Lampiran 1. Daftar ketidakesuaian
Lampiran 2. Daftar status permohonan Tindakan Koreksi
E. Prosedur Tindakan Perbaikan/Koreksi
Di bawah ini diberikan contoh prosedur Tindakan
Perbaikan/Koreksi
1. Lembar pengesahan
Tabel 3.9 : Contoh lembar pengesahan
NAMA JABATANTANDA
TANGANTANGG
ALDISUSUN
DIPERIKSA/Diverifikasi
Wakil Manajemen
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 48 dari 58
Halaman
Mutu (WMM)
DISAHKANKEPALASekolah
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 49 dari 58
Halaman
2. Status Revisi
Tabel 3.10 : Contoh status revisi
NoRevi
si
No.Halam
anBagian yang direvisi Disetujui
OlehTanggal
1 2 Tulis hasil revisinya WMM
Pengendali
Dokumen
----------------------------
---
Nama orang
3. Daftar Isi
Isi dari prosedur mutu tindakan perbaikan/koreksi sebagai
berikut:
DAFTAR ISI
hal
Halaman Judul ………………………………………………….........
1
Status Revisi ……………………………………………………..........
2
Daftar Isi ………………………………………………………...........
3
Dagram Alir ……………………………………………………...........
4
1. Tujuan ……………………………………………………….........
5
2. Ruang Lingkup ……………………………………………….....
5
3. Referensi ……………………………………………………........
5
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 50 dari 58
Halaman
4. Definisi ………………………………………………………........
5
5. Prosedur ………………………………………………………......
6
6. Lampiran/Dokumentasi ……………………………………....
14
4.Diagram Alir Prosedur Tindakan Perbaikan/Koreksi
Selesai
Ya
Tidak
Ya
Gambar 3.6 : Diagram alir tindakan koreksi
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 51 dari 58
Halaman
Daftar Laporan
Ketidaksesuaian
Ka. Unit Kerja melakukan verifikasi pada bagian
ketidaksesuaian
Apakah hasil
verifikasi benar?
Penetapan tindakan koreksi
Penetapan batas waktu untuk
melakukan tindakan
WMM melakukan koordinasi
Apakahdilakukan
sesuai bataswaktu
Hasil Tindakan koreksi direkam
5. Tujuan :
Prosedur ini disusun bertujuan untuk memastikan
diterapkannya tindakan koreksi terhadap penyebab-
penyebab ketidaksesuaian pada proses dan produk diklat.
6. Ruang Lingkup :
Prosedur ini berlaku bagi ketidaksesuaian pada proses dan
produk diklat.
2. Referensi / Acuan :
Dokumen SNI ISO 9001:2008
Dokuemn SNI ISO 9000:2005
Dokumen ISO 9011
Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman 8.5.2
3. Definisi :
Sesuai dengan pedoman mutu.
4. Prosedur :
9.1. WMM dan Perwakilan Unit Kerja setelah menerima
laporan ketidaksesuaian dan menerima permintaan
tindakan koreksi, maka penanggung jawab proses dan
produk diklat segera mengambil tindakan untuk
meneliti dan melakukan verifikasi terhadap bagian
yang menjadi penyebab ketidaksesuaian.
9.2. Dari hasil analisis ketidaksesuaian maka Perwakilan
Unit Kerja personil yang bertanggung jawab dengan
melakukan koordinasi dengan WMM dan PUK untuk
menentukan tindakan koreksi yang harus diambil
dalam waktu yang ditentukan.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 52 dari 58
Halaman
9.3 Tindakan koreksi yang diambil didokumentasikan pada
formulir tindakan koreksi.
9.4 Setelah tindakan koreksi dilakukan dengan batas waktu
yang telah ditetapkan maka hasil tindakan koreksi harus
ditinjau oleh WMM untuk memastikan bahwa tindakan
koreksi tersebut dilaksanakan dengan baik dan memberikan
hasil yang effektif.
9.5 Bila tindakan koreksi yang diambil tidak effektif, maka
analisis dan verifikasi harus terus dilakukan sampai
diperoleh hasil yang menuaskan.
9.6 Apabila tindakan koreksi yang memerlukan perubahan
prosedur, maka harus diinformasikan kepada WMM dan
selanjutnya WMM harus meninjau dokumen tersebut sesuai
dengan POS 4.2.3. Pengendalian Dokumen.
9.7 Hasil tindakan koreksi yang telah selesai dan dilakukan
koreksi seperti yang diharapkan maka pada laporan
tindakan koreksi harus di “close”
5. Lampiran/Dokumentasi
1. Lampiran 1 - Formulir Tindakan Koreksi / Pencegahan
2. Lampiran 2 - Daftar Status Permohonan Tindakan Koreksi
3. Lampiran 3 - Daftar Status Permohonan Tindakan Koreksi
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 53 dari 58
Halaman
F. Prosedur Tindakan Pencegahan
Di bawah ini diberikan contoh prosedur Tindakan
Pencegahan
1.Lembar pengesahan
Tabel 3.11 : Contoh lembar pengesahan
NAMA JABATANTANDA
TANGANTANGGA
LDISUSUN
DIPERIKSA/Diverifikasi
Wakil Manajemen Mutu (WMM)
DISAHKANKEPALASekolah
2. Status Revisi
Tabel 3.12 : Contoh status revisi
NoRevis
i
No.Halama
nBagian yang direvisi Disetujui
OlehTanggal
1 2 Tulis hasil revisinya WMM
Pengendali Dokumen
-------------------------------
Nama orang
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 54 dari 58
Halaman
3. Daftar Isi
Isi dari prosedur mutu tindakan perbaikan/koreksi sebagai
berikut:
DAFTAR ISI
hal
Halaman Judul ………………………………………………….........
1
Status Revisi ……………………………………………………..........
2
Daftar Isi ………………………………………………………...........
3
Dagram Alir ……………………………………………………...........
4
1. Tujuan ……………………………………………………….........
5
2. Ruang Lingkup ……………………………………………….....
5
3. Referensi ……………………………………………………........
5
4. Definisi ………………………………………………………........
5
5. Prosedur ………………………………………………………......
6
6. Lampiran/Dokumentasi ……………………………………....
14
4. Diagram Alir Prosedur Tindakan Pencegahan
Ya
Tidak
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 55 dari 58
Halaman
Data Statistik ketidaksesuaia
n
Analiss Data ketidaksesuaian
Apakah ada penyebab
ketidak sesuaian
potensial?
Membuat Tindakan
Pencegahan
Gambar 3.7 : Diagram alir tindakan pencegahan
5. Tujuan :
Prosedur ini disusun bertujuan untuk memastikan diterapkannya
tindakan pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya ketidak-
sesuaian potensial.
6. Ruang Lingkup :
Prosedur ini berlaku bagi ketidaksesuaian potensial yang
mungkin terjadi pada seluruh proses pada Sistem Manajemen
Mutu.
7. Referensi :
Dokumen SNI ISO 9001:2008
Dokuemn SNI ISO 9000:2005
Dokumen ISO 9011
Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman 8.5.3
8. Definisi :
Sesuai dengan Pedoman Mutu
9. Prosedur :
9.1 WMM dan Perwakilan Unit Kerja melakukan analisa data
statistik dari hasil laporan seksi Publikasi dan Pelaporan
tentang hasil evaluasi diklat, data keluhan pelanggan,
ketidaksesuaian pelayanan dan proses lain yang relevan.
9.2 Hasil analisa data yang tidak sesuai tersebut dianalisis lebih
lanjut untuk menetapkan factor-faktor penyebab utama dari
ketidak-sesuaian.
9.3 Hasil analisis data penyebab ketidaksesuaian dibahas pada
rapat tinjauan manajemen untuk menetapkan solusi dan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 56 dari 58
Halaman
Melakukan Verifikasi
Perekeman Hasil Verifikasi
Rekaman Tindakan
Pencegahan
membuat tindakan pencegahan pada proses yang sama pada
kegiatan yang akan dating.
9.4 Tindakan pencegahan ditetapkan, direkam dan
didokumentasikan.
9.5 Setelah tindakan pencegahan diberlakukan sesuai dengan
batas waktu yang ditetapkan penanggung jawab kegiatan
melakukan verifikasi apakah tindakan pencegahan yang
dilakukan cukup efektif untuk mencegah terjadinya
ketidaksesuaian yang potensial tersebut.
9.6 Hasil verifikasi tersebut direkam dan didokumentasikan.
9.7 Bila tindakan pencegahan yang diambil tidak effektif, analisis
dan tinjauan terus dilakukan sampai diperoleh hasil yang
memuaskan.
9.8 Tindakan pencegahan yang memerlukan prosedur lain, harus
disampaikan kepada WMM. Selanjutnya WMM meninjau dokumen
tersebut sesuai POS. 4.2.3. - Pengendalian Dokumen.
10. Lampiran/Dokumentasi
1. Lampiran Form 1 – 8.5.3. Permintaan Tindakan Pencegahan.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 57 dari 58
Halaman